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LE PORTAIL RH cnam 2010-2011. Définition Le portail RH Le portail RH est un espace qui réunit l'ensemble des données et informations relatives aux processus.

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1 LE PORTAIL RH cnam

2 Définition Le portail RH Le portail RH est un espace qui réunit l'ensemble des données et informations relatives aux processus RH et nécessaires aux employés.  généralement dans le cadre d’un intranet  composé de données structurées (bases de données internes) ou non structurées (documents bureautiques, contenus)  réservé au personnel de l’entreprise

3 Le portail RH  offre des possibilités de personnalisation la page d'accueil pour une personne ou un groupe de personnes  possède ou interface un moteur de recherche  donne accès à l'ensemble des données et des informations RH  actualités internes ou concernant les RH  une information actualisée nécessaire pour le travail  une série de sites web ou de portails qui se rapportent à la sphère d'activités RH  portail de communication et de pilotage associé au système de paie de l’entreprise définition

4 Contexte Le portail RH  inflation des règlementations sociales  environnement toujours plus complexe  nouvelles problématiques  gestion des talents  gestion des informations RH  gestion du temps  profit à tirer des évolutions technologiques

5 Enjeux Le portail RH  automatisation des processus  réduction des coûts  plus d’informations, transmises et partagées plus vite  solutions simples pour rendre les équipes RH plus efficaces  moyen de conserver la motivation des employés

6 Le portail RH enjeux  des processus RH fluides et fiables  de nouvelles fonctions et de nouveaux services à disposition  des équipes RH  efficacité  des managers  capacité de décision  des employés  acteurs  image de la DRH  centralisation = bureaucratie, conservatisme, inefficacité  décentralisation = autonomie, affirmation de la spécificité, reconnaissance

7 Précautions Le portail RH  garantir la sécurité des données  authentification par mot de passe, gestion des profils, données cryptées, …  offrir une disponibilité maximale de l’outil  encourager l’utilisation

8 Le portail RH précautions  éviter l’exclusion  nécessité d’une culture informatique  recenser le niveau d’appropriation des outils informatiques et notamment les « grands débutants »  évaluer le niveau et les usages des utilisateurs habituels des outils informatique  nécessité de moyens équivalents  identifier les agents qui n'ont pas d' professionnel  identifier les agents qui n’ont pas de poste de travail pour des questions logistiques ou organisationnelles et risquent de ne pas avoir d’accès

9  nouvelles attributions  gérer différemment l’entrée d’un nouveau salarié  création du compte utilisateur dans l’annuaire  création d’une adresse de messagerie  gérer un réseau de référents RH  mise en œuvre préalable au portail  formation  animation précautions Le portail RH

10 Annuaire  élément capital : référentiel des identités de l’entreprise  attribution de la DRH : maîtrise des mouvements de personnel  se base sur l’annuaire d’entreprise ou peut être synchronisé avec lui (LDAP, Active Directory)  authentification unique (SSO : single sign-on) Le portail RH

11 annuaire  indispensable pour le fonctionnement des circuits de validation  problématique des mesures de sécurités de l’entreprise  évolution vers le dossier individuel  consultation et modification des informations personnelles  production des pièces justificatives  notion d’annuaire enrichi  passage de la fiche employé au profil de talents  lieu de recueil des informations

12 Organigramme Le portail RH  représentation de l’organisation hiérarchique de l’entreprise  attribution de la DRH : maîtrise des mouvements de personnel  se base sur l’annuaire d’entreprise ou peut être synchronisé avec lui  appui possible du fonctionnement des circuits de validation (distinction hiérarchique et fonctionnel)

13 Circuits de validation-Workflow  littéralement "flux de travaux«  représentation sous forme de flux des opérations à réaliser pour accomplir l'ensemble des tâches ou activités regroupées en un même processus  un outil de gestion de workflow modélise et automatise les flux d'informations dans l'entreprise Le portail RH

14  application  production (gestion de contrats, de demandes, …)  administratif (formulaires, …)  coopératif (publications, documents, …)  type  procédural  procédures pré-établies  cheminement figé  dynamique (ad hoc)  intervention sur le cheminement Circuits de validation : workflow

15 Le portail RH  éléments associés à chaque étape d’un workflow  personnes (utilisateurs, annuaire)  statut (soumis, validé, refusé, archivé, …)  applications ou services (écran de saisie, traitements, envoi de mail …)  processus tiers  délais Circuits de validation : workflow

16 Le portail RH Circuits de validation : workflow

17 Intégration d’applications  aller chercher l’information ou elle se trouve  dispense la DRH des actions à faible valeur ajoutée  favorise la réactivité de mise à jour des données  diminue les erreurs de saisie  réduit l’utilisation du papier  ajoute un charge non-métier dans les services  demande des connaissances règlementaires  nécessite la mise en place d’un réseau de compétences Le portail RH

18  saisie des demandes par l’employé  circuit de validation pris en charge par le workflow  pas de nouvelle saisie à la DRH  compteurs mis à jour dynamiquement  consultables  par l’employé  par le manager  alimente les planning en temps réel intégration d’application : congés

19 Le portail RH  catalogue consultable en ligne  saisie des demandes par l’employé  choix des sessions  consultation de l’historique  circuit de validation automatisé  supports de formation intégration d’application : formation

20 Le portail RH  liste des postes proposés en interne  caractéristique des postes (description, responsable, lieu, mission, début d’activité, type de contrat,...)  possibilité de postuler  gestion du vivier de candidats intégration d’application : recrutement

21 Le portail RH  notes de frais  gestion du temps  tableaux de bord  évaluations  gestion des compétences  … intégration d’application

22 Offre de service RH Le portail RH  utilisation de la gestion des contenus de l’intranet  actualités RH  articles d’information  procédures  formulaires  liens vers des sites web

23 Le portail RH  recrutement, mobilité interne  carrière  congés  missions, déplacements  protection sociale  formation, concours  instances paritaires  hygiène, prévention et sécurité  action sociale  loisirs, vacances, culture  expressions syndicales offre de services RH : exemple

24 Technologies Le portail RH  widgets  contraction de windows et gadget  donne des informations (flux rss, …)  portlets  application à intégrer dans un portail  développés avec le langage Java  spécifications JSR168, JSR286, WSRP sur l’interopérabilité

25 Le portail RH  webparts  équivalent des portlets pour Microsoft  développés en ASP  web services  programme s informatiques  communication et échange de données  application et systèmes hétérogènes  environnements distribués technologies

26 Mobilité Le portail RH  le SIRH est de plus en plus mobile  téléphones intelligents et tablettes tactiles  initiée avec des application de recrutement (Recrutae)  des acteurs importants s’engagent : Oracle et Taleo  réponse à une attente des managers nomades

27 Accompagnement Le portail RH  conduire le projet de changement  intégrer la gestion de projet dans ses compétences

28  considérations  mise en œuvre du portail RH  transformation du SIRH  processus d’amélioration continue  réussite liée à la conduite du changement  constat sur les projets concernant les projets sur les SI  30% n’aboutissent pas  50% dépassent le budget  60% ne respectent pas les délais accompagnement portail rh Le portail RH

29  constat sur les projets SIRH  50% des projets libre service ne voit pas le jour  plus de 50% des salariés ne voient pas de changement après leur implantation  66 % n’atteignent pas les objectifs fixés accompagnement portail rh Le portail RH

30  causes d’échec  projets complexes  nécessitent des remises en causes importantes : arbitrages métiers, flux d’informations, processus, organisation, rôle des acteurs, …  confiance incertaines entre les partenaires  manque de maitrise des résultats visés  appropriation insuffisante par les acteurs  perte de confiance et démotivation accompagnement portail rh Le portail RH

31  principales erreurs commises  oublier d’associer certains employés  mener des actions de communication éparses  programmer des formations au dernier moment  engendrer la perception d’un outil imposé accompagnement portail rh Le portail RH

32  objectifs majeurs à poursuivre pour la réussite du projet  appropriation par l’utilisateur final  sensibilisation dès le début du projet  visibilité régulière sur l’avancement  responsabilisation dans ses futures attributions  pertinence de l’outil et adéquation à la fonction  définition des nouvelles méthodes de travail  définition des règles et procédure associés  intégration des nouveaux outils dans l’organisation  implication des acteurs de tout niveau hiérarchique  prise en compte des interactions transversales accompagnement portail rh Le portail RH

33 accompagnement portail rh  bâtir une équipe projet « conduite du changement »  utiliser la démarche pour améliorer la performance par le management  en fédérant les collaborateurs autour de pratiques communes  en les élevant grâce à leur nouvelles fonctions  utiliser la démarche pour améliorer et consolider le management  en pérennisant le dispositif dans les fondamentaux de la vie de l’entreprise  en alimentant le cycle d’amélioration continue Le portail RH

34 accompagnement portail rh  risque majeur d’un projet de transformation LA RÉSISTANCE AU CHANGEMENT  premier défi à relever face à cette résistance  anticiper  vaincre Le portail RH

35 accompagnement portail rh  causes de cette résistance  causes individuelles  changement synonyme de rupture  remise en cause  perte de points de repères  interrogations sur sa qualification  interrogations sur son rôle dans l’entreprise Le portail RH

36 accompagnement portail rh  causes de cette résistance  causes structurelles  changement des conditions de travail  révision des processus  causes culturelles  évolution du système des valeurs  évolution des responsabilités Le portail RH

37 accompagnement portail rh  identifier les alliés potentiels des opposants au changement  nécessité de faire porter positivement l’ambition projet  contrecarrer les rumeurs  la majorité suit le courant positif ou négatif  l’acceptation totale est un leurre Le portail RH

38 accompagnement portail rh  clé du succès : le rythme de la démarche  agir et faire réagir continuellement  une conduite du changement réussie ne supporte pas de temps morts  chaque étape du projet doit être ponctuée d’opérations d’accompagnement visibles  susciter une dynamique en continue avec tous les acteurs concernés  effectuer un pilotage interactif soutenu Le portail RH

39 accompagnement portail rh  ce pilotage interactif se traduit par des actions :  de convergence (validation de l’organisation, des processus cibles avec les sponsors, les directions impliquées et les partenaire sociaux)  de communication (annonce des objectifs tout au long du projet et de façon transparente auprès des acteurs concernés)  d’implication (identification des porteurs du projet, constitution d’un réseau) Le portail RH

40 accompagnement portail rh  ce pilotage interactif se traduit par des actions :  de mesure (du retour sur investissement humain par des retours d’expérience, du retards ou aléas du projets, du succès par des indicateurs de satisfaction)  de partage (le progrès du à la transformation, les bonnes pratiques à adopter, les nouvelles compétences acquises) Le portail RH

41 accompagnement portail rh Le portail RH  LA COMMUNICATION  outil maître en conduite du changement  nécessité d’une préparation minutieuse  utilisation de tout ses atouts  gérer toutes les éventualités  s’adapter aux diverses situations de crises

42 accompagnement portail rh Le portail RH  LA COMMUNICATION  qualifier les impacts du projet  bâtir une communication autour de registres adaptés  registre des relations : tisser les liens et fédérer autour du projet  registre de la souveraineté : affirmer la certitude du choix, foi dans la transformation à venir  registre des bénéfice : mettre en valeur les hommes dans leur fonction

43 accompagnement portail rh Le portail RH  LA COMMUNICATION  chaque instance à un droit d’annonce et un niveau de parole  direction générale, DSI, sponsors : les enjeux au lancement, les réussites phares, les situations de crises, l’aboutissement  direction de la communication et DRH : les objectifs, l’avancement du projet, les petites victoires, les retards  le management : les « off » (prévenir, rassurer les réticents, motiver les alliés au projet)  l’équipe projet « conduite du changement » : aide à l’élaboration et pilotage du plan de communication

44 accompagnement portail rh Le portail RH  LA COMMUNICATION  précautions  doit être portée à tous les échelons hiérarchiques  instaurer un climat de confiance  démontrer le but commun  ne pas se limiter aux bienfaits de l’outil mais porter un message plus général et plus stratégique sur la transformation  être plus crédible  adhésion à la nouveauté plus forte  veiller au ton : déterminé, pédagogique, enjoué, prometteur, …

45 accompagnement portail rh Le portail RH  LA MÉTHODOLOGIE  constituer une équipe projet multi-compétences  exercer un pilotage en continu et le planifier  respecter les grandes étapes (cf. tableau)  évaluer en continu et porter une attention particulière aux utilisateurs finaux  acceptation du changement  bénéfices perceptibles à tous les niveaux

46 accompagnement portail rh Le portail RH  LA MÉTHODOLOGIE  bénéfices  équipes projets : dialogue facilité  DRH : optimisation des coûts de formation et développement des compétences  utilisateurs : appropriation du changement et mesure de leur contribution

47 annexes Le portail RH

48 source : 01 informatique annexes

49 PDCA des émotions Source : Le portail RH


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