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Document de travail Dossier dinformation sur le projet dévolution de lapplication OCEAN-LISA 30 mai 2012.

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1 Document de travail Dossier dinformation sur le projet dévolution de lapplication OCEAN-LISA 30 mai 2012

2 Lisa - Présentation CCE Document de travail 2 Sommaire du document 1.Périmètre du projet 2.Présentation de lévolution de lapplication OCEAN-LISA 3.Présentation des incidences pour les agents 4.Déploiement et accompagnement

3 Lisa - Présentation CCE Document de travail 3 Les obligations de Pôle emploi en matière de gestion de risques et de sécurité au-delà des montants financiers gérés par Pôle emploi et de la forte déconcentration de ces activités sur un millier de sites, différents textes législatifs, réglementaires et conventionnels font obligation à Pôle emploi de mettre en place des dispositifs de gestion de risques, de contrôle interne et de sécurité : Le code du travail prévoit à larticle R que les comptes de Pôle emploi sont certifiés, ce qui implique la mise en place dun dispositif de contrôle interne soumis à lappréciation des commissaires aux comptes, Les conventions avec lUnédic prévoient dans le document « nouvelles modalités opérationnelles » la communication à lUnédic de certains documents comme « la description des processus et activités, la cartographie des risques, les plans dactions de couverture de risques majeurs, la description du dispositif dauto évaluation des moyens de maitrise et ses résultats, le plan de contrôle interne, un suivi et un bilan du plan de contrôle interne », La convention tripartite stipule dans son annexe II, en plus des éléments sur la fraude, que dans le cadre de la certification légale des comptes de lEtat et de lUnédic, Pôle emploi présente annuellement « les principes généraux dorganisation de contrôle interne, prenant en compte lanalyse des risques et la prévention des fraudes, la politique générale en matière de contrôle interne, lenvironnement de contrôle informatique », « la communication régulière des résultats du plan de contrôle interne » et « la diffusion annuelle du bilan relatif à lefficacité du dispositif de contrôle interne », Les dispositions du Livre II du Code du travail et les réglementations relatives aux établissements recevant du public confèrent à Pôle emploi une responsabilité vis-à-vis des usagers et des agents. Il sest doté dun dispositif de sécurité des personnes et des biens, dune part en sa qualité dEtablissement Recevant du Public (ERP), dautre part dans le cadre de lobligation de tenir un Document Unique dEvaluation des Risques Professionnels (DUERP). au-delà des montants financiers gérés par Pôle emploi et de la forte déconcentration de ces activités sur un millier de sites, différents textes législatifs, réglementaires et conventionnels font obligation à Pôle emploi de mettre en place des dispositifs de gestion de risques, de contrôle interne et de sécurité : Le code du travail prévoit à larticle R que les comptes de Pôle emploi sont certifiés, ce qui implique la mise en place dun dispositif de contrôle interne soumis à lappréciation des commissaires aux comptes, Les conventions avec lUnédic prévoient dans le document « nouvelles modalités opérationnelles » la communication à lUnédic de certains documents comme « la description des processus et activités, la cartographie des risques, les plans dactions de couverture de risques majeurs, la description du dispositif dauto évaluation des moyens de maitrise et ses résultats, le plan de contrôle interne, un suivi et un bilan du plan de contrôle interne », La convention tripartite stipule dans son annexe II, en plus des éléments sur la fraude, que dans le cadre de la certification légale des comptes de lEtat et de lUnédic, Pôle emploi présente annuellement « les principes généraux dorganisation de contrôle interne, prenant en compte lanalyse des risques et la prévention des fraudes, la politique générale en matière de contrôle interne, lenvironnement de contrôle informatique », « la communication régulière des résultats du plan de contrôle interne » et « la diffusion annuelle du bilan relatif à lefficacité du dispositif de contrôle interne », Les dispositions du Livre II du Code du travail et les réglementations relatives aux établissements recevant du public confèrent à Pôle emploi une responsabilité vis-à-vis des usagers et des agents. Il sest doté dun dispositif de sécurité des personnes et des biens, dune part en sa qualité dEtablissement Recevant du Public (ERP), dautre part dans le cadre de lobligation de tenir un Document Unique dEvaluation des Risques Professionnels (DUERP). Rappel des obligations Et au-delà … Par ailleurs, Pôle emploi soucieux daméliorer la qualité des services rendus aux demandeurs demploi et aux employeurs, sassure que les dysfonctionnements constatés font lobjet, non seulement de mesures curatives, mais aussi correctives ou préventives avec un suivi des actions et des démarches structurées daméliorations.

4 Lisa - Présentation CCE Document de travail 4 Les outils mis en œuvre à Pôle emploi pour la gestion des risques, la sécurité et lamélioration Gestion des risques Evaluation des moyens de maîtrise Gestion des contrôles Aujourdhui, ces activités du domaine Qualité et Maîtrise des Risques sont gérés avec des outils hétérogènes, vieillissant et ne communiquant pas entre eux (LGR, OCEAN, GENESIS, SIGALE). La gestion de certains de ces outils est externalisée auprès de prestataires. Un certain nombre dactivités sont encore couvertes seulement par des outils bureautiques. Lexploitation des résultats nécessite de la part des équipes QMR des travaux de compilation de données issues des différents outils avec de possibles erreurs dans les reporting. Lapplication OCEAN-LISA vise à regrouper tous ces outils dans une évolution du système dinformation Océan, ce qui permettra : pour les utilisateurs, daméliorer lergonomie et de simplifier la prise en main des différentes fonctionnalités offertes, pour les managers, de faciliter la consolidation et lexploitation des résultats, pour la DGA-SI, de maîtriser la maintenance et les évolutions des outils. Gestion des risques Evaluation des moyens de maîtrise Gestion des contrôles Aujourdhui, ces activités du domaine Qualité et Maîtrise des Risques sont gérés avec des outils hétérogènes, vieillissant et ne communiquant pas entre eux (LGR, OCEAN, GENESIS, SIGALE). La gestion de certains de ces outils est externalisée auprès de prestataires. Un certain nombre dactivités sont encore couvertes seulement par des outils bureautiques. Lexploitation des résultats nécessite de la part des équipes QMR des travaux de compilation de données issues des différents outils avec de possibles erreurs dans les reporting. Lapplication OCEAN-LISA vise à regrouper tous ces outils dans une évolution du système dinformation Océan, ce qui permettra : pour les utilisateurs, daméliorer lergonomie et de simplifier la prise en main des différentes fonctionnalités offertes, pour les managers, de faciliter la consolidation et lexploitation des résultats, pour la DGA-SI, de maîtriser la maintenance et les évolutions des outils. Les outils de gestion Les activités QMR Gestion de la qualité Gestion de la sécurité des personnes et des biens Gestion des plans damélioration / action

5 Lisa - Présentation CCE Document de travail 5 Loi Informatique et Liberté Données à caractère personnel Conformément à la loi Informatique et Liberté et aux obligations qui en découlent concernant les données à caractère personnel, la déclaration concernant OCEAN et enregistrée auprès du Correspondant Informatique et Liberté de Pôle emploi, a fait lobjet dune mise à jour. La nature des données enregistrées et les délais de conservation dans lapplication OCEAN-LISA demeurent inchangés par rapport à la version actuelle dOCEAN.

6 Lisa - Présentation CCE Document de travail 6 Sommaire du document 1.Périmètre du projet 2.Présentation de lévolution de lapplication OCEAN-LISA 3.Présentation des incidences pour les agents 4.Déploiement et accompagnement

7 Lisa - Présentation CCE Document de travail 7 Les objectifs de lapplication OCEAN-LISA Lapplication OCEAN-LISA, L ogiciel I ntégré de S uivi et d A mélioration permettra : lenregistrement, lévaluation, la consolidation, lexploitation : des risques, des contrôles a postériori, des informations liés à la gestion de la qualité, des signalements, incidents, des informations liés à la gestion de la sécurité des personnes et des biens, des améliorations / actions. Lapplication OCEAN-LISA, L ogiciel I ntégré de S uivi et d A mélioration permettra : lenregistrement, lévaluation, la consolidation, lexploitation : des risques, des contrôles a postériori, des informations liés à la gestion de la qualité, des signalements, incidents, des informations liés à la gestion de la sécurité des personnes et des biens, des améliorations / actions. Finalités Lévolution dOCEAN répond à lobjectif de mettre en œuvre un système de management intégré visant la maîtrise globale des risques liés à lactivité et partagé par les différents métiers de la DGA QMR et lensemble du réseau Pôle emploi

8 Lisa - Présentation CCE Document de travail 8 Fonctionnalités OCEAN / LISA Lapplication OCEAN-LISA pour la gestion des risques, la sécurité et lamélioration Outils métiers Evaluation des moyens de maîtrise Gestion de la sécurité Personnes & Biens Gestion des sites témoins Gestion des risques Gestion de la qualité Gestion des référentiels Sites géographiquesProcessus et activités Entités organisationnelles Gestion des contrôles Outils de pilotage Autres axes danalyse (DDP, projet stratégique, …) Gestion des plans damélioration / action Reporting Administration Portail Edition des référentiels Edition des tableaux de bord et rapports Requêteur (Web Report Studio) Accès Lisa Accès Portail Lisa

9 Lisa - Présentation CCE Document de travail 9 Ergonomie générale Lapplication OCEAN-LISA pour la gestion des risques, la sécurité et lamélioration Un accès à deux niveaux Pour tous, un portail web avec : des informations métiers et référentiels des accès aux rapports des tableaux de bord Pour les utilisateurs habilités, une page daccueil permettant : de prendre connaissance des tâches à réaliser daccéder aux fonctionnalités majeures (gestion des risques, plan daméliorations, plan de contrôle, etc...)

10 Lisa - Présentation CCE Document de travail 10 Les utilisateurs OCEAN-LISA Lapplication OCEAN-LISA pour la gestion des risques, la sécurité et lamélioration équipes QMR contrôleurs auditeurs et correspondants qualité correspondants sécurité Module de gestion des risques et des moyens de maîtrise Module de gestion de la sécurité des personnes et des biens Module de gestion des améliorations Planification des contrôles Reporting Module de gestion des risques et des moyens de maîtrise Module de gestion de la sécurité des personnes et des biens Module de gestion des améliorations Planification des contrôles Reporting Module de gestion des contrôles (ex Océan) Module de gestion des signalements - incidents, accidents - (ex LGR) Module de gestion de la qualité Module de gestion des signalements Module de gestion des améliorations / actions Module de gestion de la qualité Module de gestion des signalements Module de gestion des améliorations / actions

11 Lisa - Présentation CCE Document de travail 11 Sommaire du document 1.Périmètre du projet 2.Présentation de lévolution de lapplication OCEAN-LISA 3.Présentation des incidences pour les agents 4.Déploiement et accompagnement

12 Lisa - Présentation CCE Document de travail 12 Lapplication OCEAN-LISA Les utilisateurs le déploiement dOCEAN-LISA concerne environ agents : –les équipes QMR –les contrôleurs –les responsables régionaux de sécurité –les correspondants locaux de sécurité –les relais qualité Pour les équipes QMR, une homogénéisation et une simplification des actes métier Un allègement des charges de reporting, loutil permet de partager les informations entre le national et le régional et le local (contrôle interne et sécurité) et évite les saisies redondantes, Une professionnalisation renforcée et homogénéisation des pratiques avec la mise à disposition doutils daide à lanalyse, de restitutions automatisées, de bases communes, Une efficacité facilitée par un outil unique couvrant toutes les activités et des liens automatisés entre les différentes approches : risques, contrôles, signalement, améliorations et suivi des actions Un allègement des charges de reporting, loutil permet de partager les informations entre le national et le régional et le local (contrôle interne et sécurité) et évite les saisies redondantes, Une professionnalisation renforcée et homogénéisation des pratiques avec la mise à disposition doutils daide à lanalyse, de restitutions automatisées, de bases communes, Une efficacité facilitée par un outil unique couvrant toutes les activités et des liens automatisés entre les différentes approches : risques, contrôles, signalement, améliorations et suivi des actions Un accès simplifié à des fiches de contrôle pré-remplies Une facilitation de lutilisation avec une ergonomie des écrans au plus près de lancienne version dOCEAN Restitution et suivi des résultats de contrôles via des rapports et des tableaux de bord personnalisables Un accès simplifié à des fiches de contrôle pré-remplies Une facilitation de lutilisation avec une ergonomie des écrans au plus près de lancienne version dOCEAN Restitution et suivi des résultats de contrôles via des rapports et des tableaux de bord personnalisables Pour les contrôleurs, une utilisation facilitée

13 Lisa - Présentation CCE Document de travail 13 Lapplication OCEAN-LISA Les utilisateurs Pour les correspondants locaux de sécurité Une facilitation et une simplification de la gestion de la sécurité en agence (enregistrement des incidents, suivi des contrôles et des opérations liées à la sécurité) Pour les responsables régionaux de sécurité Fiabilisation et sécurisation des démarches délaboration des documents uniques et de suivi des incidents Facilitation du reporting et du suivi des obligations règlementaires en matière de sécurité Fiabilisation et sécurisation des démarches délaboration des documents uniques et de suivi des incidents Facilitation du reporting et du suivi des obligations règlementaires en matière de sécurité Pour les relais qualité Des outils à leur disposition pour leur permettre de tracer et suivre les actes et les enregistrements liés à la gestion de la qualité (constats, plans damélioration)

14 Lisa - Présentation CCE Document de travail 14 Sommaire du document 1.Périmètre du projet 2.Présentation de lévolution de lapplication OCEAN-LISA 3.Présentation des incidences pour les agents 4.Déploiement et accompagnement

15 Lisa - Présentation CCE Document de travail 15 Base dentrainement Guides de prise en main rapide (plaquette A4) Manuel expert Base dentrainement Guides de prise en main rapide (plaquette A4) Manuel expert Support de démultiplication Lapplication OCEAN-LISA Démultiplication auprès des utilisateurs équipes QMR contrôleurs correspondants qualité correspondants sécurité Didacticiel Base dentrainement Guide de prise en main rapide (plaquette A4) Didacticiel Base dentrainement Guide de prise en main rapide (plaquette A4) Didacticiel Base dentrainement Guide de prise en main rapide (plaquette A4) Didacticiel Base dentrainement Guide de prise en main rapide (plaquette A4) Base dentrainement Guides de prise en main rapide Base dentrainement Guides de prise en main rapide Pour chaque public, des supports dappropriation (diaporama PPT) sont mis à disposition des Directions Régionales et DGA pour leur permettre danimer des séances dinformation auprès des utilisateurs.

16 Lisa - Présentation CCE Document de travail 16 AvrilMaiJuinJuilAoûtSeptOctNovDecJanFevMarsAvrilMaiAvril Le nouveau système dinformation OCEAN / LISA Calendrier Maîtrise des risques et Contrôle interne Qualité Utilisation par les DR pilotes Démultiplication DR pilotes Démultiplication DR pilotes Appropriation autres DR Démultiplication autres DR Appropriation DGA QMR et DR pilotes Utilisation par toutes les DR Généralisation Sécurité PB Gestion des Incidents Document unique Utilisation par toutes les DR Utilisation par toutes les DR Démultiplication autres DR Utilisation par les DR pilotes Appropriation DR pilotes Appropriation DGA QMR Généralisation Appropriation autres DR REX + GONOGO DR Pilotes Maîtrise des risques, Contrôle interne, Qualité : DR PACA et DR Limousin Sécurité des Personnes et des Biens : (sous réserve) DR Centre et DR Lorraine DR Pilotes Maîtrise des risques, Contrôle interne, Qualité : DR PACA et DR Limousin Sécurité des Personnes et des Biens : (sous réserve) DR Centre et DR Lorraine Présentation CCE


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