OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE À L’UTC.

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1 OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE À L’UTC

2 Système de gestion du courrier interne est établit depuis 1972,
OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE CONTEXTE ET OBJECTIFS ► CONTEXTE. Système de gestion du courrier interne est établit depuis 1972, chiffres clés: courriers distribués par jour (dont 450 de CI) - 54 services situés sur 4 pôles à desservir - 2 vaguemestres à plein temps Acteurs: Maîtrise d’ouvrage : A.PEIGNE Maîtrise d’œuvre : Équipe DI Superviseur : N.SALZMANN ► OBJECTIFS. - Optimisation du temps de gestion du Courrier Interne (CI) - Notion de confort (vaguemestre, utilisateur) - Coûts et environnement 1. CONTEXTE & OBJECTIFS 2. RECHERCHE D’INFORMATIONS 3. BILAN DES INFORMATIONS COLLECTÉES 4. MODÉLISATION 5. PISTE D’INNOVATION Printemps E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

3 RECHERCHE D’INFORMATIONS A. AUPRÈS DES UTILISATEURS
OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE 1. CONTEXTE & OBJECTIFS 2. RECHERCHE D’INFORMATIONS 3. BILAN DES INFORMATIONS COLLECTÉES 4. MODÉLISATION 5. PISTE D’INNOVATION RECHERCHE D’INFORMATIONS A. AUPRÈS DES UTILISATEURS Typologie utilisateurs Typologie enveloppes Typologies des infos et docs : Fréquents Événementiels Printemps E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

4 RECHERCHE D’INFORMATIONS A. AUPRÈS DES UTILISATEURS
OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE 1. CONTEXTE & OBJECTIFS 2. RECHERCHE D’INFORMATIONS 3. BILAN DES INFORMATIONS COLLECTÉES 4. MODÉLISATION 5. PISTE D’INNOVATION RECHERCHE D’INFORMATIONS A. AUPRÈS DES UTILISATEURS Utilisation du support enveloppe du CI, Chronogramme Comportement de l’utilisateur et problème recensés Activité vaguemestre Problèmes relevés Expédition Utilisateur type Réception Interaction d’autres utilisateurs / envoi Interaction d’autres utilisateurs / réception Printemps E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

5 OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE
Printemps E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

6 RECHERCHE D’INFORMATIONS B. AUPRÈS DES VAGUEMESTRES
OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE RECHERCHE D’INFORMATIONS B. AUPRÈS DES VAGUEMESTRES Répartition des tâches dans la journée du vaguemestre 1. CONTEXTE & OBJECTIFS 2. RECHERCHE D’INFORMATIONS 3. BILAN DES INFORMATIONS COLLECTÉES 4. MODÉLISATION 5. PISTE D’INNOVATION 08:00 09:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 BF CR BF BF BF BF Déplacement 9% TRI % Ramassage / distribution 11% Problèmes révélés sur le processus de tri : Enveloppes ouvertes qui se vident Difficultés d’identification du destinataire Absence d’identification de l’expéditeur Système de tri « complexe » demandant une longue période d’adaptation (1 semestre) pour être efficace (nécessité d’être familiarisé et d’associer les noms des destinataires à leur service) Printemps E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

7 BILAN DES INFORMATIONS COLLECTÉES ► LES QUANTITES CONNUES
OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE BILAN DES INFORMATIONS COLLECTÉES ► LES QUANTITES CONNUES Volume de courrier par jour Utilisateurs Moyens internes de l’UTC ► LES INFOS NECESSAIRES Courrier interne, Volume de courrier par service Nombre de distribution/tri/ramassage quotidiens Coûts logistiques Courriers non arrivés Durée de vie Variation des volumes 1. CONTEXTE & OBJECTIFS 2. RECHERCHE D’INFORMATIONS 3. BILAN DES INFORMATIONS COLLECTÉES 4. MODÉLISATION 5. PISTE D’INNOVATION Printemps E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

8 Service Courrier interne : infrastructure et processus
OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE MODÉLISATION 1. CONTEXTE & OBJECTIFS 2. RECHERCHE D’INFORMATIONS 3. BILAN DES INFORMATIONS COLLECTÉES 4. MODÉLISATION 5. PISTE D’INNOVATION FP: Le SCI doit permettre aux expéditeurs de faire parvenir aux destinataires le courrier. Courrier Docs Infos FC1 Enveloppes BAL Service Courrier interne : infrastructure et processus BAL FC2 Vaguemestres Expéditeurs Destinataires UTILISATEURS Printemps E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

9 OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE
MODÉLISATION FP : Le service courrier interne doit permettre aux expéditeurs de faire parvenir aux destinataires le courrier. 1. CONTEXTE & OBJECTIFS 2. RECHERCHE D’INFORMATIONS 3. BILAN DES INFORMATIONS COLLECTÉES 4. MODÉLISATION 5. PISTE D’INNOVATION Expéditeurs Qui ? tout le personnel de l’UTC Nombre : 650 personnes Emplacement pôles : REE, PG, CT, CR, BF et le nouveau bâtiment Destinataires Quoi ? documents officiels informations personnelles informations générales Sous quelle forme : typologie de courrier : enveloppes de courrier interne, standards, colis. Nombre :  Environ 1000/ jour (avec effets saisonniers) Proportions :  % docs, % infos perso, % infos générales % enveloppes CI, % enveloppes standards, % colis Courrier Printemps E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

10 PISTES D’AMÉLIORATION
OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE PISTES D’AMÉLIORATION 1. CONTEXTE & OBJECTIFS 2. RECHERCHE D’INFORMATIONS 3. BILAN DES INFORMATIONS COLLECTÉES 4. MODÉLISATION 5. PISTES D’AMÉLIORATION Enveloppes - Changement de l’enveloppe Circuit de distribution Agencement remaniement des boîtes aux lettres Regroupement des services Processus Infrastructure Armoire de tri dans le bureau du vaguemestre Printemps E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

11 OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE À L’UTC
Revue finale Printemps E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

12 RETOUR SUR OBJECTIFS ► CONTEXTE.
Système de gestion du courrier interne est établi depuis 1972, Chiffres clés: courriers distribués par jour (dont 450 de CI) - 54 services situés sur 4 pôles à desservir - 2 vaguemestres à plein temps Acteurs: Maîtrise d’ouvrage : A.PEIGNE Maîtrise d’œuvre : Équipe DI05 Superviseur : N.SALZMANN ► OBJECTIFS. - Optimisation du temps de gestion du courrier Interne (CI) - Notion de confort (vaguemestre, utilisateur) - Coûts et environnement - Périmètre de remise en cause 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE

13 PROBLEMATIQUE NOUVELLE
1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE Recherche et analyse des informations nécessaires pour atteindre l’objectif initial Ciblage des pistes d’amélioration A chaque piste d’amélioration ciblée les informations ciblées (connues et inconnues) problèmes soulevés

14 ► RECHERCHE D’INFORMATION Accompagnement vaguemestres
DEMARCHE DE L’ETUDE ► RECHERCHE D’INFORMATION Accompagnement vaguemestres Entretiens utilisateurs ► ANALYSE Synthèse du service « Courrier Interne » Analyse fonctionnelle du processus Variabilité d’utilisateurs et typologie de courrier Saisonnalité du Courrier Interne 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE

15 Journée type des vaguemestres
OUTILS D’ANALYSE ► CHRONOGRAMMES 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE Journée type des vaguemestres Enveloppe de Courrier Interne

16 ► HISTOGRAMMES SUR L’ACTIVITE DES VAGUEMESTRES
OUTILS D’ANALYSE ► HISTOGRAMMES SUR L’ACTIVITE DES VAGUEMESTRES Temps consacré par tâche Temps consacré par volume de courrier 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE

17 ► SAISONNALITÉ DU COURRIER INTERNE
OUTILS D’ANALYSE ► SAISONNALITÉ DU COURRIER INTERNE 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE

18 LES PISTES D’AMELIORATION
1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE

19 LES PISTES D’AMELIORATION
1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE ► L’ENVELOPPE ► LA STRUCTURE DE TRI ► LA SENSIBILISATION DES UTILISATEURS ► L’ORGANISATION DE LA DISTRIBUTION Pour chaque piste: Liste des problèmes Infos connus Données à identifier

20 LES PISTES D’AMELIORATION ► L’ENVELOPPE
1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE NOTE INTERNE Fiche conçue pour accompagner tout document circulant en interne. Spécification du destinataire, de l’expéditeur et de l’objet du courrier. ENVELOPPE INTERNE Format A4, 32 cases « destinataire » rabat non autocollant PROBLÈMES SOULEVÉS absence de système de fermeture scellage des enveloppes par les utilisateurs (diminution de la durée de vie de l’enveloppe) identification du destinataire mal renseignée expéditeur non identifiable confusion entre le recto et le verso les notes internes peu utilisées

21 ANALYSE ET CRÉATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE
► SITUATIONS DE VIE DE L’ENVELOPPE 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE

22 ANALYSE ET CRÉATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE ► FONCTIONS
1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE FC2 FC6 FP1 FC4 FC3 FC5 FC1 Destinataire Expéditeur Contenu Structures de tri (armoire de tri, caisses, boîtes aux lettres) Vaguemestre Agressions extérieures Utilisateurs Environnement FC7

23 ANALYSE ET CRÉATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE
► VALIDATION DE LA FP PAR ANALYSE CAUSALE 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE

24 ANALYSE ET CRÉATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE
► CARACTERISATION DES FONCTIONS 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE ► ARCHITECTURE DE L’OBJET (BLOC DIAGRAMME)

25 ANALYSE ET CRÉATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE ► PRINCIPES
1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE Identification Protection du contenu Fermeture

26 ANALYSE ET CRÉATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE
► BILAN TECHNICO-ÉCONOMIQUE 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE

27 DES QUESTIONS ? OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE
Printemps E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab