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Présentation du BEP B.E.P. M.S.A. (Métiers des Services Administratifs) Forme ponctuelle Circulaire dorganisation du Brevet dÉtudes Professionnelles Métiers.

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1 Présentation du BEP B.E.P. M.S.A. (Métiers des Services Administratifs) Forme ponctuelle Circulaire dorganisation du Brevet dÉtudes Professionnelles Métiers des Services Administratifs - SESSION Référence : B.O. spécial n° 9 du 15 octobre 2009

2 CALENDRIER DES ÉPREUVES Dates Horaires/ Durée Epreuves Coef.Nature Lundi 30 Mai h30 à 11h 30 EG1 – Français et Histoire-Géographie- éducation civique (lépreuve comporte deux parties) 6 Écrite 14h00 à 15h00 EG2 – Mathématiques 4 Écrite Mardi 31 Mai h30 à 11h30 EP2 – Prévention Santé Environnement 1* Écrite 13h00 à 14h00 EP2 – Culture professionnelle 6 Écrite À linitiative de chaque académie Durée 40 mn EP1 – Pratiques professionnelles des services administratifs 6 Orale * EP2 : coefficient de 7 dont 1 pour Prévention, santé, Environnement (PSE)

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4 Les convocations des candidats, l'ordre de passage et laccueil des candidats en salle de préparation incombent au chef de centre. La présence sur place dune personne ressource est souhaitable. Les Jurys se composent de 2 enseignants en charge des enseignements professionnels de spécialités En début de journée, le jury saccorde sur les thèmes de linterrogation. Il vérifie que les conditions daccueil permettent au candidat de réaliser les activités administratives proposées (poste de travail informatisé) ainsi que la simulation orale (espaces aménagés, banque daccueil, simulateur téléphonique…).

5 La durée totale d'interrogation pour un candidat est au maximum de 40 minutes. Les candidats disposent dun temps de préparation de 20 minutes qui précède lépreuve. Les interrogations se dérouleront à la suite lune de lautre et avec le même jury pour chacun des candidats. Il est souhaitable de prévoir un laps de temps suffisant à lissue des 40 minutes dinterrogation pour permettre au jury dévaluer la prestation du candidat à laide de la grille.

6 Évaluer les compétences du candidat lors de la réalisation de 2 activités professionnelles caractéristiques du champ des métiers des services administratifs. Lune portant sur les compétences techniques et organisationnelles et lautre sur des compétences relationnelles. Elle comporte 2 phases.

7 Les activités administratives à caractère technique et organisationnel Il est demandé au candidat : dexécuter tout ou partie dune ou plusieurs tâches, de commenter et expliquer sa démarche, deffectuer une ou plusieurs vérifications des informations manipulées, de procéder au contrôle de la qualité des productions et des résultats obtenus. sont évaluées à partir dun poste de travail informatisé adapté aux activités proposées.

8 Les activités administratives à caractère relationnel en situation de communication orale. Au cours de cette phase de lépreuve, le candidat est amené à : simuler tout ou partie de la situation de communication orale, commenter et expliquer sa démarche, vérifier lefficacité de sa communication, procéder au contrôle de la qualité de ses prestations et des résultats obtenus.

9 Respect de consignes de travail, de règles, de procédures Pertinence de la démarche de traitement de linformation suivie Adaptation de la communication et du comportement à la situation Qualité de lexpression orale et écrite Qualité des documents produits et des résultats obtenus Efficacité dans lutilisation des outils et des technologies

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11 Acquisition des premières bases dune culture professionnelle.

12 Simulation dune activité à caractère relationnel Épreuve orale : 20 minutes Exemple daprès le cas GÉANT CASINO Situation daccueil dun visiteur

13 Les personnes en présence Jeux de rôles réunissant : Deux acteurs (jurys) : - le visiteur M. Talleyrand, fournisseur - le responsable des achats : M. Joubert Le candidat chargé daccueillir et dorienter le visiteur après avoir prévenu M. Joubert de la visite

14 Les conditions matérielles Banque daccueil À disposition du candidat : - Liste des postes téléphoniques - Cahier des visites - Badges - Plan des locaux Espace aménagé - Charte daccueil - Agendas - Fiches messages Prévoir une cloison mobile : plusieurs intervenants dans des lieux différents

15 La mise en situation M. Talleyrand, fournisseur, se présente à laccueil. Il souhaite rencontrer le responsable des achats, M. Joubert. Le candidat accueille le visiteur. Il note son nom sur le cahier des visites, lui remet un badge. Il appelle M. Joubert, responsable des achats. Il explique à M. Talleyrand comment se rendre jusquau bureau de M. Joubert. (orientation à laide du plan).

16 Lentretien dexplicitation Questions posées par le jury pour amener le candidat à effectuer un retour critique sur sa prestation (réflexivité) : - Analyse de lécart entre ce qui a été demandé et ce qui a été réalisé : Quavez-vous dit au fournisseur qui nétait pas prévu dans la charte daccueil ? - Repérage dune difficulté et analyse de la manière de la surmonter : Quest-ce qui vous a empêché dorienter correctement M. Talleyrand dans un premier temps ? Comment avez-vous surmonté cette difficulté ? - Analyse de ce qui, dans la situation, représente des variables et des invariants : Si M. Joubert navait pas pu recevoir tout de suite le fournisseur, quauriez-vous fait ? Si M. Talleyrand sétait présenté sans avoir de RDV, quauriez-vous fait ? -Critique positive de la production réalisée en se mettant à la place de… : Si vous étiez M. Talleyrand, auriez-vous apprécié la façon dont laccueil a été géré ? - Instruction au pair ou au sosie : Vous changez de service. Vous accueillez votre remplaçant. Comment lui décrivez- vous cette activité pour quil puisse prendre votre suite ?

17 Autres simulations de communication à partir du cas Casino M. Talleyrand na pas RDV. M. Joubert ne peut pas le recevoir. M. Talleyrand a RDV. M. Joubert, en réunion, peut le recevoir dans 10 minutes. M. Joubert est absent. M. Talleyrand qui a RDV demande à rencontrer le Directeur des ventes. M. Talleyrand prévient par téléphone quil est malade. Il demande le report du RDV la semaine prochaine. Un étudiant se présente à laccueil. Il a RDV pour un stage avec le DRH. Un client mécontent appelle au sujet de produits périmés. Il veut parler à un responsable qui accepte de répondre.

18 Autres situations de communication Prise de rendez-vous à partir dun agenda Restitution dun message à un supérieur hiérarchique Transmission de consignes à un collègue Prise en notes de consignes et restitution orale Mise en attente dun appel Filtrage des messages Orientation dun visiteur vers un service à laide dun plan Accueil et prise en charge dun visiteur dans lattente de la disponibilité de la personne avec laquelle il a RDV Réservation dune salle à partir dun planigramme Réponse à des demandes de renseignements sur les tarifs, les horaires, les disponibilités… à partir de documents …

19 Acquisition des premières bases dune culture professionnelle.

20 Identifier les activités propres aux services administratifs Caractériser leur contexte professionnel et leur environnement économique et juridique Analyser les contributions de ses activités au fonctionnement du service ou de lorganisation.

21 - 3 - Analyser les contributions de ces activités au fonctionnement du service ou de lorganisation. Lépreuve est organisée sous forme écrite. Elle prend appui sur un dossier fourni au candidat présentant une ou plusieurs situations professionnelles caractéristiques des métiers des services administratifs (contexte, ressources, contraintes, consignes ou productions attendues) et de questions permettant dévaluer la capacité du candidat à : 1 - Caractériser le contexte professionnel et lenvironnement économique et juridique des services administratifs, 2 - Identifier les activités propres aux services administratifs,

22 Précision et rigueur de la caractérisation des organisations et des contextes professionnels Pertinence de lidentification des activités propres aux services administratifs Qualité de lanalyse des contributions de ces activités au fonctionnement du service ou de lorganisation Qualité de lexpression écrite


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