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OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab OPTIMISATION.

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1 OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE À LUTC

2 1. CONTEXTE & OBJECTIFS 2. RECHERCHE DINFORMATIONS 3. BILAN DES INFORMATIONS COLLECTÉES 4. MODÉLISATION 5. PISTE DINNOVATION CONTEXTE ET OBJECTIFS CONTEXTE. Système de gestion du courrier interne est établit depuis 1972, chiffres clés: courriers distribués par jour (dont 450 de CI) - 54 services situés sur 4 pôles à desservir - 2 vaguemestres à plein temps Acteurs: - Maîtrise douvrage : A.PEIGNE - Maîtrise dœuvre : Équipe DI05 - Superviseur : N.SALZMANN OBJECTIFS. - Optimisation du temps de gestion du Courrier Interne (CI) - Notion de confort (vaguemestre, utilisateur) - Coûts et environnement OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

3 RECHERCHE DINFORMATIONS A. AUPRÈS DES UTILISATEURS Typologie utilisateurs Typologie enveloppes Typologies des infos et docs : Fréquents Événementiels 1. CONTEXTE & OBJECTIFS 2. RECHERCHE DINFORMATIONS 3. BILAN DES INFORMATIONS COLLECTÉES 4. MODÉLISATION 5. PISTE DINNOVATION OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

4 RECHERCHE DINFORMATIONS A. AUPRÈS DES UTILISATEURS Utilisation du support enveloppe du CI, Chronogramme Comportement de lutilisateur et problème recensés 1. CONTEXTE & OBJECTIFS 2. RECHERCHE DINFORMATIONS 3. BILAN DES INFORMATIONS COLLECTÉES 4. MODÉLISATION 5. PISTE DINNOVATION Activité vaguemestre Problèmes relevés Expédition Utilisateur type Réception Interaction dautres utilisateurs / envoi Interaction dautres utilisateurs / réception OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

5 OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

6 RECHERCHE DINFORMATIONS B. AUPRÈS DES VAGUEMESTRES Répartition des tâches dans la journée du vaguemestre 1. CONTEXTE & OBJECTIFS 2. RECHERCHE DINFORMATIONS 3. BILAN DES INFORMATIONS COLLECTÉES 4. MODÉLISATION 5. PISTE DINNOVATION BFCRBF 08:0009:0010:0011:0012:0013:0014:0015:0016:00 TRI 80% Ramassage / distribution 11% Déplacement 9% Problèmes révélés sur le processus de tri : Enveloppes ouvertes qui se vident Difficultés didentification du destinataire Absence didentification de lexpéditeur Système de tri « complexe » demandant une longue période dadaptation (1 semestre) pour être efficace (nécessité dêtre familiarisé et dassocier les noms des destinataires à leur service) OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

7 BILAN DES INFORMATIONS COLLECTÉES LES QUANTITES CONNUES - Volume de courrier par jour - Utilisateurs - Moyens internes de lUTC LES INFOS NECESSAIRES - Courrier interne, - Volume de courrier par service - Nombre de distribution/tri/ramassage quotidiens - Coûts logistiques - Courriers non arrivés - Durée de vie - Variation des volumes 1. CONTEXTE & OBJECTIFS 2. RECHERCHE DINFORMATIONS 3. BILAN DES INFORMATIONS COLLECTÉES 4. MODÉLISATION 5. PISTE DINNOVATION OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

8 MODÉLISATION 1. CONTEXTE & OBJECTIFS 2. RECHERCHE DINFORMATIONS 3. BILAN DES INFORMATIONS COLLECTÉES 4. MODÉLISATION 5. PISTE DINNOVATION Service Courrier interne : infrastructure et processus Courrier Docs Infos UTILISATEURS Expéditeurs Destinataires Vaguemestres Enveloppes BAL FP: Le SCI doit permettre aux expéditeurs de faire parvenir aux destinataires le courrier. FC1 FC2 OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

9 1. CONTEXTE & OBJECTIFS 2. RECHERCHE DINFORMATIONS 3. BILAN DES INFORMATIONS COLLECTÉES 4. MODÉLISATION 5. PISTE DINNOVATION MODÉLISATION FP : Le service courrier interne doit permettre aux expéditeurs de faire parvenir aux destinataires le courrier. Expéditeurs Qui ? tout le personnel de lUTC Nombre :650 personnes Emplacement pôles : REE, PG, CT, CR, BF et le nouveau bâtiment Destinataires Courrier Quoi ? documents officiels informations personnelles informations générales Sous quelle forme : typologie de courrier : enveloppes de courrier interne, standards, colis. Nombre : Environ 1000/ jour (avec effets saisonniers) Proportions : % docs, % infos perso, % infos générales % enveloppes CI, % enveloppes standards, % colis OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

10 PISTES DAMÉLIORATION 1. CONTEXTE & OBJECTIFS 2. RECHERCHE DINFORMATIONS 3. BILAN DES INFORMATIONS COLLECTÉES 4. MODÉLISATION 5. PISTES DAMÉLIORATION Enveloppes Processus Infrastructure - Changement de lenveloppe - Circuit de distribution - Agencement remaniement des boîtes aux lettres - Regroupement des services - Armoire de tri dans le bureau du vaguemestre OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

11 OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE À LUTC Revue finale OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

12 OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab RETOUR SUR OBJECTIFS CONTEXTE. Système de gestion du courrier interne est établi depuis 1972, Chiffres clés: courriers distribués par jour (dont 450 de CI) - 54 services situés sur 4 pôles à desservir - 2 vaguemestres à plein temps Acteurs: - Maîtrise douvrage : A.PEIGNE - Maîtrise dœuvre : Équipe DI05 Superviseur : N.SALZMANN OBJECTIFS. - Optimisation du temps de gestion du courrier Interne (CI) - Notion de confort (vaguemestre, utilisateur) - Coûts et environnement - Périmètre de remise en cause 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE LÉTUDE 3. OUTILS DANALYSE 4. PISTES DAMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR LENVELOPPE

13 OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab - Recherche et analyse des informations nécessaires pour atteindre lobjectif initial - Ciblage des pistes damélioration - A chaque piste damélioration ciblée les informations ciblées (connues et inconnues) problèmes soulevés PROBLEMATIQUE NOUVELLE 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE LÉTUDE 3. OUTILS DANALYSE 4. PISTES DAMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR LENVELOPPE

14 OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab DEMARCHE DE LETUDE RECHERCHE DINFORMATION -Accompagnement vaguemestres - Entretiens utilisateurs ANALYSE - Synthèse du service « Courrier Interne » - Analyse fonctionnelle du processus - Variabilité dutilisateurs et typologie de courrier - Saisonnalité du Courrier Interne 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE LÉTUDE 3. OUTILS DANALYSE 4. PISTES DAMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR LENVELOPPE

15 OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab OUTILS DANALYSE CHRONOGRAMMES Enveloppe de Courrier InterneJournée type des vaguemestres 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE LÉTUDE 3. OUTILS DANALYSE 4. PISTES DAMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR LENVELOPPE

16 OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab OUTILS DANALYSE HISTOGRAMMES SUR LACTIVITE DES VAGUEMESTRES - Temps consacré par tâche - Temps consacré par volume de courrier 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE LÉTUDE 3. OUTILS DANALYSE 4. PISTES DAMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR LENVELOPPE

17 OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab OUTILS DANALYSE SAISONNALITÉ DU COURRIER INTERNE 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE LÉTUDE 3. OUTILS DANALYSE 4. PISTES DAMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR LENVELOPPE

18 OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab LES PISTES DAMELIORATION 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE LÉTUDE 3. OUTILS DANALYSE 4. PISTES DAMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR LENVELOPPE

19 OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab LES PISTES DAMELIORATION LENVELOPPE LA STRUCTURE DE TRI LA SENSIBILISATION DES UTILISATEURS LORGANISATION DE LA DISTRIBUTION Pour chaque piste: Liste des problèmes Infos connus Données à identifier 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE LÉTUDE 3. OUTILS DANALYSE 4. PISTES DAMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR LENVELOPPE

20 OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab NOTE INTERNE Fiche conçue pour accompagner tout document circulant en interne. Spécification du destinataire, de lexpéditeur et de lobjet du courrier. ENVELOPPE INTERNE Format A4, 32 cases « destinataire » rabat non autocollant LES PISTES DAMELIORATION LENVELOPPE PROBLÈMES SOULEVÉS absence de système de fermeture scellage des enveloppes par les utilisateurs (diminution de la durée de vie de lenveloppe) identification du destinataire mal renseignée expéditeur non identifiable confusion entre le recto et le verso les notes internes peu utilisées 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE LÉTUDE 3. OUTILS DANALYSE 4. PISTES DAMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR LENVELOPPE

21 OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab ANALYSE ET CRÉATION DE VALEUR SUR LENVELOPPE SITUATIONS DE VIE DE LENVELOPPE 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE LÉTUDE 3. OUTILS DANALYSE 4. PISTES DAMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR LENVELOPPE

22 OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab ANALYSE ET CRÉATION DE VALEUR SUR LENVELOPPE FONCTIONS FC2 FC6 FP1 FC4 FC3 FC5 FC1 Destinataire Expéditeur Contenu Structures de tri (armoire de tri, caisses, boîtes aux lettres) Vaguemestre Agressions extérieures Utilisateurs Environnement FC7 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE LÉTUDE 3. OUTILS DANALYSE 4. PISTES DAMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR LENVELOPPE

23 OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab ANALYSE ET CRÉATION DE VALEUR SUR LENVELOPPE VALIDATION DE LA FP PAR ANALYSE CAUSALE 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE LÉTUDE 3. OUTILS DANALYSE 4. PISTES DAMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR LENVELOPPE

24 OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab ANALYSE ET CRÉATION DE VALEUR SUR LENVELOPPE CARACTERISATION DES FONCTIONS ARCHITECTURE DE LOBJET (BLOC DIAGRAMME) 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE LÉTUDE 3. OUTILS DANALYSE 4. PISTES DAMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR LENVELOPPE

25 OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab ANALYSE ET CRÉATION DE VALEUR SUR LENVELOPPE PRINCIPES Identification Protection du contenu Fermeture 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE LÉTUDE 3. OUTILS DANALYSE 4. PISTES DAMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR LENVELOPPE

26 OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab ANALYSE ET CRÉATION DE VALEUR SUR LENVELOPPE BILAN TECHNICO-ÉCONOMIQUE 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE LÉTUDE 3. OUTILS DANALYSE 4. PISTES DAMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR LENVELOPPE

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