IAEA Training Course on Effective and Sustainable Regulatory Control of Radiation Sources Planification Stratégique Stratégies pour un Contrôle Réglementaire.

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1 IAEA Training Course on Effective and Sustainable Regulatory Control of Radiation Sources Planification Stratégique Stratégies pour un Contrôle Réglementaire Durable et Efficace – Partie II

2 Slide 2 La planification stratégique Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

3 Slide 3 Objectif  L’objectif de ce cours est de: Démontrer comment développer un plan stratégique pour l’organisme de réglementation. Démontrer le rôle de la planification stratégique dans le développement d’un organisme réglementaire efficace et durable Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

4 Slide 4 Contenu  Planification Stratégique– Qu’est ce que c’est la planification stratégique?  Les approches de la planification stratégique  Développement d’un plan stratégique  Les indicateurs de performance  Autres processus de planification pour l’organisme de réglementation Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

5 Slide 5 Qu’est ce que c’est la planification stratégique?  La planification stratégique est l’une des éléments clé d’un système réglementaire durable et efficace  La planification stratégique est un processus dans le système de management Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

6 Slide 6 Qu’est ce que la planification stratégique? (suite)  La planification stratégique est une activité clé de l’organisme de réglementation. Elle crée l’opportunité pour l’établissement, la communication des futures directions et objectifs à tous les employés  Le processus de la planification stratégique aide à analyser et identifier les points forts et les faiblesses ainsi que les opportunités et les menaces dans un environnement opérationnel pour faire une carte du chemin d’un programme réglementaire efficace et durable.  La manière dont un plan stratégique est développé dépend de la nature du leadership de l’organisation, la culture d’organisation, la complexité de l’environnement de l’organisation, la taille de l’organisation, l’expertise des planificateurs, etc Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

7 Slide 7 Qu’est ce que c’est la planification stratégique? (suite)  La planification stratégique est le processus avec lequel l’organisme de réglementation identifie les défis et les priorités pour identifier sa direction stratégique et prendre des décisions sur l’allocation des ressources pour réaliser cet agenda stratégique.  L’agenda stratégique est établi en répondant aux questions suivantes: Que cherchons-nous à réaliser? Comment allons-nous y arriver? Comment saurons-nous (pour mesurer le succès)? Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

8 Slide 8 Les approches de la planification stratégique  La planification basée sur les objectifs de planification est le modèle le plus commun. Elle commence par se concentrer sur la vision et les valeurs de l’organisation et fonctionne vers des buts/objectifs et des stratégies pour atteindre ces objectifs et la planification des actions (qui fera quoi et quand et quelles sont les ressources nécessaires)  La planification axée sur les enjeux commence souvent par l’examen des problèmes de l’organisation et les stratégies pour résoudre ces problèmes et les plans d’action.  Comment nous allons procéder? Que faisons-nous bien? Où est ce que nous avons un problème? Pourquoi ça? Qu’est ce nous allons faire à ce sujet? Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

9 Slide 9 Analyse SWOT http://www.businessteacher.org.uk/wp-content/swot-analysis-image.png Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

10 Slide 10 Les stratégie d’aide à la planification  L’Analyse SWOT est utilisée pour analyser les éléments suivant de l’organisation : Forcesles attributions de l’organisation qui sont utiles pour la réalisation des objectifs. Faiblessesles attributions de l’organisations qui sont nuisibles pour la réalisation des objectifs. Opportunitésles conditions externes qui peuvent aider dans la réalisation des objectifs. Menaces les conditions externes qui peuvent endommager les objectifs. Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

11 Slide 11 Analyse SWOT  Implique la spécification des objectifs et l’identification (“brainstorming”) des facteurs internes et externes qui sont favorables et défavorables à la réalisation de ces objectifs.  Elle est essentielle car les étapes ultérieures dans le processus de planification pour la réalisation des objectifs peuvent être dérivées des SWOTs.  Doit impliquer le top management pour déterminer si les objectifs sont réalisables. Si les objectifs ne sont pas atteignables, des objectifs différents doivent être sélectionnés et le processus répété. Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

12 Slide 12 Exemple de l’Analyse SWOT : Etablissement d’un Magasin National des Déchets Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

13 Slide 13 Exercice 1  Prenez une nouvelle initiative de votre organisme de réglementation et ensuite utiliser l’analyse SWOT sur la stratégie pour l’atteindre. Par exemple, Établir un registre national des sources radioactives Établissement d’un nouveau système de management Établir une centrale électronucléaire  ‘Brainstorming’ des forces, des faiblesses, des opportunités et des menaces qui vont soutenir et entraver votre progression en vers cet objectif.  Faire une présentation des délibérations de votre équipe à tout le groupe Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

14 Slide 14 Les Considérations dans le Développement d’un Plan Stratégique  Rédiger le plan avec un accent sur les résultats (c-à-d qu’est ce que tu cherches à réaliser?)  Travailler dans votre contexte stratégique (c-à-d Est ce que vous transformez (changez), maintenez et intégrez les approches existantes)  Définir les lignes d’imputabilité des résultats et des sorties qui peuvent être atteints par l’organisme de réglementation Remarque: l’opérateur est ultimement responsable de la sûreté des facilités et des activités. Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

15 Slide 15 Considération dans le Développement d’un Plan Stratégique (suite)  Traiter à la fois les tâches et les relations. Analyser les relations stratégiques des intervenants et décider ce qui doit être changé.  Utiliser un langage simple afin que toutes les personnes soient capables de comprendre le plan et ce qu’elles cherchent à atteindre.  Impliquer les cadres supérieurs et gestionnaires des opérations qui sont responsables de la livraison des objectifs Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

16 Slide 16 La terminologie Utilisée dans la Planification  Vision Dans la grande image, qu’est ce qu’on cherche à réaliser? Dans la grande image, quel est notre but?  Valeurs Qu’est ce qui est important pour nous?  Buts ou objectifs Qu’est ce que nous cherchons à réaliser?  Stratégies/actions Comment allons-nous y arriver?  Indicateurs de performance Comment allons-nous mesurer le succès?  Sorties Que produisons-nous?  Résultats Qu’est ce que nous réalisons? Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

17 Slide 17 Les Indicateurs de Performance  Les indicateurs de performance sont couramment utilisés pour définir et évaluer le succès.  Parfois, le succès est défini en termes de progrès vers les objectifs stratégiques ou simplement, c’est la réalisation répétée d’un certain niveau d’objectifs opérationnels (zéro défaut, La satisfaction du client 10/10…etc.).  Le succès doit être considéré de tous les perspectives; le Ministre; le personnel et le Chef de l’Organisme de Réglementation; les parties prenantes, y compris les titulaires  Le cadre de gestion tel que le modèle logique pourrait être utilisé pour développer les indicateurs de performances pour l’organisme de réglementation Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

18 Slide 18 Qu’est ce qu’un Modèle Logique?  C’est un outil de gestion qui peut être utilisé pour décompresser ou décomposer un programme en sous-éléments pour aider à la planification et l’évaluation des programmes.  Il permet d’illustrer une séquence des relations des faits de causes pour illustrer les entrées, les sorties et les résultats d’un programme.  Les modèles logiques lient le problème (situation) aux interventions (entrées, activités et résultas), et l’impact (résultat).  Une fois qu’un programme a été décrit en termes du modèle logique, des mesures critiques de surveillance et d’évaluation de la performance peuvent être identifiées. Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

19 Slide 19 Un Simple Modèle Logique : Les Causes et les Effets des Relations  Le Modèle Logique est un moyen systématique et visuel à présenter et à acquérir une compréhension des relations entre les ressources affectées à opérer un programme, les activités entreprises, et les changements ou les résultats que vous espérez atteindre. Référence - The Logic Model Development Guide, prepared for the W.K. Kellogg Foundation Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

20 Slide 20 Application du Modèle Logique dans le Programme Réglementaire Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

21 Slide 21 Exemple Concret/ Indicateurs de Performance Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

22 Slide 22 Rédaction d’un Plan Stratégique  Organisation du plan  Écrire la déclaration de la vision, la mission et les valeurs Identifier les objectifs stratégiques clés Développer un plan pour chaque objectif Développer des stratégies pour réaliser chacun des objectifs.  Les stratégies doivent inclure ‘qui est responsable’ et ‘quand est ce qu’elles seront faites’  Les stratégies doivent commencer par des mots d’action, par exemple, rationaliser, réaliser, fournir,…  Les stratégies doivent être liées aux ressources Identifier les indicateurs de performance pour définir le succès Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

23 Slide 23 Déclaration de la Vision  Une vue à long terme décrivant comment l’organisation aimerait le monde dans lequel elle opère.  Une déclaration de vision sur ce que souhaite l’organisation à être. Son but est d’esquisser une vision de l’avenir afin d’obtenir l’engagement et la performance extensible. Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

24 Slide 24 Déclaration de la Vision – Exemple  Déclaration de la Vision du Département de Sûreté et la Sécurité Nucléaire de l’AIEA : “Un Régime Global fort et visible de Sûreté et Sécurité Nucléaire, qui prévoit la protection des personnes et de l’environnement contre les effets des rayonnements ionisants, la minimisation de la probabilité d’accidents ou d’actes malveillants qui pourraient mettre en danger des vies et des biens, et l’atténuation efficace des effets de tels événements” http://www-ns.iaea.org/ Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

25 Slide 25 Déclaration de la Vision– Exemple  Déclaration de la Vision de l’Organisme de Réglementation : “Une Forte et Durable Sûreté et Sécurité dans l’Utilisation Pacifique et Bénéfique des Sources de Rayonnements dans un Pays ABC” Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

26 Slide 26 Déclaration de Mission  Déclaration de la Mission : Encapsule le but fondamental de l’organisation. Définit les clients et les processus critiques. Informe tous les niveaux de performance souhaités Est spécifique à ce que peut réaliser l’entreprise. Peut galvaniser les personnes pour atteindre les objectifs définis à condition qu’elles puissent être élucidées en termes SMART. Fournit un chemin pour réaliser la vision en ligne avec ses valeurs Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

27 Slide 27 Déclaration de Mission – Exemple  Déclaration de la Mission de l’AIEA: “L’AIEA travaille pour l’utilisation sûre, sécuritaire et pacifique de la science et la technologie nucléaire. Ses principales missions contribuent à la paix et la sécurité internationale, et pour les Objectifs Mondiaux du Millénaire pour le développement social, économique et environnemental.” http://www.iaea.org/About/index.html Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

28 Slide 28 Déclaration de la Mission – Exemple  Une déclaration de la mission (ou déclaration d’objectif) fournit aux employés et parties prenantes, les clarifications concernant l’objectif global d’une organisation.  La Déclaration de la Mission d’un Organisme de Réglementation : “ Prestation d’un programme réglementaire de sûreté radiologique fiable qui répond aux besoins nationaux et aux objectifs de la loi de la sûreté radiologique” Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

29 Slide 29 Valeurs  Les valeurs définissent la façon dont l’organisme de réglementation délivre le programme réglementaire. Elles sous- tendent la forme et la culture organisationnelle. Elles sont les principes sous adjacents qui guident la stratégie d’une organisation  Les exemples des valeurs incluent : Prendre soin des personnes Respect Équité Responsabilité et efficacité (préparation, proactif, actualité, etc.) Intégrité Ouverture et transparence Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

30 Slide 30 Exemple d’un Plan Stratégique du Program Réglementaire Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

31 Slide 31 Un Objectif Stratégique – déballé Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

32 Slide 32 Autres Processus de Planification de l’ OR  Business Plan Résume les objectifs opérationnels et financiers. Contient des plans et des budgets détaillés montrant comment les objectifs doivent être réalisés.  Plan de La Continuité des Activités PCA Identification et mise en quarantaine des programmes réglementaires critiques qui doivent se poursuivre dans le cas de perturbations dues à des catastrophes ou d’autres interruptions en dehors du contrôle de l’organisme de réglementation. Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

33 Slide 33 Exercice  Développer un projet de document du plan stratégique pour votre organisme de réglementation. Donc, écrire: Une déclaration de la vision Une déclaration de la mission Identifier quelques valeurs principales que vous jugez nécessaires  Rappelant les défis actuels (tel que discuté précédemment), identifier les objectifs, les stratégies et les indicateurs de performance pour décrire le succès dans la réalisation de vos objectifs  Modèles fournis dans vos documents Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

34 Slide 34 Avantages de la Planification Stratégique  La planification stratégique sert à une variété de fins à l’organisme de réglementation, notamment pour : Établir des buts et des objectifs réalistes qui devraient être réalisés dans un laps de temps défini et les limites des ressources existantes Fournir un forum/opportunité à tous les agents d’être impliqués dans l’établissement de l’orientation stratégique et les priorités Développer une compréhension commune et bâtir un consensus et un sentiment d’appropriation des buts et des objectifs Veiller à ce que l’utilisation la plus efficace soit faite des ressources de l’organisation en se concentrant sur les priorités clés. Fournir une base à partir de laquelle les progrès peuvent être mesurés et établir un mécanisme pour le changement informé lorsque c’est nécessaire. Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

35 Slide 35 Résumé  La planification stratégique est une activité clés de l’organisme de réglementation. Elle crée la possibilité d’analyser et identifier les forces, les faiblesses, les opportunités, et les menaces pour faire une carte du chemin vers un programme réglementaire efficace et durable.  L’agenda stratégique est établit en répondant aux questions suivantes : Que cherchons-nous à atteindre (le résultats)? Comment allons-nous y arriver (sorties, entrées (ressources et activités)? Comment saurons-nous (pour mesurer le succès)?  Les Indicateurs de Performance sont couramment utilisés pour définir et évaluer le succès Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

36 Slide 36Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

37 Slide 37 Références  Planification des activités dans le secteur public – Mary Duckett, Directeur, DGR Consulting  Les Indicateurs de Performance pour le Gouvernement - DGR Consulting  Le Modèle Logique pour la Planification et l’évaluation de programme - Paul F. McCawley, Directeur Adjoint, Université de Idaho Extension Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements