PREPARER ET ANIMER UNE REUNION Module EEO - 2011 Formatrice : Isabelle ARIAUX Une réunion nest pas une fin mais un MOYEN.

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1 PREPARER ET ANIMER UNE REUNION Module EEO - 2011 Formatrice : Isabelle ARIAUX Une réunion nest pas une fin mais un MOYEN

2 Les différents objectifs des réunions Transmettre ou recueillir de linformation - Informer léquipe au même moment (homogène) - Susciter des échanges, donner la parole - Mettre en valeur les ressources de chacun Expl : assemblée générale, briefing, réunion nationale etc. Echanger, faire le point - Approfondir un thème, - Faire le point sur une action, - Evaluer une action, - Engager, motiver Expl : Faire un débriefing sur un temps fort, Evaluer une prestation Produire/rechercher la solution dun problème - Etude de problèmes/recherche de solutions - Préparer une décision Expl : création ou amélioration dun procédé, élaboration dune plaquette, mise en place dun protocole. Négocier - Consultation des points de vue, - Confrontation des positions, - Conciliation. Expl : le changement demplacement des bureaux Réguler - Permet à léquipe de retrouver son unité - Evoquer certains non dits, de « soigner » certaines blessures - Favorise lintégration après trop dexclusion ou de tension - Proposer des solutions Expl : organisation dun repas pour créer des liens, mise au point suite à des tensions, remotivation de léquipe, etc. Former - Permettre à chaque participant dacquérir de nouvelles compétences - Favorise lévolution des personnes Expl : formations en management, informatique etc, dispensées par une personne du service, ou par un cabinet extérieur.

3 PREPARER UNE REUNION Afin de dégager les obstacles qui sopposent à une collaboration efficace, il convient que chaque participant : perçoive le but de la réunion avec clarté ; sente que sa présence dans le groupe est pertinente ; accepte datteindre lobjectif de la réunion.

4 PREPARER UNE REUNION o Un objectif Pour déterminer la production o Un titre Pour déterminer lidée principale o Des participants Pour déterminer le périmètre o Un plan de travail Pour déterminer le mode opératoire o Une durée Résultante des éléments précédents

5 Préparer lorganisation matérielle Conseils à lanimateur pour retenir une salle : être attentif aux conditions de travail : espace, calme, aérations, température ; prévoir des dispositions pour la réception des appels téléphoniques ; penser à laccessibilité, au parking… ; un lieu nest pas neutre : penser à limpact de ce que représente le lieu pour les participants. Quel est le lieu qui convient le mieux à lobjectif que vous poursuivez ?

6 La préparation matérielle est importante, en particulier la disposition des participants

7 Rédiger une convocation La convocation répond à trois objectifs : o informer sur le fond de la réunion et indiquer lobjectif : * le mode de travail, * lordre du jour, * les participants, intervenants et animateurs, * la préparation éventuelle à faire… ; o permettre aux participants dêtre présents : * préciser la date, lheure, le lieu ; o donner envie dy participer : * une rédaction claire qui met en valeur lessentiel, * une mise en avant de lobjectif et de sa pertinence.

8 Animer une réunion La prise de contact (les premiers instants décisifs) Identifier Faire les présentations Ressentir Le climat, létat desprit, les comportements probables Donner le ton Se positionner, fixer les objectifs, question damorçage Rassurer Organisation, humour, respect, règles du jeu Organiser Fixer le cadre, les méthodes, la chronologie

9 Animer une réunion La méthode de conduite de réunion et les étapes à respecter dépendent de lobjectif à atteindre. Nous avons répertorié cinq objectifs principaux pour les réunions : donner de linformation ; recueillir de linformation ; échanger et faire le point ; rechercher les solutions dun problème ; négocier et rechercher un consensus.

10 Animer une réunion- Donner de linformation 1/ Annoncer le déroulement et le mode de fonctionnement de la réunion Le pourquoi de la réunion, les objectifs : « vendre » la réunion aux participants en leur montrant en quoi elle leur sera utile et que leur présence est indispensable. 2/ Donner linformation qui est essentielle pour votre public Exposer de façon structurée (selon un plan) dans un langage clair et simple. Montrer de lempathie (sintéresser à eux, sadresser à eux, les mettre à laise). Utiliser éventuellement des supports visuels. 3/ Répondre de façon neutre aux questions posées Recadrer si elles sont hors sujet. Veiller à ce que toutes les questions importantes soient posées. Si vous navez pas déléments de réponse remettez-la à plus tard et/ou prenez en note. 4/ Reformuler brièvement le message essentiel Puis remercier avant de lever la séance.

11 Animer une réunion – Recueillir de linformation 1/ On annonce lobjectif On rappelle la raison dêtre de la réunion. On en explique le déroulement. 2/ Récolte dinformations « Injecter » des questions de type : ouvert ; à la cantonade ; en relais ; fermé (pour apporter une précision supplémentaire). Écouter. Reformuler. Recadrer le mode de fonctionnement du groupe (en cas de non- respect). Montrer de lempathie. Éviter de montrer votre opinion, de juger. 3/ Rappeler ce qui va être fait de linformation Remercier.

12 Animer une réunion – Echanger /faire le point 1/Rappeler lobjectif et le mode de fonctionnement de la réunion Préciser le temps consacré. 2/Sexprimer dune manière claire et précise, écouter lautre, questionner, reformuler, donner linformation essentielle Noter les problèmes éventuels qui émergent. 3/ Définir les actions éventuelles à mener Préciser la date et lheure dun prochain point si besoin est. Remercier.

13 Animer une réunion -Rechercher les solutions dun problème et aboutir à des décisions 1/ Sinformer Distinguer faits et opinions ; utiliser le questionnement « 3 QPOC » : Qui ?, Quoi ?, Quand ?, Pourquoi ?, Où ?, Comment ? ; 2/ Poser le problème Poser exactement le problème à résoudre. Il existe différentes façons de poser un problème : En termes de but à atteindre, en termes de solution, en termes de responsabilité « qui est-ce qui… », Il est préférable de poser le problème en termes de but à atteindre : « Comment » : Formulation active et positive, inscrit dans le temps, concret, mesurable ou observable, réaliste. Exemple de problème correctement posé : « Comment coordonner les différents services de Contrôle afin déviter les irrégularités ? » 3/ Analyser les causes Regrouper les causes de même nature. On distingue souvent cinq grandes familles de causes le milieu, la matière, le matériel, la main- d'œuvre, la méthode. …/…

14 Animer une réunion -Rechercher les solutions dun problème et aboutir à des décisions (suite) 4/ Solutionner La recherche de solutions se déroule en deux temps : Premier temps : production libre didées ; Second temps : établissement de liens entre les différents éléments afin de dégager des solutions réalistes. 5/ Décider Tout dabord, faire la liste de tous les avantages de la solution - pendant dix minutes - (les plus),jusquà épuisement. Faire la même chose avec les inconvénients (les moins). Considérer ce qui est intéressant dans lidée et ce qui serait intéressant de creuser, de faire, 6/ Agir avec un plan daction Définir laction, ou les actions concrètement et positivement : qui est concerné ? ; le délai de réalisation ; les modalités de suivi : comment et quand ? Prévoir des actions parallèles pour pallier les inconvénients. Suivre régulièrement la mise en œuvre… pour corriger éventuellement et réagir.

15 Animer une réunion : négocier 1/ Définir le problème et lobjet de la négociation. 2/ Chacun expose ses positions « Ce que je veux ». 3/ Si incompatibilité, chacun expose : ses besoins « à quels besoins les solutions doivent-elles répondre ? » ; ses contraintes ; ses exigences. Au-delà des positions, la détermination des besoins de chacun permet délargir la gamme des solutions possibles. 4/ Les deux parties recherchent des solutions possibles. 5/ Choix dune solution qui respecte les besoins et exigences de chacun. 6/ Plan daction.

16 Animer une réunion Les fonctions de lanimateur : Facilitation Centré sur lorganisation Régulation Centré sur les relations Production Centré sur la tâche et le but à atteindre

17 Production Collecte des faits, des informations Confronter des opinions Formuler des évaluations, des propositions Faire une analyse de situation Rechercher des causes Prendre des décisions Mettre en œuvre et contrôler les décisions Etc..

18 Les fonctions de lanimateur

19 Les comportements collectifs Groupe muet Groupe agressif Groupe improductif Groupe actif

20 Groupe muet Causes possibles Sujet hors du champ dintérêt des participants Sujet trop complexe Sujet trop brûlant, contestation passive Maque dhabitude participative (animateur et participant) Solutions possibles Mieux choisir les participants Poser des questions Faire effectuer des travaux préparatoires Ne pas simposer…

21 Groupe agressif Causes possibles Sujet trop brûlant Meneur fédérateur Hiérarchie contestée Solutions possibles Dédramatiser, se donner du temps et une méthode Recadrer, isoler, impliquer, ne jamais affronter Fixer des règles de comportement

22 Groupe non productif Causes possibles Groupe inexpérimenté Animation trop dirigiste ou mal maîtrisé Manque de méthode de traitement Sujet délicat Solutions possibles Susciter au lieu de proposer Séquencer le travail Valoriser les résultats Méthode des petits pas

23 Groupe actif Ne pas casser lambiance Ne pas changer brutalement de style Ne pas sur exploiter Rester à lécoute et vigilant Valoriser les résultats Rester maître de la situation Garder la position

24 Les comportements individuels Celui qui nest pas là Celui qui sait tout Celui qui dit toujours non Celui qui agit après Celui qui est toujours en retard Celui qui agresse Celui qui se « victimise » Celui qui nest jamais le même

25 Les comportements individuels Les comportements individuels sont fréquemment liés à la personnalité, il convient donc de les aborder avec prudence. Il faut savoir laisser à chacun sa part de « défaut » Réagir si lindividualité perturbe le fonctionnement du groupe et savoir faire accepter par le groupe les « travers » de chacun.

26 Utiliser des techniques pour mieux communiquer lécoute Le questionnement La reformulation

27 Prendre des notes et rendre compte de la réunion Le compte rendu est utile pour : savoir ce qui sest passé dans une situation où lon était absent ; permettre aux absents de prendre connaissance de ce qui est dit et décidé ; se souvenir de ce qui sest passé dans une situation où lon était présent ; se mettre daccord sur ce qui sest dit ou fait, en cas de litige sur le passé.

28 Principes de base de lanimation de réunions 1. Choisir un but et ne pas le perdre de vue : Rôles de production, régulation, facilitation, Énoncer les objectifs, les règles de jeu, les méthodes. Sy tenir, Éviter digressions, ramener au sujet. 2. Assurer aux discussions un départ sur des bases solides : Faits et témoignages. Avis et opinions, Documents connus. Solutions partielles. 3. Parler avec mesure : écouter : Rendre clair, reformuler, attitude découte, Écouter avec empathie, objectivement, avec modestie, et activement, Les idées derrière les mots, le feed-back. 4. Exploiter le succès immédiatement : Par solutions partielles, et inscription au tableau, Assurer létape, mettre à labri de la remise en question, Valider les accords partiels.

29 Principes de base de lanimation de réunion (suite) 5. Ne pas écraser le groupe : Accepter dêtre le guide, donner le rythme, assurer la régulation, Accepter lavis dautrui, la discussion, Savoir être le leader dascendant sans être le chef, Savoir poser des questions, faire silence, ne pas toujours répondre directement, susciter lavis du groupe. 6. Ne pas provoquer le groupe : Éviter dagresser gratuitement un participant, Éviter lironie mordante et les sous-entendus blessants, Concilier, dédramatiser, ne pas favoriser les conflits, Se rappeler que discuter est communiquer. 7. Aborder la réunion sans étiquetage et préjugés : Voir chacun avec un oeil neuf comme on voit une personne qui ne ressemble à aucune autre et peut changer à tout moment, Éviter les catégorisations, Attention à la « prédiction inductrice » : jinduis ce que je prédis.

30 conclusion Trois points clés pour réussir une réunion : des objectifs clairs et pertinents une méthode adaptée une relation bonne.

31 le questionnement Quintilien QQOQCP