Scénarii de réorganisation des archives d’un organisme

Présentation au sujet: "Scénarii de réorganisation des archives d’un organisme"— Transcription de la présentation:

1 Scénarii de réorganisation des archives d’un organisme

2 Dans toute organisation, l’information constitue une ressource fondamentale et indispensable au même titre que les ressources humaines, matérielles ou financières. Composantes essentielles de l’information générée par une institution, les archives permettent de prouver, d’attester, de comprendre et de réduire l’incertitude au moment de la prise de décision.

3 L’organisation et la mise en valeur du capital informationnel que représentent les archives sont la condition sine qua none de toute gestion efficace, rentable et rationnelle. Mais dans un contexte caractérisé par l’abondance, voir la surabondance la production paperassière, la maîtrise de ce patrimoine informationnel constitue un véritable défi.

4 L'information est une donnée stratégique pour toute entreprise
L'information est une donnée stratégique pour toute entreprise. Son traitement suppose des moyens humains et logistiques importants . La gestion des archives pratiquée en interne implique une procédure rigoureuse tant dans la conception du plan d'archivage, de l'inventaire, du classement, du rangement, des mises à jour, de la sélection et de l’évaluation des documents, et de la consultation des différentes pièces.

5 Au Maroc, de plus en plus d’organismes publics ou privés confient la conservation de leurs archives à des prestataires qui en assurent parfois également la gestion sur site. les organismes appliquent désormais l’externalisation aux activités supports de son cœur métier, entre autres : la gestion logistique, la gestion et la conservation des archives… L’outsourcing de la gestion et de la conservation des archives auprès de sociétés représente un enjeu conséquent qui devait faire face à : OUTSOURCING: Opération qui consiste pour une entreprise à sous traiter certaines tâches pour se focaliser sur sa vocation première.

6 des délais de conservation réglementaires plus ou moins longs ;
des locaux saturés par des volumes de documents; des locaux inadaptés à la bonne conservation des archives un prix du m² élevé qui pourrait être utilisé à l'activité plutôt qu'à l'archivage des documents ; un temps de recherche des documents qui coûte cher ; un problème d'assurance en cas de sinistre (incendie, dégâts des eaux ...).

7 l’externalisation de la gestion et de la conservation des archives représente une part importante du budget de fonctionnement des organismes (BAM, environ de 10 millions de DH). Ces budgets ne cesse d’augmenter annuellement avec la croissance de la production paperassière. En général, La notion d’externalisation revient à l’achat de résultats (et non pas de moyens) auprès d’un fournisseur externe. Celui-ci doit théoriquement s’engager et fournir un niveau de performance déterminé. En effet, la réglementation marocaine sur l’externalisation de la gestion des archives papiers et électroniques est inexistante.

8 Cependant, l’expérience française se voit mature en la matière
Cependant, l’expérience française se voit mature en la matière. Un décret, publié en septembre 2009, a fait évoluer la réglementation sur la gestion des archives papiers et électroniques en France. Ce décret exige que les prestataires doivent répondre à des normes définies dans un arrêté ministériel (NF Z , NF Z ,) Les prestataires certifiés NF Service Prestations d'archivage et de gestion externalisée de documents sur support papier sont les seuls agrées par l’Etat

9 Scénarii de réorganisation des archives d’un organisme
SCENARIO N°1 : Gestion des archives par les ressources humaines et matérielles de l’organisme. SCENARIO N°2 : Externalisation de la gestion des archives, tout en les maintenant dans les locaux de l’organisme. SCENARIO N°3 : Externalisation totale de la gestion des archives.

10 Chacun de ces scénarii comprend :
Méthodologie de mise en œuvre Les Acteurs concernés Un Calendrier de réalisation Coûts de réalisation estimatifs

11 Comme préalable à l’application de tout scénario de réorganisation, l’assainissement des archives est une opération qui doit être faite indépendamment du scénario choisi . En terme d’économie, si l’assainissement de la volumétrie est réalisé selon les règles de l’art, la volumétrie diminuera, après épuration, tri et reconditionnement

12 Préalable à tout scénario
Assainissement des archives Objectif: Diminuer la volumétrie de la masse d’archives Procédure: La Désinsectisation Le dépoussiérage  Épuration ,triage et Classement

13 coût de l’opération assainissement
DESIGNATION UNITE COUT UNITAIRE QUANTITE COUT TOTAL REMARQUES Assainissement (mise en place de ressources d’un prestataire) Agent Nombre d’agents Préciser la durée de l’opération assainissement

14 SCENARIO N°1 : Gestion des archives par les ressources humaines et matérielles de l’organisme
Méthodologie Recruter des archivistes et des opérateurs ; Former des équipes et les affecter dans les différents sites ; Inventorier et trier les fonds ; Transférer les archives ; Assurer le transfert des archives par les moyens propres à l’organisme ; Mettre les dossiers dans des containers Préparer les locaux récepteurs ;

15 Charger les véhicules pour acheminement vers les nouveaux sites ;
Élaborer les bordereaux de versement Organiser les transferts de documents Contrôler et sécuriser le transfert des documents Réceptionner les documents dans les dépôts Réorganiser les documents sur la base d’un plan de déménagement. Mettre en place une application informatique de gestion des archives physiques Alimenter les instruments de recherche Assurer le suivi

16 BESOINS EN TERME DE STRUCTURES MATERIELLES
COÛTS D’INVESTISSEMENT Besoins en terme de locaux d’archivage Le calcul des besoins en locaux dépend de la situation des archives au sein de l’organisme et de la volumétrie. A court terme le calcul des besoins est calculé sur la base 170 m² de surface pour 1000 M/L de documents ou (6M/L par m²) 10% de la surface de stockage pour les locaux de travail(réception, triage et traitement).

17 Besoins en équipement de rangement
Les rayonnages fixes ou mobiles Fixes: c’est la formule la plus économiques et la plus simple, mais on perd les espaces des allées de déserte. Mobiles : beaucoup plus chers, mais ils permettent d’augmenter l’espace de rangement de 30 à 100 % selon le système adopté et la configuration des lieux. Cette solution comporte des contraintes de maniement et de rangement. Le besoin en rayonnage est calculé sur la base du ratio suivant: la capacité de stockage d’une travée de 6 tablettes= 6 M/L de documents de format A4.

18 Besoins en dispositif de sécurité
Designations Coût unitaire Quantité Coût total Extincteurs 1 000 Climatiseurs 20 000 Thermomètres 2 500 hygromètres 4 000 Déshumidificateurs 8 000 rayonnages fixes  1 500 Total 1

19 Coûts de gestion: besoins en matériel de conditionnement
DESIGNATION NOMBRE D’UNITES COUT UNITAIRE TOTAL Boîtes d’archives (24x36x8 cm) Boîte 15 Chemises cartonnés pour le conditionnement  Rames 90 Chemises bulles rames 60 travaux de désinfection ml 70 DH LE M/L

20 BESOINS EN PERSONNEL DESIGNATION NOMBRE COUT Archiviste Principal
Aide archiviste Agents d'Exécution Totaux Le besoin en personnel est déterminé en fonction du volume des archives, mais surtout en fonction de la nature des opérations à effectuer( classement, tri, Communication, dépoussiérage etc.) Le besoin en aide archiviste est calculé sur la base d’un 1 pour 1000 M/L de documents

21 Formation théoriques + formation pratique

22 Désignation coûts Coût d’investissement Coût de gestion Coût divers Coût total

23 Délégation du personnel d’un prestataire
SCENARIO N°2 : Externalisation de la gestion des archives, tout en les maintenant dans les locaux de l’organisme Délégation du personnel d’un prestataire La prise en charge de toute les opérations de traitement, Le traitement des nouveaux flux, L’établissement des inventaires informatiques à partir des éléments mentionnées sur les boites d’archives, les recherches et communications sur les documents traités, la destruction des archives sur instructions de selon le calendrier de conservation élaboré par l’organisme

24 Coûts d’investissement
Coûts de gestion+ charges du personnel du prestataire (par an) Coûts divers

25 SCENARIO N°3  Externalisation totale de la gestion et de la conservation des archives

26 Historique et contexte de développement
La pratique de l’externalisation de l’archivage vient des Etats-Unis où elle est exercée dès les années 1940 par des sociétés spécialisées, les « Records and Information Management Services (RIMS). En France, elle n’apparaît qu’à la fin des années 1960 et se développe très rapidement à partir des années 1980. Le secteur privé a recours à l’externalisation, soucieux de répondre à certaines contraintes, d’une part, l’augmentation structurelle des volumes de papier dont les espaces de stockage limités représentent des sources de coûts non négligeables (entretien, achat, location, construction).

27 Une absence d’expertise archivistique en interne dont les compétences ne font pas traditionnellement partie du cœur de métier de l’entreprise. D’autre part, la maîtrise des risques au regard de la perte inconsidérée des documents vitaux de l’entreprise qui peut occasionner un préjudice grave dans la gestion des contentieux, la conduite des affaires et de la bonne gouvernance.

28 Le marché de l’archivage
En France, plus d’une trentaine d’entreprises se partagent le marché de l’archivage estimé à 200 millions d’euros annuels de chiffre d’affaire et un taux de croissance très stable supérieur à 10% par an. On estime à environ le nombre d’entreprises qui externalisent leurs archives, tous secteurs confondus et allant de la société cotée au CAC 40 jusqu’à la PME. Ce chiffre est assez peu élevé au regard du nombre total des entreprises françaises. Par ailleurs, seul 25 % des volumes d’archives des entreprises sont externalisés contre plus de 60 % aux Etats-Unis où le secteur d’activité est plus mature. Ces perspectives laissent transparaître un potentiel de croissance encore important dans les années à venir.

29 Les sociétés leader du marché se sont regroupées au sein de l’association des prestataires en archivage et gestion externalisée (PAGE), crée en 1996, (elle est à l’origine de la norme NF Z40-350). Les sociétés adhérentes réalisent au total 168 millions d’euros de chiffre d’affaire annuel, soit 84% du marché. La clientèle faisant appel à un prestataire en archivage a désormais des attentes bien précises. Au-delà d’un simple stockage de document ou de la simple maîtrise des coûts, elle demande aux prestataires d’être en mesure de fournir un véritable service :

30 Une expertise archivistique : conseil en organisation de l'archivage, tri, classement, inventaire, indexation; Une rapidité et une réactivité dans la mise à disposition des archives pour consultation ; Un respect de la qualité de service, de la conservation des documents et de l’organisation des prestations ; Une confidentialité et une sécurité des archives externalisées ; Une mise à disposition d'un système d'information en ligne indispensable, souple et performant ; La dématérialisation des supports papiers et le stockage externalisé des documents numériques ;

31 Une adaptabilité constante aux besoins du client ;
Enfin, la couverture géographique est un avantage, permettant de sensibiliser les sociétés possédant un réseau territorial. On constate globalement, depuis l’avènement de ce nouveau siècle, une augmentation des fusions ou acquisitions entre les entreprises françaises du secteur permettant à celles-ci d’étendre leur couverture géographique, mais également de certaines multinationales qui profitent de l’essor du marché français pour étendre leur influence dans l’hexagone.

32 méthodologie : Objet de prestation
Le transfert de la Gestion des archives vers un partenaire externe (Prestataire) s’avère d’un grand apport, du moment où il permettra à l’organisme de se focaliser surtout sur ses compétences de base et son cœur de métier. Le prestataire (société choisie pour l’externalisation) trouveras des fonds mis en boites ou en containers, déjà assainis. Sa mission doit intégrer les opérations suivantes : Transfert Du passif De l’actif

33 La mise en inventaire La conservation La gestion des demandes de recherche L’application des outils d’archivage : Charte d’archivage : le plan de classement et calendrier de tri et de conservation Détail de la prestation : La prestation comprend : Le déménagement du passif dans les locaux du Prestataire, La prise en charge des nouvelles archives, L’établissement des inventaires informatiques à partir des éléments mentionnées sur les boites d’archives

34 la conservation en entrepôts spécialisés,
les recherches et communications sur les documents confiés, la destruction des archives sur instructions de l’organisme et selon le calendrier de conservation Le calendrier de prise en charge intègrera : La reprise initiale du stock et mise en inventaire, La gestion et traitement des recherches,

35 La reprise du stock : L’avant transfert : Le Prestataire et l’organisme définiront les unités d’archivages (dossiers, boîtes, containers). Un inventaire détaillé des boîtes et dossiers sera fourni par l’organisme Toutes les autres archives feront l’objet d’un inventaire par le Prestataire. L’organisme accompagnera le Prestataire par la présence d’agents en charge du fonds d’archive.

36 Des interlocuteurs techniques du Prestataire piloteront et coordonneront sur les sites l’ensemble des enlèvements. L’interlocuteur de l’organisme est seul habilité à valider la prise en compte des archives à transférer. Les visites techniques organisées sur site permettront au Prestataire d’évaluer précisément le fonds d’archive. Pour le transfert des fonds d’archives et les nouvelles intégrations, seuls les volumes confiés validés par bordereau d’enlèvement et par inventaire seront source de facturation

37 Le transfert : se ferait par véhicule du prestataire. le Prestataire utilisera sur place ou après l’enlèvement, des conteneurs qui lui sont propres si besoins. chaque enlèvement fera l’objet d’une signature d’un bordereau le Prestataire effectue un contrôle sur la qualité du transfert (tableau de bord d’enlèvement) la recherche est possible dans un délai de 72 heures après enlèvement.

38 Mise en inventaire : Le Prestataire s’engage à enregistrer l’inventaire détaillé des archives enlevées. Nature des informations à saisir pour constituer la base de données d’inventaire : Emetteur : service ayant versé l’archive Année : Année de création des documents Type des documents (ou dossier) Date de destruction Numéro de boite/Cote

39 Outil de gestion des archives
Le Prestataire propose un outil de gestion des archives. Cet outil doit permettre, entre autres fonctionnalités, de : consulter en temps réel la base archive transmettre les demandes de consultations, transmettre les demandes pour «Retour d’archives», visualiser la mise à jour des inventaires faite dès la saisie des données, vérifier les historiques de mouvements d’archives consulter les stocks accéder à différentes statistiques pour validation de la facturation : nombre de recherche par type / par délai nombre de recherches infructueuses volume des archives prises en charge (par nature) volume des réintégrations

40 En matière de suivi de prestations : l'externalisation requiert un minimum de contrôles, donc une personne qui puisse suivre la prestation, contrôler le niveau de qualité de service, et contrôler les factures :il n'y a rien de plus facile que de laisser se développer les dérives par absence de contrôle.

41 En matière de contrat, il faut faire attention à quelques points particuliers : la localisation du stockage : Le prestataire doit indiquer le lieu de stockage des documents, et prévenir s'il en change ; Le prestataire doit être assuré et vous proposer en cas de sinistre, au minimum un forfait calculé à la boite (parfois, il vous propose un coût de reconstitution du contenu.

42 il est préférable que le local de stockage ne contienne pas autre chose que des archives : le mélange des genres n'est jamais très bon ; évitez donc les "déménageurs" reconvertis dans le stockage; faites attention aux conditions de restitutions de vos archives : dans certains cas, vous pouvez devoir reprendre votre stock et le prestataire doit être en mesure de le faire, sous un certain délai ;

43 attention également aux conditions de révision des tarifs : dans certains cas, on doit pouvoir se prémunir contre des hausses très importantes. privilégier une durée sur 3 ans, c'est la norme en matière logistique et on peut difficilement faire moins

44 Coûts de réalisation estimatifs : Informations sur les tarifs
Le coût des prestations proposées varie en fonction de plusieurs paramètres comme les volumes à gérer et les versements annuels, les conditions de travail et de collecte des archives, les demandes de consultations et leurs niveaux de restitution (urgente, normale…), ou d’autres services complémentaires : récolement, numérisation, reconstitution de dossiers

45 - le coût d'une recherche comprend : la manipulation du conteneur / boite, l'extraction d'un document, l'acheminement de l'information au destinataire (fax, messagerie, envoi postal, envoi sécurisé, livraison express, etc.) Par ailleurs, l’unité de chiffrage est variable d’une société à l’autre : au mètre cube, au mètre linéaire, au conteneur (attention à la taille du conteneur), à la boite, au nombre de pages …

46 il convient de déterminer en particulier : - La typologie des archives : s'agit-il d'archives vivantes ou d’archives intermédiaires cette typologie détermine un mode de stockage chez le prestataire et par conséquent une base tarifaire différente ; ainsi le stockage d'archives vives coûte plus cher mais les recherches sont moins chères ; le stockage d'archives définitives coûte peu cher mais les recherches sont plus coûteuses .

47 Les volumes : le prestataire offre des tarifs en fonction du volume d'activité que vous lui laisser entrevoir ; Le nombre d'interlocuteurs internes, la gestion des habilitations, le caractère sensible des documents imposant un stockage sécurisé ou pas : qui fait quoi, qui peut demander quoi, etc. - Les contraintes en terme de restitutions (= recherches) : avez-vous besoin de la restitution des originaux ? ou simplement dans la majeure partie du temps, une copie vous convient-elle (via fax ou messagerie) ? ; Quels sont les délais de restitution demandés :vous pouvez demander plusieurs types de délais et donc plusieurs niveaux de recherches.

48 Le sort final réservé à ces documents : attention, il s'agit d'un point souvent négligé dans les contrats : sachez que lorsque la conservation des documents n'est plus nécessaire, il faut les détruire ; donc vous devez obliger votre prestataire à vous demander régulièrement l'autorisation de détruire, ce tarif doit faire partie de sa proposition commerciale, vous devez pouvoir exiger un certificat de destruction et / ou une destruction confidentielle de vos documents.  

49 Contenu de l'appel d'offres
Indiquer le type d'archives que l'on veut externaliser : archives vitales, archives courantes ou intermédiaires ou définitives. Détailler le plus finement possible les prestations demandées en matière de : prise en charge : qui met en conteneur, qui établit le bordereau de versement, à quel moment ou selon quelle périodicité les archives sont transférées du client au prestataire, quelles vérifications sont faites par celui-ci,

50 stockage : comment sont conservées et gérées les archives chez le prestataire,
recherches : comment et dans quelle plage horaire les recherches peuvent être demandées au prestataire, quels sont les délais de réponse, dans quelles conditions les archives peuvent être consultées sur place, restitutions : dans quel délai et de quelle façon les archives sont renvoyées chez le client s'il désire les consulter chez lui,

51 destruction : qui déclenche le processus de destruction des archives, comment et par qui celles-ci sont détruites, intégration de nouveaux documents dans les archives déjà confiées au prestataire : qui opère l'intégration matérielle, qui modifie l'inventaire le cas échéant, sortie définitive : dans quelles conditions le client peut récupérer la totalité de ses archives, conseils dans le domaine de l'organisation de la fonction-archives

52 Préciser dans quelle unité les tarifs devront être indiqués afin de faciliter les comparaisons, notamment pour ce qui concerne le volume : mètres cubes, mètres linéaires. Exiger le droit d'aller contrôler sur place les conditions de stockage et celui de mettre éventuellement fin à la prestation en récupérant les documents Définir la zone d'implantation géographique des sites souhaités. Indiquer les modalités de reporting souhaitées (contenu et périodicité du tableau de bord, notification et traitement des incidents) et le type d'assurances que le prestataire doit souscrire.

53 Etude de benchmark pour les tiers archiveur au Maroc Concernant l’analyse de l’offre du marché,Doc 'Archives et ARCHIVEX Le benchmarking : étalonnage ou analyse comparative est une technique de marketing ou de gestion de la qualité qui consiste à étudier et analyser les techniques de gestion, les modes d'organisation des autres entreprises afin de s'en inspirer et d'en retirer le meilleur. C'est un processus continu de recherche, d'analyse comparative, d'adaptation et d'implantation des meilleures pratiques pour améliorer la performance des processus dans une organisation

54 Les indicateurs ARCHIVEX Surface de stockage 40.000 m2 19.500 m2
Doc’Archives Surface de stockage m2 m2 Nombre de clients Environ 130 clients avec prédominance du secteur privé Environ 100 clients avec prédominance du secteur public Capital DH ,00 DH Chiffre d’affaire C.A. des 3 dernières années (H.T.) Exercice 2008 : ,35 DH Exercice 2009 : ,10 DH Exercice 2010 : ,10 DH Exercice 2008 : ,00 DH Exercice 2009 : ,00 DH Exercice 2010 : ,00 DH Certification Certification ISO 9002 Certification ISO 9001 Effectifs en personnel 200 personnes 193 personnes Date de création 1996 1998

55 Tableau Comparatif des prix publics annoncés dans le marché Marocain, concernant le secteur d’externalisation de la gestion et de la conservation des archives

56 Prestations des tiers archiveurs Prix ARCHIVEX Prix Doc’Archives
Traitement des Archives : - Inventaire, Conditionnement avec reprise de l’intitulé de la boite ou des classeurs - Remise inventaires électroniques sur CD-ROM rechercheable ou par (Format Excel) 1 conteneur Archivex (0,4 ml)= 20,00 DH H.T. / conteneur Archivex Travaux de Conditionnement : Conteneurisation / Inventaire (l’unité)= 20,00 DH H.T. Traitement archivistique : Délégation de personnel 1 archiviste= 450,00 DH H.T. / journée et par personne Un employé converti en archiviste = 10000,00 DH H.T. / par mois, par personne FOURNITURES POUR CONDITIONNEMENT DES ARCHIVES Conditionnement des archives (boite autofermable normalisée d’un poids maximum de 15 kgs) Avec étiquette d’identification 1 conteneur Archivex=12,80 DH H.T. par conteneur Archivex Prix d’un Conteneur et d’une Boîte d’Archives : -Conteneurs (l’unité) = 22,00 DH H.T. –Boites d’Archives (l’unité)= 6,80 DH H.T.

57 EXTERNALISATION DE LA CONSERVATION ET LA GESTION : Transfert des archives vers les locaux du tiers archiveur depuis votre Siège

58 Transfert Manutention de sortie - Transport - Entrée en dépôt 1 conteneur Archivex= 4,00 DH H.T. Pour le Passif et archives à venir Donnée non disponible Conservation chez le tiers archiveurs 1conteneur Archivex= 2,60 DH H.T. par mois par conteneur Archivex Minimum de facturation : 100 conteneurs Archivex Redevance Annuelle par conteneur normalisé (au prorata temporis )= 60, 00 DH H.T Consultation chez le tiers archiveurs Consultation de dossiers / classeurs / boites ou conteneurs Gratuite -Recherche : Gratuite - Photocopie : Page= 0,70 DH H.T

59 Analyse SWOT des prestations du tiers archiveur
L'analyse SWOT (Strengths – Weaknesses – Opportunities – Threats) ou AFOM (Atouts – Faiblesses – Opportunités – Menaces) est un outil d'analyse stratégique. Il combine l'étude des forces et des faiblesses d'une organisation, d’un territoire, d’un secteur, etc. Avec celle des opportunités et des menaces de son environnement, afin d'aider à la définition d'une stratégie de développement.

60 Strengths = Forces 1- Le recentrage sur les activités les plus créatrices de valeur ce qui permet de libérer des ressources financières et managériales pour les réinvestir exclusivement dans le « cœur de métier ». 2- Gain d’espace et optimisation des coûts de recherches. 3- Gain du temps en matière de recherches des documents d’archives. 5- Gestion de la communication des documents. 6- Sensibilisation aux procédures d'archivage et d'accès aux données archivées. 7- adaptabilité d’équipements (rayonnage) utilisés.

61 Weaknesses = Faiblesses
1-Difficulté de suivre et de contrôler la prestation. 2- Perte du contrôle et des connaissances du capital informationnel 4-Perte de la confidentialité de l’information sensible. 5- Mauvaise réversibilité de la gestion et de la conservation des archives en cas de Backsourcing

62 1- Environnement juridique contraignant à l’archivage.
Opportunités 1- Environnement juridique contraignant à l’archivage. 2-L’externalisation permet de : - Concentrer l’activité sur le métier de base - Réduire les frais de gestion. - Réaffecter les locaux d’archives ; - Bénéficier de la gestion informatisée des archives ; - Harmoniser les procédures de classement ; - Utilisation de conteneurs spécifiques ; - Bénéficier de personnel qualifié et spécialisé. 3- la réduction des coûts de la gestion des archives externalisées, qui repose sur le bénéfice des économies d’échelle des prestataires, des économies d’investissements, Opportunités

63 6- Formation du personnel aux techniques d’archivage
4- l’amélioration de la performance de l’activité externalisée, du moment que le tiers archiveur utilise généralement du personnel jeune à la place du personnel expérimenté qui travaillait pour leur client ; et utilisent les « best practices ». 5- Bénéficier du savoir faire, de l’expérience des sociétés spécialisées dans l’archivage 6- Formation du personnel aux techniques d’archivage 7- Bonnes conditions de sécurité, de confidentialité, de rapidité 8- Mise en place de solutions informatiques adéquates.

64 2- Risque de fiabilité de pérennité du prestataire choisi.
Menaces 1.Risque de confier les archives à un prestataire incompétent (rapport qualité/prix). 2- Risque de fiabilité de pérennité du prestataire choisi. 3- Sous performance du prestataire, lorsque ce dernier n’atteint pas les objectifs de performance fixés par le contrat. 4- Dépendances au prestataire. 5- Pertes de compétences internes. 6- La non organisation du marché de l’externalisation au Maroc, qui demeure embryonnaire. 7- risque d’être confronté à un prestataire déménageur converti en tiers archiveur. 8- le vide juridique et normatif Marocain concernant le secteur de l’externalisation des archives. 9- Absence d’agrément et de contrôle des tiers archiveurs au Maroc Menaces Menaces

65 Les grandes étapes d’un projet d’externalisation
Les projets d’externalisation suivent tous une logique structurée qui ne laisse pas beaucoup de latitude à l’originalité créative. Ainsi un projet d’externalisation pris depuis l’origine est structuré en 5 grandes phases: Le sourcing La consultation et le choix du partenaire La transition La phase “récurrente” La réversibilité

66 (a) Le sourcing consiste en l’analyse des processus et activités de l’entreprise selon un certain nombre de critères (importance stratégique, expertise interne, etc..) afin de déterminer ce que l’entreprise doit conserver en interne de ce qu’elle doit déléguer à un prestataire externe. Le résultat de cette analyse est le périmètre des activités externalisables. Il faut par ailleurs vérifier l’existence d’un marché et sa maturité par rapport au besoin (nombre et taille des fournisseurs, références, etc..). La décision d’externaliser ou non est en général prise à la suite de cette phase.

67 (b) La consultation va consister tout d’abord à rédiger le cahier des charges qui doit contenir un certain nombre d’invariants: les objectifs, le périmètre et la description des activités, les niveaux de service attendus, les modalités contractuelles et la matrice de réponse financière (il vaut mieux en proposer une). A la remise du cahier des charges aux fournisseurs, il va s’écouler un délai minimum d’un mois pour la réponse (le double sur un projet de taille importante). Puis la sélection et les discussions vont s’établir de manière relativement classique.

68 (c) La phase de transition est le transfert de l’activité vers le Partenaire. Il s’agit d’une phase longue (6 mois à un an) assez éprouvante pour les équipes qui vont devoir souvent déménager physiquement des infrastructures, transmettre la compétence à des équipes et contrôler palier par palier la capacité du prestataire à prendre la suite. Cette phase doit avoir été détaillée, chiffrée et organisée durant la phase de consultation.

69 (d) La phase “récurrente” est le coeur du sujet (il a fallu 3 phases successives pour y parvenir). Dans cette phase le prestataire opère le service en fonction d’une Convention de service assortie d’éventuelles pénalités en cas de problème. La durée minimum d’une phase récurrente est 3 ans mais de nombreux contrats vont au delà. (e) La réversibilité désigne l’action de “transmettre” le service externalisé depuis le partenaire vers l’entreprise ou un tiers désigné par elle. C’est en quelque sorte une transition bis et tout comme elle, il faut en avoir prévu les contours avant la signature du contrat. Comme on peut le voir, ce type de projet est relativement bien bordé et il est parfois utile de s’entourer d’une expertise externe pour piloter les différentes phases. Un pilotage type “programme” est souvent utile pour s’assurer du respect des délais et de la maîtrise des risques.

70 Conclusion L’externalisation des archives est une démarche managériale qui vise la sauvegarde et la réorganisation de la mémoire et du capital intellectuel des organisations. Elle est devenue une pratique très répandue au sein des organismes puisque la gestion et le traitement des archives en interne génèrent des dépenses accrues. En effet, l’externalisation des archives a comme objectifs stratégiques : la continuité et la transparence du service client, l’accès rapide à l’information et le gain de place dans les bureaux