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GUIDE DE GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE DES SOCIETES COOPERATIVES.

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2 GUIDE DE GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE DES SOCIETES COOPERATIVES

3 SOMMAIRE : AVANT PROPOS SOMMAIRE : AVANT PROPOS I-Introduction a-Définition dune société coopérative b-les principes coopératifs universels

4 II- Gestion administrative 2-1- mécanismes de fonctionnement des organes dune société coopérative les organes dune société coopérative lAssemblée générale conseil dadministration comité de surveillance

5 2-2- responsabilités et rôles des administrateurs 2.3. responsabilités et rôles des membres du comité de surveillance 2.4. le personnel salarié

6 III- gestion financière et comptable 3-1-les documents de gestion de trésorerie 3-2-les documents de gestion des stocks 3-3-les documents de gestion du crédit

7 3-4- les documents de gestion des biens meubles et immeubles IV- quelques notions sur le bilan financier dune société coopérative 4-1-programme annuel dactivités prévisionnel V-le budget VI- annexes

8 AVANT PROPOS De plus en plus, les populations pensent à leurs problèmes de nourriture, deau, de santé et dargent. Pour trouver des solutions à ces problèmes, des hommes et des femmes se regroupent pour constituer des associations, des groupements, mais surtout des sociétés coopératives.

9 Ainsi, on assiste à une création massive de sociétés coopératives dont la plupart cesse de fonctionner par insuffisance dorganisation et de gestion entre autres.

10 Le présent guide veut nous aider à mieux comprendre ce quun gestionnaire dune société coopérative doit savoir pour bien gérer son entreprise. Dans une société coopérative, les responsabilités sont partagées entre plusieurs personnes.

11 Toute personne qui occupe une fonction ou qui a des tâches de gestion sappelle gestionnaire. De ce point de vue, le gestionnaire nest pas uniquement celui qui gère largent, mais celui qui assure la bonne marche de la coopérative.

12 On peut alors définir la gestion administrative et financière dune société coopérative comme étant lensemble des opérations devant permettre à une société coopérative de planifier et dorganiser le travail, de diriger les personnes, de vérifier si le déroulement des activités se passe comme prévu et dévaluer les résultats atteints par rapport aux objectifs fixés.

13 Pour travailler, toute société coopérative a besoin de ressources matérielles, humaines, financières et économiques (outils, marchandises, équipements…) dont lutilisation judicieuse et efficiente relève dune bonne gestion.

14 En effet, il a été prouvé que si les personnes représentent la ressource la plus précieuse dune société coopérative, il nen demeure pas moins quelles restent la plus difficile à gérer. Aussi, le gestionnaire doit-il savoir comment diriger chacune des personnes que compose le groupe de manière à en tirer le maximum.

15 Chaque responsable dune fonction dans la société coopérative est comme un maillon de la chaîne et doit sacquitter correctement de ses tâches au risque de briser cette chaîne et dentraver ainsi le développement de la société coopérative.

16 Le présent guide na pas la prétention de fournir toutes les réponses à tous les problèmes de gestion, mais vise plutôt à mettre à la disposition des gestionnaires des sociétés coopératives des outils simples de gestion devant leur permettre daméliorer leur système dorganisation du travail et de rentabilisation de leurs ressources humaines et financières.

17 I- INTRODUCTION I- INTRODUCTION Le désengagement de lEtat de certaines activités, la démocratisation et la décentralisation en cours dans le pays, et enfin la mondialisation ont plaidé en faveur de ladoption dune politique et stratégie nationales de promotion des sociétés coopératives concrétisée par la loi N° du 18 Juillet 2001.

18 Le présent « Guide de gestion administrative et financière sur les Sociétés Coopératives » est conçu pour les coopérateurs, les services techniques et tous les partenaires impliqués dans le processus de création, danimation, dappui conseil, de contrôle et de gestion des Sociétés Coopératives.

19 a-Définition dune Société Coopérative : La loi du 18 Juillet 2001 stipule en son article 1 er quune société coopérative est une société de personnes, de type particulier, fondée sur les principes dunion, de solidarité et dentraide mutuelle dont les membres se sont volontairement regroupés pour atteindre un but de développement économique et social commun, par la constitution dune entreprise quils gèrent démocratiquement à leurs avantages et / ou à leurs risques communs et au fonctionnement de laquelle ils sengagent à participer activement.

20 b- Les principes coopératifs universels : b- Les principes coopératifs universels : A loccasion de son centenaire célébré en 1995, lAlliance Coopérative Internationale a redéfini les valeurs et principes universels de la coopération. Selon cette déclaration, « les coopératives se basent sur des valeurs dentraide, dauto responsabilité, de démocratie, dégalité, déquité et de solidarité ». Dans la tradition de leurs fondateurs, les membres des coopératives adhèrent aux valeurs éthiques dhonnêteté, de franchise et de responsabilité sociale.

21 Les principes coopératifs, qui doivent mettre en pratique ces valeurs, sont au nombre de six (6) : 1.l adhésion libre; 2. la gestion démocratique ; 3. léquité dans la répartition éventuelle des résultats économiques ; 4. lintérêt limité au capital ; 5. léducation ; 6. et linter coopération.

22 NB. Une des recommandations de lOIT suivant la convention N°193 attire une attention particulière sur le fait que les sociétés coopératives doivent soccuper des problèmes de la communauté.

23 II. GESTION ADMINISTRATIVE 2.1-les mécanismes de fonctionnement des organes dune société coopérative les organes dune société coopérative Une société coopérative est administrée, gérée et contrôlée par trois (3) types dorganes : - lAssemblée Générale (AG) ; - Le Conseil dAdministration (CA); - Le Comite de Surveillance (CS).

24 LAssemblée Générale : Cest linstance suprême de décision et de délibération dont découlent tous les pouvoirs des autres organes. Il existe trois (3) types dAssemblée Générale : LAssemblée Générale Constitutive ; LAssemblée Générale Ordinaire ; LAssemblée Générale Extraordinaire. LAssemblée Générale regroupe tous les adhérents à la société coopérative.

25 a- L Assemblée Générale Constitutive ( cf article 22) : Elle est la toute première réunion au cours de laquelle la société coopérative est mise en place. Cette Assemblée a pour objet de : - adopter les statuts et règlement intérieur ; - vérifier la souscription et la libération des cotisations et parts sociales ; - élire les membres du Conseil dAdministration et parmi eux le Président de ce Conseil ; - élire les membres du Comité de Surveillance ; - examiner et adopter le programme dactivités de la première année.

26 b- LAssemblée Générale ordinaire : (cf. article 24): LAssemblée Générale Ordinaire qui se réunit au moins une fois par an sur convocation du Président du Conseil dAdministration. La convocation et la validité des résolutions de lassemblée générale ordinaire obéissent à un certain nombre de préalables qui sont :

27 - elle doit être convoquée par le président quinze jour avant la date prévue en précisant lordre du jour ; -le quorum requis doit être égal ou supérieur à la majorité simple des membres convoqués; -Les décisions de lAssemblée Ordinaire sont prises à la majorité simple des membres présents ou représentés.

28 Lorsquelle est convoquée, lassemblée générale est appelée à: -entendre et discuter les rapports du Conseil dAdministration, du Comité de Surveillance et, le cas échéant, des commissions ou comités élus ; -examiner, approuver ou rectifier les comptes et le rapport de gestion, donner ou refuser le quitus aux administrateurs ; -nommer les réviseurs et fixer la durée de leur mandat ainsi que leur rémunération ; -fixer le plafond dendettement de la société coopérative et autoriser les investissements ou placements de fonds ;

29 - déterminer les modalités de répartition des ristournes aux coopérateurs ainsi que les modalités dapurement des déficits ; -élire et révoquer les membres du Conseil dAdministration et ceux des autres instances élues de la société coopérative ; -adopter les règlements intérieurs ou leurs modifications ; -décider les variations du capital social ; -adopter le programme dactivités et le budget de la société coopérative ; -décider de lacceptation ou non dusagers ;

30 -dune manière générale, délibérer sur toutes les autres questions figurant à son ordre du jour, qui ne sont pas de la compétence de lAssemblée Générale Extraordinaire. N B : Seuls les membres à jour de leurs versements au capital social ont droit de vote à lassemblée générale et peuvent être élus au conseil dadministration ou au comité de surveillance selon larticle 21.

31 Chaque membre dispose dune seule voix quelque soit le montant des parts sociales quil détient. En cas dempêchement, un membre peut donner mandat à un autre pour le représenter, mais nul ne peut être détenteur de plus dun mandat. Le vote se fait à main levée, mais si lassemblée générale le décide, il peut se faire au bulletin secret. En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante.

32 c-Assemblée Générale Extraordinaire : LAssemblée Générale Extraordinaire est convoquée à la demande du Président du Conseil dAdministration, du Comité de Surveillance ou du tiers des membres de la Société Coopérative et décide des questions importantes notamment : les modifications des statuts ;

33 la fusion avec une autre Société Coopérative ; la scission de la Société Coopérative ; ladhésion à une union, fédération ou confédération de Coopératives ; la dissolution anticipée de la Coopérative ou la prolongation de sa durée au delà du terme fixé ; lélection de nouveaux membres du Conseil dAdministration en cas de vacance de poste au Conseil de plus de la moitié des membres en exercice.

34 Les délibérations de lAssemblée Générale Extraordinaire sont faites sur la base des deux tiers des membres inscrits présents ou représentés lors de la session. Les décisions de lAssemblée Générale Extra-Ordinaire sont prises à la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés.

35 2.1.3 Le conseil dAdministration : Le conseil dAdministration : a) Définition: Cest lorgane dexécution dune société coopérative dont les membres sont élus par lassemblée générale et parmi les membres en règle vis à vis de la dite société coopérative.

36 Le nombre des administrateurs est fixé par les statuts de chaque Société Coopérative et ne doit pas être inférieur à trois personnes et supérieur à dix (10). Certaines dispositions sont définies par la loi à savoir que les ascendants, les descendants, les conjoints, les frères et les sœurs et autres alliés du même degré ne peuvent être simultanément membres du même Conseil dAdministration, sauf dérogation spéciale de lassemblée générale (cf.article 31).

37 b- Prérogatives : b- Prérogatives : Le Conseil dAdministration doit : -diriger les activités de la coopérative conformément aux dispositions des statuts et aux directives et orientations de lAssemblée Générale ; -tenir ou faire tenir des comptes précis et exacts, ainsi quun relevé fidèle de linventaire, de lactif et du passif de la coopérative ;

38 -prendre toutes les mesures nécessaires pour la sauvegarde des fonds, avoirs, équipements, stocks et biens de la société coopérative ; -surveiller la gestion de la coopérative si elle est confiée à un directeur ou gérant et contrôler linventaire et les comptes établis par celui-ci ; -veiller à ce quun système de tenue des registres, livres et comptes de la société coopérative soit établi ; -rappeler aux membres de la sociétés coopératives lors de la deuxième assemblée générale la fin des mandats, par conséquent aider à la programmation du renouvellement du mandat des différents organes.

39 Il doit en outre : Il doit en outre : -représenter les intérêts des membres de façon objective et impartiale ; -établir un système dinformation périodique des adhérents sur les activités, problèmes et résultats de gestion de la société coopérative et développer en eux le sens dappartenance, de loyauté et de responsabilité envers leur organisation ; -se tenir régulièrement informé des besoins, attitudes, sollicitations ou revendications des membres à légard de la société coopérative ;

40 -encourager, par toute mesure utile, léducation coopérative des membres ; -préparer et convoquer les réunions des assemblées générales ; -présenter à lAssemblée Générale annuelle un rapport dactivités de lexercice écoulé tant sur le plan économique que social, et un projet du budget de lexercice suivant ; - faire toutes propositions en vue daméliorer et de développer les services fournis aux membres ;

41 -faire toutes propositions sur la répartition éventuelle des excédents nets et de lintérêt à servir aux parts ; -donner toute assistance aux personnes habilitées à vérifier les comptes ainsi que les membres des autres instances élues de la société coopérative ; -appliquer toute recommandation des rapports dinspection ou de contrôle de lAdministration chargée des sociétés coopératives afin de redresser les erreurs, fautes de gestion ou dadministration.

42 C-FONCTIONNEMENT DU CONSEIL DADMINISTRATION: Le Conseil dAdministration est dirigé par un Président assisté dun vice Président tous élus par lassemblée générale ( c f.article 37). Les autres membres sont élus suivant la nature de lactivité à mener. Le Conseil dAdministration dispose des pouvoirs étendus en matière de gestion et peut après consultation du Comité de Surveillance recruter tout personnel salarié nécessaire à la bonne marche de la Société Coopérative.

43 Il peut, comme lAssemblée Générale, faire appel à la collaboration des personnes connues pour leur compétence en matière de coopérative et designer des conseillers techniques pour prendre en charge des missions de conseils de gestion, dinformation, de contrôle ou autres. Le Conseil dAdministration se réunit en sessions ordinaires au rythme dune réunion tous les deux (2) mois à la demande de son Président ou de la majorité de ses membres ou en session extraordinaire en cas de besoin.

44 La délibération nest valable que si la moitié au moins de ses membres est présente et les décisions sont prises à la majorité simple. En cas dégalité des voix, celle du président est prépondérante. Les dimensions et les activités dune Société Coopérative peuvent être très importantes. Dans ce cas le Conseil dAdministration dune Société Coopérative peut déléguer les pouvoirs nécessaires à un directeur ou gérant en vue dassurer sous son contrôle le fonctionnement de la Société Coopérative.

45 Le directeur ou le gérant peut être recruté en dehors des membres de la société coopérative, mais sil en est membre il ne peut cumuler ces fonctions avec celles dadministrateur ou de membre du comité de surveillance. Il peut cependant assister aux réunions du conseil dadministration avec voix consultative (cf. article 42).

46 III- GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE 3-1-LES DOCUMENTS DE GESTION DE TRESORERIE

47 a-Le livre de caisse : Cest le livre principal du trésorier qui lui permet denregistrer les entrées et les sorties dargent, ainsi que ce qui reste. Pour ces opérations, le trésorier utilise des pièces comptables telles que le reçu, la facture, la dépense de caisse. Le trésorier doit remplir régulièrement le livre de caisse afin de : -savoir à quel moment telle opération a été faite ; -voir toutes les opérations dentrée et de sortie de la journée, de la semaine, du mois. Le livre de caisse est arrêté et signé à la fin de chaque mois par le président et le trésorier qui en est responsable.

48 Le Président du CA est tenu de communiquer chaque année à lAdministration chargée des Sociétés Coopératives, les documents suivants : le rapport annuel dactivités ; le bilan et ses annexes ( Compte dExploitation Générale, PV des travaux dinventaires etc.) le programme dactivités prévisionnel et le budget ; le rapport du Comité de Surveillance ; le rapport du contrôleur externe pour certification des comptes (cf. article 38 de la loi).

49 N B. Pour être membre, il faut remplir les conditions suivantes (cf. article 31): -être de nationalité malienne ; -jouir des droits civiques et civils ; -résider effectivement dans le ressort territorial de la Société Coopérative ; -navoir pas être condamné à une peine affective ou infamante pour crime ; -navoir pas fait lobjet dune déclaration de faillite conformément à la réglementation commerciale en vigueur ;

50 - ne pas participer de façon permanente ou occasionnellement à une activité concurrente ou connexe de celle de la Société Coopérative ; - être à jour de ses cotisations. A lexpiration dun second mandat consécutif, les membres sortants ne sont rééligibles quau terme dune période de trois ans.

51 2.1.4Le Comité de Surveillance : a- Définition :Le Comité de Surveillance est lorgane de contrôle interne permanent de la Société Coopérative.

52 Le Comité de Surveillance est élu parmi les membres de la Société Coopérative par lAssemblée Générale et le nombre est compris entre deux et cinq personnes qui ne peuvent faire partie ni du Conseil dAdministration ni du personnel salarié et qui nont pas participé à la gestion de la Société Coopérative au cours de lexercice précédent. Les conditions pour être membre du Comité de Surveillance sont les mêmes que celles du Conseil dAdministration.

53 b- Prérogatives : Le Comité de Surveillance a pour tâche de: -contrôler la conformité des activités de la Société Coopérative par rapport aux statuts, aux règlements intérieurs et aux décisions de lAssemblée Générale; -faire appel avec laccord de lAssemblée Générale, à des personnes qualifiées en matière de contrôle des comptes pour laider à accomplir correctement sa mission ;

54 -vérifier les livres comptables, la caisse, les comptes et avoirs de la Société Coopérative et contrôler la régularité des inventaires et des bilans ; -exercer tout contrôle quil juge opportun et informer le Conseil dAdministration de toutes lacunes, erreurs ou irrégularités commises ; -rappeler lors de la tenue de lassemblée générale ordinaire de la deuxième année la période de renouvellement des différents organes et recommander que des dispositions soient prises à cet effet.

55 c - Fonctionnement du Comité de Surveillance : Le Comité de Surveillance se réunit chaque fois que besoin est et à la demande dau moins deux (2) de ses membres. Ses décisions sont prises à la majorité simple et il exerce ses pouvoirs de façon collégiale. La composition du comité de surveillance est fixée par les statuts.

56 2.2 Les responsabilités et rôles des administrateurs 2.2 Les responsabilités et rôles des administrateurs Les informations qui suivent constituent de brèves descriptions des taches de quelques administrateurs et du gérant. Les taches énumérées ne sont pas exhaustives et il nest pas dit que chaque société coopérative est organisée de la même façon. Elles ne sont quindicatives et servent seulement à donner une idée générale.

57 Le Président du Conseil dAdministration Il est le premier responsable de la gestion de la société coopérative. Il représente la société coopérative dans tous les actes de la vie civile y compris en justice. Sa signature engage la coopérative. Il signe tous les documents de la société coopérative. Il convoque et préside les réunions du Conseil dAdministration et de lAssemblée Générale. Il est ordonnateur du budget, le garant du respect des textes et de la cohésion sociale.

58 Le Vice Président Le Vice Président Il seconde le président dans ses taches et le remplace en cas dempêchement ou dabsence. Il doit travailler en étroite collaboration avec le président.

59 Le Trésorier Le Trésorier Il est responsable de la tenue régulière et la conservation des documents de trésorerie. Il est cosignataire avec le président des fonds de la société coopérative et détient la caisse.

60 Le secrétaire administratif: Le secrétaire administratif: Il est chargé de: - préparer les avis de réunions et de les ventiler ; - tenir les procès verbaux des réunions; - classer les archives (statuts et règlement intérieur, récépissé et lacte denregistrement, correspondances ); - tenir les registres (courrier départ et arrivé, registre des membres).

61 Le Secrétaire à lApprovisionnement Le Secrétaire à lApprovisionnement Il soccupe de lapprovisionnement régulier et correct de la société coopérative en biens de consommation courante répondant aux besoins des coopérateurs. Il doit élaborer chaque année un plan dapprovisionnement prévisionnel du magasin de la société coopérative et tisser de bons rapports avec les fournisseurs.

62 Les Secrétaires à lOrganisation Les Secrétaires à lOrganisation Ils soccupent de lorganisation matérielle des réunions du CA et également des assemblées générales. Les commissaires aux conflits Ils sont chargés de prévenir les conflits entre les membres et le cas échéant les régler à lamiable.

63 2.3. responsabilités et rôles des membres du comité de surveillance : (cf. statuts et règlement intérieur) NB. A lexpiration de leurs mandats, les responsables du conseil dadministration et du comité de surveillance ne peuvent plus représenter la société coopérative dans ses actes.

64 2.4. le personnel salarié : 2.4. le personnel salarié : Le gérant ou le magasinier : est un employé de la coopérative recruté par le Conseil dAdministration. Il travaille sous la responsabilité du Conseil dAdministration. Le gérant est responsable de la gestion du magasin. Le comptable : la société coopérative peut recruter un comptable chargé de la tenue des documents comptables et des états financiers.

65 III- GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE 3-1-LES DOCUMENTS DE GESTION DE TRESORERIE

66 a-Le livre de caisse : Cest le livre principal du trésorier qui lui permet denregistrer les entrées et les sorties dargent, ainsi que ce qui reste. Pour ces opérations, le trésorier utilise des pièces comptables telles que le reçu, la facture, la dépense de caisse. Le trésorier doit remplir régulièrement le livre de caisse afin de : -savoir à quel moment telle opération a été faite ; -voir toutes les opérations dentrée et de sortie de la journée, de la semaine, du mois. Le livre de caisse est arrêté et signé à la fin de chaque mois par le président et le trésorier qui en est responsable.

67 LIVRE DE CAISSE N° Mois de …………………….……… Arrêté le présent livre de caisse à la somme de Fait, ………… le présidentle trésorier N° dord re Date Numéro de la pièce justificative Nature des opératio ns Entrée s Sorti es Solde Totalreport

68 b-Le reçu : cest une pièce que le trésorier remet à une personne qui est venu verser de largent dans la caisse. Il est toujours établi avec une souche. Il est détenu par le trésorier. Exemple Reçu Reçu n° B.P.F de La somme de Motif : Date : Le trésorier Reçu n° B.P.F.--- de La somme de Motif : Date : Le trésorier

69 c- Le carnet de dépenses de caisse : Cest un carnet de dépenses établi en triplicata (trois) par lequel le président autorise une dépense au profit dune personne qui ne peut pas délivrer une facture. Il est détenu par le président ou le trésorier. Exemple : Société Coopérative de :………….. Dépense de caisse N°…………… Montant : ……………………………………………………( en chiffres) Reçu de Mme/Mlle ou Mr ………………………………………… La somme de …………………………………………………………………… Motif ……………………………………………………………………. ………., le ……….. Bon à payer pour acquit Le président le bénéficiaire le Trésorier

70 d-Le bon de sortie de caisse : Cest un document tenu par le Président du CA qui est lordonnateur des dépenses de la coopérative. Il est émis par le Président du CA à ladresse du trésorier pour effectuer toute opération financière; il est au départ signé par le Président et à lexécution par le trésorier, il est acquitté par le bénéficiaire et gardé par le trésorier comme pièce justificative. Modèle : BON DE SORTIE DE CAISSE N° :…….. Je soussigné Mr…….. Président de la société coopérative …….autorise la sortie de la somme de……………………………………………francs CFA Motif :…………………………………………………………………………………… ….…………………………………………………………… Date : Le bénéficiaire Le Président du CA

71 e-Le procès verbal de vérification de caisse : Il est dressé par le Comité de Surveillance (CS ) ou toute personne habilitée pour contrôler la caisse. Il permet la vérification des valeurs en espèces gardées en caisse par le trésorier ou toute autre personne habilitée. Le comptage se fait par ordre de valeur décroissant en commençant par la coupure de grandes valeurs pour terminer par les pièces. Le montant des valeurs et des espèces doit être conforme au solde du livre de caisse. le PV de vérification de caisse est conjointement signé par le président, le trésorier et le vérificateur (CS, comptable agrée).

72 Suite Procès verbal de vérification de caisse. Lan deux mille ……………et le ………. du mois de …………. nous …………….. nous sommes présentés à la caisse de Mr ………… trésorier de ………… et lavons requis de mettre sous nos yeux les valeurs existant dans sa caisse. Obtempérant à notre demande M………trésorier de ……a compté immédiatement en notre présence les valeurs et espèces ci-dessous détaillées existantes dans sa caisse à savoir :

73 Suite - Billet de f x…….. = ………. - Billet de 5 000f x………. = ……….. - Billet de 2 000f x………. = ……….. - Billet de 1000 f x………. = ……….. - Pièce de 500 f x………. = ……….. - Pièce de 250 f x………. = ……….. - Pièce de 200 f x………. = ……….. - Pièce de 100 f x………. = ……….. - Pièce de 50 f x………. = ………. - Pièce de 25 f x………. = ………. - Pièce de 10 f x………. = ……….. - Pièce de 5 f x………. = ………..

74 suite Valeurs de caisse : - Bons de caisse……… - Autres valeurs…….. Total général = ………. FCFA Solde de caisse = ……….. FCFA Ledit total sélevant à la somme de……. étant conforme (ou non) au solde existant dans le livre de caisse, nous avons invité le trésorier à signer avec nous le présent PV et nous lavons clos les jour, mois et an ci-dessus. ……, le………. Le trésorier général le Présidentle comptable

75 3-2 -LES DOCUMENTS DE GESTION DES STOCKS a-le livre de gérant : Cest le livre principal du gérant qui permet de suivre toutes les marchandises prises en charge et tous les versements effectués à la caisse. Le livre de gérant est arrêté à la fin de chaque mois par le gérant. Il est rempli à partir des différents bordereaux de livraison et de réception et autres bons de sortie.

76 Exemple : Livre de gérant Mois de…………. Arrêté le présent livre de gérant à la somme de ………………(en lettre et en chiffre) ……….,le …….. Le Président Le gérant ENTREES SORTIES Date LibellésMontantDateLibellésMontant Report….. Total

77 b-Le bordereau de réception : Document duplicata (deux) où sont enregistrées par le gérant ou le secrétaire à lapprovisionnement toutes les prises en charge des marchandises mises à sa disposition. Cest un document qui justifie lentrée des marchandises dans le magasin. Il est signé par le responsable à lapprovisionnement et le gérant sil y en a, pour reçu conforme. Il est tenu et conservé par le responsable à lapprovisionnement. Loriginal du Bordereau est envoyé à la comptabilité, une copie est remise au gérant et la dernière reste avec le responsable à lapprovisionnement.

78 BORDEREAU DE RECEPTION N° ……………… Arrêté le présent Bordereau de réception à la somme de : ………………………… …………, le ……… le Secrétaire à lapprovisionnement le gérant N° dordre Désignati on des Produits N° du BL ou N° de Facture dachat QuantitéPrix Unitaire achat Montant

79 c- La fiche de stock : Cest une fiche individuelle établie pour chaque produit existant dans le magasin et qui permet de connaître la vitesse découlement de chaque produit en vue des dispositions à prendre. Elle est détenue par le magasinier ou gérant.

80 Fiche de stock Société Coopérative de : Fiche de stock Nature du produit : ………….. unité de mesure : …………. DateLibellésEntréesSortiesStocks

81 d-Le livre dinventaire de marchandises : Cest un document qui permet dinventorier tous les produits qui se trouvent dans le magasin. Il permet de vérifier lexactitude du solde du livre de gérant et de déterminer le volume des avaries ou coulage. Ce document est tenu et conservé par le président du Comité de Surveillance (CS). Il est signé par le gérant, les présidents du CA, du CS ou le comptable agrée le cas échéant.

82 INVENTAIRE DES MARCHANDISES. Mois de ……………… Arrêté le présent livre dinventaire de marchandises à la somme de :….(lettre – chiffre) ……. le ……… Le Président Reconnu exact le Président du CS du CA le gérant N° dordre Désignati on Quantité Prix dachatPrix de vente Report

83 e-Le journalier de vente : Il permet de suivre quotidiennement lécoulement des produits et de connaître le nombre dopérations effectuées par chaque membre avec la coopérative, tout en ayant une idée sur les produits les mieux vendus, afin de prendre des dispositions pour lapprovisionnement. Il est arrêté à la fin de chaque journée de vente par le gérant.

84 Exemple : DatePrénom et nom Natur e QuantitéPrix de venteObservati on Unitair e Total

85 3-3- LES DOCUMENTS DE GESTION DE CREDIT a- Laccord de crédit :

86 Cest un formulaire qui reprend toutes les conditions convenues pour les opérations de prêts dont lusage permet de : -retrouver les caractéristiques de chaque opération de prêt ; -disposer dune reconnaissance de dette formelle ; -disposer des engagements formels déventuels avaliseurs associés à lopération de prêt. Il est signé par le Président du CA et le bénéficiaire.

87 ACCORD DE CREDIT N°……….. La Société Coopérative ….accepte daccorder un prêt de……. à Mr……adresse ……avec intérêt de …(%) soit ………… CFA. Mr ……accepte de rembourser à la Société Coopérative au plus tard le ……….....…………………………………………… Si pour une raison quelconque le remboursement nest pas effectué à la date indiquée, un intérêt de….. (%) par mois sera porté sur les arriérés. En outre la Société Coopérative se réserve le droit de ne plus accorder de prêt. Lu et approuvé par les deux parties ………..le……… le bénéficiaire le Président du CA

88 b-la fiche individuelle de crédit : Elle enregistre au jour le jour toutes les opérations en rapport avec un prêt réalisé par un membre, son usage permet de : -connaître à tout moment la situation du compte prêt et intérêt auprès de chaque membre ; -apprécier à tout moment les remboursements effectués par le bénéficiaire dun prêt et de reconnaître les éventuels retards accusés par celui -ci. Il est tenu par le trésorier.

89 FICHE INDIVIDUELLE DE CREDIT Nom et Prénom ……. Adresse …………… DateLibelléAccord de crédit n° Sommes dues Échéances Rembourse ments Reste

90 3-4-LES DOCCUMENTS DE GESTION DES BIENS MEUBLES ET IMMEUBLES Le registre des immobilisations

91 Tenu par le Président, il enregistre les acquisitions de terrain, de construction, déquipement, de matériels de transport, de matériels et outillage, de mobilier de bureau. Il est gardé par le Président et précise dans lordre chronologique la nature, lorigine et la valeur de limmobilisation. Il donne la situation du patrimoine matériel de la société coopérative. Il est important que ce registre soit paraphé par le CS à chaque page.

92 REGISTE DES IMMOBILISATIONS N° dordreDate enregist rement désigna tion Date dacqui sition Valeur dacqui sition Pièces justifica tives affectat ion observation s

93 IV- QUELQUES NOTIONS SUR LE BILAN FINANCIER DUNE SOCIETE COOPERATIVE : Pour confectionner le bilan, il faut au préalable élaborer un certain nombre de documents dont entre autres : - Inventaire des marchandises - Tableau des amortissements - Balance avant inventaire - Balance après inventaire - Balance clients - Balance fournisseurs - PV de vérification des caisses - Compte des résultats - Compte dexploitation générale NB. Il est recommandé de faire appel au service dun comptable agrée.

94 Le bilan dune coopérative est la photo de sa situation financière à une date donnée. Pour établir le bilan, il faut faire un inventaire des biens et des dettes de la coopérative. Par exemple, il faut connaître la liste et la valeur des biens : - les stocks - ce que nous doivent nos clients - ce quon doit recevoir - ce quon a en banque - ce quon a en caisse

95 Il faut aussi connaître la liste et la valeur des dettes de la coopérative : - le montant des fonds propres de la coopérative - les subventions reçues - les emprunts - ce quon doit aux fournisseurs - ce quon doit payer

96 Le bilan permet au gestionnaire de montrer les biens de la Société, et doù provient largent qui a permis la réalisation des activités. Le bilan se présente sous la forme dun tableau divisé en deux parties : - la partie gauche où se trouve la richesse est appelée ACTIF - la partie droite doù provient la richesse est appelée PASSIF

97 Voici quelques éléments que lon peut retrouver dans lActif du bilan dune coopérative : - terrains - bâtiments - matériels agricoles - matériels de bureau - engrais - semences - produits dentretien - clients - cotisations à recevoir des membres - prêts accordés aux membres - argent en banque - argent en caisse

98 Voici quelques éléments quon peut retrouver dans le PASSIF du bilan dune coopérative : - le capital social - dettes à long et moyen terme - dettes à court terme - fournisseurs - subventions reçues

99 Le résultat du bilan figure toujours dans le PASSIF du bilan : - quand le résultat est positif, on lappelle excédent, il est alors précédé du signe ( + ) - quand le résultat est négatif, on lappelle perte, il est précédé du signe (- ) Il faut toujours préciser la date à laquelle le bilan est fait.

100 Exemple de confection dun bilan Pour des raisons de comptabilité, les biens durables sont regroupés sous lappellation de Valeurs immobilisées. Ce sont : les terrains, les bâtiments, les outillages, le matériels de bureau Les stocks sont appelés Valeurs dexploitation Ce que nous doivent nos clients est appelé Valeurs réalisables Ce que nous doivent nos fournisseurs est appelé valeurs exigibles Largent en banque et en caisse est appelé Valeurs disponibles Dans la partie PASSIF, les fonds propres sont appelés Capitaux propres par opposition aux capitaux étrangers.

101 Exemple Société Coopérative de……… Bilan au 31/12/2003

102 A C T I FMonta nt brut Amortiss ement Montant net P A S S I FMonta nt Valeurs immobilisées Frais détablissement-- Terrains Bâtiments Outillage Matériel de bureau --- Valeurs dexploitation (stocks) Semences Engrais Pesticides Valeurs réalisables --- Clients Valeurs disponibles -- Caisse Banque Capitaux propres Capital social -Cotisations -Parts sociales Réserves - légales - statutaires Subventions - dons - legs Dettes à long terme Subventions reçues Emprunts Dettes à court terme Fournisseurs Ristourne Résultat dexercice T O T A L

103 4-1- PROGRAMME ANNUEL DACTIVITES PREVISIONNEL : 4-1-1– La Programmation des activités Définition : la programmation est tout acte tendant à établir à lavance une suite dopérations pour trouver la solution à un problème donné. Elle se rapporte à la planification ou lordonnancement des activités dune organisation.

104 Les étapes de la programmation : Quand on parle de programmation des activités, on parle : - dobjectifs envisagés ; - dactivités à entreprendre pour atteindre les objectifs ; - des ressources quon a et de celles quon na pas pour réaliser les activités ; - du temps quil faut pour faire les activités ; - des moyens à utiliser pour avoir les ressources.

105 Exemple : Programmation des activités de la Société Coopérative de……. objectifsactivitésresponsablesmoyens chronogramme JFMAMJJOSOND

106 V- BUDGET : 5-1 Définition : Le budget est un programme à court terme, détaillé, coordonné et valorisé permettant datteindre, grâce à des moyens antérieurs définis, les objectifs issus de la stratégie de chaque institution. Cest létat de prévisions chiffrées en recettes et en dépenses dune entité pour généralement la période dune année. On distingue deux sortes de budget : - Le budget dinvestissement élaboré pour la prise en charge des grandes dépenses dinvestissement (infrastructures, équipement et logistique) et qui implique lélaboration dun tableau damortissement pour chaque élément, - Le budget dexploitation divisé en budget de dépense et de recettes.

107 5-2- Importance de lélaboration dun budget : - Le budget est un outil de planification pour la société coopérative ; - Il permet à la société coopérative de conduire les évènements et non dêtre conduite par les évènements ; - Il oriente la société coopérative dans les prises de décision ; - Il facilite la gestion de la société coopérative ; - Il facilite laffectation des ressources de la société coopérative ; - Il est un instrument dévaluation à mi-parcours ou en fin dexercice. Tout ceci montre que le budget est un outil de travail indispensable dont personne, individu, famille, organisation ne peut se passer.

108 Exemples du budget : Exemples du budget : BUDGET CONSTRUCTION BANQUE DE CEREALES DE LA SOCIETE COOPERATIVE DE …… Désignationcoûts Plan de financement Apport interne Apport externe TOTAL

109 BUDGET ANNUEL DE LA SOCIETE COOPERATIVE DE…………. Désignation coûts Plan de financement Apport interneApport externe Activité 1…… Activité 2…… Etc………… ……………… TOTAL

110 VI- ANNEXES DISTRICT DE ……. COMMUNE DE….. SOCIETE COOPERATIVE DE……….. Registre des membres n° dordre Date dinscript ion n° carteNoms – prénoms adresse cotisationParts socialesobservati on souscripti on libération

111 EXEMPLE DUN PROCES VERBAL DE REUNION PROCES VERBAL DE REUNION Lan deux mil………………….et le………………du mois de………sest tenue à……… la réunion…………de la société coopérative de ………………….. Bureau de séance : - 1) président :…………… - 2) assesseur(2) : ………..et …………….. - 3) le secrétaire de séance : …………….. Ouverture de la séance : …………..H Ordre du jour : 1)……………………. 2)……………………. 3)……………………. Président de séance : - vérification de présence - présentation de lordre du jour Développement : Interventions diverses :………… Conclusions : - décisions retenues -recommandations -etc.. la séance est levée à : …………….H Fait à…………., le…………. Le président de séance le secrétaire de séance

112 FIN


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