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1 Projet approuvé pour 2 ans. Règles de la comptabilité publique GESTION FINANCIERE DU PROJET COMENIUS 2009-2011.

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1 1 Projet approuvé pour 2 ans. Règles de la comptabilité publique GESTION FINANCIERE DU PROJET COMENIUS

2 2 OBJECTIFS: 1- - impulser un projet et trouver dautres financements pour le continuer après les 2 années ; 2- - la subvention doit être utilisée uniquement pour la réalisation des actions prévues dans le cadre du projet ; - une subvention européenne ne doit pas porter profit ; elle ne doit donc pas être détournée à dautres fins. GESTION FINANCIERE DU PROJET COMENIUS

3 3 Un portail pour la gestion de votre projet: Pénélope GESTION FINANCIERE DU PROJET COMENIUS

4 4 Tableau de bord Pénélope GESTION FINANCIERE DU PROJET COMENIUS

5 5 Les forfaits sont fondés sur le nombre de mobilités: GESTION FINANCIERE DU PROJET COMENIUS mobilités mobilités mobilités mobilités : 12 mobilités minimum dont 10 élèves lors de léchange (pour une durée minimum de 10 jours chez le partenaire) : 24 mobilités minimum dont 20 élèves lors de léchange(pour une durée minimum de 10 jours chez le partenaire) Partenariats multilatéraux Partenariats bilatéraux

6 6 Présentation du contrat GESTION FINANCIERE DU PROJET COMENIUS Le contrat financier, cest lengagement entre votre établissement et notre agence qui définit les conditions dattribution de la subvention. Le financement se déroule par étapes : - la signature du contrat financier ; - le versement de 80 % de la subvention accordée initialement ; - lenvoi du rapport final qui conditionne le calcul du montant de la subvention définitivement accordée (annexe 3 du contrat) ; - le paiement ou le recouvrement du solde ; la clôture du dossier.

7 7 Présentation du contrat GESTION FINANCIERE DU PROJET COMENIUS

8 8 Présentation du contrat GESTION FINANCIERE DU PROJET COMENIUS La comptabilisation se fait selon la pratique de létablissement : - soit émission en Ressources affectées - soit émission dun titre de recette pour le montant de lavance Le responsable du projet doit faire part de son plan prévisionnel de dépenses au gestionnaire ou au service comptable (à la mairie pour les écoles publiques) afin que celui-ci puisse les inscrire au budget.

9 9 Réalisation des dépenses liées aux mobilités GESTION FINANCIERE DU PROJET COMENIUS Dans le cadre des projets européens, les déplacements des personnels des établissements publics seffectuent selon la législation publique française. Avant de partir en mission : Un ordre de mission établi préalablement au déplacement Attention : les élèves doivent figurer sur lordre de mission. Pour les frais de transport : Pour lachat des billets pour les déplacements, il est conseillé de passer par une agence de voyage. Lachat des billets sur internet est possible mais il faut se mettre daccord avec lagent comptable avant pour les modalités de prise en charge : Lutilisation du véhicule personnel est possible si elle est vue au préalable avec lagent comptable. Elle est prise en charge sur la base du forfait kilométrique. Indemnités de mission : Deux solutions sont possibles: prise en charge au forfait journalier ou aux frais réels (les frais réels ne pourront en aucun cas dépasser le montant qui peut être accordé avec les forfaits de la fonction publique).

10 10 Si on retient le principe dune indemnité journalière… GESTION FINANCIERE DU PROJET COMENIUS Lindemnité journalière forfaitaire : Lindemnité à lEtranger est une indemnité journalière forfaitaire destinée à couvrir lhébergement, le petit-déjeuner, les repas du midi et du soir. Ce forfait est déterminé par le Ministère de lEconomie et des finances Frais de mission des personnels civils de l'État Le taux plein est généralement réduit en fonction des repas payant pris ou non à létranger (décret de 2006) : - si il ny a pas de nuitée (que vous êtes hébergé par votre partenaire) la réduction est de 65 % ; - pour chaque repas en moins (3 prévus par le forfait), la réduction est de 17,5 %. Il ny a pas de forfait pour les élèves : en général, on applique les frais réels.

11 11 Bons de commande - régie davance GESTION FINANCIERE DU PROJET COMENIUS Si les élèves sont hébergés à lhôtel, il est possible détablir un bon de commande au nom de létablissement, que le gestionnaire ou lagent comptable règlera directement à lhôtel (en général par virement) après le voyage. Si les élèves sont hébergés dans des familles daccueil, le gestionnaire attribue une régie davance à lenseignant ; qui paye directement les prestataires (entrées musée, visites, frais de restauration et lhébergement si ils ne sont pas hébergés dans les familles). Il doit conserver les pièces justificatives indiquées dans le budget prévisionnel car cela permet de garder des preuves de lactivité réalisée. Les avances sur frais de mission : Les textes prévoient la possibilité de verser une avance sur les frais de mission (frais de déplacement et indemnités) avant le départ, sur demande de lintéressé, compris entre 50 % et 100 % du montant de létat de frais prévisionnel. Elle est versée par un mandatement « ordinaire » au vu dun état de frais prévisionnel, accompagné de lordre de mission signé de lautorité compétente et de la facture des billets de transport. Il est possible de faire une régie davance aux professeurs en nommant un régisseur temporaire pour quils sorganisent pour les frais de transport, dhébergement et autres frais (visites, transports locaux) VERSEMENT DU SOLDE : - Pour utiliser les 20 % manquant, la subvention est votée par le Conseil dAdministration ou le Conseil Municipal pour 100 %. Normalement, à moins davoir un « gros » problème de Trésorerie, il ny a pas de raison pour ne pas avancer la somme, et même si on na pas la Trésorerie, on peut payer les factures et les imputer lorsque les 20 % seront versés. - A lissue de la période couverte par le contrat et dans le délai qui lui est imparti, le porteur du projet devra adresser à lAgence un rapport final (il aura au préalable envoyé un rapport intermédiaire à la fin de la 1 ère année). - Il devra comporter les attestations de présence originales de chaque déplacement, les comptes-rendus des déplacements, les comptes rendus dactivités (fiches vues en atelier « Gestion des pièces administratives », un rapport pédagogique (à télécharger sur le site). [Aucune facture n'est demandée par l'agence en ce qui concerne les frais de transport, lhébergement et les frais de repas : l'attestation de présence constitue la pièce justificative]. - Il y a toujours un lien entre activités et dépenses. Il est possible de fournir un état des dépenses à lappui de la partie pédagogique. - A réception de ce bilan, lAgence verse le solde dû sur le compte du comptable après acceptation du rapport qui doit avant tout être conforme aux activités et déplacements prévus dans la candidature. Le montant définitivement accordé dans le cadre de ce contrat sera déterminé selon les modalités décrites dans lannexe III. - Si il reste de largent, cest acquis (recettes exceptionnelles). Ce nest plus fléché, la somme retombe dans le budget de létablissement ou de la Mairie.

12 12 Au retour de la mission GESTION FINANCIERE DU PROJET COMENIUS Lensemble des frais de mission prévus par la réglementation (indemnités et déplacements lorsque la prise en charge directe des billets de transport par létablissement ou la collectivité nest pas possible) est remboursé directement à lagent ayant effectué une mission sur présentation dun état de frais, accompagné de : -lordre de Mission valablement signé -des billets de trains compostés ou reçus passager des billets davion et coupons dembarquement. -la facture dhébergement (hôtel, auberge de jeunesse,…) - des tickets de transports en commun (aller et retour) de sa résidence administrative à la gare ou à laéroport de départ et de la gare ou laéroport darrivée au lieu de mission uniquement. -des justificatifs devront être fournis pour être pris en charge aux frais réels pour tous les autres frais (entrée musée, achats de documentation, etc.) -De lattestation originale de présence

13 13 Versement du solde GESTION FINANCIERE DU PROJET COMENIUS Pour utiliser les 20 % manquant, la subvention est votée par le Conseil dAdministration ou le Conseil Municipal pour 100 %. - A lissue de la période couverte par le contrat et dans le délai qui lui est imparti, le porteur du projet devra adresser à lAgence un rapport final (il aura au préalable envoyé un rapport intermédiaire à la fin de la 1 ère année). - Il devra comporter les attestations de présence originales de chaque déplacement, les comptes-rendus des déplacements, les comptes rendus dactivités (fiches vues en atelier « Gestion des pièces administratives », un rapport pédagogique (à télécharger sur le site). - A réception de ce bilan, lAgence verse le solde dû sur le compte du comptable après acceptation du rapport qui doit avant tout être conforme aux activités et déplacements prévus dans la candidature. Le montant définitivement accordé dans le cadre de ce contrat sera déterminé selon les modalités décrites dans lannexe III.

14 14 CONTACTS UTILES Agence Europe-éducation-formation France Votre interlocuteur financier: Michel VALIN tel: DAREIC de lacadémie de Strasbourg tel: tel:


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