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COMMUNICATION DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS 12 ème Rencontres du Réseau des Correspondants Techniques du Bâtiments GRASSE du 20 au 22 novembre 2012.

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1 COMMUNICATION DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS 12 ème Rencontres du Réseau des Correspondants Techniques du Bâtiments GRASSE du 20 au 22 novembre 2012

2 Sandrine COURONNE l GRASSE 2012 P. 01 SOMMAIRE INTRODUCTION PARTIE 1. Les grands principes de laccès aux documents Administratifs PARTIE 2. Documents communicables: précisions et illustrations PARTIE 3. Aspects contentieux

3 Sandrine COURONNE l GRASSE 2012 P. 02 INTRODUCTION Pourquoi un droit daccès aux documents administratifs ? Volonté de transparence de laction publique Garantie dune information aussi complète que possible des administrés Encadrement de relations entre ladministration et les administrés par des règles identiques pour tous Chapitre 1 de la loi du 17 juillet 1978: «Le droit de toute personne à linformation est précisé et garanti par les dispositions [pertinentes de la loi]»

4 Sandrine COURONNE l GRASSE 2012 P. 03 PARTIE 1 LES GRANDS PRINCIPES DE LACCÈS AUX DOCUMENTS ADMINISTRATIFS Les demandeurs Les secrets Les détenteurs Un document administratif Le formalisme de la demande Les modalités daccès

5 Sandrine COURONNE l GRASSE 2012 P. 04 Les demandeurs (1/2) Le principe : toute personne Ce peut être une personne physique ou morale. Restriction : les autorités administratives au sens de la loi de 1978 Cette notion englobe les personnes privées chargées dexécuter une mission de service public Conseil n° du 25 mai 2005: « La commission a rappelé quelle nest habilitée à se prononcer que sur le fondement des dispositions de cette loi qui garantit au profit des administrés un droit daccès aux documents administratifs et na pas vocation à régir les transmissions de documents entre les "autorités administratives" au sens de larticle 1 er de cette loi qui doivent, le cas échéant, être traitées par les textes relatifs à ces autorités et à leur mission que la commission nest pas compétente pour interpréter ».

6 Sandrine COURONNE l GRASSE 2012 P. 05 Les demandeurs (2/2) Exceptions au libre accès: – Les documents accessibles aux seules personnes intéressées; – Les documents qui nécessitent une qualité particulière: Extraits de rôle et certificats de non inscription au rôle ; Listes électorales – Les documents mettant en cause une personne (appréciation, jugement de valeur); – Les documents couverts par le secret; On considère que la personne est intéressée lorsque : la loi le prévoit comme pour le secret médical; le document a été pris en considération de la personne tel le dossier personnel du fonctionnaire; la personne est lauteur du document ou son «sujet» ; la personne est «affectée» par le document (cas de layant droit).

7 Sandrine COURONNE l GRASSE 2012 P. 06 Les secrets Dautres types de secrets empêchent la communication des documents à des personnes autres que celles intéressées: secret de la vie privée et des dossiers personnels; secret médical; secret en matière industrielle et commerciale secret des procédés secret des informations économiques et financières secret des stratégies commerciales NB: possibilité de recourir à loccultation des passages sensibles pour communiquer le document (article 6 de la loi de 1978). La communication nest toutefois possible que si loccultation est matériellement possible et si le sens du document nest pas dénaturé.

8 Sandrine COURONNE l GRASSE 2012 P. 07 Un document administratif Un document est administratif si : – détenu par une autorité administrative; – en lien avec la mission de service public exercée Les personnes à qui un document peut être demandé sont : LEtat; Les collectivités territoriales; Toutes personnes de droit public; Les personnes de droit privé chargées dune mission de service public.

9 Sandrine COURONNE l GRASSE 2012 P. 08 Un document administratif Le document doit avoir un lien avec la mission de service public exercée par lautorité administrative. Toutefois, certains documents peuvent être exclus en raison du lien trop ténu avec la mission de létablissement. Conseil n° concernant les contrats de travail de droit privé « La commission daccès aux documents administratifs a examiné (…) votre demande de conseil relative au caractère administratif dune part, et au caractère communicable dautre part, du contrat de travail dun salarié dune fédération sportive délégataire dune mission de service public. La commission a considéré que ce document relatif à la situation dun agent de droit privé, soumis aux dispositions du Code du travail, na pas un caractère administratif. En conséquence, elle sest déclarée incompétente pour répondre à votre demande de conseil. »

10 Sandrine COURONNE l GRASSE 2012 P. 09 Un document en possession de ladministration Pour être communiqué, le document doit être effectivement en possession de lautorité. Le document doit être existant : Ne pas nécessiter dêtre « créé » par le biais de reconstitution dautres documents; Ne pas avoir été détruit; Ne pas être futur; Être achevé.

11 Sandrine COURONNE l GRASSE 2012 P. 10 Illustration : un cas impliquant le CNRS Avis n° du 1 er avril 2004 « La commission daccès aux documents administratifs a examiné la demande davis citée en objet dans sa séance du 1er avril 2004 et a émis un avis favorable à la communication à Monsieur K. Gilles, par vous même, dune copie de la convention signée le 12 mars 2001 entre dune part lUJF et le CNRS, et dautre part la société CABRILOG SAS. La commission a, dans un premier temps, estimé que lobjet de la convention se rapportait à lexercice dune mission de service public du CNRS, à savoir la valorisation de la recherche (article 2 du décret n° du 24 novembre 1982 modifié portant organisation et fonctionnement du CNRS). Elle en a conclu que ce document devait être regardé comme un document administratif. Elle a également rappelé que la communication des documents contenant des informations dont la divulgation pourrait porter atteinte au secret industriel et commercial est réservée aux seuls intéressés. Elle a ensuite constaté quen tant que chercheur ayant participé à lélaboration dun ou de plusieurs logiciels concernés par ladite convention, M. Gilles K. avait la qualité dintéressé au sens de larticle 6 II de la loi du 17 juillet 1978, modifiée par celle du 12 avril 2000, et quen conséquence, ce document lui était communicable».

12 Sandrine COURONNE l GRASSE 2012 P. 11 Le formalisme de la demande La demande peut être formulée sur papier libre ou par voie électronique. Elle na pas à être écrite (conseil n° du 19 avril 2007). Elle na pas à être motivée. Elle doit être précise: le document demandé doit être identifiable. Les demandes trop générales ou imprécises peuvent occasionner un refus. Avis n° du 6 mai 2008 Ladministration nest pas tenue de donner suite aux demandes abusives (demandes répétées de la communication dun même document par exemple ou encore demande ayant pour objectif de perturber le fonctionnement du service public).

13 Sandrine COURONNE l GRASSE 2012 P. 12 Les motifs de refus : le caractère préparatoire Article 2 de la loi de 1978 : «Le droit à communication ne sapplique quà des documents achevés. Il ne concerne pas les documents préparatoires à une décision administrative tant quelle est en cours délaboration». Les documents préparatoires deviennent communicables dès que la décision « préparée » est intervenue. Conseil n° du 28 septembre 2006 sur une enquête administrative préalable à la prise dune sanction Les documents préparatoires destinés à être réutilisés peuvent conserver ce caractère préparatoire de façon permanente. Exemple : réponses dun pilote de ligne au QCM de licence (avis n° )

14 Sandrine COURONNE l GRASSE 2012 P. 13 Les motifs de refus: la diffusion publique Il y a diffusion publique lorsque le document apparait: au JOUE; au JORF; au bulletin officiel dun ministère; au recueil des actes administratifs; dans un registre ou recueil faisant lobjet dune diffusion publique; sur internet; dans une publication à titre commercial (publication par un éditeur). En revanche ne constitue pas une diffusion publique: affichage en mairie (local et partiel) diffusion par circulaire interne, affichage et messagerie électronique Astuce : les demandes motivées uniquement par la recherche déconomies type économie du prix de la photocopie peuvent être écartées sur ce motif.

15 Sandrine COURONNE l GRASSE 2012 P. 14 Les motifs de refus: la diffusion publique (illustration Internet) Avis n° sur le rapport dobservations définitives dune Chambre Régionale des Comptes Avis n° sur un rapport de jury de concours Avis n° relatif à la mise en ligne sur lintranet nest pas une diffusion publique.

16 Sandrine COURONNE l GRASSE 2012 P. 15 Les motifs de refus : latteinte aux secrets protégés par la loi En dehors des secrets de la vie privée et secrets des affaires, la loi de 1978 mentionne de façon générale « les autres secrets protégés par la loi ». Ce que vise cette dénomination nest pas très claire. On peut toutefois penser au secret professionnel qui fait ainsi obstacle à la communication: des correspondances entre lavocat et son client (avis n° ) de la liste des personnes soumises à lISF (avis n° )

17 Sandrine COURONNE l GRASSE 2012 P. 16 Les motifs de refus : latteinte à lexercice des fonctions régaliennes de lEtat Le secret des délibérations fait obstacle à la communication. (ex: documents liés à lactivité du Conseil des ministres); Il en va de même pour le secret de la défense nationale et la conduite de la politique extérieure; Concernant la sécurité publique, le caractère communicable sapprécie au regard du risque que la communication créerait sur la protection des personnes, des biens et sur le maintien de la sécurité publique (ex: les procès verbaux de police sont, en principe, communicables);

18 Sandrine COURONNE l GRASSE 2012 P. 17 Principes des modalités daccès Trois modes daccès : Consultation gratuite sur place ; Reproduction au frais du demandeur et lenvoi par voie postale; Envoi par courrier électronique sans frais. Le délai de communication doit être le plus bref possible: «Sagissant des délais dans lesquels une demande doit être satisfaite, ils doivent être aussi brefs que possible tout en restant compatibles avec le bon fonctionnement des services, sachant que le silence gardé pendant plus dun mois par lautorité saisie fait naître une décision de rejet de la demande». (conseil n° )

19 Sandrine COURONNE l GRASSE 2012 P. 18 Limites des modalités daccès Le choix du mode daccès seffectue dans les limites des moyens, notamment matériels, de ladministration (Conseil n° ). Le mode de communication doit être de nature à préserver lintégrité du document (Conseil n° ). Lorsque le volume de documents à communiquer est important, ladministration peut opter pour la consultation sur place, le demandeur nemportant alors copie que des éléments quil souhaite. Sil maintient le souhait dobtenir lensemble des documents, un envoi échelonné peut être proposé. Ladministration nest pas tenue dautoriser la photographie des documents (sauf si cest le seul moyen dobtenir une copie des documents). De la même manière, ladministration nest pas tenue dutiliser un support fourni par le demandeur pour communiquer les documents requis.

20 Sandrine COURONNE l GRASSE 2012 P. 19 Fixation du coût des modalités daccès Article 35 du décret n° : « A l'occasion de la délivrance du document, des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui ci peuvent être mis à la charge du demandeur», Les coûts de reproduction sont plafonnés par larrêté du 1 er octobre 2001 : 0.18 pour une copie, 2.75 pour un CD ROM Ladministration doit informer le demandeur des frais qui peuvent lui être imputés.

21 Sandrine COURONNE l GRASSE 2012 P. 20 PARTIE 2 DOCUMENTS COMMUNICABLES, PRÉCISIONS ET ILLUSTRATIONS: LE CAS DES MARCHÉS PUBLICS

22 Sandrine COURONNE l GRASSE 2012 P. 21 Le cas des marchés publics (1/5) Les marchés publics sont des documents susceptibles dêtre couverts, notamment, par le secret industriel en matière industrielle et Commerciale; La CADA a dégagé, au fil de ses avis et conseils, une « jurisprudence » dont le principe est le suivant: les documents relatifs aux marchés publics perdent leur caractère préparatoire lors de la signature du marché et peuvent donc être communiqués à toute personne; Les marchés sinscrivant dans une procédure répétée conduisant à la conclusion de marchés semblables sont considérés comme sensibles par la CADA. La communication des documents liés à ces marchés risquerait de nuire à léquilibre de la concurrence.

23 Sandrine COURONNE l GRASSE 2012 P. 22

24 Sandrine COURONNE l GRASSE 2012 P. 23 Le cas des marchés publics (3/5) La CADA distingue selon que les informations requises concernent ou non le candidat retenu : Loffre de prix détaillée de lentreprise retenue est communicable Le détail des prix des candidats évincés ne lest pas La CADA module également son approche lorsquil sagit dun accord cadre multi attributaire ou dun marché répétitif : Le détail des offres de prix nest pas communicable La communication se restreint aux caractéristiques générales du marché

25 Sandrine COURONNE l GRASSE 2012 P. 24 Le cas des marchés publics (4/5) Avis n° du 3 avril 2008 concernant une infrastructure de télécommunication Conseil CADA 1 er décembre 2011 concernant les accords cadres Ne sont pas non plus communicables les offres techniques Sont en revanche communicables les références en commande publique

26 Sandrine COURONNE l GRASSE 2012 P. 25 Le cas des marchés publics (5/5)

27 Sandrine COURONNE l GRASSE 2012 P. 26 PARTIE 3 ASPECTS CONTENTIEUX Quels risques ? Rôle de la CADA Le recours devant la CADA Le recours devant le juge administratif

28 Sandrine COURONNE l GRASSE 2012 P. 27 Ne pas communiquer : Quels risques ? Lorsquelle reçoit une demande de communication de document administratif, ladministration a un mois pour répondre. Le silence vaut refus. Le refus de communication est susceptible de recours devant la CADA Lorsquil est difficile de déterminer si le document peut ou non être communiqué, ou si les modalités de communications sont incertaines, il est préférable de ne pas communiquer afin de laisser la CADA trancher.

29 Sandrine COURONNE l GRASSE 2012 P. 28 Rôle de la CADA autorité administrative indépendante et consultative chargée de veiller à la liberté daccès aux documents administratifs (sa composition garantit son indépendance) rendre des avis sur le refus opposé par ladministration aux demandes de communication des particuliers, des entreprises ou des associations saisine est obligatoire avant tout recours contentieux conseille les administrations sur le caractère communicable de document informe le public sur le droit daccès environ affaires par an (avis ou conseil)

30 Sandrine COURONNE l GRASSE 2012 P. 29 Recours devant la CADA Recours préalable obligatoire Délai : 2 mois à compter de la notification du refus (ou de la décision tacite). A réception du recours, la CADA va prendre contact avec ladministration et lui demande une explication des motifs du refus ainsi que le document demandé. Ladministration reçoit un courrier lui indiquant de communiquer tous documents et informations utiles dans un délai défini. Si ladministration communique le document demandé en cours de procédure, la demande davis auprès de la CADA devient sans objet.

31 Sandrine COURONNE l GRASSE 2012 P. 30 Recours devant la CADA Les séances de la CADA ne sont pas publiques. Les types davis : Désistement du demandeur Incompétence Demande sans objet Irrecevabilité Favorable Défavorable Lavis de la CADA est non contraignant et nest donc pas susceptible de recours A réception de lavis de la CADA, ladministration a un mois pour faire connaitre à la CADA les suites quelle souhaite donner. Le silence gardé pendant 2 mois par ladministration à compter de lenregistrement de la demande à la CADA vaut confirmation du refus de communication.

32 Sandrine COURONNE l GRASSE 2012 P. 31 La personne responsable des relations avec la CADA Le CNRS a une personne responsable « CADA ». Ses missions principales: faciliter linstruction des demandes ; maitriser le sujet complexe de la communication des documents ; assurer le lien avec la CADA, notamment en cas davis. La personne responsable identifie plus aisément les cas où une demande de conseil auprès de la CADA peut être utile ou nécessaire.

33 Sandrine COURONNE l GRASSE 2012 P. 32 Recours devant le juge administratif Délai de recours : 2 mois à compter du jour où lavis de la CADA a été demandé Le recours peut être engagé avant lavis effectif de la CADA mais ce dernier doit intervenir avant le prononcé du jugement Au maximum, le délai entre la demande initiale et le recours contentieux sera de trois mois (1 mois pour la CADA et 2 mois de délai de recours contentieux). NB: Cest bien la décision de refus (sa confirmation) qui est attaquée et non lavis de la CADA

34 Sandrine COURONNE l GRASSE 2012 P. 33 Textes de référence: * * Loi n° du 17 juillet 1978 modifiée portant diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public et diverses dispositions d'ordre administratif, social et fiscal * * Décret n° du 30 décembre 2005 relatif à la liberté d'accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques * * Arrêté du 1er octobre 2001 relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d'un document administratif * * Arrêté du 2 août 1991 relatif à la communication au public de documents administratifs du Centre national de la recherche scientifique Coordonnées de la personne responsable de l'accès aux documents administratifs et annuaire des correspondants locaux:

35 Sandrine COURONNE l GRASSE 2012 P. 34 MERCI POUR VOTRE ATTENTION


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