Thème : ELABORATION DES COMPTES ANNUELS DES MUTUELLES DE SANTE

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1 Thème : ELABORATION DES COMPTES ANNUELS DES MUTUELLES DE SANTE
LOUVAIN COOPERATION AU DEVELOPPEMENT SEMINAIRE DE FORMATION DU PERSONNEL TECHNIQUE DE L’UGP, DES ONG 3ASC, GROPERE, ADESCO, RADAR ET DES GERANTS DES MUTUELLE DE SANTE DU BENIN ET DU TOGO Thème : ELABORATION DES COMPTES ANNUELS DES MUTUELLES DE SANTE Du 15 au 19 décembre 2008 à l’hôtel AVE KEDIA Modérateur : Alex DJABIGOU, Assistant Technique UGP Module LD, Version décembre 2008

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OBJECTIFS GLOBAUX Cette formation vise à permettre à chaque participant de pouvoir: Approfondir leurs connaissances sur les domaines de gestion des mutuelles, Établir les comptes annuels de sa structure selon les règles de l’art Module LD, Version décembre 2008

3 OBJECTIFS SPECIFIQUES
Recycler les participants sur les domaines de gestion et des outils des mutuelles de santé, Faire connaître et permettre l’application des principes comptables de base dans l’élaboration des états financiers, Faire connaître les démarches et le processus d’élaboration des états financiers, Faire connaître et permettre l’établissement des documents constitutifs des comptes annuels, et des situations trimestrielles, Faire connaître les opérations de clôture et d’ouverture d’exercice. Module LD, Version décembre 2008

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RESULTATS ATTENDUS Les participants sont recyclés sur les domaines de gestion et les outils des mutuelle de santé, Les principes comptables de base sont connus et appliqués lors de l’élaboration des états financiers, Les démarches et le processus d’élaboration des comptes annuels sont maîtrisés, Les documents constitutifs des comptes annuels et des situations mensuels sont connus et leur élaboration maîtrisé, Les opérations de clôture et d’ouverture d’exercice sont connues et maîtrisées. Module LD, Version décembre 2008

5 CONTENU DU SEMINAIRE Section 1: Les domaines de gestions d’une mutuelle de santé (rappels) Section 2: Les outils des différents domaines de gestion (rappels), Section 3: Les principes et règles de base

6 CONTENU DU SEMINAIRE (suite)
Section 4: Les Documents constitutifs des comptes annuels, Section 5: Le processus d’établissement des états financiers, Section 6: Les opérations de clôture et d’ouverture d’exercice, Section 7: Application sur l’élaboration des comptes annuels, l’ouverture et la clôture des exercices Section 8: Les comptes annuels intermédiaires ( les situations trimestrielles). Module LD, Version décembre 2008

7 LES DOMAINES DE GESTION D’UNE MUSA
SECTION 1 LES DOMAINES DE GESTION D’UNE MUSA

8 LES DOMAINES DE GESTION
L’organisation et la gestion des ressources humaines d’une MUSA La gestion technique La gestion comptable La gestion financière Le contrôle interne Le suivi/évaluation Module LD, Version décembre 2008

9 L’organisation et la gestion des ressources humaines d’une MUSA
L’organisation consiste à répartir, au sein de la mutuelle, les responsabilités et les tâches entre les différents organes et à déterminer les relations et les flux d’informations entre ceux-ci Point A et B : on ne s’éternisera pas, les participants de par leur formation en connaissent autant si ce n’est pas plus que nous. Module LD, Version décembre 2008

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1. L’organisation et la gestion des ressources humaines d’une MUSA (suite) La gestion des ressources humaines comprend, outre l’administration du personnel, l’ensemble des procédures mises en œuvre pour rechercher le meilleure rapport entre la performance du personnel et son coût. Elle traite de la motivation du personnel, de la formation, du rôle de la direction, etc…. Module LD, Version décembre 2008

11 2. La gestion technique d’une mutuelle de santé
Elle porte sur les activités centrale de la mutuelle de santé : La gestion des adhésions La gestion des cotisations La gestion des prestations Conséquence de la crise économique : dégradation de l’offre de soins de qualité et augmentation des coûts de soins de qualité Dernière puce dès 1993 presque tous les pays d’Afrique au Sud du Saha avait abandonné la gratuité des soins renforcement de la disponibilité des soins mais problème d’équité et d’accès aux soins Module LD, Version décembre 2008

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3 La gestion comptable La comptabilité consiste à classer, enregistrer (dans les livres comptables) et synthétiser (états financiers) les différentes opérations de la mutuelle, sous la forme d’entrées et de sorties de ressources. Quelles sont selon vous les caractéristiques du risque maladie Imprévisible : Personne ne peut y échapper puce 2 : Le montant dépasse le plus souvent la capacités des ménages à payer. Puce 3 : Aux soins s’ajoutent les frais indirectes Puce 4 : Pour se protéger l’individu à intérêt à s’assurer. Module LD, Version décembre 2008

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4. La gestion financière Elle s’attache à la situation financière de la mutuelle, à ses besoins et moyens de financement, à ses décisions d’investissement et aux risques financiers auxquels elle est soumise. Elle inclut la gestion prévisionnelle (budget/trésorerie) Module LD, Version décembre 2008

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5. Le contrôle interne Le contrôle interne consiste à vérifier que les décisions, règles politiques et procédures établies sont respectées, que les tâches sont correctement exécutées. Module LD, Version décembre 2008

15 5. Le contrôle interne (suite)
Le système de contrôle interne est donc l’ensemble des systèmes établis et maintenus par une organisation en vue de faciliter la réalisation de son objectif d’assurer, dans la mesure du possible, la conduite ordonnées et efficientes de ses activités. Module LD, Version décembre 2008

16 6. Le Suivi et l’évaluation
Le suivi peut se définir comme une activité continue qui consiste à : Surveiller le bon déroulement du programme d’activités prévu Fournir, à temps utile, les éléments d’information nécessaires à une gestion saine et à une prise de décision efficace. Module LD, Version décembre 2008

17 6. Le Suivi et l’évaluation (suite)
Le système de suivi est un ensemble de procédures nécessaires à une gestion saine et à une prise de décision efficace. L’évaluation est une activité périodique qui consiste à : Vérifier si les objectifs fixés sont totalement, partiellement ou non atteints; Chercher les raisons des écarts entre le niveau d’atteinte des objectifs et des prévisions. Module LD, Version décembre 2008

18 LES OUTILS DES DIFFERENTS DOMAINES DE GESTION DES MUSA
SECTION 2 LES OUTILS DES DIFFERENTS DOMAINES DE GESTION DES MUSA

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CONTENU Les outils de gestion Technique d’une MUSA: Rappel et définition de quelques concepts Les outils, Enregistrement des cotisations sur les fiches. Les outils de la gestion comptable: Rappel et définition de quelques concepts, Enregistrement des opérations au LGL Les outils de la gestion financière Les outils du contrôle interne: Les différents types de contrôle, Les outils. Les outils de suivi Module LD, Version décembre 2008

20 1.Les outils de la gestion technique
1.1 Rappel et définition de quelques concepts: L’unité de base d’adhésion: C’est la plus petite unité en dessous de laquelle il n’est pas possible d’adhérer à une mutuelle. Elle peut être : Individuelle Familiale (noyau familiale) Par regroupement d’individus Module LD, Version décembre 2008

21 1.1 Rappel et définition de quelques concepts (suite):
Période d’adhésion : c’est la période durant laquelle l’adhésion à la mutuelle est possible. La période est ouverte si les nouvelles adhésions sont possibles à n’importe quel moment de l’année. Elle est fermée si l’adhésion n’est possible que pendant une période précise de l’année et correspondent généralement aux principales rentrées des revenus. Module LD, Version décembre 2008

22 1.1 Rappel et définition de quelques concepts (suite)
Cotisations perçues d’avance : Il s’agit des cotisations encaissées durant un exercice mais qui sont destinées à la prise en charge des prestations pour le (s) exercice(s) suivant(s). C’est une sorte « d’épargne » de l’adhérent pour le(s) exercice(s) suivant(s) par conséquent, ces sommes constituent une dette pour la mutuelle. Module LD, Version décembre 2008

23 1.1 Rappel et définition de quelques concepts (suite)
Cotisations entières: Lorsque l’unité d’adhésion est collective (par noyau familiale par exemple), l’adhérent n’est considéré à jour des cotisations que si il a libéré toute les cotisations dues pour lui et pour toutes ces personnes à charge. On dit alors qu’il a libéré des cotisations entières. Module LD, Version décembre 2008

24 1.1 Rappel et définition de quelques concepts (suite)
Cotisations partielles: Il s’agit des cotisations incomplètes versées par un adhérent dans les cas suivants: L’unité d’adhésion est familiale et il n’a payé qu’une partie des cotisations dues pour lui et pour ses personnes à charge La mutuelle accepte le payement des cotisations par fractionnement, alors il n’a payé qu’une partie de la cotisations (cas des tontines par exemple). Module LD, Version décembre 2008

25 1.1 Rappel et définition de quelques concepts (suite)
Note: Les cotisations partielles et perçues d’avance sont détenues par la mutuelle mais sont considérés encore comme la propriété de l’adhérent, par conséquent une séparation de ces fonds et ceux destinés à être dépensés au cours de l’exercice doit être observée. Les cotisations partielles même si elles sont la propriété de l’adhérent, elles ne peuvent en aucun cas lui être restituées même s’il le réclame. Il ne pourra en bénéficier que lorsqu’il les complète (même si il le fait après plusieurs années) Module LD, Version décembre 2008

26 1.1 Rappel et définition de quelques concepts (suite)
Période de cotisation: c’est la période durant laquelle la cotisation pour l’exercice en cours est possible. La période est ouverte si les nouvelles cotisations sont possibles à n’importe quel moment de l’année. Elle est fermée si la cotisation n’est possible que pendant une période précise de l’année et correspondent généralement aux principales rentrées des revenus. Module LD, Version décembre 2008

27 1.1 Rappel et définition de quelques concepts (suite)
Note : - Dans le cas d’une période de cotisation fermée, les adhérents qui désirent libérer leurs cotisations en dehors de la période définie peuvent le faire mais pour le compte de l’exercice suivant. - Pour ce qui veulent absolument bénéficier de la prise en charge des soins au cours de l’exercice, la mutuelle devra, si elle décide de l’accepter, leur imposer une « période d’observation » afin de limiter les abus. Module LD, Version décembre 2008

28 1.1 Rappel et définition de quelques concepts ( fin )
Les arriérés de cotisations: Montants des cotisations en retard de paiement. Ce sont des créances que doit récupérer la mutuelle. Module LD, Version décembre 2008

29 1.2 Les outils de la gestion technique
La fiche d’adhésion, Le registre des adhérents et des personnes à charges, Le livret de membre, La fiche de cotisation, Le registre des bénéficiaires, Module LD, Version décembre 2008

30 1.2 Les outils de la gestion technique (suite):
La situation des bénéficiaires (dans le cas de la cotisation ouverte), La liste des bénéficiaires (en ordre de cotisation), L’attestation de soins, La facture récapitulative, La fiche individuelle de suivi des prestations Module LD, Version décembre 2008

31 1.3 Enregistrement des cotisations sur les fiches.
Enregistrement des cotisations entières, Enregistrement des cotisations partielles, Enregistrement des cotisations perçues d’avance Module LD, Version décembre 2008

32 2. Les outils de la gestion comptable
2.1 Rappel et définition de quelques concepts: Les ressources: Les apports des adhérents Les dons et les legs Les subventions d’investissements Les prêts et les dettes vis-à-vis des tiers Les excédents. Module LD, Version décembre 2008

33 2.1 Rappel et définition de quelques concepts (suite)
Fonds propres: Ce sont des ressources qui appartiennent à la mutuelle et qui proviennent des adhérents, des subventions, des réserves…. Fonds étrangers ou capitaux étrangers: Ils désignent l’ensemble des dettes de la mutuelle qui regroupent tout ce que celle-ci doit à d’autres structures (factures de prestations à payer, prêts bancaires…) Les fonds propres et les capitaux étrangers constituent les ressources de la mutuelle. Module LD, Version décembre 2008

34 2.1 Rappel et définition de quelques concepts (suite)
Les emplois : Ils sont constitués par l’ensemble des biens de la mutuelle. Il se regroupe en deux catégories: Les biens durables ou immobilisations: Il s’agit des biens utilisables par la mutuelle pendant longtemps (plus d’un an). Exemple: Terrain, Bâtiment, Matériel et mobilier……. Les biens circulants: Il s’agit des biens provisoires liés aux activités courantes de la mutuelle. Ils sont destinés à être transformés rapidement et sont renouvelés plusieurs fois au cours d’un exercice. Exemple: Stocks, argent en caisse, en banque, sommes dues (créances), les placements…. Module LD, Version décembre 2008

35 2.1 Rappel et définition de quelques concepts (suite)
Les charges: Comprennent les sommes ou valeurs versées en contrepartie de la consommation des biens et services nécessaires à l’activité de la mutuelle. Elle affecte le résultat de la mutuelle en négatif On distingue dans une de mutuelle de santé trois types de charges: Les charges d’exploitation, Les charges financières, Les charges exceptionnelles. Module LD, Version décembre 2008

36 2.1 Rappel et définition de quelques concepts (suite)
Les produits: Désignent les sommes ou valeurs reçues ou à recevoir en contrepartie: Des garanties de prise en charge des soins en cas de maladie (cotisation), Des ventes réalisées, Des sommes placées (intérêts financiers), Des dons et subventions. Il affecte le résultat de la mutuelle en positif. On a trois types de produits: Les produits d’exploitation, Les produits financiers, Les produits exceptionnels. Module LD, Version décembre 2008

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2.2 Les outils Le bordereau de versement (BV), Le bordereau de payement (BP), Les factures et reçus des tiers, Les ordres de transfert, Les chèques, Les bulletins de payes, La bordereau des opérations diverses (BOD), Le plan comptable, Le registre des immobilisations, Les fiches de stock, Le journal grand-livre (JGL) et les fiches de comptes auxiliaires. Module LD, Version décembre 2008

38 2.4 Enregistrement des opérations au journal grand-livre
Les cotisations entières, Les cotisations partielles, Les cotisations perçues d’avance, Les factures de prestations, La paye. Module LD, Version décembre 2008

39 3. Les outils de la gestion financières
Le budget, Le plan de trésorerie ou cash plan, L’état d’exécution budgétaire. Module LD, Version décembre 2008

40 4. Les outils du contrôle interne
4.1 les différents types de contrôle: Le contrôle opérationnels, Le contrôle de supervision, Le contrôle de gestion Module LD, Version décembre 2008

41 4.2 Les outils du contrôle interne
La fiche d’arrêt de caisse ou le PV de caisse ou fiche de contrôle de caisse, L’état de rapprochement bancaire, Les fiches d’inventaires des immobilisations, Les fiches d’inventaires des stocks. Module LD, Version décembre 2008

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5. Les outils de suivi Les états de synthèses mensuelles, Le tableau de bord, Les situations trimestrielles, Le registre de temps ou registre de suivi du personnel d’appui, Le cahier des visiteurs. Module LD, Version décembre 2008

43 LES PRINCIPES ET REGLES DE BASE DE LA COMPTABILITE
SECTION 3 LES PRINCIPES ET REGLES DE BASE DE LA COMPTABILITE

44 Les principes et règles de base de la comptabilité
Principe de prudence (articles 3 à 6): Appréciation raisonnable et prudente des événements et des opérations à enregistrer, afin d’éviter le transfert sur l’avenir des risques. Principe de transparence (articles 6 et 8 à 11) : Les enregistrements comptables et les états financiers doivent être claires et conformes à la réalité et justifiés. Principe de l’importance significative (article 33): Toute information pouvant influencer le jugement que les destinataires des documents peuvent porter sur le patrimoine, la situation financière et le résultat de la mutuelle doit leur être transmise. Module LD, Version décembre 2008

45 Les principes et règles de base de la comptabilité
Principe de correspondance bilan d’ouverture bilan de clôture (article 34): Les soldes des comptes à la clôture doivent être les mêmes à la réouverture. Principe de coût historique (article 35 et 36): Toute opération doit être enregistrée de façon définitive à sa valeur de réalisation. Principe de continuité de l’exploitation (article 39): Bien que découpé en exercice, la comptabilité repose sur le principe de la continuité des activités Module LD, Version décembre 2008

46 Les principes et règles de base de la comptabilité
Principe de permanence de méthodes (article 40): Les méthodes d’évaluation et de présentation utilisées pour l’établissement des états financiers ne doivent pas changer d’un exercice à un autre, d’une mutuelle à une autre sauf dans le cas de la recherche d’une meilleure information. Principe d’indépendance des exercices (article 59): Il est rattaché à chaque exercice les produits et les charges qui le concernent et uniquement ceux là. Module LD, Version décembre 2008

47 LES DOCUMENTS CONSTITUTIFS DES COMPTES ANNUELS
SECTION 4 LES DOCUMENTS CONSTITUTIFS DES COMPTES ANNUELS Module LD, Version décembre 2008

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1. La balance C’est un tableau récapitulatif de tous les comptes utilisés par la mutuelle dans le but de déterminer légalité fondamental de la partie double. On distingue : La balance avant inventaire, La balance des régularisations, La balance après inventaire. Module LD, Version décembre 2008

49 2. Détail des charges à payer et des produits à recevoir
Les charges à payer: Ce sont des charges qui trouvent leur origine dans l’exercice en cours mais qui n’ont pas encore fait l’objet de comptabilisation faute de pièces justificatives ou parce que n’ayant pas encore fait l’objet de règlement. Module LD, Version décembre 2008

50 2. Détail des charges à payer et des produits à recevoir (suite)
Tableau 1 : Détail des factures de prestations, Tableau 2: Détail des autres charges à payer: Frais d’AG, Frais bancaires, Remboursement de frais, Salaires et frais connexes, Frais de formation, Frais de promotion, Autres:…….. Module LD, Version décembre 2008

51 2. Détail des charges à payer et les produits à recevoir (suite)
Ce sont des produits « sûrs » qui trouvent leur origine dans l’exercice en cours et qui se rapportent à ce dernier, mais pour lesquels la MUSA ne dispose pas à la clôture les documents justificatifs. Ces produits étant quasiment acquis, ils confèrent à la MUSA une créance sur les tiers. Module LD, Version décembre 2008

52 2. Détail des charges à payer et les produits à recevoir (fin)
Tableau B: Détail des produits à recevoir: Intérêts bancaire, Cotisations, Produits de loyer, Subventions à recevoir, Autres:……………… Module LD, Version décembre 2008

53 3 Détails des charges et produits constatés d’avance et des provisions
Les charges constatés d’avance: Les charges constatées d’avance sont des charges qui ont été enregistrées au cours de l’exercice mais qui correspondent à des biens ou services qui seront consommés dans le ou les exercices suivants. Module LD, Version décembre 2008

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3 Détails des charges et produits constatés d’avance et des provisions (suite) Tableau A: Détail des charges constatées d’avance: Loyer, Cartes téléphoniques, Autres:………………………. Module LD, Version décembre 2008

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3 Détails des charges et produits constatés d’avance et des provisions (suite) Les produits constatés d’avance: Ce sont des produits qui on été perçus durant un exercice mais qui sont imputables à un exercice ultérieur. Tableau B: Détail des produits constatés d’avance: Les cotisations (dans le cas de la cotisation ouverte), Les subventions Module LD, Version décembre 2008

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3 Détails des charges et produits constatés d’avance et des provisions (suite) Les provisions: Ce sont des charges relatives à la dépréciation jugée réversible des éléments d’actif. Il existe : Charges provisionnées d’exploitation qui constatent la dépréciation des comptes de stocks et des créances, Charges provisionnées financières pour la dépréciation des éléments de trésorerie, Dotation aux provisions pour la dépréciation des comptes d’actifs immobilisés Tableau C: Détail des provisions Module LD, Version décembre 2008

57 4. Le tableau d’amortissement des immobilisations
Les amortissements: Ce sont des charges relatives à la dépréciation jugée irréversible du faite de l’usure des éléments d’actif. Il permet: De répartir sur plusieurs exercices le coût d’une immobilisation, De mobiliser progressivement des ressources nécessaires au renouvellement des immobilisations, Une meilleure évaluation des actifs de la mutuelle et donc de sa situation financière et du résultat. Module LD, Version décembre 2008

58 4. Le tableau d’amortissement des immobilisations (suite)
Tableau : Détail des catégories d’immobilisations avec leurs durées de vie, leurs taux et leurs amortissements: Bâtiments, Installation Techniques et Agencements (5 à 10%), Matériel de bureau (20 à 33%), Mobilier de bureau (20%) Moyen de transport (20 à 33%), Module LD, Version décembre 2008

59 5. Le journal des écritures de régularisations
Il permet l’enregistrement de toutes les écritures de régularisation réalisées lors de la clôture de l’exercice. Module LD, Version décembre 2008

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6. Le compte de résultat C’est tableau qui récapitule les charges et les produits d’un exercice et permet la détermination du résultat de l’exercice, Les charges sont portées à gauche du tableau et les produits à droite, Si le total des charges est inférieur à celui des produits on parle d’excédent, Si le total des charges est supérieur à celui des produits on parle de déficit. Module LD, Version décembre 2008

61 7. Le bilan avant affectation
C’est un tableau de synthèse qui présente la situation patrimoniale d’une mutuelle de santé à une date donnée. Il est composé de: A droite, le Passif qui est l’ensemble des fonds propres et des dettes de la mutuelle. A gauche, l’Actif composé de l’ensembles des biens de la mutuelle. Dans ce type de bilan, le résultat n’est pas encore affecté. Module LD, Version décembre 2008

62 8. Détermination du résultat et son affectation
Tableau A: Détail du résultat net en attente d’affectation, Tableau B: Détail des différents rubriques et la clé de d’affectation, Tableau C: Écritures de détermination du résultat net et son affectation, Tableau D: Approbation des comptes. Module LD, Version décembre 2008

63 9. Le bilan après affectation
Il se présente de la même manière que le précédent mais ici le détail des différentes rubrique d’affectation du résultat y son présentées. Module LD, Version décembre 2008

64 10 Détail explicatif des comptes du bilan et de résultat
Tableau A: Détail explicatif des compte du bilan : Actif, Passif. Tableau B: Détail explicatif des compte de résultat: Charges, Produits. Module LD, Version décembre 2008

65 11. L’état d’exécution du budget
Module LD, Version décembre 2008

66 12. Les informations de la gestion technique
Tableau A: Évolution des adhérents et des personnes à charges durant la période, Tableau B: Détail des adhésion via une organisation communautaire tierce, Tableau C: Détail des adhésions directes, Module LD, Version décembre 2008

67 12. Les informations de la gestion technique (suite)
Tableau D: Effectif des adhérents en ordre de cotisation, Tableau E: Effectif des bénéficiaires, Tableau F: Effectif des bénéficiaires via organisation communautaire tierce, Tableau G: Effectif des bénéficiaires directes, Tableau H: Détails des prestations. Module LD, Version décembre 2008

68 13. Informations sur les ressources humaines
Tableau A : Effectif des ressources humaines de la MUSA, Tableau B: Effectif des ressources impliquées dans la collecte des cotisations, Tableau C: Effectif des ressources impliquées dans la gestion des prestations, Tableau D: Effectif du personnel d’appui Module LD, Version décembre 2008

69 14. Situation des dirigeants
Il s’agit ici de la situation des dirigeants (élues et exécutif) selon le genre, le niveau d’instructions et le payement des cotisations dues. Module LD, Version décembre 2008

70 Module LD, Version décembre 2008
15. Autres informations Dynamisme des élus: Tableau a1: Tenue des réunions, Tableau a2: Participation au réunions, Tableau a3 :Contrôles internes réalisés par le C/C et C/A. Tableau b: Contrôle et suivi externes, Tableau C: Système de rapportage. Module LD, Version décembre 2008

71 LE PROCESSUS D’ETABLISSEMENT DES ETATS FINANCIERS
SECTION 5 LE PROCESSUS D’ETABLISSEMENT DES ETATS FINANCIERS Module LD, Version décembre 2008

72 Module LD, Version décembre 2008
1. Les étapes Les travaux de fin d’exercice: Révision générale des comptes Élaboration de la balance avant inventaire, Inventaire extracomptable, Inventaire comptable, Traitement des écritures de régularisations, Élaboration de la balance des régularisations, Élaboration de la balance après inventaire, Élaboration des états financiers: Le compte de résultat, Le bilan avant et après affectation. Module LD, Version décembre 2008

73 1. Les travaux de fin d’exercice
1.1 La révision générale des comptes: Enregistrement de toutes les pièces et de toutes les écritures concernant la période; Arrêt du journal et vérification de la partie double, Ventilation et vérification des fiches de compte auxiliaires des: Autres charges, Autres produits, Autres comptes du bilan. Module LD, Version décembre 2008

74 1.2 Élaboration de la balance avant inventaire
Les soldes des comptes du journal grand-livre et des fiches de comptes auxiliaires sont transférés à cette étape dans la balance avant inventaire. Module LD, Version décembre 2008

75 1.3 Les inventaires extracomptables
Inventaire des stocks matérialisé par une fiche d’inventaire des stocks: Permet de répertorier les stocks détériorés , Permet de connaître les quantités réelles restantes à la fin de l’exercice, par conséquent de déterminer les quantités consommées au cours de l’année. Inventaire des titres : Permet l’évaluation des pertes ou gains réalisés suite aux fluctuations des valeurs de cotations. Module LD, Version décembre 2008

76 1.3 Les inventaires extracomptables (suite)
L’inventaire des immobilisations matérialisé par une fiche d’inventaire des immobilisations: Permet la sortie des biens hors d’usage (mise au rebut), Permet la constatation de la dépréciation des biens en usage non complètement amortis, Permet de comparer la valeur des biens inscrits dans le patrimoine et celle des biens existants par conséquent l’identification des pertes éventuelles. Module LD, Version décembre 2008

77 1.3 Les inventaires extracomptables (suite)
L’inventaire de la caisse matérialisé par une fiche de contrôle de caisse: Permet la détection des écarts, Permet la confirmation du solde en caisse. L’inventaire des comptes bancaires matérialisé par les états de rapprochement bancaire: Permet la prise en compte des opérations saisies par la banque mais non enregistrées au JGL, Permet l’identification des erreurs ou omissions faites dans la comptabilité de la mutuelle en vue des leurs régularisation. Module LD, Version décembre 2008

78 1.3 Les inventaires extracomptables (suite)
L’inventaire des fiche d’adhésions : Permet le recoupement des sommes totales inscrites sur les fiches des nouveaux adhérents avec le solde du journal grand-livre, Permet le recoupement des mouvements enregistrés sur les fiches d’adhésions et ceux enregistrées dans le registre des adhérents et des personnes à charges. Module LD, Version décembre 2008

79 1.3 Les inventaires extracomptables (suite)
L’inventaire des fiches de cotisations: Permet le recoupement des sommes totales inscrites sur les fiches de cotisation et le solde du journal grand-livre, Permet le recoupement des données financières et des données statistiques (chiffrées), Permet la régularisation des cotisations perçues d’avance. Module LD, Version décembre 2008

80 Module LD, Version décembre 2008
1.4 Inventaire comptable Il consiste au passage des écritures de régularisations relatives: A l’inventaire extracomptable, Aux charges et produits constatés d’avance, Aux charges à payer et aux produits à recevoir, Aux amortissement et provisions, A la consommation de la subvention d’équipement. Module LD, Version décembre 2008

81 A. Écritures de régularisation relatives à l’inventaire extracomptable
De l’inventaire des stocks: Si il existe des stocks détériorés, on constate la perte en : Débitant le compte Autres charges diverses et , Créditant le compte de Stocks concerné de la valeur du stock détérioré, Module LD, Version décembre 2008

82 Module LD, Version décembre 2008
A. Écritures de régularisation relatives à l’inventaire extracomptable (suite) On régularise la consommation des stocks de début de période on constate les stocks de fin de période: La consommation du stock de initial se fait en: Débitant le compte variation de stocks et Créditant le de stock concerné de leur valeur initial La constatation du stock final se fait en: Débitant le compte de stock concerné et Créditant le compte variation de stocks de la valeur du stocks final Module LD, Version décembre 2008

83 Module LD, Version décembre 2008
A. Écritures de régularisation relatives à l’inventaire extracomptable (suite) Note: La valeur du stock final se détermine en faisant : Quantité de stock obtenu à l’inventaire multiplié par le Coût Moyen Unitaire Pondéré (CMUP). Le CMUP se calcule en faisant la somme en valeur des entrées de l’année et le solde initial en valeur divisée par la somme en quantité des entrées de l’année et le solde initial en quantité Module LD, Version décembre 2008

84 Module LD, Version décembre 2008
A. Écritures de régularisation relatives à l’inventaire extracomptable (suite) Si l’inventaire révèle des quantités des stocks subventionnés mais non comptabilisé, on le fait en: Débitant le compte de charge de stock concerné et, Créditant le compte de subvention d’exploitation de la valeur du stock Module LD, Version décembre 2008

85 Module LD, Version décembre 2008
A. Écritures de régularisation relatives à l’inventaire extracomptable (suite) De l’inventaire des immobilisations: Si un bien est hors d’usage, on le sort du patrimoine de la mutuelle en: Débitant le compte valeurs comptables des éléments d’actif cédés Créditant le compte d’immobilisation concerné de sa valeur d’acquisition. Module LD, Version décembre 2008

86 Module LD, Version décembre 2008
A. Écritures de régularisation relatives à l’inventaire extracomptable (suite) On fait la dotations des amortissements complémentaires en: Débitant le compte dotation aux amortissement et, Créditant le compte amortissement de l’immobilisation concerné de la valeur de la dotation complémentaire. Module LD, Version décembre 2008

87 Module LD, Version décembre 2008
A. Écritures de régularisation relatives à l’inventaire extracomptable (suite) On annule la valeur des amortissements constitués depuis l’acquisition du bien en: Débitant le compte amortissement de l’immobilisation concerné et, Créditant le compte valeurs comptables des éléments d’actifs cédés de la valeur du cumul des amortissement y compris la dotation complémentaire Module LD, Version décembre 2008

88 Module LD, Version décembre 2008
A. Écritures de régularisation relatives à l’inventaire extracomptable (suite) On fait ensuite la reprise des amortissements constitués sur le bien depuis son acquisition en: Débitant le compte d’amortissement du bien concerné et, Créditant le compte de reprise d’amortissement. Module LD, Version décembre 2008

89 Module LD, Version décembre 2008
A. Écritures de régularisation relatives à l’inventaire extracomptable (suite) Note: Le montant cumulé des amortissements à reprendre est obtenue en faisant : Le cumul des amortissement au 31/12/N-1 (à tirer du tableau d’amortissement du compte annuel passé) plus la valeur de la dotation complémentaire. Module LD, Version décembre 2008

90 Module LD, Version décembre 2008
A. Écritures de régularisation relatives à l’inventaire extracomptable (suite) Si le bien n’existe plus (disparu de la MUSA ou a été vendu ou indemnisé par une maison d’assurance): Le traitement est similaire à la mise au rebuts, Note :Dans le cas de la vente ou de l’indemnisation, nous considérons ici que l’écriture correcte a été enregistrée au JGL le jour de la vente. Module LD, Version décembre 2008

91 Module LD, Version décembre 2008
A. Écritures de régularisation relatives à l’inventaire extracomptable (suite) Si l’inventaire révèle l’existence d’un bien non comptabilité (généralement il s’agit des subventions, des dons ou des apports des mutualistes/communauté): On constate le comptabilise en : Débitant le compte d’immobilisation concerné et , Créditant le compte de subventions d’équipement ou le compte capital (Apports de la communauté ) de la valeur d’acquisition du bien. Module LD, Version décembre 2008

92 Module LD, Version décembre 2008
A. Écritures de régularisation relatives à l’inventaire extracomptable (suite) De l’inventaire de la caisse: Si l’écart est négatif (espèces inférieur au solde du JGL) et l’écart est imputable au personnel, on lui impute le montant en débitant: Débitant le compte Personnel et, En créditant le compte caisse de la valeur de l’écart Module LD, Version décembre 2008

93 Module LD, Version décembre 2008
A. Écritures de régularisation relatives à l’inventaire extracomptable (suite) Si l’écart est positif et est due à des petits reliquat suite à des arrondis lors des collectes, on le passe en produit en: Débitant le compte caisse et Créditant le compte autre produits de la valeur de l’écart. Si l’écart est positif et n’est pas élucidé, on l’isole sur compte d’attente afin de continuer les recherches ultérieurement en : Créditant le compte autres créditeurs divers Module LD, Version décembre 2008

94 Module LD, Version décembre 2008
A. Écritures de régularisation relatives à l’inventaire extracomptable (suite) De l’inventaire des comptes bancaires: Si la banque a augmenté l’avoir de la mutuelle suite à un virement reçu d’un tiers ou à un positionnement des intérêts financiers, on le constate au niveau de la mutuelle en: Débitant le compte bancaires correspondant et, Créditant le compte de tiers ou le compte de produit correspondant (intérêts financiers par exemple) du montant saisie par la banque Module LD, Version décembre 2008

95 Module LD, Version décembre 2008
A. Écritures de régularisation relatives à l’inventaire extracomptable (suite) Si au contraire la banque prélevé un montant sur notre compte, pour des frais de banque, règlement à un tiers sur notre ordre, on le constate en: Débitant le compte de tiers ou de charge concerné et, Créditant le compte banque du montant prélevé par la banque Module LD, Version décembre 2008

96 Module LD, Version décembre 2008
A. Écritures de régularisation relatives à l’inventaire extracomptable (suite) Si il s’agit d’une erreur de chiffre lors de l’enregistrement au JGL: on annule le montant erronée en repassant la même écriture avec un signe négatif: On repasse la même écriture avec le montant correcte Module LD, Version décembre 2008

97 Module LD, Version décembre 2008
A. Écritures de régularisation relatives à l’inventaire extracomptable (suite) De l’inventaire des adhésions et de cotisations: Si la somme des fiches est supérieur à la somme au JGL, et l’écart est imputable au personnel, on le régularise en: Débitant le compte personnel et, Créditant le compte adhésions ou cotisations de la valeur de l’écart. Module LD, Version décembre 2008

98 Module LD, Version décembre 2008
A. Écritures de régularisation relatives à l’inventaire extracomptable (suite) Si la somme des fiches est supérieur à la somme au JGL, et l’écart n’a pas pu être élucidé, on le passe en perte en: Débitant le compte autres charges diverses et, Créditant le compte adhésions ou cotisations de la valeur de l’écart, Module LD, Version décembre 2008

99 Module LD, Version décembre 2008
A. Écritures de régularisation relatives à l’inventaire extracomptable (suite) Si la somme des fiches est inférieur à la somme au JGL, et l’écart n’a pas pu être élucidé, on le régularise en: Débitant le compte adhésions ou cotisations et, Créditant le compte autres produits de la valeur de l’écart, Note : Les cas non élucidés sont des cas extrêmes qui ne sont envisageables qu’après avoir fait toutes les recherches possibles. Module LD, Version décembre 2008

100 Module LD, Version décembre 2008
B. Écritures de régularisation relatives aux charges constatées d’avance. Débit : Compte charges constatées d’avance, Crédit: Compte charge concernée de la valeur du montant à reporter pour l’exercice suivant Module LD, Version décembre 2008

101 Module LD, Version décembre 2008
C. Écritures de régularisation relatives aux produits constatés d’avance. Débit : Compte de produit concerné Crédit : Compte de produits constatés d’avance du montant du produit à reporter à l’exercice suivant Module LD, Version décembre 2008

102 D. Écritures de régularisation relatives aux charges à payer
Constitution de la provision pour organisation de l’AG de l’année: Débit: Compte Frais d’AG Crédit: Compte Provision pour Assemblée Générale du montant de la provision. Enregistrement des autres charges à payer: Débit: Compte de charge concerné, Crédit: Compte autres charges à payer du montant de la charge à payer Module LD, Version décembre 2008

103 E. Écritures de régularisation relatives aux produits à recevoir
Débit : Compte autres produits à recevoir Crédit : Compte de produit concerné du montant du produit à recevoir Module LD, Version décembre 2008

104 Module LD, Version décembre 2008
Note: Au cours de l’exercice suivant, lors de la réalisation effectif des charges et les produits, on passera : Cas où la valeur réalisée est supérieur à la valeur provisionnée: Pour les charges: Débit : Compte Autres charges à payer ou provision pour AG du montant provisionné lors de la clôture, Débit : Compte autres charge exceptionnelles du montant de l’écart, Crédit : compte de trésorerie utilisé pour le règlement du montant de réalisation. Module LD, Version décembre 2008

105 Module LD, Version décembre 2008
Note (suite) Pour les produits: Débit: compte de trésorerie ayant le reçu la valeur de réalisation du montant de la réalisation, Crédit : compte autres produits à recevoir de la valeur provisionnée lors de la clôture d’exercice, Crédit: compte autres produits exceptionnelles de la valeur de l’écart Module LD, Version décembre 2008

106 Module LD, Version décembre 2008
Note (suite) Cas où la valeur réalisée est inférieur à la valeur provisionnée: Pour les charges: Débit : Compte Autres charges à payer ou provision pour AG du montant provisionné lors de la clôture, Crédit : compte de trésorerie utilisé pour le règlement du montant de réalisation, Crédit : Compte autres produits exceptionnelles du montant de l’écart, Module LD, Version décembre 2008

107 Module LD, Version décembre 2008
Note (suite) Pour les produits: Débit: compte de trésorerie ayant le reçu la valeur de réalisation du montant de la réalisation, Dédit: Compte Autres charges exceptionnelles de la valeur de l’écart Crédit : Compte autres produits à recevoir de la valeur provisionnée lors de la clôture d’exercice, Module LD, Version décembre 2008

108 E. Écritures de régularisation relatives aux amortissements
Débit : Dotation aux amortissement Crédit: Compte d’amortissement de l’immobilisation à amortir du montant de la dotation annuelle Module LD, Version décembre 2008

109 F. Écritures de régularisation relatives aux provisions
S’il s’agit d’une dépréciation de stocks ou de créances : Cas d’augmentation de la provision: Débit: Compte charge provisionnée d’exploitation, Crédit : Compte dépréciation des stocks ou compte de dépréciation et risque provisionnées (tiers) du montant de la provision augmentée. Cas de diminution de la provision: Débit : Compte dépréciation des stocks ou compte de dépréciation et risque provisionnées (tiers) Crédit: Compte reprise de charges provisionnées d’exploitation du montant de la provision diminuée Module LD, Version décembre 2008

110 F. Écritures de régularisation relatives aux provisions (suite)
S’il s’agit d’une charge provisionnée financière : Dans le cas d’une augmentation de provision: Débit : Compte charge provisionnée financière, Crédit: Compte dépréciation et risques provisionnées (trésorerie) du montant de la provision augmentée, Dans le cas d’une diminution de provision: Débit: Compte dépréciation et risques provisionnées Crédit: Compte reprise de charges provisionnées financières du montant de la diminution. Module LD, Version décembre 2008

111 F. Écritures de régularisation relatives aux provisions (suite)
S’il s’agit d’une dotation aux provisions : Dans le cas d’une augmentation de provision: Débit : Compte dotation aux provisions, Crédit: Compte provision financière pour risque et charge ou provision pour dépréciation du montant de la provision augmentée, Dans le cas d’une diminution de provision: Débit: Compte provision financière pour risque et charge ou provision pour dépréciation Crédit: Compte reprise de provisions du montant de la diminution. Module LD, Version décembre 2008

112 Module LD, Version décembre 2008
G. Écritures de régularisation relatives à la consommation de la subvention d’équipement Cette subvention concerne : La subvention de démarrage en stock, La subvention de démarrage en équipement. On constate à l’inventaire la diminution de cette subvention en: Débitant le compte de subvention d’équipement et En créditant le compte de quote-part de subvention viré au résultat du montant des amortissement de l’année des équipements subventionnées et des stocks subventionnés au démarrage et consommés au cours de l’exercice. Module LD, Version décembre 2008

113 1.5 Traitement des écritures de régularisations
Les écritures enregistrées dans le journal des régularisations des comptes annuels doivent ensuite faire l’objet de ventilation sur les fiches de compte axillaires. On calcule les soldes de chaque compte auxiliaire. Module LD, Version décembre 2008

114 1.6 Élaboration de la balance de régularisations
A cette étape, on reporte les soldes des fiches de compte auxiliaires issus des écritures de régularisation dans la balance ( colonne balance des régularisations) Module LD, Version décembre 2008

115 1.7 Élaboration de la balance après inventaire
Cette balance est établit en faisant : Somme des débits des balances avant inventaire et des régularisations – Somme des crédits des balances avant inventaire et des régularisations. Pour les comptes de l’actif et des charges, inscrire les résultats obtenus au débit de la balance après inventaire, Pour les comptes du passif et des produits faire l’inverse Module LD, Version décembre 2008

116 2. Établissement des états financiers
2.1 Établissement du compte de résultat: Transfert des soldes des comptes de gestion (produits et charges) de la balance après inventaire dans le compte du résultat, Calcule du résultat de l’exercice: Si Charges supérieur aux Produits = Déficit Si Charges inférieur aux produits = Excédent Module LD, Version décembre 2008

117 2.2 Établissement des bilan avant et après affectation
A. Bilan avant affectation: Transfert des soldes des comptes de patrimoine (actifs et passifs) de la balance après inventaire dans le compte du bilan, Transfert du résultat de l’exercice dans le passif du bilan Module LD, Version décembre 2008

118 Module LD, Version décembre 2008
Note : Après l’établissement du bilan avant affectation, il existe une phase intermédiaire : L’affectation du résultat de l’exercice réalisé de la manière suivant (dans le cas d’un excédent): Ajouter l’excédent au report à nouveau si il existe, Si le résultat est toujours excédentaire procédé à la répartition selon la clé de répartition adoptée* Module LD, Version décembre 2008

119 Module LD, Version décembre 2008
Note (suite) * En théorie, cette clé de répartition est défini lors des AG de chaque exercice. Souvent en pratique, elle est prédéfini dans les statuts dans le but de rendre fluide la clôture des exercices et validé lors des AG. Si l’exercice est déficitaire ou nul, ou le report déficitaire des exercices antérieurs est supérieur ou égal à l’excédent de l’exercice, il n’y a pas d’affectation de résultat Module LD, Version décembre 2008

120 B. Bilan après affectation:
Le bilan avant affectation est repris intégralement dans le bilan après affectation sauf le compte résultat de l’exercice qui va s’ajouter à: Différentes réserves constitués en cas d’affectation du résultat, Report à nouveau en cas de non affectation du résultat. Module LD, Version décembre 2008

121 Les opérations de clôture et d’ouverture d’exercice exercice
SECTION 6 Les opérations de clôture et d’ouverture d’exercice exercice

122 1. Les opérations de clôture d’exercice
Passage des écritures de régularisations au JGL, Remplissage des folios sur les fiches de comptes auxiliaires mouvementées lors des régularisations, Arrêt du JGL et contrôle de la partie double, Passage des écritures de détermination du résultat au JGL, Passage des écritures d’affectation du résultat au JGL et arrêt du JGL, Mise à jour des fiches de comptes auxiliaires mouvementées lors du passage des deux dernières écritures précédentes. Module LD, Version décembre 2008

123 1. Les opérations de clôture d’exercice (suite)
Préparation des ordres de transfert pour solde des comptes « Banque Prestations » et « Banque Fonctionnement » vers le compte « Banque Réserves » après déduction des charges à payer, Versement du reliquat en caisse sur le compte « Banque Réserves » Classement des fiches de comptes auxiliaires de gestion dans un classeur portant mentions : « Fiches de comptes auxiliaires de gestion des exercices clos » Module LD, Version décembre 2008

124 2. Les opérations d’ouverture d’exercice
Report des soldes du JGL sur une nouvelle page, Report des soldes sur les fiches de comptes auxiliaires, Contre-passation des écritures des charges et produits constatés d’avance, Transfert des cotisations perçues d’avance en cotisations de l’exercice, Régularisations des fiches de cotisations suite aux transfert des cotisations perçues d’avance en cotisations de l’exercice. Module LD, Version décembre 2008

125 2. Les opérations d’ouverture d’exercice (suite)
Transfert de la liquidité relative aux cotisations perçues d’avance du compte « Banque Réserves vers les comptes: « Banque Fonctionnement » : Entre 10 et 15% du montant total des cotisations perçues d’avance, « Banque Prestations »: Entre 70 et 80% du montant total des cotisations perçues d’avance. Transfert de la liquidité relative aux produits constatés d’avance du compte « Banque Réserves » vers le compte « Banque Fonctionnement » Module LD, Version décembre 2008

126 SECTION 7 Application sur l’élaboration des comptes annuels, la clôture et l’ouverture des exercices

127 Les comptes annuels intermédiaires: les situations trimestrielles
SECTION 8 Les comptes annuels intermédiaires: les situations trimestrielles

128 Module LD, Version décembre 2008
1. Pertinence: Permet le suivi des comptes de la MUSA, Permet la prise en compte des charges non comptabilisées tels que les amortissements, Permet de connaître le résultat « réel » à mis parcours de la mutuelle, Donne la situation budgétaire à une date donnée. Permet le suivi des adhésions, des cotisations et des prestations Permet le suivi de la situation des dirigeants de la mutuelle, Permet la mise à jour du tableau de bord « synthétique » Module LD, Version décembre 2008

129 Module LD, Version décembre 2008
2 . Qui remplit l’outils? Le gérant est chargé d’établir le document qui est ensuite validé par le Chargé de suivi financier. C. Qui garde l’outils? L’outils est gardé dans un classeur portant mention : « situations trimestrielles du ……./………/……. Au ………/……../……… Module LD, Version décembre 2008

130 Module LD, Version décembre 2008
3. Contenu : Balance générale : Balance avant abonnement de charges Balance des écritures d’abonnement de charges Balance après abonnement de charges Tableau d’amortissement des immobilisations, Détails des charges à payer, Écritures d’abonnement de charges Module LD, Version décembre 2008

131 Module LD, Version décembre 2008
3. Contenu (suite) : Le compte résultat Le Bilan L’état d’exécution budgétaire Les informations sur la gestion technique La situation des dirigeants Module LD, Version décembre 2008

132 Module LD, Version décembre 2008
4. Règles d’élaboration Imputer les comptes du bilan à partir des soldes des comptes du bilan de la colonne « balance après inventaire » et calculer le résultat de la période (Page 10), Remplir le tableau d’exécution budgétaire (page 11): Porter dans la colonne « réalisations » les valeurs correspondantes issues du bilan et du compte de résultat, Porter dans la colonne « Budget » les valeurs correspondants issues du budget adoptés à l’AG, Calculer les écarts en faisant: Réalisations –Budget, Calculer les % de réalisations en faisant: (Réalisations/budget) x 100 Module LD, Version décembre 2008

133 4. Règles d’élaboration ( fin):
Renseigner les tableaux relatifs à la gestion technique (Page 12 à 14): Tableaux A, B et C à partir du registre des adhérents et des personnes à charge, Tableaux D, E , F et G à partir du registre des bénéficiaires. Tableau H à partir des factures de prestations de la période. Remplir la situation des dirigeants (page 15) à partir des fiches de cotisation et l’inventaire des formations suivies. Module LD, Version décembre 2008

134 FIN DE LA FORMATION SOBORI! AKPENAMI! ELABALE! YIM YE BALG MAN!!!!!!!!
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