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Journée de formation sur la qualité des comptes locaux et la fiabilisation des flux informatiques transmis aux comptables publics.

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1 Journée de formation sur la qualité des comptes locaux et la fiabilisation des flux informatiques transmis aux comptables publics

2 Présentation de la journée 9H - 9H 15 : Ouverture de la réunion 9h15 - 9h45 : Intégration des immobilisations et travaux d inventaire 9h h15 : Cessions dimmobilisations 9h45- 10h15 : Amortissements 10 min de pause 11h - 11h15 : Mise à disposition et transfert de compétence 11h h45 : Rattachement des charges et des produits 12h h15 :Pause déjeuner 14h h45 : Affectation du résultat 14h h15 : Suivi du fichier tiers 15h h : Divers

3 1. INTEGRATION DES IMMOBILISATIONS ET TRAVAUX D INVENTAIRE

4 Linventaire communal (I) circulaire interministérielle n° NOR/INT/B97/00186/C instruction m14 du 24/11/1997 1/ Les acteurs concernés : Lordonnateur chargé du recensement et de lidentification des biens à linventaire Le comptable est responsable de lenregistrement et du suivi de ces biens à lactif Linventaire de lordonnateur et létat de lactif du comptable doivent correspondre 2/ Les biens concernés par l inventaire : Les immobilisations incorporelles : compte 20 Les immobilisations corporelles : comptes à 21, 22, 23, 24 Les immobilisations financières : comptes 26 et 27 exception : comptes 229, 249, 269, 279, 2768

5 Linventaire communal (II) 3/ Le numéro dinventaire : librement déterminé par lordonnateur, n° alphanumérique 25 caractères maximum mentionné sur les mandats et titres retraçant les événements de la vie du bien attribué à chaque bien individualisable et à chaque lot pour les biens acquis par lot et les fonds documentaires (nécessité de créer 2 fiches dinventaire pour lacquisition dun bien comprenant 1 bâtiment et 1 terrain par exemple) un n° individualisé est également attribué aux frais détudes, de recherche et développement, aux frais dinsertion, aux travaux en cours, aux avances (238) ainsi quau travaux en régie pour les adjonctions un n° dinventaire différent est attribué pour les biens amortissables 4/ Transmission des informations patrimoniales : Il est conseillé à lordonnateur de transmettre au comptable les numéros d inventaire sur les titres et mandats au fur et à mesure des acquisitions et cessions de transmettre au comptable les flux « indigo inventaire » régulièrement afin daccélérer la mise à disposition de létat de lactif en fin d exercice

6 Intégration des immobilisations en cours et des frais détude 1/ Immobilisations en cours Le compte dimmobilisation 21 ne peut être mouvementé que lors de la mise en service du bien. Lordonnateur adresse alors un certificat administratif au comptable attestant la fin des travaux et le comptable solde le compte 23 par le débit du 21. Le bien peut dès lors être amorti. Opérations dordre non budgétaire => pas de prévision budgétaire 2/ Frais d étude Les opérations relatives aux frais détude sont enregistrées temporairement au compte Deux hypothèses sont alors possibles : Les travaux relatifs à létude sont réalisés => il convient d intégrer les frais dans limmobilisation en cours. Les travaux ne sont pas réalisés => les frais doivent être réintégrés dans la section de fonctionnement par le biais de lamortissement Opérations dordre budgétaire nécessitant une prévision budgétaire au chapitre 041

7 Intégration des immobilisations en cours et des frais détude 3/ Immobilisations en cours et TVA Attention : La collectivité peut détenir une créance sur transfert de droits à déduction de TVA (compte 2762). Cest le cas par exemple pour les services deau et dassainissement affermés en M49. Il convient de comptabiliser la récupération de la TVA sur le fermier avant de transmettre le certificat d intégration au comptable. Mandat au compte 2762 et titre au compte 23 pour constater la créance Titre au compte 2762 pour recouvrer auprès du fermier. Opérations budgétaires à inscrire au budget

8 Intégration des immobilisations en cours et des frais détude Pour les travaux terminés et selon le certificat transmis : Opération d ordre non budgétaire

9 Intégration des frais d études 1ère hypothèse = les travaux sont réalisés = TITRE + MANDAT

10 Intégration des frais d études 2ème hypothèse = les travaux ne sont pas réalisés = amortissement des frais d étude

11 Intégration des frais d études 2ème hypothèse = les travaux ne sont pas réalisés = frais entièrement amortis : AUCUNE PIECE

12 Intégration des immobilisations en cours : contraintes Hélios et principes à respecter (I) 1/ Chaque compte de travaux en cours (23xx) est lié à un compte d immobilisation (21xx) : => importance de sélectionner la bonne imputation des travaux en cours Exemple derreur dimputation souvent constatée: travaux en cours sur autres constructions imputés au compte 2318 et impossibilité pour le comptable dintégrer limmobilisation au 2138

13 Intégration des immobilisations en cours : contraintes Hélios et principes à respecter (II) 2/ Hélios naccepte quune seule imputation budgétaire pour un n° d immobilisation : => Ne pas attribuer à des travaux en cours de réparation dune immobilisation existante à l inventaire le n° de limmobilisation dorigine 3/ Le compte budgétaire attribué à une immobilisation est définitif et ne peut être modifié dans Hélios => la régularisation nest possible pour le comptable quaprès création d une nouvelle immobilisation et transfert vers cette dernière Exemple : n° inventaire hôtel de ville : 311 au compte travaux de rénovation en 2012 compte 2313, utiliser un nouveau n° d inventaire (par ex ) intégration par le comptable au compte et transfert de la nouvelle immobilisation sur l ancienne 311 (ce regroupement est également possible dans le logiciel ordonnateur)

14 6. CESSIONS D IMMOBILISATIONS

15 Les cessions dimmobilisations Les principes Les schémas comptables Cas particulier des cessions pour l symbolique Les flux informatiques

16 Les cessions dimmobilisations (I) : principes Décision de cession et imputation comptable : La décision de cession dun actif relève de la compétence de lorgane délibérant; lexécutif local peut toutefois bénéficier dune délégation (L CGCT) de lorgane délibérant pour les biens < Le produit de cession est imputé au compte 775 (opération budgétaire => titre) Principes de comptabilisation : Simultanément à lémission du titre constatant la cession au compte 775, il convient : de comptabiliser la réintégration des amortissements pour les biens amortissables de comptabiliser la sortie des biens du patrimoine pour leur valeur nette comptable (valeur d acquisition - amortissements) de comptabiliser les différences sur cession (+ ou - values au bilan) : Moins value Moins value => mandat dordre budgétaire au compte 676 et titre dordre budgétaire au compte 192 Plus value => mandat dordre budgétaire au compte 192 et titre dordre budgétaire au compte776 Ne concernent que les nomenclatures M14, M52, M61

17 Les cessions dimmobilisations (I) : principes La prévision budgétaire : La réforme de la M14 en 2006 a limité linscription budgétaire des cessions au chapitre globalisé 024 en section dinvestissement (954 pour la nomenclature fonctionnelle) Elle a également supprimé limpact budgétaire de la comptabilisation des plus ou moins values : désormais il nest plus nécessaire de prévoir au budget primitif ou par délibération modificative les crédits aux comptes 676 et 192; une décision modificative « technique » modifie automatiquement les prévisions budgétaires dans le logiciel comptable de lordonnateur et dans Hélios. À la condition que les opérations comptables soient correctement caractérisées (type « ordre budgétaire » et nature « cession » voir supra)

18 1/ Cession de limmobilisation Recette = émission d un titre en section de fonctionnement Les cessions dimmobilisations (II) : schémas comptables

19 2/ Réintégration des amortissements AUCUNE PIECE Les cessions dimmobilisations (II) : schémas comptables

20 3/ Constatation de la valeur nette comptable et sortie du patrimoine Mandat en section de fonctionnement et titre en section d investissement RAPPEL : Valeur nette comptable = valeur d acquisition - amortissements Les cessions dimmobilisations (II) : schémas comptables

21 Transfert en section d investissement de la différence sur la vente (plus -value): MANDAT en section de fonctionnement (676) et TITRE en section d investissement (192) Transfert en section d investissement de la différence sur la vente (moins -value): MANDAT en section d investissement (192) et TITRE en section de fonctionnement (776)

22 Vérification de l équilibre des opérations de cession A l issue du passage des opérations de cession, l équilibre suivant doit être vérifié: = Dans vos applications de gestion Dans l application Hélios : consultation du solde des comptes à la balance

23 Les cessions dimmobilisations (III) : cas particulier des cessions pour l symbolique Les cessions de biens à titre gratuit ou à l symbolique sanalysent comme des subventions versées et simputent au compte 2044 Titre dordre budgétaire au compte 21xx (chapitre 041) à lordre du bénéficiaire nature « investissement » pour la valeur nette comptable à lactif. Mandat dordre budgétaire au compte 2044 (chapitre 041) à lordre du bénéficiaire nature « investissement » pour la valeur nette comptable à lactif.

24 Les cessions dimmobilisations (IV) : conseils pour une bonne qualité des flux informatiques 1/ Le typage correct des divers mandats et titres pour une intégration sans retraitement dans Hélios 2/ La consultation de lactif du comptable par le portail de la Gestion Publique 3/ Un exemple de confection des titres et mandats dans le logiciel Corail (fiche technique réalisée par l ALPI

25 Typage des opérations de cession (I) Prix de cession et sortie du bien de lactif Titre au compte 775 constatant le prix de cession : Titre ordinaire de nature « cession » complété du n° dinventaire du bien cédé Titre au compte 21xx (chapitre 040) constatant la sortie du bien de lactif : Titre dordre budgétaire et de nature « cession » complété du n° dinventaire du bien cédé Mandat au compte 675 (chapitre 042) constatant la sortie du bien de lactif: Mandat dordre budgétaire de nature « cession » Seuls les comptes suivants de la classe 2 sont éligibles aux cessions : 205, 208 (sauf 2087), 21xx (sauf 217x), 22xx (sauf 229x), 261, 266, 271, 272 Dès que ces titres sont pris en charge dans Hélios, les crédits budgétaires sont ouverts automatiquement aux chapitres 040 et 042 et les crédits réduits au chapitre 024 (la DM technique est constituée)

26 Typage des opérations de cession (II) Constatation des différences sur cession Titre au compte 192 (chapitre 040) constatant la plus-value : Titre dordre budgétaire de nature « cession » Titre au compte 776 (chapitre 042) constatant la moins-value : Titre dordre budgétaire et de nature « cession » Mandat au compte 192 (chapitre 040) constatant la moins-value: Mandat dordre budgétaire de nature « cession » Mandat au compte 676 (chapitre 042) constatant la plus-value: Mandat dordre budgétaire de nature « cession » PLUS-VALUE MOINS-VALUE

27 Consultation de lactif du comptable par le portail DGFiP les possibilités de tri

28 Les cessions pour CIRIL et COSOLUCE Dans les logiciels de ces 2 éditeurs vous trouverez des outils daide aux opérations comptables de cession CIRIL création dune nouvelle ligne dans lhistorique de limmobilisation COSOLUCE bouton cession à droite de limmobilisation Ces assistants créent écritures et documents justificatifs

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33 2. LES AMORTISSEMENTS

34 Les Amortissements I) Définition, périmètre et principes II) Comptabilité III) Flux informatiques

35 I) Les amortissements : définition périmètre et principes Définition : lamortissement des immobilisations est la constatation comptable d un amoindrissement irréversible de la valeur des éléments de l actif. => opération essentielle à la sincérité du bilan Budgets concernés : obligation pour les communes et EPCI > habitants et leurs budgets annexes obligation pour les budgets annexes à caractère industriel et commercial obligation pour les communes et EPCI < habitants damortir les subventions versées (compte 204) depuis l exercice 2006 Type d opération : Nomenclatures M14, M52: opérations dordre budgétaire => prévisions budgétaires aux chapitres 042 et 040 au budget primitif Nomenclatures M4, M49: idem depuis l exercice 2008 Période de comptabilisation : au plus tôt après le vote du budget pour permettre un lissage des opérations de bilan à la trésorerie et avant le 31/12.

36 I) Les amortissements : définition périmètre et principes Biens amortissables : Les immobilisations incorporelles des comptes 2031, 2032, 204 et 205 Les immobilisations corporelles des comptes 2156, 2157, 2158 et 218 et les immeubles productifs de revenus II) Les amortissements : comptabilisation 1/ Exemple des frais détude non suivis de travaux Cas particulier de solde des comptes de bilan par le comptable

37 II) Les amortissements : Comptabilisation 1/ Exemple des subventions versées Valeur résiduelle au 31/12/2012 : / Exemple de reprise des subventions transférables Valeur résiduelle :

38 III) Les amortissements : aspect informatique 1/ Le typage des titres et mandats : Mandat de type « Ordre budgétaire » et de nature « Fonctionnement » Titre de type « Ordre budgétaire » et de nature « Inventaire » si un titre est émis par fiche dinventaire, le n° dinventaire du bien amorti doit être renseigné si le titre est global, ne rien indiquer dans la zone « inventaire » dans tous les cas, le titre doit référencer le n° du mandat au compte 6811 pour un rattachement automatique à la trésorerie 2/ La nécessité dun flux « Indigo Inventaire » : il va permettre la ventilation automatique à la trésorerie des amortissements sur chaque fiche dinventaire

39 Les subventions versées sur CIRIL A saisir comme tout autre bien avec les caractéristiques suivantes :

40 Puis dans l'onglet imputation :

41 Sur Cosoluce Dans CORAIL, faire un mandat normal, ensuite dans la fiche inventaire : Ne pas oublier de cocher

42 4. MISE A DISPOSITION DE BIENS LORS DE TRANSFERT DE COMPETENCE

43 Mise à disposition de biens lors de transfert de compétences Cette opération permet de transférer à l établissement de coopération intercommunale la jouissance d un bien, à titre gratuit, avec les droits et obligations qui s y attachent, tout en conservant la propriété du bien. Le procès-verbal de mise à disposition constitue un élément préalable indispensable à la constatation comptable de la mise à disposition et doit être, autant joint aux arrêtés de création ou d extension de compétence des EPCI. L opération de mise à disposition est une opération d ordre non budgétaire constatée par le comptable au vu des informations transmises par l ordonnateur, qui met parallèlement à jour l inventaire.

44 Mise à disposition de biens lors de transfert de compétences Chez le remettant comme chez le bénéficiaire, l ordonnateur n a pas de crédits à prévoir, ni de titres et de mandats, à émettre pour le passage de ces opérations. La transmission de l information comptable est assurée par un certificat administratif qui doit indiquer les éléments suivants sur le bien mis à disposition: 1) chez le remettant : désignation, n°d inventaire, date et valeur d acquisition, s il est amortissable ou non, dans l affirmative, le montant des amortissements pratiqués, ainsi que l état des subventions afférentes et les comptes par nature affectés; 2) chez le bénéficiaire : idem + le cas échéant, la durée et le type d amortissement et tout autre élément qu l ordonnateur jugera utile pour enrichir la fiche inventaire. Afin que le comptable puisse enregistrer les opérations d ordre non budgétaire de mise à disposition, la commune et l EPCI doivent lui transmettre l arrêté préfectoral rendant effectif le transfert de compétence, le certificat administratif, ainsi que le procès-verbal de mise à disposition. -

45 Mise à disposition Hypothèse : Mise à disposition par une commune à un EPCI auquel elle transfère une immobilisation utilisée pour l exercice d une compétence ainsi que les amortissements, l emprunt et la subvention afférente à ce bien.

46 Mise à disposition : pour la collectivité remettante

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48 Mise à disposition : pour la collectivité bénéficiaire

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50 Mise à disposition de biens lors de transfert de compétences Les opérations de retour des biens mis à disposition, en cas de désaffectation du bien à la compétence transférée, de réduction de compétence, ou de périmètre ou de dissolution, sont également des opérations d ordre non budgétaire. Le traitement budgétaire et comptable de ces opérations est identique à celui de la mise à disposition.

51 5. RATTACHEMENTS DE CHARGES ET DE PRODUITS

52 Régularisation des charges et des produits Le rattachement des charges et des produits à l exercice qu il concerne est effectué en application du principe d indépendance des exercices. Afin de donner une image fidèle, il vise à faire apparaître dans le résultat d un exercice donné les charges et les produits qui s y rapportent. Depuis le réforme de la M14 en 2006, ce principe concerne exclusivement la section de fonctionnement et est obligatoire pour les communes de plus de 3500 habitants. Il convient de distinguer les différents types de régularisation sur charges et de produits : 1) les charges à payer (hors ICNE) 2) les produits à recevoir (hors ICNE) 3) les ICNE à payer ( sur emprunt et sur ligne de trésorerie) 4) les charges constatées d avance 5) les produits constatés d avance

53 Charges à payer (hors ICNE) Ce sont des charges nées pendant l exercice mais non comptabilisées à la fin de l exercice par défaut de PJ à cette date (facture non parvenue) = bien ou prestation de service reçu en N / facture reçue en N+1 Rattacher à l exercice N le bien ou la prestation reçue en N Rattacher à l exercice N le bien ou la prestation reçue en N Ex: acquisition de fournitures scolaires pour 1000 Etape 1 : en JC = émission d un mandat en section de fonctionnement N - type : « rattachement » - nature « fonctionnement » Etape 2 :Après initialisation de N+1 et avant le 31 juillet = émission d un mandat de réduction ou d annulation en section de fonctionnement - type : « correctif » - nature « mandat de rattachement » avec référence au mandat initial

54 Produits à recevoir (hors ICNE) Ce sont les produits à recevoir de créances imputables à l exercice clos mais pour lesquelles les pièces justificatives n ont pas encore été établies. Il s agit de produits livrés mais non facturés. = recettes correspondant à des prestations effectuées en N / mise en recouvrement effectuée après le 31 janvier N+1 Rattacher à l exercice N la prestation effectuée en année N Rattacher à l exercice N la prestation effectuée en année N Ex: loyer payable à terme échu, dû pour la période du 1er novembre N au 31 janvier N+1 pour un montant de 900 Etape 1 : en JC = émission d un titre en section de fonctionnement N - type : « rattachement » - nature « fonctionnement » pour le montant du loyer correspondant à novembre et décembre N Etape 2 :Après initialisation de N+1 et avant le 31 juillet = émission d un titre de réduction ou d annulation en section de fonctionnement - type : « correctif » - nature « titre de rattachement » avec référence au titre initial

55 Typage des opérations de comptabilisation des charges à payer et des produits à recevoir: conseils pour une bonne qualité des flux informatiques Mandat de cl 6 constatant le rattachement des charges à payer à l exercice N Mandat ordinaire de type « rattachement » et de nature « fonctionnement» Mandat au compte de classe 6 constatant la régularisation en N+1 : Mandat d annulation/réduction de type « correctif » et de nature « annulation mandat de rattachement » avec la référence du mandat initial Titre de cl 7 constatant le rattachement du produit à l exercice N Titre ordinaire de type « rattachement » et de nature « fonctionnement » CHARGES A PAYER (hors ICNE) PRODUITS A RECEVOIR (hors ICNE) Titre au compte de classe 7 constatant la régularisation en N+1: Titre d annulation réduction de type « correctif » et de nature « annulation titre de rattachement » avec la référence au titre initial

56 ICNE A PAYER Ce sont des charges qui impactent le résultat de l exercice, dans la mesure où ils sont rattachés à un exercice et ne sont décaissés que sur l exercice suivant. L opération de rattachement des ICNE est une opération d ordre semi- budgétaire, ce qui implique de ne pas prévoir de crédit en section d investissement. (Le débit est budgétaire et le crédit est non budgétaire). Au stade de la prévision : Il convient de prévoit des crédits budgétaires en dépenses pour le différentiel entre le montant des ICNE rattachés de l exercice N et celui des charges contre- passées en N-1. NB: Cette prévision pourra être négative si les intérêts contre-passés sont supérieurs aux intérêts rattachés. Idem pour l exécution budgétaire (CA) aux comptes 66112, 6615, 6616, 6618.

57 ICNE A PAYER Ce sont des charges rattachés à un exercice et qui ne seront décaissés que sur l exercice suivant (ICNE sur emprunts ou ligne de trésorerie) = charges d intérêt courant sur exercice N / échéance de paiement N+1 Rattacher à l exercice N la part des intérêts correspondants à l année N Rattacher à l exercice N la part des intérêts correspondants à l année N Ex: les intérêts d un emprunt sont payables annuellement à terme échu le 31 mars : 1200 /an Etape 1 : en JC = émission d un mandat en section de fonctionnement N - type : « rattachement » - nature « emprunt» - Les flux INDIGO MANDAT doivent comporter le « code 15 Charges à payer » et non le « code 17 Opérations d ordre non budgétaires » Etape 2 :Après initialisation de N+1 et avant le 31 juillet = émission d un mandat de réduction ou d annulation en section de fonctionnement - type : « correctif » - nature « mandat d annulation » avec référence au mandat de rattachement - Les flux INDIGO MANDAT doivent comporter le « code 06 Etape 3 : 31 mars N+1 = paiement des intérêts

58 Typage des opérations de comptabilisation des ICNE à payer: conseils pour une bonne qualité des flux informatiques Mandat au compte constatant les ICNE en N : Mandat ordinaire de type « rattachement » et de nature « emprunt » complété du code 15 (charges à payer) Mandat au compte constatant la contre-passation des ICNE N en N+1 : Mandat d annulation réduction de type « correctif » et de nature « annulation mandat de rattachement» complété du code 06 Constatation des ICNE en N Contre-passation des ICNE en N+1

59 Charges constatées d avance Ce sont des charges enregistrées au cours de l exercice mais qui correspondent à des achats de biens ou de services dont la fourniture ou la prestation doit intervenir ultérieurement ( en tout ou en partie) = bien ou prestation de service reçu en N+1 / facture reçue en N Rattacher à l exercice N+1 le bien ou la prestation qui concerne l exercice N Rattacher à l exercice N+1 le bien ou la prestation qui concerne l exercice N Ex: abonnement annuel à une revue technique valable du 1er septembre au 31 août N+1 = 1200 Etape 1 : 10 sept N = réception de la facture pour l abonnement émission d un mandat en section de fonctionnement N Etape 2 :JC = émission d un mandat de réduction ou d annulation en section de fonctionnement - type « charges constatées d avance »- nature « annulation réduction » - pour la part de l abonnement concernant les mois de N+1 Etape 3 : Après initialisation de N+1 et avant le 31juillet, il convient d intégrer la charge inhérente à N+1, soit 800, via l émission d un mandat - type « charges constatées d avance - nature « fonctionnement »

60 Produits constatés d avance Ce sont des produits reçus ou comptabilisés au cours de l exercice avant que les prestations et fournitures les justifiant aient été effectuées ou fournies (en tout ou partie). = recette correspondant à des prestations effectuées en N+1 dont la mise en recouvrement est effectuée en N Rattacher à l exercice N+1 la recette perçue en N Rattacher à l exercice N+1 la recette perçue en N Ex: loyer payable d avance pour un trimestre mis en recouvrement le 1er décembre pour 900 Etape 1 : 1er déc N = émission d un titre de recettes en section de fonctionnement N pour la totalité (loyer pour la période du 1er déc au 28 fév) Etape 2 :JC = émission d un titre de réduction ou d annulation en section de fonctionnement - type « produits constatés d avance »- nature « annulation réduction » - pour la part du loyer concernant les mois de N+1(600) Etape 3 : Après initialisation de N+1 et avant le 31 juillet, il convient d intégrer la recette inhérente à N+1, soit 600, via l émission d un titre - type « produits constatés d avance - nature « fonctionnement »

61 Typage des opérations de comptabilisation des charges et des produits constatés d avance : conseils pour une bonne qualité des flux informatiques Mandat au compte de classe 6 constatant la charge constatée davance à l exercice N : Mandat d annulation réduction de type « charges constatées d avance » et de nature «Annulation/Réduction» Mandat au compte cl 6 constatant la régularisation en N+1 : Mandat ordinaire de type « charges constatées d avance» et de nature « fonctionnement » complété de la référence du mandat initial Titre au compte de classe 7 constatant le rattachement du produit à l exercice N Titre d annulation réduction de type « produits constatés d avance » et de nature « annulation réduction » CHARGES CONSTATEES D AVANCE PRODUITS CONSTATES D AVANCE Titre au cl 7 constatant la régularisation en N+1: Titre ordinaire de type « produits constatées d avance » et de nature « fonctionnement » complété de la référence au titre initial

62 3. L AFFECTATION DU RESULTAT

63 Affectation du résultat I. Comptabilisation : présentation des différents cas II. Détermination du résultat

64 I. Comptabilisation : Basculement du compte 12 au 11X En cas d excédent : aucune pièce En cas de déficit : aucune pièce

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67 I. Comptabilisation : Affectation du résultat Couverture du besoin de financement en section d investissement : titre au 1068 puis solde du 110 affecté : Soit en dotation complémentaire en réserve (optionnel): titre SI et report à nouveau à la SF du solde au 110 (pas de pièce) Couverture du besoin de financement en section d investissement: titre au 1068 puis solde du 110 affecté : Soit report à nouveau total à la SF au 110 : pas de pièce

68 I. Comptabilisation : Affectation du résultat Pas besoin de financement en section d investissement : 1er cas Soit en dotation complémentaire en réserve (optionnel): titre SI et report à nouveau à la SF du solde au 110 (pas de pièce) Pas besoin de financement en section d investissement : 2 ème cas report à nouveau à la SF du solde au 110 (pas de pièce)

69 Affectation du résultat : Attention appelée : dans le cadre des travaux budgétaires, il convient de s assurer de l équilibre réel des opérations financières, c est à dire la couverture du remboursement du capital d emprunt par des fonds propres :

70 Titre au compte 1068 Excédents de fonctionnement capitalisés

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73 7. SUIVI DU FICHIER DES TIERS

74 La gestion des fichiers des tiers Définition et composition dun tiers Gestion du référentiel tiers : les bonnes pratiques Les outils pour CIRIL et COSOLUCE

75 La gestion des fichiers des tiers (I) : définition et composition Ensemble de fiches regroupant les informations propres à chaque redevable ou créancier de la collectivité : un seul fichier pour toutes les collectivités dune trésorerie dans Hélios. Chaque fiche Tiers répartie les informations en quatre blocs : 1/ Lidentifiant : évolution des protocoles actuels vers le PES V2 2/ Létat civil 3/ Ladresse 4/ La référence bancaire Gestion du référentiel tiers : les bonnes pratiques Les outils pour CIRIL et COSOLUCE

76 La fiche tiers : identifiant et civilité les protocoles en ligne (Indigo, Rolmre..) ne disposent pas de zones permettant de véhiculer SIRET, SIREN ou NIR mais seulement une référence stable, utilisée parfois pour le SIRET. Le PES V2 (obligatoire à compter du 01/01/2015) identifie les tiers sur plusieurs champs de données présents à lheure actuelle dans la plupart des logiciels comptables des ordonnateurs : 1/ la nature et lidentifiant national du tiers : SIRET, SIREN,FINESS, NIR 2/ la catégorie et la nature juridique du tiers (obligatoires) 3/ La civilité : obligatoire si personne physique et uniquement si personne physique 4/ le nom : exclusion de caractères « parasites » 5/ le prénom obligatoire pour les personnes physiques 6/ le complément de nom Il est vivement conseillé de renseigner dores et déjà la totalité de ces informations en prévision du passage au PES V2 bien quelles ne soient pas transmises dans les protocoles actuels.

77 Les informations tiers dans un fichier Indigo mandat Le bloc « Tiers » dans un fichier xml protocole PES V2

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79 La fiche tiers : ladresse Pour un respect de la norme AFNOR XPZ , 6 règles dor à observer : 1/ des informations ordonnées 2/ 6 lignes maximum : Ligne 1 = destinataire ligne2 et 3 = complément dadresse ligne 4 = n°, type et libellé de la voie ligne 5 = lieu-dit ligne 6 = code postal et localité 3/ 38 caractères par ligne, espaces compris 4/ pas de signes de ponctuation, ditaliques ou de caractères soulignés à partir de la ligne 4 (voie) 5/ 3 dernières lignes toujours en majuscules : voie, code postal et localité 6/ Pavé adresse aligné à gauche

80 La fiche tiers : la référence bancaire Le RIB du tiers est une information essentielle pour le rattachement des créanciers et redevables (tiers « dépense » et « recette ») et pour la gestion des pièces associées à ce tiers dans Hélios. Les références bancaires (détail ci-dessous) doivent être cohérentes et valides (pas de valorisation à « 0 », espace ou tiret ou de RIB « fictif » Nom du titulaire Code Banque Code Guichet N° de compte Clé RIB La norme SEPA (Single Payments Area) obligatoire à partir du 01/02/2013 pour les virements et au 01/02/2014 pour les prélèvements : ajout du code identification international du pays et de la banque (BIC/IBAN) Linformation bancaire doit être cohérente avec le mode de règlement

81 La gestion des fichiers des tiers (II) : les bonnes pratiques Effectuer un travail damélioration de la base tiers en plusieurs temps : Balayer l antérieur au fur et à mesure : vu le nombre important de tiers, il nest pas forcément pertinent de tous les corriger en même temps. Mettre en place une procédure de création des nouveaux tiers afin de sassurer que leur qualité est conforme aux attentes du PES V2 Associer le comptable dans le travail damélioration de la base tiers : la trésorerie peut en effet aider à définir les chantiers prioritaires selon les informations quelle reçoit dans les flux. Ce travail ne concerne pas seulement le logiciel de comptabilité mais également et « surtout » les logiciels de facturation. Alimenter systématiquement les informations bancaires, y compris en labsence de prélèvement ou virement afin de faciliter le rapprochement pour les personnes physiques.

82 La gestion des fichiers des tiers (III) : CIRIL et COSOLUCE CIRIL et COSOLUCE vous proposent des outils pour gérer, fusionner, supprimer des tiers : Dans CIRIL : Sécurité\ Traitement \ Fusion des tiers Dans COSOLUCE : Tiers et Marchés\Traitement : Affectation des tiers à plusieurs collectivités Fusion \ Regroupement de tiers Purge des tiers de la collectivité Suppression des tiers non utilisés

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87 8. DIVERS

88 La dématérialisation des pièces comptables et des pièces justificatives Voir le diaporama présenté aux élus les 7 et 14 mars 2012

89 Conseils pratiques pour la dématérialisation du budget avec lapplication TOTEM 1/ Télécharger et utiliser la nomenclature qui correspond à la nomenclature des comptes prévue dans la maquette budgétaire. 2/ Nutiliser ni points ni tirets dans les comptes. 3/ Interdiction dutiliser des comptes ne figurant pas à la nomenclature ou de comptes plus ou moins détaillés que la nomenclature. 4/ Pour éviter un blocage dans lapplication TOTEM, transmettre éventuellement au comptable le flux budgétaire pour une analyse automatique dans Hélios. Le comptable transmettra en retour une liste des anomalies bloquantes.

90 Rappel : le délai global de paiement 1/ Le décret n° du 19 décembre 2008 aligne les délais de paiement des marchés conclus par les collectivités territoriales sur le régime déjà applicable à lÉtat en application du décret n° du 28 avril 2008 (délai global de paiement de 30 jours). Il modifie larticle 98 du code en réduisant progressivement de quarante-cinq à trente jours le délai maximum de paiement pour les marchés publics passés par les collectivités territoriales et leurs établissements publics, à lexception des établissements publics de santé, laissés hors du champ de la réforme.décret n° du 19 décembre 2008 Ainsi, le délai global de paiement (cumulant celui de lordonnateur et du comptable) est de de 30 jours (20 jours pour lordonnateur et 10 pour le comptable). 2/ Afin que ce délai puisse être suivi, un paramétrage « suivi du délai de paiement » doit être réalisé concomitamment chez l ordonnateur et chez le comptable. 3/ Autre impératif : la saisie du point de départ dans l application, à savoir la DATE DE RECEPTION DE LA FACTURE ( = cachet « arrivé le …. »)


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