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1/ 28 DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations Volet pédagogique Volet administratif Processus : Réalisation des prestations (DP013) Gestion statistique.

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1 1/ 28 DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations Volet pédagogique Volet administratif Processus : Réalisation des prestations (DP013) Gestion statistique Veille administrative apprentis Veille administrative entreprise Veille pédagogique apprentis Veille pédagogique entreprise Inscription pédagogique YPAREO Visites - Indemnités Inscription aux modules Apogée Gestion des emplois du temps et des absences Suivi du cadre de mission Vie des contrats Contractualisation Et gestion des ruptures Prospection des entreprises Recrutement apprentis Apprentis Couples - apprentis Entreprises Documentation Gestion Budgets Coordination FE067 Suivi des critères de conformité des formations Exigences réglementaires Processus CFA IURC Exigences du Conseil Régional Chambres consulaires DIRECCTE Ministère de lÉducation Nationale Documentation Visites - Indemnités DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 1 / 28

2 2/ 28 DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations Processus : Réalisation des prestations (DP013) IndicateurAxeCible Seuil de tolérance Risque si l'objectif n'est pas atteint Fréquence de suivi % de rupture / Inscrits (total) Sassurer que lannée en apprentissage se déroule dans de bonnes conditions 5% (>10%rouge; 5 999 rouge < 900 Ne pas atteindre l'objectif de développement de l'apprentissage en Région Centre fixé par le Conseil Régional annuelle Evolution du nombre dapprentis par an Développer loffre de formation en cohérence avec le marché du travail apprentis Orange : 100 apprentis sup > 150 Rouge : < 100 apprentis sup) Ne pas atteindre l'objectif de développement de l'apprentissage en Région Centre fixé par le Conseil Régional annuelle % dinsertion (emploi + études) Pérenniser les activités du CFAIURC 90% <80% rouge; 80%orange>90 % Perte de crédibilité du CFAIURC vis-à-vis des apprentis, des entreprises d'accueil et du Conseil Régional annuelle DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 2 / 28

3 3/ 28 DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : volet pédagogique Activité : Prospection des entreprises Recherche détablissements candidats Communication sur lapprentissage et les formations Identification du maître dapprentissage et de la mission de lapprenti Ecoute FE030 Livret dapprentissage et de liaison (fiche mission) Entreprises Prospection Entreprises Contractualisation Rupture Documentation Mailing + Courriers daccompagnements + Phoning Document référencé dans le SMQ Document non référencé dans le SMQ Légende : Guide de lentreprise Guide de lapprenti Exigences réglementaires DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 3 / 28

4 4/ 28 DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : volet pédagogique Activité : Prospection des entreprises TACHESRESPONSABILITÉ 1 Recherche détablissements (publics ou privés) candidats à laccueil dun apprentisResponsable pédagogique 2 Identification de la mission du futur apprenti au sein de lentreprise, validation de cette mission au regard de la formation choisie, au regard de la formation et de lexpérience du maître dapprentissage. Responsable Pédagogique PARAMÈTRES A CONTRÔLERENREGISTREMENT CRITÈRES DACCEPTATION FONCTION ACTION SI NON CONFORME 1De la responsabilité du Responsable pédagogique 2Mission FE030 Livret dapprentissage et de liaison (Fiche mission) Adéquation avec le référentiel et les compétences à développer Responsable pédagogique Retour vers lentreprise et renégociation de la mission ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NÉCESSAIRE EXIGENCES RÈGLEMENTAIRES ASSOCIÉES DOCUMENTS ASSOCIES DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 4 / 28

5 5/ 28 DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : Volet pédagogique Activité : Recrutement des apprentis Réception des dossiers de candidature Réunion dinformation (Organisation et conduite) Sélection pédagogique (admis – liste dattente – refus) Pré-inscription Sites Régionaux universitaires (Internet ou papier) Dossier de candidature complet (dossier + pièces jointes) Courrier de convocation Vérification de la conformité du dossier Courrier de refus Entrée en formation Candidats Candidats convoqués Candidats Recrutement apprentis Contractualisation Rupture Dossier de candidature complet (dossier + pièces jointes) TR043 Tableau de bord Recherche de contrat TR044 Fiche daide au recrutement dun apprenti Documentation - Fiche diplômes - Offre de formation Listes Admis, Admissibles Présentation TRE Document référencé dans le SMQ Document non référencé dans le SMQ Légende : TR070 Fiche de suivi candidat FE002 Fichier suivi candidats / apprentis DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 5 / 28

6 6/ 28 DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : Volet pédagogique Activité : Recrutement des apprentis TACHESRESPONSABILITÉ 1212 Vérification administrative, contrôle des pièces jointes : - Diplôme requis ou relevés de notes de lannée précédente si attente de décision, - Copie des diplômes, - Curriculum vitae, lettre de motivation, âge, et nationalité - RIB Saisie des données sur tableau Excel (au moins diplôme souhaité, type de bac obtenu, moyenne au diplôme, département de résidence,…) Assistante ou secrétaire pédagogique 3 Réunions dinformation : Information sur la formation et sur lapprentissage, conduite des entretiens Sélection pédagogique : la sélection pédagogique est du ressort du responsable pédagogique. Responsable pédagogique Personnel enseignant 4 Entrée en formation : Candidat titulaire dun diplôme dun niveau requis au regard de la réglementation, ayant signé un contrat dapprentissage (et/ou en cours de signature dun contrat dapprentissage). Assistante ou secrétaire pédagogique PARAMÈTRES A CONTRÔLERENREGISTREMENT CRITÈRES DACCEPTATION FONCTIONACTION SI NON CONFORME 1 Dossier de candidature et pièces jointes Listes Admis, admissibles, refusés Age Diplômes requis Nationalité Secrétaire pédagogique Courrier de refus ou de demande dinformations complémentaires 3 Capacité à pouvoir suivre lenseignement tout en conduisant une carrière professionnelle TR044 Fiche daide au recrutement dun apprenti Profil cohérent avec la formation, lapprentissage et le métier recherché Responsable pédagogique Personnel enseignant Liste refusé / Liste complémentaire 4 Le candidat dispose de son entreprise ContratContrat signé Secrétaire et responsable pédagogique Accompagnement de lapprenti dans sa recherche dun contrat dapprentissage ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NÉCESSAIRE EXIGENCES RÈGLEMENTAIRES ASSOCIÉESDOCUMENTS ASSOCIÉS Vidéo projecteur, Présentation TRECode du travail - Site Service publique TR043 Tableau de bord recherche de contrat DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 6 / 28

7 7/ 28 DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : Vie des contrats Activité: Contractualisation et gestion des ruptures Contractualisation et envoi du contrat (*) Diplômes requis Candidats Entreprises Contrat dapprentissage Contrat ex1 Entreprise Contrat ex2 Apprenti Contrat ex3 Organisme de tutelle (CCI – DIRECCTE) Note (*) : le contrat est demandé par lentreprise auprès de lorganisme consulaire. Lorsque lorganisme daccueil est une administration, la demande se fait auprès de la DIRECCTE. Lors de la contractualisation, le contrat est envoyé à lorganisme consulaire pour enregistrement (idem lors de la rupture). Gestion des ruptures FE060 Gestion de problématique apprenti- entreprise/Rupture de contrat Résiliation du contrat dapprentissage Contractualisation Rupture Pédagogie Apprentis Recrutement Entreprises FE030 Livret dapprentissage et de liaison (fiche mission) Dossier de candidature complet (dossier + pièces jointes) Réunion des MA FE030 Livret dapprentissage et de liaison Document référencé dans le SMQ Document non référencé dans le SMQ Légende : PR013-4 Procédure de gestion de problématique apprenti-entreprise/Rupture de contrat YPAREO TR009 Feuille démargement Chambres consulaires DIRECCTE DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 7 / 28

8 8/ 28 DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : Réalisation des prestations – Vie des contrats Activité : Contractualisation et rupture TACHESRESPONSABILITÉ 1 Contrat de droit privé : A) : lentreprise fait la demande de contrat auprès de la chambre consulaire dont elle dépend. Lentreprise le complète et le renvoie au CFAIURC. Si le dossier est complet le CFA lenvoi directement à la chambre consulaire, sinon elle le renvoie à lentreprise afin quelle complète le dossier. Dans ce dernier cas, lentreprise renvoie le dossier complet à la chambre consulaire. B) Identification par le CFA des dates de début et de fin de formation, volume horaire par année, identification du code diplôme, du UAI du CFA et apposition du tampon CFA-IURC attestant de la conformité des données CFA Le CFA IURC retourne le contrat à la chambre consulaire ou à lentreprise si le dossier nest pas complet. C) La chambre consulaire enregistre le contrat et renvoie 1 ex à la Direction du travail, 1 ex à lentreprise, 1 ex à lapprenti et 1 copie au CFA. Assistante administrative Ou Assistante Pédagogique 1 Bis Contrat de droit public : A) : lorganisme public fait la demande de contrat auprès de son administration du tutelle, le complète et le renvoie à son administration de tutelle qui le vérifie (contenu et pièces jointes) et le renvoie au CFA IURC. B) Identification par le CFA des dates de début et de fin de formation, volume horaire par année, identification du code diplôme, du UAI du CFA et apposition du tampon CFA-IURC attestant de la conformité des données CFA Le CFA IURC retourne le contrat à ladministration de tutelle. C) Ladministration de tutelle enregistre le contrat et renvoie les 6 exemplaires : - 1 au CFA - IURC Assistante administrative Ou Assistante pédagogique 2 Rupture : La résiliation du contrat dapprentissage est signée dun commun accord entre lentreprise et lapprenti. Ses 2 parties sont garantes de lenvoi du document « résiliation du contrat dapprentissage » auprès de la chambre consulaire ou de ladministration de tutelle. Le document FE060 Gestion de problématique apprenti-entreprise/Rupture de contrat doit être complété et envoyé au service qualité. La rupture doit être enregistrée sous Yparéo Un nouveau contrat ne peut être signé tant que la rupture du précédent contrat dapprentissage na pas été enregistré par la Chambre consulaire. Assistante pédagogique Ou Secrétaire pédagogique et Assistante administrative 3 Réunion des MA (Maîtres dApprentissage) : Cette réunion a lieu tous les ans au début de la formation universitaire. Responsable pédagogique DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 8 / 28

9 9/ 28 DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations PARAMETRES A CONTROLERENREGISTREMENT CRITÈRES DACCEPTATION FONCTION ACTION SI NON CONFORME 1 Les éléments renseignés par le CFA sont cohérents avec les données du diplôme Contrat dapprentissage Conforme aux exigences du diplôme La date de fin de contrat est postérieure à la date de soutenance du mémoire Assistante administrative ou pédagogique Retour vers lentreprise, et la chambre consulaire pour décision daction 1 bis Les éléments renseignés par le CFA sont cohérents avec les données du diplôme Contrat dapprentissage Conforme aux exigences du diplôme La date de fin de contrat est postérieure à la date de soutenance du mémoire Assistante administrative ou pédagogique Retour vers lorganisme et ladministration de tutelle pour décision daction 2 Renseignement des exigences Conseil Régional YPAREO 100% des champs sont complétés Assistante administrative ou pédagogique Correction 3Réunion des MA effectuéeTR009 Feuille démargement Une réunion par composante / formation Universitaire (sauf annulation cause peu ou pas de participants) Responsable Pédagogique Planification dune réunion au plus vite ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NÉCESSAIRE EXIGENCES RÈGLEMENTAIRES ASSOCIÉESDOCUMENTS ASSOCIÉS Accès YPAREODroit du TravailContrat dapprentissage Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : Réalisation des prestations – Vie des contrats Activité : Contractualisation et rupture DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 9 / 28

10 10/ 28 DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : volet administratif Activité : Gestion statistique Paramétrage YPAREO Admin Statistiques Saisie des apprentis et des informations liées au contrat YPAREO paramétré et fonctionnel (mise à jour logiciel) Enquête YPAREO FE034 Fiche de renseignements Contractualisation Remontée des effectifs auprès du Conseil Régional Contrat dapprentissage 1 2 Processus CFA IURC Exigences du Conseil Régional Ministère de lÉducation Nationale DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 10 / 28

11 11/ 28 DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : volet administratif Activité : Gestion statistique TACHESRESPONSABILITÉ 1 Paramétrage dYPAREO : Identifier tous les éléments relatifs aux formations (codes), plannings, résultats de lannée N-1, les groupes, … Assistante administrative 2 Etape 1 : a) Saisie des résultats (admis / refusé) des étudiants au diplôme de lannée N-1 b) Au vu des décisions du jury de lannée N-1 : basculement des étudiants années N-1 en année N Etape 2 : Saisie des nouveaux inscrits : Saisie des informations liées au contrat CFA – Entreprise – Données personnelles de létudiant ; la saisie des étudiants nest effectuée que lorsque le contrat est signé. Pour les étudiants qui ne sont pas en 1ere année, les paramétrages sont automatiquement rappelés : vérifier et corriger les informations si nécessaire. Edition de requêtes a) « effectifs » au 15 du mois (octobre / novembre / décembre et janvier). Le résultat de la requête est envoyé par à la région. b) Enquête – statistiques relatives à 100% des données, réalisée au 15 janvier, le fichier résultant est envoyé au Ministère de lEducation Nationale. Assistante administrative DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 11 / 28

12 12/ 28 DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations PARAMETRES A CONTROLER ENREGISTREMENTCRITÈRES DACCEPTATIONFONCTION ACTION SI NON CONFORME 1 Paramétrage YPAREO Sans objet Données dimpression écran conformes aux paramètres à saisir Assistante Administrative Correction immédiate Pas de correction possible : informer ladministrateur de la base (assistance) 2Saisie des donnéesValidation des données Données conformes au cursus, contrat dapprentissage et fiche de renseignement apprenti Assistante Administrative ou pédagogique Correction immédiate Données conformes au PV de réussite 2 bis Edition des requêtes YPAREO Effectifs - 51 YPAREOFichiers « accusé denvoi YPAREO » Assistante Administrative Réémission ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE EXIGENCES RÈGLEMENTAIRES ASSOCIÉESDOCUMENTS ASSOCIES Accès YPAREO, Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat administratif Activité : Gestion statistique DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 12 / 28

13 13/ 28 DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : Volet administratif Activité : veille administrative apprentis Saisie YPAREO des absences FE063 Relevé des absences mensuelles Information aux entreprises Validation des présences pour le versement des ICF (indemnités compensatrices forfaitaires) Présences validées Courrier dinformations Calcul des indemnités Statistiques Requête YPAREO Versement des indemnités Indemnités versées Apprentis RIB apprentis (Dossier de candidature) Entreprises Admin apprentis Pédagogie Apprentis YPAREO Document référencé dans le SMQ Document non référencé dans le SMQ Légende : PR013-2 Procédure de gestion des états de présence des apprentis TR031 Livret démargement Justificatifs Exigences du Conseil Régional DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 13 / 28

14 14/ 28 DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : Volet administratif Activité : veille administrative apprentis TACHESRESPONSABILITÉ 1Saisie des informations relatives aux absences sous Yparéo Assistante administrative ou pédagogique 2 Information aux entreprises : courrier aux entreprises en fin de session et/ou au moins tous les 2 mois. Un double du courrier est conservé dans le dossier de lapprenti. Assistante administrative ou pédagogique 3 Validation des présences et versement des ICF aux entreprises : Connexion sur les sites régionaux des entreprises (1 site par région dédié) ou renseignement de la liasse papier pour les régions ne fonctionnant pas en télétravail. Validation des présences et éventuellement de laccord du Directeur du CFA si les absences dépassent le nombre dheure autorisé. Note : Les ICF sont versées aux entreprises par les régions selon les éléments attestés. Le respect des exigences des régions conditionne la rapidité du versement aux entreprises (Cf Dossier « Fonctionnement Région ») Assistante administrative 4 Calcul des indemnités versées aux apprentis : Elles sont générées par YPAREO au regard des informations saisies précédemment, et extraites sous Excel (requête) Assistante administrative 5 Les RIB des apprentis sont saisis informatiquement par les assistantes pédagogiques ou administratives. Versement des indemnités aux apprentis : Elles sont versées normalement semestriellement. Comptable DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 14 / 28

15 15/ 28 DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : Volet administratif Activité : veille administrative apprentis PARAMETRES A CONTROLERENREGISTREMENT CRITÈRES DACCEPTATION FONCTION ACTION SI NON CONFORME 1Données complètes et justifiéesSaisie YPAREO Absences justifiées : certificats médicaux, arrêts de travail, certificats de décès, convocations administratives officielles Assistante administrative ou pédagogique Demande dinformation complémentaire 2Requête « absence » Double du courrier dossier Etudiant Volume horaire indiqué sur le courrier conforme au nombre dabsences justifiées et injustifiées Assistante administrative ou pédagogique Correction de la base YPAREO et réédition du courrier 3 Droit automatique aux ICF pour les entreprises daccueil Site régional ou liasse papier Ceux imposés par les Conseils Régionaux Assistante administrative Décision prise par le Directeur du CFA 4 Vérification des montants en fonction des périodes dabsences Sans objet Les défalcations des indemnités sont bien liées à des périodes dabsences. Assistante administrative Correction du montant ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NÉCESSAIRE EXIGENCES RÈGLEMENTAIRES ASSOCIÉESDOCUMENTS ASSOCIES Exigences des Conseils Régionaux DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 15 / 28

16 16/ 28 DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : Volet administratif Activité : veille administrative entreprise Vérification comptable de lengagement du CFA (nombre de visite) Bilan des visites réalisées Engagement de visite réalisée Apprentis - Entreprises FE030 Livret dapprentissage et de liaison Subvention du Conseil régional au CFA Subvention versée DP012 Budget Admin Entreprise FE024 Attestation de visite en entreprise Document référencé dans le SMQ Document non référencé dans le SMQ Légende : DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 16 / 28

17 17/ 28 DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : Volet administratif Activité : veille administrative entreprise TACHESRESPONSABILITÉ 1212 Le FE024 « Attestation de visite » est demandé aux secrétaires et assistantes pédagogiques. Responsable Administrative et Financière PARAMETRES A CONTROLERENREGISTREMENT CRITÈRES DACCEPTATION FONCTION ACTION SI NON CONFORME 1212 Visite réaliséeFE024 Attestation de visite Au moins une visite annuelle et par apprenti Responsable Administrative et Financière Information et rappel au responsable pédagogique ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NÉCESSAIRE EXIGENCES RÈGLEMENTAIRES ASSOCIÉESDOCUMENTS ASSOCIES DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 17 / 28

18 18/ 28 DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : volet pédagogique Activité : Inscription pédagogique Inscription pédagogique Note : linscription administrative est du ressort du service de la scolarité de la composante Apprentis Inscription administrative (Apogée) Apogée paramétré pour la formation Pédagogie Inscription Apprentis APOGEE Document référencé dans le SMQ Document non référencé dans le SMQ Légende : DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 18 / 28

19 19/ 28 DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : volet pédagogique Activité : Inscription pédagogique TACHESRESPONSABILITE 1 Inscription pédagogique : Transférer les étudiants inscrits administrativement et faire le lien avec la version détape/unité denseignement. La saisie des notes pour un étudiant nest possible quaprès son inscription pédagogique. Vérifier et modifier si nécessaire le maquettage des éditions (Relevés de notes, PV de délibération) Secrétaire ou assistante pédagogique PARAMÈTRES A CONTRÔLERENREGISTREMENT CRITÈRES DACCEPTATION FONCTION ACTION SI NON CONFORME 1Saisie ApogeeApogee Apprenti inscrit à lUniversité Secrétaire ou Assistante pédagogique Correction des modalités de collecte et/ou de saisie auprès des services de scolarité ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE EXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEESDOCUMENTS ASSOCIES Accès APOGEE DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 19 / 28

20 20/ 28 DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations Admin apprentis Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : volet pédagogique Activité : veille pédagogique apprentis Gestion des absences Gestion des emplois du temps Gestion des plannings Organisation des contrôles FE020 Planning de lalternance Maquette / annexe pédagogique Pour 1 devoir : 1 étudiant –1 copie Pédagogie Apprentis Justificatifs PR013-2 Procédure de gestion des états de présence des apprentis Saisie des notes des apprentis Copies corrigées Attestation de réussite au diplôme (scolarité) Relevé de note Apogée Pédagogie Entreprise TR031 Livret démargement Document référencé dans le SMQ Document non référencé dans le SMQ Légende : FE063 Relevé des absences mensuelles Processus CFA IURC YPAREO DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 20 / 28

21 21/ 28 DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : volet pédagogique Activité : veille pédagogique apprentis TACHESRESPONSABILITÉ 1 Gestion des planning pour lannée (planning dalternance pour lannée considérée) : Lélaboration des plannings est structurée par le responsable pédagogique, elle est mise en forme par la secrétaire pédagogique. Support : Excel Responsable pédagogique et assistante ou secrétaire pédagogique 2 Le responsable pédagogique établit les emplois du temps pour lannée : a)Respect des volumes horaires par matière et par semestre – maquette pédagogique b)Disponibilité des enseignants et des intervenants – Interrogation de chaque enseignant c)Disponibilité des salles et matériels – planning des salles attribuées au CFAIURC et si nécessaire, consultation des secrétaires pédagogiques des autres départements Note 1 : Lorsque des formations sont communes (apprentissage et cycle initial), les emplois du temps sont établis par le responsable des emplois du temps du département Note 2 : les modifications des emplois du temps sont gérées par les secrétaires pédagogiques en respectant les exigences ci-dessus Responsable pédagogique et assistante ou secrétaire pédagogique 3Organisation des contrôles Assistante ou secrétaire pédagogique 4Saisie des notes dans Apogée. Assistante ou secrétaire pédagogique 5 Gestion des absences : - Les assistantes pédagogiques mettent en place une procédure (émargement, logiciel, etc.) de gestion des absences et saisissent sous YPAREO. - Les secrétaires pédagogiques effectuent un suivi des absences (émargement, fiche dabsence, etc.). Elles renseignent le FE063 Relevés des absences mensuelles et le transmettent à lassistante administrative dont elle dépend pour saisie sous Yparéo. Assistante administrative et assistante ou secrétaire pédagogique DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 21 / 28

22 22/ 28 DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations PARAMETRES A CONTROLER ENREGISTREMENT CRITÈRES DACCEPTATION FONCTION ACTION SI NON CONFORME 1 Le planning est-il cohérent avec la filière professionnelle ? Edition approuvéeDossier dhabilitation Responsable pédagogique Correction du planning 2 Lemploi du temps est-il cohérent avec la maquette pédagogique ? Edition approuvée Maquette / Annexe pédagogique Responsable pédagogique Correction de lemploi du temps 3Présence des étudiantsTR031 Livret démargement1 étudiant –1 copie Responsable pédagogique Planification des rattrapages 4 Les notes saisies dans Apogée sont conformes Impression des notes (tableau de délibération) Pointage par rapport aux notes fournies par les enseignants Secrétaire pédagogique Correction et réédition du tableau de délibération 5Justification des absences FE063 Relevé des absences mensuelles et saisie Yparéo Conforme à la procédure de gestion des absences Assistante administrative et assistante ou secrétaire pédagogique Absence injustifiée ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE EXIGENCES RÈGLEMENTAIRES ASSOCIÉESDOCUMENTS ASSOCIES APOGEE, EXCEL, YPAREO Règlements intérieurs des composantes et des diplômes. Maquette / annexe pédagogique FE020 Planning, TR031 Livret démargement, emploi du temps Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat pédagogique Activité : veille pédagogique « apprentis » DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 22 / 28

23 23/ 28 DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : volet pédagogique Activité : veille pédagogique entreprise Bilan des activités en entreprise Vérification de ladéquation de la mission et des tâches réalisées au référentiel Visite réalisée Apprentis - Entreprises Enseignants : tuteur CFA - Mission en phase avec le référentiel - Mission en phase avec les attentes de lentreprise - Compréhension mutuelle Apprentis / Entreprise Pédagogie Entreprise Compte rendu de mission et de réalisation de tâches Apprentis - Entreprises Pédagogie Apprentis Document référencé dans le SMQ Document non référencé dans le SMQ Légende : FE030 Livret dapprentissage et de liaison Fiche mission Fiches navettes FE030 Livret dapprentissage et de liaison Fiche mission Bilan annuel dévaluation Enseignants : tuteur CFA DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 23 / 28

24 24/ 28 DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations Processus : Réalisation des prestations (DP013) Sous processus : volet pédagogique Activité : veille pédagogique entreprise TACHESRESPONSABILITÉ 1 Le nombre de visites est défini par le Responsable pédagogique lors de la création du livret dapprentissage et de liaison. Un bilan annuel dévaluation est inséré par visite planifiée. Lenseignant Tuteur CFAIURC renseigne, lors de la visite, le bilan annuel dévaluation. Tuteur CFAIURC 2 Le responsable pédagogique décide du nombre de fiches navettes en fonction du rythme dalternance. Les fiches navettes sont renseignées par le maître dapprentissage et lapprenti puis validées par le tuteur CFAIURC ou le responsable pédagogique. Tuteur CFAIURC et/ou Responsable pédagogique 3Vérification de ladéquation de la mission et des tâches réalisées au référentiel. Tuteur CFA et/ou Responsable pédagogique PARAMÈTRES A CONTRÔLERENREGISTREMENT CRITÈRES DACCEPTATION FONCTION ACTION SI NON CONFORME 1212 Nombre de visite Bilan annuel dévaluation (FE030 Livret dapprentissage et de liaison) Cohérent avec le cadre du diplôme Responsable Pédagogique Déclenchement des visites nécessaires Cohérence Missions réalisées en entreprise / Cadre du diplôme Fiches navettes + Bilan annuel dévaluation (FE030 Livret dapprentissage et de liaison) Cohérent avec le cadre du diplôme Tuteur CFAIURC Contact pris avec lapprenti et lentreprise pour vérifier les éléments Responsable Pédagogique Si non efficace : visite provoquée du Tuteur CFA en entreprise Directeur CFAIURC Si non efficace, le dossier est transmis à la DIRECCTE et SAIA (service académique de linspection de lapprentissage). ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NÉCESSAIRE EXIGENCES RÈGLEMENTAIRES ASSOCIÉESDOCUMENTS ASSOCIES DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 24 / 28

25 25/ 28 DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations RéférenceTitre Fonction responsable du classement DossierAccessibilité Mode de protection Lieu de conservation Durée de conservation Mode délimination FE067 Suivi des critères de conformité des formations Responsable qualité Dossier informatique / Critères de conformité des formations Responsable qualité Informatique PC Responsable qualité Sans limitation de durée Sans objet FE020 Planning de lalternance Secrétaire et/ou assistante pédagogique Site internet CFAIURC Secrétaire et/ou assistante pédagogique Armoire et/ou informatique Bureau CFAIURC ORLEANS 2 ans Tri sélectif et/ou suppression informatique FE002 Fichier suivi candidats / apprentis Secrétaire et/ou assistante pédagogique Dossier informatique Secrétaire et/ou assistante pédagogique Informatique Composante Universitaire 2 ansFormatage TR070 Fiche de suivi candidat Secrétaire et/ou assistante pédagogique Dossier informatique et/ou papier Secrétaire et/ou assistante pédagogique Informatique / armoire Composante Universitaire 2 ans Tri sélectif et/ou suppression informatique FE030 Livret dapprentissag e et de liaison Secrétaire et/ou assistante pédagogique Livret papier Secrétaire et/ou assistante pédagogique Conservé par lapprenti Sans Objet Sans objet à la fin de la formation: conservé par lapprenti Sans objet FE030 Livret dapprentissag e et de liaison Fiches navettes Secrétaire et/ou assistante pédagogique Livret dapprentissag e et de liaison Secrétaire et/ou assistante pédagogique Conservé par lapprenti Sans Objet Sans objet à la fin de la formation: conservé par lapprenti Sans objet FE030 Livret dapprentissag e et de liaison Fiche mission Secrétaire et/ou assistante pédagogique Livret dapprentissag e et de liaison Secrétaire et/ou assistante pédagogique Conservé par lapprenti Copie informatique Sans Objet FE002 Fichier Apprenti Sans objet à la fin de la formation: conservé par lapprenti Sans objet FE030 Livret dapprentissag e et de liaison Bilan annuel dévaluation Secrétaire et/ou assistante pédagogique Livret dapprentissag e et de liaison Secrétaire et/ou assistante pédagogique Conservé par lapprenti Sans Objet Sans objet à la fin de la formation: conservé par lapprenti Sans objet Processus : Réalisation des prestations (DP013) Matrice de gestion des enregistrements (1/4) DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 25 / 28

26 26/ 28 DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations RéférenceTitre Fonction responsable du classement DossierAccessibilité Mode de protection Lieu de conservation Durée de conservation Mode délimination FE034 Fiche de renseignements Assistante administrative ou pédagogique Dossier apprentis Assistante administrative ou pédagogique Armoire Bureau CFAIURC ORLEANS ou TOURS et Composantes Universitaires 2 ansTri sélectif TR031 Livret démargement Secrétaire et/ou assistante pédagogique -- Secrétaire et/ou assistante pédagogique Armoire Bureau CFAIURC ORLEANS ou TOURS et Composantes Universitaires 2 ansBroyage FE063 Relevé des absences mensuelles Assistante administrative -- Assistante administrative Armoire et/ou informatique Bureau CFAIURC ORLEANS ou TOURS 2 ansBroyage TR043 Tableau de bord recherche de contrat Secrétaire et/ou assistante pédagogique Dossier informatique et/ou papier Secrétaire et/ou assistante pédagogique Informatique / armoire Composante Universitaire 2 ans Tri sélectif et/ou suppression informatique TR044 Fiche daide au recrutement dun apprenti Secrétaire et/ou assistante pédagogique Dossier informatique et/ou papier Secrétaire et/ou assistante pédagogique Informatique / armoire Composante Universitaire 2 ans Tri sélectif et/ou suppression informatique FE060 Gestion de problématique apprenti- entreprise/Ruptu re de contrat Responsable qualité Dossier informatique / RUPTURES Responsable qualité Informatique / armoire PC Responsable qualité / Bureau Responsable qualité Sans limitation de durée Sans objet FE024 Attestation de visite en entreprise Comptable Dossier « Attestation de visite en entreprise » ComptableArmoireCFAIURC Orléans Sans limitation de durée Sans objet Processus : Réalisation des prestations (DP013) Matrice de gestion des enregistrements (2/4) DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 26 / 28

27 27/ 28 DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations RéférenceTitre Fonction responsable du classement DossierAccessibilité Mode de protection Lieu de conservation Durée de conservation Mode délimination - Guide de lentreprise Responsable de communicatio n - Informatique Bureau CFAIURC Tours Sans objet après le terme de la formation en cours Formatage - Guide De lapprenti Responsable de communicatio n - Informatique Bureau CFAIURC Tours Sans objet après le terme de la formation en cours Formatage - Contrat dapprentissag e Assistante pédago / Assistantes administrative s Dossier apprentis Secrétaire administrative et pédagogique Armoire et/ou informatique Bureau CFAIURC Tours ou Orléans 5 ansBroyage - CV, diplômes et RIB de lapprenti Assistantes pédagogiques / administrative s / secrétaires pédagogiques Dossier apprentis Assistantes pédagogiques / administratives / secrétaires pédagogiques Armoire et/ou informatique Bureau CFAIURC Tours ou Orléans et Composantes Universitaires 2 ans Tri sélectif et/ou suppression informatique - Courrier de convocation Assistante et/ou secrétaire pédagogique -- Assistante et/ou secrétaire pédagogique Armoire et/ou informatique Bureau CFAIURC Tours ou Orléans et Composantes Universitaires 2 ans Tri sélectif et/ou suppression informatique - Courrier de refus Assistante et/ou secrétaire pédagogique -- Assistante et/ou secrétaire pédagogique Armoire et/ou informatique Bureau CFAIURC Tours ou Orléans et Composantes Universitaires 2 ans Tri sélectif et/ou suppression informatique -Liste admis Assistantes pédagogiques / administrative s / secrétaires pédagogiques -- Assistantes pédagogiques / administratives / secrétaires pédagogiques Armoire et/ou informatique Bureau CFAIURC Tours ou Orléans et Composantes Universitaires 2 ans Tri sélectif et/ou suppression informatique Processus : Réalisation des prestations (DP013) Matrice de gestion des enregistrements (3/4) DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 27 / 28

28 28/ 28 DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations RéférenceTitre Fonction responsable du classement DossierAccessibilité Mode de protection Lieu de conservation Durée de conservation Mode délimination - Liste admissibles Assistantes pédagogiques / administratives / secrétaires pédagogiques -- Assistantes pédagogiques / administratives / secrétaires pédagogiques Armoire et/ou informatique Bureau CFAIURC Tours ou Orléans et Composantes Universitaires 2 ans Tri sélectif et/ou suppression informatique - Courrier dinformation aux entreprises (absences) Assistante administrative ou pédagogique Dossier apprentis Assistante administrative ou pédagogique Armoire et/ou informatique Bureau CFAIURC Tours ou Orléans et Composantes Universitaires 5 ans Tri sélectif et/ou suppression informatique - Justificatifs dabsences Assistante administrative ou pédagogique Dossier apprentis Assistante administrative ou pédagogique Armoire et/ou informatique Bureau CFAIURC Tours ou Orléans et Composantes Universitaires 5 ans Tri sélectif et/ou suppression informatique -Copies Secrétaire ou Assistante pédagogique Par Formation / Par Epreuve EtudiantArmoire Secrétariat pédagogique Année N Archives de la composantes pour les années précédentes 5 ans Par Epreuve, envoi de 3 copies (Bonne note – moyenne – mauvaise) aux archives nationales --- Les autres copies sont détruites TR009 Feuille démargement Secrétaire ou Assistante pédagogique -- Secrétaire pédagogique Armoire Composante Universitaire 2 ansBroyage - Résiliation du contrat dapprentissage Assistantes pédagogiques / administratives / secrétaires pédagogiques -- Assistantes pédagogiques / administratives / secrétaires pédagogiques Armoire et/ou informatique Bureau CFAIURC Tours ou Orléans et Composantes Universitaires 5 ans Broyage formatage Processus : Réalisation des prestations (DP013) Matrice de gestion des enregistrements (4/4) DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 28 / 28


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