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1 16/07/2007 PR050-2 CFA Inter Universitaire Région Centre Procédure de Management de la Qualité

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Présentation au sujet: "1 16/07/2007 PR050-2 CFA Inter Universitaire Région Centre Procédure de Management de la Qualité"— Transcription de la présentation:

1 1 16/07/2007 PR050-2 CFA Inter Universitaire Région Centre Procédure de Management de la Qualité

2 2 16/07/2007 PR050-2 Application de la démarche système aux métiers du CFA Clients Produits de services Exigence des clients Exigences réglementaires et exigences de partenaires incontournables

3 3 16/07/2007 PR050-2 CFA Inter Universitaire Région Centre Missions du CFA : LUniversité a son apprentissage –FOURNIR EN CONTINU LES OUTILS POUR ËTRE OPERATIONNEL FACE AUX BESOINS DU MARCHE DE LEMPLOI –METTRE EN ŒUVRE ET ELARGIR LOFFRE UNIVERSITAIRE EN TERME DAPPRENTISSAGE Clients et attentes des clients –Client Apprenti Se voir proposer des formations sanctionnées par des diplômes universitaires professionnels en alternance Se voir proposer des formations en phase avec le marché du travail Se voir proposer une aide à la recherche dentreprise (mariage) Etre Informé sur le système dapprentissage (cadre légal – application alternance) Etre informé sur le contenu pédagogique Bénéficier dun suivi pédagogique (concordance mission entreprise et contenu études) –Client Entreprise Se voir proposer des formations en phases avec ses besoins en matière de compétences Se voir proposer des alternances adaptées aux secteurs professionnels Se voir proposer une aide administrative Se voir proposer une interface dans la gestion des ressources humaines apprentis Etre informé sur lavancement de la formation théorique pour lapplication dans lentreprise Se voir proposer une aide à la recherche dapprentis (mariage) –Client Financeurs Institutionnels : Conseil régional Disposer des budgets de fonctionnement, dinvestissement et bilans Disposer du suivi des effectifs via lapplication Extranet Disposer des relevés dabsences présences pour le versement des aides aux entreprises daccueil Demande de développement de loffre de formation Demande de développement de projet damélioration orienté vers les apprentis

4 4 16/07/2007 PR050-2 CFA Inter Universitaire Région Centre Parties Intéressées –Universités et Composantes Universitaires Aide au développement des offres (dossier dopportunité…) Financement des ressources (Intervenants…) Attentes : Participation du CFA au financement –DDTEFP Attentes : Respect de la réglementation (droit du travail) –Rectorat Attentes : Gestion des compétences des maître dapprentissage –Entreprises partenaires (Promotrans – Lycées professionnels – Autres CFA) Aide au développement de composantes existantes ou nouvelles (dossier dopportunités) Attentes : Communication de limage vers lextérieur –Chambres Consulaires Validation des contrats dapprentissage complet Participent à la gestion des anomalies durant la vie du contrat Attentes : Statistiques Attentes : Informations sur loffre Attentes : Complétude des dossiers dapprentissage –Ministère de léducation nationale Attentes : Enquête 51 (Statistiques / apprentis par filières) et IPA (Statistiques de suivi de linsertion professionnelle) Donneur dOrdre –Association de gestion Equilibre comptable Développement des activités Développement des performances et des résultats (Diplômes et insertion professionnelle à 6 mois et 2ans) –Présidents dUniversités Politique de développement doffres de formation en apprentissage

5 5 16/07/2007 PR050-2 Produits - prestations Formations diplômantes en phase avec le marché du travail Aide à la formation du couple « Entreprise apprenti» Informations relative aux contenu des formations (pédagogique, volume horaire…) Informations relative au système de lapprentissage Suivi pédagogique durant la formation (tripartite CFA – maitre dapprentissage – apprenti) –Concordance mission – formation –Information sur lavancement des acquis théoriques pour mise en œuvre en entreprise Aide administrative Suivi des effectifs Budgets de fonctionnement Budgets dinvestissements Bilans Mise à jours de bases et liasses statistiques

6 6 16/07/2007 PR050-2 Réglementation applicable aux prestations Formations Diplômantes : – Référentiels – Volumes horaires minimums Formations en alternance – Droit du travail Textes relatifs au Financement régional –Convention conseil régional

7 7 16/07/2007 PR050-2 MATRICE DE MANAGEMENT MISSIONS CLIENTS ET PARTIES INTERESSES PRODUITS / PRESTATIONS DE SERVICES ATTENDUES PRINCIPALES EXIGENCES REGLEMENTAIRES FOURNIR EN CONTINU LES OUTILS POUR ÊTRE OPÉRATIONNEL FACE AUX BESOINS DU MARCHE DE LEMPLOI METTRE EN ŒUVRE ET ÉLARGIR LOFFRE UNIVERSITAIRE EN TERME DAPPRENTISSAGE CLIENTS APPRENTI ET ENTREPRISE DACCUEIL -Formations diplômantes en phase avec le marché du travail - Informations relative au système de lapprentissage - Aide à la formation du couple « Entreprise apprenti» - Informations relative aux contenu des formations (volumes horaires…) -Suivi pédagogique durant la formation (tripartite CFA – maitre dapprentissage – apprenti) - Concordance mission – formation, informations sur lavancement des acquis théoriques pour mise en œuvre en entreprise - Aide administrative Formations diplômantes : REFERENTIELS DE LEDUCATION NATIONALE Formations en alternance : DROIT DU TRAVAIL Subvention du Conseil Général : CONVENTION CONSEIL GENERAL ENTREPRISE DACCUEIL CLIENT FINANCEUR CONSEIL REGIONAL -Développement de lapprentissage Universitaire - Budgets de fonctionnement - Budgets dinvestissements - Bilans - Suivi des effectifs et mise à jour de bases et liasses statistiques AUTRES PARTIES INTERESSEES ET LEURS ATTENTES - DDTEFP Respect de la réglementation Droit du travail UNIVERSITES ET COMPOSANTES UNIVERSITAIRES Participation du CFA au financement et au financement des formations ENTREPRISES PARTENAIRES Communication de limage vers lextérieur RECTORAT -Maître dapprentissage compétent CHAMBRES CONSULAIRES - Statistiques - Informations sur loffre - Complétude des dossiers dapprentissage MINISTÈRE DE LÉDUCATION NATIONALE Enquête 51 (Statistiques / apprentis par filières) et IPA (Statistiques de suivi de linsertion professionnelle) - ASSOCIATION DE GESTION Equilibre comptable Développement des activités Développement des performances et des résultats

8 8 16/07/2007 PR050-2 LUNIVERSITE A SON APPRENTISSAGE Le CFAIURC, CFA « sans mur », a pour mission de développer et gérer les formations universitaires en apprentissage. Soutenu par la Région Centre, le CFAIURC est linterface permettant aux entreprises et aux apprentis de vivre un mariage réussi au sein des Universités dOrléans et de Tours qui garantissent la transmission des savoirs. Afin dassurer un service cohérent et conforme à leurs besoins et attentes, nous avons décidé la mise en place dun système de management de la Qualité avec comme objectifs : –Identifier lévolution des exigences ; –Développer la réactivité du CFA pour la création, laide à la création ou la modification de formations en fonction des nouveaux besoins identifiés ; –Obtenir la satisfaction de nos clients. Nous nous engageons à mettre à disposition lensemble des ressources nécessaires qui permettront daméliorer, de manière continue, le service rendu. Cela passe par : –Mettre en œuvre les règles de fonctionnement, dharmonisation des pratiques, de circulation de linformation en interne et vers nos partenaires ; –Développer une communication orientée vers les étudiants et les entreprises pour valoriser limage de lapprentissage. –Gérer efficacement les fonds publics dont nous sommes dépositaires. Pour une meilleure efficacité, nous attendons de tous une participation active à cette démarche : –Au sein du CFA IURC - secrétaires administratives et pédagogiques, comptable, responsables de communication, apprenti qualité, membres du conseil dadministration de lassociation ; –Au sein des composantes universitaires – secrétaires pédagogiques, responsables de formation. Nous invitons également nos deux Universités et tous nos partenaires à nous aider à améliorer notre qualité en sassociant à notre démarche. le 29 mai 2007, Xavier TerrienJacques Leclerc Directeur du CFAIURCPrésident de lassociation de gestion du CFA IURC

9 9 16/07/2007 PR050-2 Approche système Mission Exigences réglementaires Ecoute client Exigences Donneurs dordres Ecoute Engagement Politique Qualité Ressources Communication Responsabilités et autorités Revue de Direction

10 10 16/07/2007 PR050-2 Cartographie des processus PROCESSUS DE MANGEMENTPROCESSUS OPERATIONNELS PROCESSUS SUPPORTS Produits & services Données de sortie PROCESSUS SUPPORTS Gestion des achats Gestion des ressources humaines clients & parties intéressées Financeurs Entreprises Apprentis Financeurs Entreprises Apprentis Dossier dopportunité -Données dinformations Contrat dapprentissage Attestations Données statistiques -Budgets et Comptes de fonctionnement Et investissements -Progression pédagogique -Formation -Diplômes Apprentis PROCESSUS SYSTEME Retours Satisfaction clients Ecoute amont & aval des clients Gérer les actions damélioration Manager la qualité Nouvelles Exigences Données dentrée Exigences Clients & Parties intéressées Besoins Génériques et/ou spécifiques Exigences Légales réglementaires * Loi/décret * Code * Règlement REALISATION DES PRESTATIONS Gestion et suivi du couple Apprenti / Entreprise DEVELOPPEMENT DES BUDGETS Gestion et suivi des budgets, comptes financiers et investissements. DEVELOPPEMENT DES FORMATION EN APPRENTISSAGE Gestion et suivi des projets douvertures REALISATION DES FORMATION Enseignement

11 11 16/07/2007 PR050-2 MATRICE DE MANAGEMENT N°AXESOBJECTIFSCiblesRessources 1 Axe Client Développer loffre de formation en cohérence avec le marché du travail Mettre en place les outils de communications adaptés aux entreprise (objectif de moyen) 2008 Embauche dun Responsable Communication entreprise 2 Axe Prestations de service Développer la réactivité du CFA pour la création, laide à la création ou la modification de formations Taux dacceptation des dossiers Conseil Régional 70% Structuration des processus 3 Axe Interne (compétences – communication…) Améliorer les circuits de communication en interne et avec les composantes universitaires Mettre en place les outils de communications adaptés en interne (objectif de moyen) 2008 Embauche dun apprenti Qualité Accompagnement dans la démarche 4 Amélioration continue Pérenniser les activités du CFA IURC Taux de réussite au diplôme au moins égal au taux en formation initiale classique Supérieur ou égal Externalisation auprès des Universités Taux de placement (6mois après la formation) -10% non placés par filière Rapprochement avec les organismes professionnels Responsable Communication Entreprise Taux de remplissage des formations 75% Matrice de management

12 12 16/07/2007 PR050-2 Dossier dopportunité Investissements Comptes Financiers Budget Communication Documentation / Information Participation à lhabilitation Apprentis Entreprises Réalisation des formations Volet Administratif Volet Pédagogique Vie des contrats FE006 Dossier Ministère / FE007 Dossier de renouvellement FE005 Dossier dopportunité Brochures / Plaquettes Salons, Publicités, Autres communications FE016 Budgets de fonctionnement Résultats comptables Matériel pédagogique et administratif Statistiques + Indemnités apprentis/Entreprises Contrat dapprentissage apprenti/entreprise FE020 Planning dalternance, FE063 Absences, FE030 Livret dapprentissage11 Diplôme FE063 Absences, FE030 Livret dapprentissage FE005 Dossier dopportunité Statistiques FE024 Cahier de contacts FE006 Dossier Ministère FE016 Budgets de fonctionnement FE005 Dossier dopportunité Statistiques, absences, FE030 Livret dApprentissage FE063 Absences, FE030 Livret dapprentissage Maquette pédagogique Contrat dapprentissage apprenti/entreprise+ FE034 Fiche de renseignement Brochures / Plaquettes FE030 Livret dapprentissage FE012 Demande de mise à disposition de matériel Apprentis/ Candidats Entreprises Maquette pédagogique Résultats comptables FE016 Budgets de fonctionnement FE015 Comptes financiers 20 Budgets dinvestissement

13 13 16/07/2007 PR050-2 Maîtrise des activités opérationnelles Processus de réalisation DP011 Gestion des projets douverture Ce processus concerne le montage, la gestion, ainsi que le suivi des projets douverture. Il consiste a améliorer le taux de réussite des projets (au travers du taux dacceptation du Conseil Régional) en structurant les différentes démarches à entreprendre. Il permet de définir le qui fait quoi entre la composante universitaire et le CFAIURC. Il couvre également les différentes activités liées à la communication et à linformation des apprentis, des entreprises. DP012 Développement des budgets Ce processus est piloté par la Responsable Administrative et Financière. Il a pour but de maîtriser les dépenses relatives aux différentes formations via lélaboration des budgets et des comptes financiers avec les composantes universitaires. Il définit également les critères et la démarche à suivre pour lacquisition de matériel pédagogique au sein des composantes universitaires. DP013 Réalisation des prestations Ce processus est composé de 3 volets, le volet administratif, le volet pédagogique ainsi que le volet relatif à la vie des contrats. Le « volet pédagogique » concerne le recrutement dapprentis, la prospection dentreprises daccueil, linscription pédagogique, le suivi des apprentis en formation et le suivi des missions réalisées en entreprise. Le « volet administratif » concerne la gestion des statistiques et des données, le suivi des absences, le calcul des indemnités kilométriques, le suivi administratif des visites en entreprise des tuteurs. Le volet « vie des contrats » concerne les activités de contractualisation et de rupture de ces contrats, mais aussi de la coordination entre les apprentis en formation et leur entreprise daccueil. DP011 Développement des projets douverture DP012 Développement des budgets DP013 Réalisation des prestations Processus externalisé Processus mis en œuvre en interne

14 14 16/07/2007 PR050-2 Maîtrise des activités opérationnelles Processus supports et de pilotage DP020 Gestion des achats Ce processus recense les activités didentification du besoin, de sélection et de suivi des fournisseur, de passation de commande, de contrôle réception, de traitement des non-conformités potentielles. DP030 Gestion des Ressources Humaines Ce processus regroupe les activités de recrutement, daccueil et de formation du personnel CFAIURC. Il est également mis en œuvre lors des activités de sensibilisation: 1. des responsables et secrétaires pédagogiques des universités, 2. des tuteurs universitaires, 3. et des maîtres dapprentissage DP050 Processus Système Ce processus recense les activités relatives au management de la qualité, à lécoute des clients et à lanalyse des informations recueillies, et le traitement des actions damélioration (mesurer, corriger, analyser les causes, améliorer). Description des principales interactions 1) Dans le cas de louverture en apprentissage dune formation initiale existante, le dossier dhabilitation ministériel est utilisé pour la création du dossier dopportunité. 2) Le dossier dopportunité est transmis au service comptable pour létablissement des budgets des nouvelles formations. 3) Le dossier prépare à la réalisation de lactivité « volet pédagogique ». 4) Les informations comprises dans la fiche dintention et dans le dossier dopportunité permettent la création des fiches diplômes. 5) Les documents créés sont diffusés de manière à pouvoir répondre à la demande sur un salon. 6) Le processus budget permet de développer les ressources nécessaires pour limpression de lensemble des documents. 7) Le processus budget permet de développer les ressources nécessaires pour la assurer la présence du CFAIURC sur salons et les actions de communication. 8) Lors dune action de communication (type salon par exemple), les coordonnées des clients sont enregistrées. Un cahier de contacts permet denvoyer de la documentation aux personnes qui le souhaitent.

15 15 16/07/2007 PR050-2 Description des principales interactions 9) Le service comptable utilise les résultats comptables des années précédentes pour établir tous les budgets. 10) Des éléments issus de la gestion administrative des apprentis sont nécessaires à létablissement des comptes financiers (droits dinscription, indemnités kilométriques…) 11) La mission du jeune est décrite dans le livret dapprentissage. Elle est validée par le responsable pédagogique ou le tuteur universitaire pour valider le contrat dapprentissage. 12) Le contrat dapprentissage est indispensable pour la saisie sous YMAG des données relatives aux apprentis et des informations liées au contrat. 13) Le planning dalternance, le livret dapprentissage, le relevé mensuel dabsences participent à la réalisation des formations par la voie de lapprentissage. 14) Suite à la réalisation des formations, des données sont transmises au secrétariat administratif pour réaliser lactivité denregistrement des absences et de traitement des statistiques. 15) Les composantes universitaires doivent transmettre leur «demande dinvestissement matériel » de manière à ce que le service comptable puisse les gérer. Ces matériels contribuent à la réalisation des formations. 16) Les statistiques et le contenu pédagogique dune formation peuvent déclencher des actions de communication (annonce pour recrutement si effectif trop faible…) 17) Le dossier dopportunité rend compte de la réalisation des formations des années précédentes le cas échéant (effectifs, résultats…) 18) Les heures de cours dispensées aux apprentis sont déclarées dans le tableau des heures enseignants des comptes financiers 19) Les heures de cours dispensées aux apprentis sont déclarées dans le tableau des heures enseignants des Budgets 20) Les investissements envisagés pour lannée N+1 impactent le budget N+1.


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