Le PORTAIL RH cnam 2010-2011.

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1 Le PORTAIL RH cnam

2 Le portail RH Définition
Le portail RH est un espace qui réunit l'ensemble des données et informations relatives aux processus RH et nécessaires aux employés. généralement dans le cadre d’un intranet composé de données structurées (bases de données internes) ou non structurées (documents bureautiques, contenus) réservé au personnel de l’entreprise

3 Le portail RH définition offre des possibilités de personnalisation la page d'accueil pour une personne ou un groupe de personnes possède ou interface un moteur de recherche donne accès à l'ensemble des données et des informations RH actualités internes ou concernant les RH une information actualisée nécessaire pour le travail une série de sites web ou de portails qui se rapportent à la sphère d'activités RH portail de communication et de pilotage associé au système de paie de l’entreprise

4 Le portail RH Contexte inflation des règlementations sociales
environnement toujours plus complexe nouvelles problématiques gestion des talents gestion des informations RH gestion du temps profit à tirer des évolutions technologiques

5 Le portail RH Enjeux automatisation des processus réduction des coûts
plus d’informations, transmises et partagées plus vite solutions simples pour rendre les équipes RH plus efficaces moyen de conserver la motivation des employés

6 Le portail RH des processus RH fluides et fiables
enjeux des processus RH fluides et fiables de nouvelles fonctions et de nouveaux services à disposition des équipes RH  efficacité des managers  capacité de décision des employés  acteurs image de la DRH centralisation = bureaucratie, conservatisme, inefficacité décentralisation = autonomie, affirmation de la spécificité, reconnaissance

7 Le portail RH Précautions garantir la sécurité des données
authentification par mot de passe, gestion des profils, données cryptées, … offrir une disponibilité maximale de l’outil encourager l’utilisation

8 Le portail RH éviter l’exclusion nécessité d’une culture informatique
précautions éviter l’exclusion nécessité d’une culture informatique recenser le niveau d’appropriation des outils informatiques et notamment les « grands débutants » évaluer le niveau et les usages des utilisateurs habituels des outils informatique nécessité de moyens équivalents identifier les agents qui n'ont pas d' professionnel identifier les agents qui n’ont pas de poste de travail pour des questions logistiques ou organisationnelles et risquent de ne pas avoir d’accès

9 Le portail RH nouvelles attributions
précautions nouvelles attributions gérer différemment l’entrée d’un nouveau salarié création du compte utilisateur dans l’annuaire création d’une adresse de messagerie gérer un réseau de référents RH mise en œuvre préalable au portail formation animation

10 Le portail RH Annuaire élément capital : référentiel des identités de l’entreprise attribution de la DRH : maîtrise des mouvements de personnel se base sur l’annuaire d’entreprise ou peut être synchronisé avec lui (LDAP, Active Directory) authentification unique (SSO : single sign-on)

11 Le portail RH annuaire indispensable pour le fonctionnement des circuits de validation problématique des mesures de sécurités de l’entreprise évolution vers le dossier individuel consultation et modification des informations personnelles production des pièces justificatives notion d’annuaire enrichi passage de la fiche employé au profil de talents lieu de recueil des informations

12 Le portail RH Organigramme
représentation de l’organisation hiérarchique de l’entreprise attribution de la DRH : maîtrise des mouvements de personnel se base sur l’annuaire d’entreprise ou peut être synchronisé avec lui appui possible du fonctionnement des circuits de validation (distinction hiérarchique et fonctionnel)

13 Circuits de validation-Workflow
Le portail RH Circuits de validation-Workflow littéralement "flux de travaux«  représentation sous forme de flux des opérations à réaliser pour accomplir l'ensemble des tâches ou activités regroupées en un même processus un outil de gestion de workflow modélise et automatise les flux d'informations dans l'entreprise

14 Le portail RH application
Circuits de validation : workflow application production (gestion de contrats, de demandes, …) administratif (formulaires, …) coopératif (publications, documents, …) type procédural procédures pré-établies cheminement figé dynamique (ad hoc) intervention sur le cheminement

15 Le portail RH éléments associés à chaque étape d’un workflow
Circuits de validation : workflow éléments associés à chaque étape d’un workflow personnes (utilisateurs, annuaire) statut (soumis, validé, refusé, archivé, …) applications ou services (écran de saisie, traitements, envoi de mail …) processus tiers délais

16 Le portail RH Circuits de validation : workflow

17 Intégration d’applications
Le portail RH Intégration d’applications aller chercher l’information ou elle se trouve dispense la DRH des actions à faible valeur ajoutée favorise la réactivité de mise à jour des données diminue les erreurs de saisie réduit l’utilisation du papier ajoute un charge non-métier dans les services demande des connaissances règlementaires nécessite la mise en place d’un réseau de compétences

18 Le portail RH saisie des demandes par l’employé
intégration d’application : congés saisie des demandes par l’employé circuit de validation pris en charge par le workflow pas de nouvelle saisie à la DRH compteurs mis à jour dynamiquement consultables par l’employé par le manager alimente les planning en temps réel

19 Le portail RH catalogue consultable en ligne
intégration d’application : formation catalogue consultable en ligne saisie des demandes par l’employé choix des sessions consultation de l’historique circuit de validation automatisé supports de formation

20 Le portail RH liste des postes proposés en interne
intégration d’application : recrutement liste des postes proposés en interne caractéristique des postes (description, responsable, lieu, mission, début d’activité, type de contrat, ...) possibilité de postuler gestion du vivier de candidats

21 Le portail RH notes de frais gestion du temps tableaux de bord
intégration d’application notes de frais gestion du temps tableaux de bord évaluations gestion des compétences …

22 Le portail RH Offre de service RH
utilisation de la gestion des contenus de l’intranet actualités RH articles d’information procédures formulaires liens vers des sites web

23 Le portail RH recrutement, mobilité interne carrière congés
offre de services RH : exemple recrutement, mobilité interne carrière congés missions, déplacements protection sociale formation, concours instances paritaires hygiène, prévention et sécurité action sociale loisirs, vacances, culture expressions syndicales

24 Le portail RH Technologies widgets contraction de windows et gadget
donne des informations (flux rss, …) portlets application à intégrer dans un portail développés avec le langage Java spécifications JSR168, JSR286, WSRP sur l’interopérabilité

25 Le portail RH webparts équivalent des portlets pour Microsoft
technologies webparts équivalent des portlets pour Microsoft développés en ASP web services programme s informatiques communication et échange de données application et systèmes hétérogènes environnements distribués

26 Le portail RH Mobilité le SIRH est de plus en plus mobile
téléphones intelligents et tablettes tactiles initiée avec des application de recrutement (Recrutae) des acteurs importants s’engagent : Oracle et Taleo réponse à une attente des managers nomades

27 Le portail RH Accompagnement conduire le projet de changement
intégrer la gestion de projet dans ses compétences

28 Le portail RH considérations
accompagnement portail rh considérations mise en œuvre du portail RH  transformation du SIRH processus d’amélioration continue réussite liée à la conduite du changement constat sur les projets concernant les projets sur les SI 30% n’aboutissent pas 50% dépassent le budget 60% ne respectent pas les délais

29 Le portail RH constat sur les projets SIRH
accompagnement portail rh constat sur les projets SIRH 50% des projets libre service ne voit pas le jour plus de 50% des salariés ne voient pas de changement après leur implantation 66 % n’atteignent pas les objectifs fixés

30 Le portail RH causes d’échec projets complexes
accompagnement portail rh causes d’échec projets complexes nécessitent des remises en causes importantes : arbitrages métiers, flux d’informations, processus, organisation, rôle des acteurs, … confiance incertaines entre les partenaires manque de maitrise des résultats visés appropriation insuffisante par les acteurs perte de confiance et démotivation

31 Le portail RH principales erreurs commises
accompagnement portail rh principales erreurs commises oublier d’associer certains employés mener des actions de communication éparses programmer des formations au dernier moment engendrer la perception d’un outil imposé

32 Le portail RH accompagnement portail rh objectifs majeurs à poursuivre pour la réussite du projet appropriation par l’utilisateur final sensibilisation dès le début du projet visibilité régulière sur l’avancement responsabilisation dans ses futures attributions pertinence de l’outil et adéquation à la fonction définition des nouvelles méthodes de travail définition des règles et procédure associés intégration des nouveaux outils dans l’organisation implication des acteurs de tout niveau hiérarchique prise en compte des interactions transversales

33 Le portail RH bâtir une équipe projet « conduite du changement »
accompagnement portail rh bâtir une équipe projet « conduite du changement » utiliser la démarche pour améliorer la performance par le management en fédérant les collaborateurs autour de pratiques communes en les élevant grâce à leur nouvelles fonctions utiliser la démarche pour améliorer et consolider le management en pérennisant le dispositif dans les fondamentaux de la vie de l’entreprise en alimentant le cycle d’amélioration continue

34 Le portail RH la résistance au changement
accompagnement portail rh risque majeur d’un projet de transformation la résistance au changement premier défi à relever face à cette résistance anticiper vaincre

35 Le portail RH causes de cette résistance causes individuelles
accompagnement portail rh causes de cette résistance causes individuelles changement synonyme de rupture remise en cause perte de points de repères interrogations sur sa qualification interrogations sur son rôle dans l’entreprise

36 Le portail RH causes de cette résistance causes structurelles
accompagnement portail rh causes de cette résistance causes structurelles changement des conditions de travail révision des processus causes culturelles évolution du système des valeurs évolution des responsabilités

37 Le portail RH accompagnement portail rh identifier les alliés potentiels des opposants au changement nécessité de faire porter positivement l’ambition projet contrecarrer les rumeurs la majorité suit le courant positif ou négatif l’acceptation totale est un leurre

38 Le portail RH clé du succès : le rythme de la démarche
accompagnement portail rh clé du succès : le rythme de la démarche agir et faire réagir continuellement une conduite du changement réussie ne supporte pas de temps morts chaque étape du projet doit être ponctuée d’opérations d’accompagnement visibles susciter une dynamique en continue avec tous les acteurs concernés effectuer un pilotage interactif soutenu

39 Le portail RH ce pilotage interactif se traduit par des actions :
accompagnement portail rh ce pilotage interactif se traduit par des actions : de convergence (validation de l’organisation, des processus cibles avec les sponsors, les directions impliquées et les partenaire sociaux) de communication (annonce des objectifs tout au long du projet et de façon transparente auprès des acteurs concernés) d’implication (identification des porteurs du projet, constitution d’un réseau)

40 Le portail RH ce pilotage interactif se traduit par des actions :
accompagnement portail rh ce pilotage interactif se traduit par des actions : de mesure ( du retour sur investissement humain par des retours d’expérience, du retards ou aléas du projets, du succès par des indicateurs de satisfaction) de partage (le progrès du à la transformation, les bonnes pratiques à adopter, les nouvelles compétences acquises)

41 Le portail RH LA COMMUNICATION outil maître en conduite du changement
accompagnement portail rh LA COMMUNICATION outil maître en conduite du changement nécessité d’une préparation minutieuse utilisation de tout ses atouts gérer toutes les éventualités s’adapter aux diverses situations de crises

42 Le portail RH LA COMMUNICATION qualifier les impacts du projet
accompagnement portail rh LA COMMUNICATION qualifier les impacts du projet  bâtir une communication autour de registres adaptés registre des relations : tisser les liens et fédérer autour du projet registre de la souveraineté : affirmer la certitude du choix, foi dans la transformation à venir registre des bénéfice : mettre en valeur les hommes dans leur fonction

43 Le portail RH LA COMMUNICATION
accompagnement portail rh LA COMMUNICATION chaque instance à un droit d’annonce et un niveau de parole direction générale, DSI, sponsors : les enjeux au lancement, les réussites phares, les situations de crises, l’aboutissement direction de la communication et DRH : les objectifs, l’avancement du projet, les petites victoires, les retards le management : les « off » (prévenir, rassurer les réticents, motiver les alliés au projet) l’équipe projet « conduite du changement » : aide à l’élaboration et pilotage du plan de communication

44 Le portail RH LA COMMUNICATION précautions
accompagnement portail rh LA COMMUNICATION précautions doit être portée à tous les échelons hiérarchiques instaurer un climat de confiance démontrer le but commun ne pas se limiter aux bienfaits de l’outil mais porter un message plus général et plus stratégique sur la transformation être plus crédible adhésion à la nouveauté plus forte veiller au ton : déterminé, pédagogique, enjoué, prometteur, …

45 Le portail RH La méthodologie
accompagnement portail rh La méthodologie constituer une équipe projet multi-compétences exercer un pilotage en continu et le planifier respecter les grandes étapes (cf. tableau) évaluer en continu et porter une attention particulière aux utilisateurs finaux acceptation du changement bénéfices perceptibles à tous les niveaux

46 Le portail RH La méthodologie bénéfices
accompagnement portail rh La méthodologie bénéfices équipes projets : dialogue facilité DRH : optimisation des coûts de formation et développement des compétences utilisateurs : appropriation du changement et mesure de leur contribution

47 Le portail RH annexes

48 Le portail RH annexes source : 01 informatique

49 Le portail RH annexes PDCA des émotions
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