L'expérience de BLOIS-ROMORANTIN

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1 L'expérience de BLOIS-ROMORANTIN
1 La dynamique des restructurations en CENTRE VAL DE LOIRE L'expérience de BLOIS-ROMORANTIN

2 Plan des interventions
2 Plan des interventions La genèse et la conduite du projet (Pierre BEST, directeur du CH de ROMORANTIN) L'organisation mise en place (Dr Laurence ESTEPA, chef du service du laboratoire de biologie du GCS) Les résultats 2 ans après (Marc LETHIELLEUX, administrateur du GCS)

3 3 La genèse : du rapport bénéfices/risques à une opération gagnant/gagnant

4 4 La genèse : du rapport bénéfices/risques à une opération gagnant/gagnant Pour le Centre hospitalier de ROMORANTIN : l'existant avant GCS : fonctionnement historique depuis 30 ans avec le même laboratoire privé reconduit tous les 3 ans par marché public prix croissants au fil des renouvellements de marché (monopole + droit européen supprimant les possibilités de ristournes) prestations de qualité variable (bactériologie, en particulier) © GCS LOIRE-ET SOLOGNE, juin 2015

5 5 La genèse : du rapport bénéfices/risques à une opération gagnant/gagnant Pour le Centre hospitalier de ROMORANTIN, la proposition du Centre hospitalier de BLOIS : perspective d'un coût moindre d'après l'étude de coût un laboratoire hospitalier avec le niveau de qualité et d'exigence hospitalières création d'un laboratoire de l'urgence dans ses murs © GCS LOIRE-ET SOLOGNE, juin 2015

6 6 La genèse : du rapport bénéfices/risques à une opération gagnant/gagnant Pour le Centre hospitalier de BLOIS : Conforter l'activité du laboratoire (+ 6 millions de B) pour assurer sa pérennité Limiter le coût de revient et/ou... … moderniser le laboratoire (extension bâtiment + exigences accréditation + équipement renforcé – chaîne pré-analytique) © GCS LOIRE-ET SOLOGNE, juin 2015

7 7 La genèse : du rapport bénéfices/risques à une opération gagnant/gagnant En synthèse, il ressortait d'une analyse rapide : … que les bénéfices l'emportaient nettement sur les risques, à plusieurs points de vue (économique, qualitatif)... … pour le Centre hospitalier de ROMORANTIN... … comme pour le Centre hospitalier de BLOIS... … ce qui définit un accord gagnant/gagnant © GCS LOIRE-ET SOLOGNE, juin 2015

8 Le montage du projet Les dates :
8 Le montage du projet Les dates : 2011 : Août : accord de principe des deux établissements 2012 : Présentation commune du projet à l'ARS (Dr OCHMANN - février), étude de flux (juin), montage juridique GCS (publication été 2012), présentations multiples aux instances © GCS LOIRE-ET SOLOGNE, juin 2015

9 Le montage du projet Les dates :
9 Le montage du projet Les dates : 2013 : préparation opérationnelle : équipement, RH (recrutement, formation de tous les personnels préleveurs), logistique (flux de navettes) et surtout informatique 1er mai 2013 à minuit : 1ère analyse du laboratoire, réalisée sur le site de ROMORANTIN © GCS LOIRE-ET SOLOGNE, juin 2015

10 Le montage du projet : 1ère démarche : (se) convaincre
1010 Le montage du projet : 1ère démarche : (se) convaincre Comme pour tout changement, des résistances prévisibles à vaincre Neurosciences et management, Le pouvoir de changer, Bernadette Lecerf-Thomas, Eyrolles, 2009

11 Le montage du projet : 1ère démarche : (se) convaincre
1111 Le montage du projet : 1ère démarche : (se) convaincre Se convaincre : réalisation d'une analyse des coûts ; prise en compte des exemples et expériences d'autres régions et autres établissements pour s'assurer de la faisabilité Convaincre : Conseil de surveillance Communauté médicale (directoire, CME) Personnels … et toutes les personnes extérieures au Centre hospitalier, voire les non concernées par les questions sanitaires subitement intéressées par celles-ci © GCS LOIRE-ET SOLOGNE, juin 2015

12 Le montage du projet : 1ère démarche : (se) convaincre
1212 Le montage du projet : 1ère démarche : (se) convaincre Principal facteur de conviction : la réassurance : Fiabilité de l'organisation (duplication ou triplication des modalités d'effectuation des analyses) La gestion des activités à risque (urgences générales, urgences obstétricales) Les délais de restitution des résultats et ses conséquences potentielles pour les patients © GCS LOIRE-ET SOLOGNE, juin 2015

13 Le montage du projet : 1ère démarche : (se) convaincre
1313 Le montage du projet : 1ère démarche : (se) convaincre Principal facteur de conviction : la réassurance : © GCS LOIRE-ET SOLOGNE, juin 2015

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17 Le montage du projet : 1ère démarche : (se) convaincre
1717 Le montage du projet : 1ère démarche : (se) convaincre La contre-communication : Pas de fermeture de service sur place à ROMORANTIN, pas de suppressions de postes au Centre hospitalier... … mais un pouvoir réel d'intervention et « d'information » du fournisseur historique... … rendant nécessaire une contre-communication interne et externe très active © GCS LOIRE-ET SOLOGNE, juin 2015

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21 Le montage du projet : 1ère démarche : (se) convaincre
2121 Le montage du projet : 1ère démarche : (se) convaincre Neurosciences et management, Le pouvoir de changer, Bernadette Lecerf-Thomas, Eyrolles, 2009

22 Le montage du projet : 1ère démarche : (se) convaincre
2222 Le montage du projet : 1ère démarche : (se) convaincre La co-construction du projet, facteur de réassurance : Etude des flux d'analyses Détermination commune du nombre et heures de navettes Détermination commune du fonctionnement du laboratoire sur place : panel d'analyses réalisables ; horaires © GCS LOIRE-ET SOLOGNE, juin 2015 © GCS LOIRE-ET SOLOGNE, juin 2015

23 2ème démarche : la conduite de projet en elle-même
2323 2ème démarche : la conduite de projet en elle-même Une conduite de projet classique : Différentes dimensions à appréhender (gouvernance/juridique, organisation, RH, logistique, équipement-travaux, informatique, transition) Identification des points sensibles pour l'avancée du projet ou ou préalables à d'autres points Mobilisation des différentes directions fonctionnelles Revues d'avancement du projet fréquentes (tous les 15 jours) © GCS LOIRE-ET SOLOGNE, juin 2015

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33 2ème démarche : la conduite de projet en elle-même
3333 2ème démarche : la conduite de projet en elle-même Une conduite de projet classique : conditions pour que cela fonctionne Implication des pilotes de projet (10% à 20 % ETP des 3 pilotes dans chaque établissement durant 4 mois)... … pour impulser la réactivité des différents techniciens => positionnement hiérarchique ou « charismatique » des pilotes et méthodologie fédératrice pour motiver … dans les 2 établissements... … méthodologie de suivi appropriée © GCS LOIRE-ET SOLOGNE, juin 2015

34 OBJECTIFS Reprise d’activité: Adaptation de l’offre à la demande des services de soin de l’hôpital de Romorantin, 24/24h.  Contraintes : Distance sites (41 km) et infrastructure du site de Romorantin Besoins des cliniciens: urgences vitales (S Urgences, maternité) ou organisationnelles (c externes) Un délai de rendu des analyses acceptable et compatible avec la prise en charge clinique Respecter les normes ISO et 22870 Budget : GCS à l’équilibre financier © GCS LOIRE-ET SOLOGNE, juin 2015

35 METHODOLOGIE : Prise de connaissance
Visite du terrain et prise de connaissance des cliniciens : plusieurs présentation en CME Etude de flux: 3j - sur 24h /24 Type de demande et leur répartition horaire Création d’un groupe de travail cliniciens, biologistes et représentants de chaque établissement : réflexion sur l’organisation Etude de l’offre industrielle Offre des fournisseurs : disponibilités des analyses (créatinine, bilirubine) Et prix des équipements (cellule des marchés ) © GCS LOIRE-ET SOLOGNE, juin 2015

36 Définition des besoins en infrastructure et équipements
Surface sur site de Romorantin Logistique : navettes Informatique : GCS permet d’avoir une seule base de données Equipement sur site : contrôle d’ambiance, analyseurs de petite cadence pour urgence, petit équipement, enceinte de stockage Essais analytique sur site Implication les services de soin dans le choix des appareils : appel d’offre pour les analyseurs installés sur le site © GCS LOIRE-ET SOLOGNE, juin 2015

37 CHOIX - INSTALLATION Activité : Prise en charge des examens de biologie médicale coordonnée, graduée soit: Les analyses traitées sur un plateau technique - site de Blois Les analyses traitées sur le site de Romorantin développement de la biologie délocalisée 24/24h - Identification de l’opérateur et du patient - Mise en place du tube sur l’analyseur et sélection des analyses - Lancement du dosage et récupération des résultats - Mini laboratoire d’urgence sur site 8h-18h pour certaines analyses non disponibles en biologie délocalisée © GCS LOIRE-ET SOLOGNE, juin 2015

38 - Réception des demandes la journée
Locaux : 2 pièces à coté du service des urgences à accès et température contrôlés : - Réception des demandes la journée Dédiée à la Biologie délocalisée délocalisée 1 Local de dépôts de prélèvement à accès contrôlé après 18h Equipement: enceintes de stockage contrôlées réactifs et tubes Équipement annexe (pipettes, centrifugeuses) 3 PC , fax et imprimante stock tampon de matériel de prélèvement © GCS LOIRE-ET SOLOGNE, juin 2015

39 Astreintes de techniciens pour les urgences de la maternité
 Logistique entre les sites:  Navettes matin, midi, mutualisée avec le service d’anatomo pathologie à la fermeture du bloc Augmentation de la fréquence en fin d’après-midi (encore beaucoup de monde aux urgences) Personnel: 8h-18h : 1 technicien sur place (équipe de 4 )(3 semaines sur Romorantin et 1 semaine sur le site de Blois) 18h – 8h le lendemain matin : infirmiers du service des urgences et de pédiatrie Astreintes de techniciens pour les urgences de la maternité Recrutement d’une équipe de chauffeurs pour les navettes © GCS LOIRE-ET SOLOGNE, juin 2015

40 Appareils analytiques: sur site de Romorantin
Choix par le biologiste : compromis entre  Panel analytique disponible Besoins du laboratoire: Maîtrise du préanalytique / Sécurité et traçabilité d'utilisation Facilité d’utilisation pour les soignants surcharge de travail des soignants Prix Sur site d’urgence: STA satellite, DT60 (enzymologie, ac urique) © GCS LOIRE-ET SOLOGNE, juin 2015

41 Biologie délocalisée © GCS LOIRE-ET SOLOGNE, juin 2015

42 Informatique: SGL multi-sites (lien VPM): connexion-paramétrage- mutualisation des logiciels métier
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43 - Un seul manuel qualité, une revue de direction
Système qualite: - Un seul manuel qualité, une revue de direction - Procédure de gestion de la biologie spécialisée commune Blois et Romorantin - Signature de contrats spécifiques pour la biologie délocalisée (urgence – maternité) Un groupe d'encadrement de la biologie délocalisée (GEEBMD) Mise en place du système documentaire Classeurs spécifiques Biologie délocalisée disponibles à coté des appareils -version unique- non modifiable manuellement © GCS LOIRE-ET SOLOGNE, juin 2015

44 Services: urgences, maternité, de pédiatrie
FORMATION PERSONNEL Services: urgences, maternité, de pédiatrie  Avant prise de poste, sur rendez vous Adaptée : selon les appareils utilisés Rappel sur la norme ISO 22870 Présentation du site intranet + documents Sensibilisation à la gestion du matériel de prélèvement  Remise d’un ID opérateur code à barre permettant leur identification Rappel des erreurs préanalytiques à ne pas commettre Présentation des analyseurs –analyse- classeurs Sur chaque appareil : Mode passif  + Mode actif  © GCS LOIRE-ET SOLOGNE, juin 2015

45 Traçabilité - Parcours: formation + QCM+ habilitation
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46 Une journée du GCS: site de Romorantin
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47 Traitement des échantillons: site de Blois
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48 Validation biologique dans le SGL
Biologiste superviseur : 1/j assure la validation biologique des analyses de la journée : supervise les dossiers de Blois et Romorantin Contrôle le retour des analyses retransmises : lien hprim intégration du compte rendu dans le serveur de résultat Biologiste responsable: du site de Romorantin identifié intervention si problèmes © GCS LOIRE-ET SOLOGNE, juin 2015

49 Biologie délocalisée: Blocage des appareils si CQI non correct
PERMANENCE DES SOINS Préparation des analyseurs de biologie délocalisée pour la nuit : maintenance, achalandage en réactifs, passage des CQ pour la nuit Biologie délocalisée: Blocage des appareils si CQI non correct Traçabilité préanalytique et analytique : Identification opérateur et patient : code à barre Traçabilité postanalytique : Dans le SGL: autocréation de demande du dossier via le concentrateur de gestion Dans le serveur de résultats : Cyberlab Transports sur demande : ponction lombaire, analyses toxicologiques Biologiste d’astreinte de nuit Validation biologique à postériori © GCS LOIRE-ET SOLOGNE, juin 2015

50 SUIVI D’ACTIVITE Présence biologique sur site : 2f/ semaine
Suivi les performances des dispositifs. La gestion et interprétation des CQI et EEQ Suivi mensuel des comparaisons de méthode /analyseurs du site de Blois Suivi et formation personnel sur rdv Gestion des réclamations la mise en place d’actions correctives et préventives: mise en place en mai d’un 2nd analyseurs AQT90 Réunions les services , collaboration avec les 2 services qualité des établissement Participation au Clin Revue de Direction Accréditation du GCS depuis décembre  : aucun écart pour le site de Romorantin 2ème visite en aout 2015 © GCS LOIRE-ET SOLOGNE, juin 2015

51 Les résultats 2 ans après
Coût complet de production du « B » centimes pour le CH de Blois 27 centimes pour le CH de Romorantin Lantenay centimes (avec l'effet GCS) Soit une économie en 2014 ans d’environ € pour le CH de Blois et plus de € pour le CH de Romorantin Lantenay. Partenariat gagnant / gagnant © GCS LOIRE-ET SOLOGNE, juin 2015

52 La zone de production PB2U va passer de 140 m² à 244 m².
Un nouveau bâtiment en construction : coût de l’opération 4,5 millions d’euros (investissement du CH de Blois) pour respecter la nome d’accréditation des laboratoires. La surface du laboratoire va passer de 875 m² à m² soit 56% d’augmentation. La zone de production PB2U va passer de 140 m² à 244 m². © GCS LOIRE-ET SOLOGNE, juin 2015

53 Avoir envie de travailler ensemble Un dialogue social de qualité
CONCLUSION Pour coopérer, il faut: Avoir envie de travailler ensemble Un dialogue social de qualité   Difficultés: phase d'instabilité, forcément une modification de la culture locale Perte de manœuvre locale au profit du GCS, harmonisation des règles de gestion des personnels Apports: Harmonisation des pratiques professionnelles Examen de biologie de qualité égale sur le territoire, sous traitants identiques  Optimisation des ressources Consolidation de l'activité Maîtrise des coûts de fonctionnement © GCS LOIRE-ET SOLOGNE, juin 2015