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RAPPORT DAUDIT INTERNE DUNE COMPOSANTE COMPOSANTE AUDITEE :DATE DE LAUDIT : COMPOSITION DE LEQUIPE DAUDIT : OBJECTIF(S) DE LAUDIT : Evaluer le niveau de.

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1 RAPPORT DAUDIT INTERNE DUNE COMPOSANTE COMPOSANTE AUDITEE :DATE DE LAUDIT : COMPOSITION DE LEQUIPE DAUDIT : OBJECTIF(S) DE LAUDIT : Evaluer le niveau de conformité dapplication du système qualité selon la norme ISO 9001:2000 Non maîtrise Maîtrise POINT SENSIBLE POINT FORT PISTE DE PROGRES Maturité CONSTAT QUANTITATIF CONCLUSIONS GENERALES ECARTS POINTS SENSIBLES PISTES DE PROGRES

2 RAPPORT DAUDIT INTERNE Règles de cotation SAMI : point fort = 10 points / piste damélioration = 8 points / point sensible = 4 points / écart = 0 points Écart : Non respect dune exigence prescrite (par le système, le référentiel ISO, la réglementation) qui génère un risque majeur (juridique, économique, notoriété …) Point sensible : Non respect dune exigence prescrite (par le système, le référentiel ISO, la réglementation) qui génère un risque potentiel (juridique, économique, notoriété …) MODE DE TRAITEMENT => ACTION CORRECTRICE & CORRECTIVE MODE DE TRAITEMENT => ACTION PREVENTIVE Piste damélioration : Maîtrise de lactivité audité, cependant les règles pratiques actuelles peuvent être optimisées dans le but daccroître lefficacité voir lefficience du système. MODE DE TRAITEMENT => ACTION DAMELIORATION Point fort : Maîtrise de lactivité audité, les règles pratiques sont optimisées en terme ressources

3 TABLEAU DE BORD DE SUIVI DES ACTIONS SUITE A LAUDIT Type dactions Constat dauditNature des actions correctrices CausesNature des actions correctivesResponsableRésultats obtenus Action corrective RAPPORT DAUDIT INTERNE

4 TABLEAU DE BORD DE SUIVI DES ACTIONS SUITE A LAUDIT Type dactions Constat dauditRisques encourus CausesNature des actionsResponsableRésultats obtenus Action préventive RAPPORT DAUDIT INTERNE

5 TABLEAU DE BORD DE SUIVI DES ACTIONS SUITE A LAUDIT Type dactionsConstat dauditRisques encourus CausesNature des actionsResponsableRésultats obtenus Action damélioration RAPPORT DAUDIT INTERNE

6 SCENARIO DE LAUDIT DUNE COMPOSANTE PREVOIR Responsable et assistant(e)s pédagogique Organisation de la composante Organisation de la qualité au sein de la composante Gestion de la documentation qualité REALISER Déroulement de la prestation Contact Client Contractualisation Suivi de la formation Diplôme Conduite dactivités Tenue des dossiers apprentis / entreprises VERIFIER AGIR gestion des remontées dinformations Suivi Réclamations Amélioration continue Thèmes audités

7 Plan daudit du processus Date / N° Horaires / Durée Référentiel(s)Activités Personne / Fonction à rencontrer Equipe dauditeur s 09h00 / 30 minutes ISO 9001 / Mandat Réunion douverture Présentation du mandat Responsable et secrétaire pédagogique 09h30 / 30 minutes ISO 9001 / Manuel Qualité / Processus DP013 Présentation générale du processus (objectifs, finalité, clients, pilotage, ressources…) Responsable Pédagogique 10h / 1 heure Activités du processus (absences, planning, emploi du temps, sélection des apprenti, inscription pédagogique, notes) Responsable et Secrétaire Pédagogique 11h / 30 minutes Surveillance et mesure (indicateurs, objectifs, actions damélioration, non conformités) Responsable et Secrétaire Pédagogique 11h30 / 15minutes ISO 9001Synthèse entre auditeurs 11h45 / 30 minutes Réunion de clôtureTous

8 § du référentiel QUESTIONNEMENTCONSTAT DAUDITCOTATION S 10 A8A8 M4M4 I0I0 AUDIT DU SYSTEME / PHASE : REALISER – ANALYSE DE LA DEMANDE - CONTRACTUALISATION 7.2Comment prenez vous en charge la demande dinscription dun apprenti ? (DP 013 – Recrutement des apprentis) Pré-inscription sur les site régionaux universitaire et/ou Dossier de candidature Liste des admis FE002 Fichier apprenti Comment traitez-vous la demande dune entreprise qui souhaite accueillir un apprenti ? (DP 013 – Prospection des entreprises) Comment faites vous connaître votre formation auprès des entreprises daccueil et des futurs apprentis ? (DP 013 – Recrutement des apprentis et prospection des entreprises) Réunions dinformations, TRE, salons, portes ouvertes, mailing Comment évaluez-vous la possibilité pour lentreprise de recevoir un apprenti ? (DP 013 – Contractualisation et rupture) Mission(s) - CV du maître dapprentissage (contrainte légale) Selon quelles procédures et quels critères mettez vous en relation vos candidats et les demandes des entreprises ? Comment gérez-vous les ruptures de contrat ? (DP 013 – Contractualisation et rupture) Résiliation du contrat dapprentissage – Fiche de rupture de contrat Vérifier la composition du dossier Apprentis (se référer à la FE008 Check-list CFA-IURC ) RAPPORT DAUDIT INTERNE

9 § du référentiel² QUESTIONNEMENTCONSTAT DAUDITCOTATION S 10 A8A8 M4M4 I0I0 AUDIT DU SYSTEME / PHASE : REALISER – VOLET ADMINISTRATIF ET PEDAGOGIQUE Comment suivez-vous les relations entre lapprenti et lentreprise pendant la formation? (DP 013 – Contractualisation et rupture /veille administrative entreprise) Réunion de coordination avec les maîtres dapprentissage Livret dapprentissage et de liaison Visite Tuteur CFA en entreprise Comment assurez vous la vérification de ladéquation de la mission avec les tâches réalisées par rapport au référentiel ? (DP 013 veille pédagogique entreprise) Cohérence théorique/pratique Livret dapprentissage et de liaison: -Bilan des activités en entreprise -Fiches navettes – fiches bilan dévaluation (livret dapprentissage) - Compte rendu de mission et de réalisation des tâches Quelles actions menez-vous en cas dincohérence entre les missions effectivement réalisées et les objectifs de la formation ? Avez-vous réalisé la réunion de coordination des maîtres dapprentissage? Si oui, quels commentaires en sont ressortis? Quelles sont les réunions que vous menez tout au long de lannée en interne 7.5Quelles actions menez-vous si les résultats pédagogiques de lapprenti ne sont pas suffisants par rapport aux objectifs à atteindre en vue de lobtention du diplôme ? Comment gérez vous les absences? (DP 013 veille pédagogique apprentis) Emargement - Gestion des absences : justificatifs (PR013-2 Procédure de gestion des états de présence des apprentis), FE063 relevé dabsences ou YMAG, courriers à destination de lapprenti et de lentreprise, visite(s) du tuteur universitaire en entreprise Comment sont gérés les résultats des apprentis ? (DP 013 Inscription pédagogique) APOGEE RAPPORT DAUDIT INTERNE

10 § du référentiel QUESTIONNEMENTCONSTAT DAUDITCOTATION S 10 A8A8 M4M4 I0I0 AUDIT DU SYSTEME / PHASE : REALISER – METTRE A DISPOSITION LES RESSOURCES 6.1Quels documents et informations avez-vous utilisés pour élaborer le budget de votre formation? Maquette pédagogique des formations Historique comptable PR Procédure comptable Comment établissez vous les comptes financiers ? Echéancier sur base documentaire Heures réalisées, frais engagés pour la formation, les déplacements divers, frais de fonctionnement PR Procédure comptable Connaissez vous limpact de ces comptes financiers sur les entreprises de vos apprentis ? Coûts analytiques, Taxe dApprentissage Comment gérez vous vos demandes dinvestissement ? Devis Demande dinvestissement convention de mise à disposition – Autocollant CFAIURC PR Procédure de demande dinvestissement Connaissez vous les échéances pour ces différentes démarches ? Echéancier sur la base doc 6.3Comment sont gérées la maintenance et la réparation des matériels mis à disposition ? de la responsabilité des composantes universitaires (PR Procédure de demande dinvestissement ) 6.4Quelles sont les logiciels et sites Internet que vous utilisez ? Apogée – YMAG - Base Doc CFA IURC – Site CFAIURC RAPPORT DAUDIT INTERNE

11 § du référentiel QUESTIONNEMENTCONSTAT DAUDITCOTATION S 10 A8A8 M4M4 I0I0 AUDIT DU SYSTEME / PHASE : PREVOIR 5.1Quel document définit les engagements des responsables de formation à légard du CFAIURC et réciproquement? (Accord de prise en charge dune formation en apprentissage) 5Qui fait quoi au sein de la composante vis-à-vis de lapprentissage ? Et comment cest formalisé ? vérifiez que lensemble du personnel est situé sur lorganigramme de la composante) Les personnels « apprentissage » sont ils clairement identifiés ? Vérifier que lorganigramme de la composante est compatible avec lorganigramme CFAIUR C 5.Connaissez vous la politique et les objectifs qualité du CFAIURC? Pensez-vous que ces objectifs soient cohérents avec votre activité denseignement? (Politique et objectifs qualité) 5.3A quels moments avez-vous connaissance les résultat qualité du cfa ? (réunion pédagogique CFA – sensibilisation à la qualité) 6.1Quelles sont les ressources – moyens (humains, matériels, organisationnels) mis à disposition par le CFAIURC ? Communication (documentation, salons, parutions, rencontres avec les entreprises…), 1/3 assistante pédagogique à disposition par formation, matériel informatique, possibilité dinvestissement, accompagnement administratif Comment vous assurez vous que les documents CFAIURC en votre possession sont la dernière version en vigueur ? Base Documentaire, FE001 Liste des documents en vigueur 4.2Connaissez vous les règles de conservation des documents ? (Procédure de gestion des enregistrements, conservation / matrices inclues dans les processus) RAPPORT DAUDIT INTERNE


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