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1 Les agents comptables duniversité, SIFAC et les responsabilités et compétences élargies…

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1 1 Les agents comptables duniversité, SIFAC et les responsabilités et compétences élargies…

2 2 INTRODUCTION QUELQUES ELEMENTS STATISTIQUES SUR LES AGENTS COMPTABLES ET LE DEPLOIEMENT DE SIFAC

3 3 Statut de lAgent comptable dEPSCP : –Décret du 23 février 2010 modifiant le décret 98 – 408 du 27 mai –Répartis en 3 catégories : Catégorie 1 : 52 Catégorie 2 : 40 Catégorie 3 : les autres établissements.

4 4 Recrutement : –Inscription sur une liste daptitude. –Proposés après candidature et entretien par le président de luniversité à la nomination des deux ministres de tutelle. –71% sont issus de la « DGFIP » (ex « Trésor ») et 29% de lAENES. –44 % sont également chefs des services financiers.

5 5 Lassociation des agents comptables : 106 adhérents, un forum permanent dinformations et déchanges. Interlocuteur des deux ministères de tutelle : Carrière (statut, reclassement, listes daptitude, cas individuels…). Questions professionnelles : Avis et participation à lélaboration des textes réglementaires.

6 6 Deux manifestations annuelles : Colloque de printemps : –2011 : Toulouse : « Patrimoine ». –2010 : Paris : « Universités nouvelles dimensions ». –2009 : Grenoble : « Nouveaux champs de métier de lagent comptable ». Journée détude dautomne (Paris) : –2010 : Certification des comptes, retours croisés dexpérience, ACU et CAC (co-organisation avec la CNCC). –2009 : Le référentiel de contrôle interne paie des universités.

7 7 SIFAC : Système dInformation Analytique et Comptable. La « souche » : progiciel SAP : 17 établissements participent autours de lAMUE à la conception : 8 établissements pilotes : 32 implantations, 2010 : : 24, puis 5 en 2012…

8 8 AVANTAGES ET INCONVENIENTS DU PASSAGE SIMULTANE A SIFAC ET AUX RCE

9 9 Passage RCE/Sifac simultané : avantages et inconvénients Avantages –Mobilisation unique pour 2 objectifs ayant des points de croisement –Levier pour accompagner le changement –Tolérance aux difficultés mieux acceptée par la communauté du fait même de la prise de conscience de lenjeu Inconvénients –Trop forte sollicitation des services financiers et comptables –Formation et sensibilisation des personnels aux nouveaux outils et procédures sur 2 importants objectifs concomitants –Synchronisation délicate des systèmes dinformation à réaliser au 1 er janvier (passage Nabuco/Sifac, Astre/Winpaie, paye à façon…)

10 10 Sifac et RCE à Lyon Création dun service central de paie rattaché à la DRH intégration de toutes les composantes Création de pôles de gestion financière et…comptable intégration « douce » périmètre variable Ambition forte pour la modernisation avec des résultats mitigés

11 11 SIFAC ET LA NECESSITE DE PROCEDER A DES REORGANISATIONS

12 12 Sifac et la nécessité de procéder à des réorganisations : Exemple de luniversité de Metz

13 13 Sifac et la nécessité de procéder à des réorganisations : Exemple de luniversité de la Méditerrannée Trois rôles principaux : –Gestionnaire (niveau 3) répartis entre gestionnaires polyvalents (qui nauront pas loutil) et les gestionnaires qualifiés SIFAC (dont les fonctions principalement financière et lexpertise après formation permettront lutilisation directe de loutil) –4 Plates-formes mutualisées DAF déconcentrées Chargée de réaliser les même actes de gestion sur SIFAC quun gestionnaire autonome de niveau 3, mais pour le compte des gestionnaires polyvalents Chargée de coordonner les tâches de rectification et de régularisation Chargée du conseil de premier niveau –Service facturier unique (niveau 1) placé sous la responsabilité de l'Agent Comptable : réception, saisie des factures présentées par les fournisseurs et relation avec le fournisseur (incluant le contrôle du respect des conditions prévues aux marchés).

14 14 Cartographie des rôles – Relations Modules « métier » : Commande et missions : RecettesMarchés Traitement des régularisations (et « détricotage ») Suivi budgétaire/pilotage Gestion des contrats et suivi des projets Gestionnaire polyvalent Demande dachat et mission hors outil Attestation service fait hors outil. Demande de facturation : hors outil? MISE EN CONCURRENCE + PUB. ADAPTEE Consultation mais pas de saisie marchés Contribution si nécessaireConsultations hors outil Demande de dépense sur contrats hors outil Gestionnaire qualifié dunité et de département Commande ME21N, missions PR05, demandes dacomptes Recettes : factures VA01 et VF01? MISE EN CONCURRENCE + PUB. ADAPTEE Saisie des marchés de lunité sous SIFAC? Traitement des régul. En liaison avec pôle achat Consultation/Production de suivi budgétaire Commande sur contrats ME21N Demande de création déOTP hors outil Plate forme mutualisée Commande ME21N, missions PR05, demandes dacomptes Recettes : factures VA01 et VF01, Visa recettes ordo ZREC022 Saisie des marchés sous SIFAC (formalisés et MAPA), avances sur marché F-47 Nœud de regroupement traitement des corrections sur commande/détricotage Production de suivi budgétaire à partir extr.FMKFR01, FMAVCR01 Commande sur contrats ME21N Demande de création déOTP hors outil DAF Formation et assistance fonctionnelle, cellule création des TIERS Liquidation directe des recettes de subventions Prestations internes (ME21N, VA01, VF01) Saisie des marchés formalisés et Université Coordination et support traitement des corrections sur commande/détricotage Production doutils standardisés de suivi budgétaire (FMKFR01 et FMAVCR01) et pilotage (av.CEP) Le bureau des contrats centralise louverture des contrats (transact. À préciser) Service facturier et AC Saisie des factures MIRO, Prise en charge des factures et envoi aux clients Réception des pièces marchés et règlement davances sur marché annulation de factures MR8M Analyse financière et compte fi Prise en charge comptable des RA toujours dactualité?

15 15 Expérience des autres universités Travail à partir de laudit de lIGAENR : diagnostics puis plan dactions Implication de toute la communauté universitaire (décideurs, cadres, gestionnaires…) dans la modernisation de la GFC Ne pas faire un copier-coller de Nabuco Sifac et la nécessité de procéder à des réorganisations : Exemple de lInstitut national polytechnique de Lorraine Mode projet avec différents échelons de propositions et de décisions (groupes de travail, comité de pilotage, équipe de gouvernance, Président) Communication permanente (réunion, amphi, lettre mensuelle…) Travail quotidien partenarial services ordonnateurs-agence comptable Ecriture et formalisation des nouveaux processus et procédures

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17 17 Bureau facturier à lAC Logiciel compatible avec SIFAC Agrément SAP Accord AMUE Bureau facturier à lAC Logiciel compatible avec SIFAC Agrément SAP Accord AMUE Les préalables Mettre à disposition des gestionnaires ordonnateurs les factures numérisées Améliorer lefficience de la chaîne GFC Limiter les photocopies Mettre à disposition des gestionnaires ordonnateurs les factures numérisées Améliorer lefficience de la chaîne GFC Limiter les photocopies Numérisation fulltext de masse des factures entrantes Reconnaissance automatique /fournisseurs SIFAC/vidéocodage Factures injectées dans une GED Numérisation fulltext de masse des factures entrantes Reconnaissance automatique /fournisseurs SIFAC/vidéocodage Factures injectées dans une GED Les objectifs Une numérisation intelligente Rapprochement facture / commande Validation et saisie automatique des factures dans SIFAC Gestion des litiges et différences Rapprochement facture / commande Validation et saisie automatique des factures dans SIFAC Gestion des litiges et différences Une interface avec SIFAC La dématérialisation des factures fournisseurs au 01/01/11 à lInstitut national polytechnique de Lorraine

18 18 SIFAC en 2008 : Une décision du Président (en 2007)…Etablissement pilote, mais à moyen constant. Une erreur : les meilleurs cadres étaient tous sur le projet Une faiblesse majeure : un manque de communication en interne *Une nouvelle organisation financière (service facturier) toujours contestée *Pas de pôle de gestion (sauf pour lUFR médicale) Mais *Montée des compétences financières et comptables *Forte adhésion et implication des cadres financiers et comptables *Une traçabilité de la dépense *Une meilleure quantification du travail *Un accompagnement et une reconnaissance des cadres financiers (Politique des primes, concours…). Sifac et la nécessité de procéder à des réorganisations : Exemple de Paris Diderot- Paris 7

19 19 RCE en 2009 *Un audit satisfaisant qui aboutit à la rédaction dun référentiel de contrôle de paie (en collaboration avec Paris 1 et Paris 2). *Des préconisations…notamment pour ce qui concerne la gestion de la masse salariale *Choix : paie à façon « intégrale » Aujourdhui : *Une difficulté majeure : le déversement de la paie dans SIFAC *Toujours pas de calculateur de paie *Des délais de contrôle incompatibles avec les dates butoirs de remise de la paie à notre prestataire (RGF) *Une organisation financière à stabiliser Sifac et la nécessité de procéder à des réorganisations : Exemple de Paris Diderot- Paris 7

20 20 AGENT COMPTABLE ET CHEF DES SERVICES FINANCIERS

21 LAgent comptable chef des services financiers (Paris Diderot) 4 grands pôles : Budget et contrôle qualité Comptabilité générale Comptabilité fournisseurs Comptabilité clients Le service des marchés publics et achats est dorénavant rattaché au DGS.

22 22 Lyon1: séparation ordonnateur/comptable depuis 2002 Organisation des Services Financiers en: 4 pôles de gestion financière et…comptable Un service budget et recettes Un service marchés Un service partenariat: Europe, ANR, Région

23 23 Atténuation: service facturier et service fait valorisé lagent comptable reste souvent linterlocuteur des laboratoires. déclaration de TVA (délégation du Président)

24 La dualité des fonctions : une question dépassée ? La « circulaire Parly du 8 avril 2002» organisait la dualité des fonctions. La Lolf névoque pas la séparation des ordonnateurs et des comptables. Il est simplement question de la place des comptables publics dans le nouvel édifice (article 31).

25 Services facturiers (article 35 du décret du 27 juin 2008) : –Service de traitement unique des factures, placé sous la responsabilité de lagent comptable. Lordonnateur ne voit plus passer les factures. –La constatation du service fait par lordonnateur va être automatiquement portée à la connaissance de lagent comptable et vaudra signature électronique du mandat de paiement. –Des écritures comptables sont donc générées directement par lordonnateur ( classe 6 à 4…). –Le contrôle de lagent comptable va donc salléger en aval, il va par contre sétendre en amont au terme dune analyse des risques partagée avec lordonnateur. « Une fonction comptable partagée »

26 26 CERTIFICATION DES COMPTES

27 La certification des comptes : Art. L712-9 du Code de lEducation : « Les comptes de luniversité font lobjet dune certification annuelle par un commissaire aux comptes ». Au titre de lannée 2009, 18 universités étaient concernées. A ce jour, 17 ont vu leur comptes certifiés, « avec réserves » (1 audit en cours) dont voici la teneur (liste établie en collaboration avec la Compagnie nationale des commissaires aux comptes).

28 -1- Corrections derreurs -2- Patrimoine immobilier mis à disposition -3- Immobilisations corporelles autres que patrimoine immobilier mis à disposition : Immobilisations en cours non justifiées -4- Amortissements -5- Provisions pour grosses réparations ne répondant pas aux critères de comptabilisation -6- Subventions dinvestissement

29 -7- Paie à façon -8- Passifs sociaux -9- Recherche et développement -10- Comptabilisation des produits -11- Séparation des exercices -12- Non apurement des comptes dattente -13- Provisions pour risques et charges infondées

30 30 LAGENT COMPTABLE CONSEILLER FINANCIER DU PRESIDENT

31 31 Participation aux instances (CA, CS, CEVU, équipe de présidence, commissions sociales…) Avis consultatif Participation aux commissions dappel doffres, aide à la rédaction de documents pour les marchés publics Avis et aide à la rédaction des conventions et délibérations : -à caractère financier -relatives aux rémunérations -en matière fiscale Avis et aide à la rédaction des conventions et délibérations : -à caractère financier -relatives aux rémunérations -en matière fiscale Réalisation de lanalyse financière / explications et transmissions régulières des indicateurs financiers (trésorerie, FDR, BDFR, CAF…) Conseil pour les marchés publics Aide au pilotage Expert économique Participe à lamélioration des processus transverses; à lorganisation du contrôle interne ; à la cohérence du système dinformation Aide dans la fiabilité des données Lagent comptable : conseiller financier du Président


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