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La passation des marchés: considérations générales La passation des marchés: considérations générales Dec 2010.

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1 La passation des marchés: considérations générales La passation des marchés: considérations générales Dec 2010

2 Introduction Lacquisition de biens, services et travaux (passation des marchés) est un élément essentiel de lexécution des projets... 2 Linefficience ou linefficacité en matière de passation des marchés peut être lourde de conséquences: Les résultats et limpact prévus du projet ne se concrétisent pas Lexécution du projet prend du retard Les dépenses dexécution salourdissent La passation des marchés est une activité sensible: elle est propice à la corruption et à la fraude Complexité de certaines opérations de passation des marchés Utilisation combinée des réglementations nationales et des règles/directives du FIDA

3 Importance de la passation des marchés– Directives du FIDA Bonne utilisation des fonds prêtés: Le FIDA doit garantir que les fonds du financement soient utilisés aux fins pour lesquelles ils ont été accordés : surveillance spéciale du CPP et du personnel dappui Exigence déconomie et defficience dans lexécution des projets, en général, et dans la passation des marchés, en particulier : Le FIDA doit veiller à ce que lattribution des marchés résulte dun processus concurrentiel Le FIDA doit garantir léquité, lintégrité, la transparence et la bonne gouvernance dans la passation des marchés Le principe de non objection Les responsabilités fiduciaires du FIDA: 3

4 Responsabilités Exécution du projet/ programme y compris lattribution et ladministration marchés Emprunteur/ Bénéficiaire Le FIDA supervise les opérations de passation des marchés de lemprunteur afin de sassurer que les fonds sont utilisés aux fins stipulées dans laccord de financement, en tenant dûment compte de considérations déconomie, defficience et déquité sociale FIDA 4

5 Rôle de lemprunteur/ de lUGP dans la passation des marchés Planification de la passation des marchés (conformément aux objectifs du projet et au PTBA) Établissement et publication du dossier dappel doffres, et appel doffres Ouverture des plis et évaluation des soumissions Négotiation, attribution et signature du marché Suivi de lexécution du marché (technique et financière/ administrative) Réception des fournitures/ travaux/ prestations de services Paiement La responsabilité générale de la passation des marchés revient à lUGP 5

6 Rôle du FIDA dans la passation des marchés Veiller à la cohérence des opérations de passation des marchés avec les objectifs du projet, le PTBA le plan de passation des marchés, et à leur calage temporel dans la période dexécution Assurer la disponibilité des fonds: Les dépenses de passation des marchés ne doivent pas dépasser les fonds alloués dans laccord de financement et le PTBA Garantir la transparence et léquité: la passation des marchés doit être exécutée en conformité avec les règles et procédures applicables Obtenir les meilleures conditions: la passation des marchés doit être le résultat dun processus concurrentiel Examiner le plan de passation des marchés, la préselection des soumissionaires, exécuter lexamen de la passation des marchés – avant et après Le CPP doit: Le personnel du FIDA se doit de rester neutre et impartial La souplesse est de rigueur – mais connaissez les règles et les règlements Le personnel du FIDA se doit de rester neutre et impartial La souplesse est de rigueur – mais connaissez les règles et les règlements 6

7 Formation de la Commission dexamen des offres; N-O du FIDA Établissement du cahier des charges et du dossier dappel doffres (publicité/ AO/ DS/ DD, selon le cas) Examen des offres et projet de contrat Examen préalable et non objection du FIDA (sil y a lieu) Attribution du marché à la soumission la plus avantageuse AO - appel doffres DS - demande de soumission DD - demande de devis clé Le procesus dappel doffres 7

8 Méthodes de passation des marchés Différentes méthodes (allant de lappel à la concurrence internationale aux marchés de gré à gré) sont utilisées pour les différentes catégories de marchés suivant la nature, le montant et autres critères, le principe directeur étant léconomie, lefficicience et léquité sociale 8 CAN ACI Méthodes de passation des marchés Internationale Gré à gré Locale

9 Méthodes courantes de passation des marchés Appel à la concurrence internationale (ACI): pour les marchés dun montant élevé Publicité dans la presse à grand tirage, auprès des représentants locaux, des embassades, du forum sur le développement des N.U. Présélection Ouverture publique des plis Évaluation des soumissions suivant un barème (technique et financier) Publicité dans la presse à grand tirage, auprès des représentants locaux, des embassades, du forum sur le développement des N.U. Présélection Ouverture publique des plis Évaluation des soumissions suivant un barème (technique et financier) Appel à la concurrence nationale (ACN): marchés public dans le pays de lemprunteur Publicité dans la presse locale (note: les fournisseurs étrangers sont admis à soumissionner) Préselection Ouverture publique des plis Évaluation des soumissions suivant un barème (technique et financier) Publicité dans la presse locale (note: les fournisseurs étrangers sont admis à soumissionner) Préselection Ouverture publique des plis Évaluation des soumissions suivant un barème (technique et financier) 9

10 Méthodes courantes de passation des marchés Consultation de founisseurs à léchelle internationale Liste restreinte, au moins 3 fournisseurs réputés dau moins 2 pays membres du FIDA Envoi dune invitation à soumissionner aux fournisseurs présélectionnés Réception des offres (original, les télécopies ne sont pas acceptées) Évaluation des offres sur la base du moins disant parmi les soumissions conformes Signature du contrat Liste restreinte, au moins 3 fournisseurs réputés dau moins 2 pays membres du FIDA Envoi dune invitation à soumissionner aux fournisseurs présélectionnés Réception des offres (original, les télécopies ne sont pas acceptées) Évaluation des offres sur la base du moins disant parmi les soumissions conformes Signature du contrat Consultation de fournisseurs à léchelle locale Établissement du cahier des charges et demande de tarif Liste restreinte au moins 3 fournisseurs réputés Invitation à soumissionner au fournisseurs présélectionnés Réception des offres (original, les télécopies ne sont pas acceptées) Évaluation des offres sur la base du moins disant parmi les soumissions conformes Signature du contrat Gré à gré Extension / ajout concernant un marché existant Uniformisation avec les biens existants du projet Note: lappel à la concurrence nest pas obligatoire. 10

11 Principes spécifiques aux projets Le marché est exécuté conformément à laccord de financement et/ou la lettre à lemprunteur La passation des marchés nest plus limitée aux fournisseurs/industriels des pays membres du FIDA (depuis septembre 2010) La passation des marchés doit avoir lieu pendant la période dexécution du projet Les marchés ne doivent pas excéder les fonds disponibles dûment alloués par laccord de financement. La passation des marchés doit être compatible avec le PTBA approuvé La passation des marchés doit assurer le meilleur rapport qualité/prix 11

12 Cadre réglementaire Les règles et procédures applicables à un projet particulier ont des origines diverses: Règles et règlements nationaux concernant la passation des marchés Directives du FIDA concernant la passation des marchés Rapport de conception du projet Accord de financement Les règles, méthodes et procédures applicables sont spécifiées dans la lettre à lemprunteur ainsi que dans ell as IFAD procurement review requirements Le cadre réglementaire doit être respecté... 12

13 Compatibilité avec les règles nationales et les directives du FIDA LES RÈGLES ET RÉGLEMENTATIONS NATIONALES PEUVENT ÊTRE ADOPTÉES SI ELLES SONT CONSIDÉRÉES COMME COMPATIBLES AVEC LES DIRECTIVES DU FIDA Compatibles signifie quelles respectent les principaux principes fondamentaux des directives du FIDA N.B. Dans le cas improbable où certaines dispositions de lannexe 4 de laccord de financement/ LE ne seraient pas conformes aux Directives du FIDA concernant la passation des marchés, les dispositions de lannexe 4 auront la primauté 13

14 Examen préalable du FIDA Lannexe 4 de laccord de financement/LE énumère tous les grands marchés qui doivent être passés pour le projet, leur valeur estimative, la catégorie (biens, travaux, services), le seuil monétaire fixé pour lexamen préalable du FIDA Les seuils peuvent toujours être modifiés par notification du FIDA à lemprunteur/bénéficiaire (pour un abaissement du seuil, laccord des deux parties est nécessaire) 14

15 Passation irrégulière des marchés Quand la passation des marchés na pas été conduite en conformité avec les procédures adoptées (nationales et/ou du FIDA) Quand un marché a été attribué sur la base dinformations incomplètes, inexactes ou trompeuses fournies par lemprunteur, même dans le cas où un avis de NON OBJECTION a été émis Quand un marché a été modifié sans lapprobation du FIDA 15

16 Schéma du processus de présélection des soumissionnaires 16

17 Revue du projet de dossier de présélection a)une description succincte des fournitures et des travaux à réaliser b)les conditions du marché c)la personne qui finance le projet d)les conditions dadmissibilité des soumissionnaires, fournisseurs et entrepreneurs candidats e)la date et le lieu où le dossier de présélection peut être retiré La publicité et linvitation à la présélection doivent comprendre: Le dossier de présélection doit comprendre les informations supplémentaires suivantes: a)le marché proposé b)la valeur estimative du marché et les principales quantités de travaux c)le lieu des travaux d)le calendrier dachat des fournitures ou travaux à réaliser e)le cahier des charges résumé et les conditions du marché f)les principales quantities à acquérir g)les calendriers de livraison ou dexécution h)les cautionnements de soumission et dexécution exigés i)les modalités de financement du projet j)les conditions de paiement, et les clauses de révision des prix k)la langue et le droit régissant le marché l)toute autre information suffisamment détaillée pour permettre aux soumissionnaires, fournisseurs ou entrepreneurs dévaluer leur intérêt et de répondre en conséquence 17

18 Procédure dacquisition des fournitures, services et travaux Utilisation optimale de lappel à la concurrence Étape 1 Étape 2 Liste des achats et groupement des commandes Plan de passation des marchés Modèle de plan de passation des marchés: contenu minimal proposé, à actualiser périodiquement (voir le manuel de passation des marchés) 18

19 Étape 3 Préparation du dossier dappel doffres Procédure de passation des marchés de fournitures, services et travaux FOURNITURESSERVICESTRAVAUX Dossier dappel doffres ou demande de tarif Demande de propositions aux entreprises présélectionnées Dossier dappel doffres ou demande de tarif Appel doffres Lettre dinvitation et cahier des charges générales et particulières Appel doffres Instructions aux soumissionnaires : * Cautionnement de soumission (forfaitaire) * Méthode et procédure dévaluation des offres, etc. Instructions aux consultants : * Info sur la préparation des propositions * Méthode et procédure dévaluation des propositions, etc. Instructions soumissionaires: * Cautionnement de soumission (forfaitaire) * Méthode et procédure dévaluation des offres, etc. Conditions du marché (générales et particulières) Acceptable par le FIDA Conditions du marché (générales et particulières) – Fédération internationale des ingénieurs conseils (FIDIC) pour les gros marchés dun montant supérieur à 10 millions dUSD Cahier des clauses administratives et techniques Mandat Importance des travaux, devis quantitatif et dessins Bordereau des prixVentilation des coûtsBordereau des prix Formulaires contractuels Annexes sur les cautionnements de soumission et dexécution, autorisation fiscale, etc..; Pas de cautionnements de soumission ou dexécution 19

20 Procédure de passation des marchés de fournitures, services et travaux SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES (ST) POUR LES FOURNITURES: Inappropriées, non pertinentes, trop de détails restreignent la concurrence: référence à une marque/un modèle exclusif (équipement TI), trop de détails techniques (ordinateurs de bureau/portables), spécifications liées au projet ou au pays (donner des explications), se limiter aux critères essentiels (conformité avec lévaluation des ST), garantie et équipement mis à niveau, contrôler les spécialistes, visiter les fournisseurs potentiels Étapes cruciales 70 à 80% DES PROBLÈMES DÉVALUATION DUNE OFFRE PROVIENNENT DUNE MAUVAISE DÉFINITION DES SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES MANDAT POUR LES SERVICES CONSULTATIFS Établi par lutilisateur final des services et non par lagent dachat ou le contrôleur financier IMPORTANCE DES TRAVAUX, devis quantitatif, DESSINS: utiliser les services dun dun expert ou dun cabinet dingénierie 20

21 Examen du projet de dossier dappel doffres Le marché est-il: conforme à laccord de prêt et à tout changement ultérieur indiqué dans les rapports de mission? Dans la limite des fonds disponibles? Compatible avec le PTBA approuvé ( plan de passation des marchés)? Généralités Adéquation et qualité du dossier dappel doffres Le dossier dappel doffres doit fournir toutes les informations nécessaires au soumissionnaire pour préparer son offre de fournitures ou de travaux à réaliser. À savoir: les instructions aux soumissionnaires les prix proposés (par exemple, prix unitaires ou prix forfaitaires), dispositions monétaires les conditions de sélection énoncées pour les soumissionnaires (en labsence de présélection) le mandat ou lexposé des travaux décrivant les conditions contractuelles les critères dévaluation qui seront appliqués aux fins dattribution du marché la clarté et la régularité de lutilisation dun régime préférentiel par lemprunteur (par exemple, la méthode par laquelle les soumissionnaires nationaux peuvent être privilégiés) lassurance ou le cautionnement exigé dispositions inhabituelles (par exemple, accomptes importants) pièces à joindre au dossier dappel doffres liste de soumissionnaires proposée par lemprunteur pour recevoir linvitation à soumissionner projet du marché à attribuer Autres questions 21

22 Examen du projet de DP Le marché est-il: conforme à laccord de prêt et à tout changement ultérieur indiqué dans les rapports de mission? Dans la limite des fonds disponibles? Compatible avec le PTBA approuvé ( plan de passation des marchés)? Généralités Adéquation et qualité de la DP La DP doit fournir toutes les informations nécessaires au soumissionnaire pour préparer son offre de fournitures ou de travaux à réaliser. À savoir : les instructions aux consultants (y compris les formulaires et les feuilles de données applicables) les conditions de spécification des prix (par exemple, au temps passé, au forfait, sur remboursement) les dispositions monétaires le mandat décrivant les conditions contractuelles, globales et individuelles la méthode de sélection les critères dévaluation (techniques et financiers) qui seront appliqués aux fins dattribution du marché la clarté et la régularité de lutilisation dun régime préférentiel par lemprunteur (par exemple, la méthode par laquelle les soumissionnaires nationaux peuvent être privilégiés) lassurance ou le cautionnement exigé dispositions inhabituelles pièces à joindre à la DP Liste restreinte de lemprunteur concernant les consultants destinataires de la DP projet du marché à attribuer Autres questions 22

23 Procédures de passation des marchés de fournitures, services et travaux Formulaires contractuels POUR LES FOURNITURES: formulaires courants OK, mais il faut être attentif aux conditions de paiement (éviter la lettre de crédit et lengagement spécial, si possible paiement direct, accompte sur garantie bancaire ou dassurance*) POUR LES SERVICES: selon limportance et la durée des services concernés POUR LES TRAVAUX: formulaires courants mais modèle spécifique pour lintervention communautaire *Des critères spécifiques sont en cours délaboration pour lutilisation de garanties dassurance qui ne sont acceptables que dans des circonstances particulières y compris le libellé, si la Banque mondiale, le cadre réglementaire, et le contexte du pays le permettent. 23

24 Procédure de passation des marchés de fournitures, services et travaux Chaque demande de non objection (NO) doit être numérotée sans solution de continuité, et indiquer le nom du projet, le code du pays et la date, par exemple : NO 08/RWA/PAPSTA/ = 8ème demande de NO du projet PAPSTA au Rwanda, en date du 28 février 2011 ÉTAPE 4 Examen préalable et approbation o Procédure de passation du marché approuvée dans le PTBA et conformément au plan de passation des marchés o Appel doffres ouvert ou restreint ou dossier de préselection o Avis publié et liste des journaux, magazines, etc. o Lettre dinvitation o Liste des soumissionnaires présélectionnés avec justifications o Instructions aux soumissionnaires, règles dévaluation, conditions de paiement o Adéquation des ST, du mandat ou du DQ o Formulaire Contractuel o Conditions générales et particulières du marché o Cautionnement de soumission et autres cautionnements 24

25 Procédure de passation des marchés de fournitures, services et travaux Étape 5 Étape 6 Publication de lavis dappel doffres ouvert Ouverture des plis conseil: une boîte pour le dépôt des offres Étape 7 Évaluation des offres/propositions Étapes cruciales o Composition de la commission dévaluation (passation du marché, financière, technique) o Le rapport doit être structuré comme suit: Généralités, mention de la NO, publication, liste des documents dappel doffres achetés ou envoyés, offres ou propositions reçues, procès verbal de la séance douverture, étapes technique et évaluation avec recommendation o Pour les fournitures, la procédure dévaluation doit être la suivante: 25

26 Procédure de passation des marchés de fournitures, services et travaux Première étape o Avant de procéder à lévaluation détaillée, les évaluateurs nommés par le projet doivent déclarer que les offres reçues sont acceptables et régulières. o Acceptabilité:les offres sont acceptables: 1.Si elles sont soumises avant la date limite 2.Si elles proviennent dun fournisseur dûment sollicité (dans le cas dune présélection) 3.Si elles ont rédigées en anglais (ou dans toute autre langue spécifiée) 4.Si elles ont remises sous enveloppe cachetée conformément aux instructions données aux soumissionnaires o Régularité: les offres sont régulières: 1.Si elles comprennent un cautionnement de soumission (sil en est demandé) 2.Si les prix indiqués sont fermes et non sujets à variation, si cela est stipulé dans le dossier dappel doffres; v) si les prix indiqués sont valables pour la période spécifiée 3.Si elles sont signées et paraphées 4.Si les prix indiqués sappliquent à un ou plusieurs lot(s) comptet(s) 26

27 Procédure de passation des marchés de fournitures, services et travaux Deuxième étape – Opérations préliminaires: Les évaluateurs procèdent: o À la conversion dans une monnaie unique de toutes les offres libellées dans une autre devise en utilisant le taux de change vendeur du pays bénéficiaire en vigueur à la date de clôture de lappel doffres o À la multiplication du prix unitaire par la quantité afin de vérifier le prix total indiqué par article et le total général de tous les articles. En cas de différence entre le prix unitaire et le prix total, le prix unitaire sera prépondérant o À la vérification des quantités effectives des fournitures proposées et des éventuelles modifications en cas derreurs de calcul patentes 27

28 Procurement Process for Goods, Services & Works Troisième étape – Évaluation technique et financière spécifique et détaillée : Lannexe jointe au dossier dappel doffres et de passation du marché doit comprendre une évaluation (technique et financière) spécifique et détaillée des fournitures 28

29 Processus de passation des marchés de fournitures, services et travaux ÉVALUATION DES PROPOSITIONS DE SERVICES Propositions techniques La procédure dévaluation des propositions adoptée se déroule en deux temps. Lévaluation technique a lieu en premier, suivie par lévaluation financière o La commission dévaluation nommée par le projet exécute lévaluation en appliquant les critères dévaluation et le système de points spécifiés dans la feuille de données. Une note technique est attribuée à chaque proposition régulière. o Les propositions des autres entreprises (ayant obtenu une note inférieure au seuil de qualité requis) sont rejetées et les propositions financières sont retournées sans avoir été décachetées o Demande de non objection du FIDA au rapport dévaluation technique 29

30 Processus de passation des marchés de fournitures, services et travaux Propositions financières o Ouverture publique des propositions financières, publication des notes techniques respectives o Après avoir déterminé si les propositions financières sont complètes et exemptes derreurs de calcul, la commission dévaluation convertit les prix exprimés dans différentes monnaies, dans la monnaie unique spécifiée dans la feuille de données o Le taux de change vendeur officiel utilisé est fourni par la source indiquée o Les propositions financières sont classées avec à la première place la proposition la moins disante o Le nombre maximum de points est attribué à la proposition la moins disante o Un nombre de points inversement proportionel à celui de la propositon la moins disante est attribué à toutes les autres propositions financières : par exemple, [nombre total de points de la composante financière] x [montant USD le plus bas]/[autre montant USD] = nombre de points de lautre proposition financière o Négociation: Avant lexpiration du délai de validité de la proposition, le client adresse au consultant qui a soumis la proposition classée la première une notification écrite linvitant à négocier limportance, la durée du contrat, les dépenses remboursables, etc. 30

31 Étape 8 Examen de lévaluation et approbation du marché Processus de passation des marchés de fournitures, services et travaux Le FIDA ne prescrit pas de présentation spécifique pour le rapport dévaluation, mais celui-ci doit comprendre au minimum: a)la liste de tous les candidats b)Leurs notes en fonction des critères spécifiques et des éléments dinformation demandés c)La liste des candidats rejetés avec la justification détaillée de leur rejet d)Le projet de liste des candidats préselectionnés qui en résulte 31

32 Procurement Process for Goods, Services & Works Réception des soumissions et ouverture des plis (y compris procès verbal de louverture publique des plis) examen des soumissions soumissions substantiellement irrégulières correction des erreurs de calcul et conversion monétaire rectification des irrégularités sans conséquence évaluation détaillée des soumissions évaluation et comparaison des soumissions soumission régulière la moins disante post-sélection recommendation dattribution Il ny a pas de modèle imposé pour le rapport dévaluation des offres, mais ce rapport doit refléter dans la mesure du possible un processus type dévaluation des soumissions et en suivre le déroulement logique de la façon suivante: 32

33 Étape 9 Notification du marché Étape 10 Exécution et gestion du marché Processus de passation des marchés de fournitures, services et travaux 33

34 Passation des marchés au cours du processu dachèvement dun projet Veiller à ce que toutes les fournitures soit livrées/les travaux achevés/les services rendus avant la date dachèvement du projet Examiner et suivre attentivement le plan final de passation des marchés et les rapports dactivité au cours de la dernière année du projet Prendre toute mesure visant à faciliter lachèvement de lexécution physique des marchés Annuler les contracts qui ne peuvent pas être exécutés avant la date dachèvement Veiller à ce que seuls les marchés exécutés avant la date dachèvement du projet soient payés Sassurer que les dossiers de passation des marchés sont complets et obtenir du projet toute pièce manquante Faire rapport sur les enseignements tirés et formuler des recommandations pour les projets futurs 34

35 Outils essentiels à une bonne passation des marchés Un manuel de procédures administratives et financières complet (Manuel opérationnel/dexécution) Un atelier de démarrage soigneusement préparé et comportant une séance technique La séance technique doit mettre en lumière limportance de la qualité des soumissions, les causes fréquentes de retards, les problèmes de calendrier Un plan de passation des marchés récapitulant les méthodes de passation des marchés, les règles applicables et lobligation dun examen préalable conformément à laccord de financement Lévaluation des capacités de passation des marchés au niveau national/ du projet La formation de UGP et des partenaires nationaux concernés Les compétences en matière de passation des marchés au niveau national/du projet (complétées par un renforcement des capacités permanent) Les compétences en matière de passation des marchés au niveau du FIDA (spécialistes de la passation des marchés en appui au CPP) 35

36 Comment éviter les retards dans la passation des marchés Absence de plan de passation des marchés ou plan insuffisant/incomplet PTBA mal conçu ou irréaliste Imprécision et ambigüité des termes ou des documents concernant les méthodes dévaluation des offres et les critères de sélection Absence de confidentialité à divers stades du processus dévaluation des offres et/ou de sélection de loffre retenue Absence de justification du rejet des offres ou de la non sélection dune offre concurrente Ingérence politique dans le processus de passation des marchés Corruption, fraude, conflits dintérêt et passation irrégulière des marchés Piètre qualification des membres de la commission dévaluation Manque de capacités de passation des marchés au niveau du lemprunteur et/ou du projet Insuffisante compréhension des procédures du FIDA au niveau de lemprunteur et/ou du projet Confusion entre les procédures nationales et les directives du FIDA/ les procédures de laccord de prêt Procédures lourdes et bureaucratiques dapprobation des documents dappel doffres au niveau de lemprunteur Lenteur de lémission des avis de non objection du FIDA Lenteur de la réponse du FIDA aux questions de lUGP 36

37 Merci


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