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Mise en œuvre de la démarche de Contrôle interne comptable et financier (CICF) Réunion DABF / AC / Composantes Le 20 /11/2012 1.

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1 Mise en œuvre de la démarche de Contrôle interne comptable et financier (CICF) Réunion DABF / AC / Composantes Le 20 /11/2012 1

2 Les principaux objectifs du CICF Sécurité Qualité Efficience Sécurité financière Sécurité comptable Sécurité juridique Sécurité financière Sécurité comptable Sécurité juridique Qualité comptable Qualité du circuit dinformation Qualité des prestations Qualité comptable Qualité du circuit dinformation Qualité des prestations Optimisation des ressources Efficacité des procédures et de lorganisation

3 – La qualité comptable est une exigence constitutionnelle : article 47-2 de la Constitution « les comptes des administrations publiques (…) donnent une image fidèle du résultat de leur gestion, de leur patrimoine et de leur situation financière. » – La qualité des comptes est une exigence renouvelée lors du passage aux RCE en contrepartie du transfert de nouvelles responsabilités. – La circulaire de la direction générale des finances publiques du 1er juin 2011 impose de mettre en place une démarche formalisée du CICF, de manière conjointe entre l'ordonnateur et l'agent comptable. 3 Lexigence de la qualité comptable

4 Les enjeux de la maîtrise des risques financiers et comptables pour lÉtablissement – Renforcer la qualité des comptes: répondre aux exigences réglementaires (régularité des comptes, respect des lois et règlements…), accompagner et préparer la certification des comptes pour sassurer de la fiabilité et de lobjectivité de la situation patrimoniale et financière de lÉtablissement. Améliorer la gestion en apportant une information comptable claire, pertinente, lisible, sincère et régulière. – Faciliter la gouvernance de létablissement en améliorant la gestion des risques: performance des processus de gestion réduction des coûts de "non qualité amélioration de la sécurité juridique et financière

5 – Servir doutil de pilotage financier. Une comptabilité de qualité contribue : à une meilleure prévision budgétaire (en disposant par exemple dune meilleure visibilité sur les charges et produits à rattacher devant être pris en compte dans lélaboration du budget) ; à une appréciation pertinente du budget (prise en compte des engagements hors bilans, des provisions, des dépréciations...) ; à une meilleure analyse de lexécution budgétaire (logique à la fois budgétaire et comptable); au pilotage de la performance en autorisant, par le retraitement dinformations comptables, la définition dindicateurs fiables de gestion et de performance (contrôle de gestion…). Les enjeux de la maîtrise des risques financiers et comptables pour lÉtablissement

6 Objectif de la démarche CICF Mettre en place des dispositifs organisés, formalisés et permanents sassurant que, dans chaque entité, il existe une description précise des procédures, des processus de travail et des types de contrôle périodiques. Ainsi, par le respect de ces prescriptions, la démarche de CICF garantit dune part la maîtrise des risques qui pourraient altérer le fonctionnement de lEtablissement et dautre part, la qualité de gestion en fonction des objectifs attendus. La démarche du CICF sappuie sur les trois leviers: - la définition et lorganisation des tâches, des acteurs et des contrôles ; - la documentation des procédures ; - la traçabilité des opérations.

7 1 - lorganisation – sassurer que toutes les tâches sont assurées quelles que soient les circonstances, – séparer les tâches incompatibles pour organiser des contrôles mutuels, – définir précisément les modalités de contrôle attendues de chacun, – insérer dans la procédure des contrôles-clé. Contrôles humains : – Un premier niveau visant à sassurer du respect des critères de qualité comptable. Les opérations de contrôle sont intégrées au fonctionnement courant du service sur les opérations impactant, directement ou indirectement, la comptabilité.( auto contrôle, contrôle mutuel, contrôle de supervision contemporain) – Un second niveau est chargé de piloter la fonction comptable et financière et dévaluer de manière permanente le contrôle interne de premier niveau. (Contrôles de supervision à posteriori) Contrôles SI : contrôle de saisie, de cohérence des données Les principaux leviers de la démarche CICF

8 2 - la documentation – décrire la répartition des tâches dans un organigramme fonctionnel – mettre à la disposition des opérationnels une documentation de référence décrivant les tâches à réaliser 3 - la traçabilité 3 - la traçabilité – garantir la piste daudit par un cheminement ininterrompu des opérations comptables du fait générateur jusquà leur comptabilisation (traces des intervenants dans les systèmes dinformation, formalisation des contrôles…) – conservation des données numérisées, pièces justificatives des opérations… Les principaux leviers de la démarche CICF

9 Mise en œuvre de la démarche CICF La mise en œuvre se fait progressivement, en confortant et en renforçant l'existant (valorisation des acquis et sécurisation des procédures présentant de forts enjeux financiers). Il est donc nécessaire de cibler les processus prioritaires, en terme denjeux financiers comme en terme de risques, à partir des informations disponibles : - contrôles de lAgence comptable - rapports daudits (commissaires aux comptes, audit DGFiP,…) - directives du MESR

10 Mise en œuvre de la démarche CICF : La couverture des risques cartographie des risques Les risques identifiés sont formalisés dans une cartographie des risques. plans dactions Des plans dactions détaillent les mesures à mettre en œuvre pour fiabiliser les procédures, maîtriser les risques et obtenir une assurance raisonnable en matière de qualité comptable. Ceux-ci doivent désigner les acteurs responsables de la mise en œuvre des actions et les échéances. Et doivent être régulièrement alimenté par les constats opérés par les acteurs du contrôle interne et les auditeurs.

11 Mise en œuvre de la démarche CICF : La couverture des risques plan de contrôle interne Un plan de contrôle interne détermine : les contrôles effectués par les chefs de service dans le cadre de contrôles de supervision à posteriori. les diagnostics de processus à effectuer. Il élaboré par le chef du service concerné par les opérations du processus qui fait lobjet des contrôles en lien avec le référent contrôle interne. En effet, un contrôle de supervision à posteriori qui paraîtra important à un chef de service au regard de son activité opérationnelle pourra ainsi être considéré comme secondaire par le référent contrôle interne au regard des enjeux et des risques qui pèsent sur les autres processus.

12 Certification (Audit externe) La démarche de maîtrise des risques financiers et comptables

13 Mise en œuvre de la démarche CICF : La méthodologie Pour déterminer les risques de dysfonctionnements, la démarche sappuie sur : La liste des risques issue de loutil dAppui au Contrôle interne des Universités et des Etablissements dEnseignement supérieur :ACIDUES Les référentiels de contrôle interne élaborés par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) Les remarques formulées par les Commissaires aux Comptes (CAC) lors de leur mission de certification. Le retour dexpérience des opérationnels de dysfonctionnements qui sont survenus dans le passé et qui navaient pas forcément été prévus. Le résultat de certains tests ou contrôles menés en interne pour détecter déventuelles erreurs.

14 La première étape consiste en un état des lieux des pratiques existantes, sans porter de jugement et en laissant la place à lexpression de tous. Lanalyse de létat des lieux permettra de renseigner une cartographie des risques et de dégager des pistes dactions permettant: - soit de réduire la probabilité de réalisation du risque, - soit de réduire limpact du dysfonctionnement par rapport à lobjectif du processus. Les acteurs seront ensuite réunis afin de définir ensemble: - les voies damélioration retenues en fonction des résultats attendus et du coût de chaque mesure - et les points de contrôles importants à mettre en œuvre La procédure améliorée sera ensuite diffusée aux personnels concernés. Compte tenu du caractère itératif de la démarche de maîtrise des risques financiers et comptables, la cartographie des risques et les plans daction devront être actualiser annuellement. (Enrichir la version antérieure à partir des évolutions observées en termes de risques, redéfinir léchéancier du fait de contraintes imprévues, expurger les actions ayant été réalisées) Mise en œuvre de la démarche CICF : La méthodologie

15 Point de situation du CICF à Paris Sud Le projet a été officiellement lancé en mai Un comité de pilotage, présidé par le Président, a été instauré (COPIL CICF). Une qualiticienne, en charge de mettre en œuvre les outils de contrôle interne comptable et financier a été recrutée en mai Le portage politique du projet est assuré par le VP Finances et Pilotage (Serge EDOUARD). Paie, Contrats de Recherche et Gestion de limmobilier. A ce jour, trois processus ont fait lobjet dun diagnostic et dun plan dactions (par la méthodologie ACIDUES) : les processus Paie, Contrats de Recherche et Gestion de limmobilier. Le processus recettes est en cours de diagnostic (ACIDUES + référentiels DGFIP). Létat des lieux des pratiques actuelles et la cartographie des risques vont être diffusées pour affinage et validation à lensemble des acteurs du processus. Un plan daction sera ensuite défini afin daméliorer le processus. A noter: Luniversité participe au groupe d'experts CICF sous l'égide de la DGFiP (Direction générale des finances publiques), du MESR et de l'AMUE.

16 Perspectives Finaliser le processus recettes avec la mise en place de procédures fiabilisées. Effectuer les diagnostics et construire les plans daction concernant les processus: Marchés Missions Le processus transverse organisation de la fonction financière et comptable. Entrer dans la phase de consolidation: première boucle damélioration, tant des processus que du système de management du dispositif lui-même. Ces processus concernent à la fois les services gestionnaires et ordonnateurs et lagence comptable. Lordonnateur et le comptable sont amenés à partager des informations, des éléments de méthodologie et des outils pour fiabiliser de bout en bout les chaînes administratives comptables et financières. directives du MESR


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