L’ACHAT DE LIVRES ET LE CODE DES MARCHES PUBLICS

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1 L’ACHAT DE LIVRES ET LE CODE DES MARCHES PUBLICS
CNFPT Délégation Régionale AQUITAINE 20 mai 2008 Animation : Mathilde RIMAUD & Olivier LAVEAU ARPEL CNFPT Aquitaine. Conception : Élisabeth MELLER-LIRON & Olivier LAVEAU DRAC Aquitaine – CNFPT Aquitaine. N.B. : Cette présentation ne constitue pas un conseil impératif à suivre par les collectivités mais constitue un exposé des contraintes, des exigences et des possibilités du code des marchés publics. Chaque collectivité demeure souveraine dans son approche du code des marchés publics.

2 Les sources Décret n° du 7 mars 2001 portant code des marchés publics Décret n° du 7 janvier 2004 portant code des marchés publics La directive européenne relative à la coordination des procédures de passation des marchés publics de travaux, fournitures ou services du 31 mars 2004. Décret N° du 1er août 2006 portant nouveau code des marchés publics. Cette diapositive dresse un petit récapitulatif de l’évolution des principaux textes qui ont profondément modifié le code des marchés publics. Le grand tournant a été le code des marchés publics version 2001 puisqu’il a modifié le calcul des seuils relatifs aux marchés. AVANT 2001 : Par fournisseur par an APRES 2001 Par « opération » ou « famille homogène » cf. infra

3 Les sources La loi du 10 août 1981 et le décret du 08 août 1985 (notamment pour la partie sur les livres scolaires). Loi du 18 juin 2003 : le plafonnement des rabais « Achat public de livres : Vade-mecum à l’usage des bibliothèques territoriales » Direction du livre et de la lecture du Ministère de la Culture et de la Communication – Juin 2005

4 Les exclusions du code des marchés publics
L’article 3 du code des marchés publics définit le champ des opérations exclues dudit code des marchés publics. Dans le domaine de la Culture, cela concerne : Les achats d’œuvres et d’objets d’art existant, d’objets d’antiquité et de collection (art.3-11°) (cf. livres de + de 100 ans); L’article 35-II-8 du code des marchés publics définit les achats sans publicité ni mise en concurrence : Les marchés confiés à un fournisseur pour des raisons techniques, artistiques ou tenant à la protection d’un droit d’exclusivité.

5 La définition des besoins : une étape incontournable
La passation de procédures d’achat de fournitures (livres, vidéogrammes, phonogrammes) implique certains préalables : La définition des besoins Le classement dans une nomenclature d’achat L’identification des seuils de procédure et de publicité L’identification du type de procédure La rédaction du Dossier de Consultation Entreprises (DCE) Article 5 CMP I. - La nature et l'étendue des besoins à satisfaire sont déterminées avec précision avant tout appel à la concurrence ou toute négociation non précédée d'un appel à la concurrence en prenant en compte des objectifs de développement durable. Le ou les marchés ou accords-cadres conclus par le pouvoir adjudicateur ont pour objet exclusif de répondre à ces besoins. II. - Le pouvoir adjudicateur détermine le niveau auquel les besoins sont évalués. Ce choix ne doit pas avoir pour effet de soustraire des marchés aux règles qui leur sont normalement applicables en vertu du présent code. Article 6 CMP I. - Les prestations qui font l'objet d'un marché ou d'un accord-cadre sont définies, dans les documents de la consultation, par des spécifications techniques formulées : 1° Soit par référence à des normes ou à d'autres documents équivalents accessibles aux candidats, notamment des agréments techniques ou d'autres référentiels techniques élaborés par les organismes de normalisation ; 2° Soit en termes de performances ou d'exigences fonctionnelles. Celles-ci sont suffisamment précises pour permettre aux candidats de connaître exactement l'objet du marché et au pouvoir adjudicateur d'attribuer le marché. Elles peuvent inclure des caractéristiques environnementales. Un arrêté du ministre chargé de l'économie précise la nature et le contenu des spécifications techniques. Pour les marchés passés selon une procédure adaptée, les spécifications techniques peuvent être décrites de manière succincte. Cf. NORME AFNOR NF Z Décembre 1991 « Information et documentation – détermination des indices de prix pour les livres et les publications en série acquis par les bibliothèques »  C’est un moment extrêmement important, permettant la préparation budgétaire, en faisant la différence entre les achats de fonds courant et les achats de fonds spécialisés. Cette étape doit être l’occasion d’un dialogue constructif avec les services administratifs concernés

6 La notion d’opération (art. 5 et 27)
Les achats recensées doivent alors être rattachées à une famille homogène correspondant à des caractéristiques propres ou à une unité fonctionnelle. Caractéristique propre : Il est fait référence à une famille homogène répertoriée au sein d’une nomenclature. Ex. : « 15.04 – Achat de livres scolaires » Unité fonctionnelle : Cette notion, qui doit s’apprécier au cas par cas en fonction des prestations attendues, suppose une pluralité de services ou de fournitures concourant à un même objet. L'unité fonctionnelle peut s'entendre comme l'ensemble des éléments du ou des besoins concourant au même but. Ex. : « Ensemble des achats de livres pour la bibliothèque de la commune de XXX » Article 27 (…) 2° En ce qui concerne les fournitures et les services, il est procédé à une estimation de la valeur totale des fournitures ou des services qui peuvent être considérés comme homogènes soit en raison de leurs caractéristiques propres, soit parce qu'ils constituent une unité fonctionnelle. La délimitation d'une catégorie homogène de fournitures ou de services ne doit pas avoir pour effet de soustraire des marchés aux règles qui leur sont normalement applicables en vertu du présent code. Pour les marchés d'une durée inférieure ou égale à un an, conclus pour répondre à un besoin régulier, la valeur totale mentionnée ci-dessus est celle qui correspond aux besoins d'une année. III. - Lorsqu'un achat peut être réalisé par lots séparés, est prise en compte la valeur globale estimée de la totalité de ces lots. VI. - Pour les marchés à bons de commande comportant un maximum, la valeur à prendre en compte correspond à ce maximum. Si le marché ne fixe pas de maximum, sa valeur estimée est réputée excéder les seuils mentionnés au II de l'article 26 du présent code (=> dépasse le seuil de € HT) Caractéristiques propres : référence pure et dure à la nomenclature Unité fonctionnelle : mélange du concept de gestion de projet (dont les contours sont très évolutifs) et de pluralité de n° de nomenclature. L’exemple « ensemble des achats de livres pour la bibliothèque de la commune de XXX » peut se transformer en « ensemble des achats pour la bibliothèque de la commune de XXX » dans une logique très restrictive.  Il s’agit du premier choix stratégique. Quelle famille homogène adopter? Ce choix peut avoir également une influence sur la capacité de réponse des fournisseurs. Il s’agit de faire le choix le plus cohérent par rapport au besoin et à la forme de marché envisagée.

7 Les différentes computations possibles (1)
Commentaire : dans ce cas, c’est la famille homogène qui est déterminante. La difficulté est de pouvoir communiquer avec le service du budget et de la comptabilité afin de connaître les estimations inter-services. Dans tous les cas, c’est à la collectivité de définir sa(ses) méthode(s) de computation des seuils relatifs aux marchés publics. Aucune règle jurisprudentielle n’est venue préciser les modalités de choix.

8 Les différentes computations possibles (2)
Commentaire : Dans le cas précis, nous avons 3 unités fonctionnelles : le musée, les services centraux de la mairie et la bibliothèque. Dans cet exemple, il convient donc de cumuler l’ensemble des dépenses par unité fonctionnelle, ce qui conduit généralement aux seuils européens. Dans tous les cas, c’est à la collectivité de définir sa(ses) méthode(s) de computation des seuils relatifs aux marchés publics. Aucune règle jurisprudentielle n’est venue préciser les modalités de choix.

9 Les différentes computations possibles (3)
Commentaire : Dans le cas présent, chaque unité fonctionnelle (le musée, les services centraux de la mairie et la bibliothèque) dispose de tout l’éventail des familles homogènes. Ainsi, la computation de la dépense de chaque famille homogène s’apprécie par unité fonctionnelle. Dans tous les cas, c’est à la collectivité de définir sa(ses) méthode(s) de computation des seuils relatifs aux marchés publics. Aucune règle jurisprudentielle n’est venue préciser les modalités de choix.

10 La nomenclature des familles homogènes
En matière d’achat de biens culturels plusieurs types de nomenclature plus ou moins détaillées peuvent servir de référence: C’est la nomenclature interministérielle fixée par l’arrêté du 13 décembre 2001 qui reste la plus utilisée. Elle n’est plus une référence obligatoire depuis 2004 même si certaines collectivités territoriales s’en inspirent encore comme valeur indicative. Pour appliquer une nomenclature, la doctrine issue du Minefi indique (en faisant une analyse a contrario) qu’il n’est pas nécessaire de passer de délibération. Ce qu’il est indiqué c’est que « seules les délibérations pour le lancement de la procédure et l’attribution des marchés sont obligatoires ». Toutefois, il semble toujours étrange de pouvoir penser que le choix d’une nomenclature puisse être décidé et opposable aux tiers sans acte (en l’occurrence une délibération) de l’autorité territoriale! Il existe d’autres nomenclatures mais principalement la nomenclature européenne CPV (Common Procurement Vocabular).

11 La nomenclature interministérielle de 2001 (extrait)
 15 PAPIER ET PRODUITS DE L’EDITION Numéro Intitulé 15.01 PATE A PAPIER : 15.02 PAPIERS ET CARTONS EN L’ETAT 15.03 EMBALLAGES EN PAPIER OU EN CARTON 15.04 LIVRES SCOLAIRES 15.05 LIVRES NON SCOLAIRES ET DOCUMENTS IMPRIMES 15.06 JOURNAUX, REVUES ET PERIODIQUES D'INFORMATION GENERALE 15.07 JOURNAUX, REVUES ET PERIODIQUES SPECIALISES 15.08 ENREGISTREMENTS SONORES, IMAGES FIXES ET IMAGES ANIMEES 15.09 IMPRIMES SIMPLES POUR COMMUNICATION INTERNE 15.10 AUTRES IMPRIMES 15.11 SUPPORTS D’IMPRESSION

12 La nomenclature interministérielle de 2001 (extrait)
 15.04 LIVRES SCOLAIRES : -Livres scolaires, manuels, et cahiers d'exercices et de travaux pratiques qui les complètent (enseignements primaire, secondaire et universitaire, en toutes matières) 15.05 LIVRES NON SCOLAIRES ET DOCUMENTS IMPRIMES : -Littérature (romans, nouvelles, poésie, théâtre, critiques, biographies) -Essais et ouvrages documentaires (livres scientifiques, techniques et médicaux, sciences humaines et sociales, économie, droit, gestion, religion, atlas) -Livres pour la jeunesse -Encyclopédies et dictionnaires : encyclopédies généralistes ou thématiques, dictionnaires de la langue française, unilingues, bilingues ou multilingues -Bandes dessinées -Partitions musicales

13 La nomenclature interministérielle de 2001 (extrait)
  JOURNAUX, REVUES ET PERIODIQUES D'INFORMATION GENERALE : -Journaux : quotidiens d’information générale, à diffusion internationale, nationale, régionale ou locale -Revues et périodiques : hebdomadaires et magazine d’information générale, périodiques sportifs, d’information économique, domestique, culturelle, pour la jeunesse -Abonnements électroniques de presse et à des publications en ligne (encyclopédies, dictionnaires) 15.07 JOURNAUX, REVUES ET PERIODIQUES SPECIALISES : -Journaux, revues et périodiqies spécialisés scientifiques, économiques, juridiques, philosophiques, techniques 15.08 ENREGISTREMENTS SONORES, IMAGES FIXES ET IMAGES ANIMEES : -Supports préenregistrés son et image quel que soit le support : disque, bande, cassette, vidéodisque, cd-rom, DVD, film vidéo -Autres produits édités : microfiches, microfilms -Cartes postales illustrées -Photos, illustrations, gravures : reproductions d’oeuvres d’art et d'estampes, planches d'enseignement, affiches, cartes géographiques et globes terrestres 15.10 AUTRES IMPRIMES : - Tickets, billets, formulaires administratifs

14 Le calcul des seuils de procédure
Nomenclature – Achat de livres non scolaires Consultation n°1 Lot 1 - Littérature Lot 2 – Essais et documents Pour déterminer le seuil de procédure, il convient de prendre en compte l’intégralité de la dépense sur un numéro de nomenclature et pour la durée maximale du marché. Lot 3 – Livres pour la jeunesse Consultation n°2 Lot 1 – Encyclopédies et dictionnaires Lorsque le marché est passé sur plusieurs années, il convient de cumuler ces années. Lorsqu’il s’agit d’un marché à bons de commande, il faut additionner les montants maxis de chaque lot. Lot 2 - BD  Il s’agit du deuxième choix stratégique : un marché annuel garantit une procédure adaptée et une consultation fréquente des fournisseur, un marché pluriannuel allège la charge administrative mais oblige à une procédure plus rigide… Il s’agit d’un choix délicat.

15 Les seuils de procédure et de publicité
PUBLICITE art. 39 et 40 Prévision annuelle d ’achat HT par opération Publication d’un AAPC Appel d’offres JOUE + BOAMP € Publication d’un AAPC Marchés passés selon une procédure adaptée (MAPA) JAL ou BOAMP Et au besoin dans une revue spécialisée € (art.28) Publicité adaptée 4 000 € Marchés de très faibles montants Aucune 1 €

16 La publicité adaptée Au-dessus de €, la publicité est codifiée et doit respecter scrupuleusement un certains nombre de points (cf. modèle Minefi). En dessous de €, la publicité est adaptée et définie par l’acheteur. Les recommandations de base sont les suivantes : Indiquer l’objet du marché, les intitulés de lots et leur contenu Mentionner les critères de sélection Donner des délais de réponse raisonnable : 15 jours au minimum Renvoyer à un dossier plus complet sur le site Internet de la collectivité. Il est nécessaire de se référer au guide de procédure de la collectivité pour suivre les bonnes indications. Dans certains cas, les guides de procédure des collectivités indiquent que l’envoi de 3 devis est suffisant pour des seuils de moins de € (par famille homogène). Pour améliorer la rédaction des publicités sous forme d’AAPC (au-dessus de €), il convient de se référer à la jurisprudence en constante évolution sur le sujet. En-dessous de €, il convient d’intégrer toutes les indications qui permettent de cerner le contenu et les limites de la consultation.

17 La publicité adaptée En dessous de €, la question de la publication se pose. Les choix possibles sont : Annonce réduite au BOAMP (50 €) ; Mise en ligne sur le site de la collectivité ; Journal d’annonce légale ou plutôt si ce dernier n’est pas lu par la profession, une revue spécialisée qui touchera correctement le public des prestataires. Ces éléments doivent parfois se cumuler pour que la publicité soit suffisante. La publicité s’effectue en fonction du coût et de la nature des achats. Jurisprudence en matière de publicité : CJCE Teleaustria (2000) : pub BOAMP n’est toujours suffisante. Les conclusions de l’avocat général indiquent que publicité ne signifie pas obligatoirement publication. CE Région Nord Pas de calais (Louvre II) (2005) : pub Voix du Nord + BOAMP + Site Internet pour achat de € = pub insuffisante car ne touchant pas le public des prestataires potentiels. Principe européen de proportionnalité : apporter une réponse proportionnée pour traiter un problème. Dans ce cadre la publication de la publicité doit permettre à celle-ci de rencontrer son public. Sur la question des revues spécialisées : - Livre Hebdo : pas toujours lu par l’ensemble des libraires.  Il est très important de bien calibrer la publicité en fonction de la réalité du marché : il faut rester dans un principe de proportionnalité.

18 La forme du marché à adopter
Le marché simple (commande unique) ou marché à bons de commande (art. 77) Le marché à bons de commande, dont la durée ne peut excéder quatre ans est généralement conclu avec un minimum et un maximum. Les montants minimum et maximum sont fixés en jours ou en valeur. L’acheteur est tenu de passer des commandes au titulaire à hauteur du minimum (sinon indemnisation de la marge bénéficiaire), sans dépasser le maxi. Le marché a une durée partant de sa date de notification et peut être passé sur 12 mois glissants (le principe de l’annualité budgétaire ne s’impose plus depuis 1999 en matière de marchés à bons de commande). Il peut être reconduit maximum 3 fois. Les montants maximum figurant dans le DCE, reconductions comprises ne doivent pas dépasser les seuils de procédures engagés. Article 77 III. - Pour des besoins occasionnels de faible montant, le pouvoir adjudicateur peut s'adresser à un prestataire autre que le ou les titulaires du marché, pour autant que le montant cumulé de tels achats ne dépasse pas 1 % du montant total du marché, ni la somme de Euros HT. Le recours à cette possibilité ne dispense pas le pouvoir adjudicateur de respecter son engagement de passer des commandes à hauteur du montant minimum du marché lorsque celui-ci est prévu.

19 Les techniques d’allotissement
L’allotissement peut être : Thématique : - Livre pour adultes ; - Livres pour la jeunesse ; - Livres de fiction ; - Documentaires ; - Bandes dessinées ; - Partitions … Géographique : - Une zone unique - Des zones multiples s’il existe différents sites d’implantation. Manuels scolaires : hors loi 2003  L’allotissement est un outil très important pour permettre d’ouvrir les marchés à différentes catégories de fournisseurs, spécialisés et généralistes. Attention néanmoins aux niveaux de budget : en -dessous de certains seuils financiers et compte tenu des remises accordées, les lots peuvent ne pas être économiquement rentables.

20 Les techniques d’allotissement
L’allotissement peut être : Lié au support : - Livre format papier ; - CD, DVD ; Lié au service destinataire : - Un lot pour la bibliothèque de la collectivité - Un lot pour les services situés en dehors de la bibliothèque.

21 Les techniques d’allotissement
Il peut contenir des lots « identiques » : Objectif : diversifier les attributaires. Il précise des volumes d’achats mini et maxi en durée ou en valeur Lots identiques : Article 71 (code 2004) III. - Dans les cas prévus au I et au II, pour des raisons dûment justifiées par l’impossibilité pour une seule entreprise de réaliser la totalité des prestations ou par la nécessité d’assurer la sécurité d’approvisionnement, il peut être passé des marchés avec plusieurs titulaires comportant des lots portant sur des prestations identiques, à la condition que le marché fixe expressément les conditions dans lesquelles les bons de commande seront attribués aux différents titulaires. Justification : Principe de liberté contractuelle en procédure adaptée (cf. article 28 CMP alinéa1 : Lorsque leur valeur estimée est inférieure aux seuils mentionnés au II de l'article 26, les marchés de fournitures, de services ou de travaux peuvent être passés selon une procédure adaptée, dont les modalités sont librement fixées par le pouvoir adjudicateur en fonction de la nature et des caractéristiques du besoin à satisfaire, du nombre ou de la localisation des opérateurs économiques susceptibles d'y répondre ainsi que des circonstances de l'achat. Sur la liberté contractuelle, on peut utilement se référer aux articles de Philippe TERNEYRE (AJDA 1994 notamment et AJDA 1998 p.667 ), Christine BRECHON-MOULENES (AJDA 20 septembre 1998 ; p.694 et s) et Patrick BRESSE (AJDA 2006 p. 1044). La bibliothèque a de gros achats en « livres pour adulte ». Cela permet d’éclater la commande en 3 lots. Ces 3 lots auront le même contenu, car ils porteront sur le même type d’ouvrage. Cependant, il est possible d’introduire une clause limitant l’attribution du nombre de lot (ex : un prestataire ne pourra se voir attribuer plus d’un lot identique). La conséquence et l’avantage sont que les 3 lots iront à des prestataires différents ce qui permet d’ouvrir le marché.  Cette technique peut être intéressante pour travailler avec plusieurs fournisseurs à condition que les montants répartis restent significatifs.

22 Les critères d’analyse des offres
Exemples de critères d’analyse des offres  Attention néanmoins, depuis le 18 juin 2003, le taux de remise est plafonné à 9%, mais il n’est pas pour autant obligatoire. Par contre, le fournisseur a en plus à sa charge le reversement obligatoire des 6% à la Sofia au titre du droit de prêt. Critère prix : Prix ; Critères relatif aux délais: Délais de livraison ; Critère de performance en matière de protection de l’environnement: Ce critère peut rester ouvert. Le prix demeure un critère puisque le rabais peut s’échelonner de 0 à 9 %. En revanche, il ne peut être utilisé comme critère unique en raison des nombreuses offres qui pourraient être ex aequo (sur le % maxi par ex.) Les prestations gratuites peuvent être assimilées à des « rabais en nature », illicites. On ne doit pas cumuler des lots avec et sans limitation de rabais pour éviter « les transferts de rabais ». Protection de l’environnement : production minimale d’emballages non-recyclables, efforts du prestataire en matière de recyclage des déchets, impact de la distance kilométrique sur l’environnement… Service après-vente : cela peut concerner les facilités des ouvrages abîmés pendant le transport : prise en charge des frais de renvoi et de réexpédition ; Délais de réexpédition Critères relatifs aux moyens mis en œuvre pour l’exécution du marché : Le suivi des commandes ; la désignation d’un interlocuteur professionnel;  Attention, on ne peut pas demander de prestations complémentaires gratuites, assimilées à des rabais en nature et mettant en péril les équilibres financiers des librairies.

23 Points délicats dans l’analyse des réponses
La proximité du prestataire (il est illégal de favoriser un prestataire dans l’analyse des offres parce qu’il est plus proche des ses concurrents, mais le pouvoir adjudicateur est en droit d’apprécier le coût global de l’achat en intégrant les frais annexes induits par le déplacement - frais de déplacement et temps passé) Les prestations annexes proposées à titre gracieux (fiches, notices bibliographiques, journée de formation, participation d’auteurs à la charge du libraire). Commander à distance ou acheter en librairie - principe du « livre en main » Il est illégal de favoriser un prestataire dans l’analyse des offres parce qu’il est plus proche que ses concurrents. Point de vue de la DGCCRF sur les prestations annexes : La demande de fourniture(s) gratuite(s) de prestations supplémentaires telles que notices bibliographiques ou languette antivol est susceptible d’entraîner l’annulation du marché. Point de vue du Conseil d’Etat : Demander des prestations supplémentaires qui ne sont pas justifiées par l’objet du marché et recouvrant un caractère discriminant (tous les prestataires ne sont pas en mesure de fournir des notices bibliographiques par exemple) peut être considéré comme une limitation à l’accès à la commande publique (CE 18 novembre 1998, Ministère de l’intérieur c/SARL les voyages Brounais). Commander à distance ou en librairie : il s’agit de 2 façons de procéder radicalement différentes qui doivent être précisées dans le cahier des charges.  L’analyse se fait d’abord en réponse à des besoins clairement énoncés en amont. Il s’agit d’opérer avec bon sens et équité. Les critères peuvent être différents en fonction des lots.

24 Références bibliographiques :
Sur le site de l’association des bibliothécaire français : : Recommandation aux libraires, aux bibliothécaires et à leurs collectivités Sur le site du ministère de la Culture : : Achat public de livres – vade-mecum à l’usage des bibliothèques territoriales Sur le site de l’Enssib : : Le Bulletin des bibliothèques de France, notamment les articles suivants : - Vaintrub-Clamon, Maud, « Vers un achat responsable : L’évolution du code des marchés publics », BBF, 2007, n° 3, p - Alix, Yves, « Marchés publics et acquisitions documentaires », BBF, 2006, n° 1, p

25 Pour plus d’informations sur les marchés publics….

26 Pour plus d’informations sur les marchés publics….