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SharePoint de Contact I have a dream débuter et réussir un projet SharePoint Stéphanie Philippoz – Getronics 4 novembre 2010.

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1 SharePoint de Contact I have a dream débuter et réussir un projet SharePoint Stéphanie Philippoz – Getronics 4 novembre 2010

2 SharePoint de Contact Sommaire Les problèmes les plus fréquents lors du démarrage dun projet SharePoint Des règles pour bien débuter votre projet SharePoint Des règles pour réussir votre projet SharePoint 2

3 SharePoint de Contact Portrait de Getronics En Suisse Nbre demployés: 240 Siège:Wallisellen (ZH) Agences:Niederwangen (BE) Lonay (VD) Quelques clients: Ammann, V-Zug, Metalor, Migros, McDonalds, The VIA MAT Group, SBB-CFF-FFS, Givaudan, SwissRE, Etat du Valais, CSL Behring, Helsana Principaux partenaires technologiques: En Suisse Nbre demployés: 240 Siège:Wallisellen (ZH) Agences:Niederwangen (BE) Lonay (VD) Quelques clients: Ammann, V-Zug, Metalor, Migros, McDonalds, The VIA MAT Group, SBB-CFF-FFS, Givaudan, SwissRE, Etat du Valais, CSL Behring, Helsana Principaux partenaires technologiques: Présence mondiale Présence de Getronics dans plus de 18 pays Présence de Getronics Workspace Alliance dans plus de 35 pays Présence mondiale Présence de Getronics dans plus de 18 pays Présence de Getronics Workspace Alliance dans plus de 35 pays 3

4 SharePoint de Contact Prestations de Getronics FRW TM ENABLES OUR VISION WORKSPACE Permettre le partage dinformation au travers dapplication apportant de la valeur ajoutée Fournir des espaces de travail flexible et collaboratif WORKSPACE Permettre le partage dinformation au travers dapplication apportant de la valeur ajoutée Fournir des espaces de travail flexible et collaboratif CONSULTING CONNECTIVITY Garantir léchange dinformation interne et externe Faciliter les interactions avec les partenaires business CONNECTIVITY Garantir léchange dinformation interne et externe Faciliter les interactions avec les partenaires business DATACENTERS Garantir laccès et la disponibilité des données Gérer les applications métier critiques Garantir la sécurité DATACENTERS Garantir laccès et la disponibilité des données Gérer les applications métier critiques Garantir la sécurité 4

5 SharePoint de Contact Sommaire Les problèmes les plus fréquents lors du démarrage dun projet SharePoint Des règles pour bien débuter votre projet SharePoint Des règles pour réussir votre projet SharePoint 5

6 SharePoint de Contact Les problèmes les plus fréquemment rencontrés SharePoint est une technologie de partage qui sintègre dans un environnement et des processus de travail. Les organisations qui loublient font face à des problèmes, avant, pendant ou après limplantation, dont voici les plus fréquents Manque de focus sur les utilisateurs Manque de « feuille de route » et dobjectifs donnés à SharePoint Manque de culture managériale orientée technologie, flux de communication trop basé sur le papier et l Manque de culture collaborative et pas dincitation au partage, pas de capitalisation du savoir-faire Manque de centralisation de linformation Manque de processus interne ( ex: gestion documentaire, convention de stockage et de nommage de linformation, politique dentreprise, gestion de contenu… ) Manque dévolutivité de limplantation Sharepoint -> création doutils ou de manière de faire parallèle Manque de focus sur les utilisateurs Manque de « feuille de route » et dobjectifs donnés à SharePoint Manque de culture managériale orientée technologie, flux de communication trop basé sur le papier et l Manque de culture collaborative et pas dincitation au partage, pas de capitalisation du savoir-faire Manque de centralisation de linformation Manque de processus interne ( ex: gestion documentaire, convention de stockage et de nommage de linformation, politique dentreprise, gestion de contenu… ) Manque dévolutivité de limplantation Sharepoint -> création doutils ou de manière de faire parallèle 6

7 SharePoint de Contact Sommaire Les problèmes les plus fréquents lors du démarrage dun projet SharePoint Des règles pour bien débuter votre projet SharePoint Des règles pour réussir votre projet SharePoint 7

8 SharePoint de Contact Les règles pour bien démarrer votre projet SharePoint 8 Etablir une vision pour SharePoint, de façon à lui donner un objectif reconnu Prendre le temps danalyser les besoins pour assurer une implantation optimale et une infrastructure adéquate Partager lidée du projet SharePoint au sein de lorganisation pour rassembler le plus possible les ressources et communiquer Organiser le projet avec un planning, une équipe de projet et de soutien au projet SharePoint, créer une cartographie des acteurs Inclure les utilisateurs dès le début du projet pour en faire un projet dorganisation et non un projet informatique Sassurer que les processus transversaux sont appliqués et quils peuvent être soutenus et optimisés avec Sharepoint

9 SharePoint de Contact 1. Etablir une vison, une feuille de route Le projet SharePoint doit avoir environ 3 objectifs à poursuivre, exprimés de manière claire et univoque Les questions auxquels ces objectifs doivent répondre peuvent être –Doit-il être une plate-forme intranet ou extranet ? –Doit-il être participatif, permettre les espaces déquipe ou daccès restreint ? –Doit-il permettre une gestion avancée des documents ? –Quelles applications actuellement disponibles doit-il remplacer ? –Quelles manières de travailler actuelles doit-il soutenir ou améliorer ? –Doit-il devenir un outil pour tous ou un outil dédié? –Comment va-t-il sintégrer dans la culture de lorganisation ? Ces objectifs devraient être communiqués dans lensemble de lorganisation, comme ceux dun autre projet dorganisation, en respectant la culture dentreprise 9

10 SharePoint de Contact 2. Inclure les utilisateurs pour en faire un projet dorganisation Idéalement, le chef de projet devrait être un collaborateur du business et non un collaboration du service informatique –Pour éviter que le projet ne soit reconnu comme un projet «que linformatique mimpose, … encore» –Pour que le projet soit porté par des utilisateurs impliqués et «partie prenante» –Pour que le projet soit focalisé sur les bénéfices quil peut apporter aux utilisateurs et non sur la «beauté de linfrastructure technique» Limportance des groupes de travail : –ils sont composés dutilisateurs business, représentatifs des processus concernés par les objectifs du projet –ils servent à obtenir un panorama concret des besoins, orienté utilisateurs Souvenez-vous : « il mest toujours plus facile daccepter le résultat dun projet dans lequel je suis impliqué que le résultat dun projet qui mest imposé. Parce que jy ai participé, jai pu transmettre mes idées et jai compris les décisions prises » 10

11 SharePoint de Contact 3. Partager lidée du projet, rassembler Dès que les objectifs du projet sont définis, ils devraient être communiqués dans lensemble de lorganisation Au même titre que la communication dun autre projet dorganisation, la communication autour de Sharepoint doit respecter la culture dentreprise Cependant, par son aspect collaboratif, il est important de sensibiliser autant de collaborateurs et de niveaux hiérarchiques que possible, pour aider à lacceptation du nouvel environnement à venir Les façons de communiquer sont par exemple: –Parler du projet dans les revues de projets, le journal dentreprise –Projeter les avantages en terme daccroissement de la productivité, de simplification du travail –Créer des «Proof of concept» sur les fonctionnalités les plus critiquées dans lorganisation –Organiser des présentations dautres plate-formes Sharepoint, dans dautres organisations 11

12 SharePoint de Contact 4. Organiser le projet Réaliser une cartographie des acteurs 12 FormerRavir SurveillerSatisfaire faible Implication fort faible Influence fort Utilisateurs finaux Décideurs Contributeurs Admini- strateurs Utilisateurs finaux

13 SharePoint de Contact 4. Organiser le projet Organiser léquipe de projet, incluant différents rôles –Un chef de projet (collaborateur business) –Un comité de pilotage: env. 4-5 personnes, ayant un pouvoir de décision, impliquée dans le déploiement (ex: organisateur, manager assurance qualité), représentatif des sensibilités de lorganisation, représentatif des départements de soutien et des départements de production –Un sponsor: au moins une personne positif sur le projet, avec une forte crédibilité interne pour le soutien du projet –Un expert externe, un prestataire de service possédant une expertise sur les questions techniques et les aspects de consulting 13 COPIL, sponsor COPIL, sponsor Chef de projet interne Groupe de travail Partenaire externe GT Suivre le projet selon une méthode de gestion de projet en vigueur, incluant le suivi du planning, du budget, des incidents, des tâches, de la communication

14 SharePoint de Contact 5. Analyser les besoins Il ne suffit pas dintroduire SharePoint dans votre organisation. Encore faut-il que les utilisateurs le trouvent utile et utilisable LA partie importante avant limplantation de SharePoint est lanalyse des besoins –collectes dinformation par des interviews des groupes de travail, –visites sur le lieu de travail, comprendre le cycle de vie des documents, les flux dinformation, les méthodes collaboratives actuelles, les processus de travail –Synthèse des besoins, catégorisation, pondération en vue de leur priorisation Selon les fonctionnalités requises, linfrastructure technique est définie: –Quelle version de Sharepoint (Foundation, Server, Enterprise) –Infrastructure serveurs –Capacité de RAM et de HD en corrélation avec les fonctionnalités (recherche, volume des documents) 14

15 SharePoint de Contact 6. Vérifier les processus transversaux Avant dintroduire SharePoint, vérifier le niveau de maturité collaborative et de la transversalité des processus dans lorganisation et les départements Introduire Sharepoint selon le niveau de maturité décelé Utiliser SharePoint comme levier pour augmenter le niveau de maturité, en complément dautres projets organisationnels 15 Processus transversaux appliqués, collaboration effective Transversalité partiellement appliquée Travail segmenté, peu de collaboration Bureautique classique Information et communication Partage documentaire Espaces de travail dédiés

16 SharePoint de Contact Sommaire Les problèmes les plus fréquents lors du démarrage dun projet SharePoint Des règles pour bien débuter votre projet SharePoint Des règles pour réussir votre projet SharePoint 16

17 SharePoint de Contact Les règles pour réussir votre projet SharePoint 17 Assurer le soutien du projet SharePoint et du concept de collaboration par la direction de lorganisation Proposer une réponse adéquate aux besoins passant par la recherche, lergonomie simple, la participation active Faire participer les utilisateurs, mettre le projet Sharepoint dans leur mains, les informer, les former pour faire de Sharepoint un outil utile et utilisé Organiser les processus de contribution et dadministration de SharePoint, assurer la mise à jour du contenu Suivre le projet SharePoint avec une méthode assurant le planning, le budget, minimisant les incidents, favorisant la communication Découper les objectifs auxquels SharePoint doit répondre en plusieurs phases pour favoriser des succès rapides et visibles

18 SharePoint de Contact 1. Assurer le soutien du projet « La réussite dun projet de changement passe par son adéquation avec la stratégie définie par la direction. La réussite dun projet dorganisation nest pas possible sans le soutien du management. Ce soutien doit être visible et continu » Sassurer au préalable des attentes de la direction, vérifier ladéquation entre les objectifs de la direction, les objectifs du projet et la stratégie dentreprise Impliquer la direction dans les grandes étapes du projet, faire participer la direction au COPIL Communiquer sur le projet à lensemble des collaborateurs par le biais de « Mots de la direction » Inciter la direction à la transparence dans linformation, à la définition des processus transversaux Compter sur la voie hiérarchique pour « faire passer » certaines idées importantes Mettre le doigt sur les doublons dus au manque de collaboration (interface des processus) 18

19 SharePoint de Contact 2. Phaser le projet Phaser le projet en petites étapes avec des fonctionnalités définies permet –datteindre rapidement des petits succès –dencourager léquipe de projet –de susciter des « envies » dans dautres départements –de conduire le projet plus sereinement 19 Processus: Référence, GED, amélioration, knowledge management, formulaires Suivi: Calendrier, agenda, événements, tâches, objectifs, décisions, alertes, Documents: Stockage, classification, version, workflow Intranet: Communications, annuaire, contacts, documents utiles, recherche Projets: Portefeuille, espace dédiés, méthode, tableaux de bord

20 SharePoint de Contact 3. Conduire le projet avec méthode Gérer le projet durant tout son cycle selon une méthode de gestion de projet Rigueur, respect des objectifs, des délais, point davancement régulier, séance avec léquipe de projet, communication tout au long du projet, tenue des COPIL, suivi de la liste des tâches à faire… tout ceci doit être le quotidien du chef de projet Ne pas se contenter de faire un kick-off, une communication et miser sur la bonne volonté de acteurs 20 Dossier virtuel client

21 SharePoint de Contact 4. Mettre le projet dans les mains des utilisateurs Souvenez-vous : « il mest toujours plus facile daccepter le résultat dun projet dans lequel je suis impliqué que le résultat dun projet qui mest imposé… » Limplication des utilisateurs est essentielle en début de projet par lanalyse Limplication des utilisateurs est essentielle tout au long du projet, par –La communication –Les groupes de travail –La formation –Les tests de validation –Le feed-back –Laccès aux personnes de contact Les suivre même après limplantation, faire du marketing de projet 21

22 SharePoint de Contact 5. Organiser les processus induit par Sharepoint De nouveaux processus voient le jour et permettent de gagner du temps –Développement de contenu, révision, publication –Mise à jour des éléments –Gestion de la sécurité, gestion des zones de confidentialité –Administration des sites –Administration techniques, backup… Il est important de les définir, de les communiquer et de stocker linformation de façon accessible Il est important que ces processus sintègrent comme des méthodes de travail et non comme des tâches en plus. SharePoint doit avant tout aider dans le travail quotidien 22

23 SharePoint de Contact 6. Proposer une réponse favorisant lacceptation Rendre linformation « trouvable » par des moteurs de recherche puissants, par des classifications solides Construire SharePoint selon lidée de « Architecture de la participation » –Privilégier la souplesse de larchitecture, lévolution –Transformer les demandes en réponse SharePoint à chaque fois que cest possible –Encourager lutilisation de SharePoint comme plate-forme self-service, sur laquelle chacun peut contribuer selon ses besoins Introduire les changements « petit à petit », afin de permettre une prise en main graduelle 23

24 SharePoint de Contact Règles dor = projet plus serein ! Merci de votre confiance

25 SharePoint de Contact Une démarche de projet SharePoint 25 problèmes actuels bénéfices, objectifs bénéficiaires, rôles périmètre du projet équipe et acteurs planning problèmes actuels bénéfices, objectifs bénéficiaires, rôles périmètre du projet équipe et acteurs planning groupe de travail (structure, hiérarchie, sujets, automatismes, sécurité…) impact sur les processus analyse détaillée groupe de travail (structure, hiérarchie, sujets, automatismes, sécurité…) impact sur les processus analyse détaillée installation et montage des sites tests généralisation formation installation et montage des sites tests généralisation formation Validation feed-back administration évolution feed-back administration évolution Validation DESCRIPTION ANALYSE RÉALISATION BILAN MANAGEMENT DU PROJET ET COMMUNICATION


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