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Sensibilisation à la GESTION DE PROJET COMPETENCE N°1O séance N°1 association nationale pour la formation professionnelle des adultes.

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1 Sensibilisation à la GESTION DE PROJET COMPETENCE N°1O séance N°1 association nationale pour la formation professionnelle des adultes

2 Sensibilisation à la gestion de projet 10/01/2014/ Gestion de projet/ 2 C'est quoi la gestion de projet ?... PLAN Quelques questions... Définition du projet Les acteurs concernés Le déroulement du projet Le management de projet communication, planification, délais, coûts, risques Les outils Gantt MPM PERT

3 Définition du projet QUEST-CE QUUN PROJET? 10/01/2014/ GESTION DE PROJET3

4 Quelques questions LA CARACTÉRISTIQUE D'UN PROJET EST D'AVOIR UN DÉBUT ET UNE FIN : Vrai ou faux ?... PARMI LES CARACTÉRISTIQUES SUIVANTES, IDENTIFIER CELLES QUI S'APPLIQUENT AU PROJET : Démarche structurée, permanent, répétitif, innovant, transverse, contraintes de délais, temporaire... PARMI LES ADJECTIFS SUIVANTS, LESQUELS CARACTÉRISENT LE RÉSULTAT D'UN PROJET : Immatériel, matériel, unique, mesurable, quantifié, flou, national, régional...

5 Définition du projet 10/01/2014/ TITRE DE LA PRESENTATION5 Le projet a une durée finie, caractérisée par une date de début et une date de fin Cest un ensemble de tâches indissociables permettant de répondre à un besoin exprimé Il comprend également les ressources nécessaires à sa réalisation Il peut être multitechnique, monotechnique, collectif ou individuel Projet

6 Définition du projet En résumé : Un projet est une chose ou un ensemble de choses que l'on se propose de faire en un temps donné, mettant en oeuvre des ressources humaines et matérielles faisant l'objet d'une budgétisation, et aboutissant à la production de résultats matériels et immatériels (les livrables).

7 Définition du projet

8 Est un projet dont les réalisations (livrables) se constituent d'outils, méthodes ou services informatiques. Les projets informatiques sont généralement, par nature, complexes. Cette complexité s'explique notamment par la grande diversité des acteurs qu'ils font intervenir : techniciens, responsables métier, développeurs, gestionnaires... Le projet informatique

9 DÉFINITION DU PROJET Projet informatique

10 LES ACTEURS DU PROJET 10/01/2014/ GESTION DE PROJET10

11 Les acteurs du projet LE CHEF DE PROJET Il doit faire en sorte qu'un projet arrive à son terme en atteignant les objectifs fixés, dans les meilleures conditions de qualité, de coûts et de délais.

12 Les acteurs du projet UN ANIMATEUR Il fédère l'équipe projet UN COMMUNICATEUR Il est en mesure à tous les stades d'informer le comité de pilotage Il informe également ses partenaires UN RESPONSABLE Il dispose de moyens et d'obligations Il doit tenir ses objectifs LE CHEF DE PROJET Il ne porte pas tout sur ses épaules...

13 Les acteurs du projet Définition du projet Planification du projet Pilotage du projet Négociations internes et externes au projet Animation des équipes Reporting interne et externe Gestion du fond documentaire Les missions du Chef de projet

14 Les acteurs du projet LE MAITRE DOUVRAGE Cest le client du projet (mais pas forcément l'utilisateur) Ex: Directeur, chef de service….

15 Les acteurs du projet LE MAITRE DOEUVRE l'organe réalisateur du projet, représenté par le chef de projet chef de projet

16 Les acteurs du projet Un élément indispensable au déroulement du processus Prises de décisionsArbitrage Un élément indispensable à la pérennisation de la démarche Sollicitation de la Direction Facilitation auprès des autres services (transversalités) Soutien au chef de projet Un garant De la cohérence du projet avec la stratégie et les objectifs de l'entité LA STRUCTURE DE PILOTAGE

17 Les acteurs du projet LÉQUIPE PROJET LA CRÉATIVITÉ PERMANENTE L'innovation et l'optimisation doivent rester un souci permanent DES PARTENAIRES En considérant le projet dans sa globalité et non exclusivement au niveau de la tâche LA TRANSPARENCE Par la communication Plus tôt une dérive est connue, mieux elle se gère

18 LA MAÎTRISE D'OUVRAGE ET LA MAÎTRISE D'OEUVRE SONT LES DEUX COMPOSANTES ESSENTIELLES D'UN PROJET. UNE COLLABORATION PRODUCTIVE ET EFFICACE DOIT ÊTRE MISE EN PLACE ENTRE CES DEUX ORGANES AFIN DE MENER LE PROJET À LA RÉUSSITE, MÊME SI LE DIALOGUE MOA/MOE N'EST PAS TOUJOURS SIMPLE, SURTOUT EN INFORMATIQUE... LA RELATION ENTRE MOA ET MOE EST (NORMALEMENT...) DÉFINIE PAR UN CONTRAT, QUI PRÉCISE LES ENGAGEMENTS DE CHACUNE DES PARTIES. CE CONTRAT S'APPELLE LE CAHIER DES CHARGES.PROJET INFORMATIQUE D'AUTRES COMPOSANTES PEUVENT ÊTRE AMENÉES À « GRAVITER » AUTOUR DU PROJET, OU A ÊTRE IMPACTÉES PAR CELUI-CI. ON LES NOMME LES PARTIES PRENANTES DU PROJET : IL S'AGIT EN PARTICULIER DES FUTURS UTILISATEURS DE L'OUVRAGE, DES INSTITUTIONS FINANCIÈRES, DU PUBLIC... 10/01/2014/ Gestion de projet18 Les acteurs du projet

19 10/01/2014/ Gestion de projet19 Les acteurs du projet

20 LE DEROULEMENT DU PROJET 10/01/2014/ GESTION DE PROJET20

21 Les 3 principes fondamentaux 10/01/2014/ GESTION DE PROJET21 Instauration systématique d'une phase d'exploration en amont des projets Evaluer l'opportunité du projet Préciser ses objectifs de coût, de délai et de performance Identifier les marges de manoeuvre : coût, délais, volume Maîtrise d'oeuvre responsable nommément désignée Mobiliser et coordonner l'ensemble des compétences nécessaires Maîtrise d'ouvrage forte animée par un pilote Fixer des objectifs clairs Réorienter si nécessaire LE DEROULEMENT DU PROJET

22 Les phases de vie 10/01/2014/ GESTION DE PROJET22 Elle permet au travers d'une identification première des actions, des acteurs, des coûts, des charges et des gains de toutes natures, de bâtir un dossier qui contribue à l'étude d'opportunité et de faisabilité La pré-étude Une fois le projet retenu, elle conduit à figer de manière précis les contours du projet L'étude Elle s'accompagne d'un suivi et d'un bilan de réalisation La réalisation idem mais avec des rapports d'étape L'exploitation Il peut faire partie de la pré-étude du projet suivant Le désinvestiss ement LE DEROULEMENT DU PROJET

23 10/01/2014/ GESTION DE PROJET23 Quelques précisions sur la phase d'étude Rien n'est acquis L'arbitrage est permanent Il peut s'écouler plusieurs mois entre l'arbitrage et le début de la réalisation Idée Autorisable Autorisé Pré-étude Arbitrage ? Lancement ? Rouge Orange Rejeté Noir Une pré-étude n'est jamais perdue, quelles qu'en soient les suites... LE DEROULEMENT DU PROJET

24 10/01/2014/ GESTION DE PROJET24 Les phases dun projet informatique LE DEROULEMENT DU PROJET

25 10/01/2014/ GESTION DE PROJET25 LE MANAGEMENT DE PROJET

26 10/01/2014/ GESTION DE PROJET26 LE MANAGEMENT DE PROJET Quand faut-il travailler par projet?

27 10/01/2014/ GESTION DE PROJET27 LE MANAGEMENT DE PROJET Les avantages d'un fonctionnement par projet Opération extraordinaire Action à risques Objectifs ambitieux l Exigence de délais l Situation temporaire l Management d'une équipe pluridisciplinaire l Autorité reconnue Commanditaire : maître d'ouvrage Responsable : maître d'oeuvre l Objectifs partagés Lettre de mission l Transversalité maîtrisée Equipe et contributions négociées et officialisées l Adaptation des ressources aux objectifs MobilisationRapidité Coordination Ressources

28 10/01/2014/ GESTION DE PROJET28 LE MANAGEMENT DE PROJET Le maître d'ouvrage fixe les orientations générales du projet et avalise toute modification de ses objectifs Le maître d'ouvrage est garant de la conformité du projet aux objectifs stratégiques et de sa rentabilité La maîtrise d'ouvrage et la maîtrise d'oeuvre doivent être séparées Le maître d'oeuvre est garant de la tenue des objectifs du projet (délais, coûts, qualité) Le maître d'oeuvre détermine le découpage de son projet en sous-projets avec des résultats intermédiaires et des dates-clés Le maître d'oeuvre fait résoudre les problèmes à tous les niveaux Chaque service contributeur est responsable vis-à-vis du maître d'oeuvre des objectifs de coûts, délais, performance Chaque contributeur informe systématiquement le maître d'oeuvre Chaque contributeur communique sans contrainte avec les autres contributeurs du projet Chaque responsable de centre de compétences garantit l'efficacité des moyens qu'il engage sur les projets Les dix commandements du fonctionnement en projet

29 10/01/2014/ GESTION DE PROJET29 LE MANAGEMENT DE PROJET Identifier les contraintes (délais, coûts...) Elaborer les spécifications du projet Préparer le plan de développement – Décomposer le projet en tâches élémentaires – Identifier tous les contributeurs – Définir le séquencement des tâches Effectuer des prévisions – Durée – Coût Optimiser la référence – Identifier les tâches déterminantes – Veiller à ce qu'elles présentent le moins de risque de dérapage Le principe : Se fixer un référentiel

30 10/01/2014/ GESTION DE PROJET30 LE MANAGEMENT DE PROJET Le principe : Evaluer périodiquement la réalisation Remontée des informations sur : – Ce qui est fait Qualité de ce qui est réalisé Coûts liquidés Temps passé – Ce qui reste à faire Modification du cahier des charges Coûts prévisionnels Temps restant à allouer Consolidation au niveau du projet Communiquer...

31 10/01/2014/ GESTION DE PROJET31 LE MANAGEMENT DE PROJET Le principe : comparer réalisation et référentiel Mise en évidence des écarts constatés – Qualité technique – Délais – Coûts Analyse de la cause de ces écarts – Dérive constatée – Dérive prévisionnelle en fin de projet Proposition d'actions correctives Informer le comité de pilotage...

32 10/01/2014/ GESTION DE PROJET32 LE MANAGEMENT DE PROJET La finalité de tous les outils et méthodes liés au management de projet, c'est la maîtrise des risques Le chef de projet n'est donc pas nommé pour "faire un planning", mais pour prendre des mesures préventives Il faut donc : – Développer la capacité d'analyse au préalable – Identifier et mettre en place les mesures préventives La gestion des risques

33 10/01/2014/ GESTION DE PROJET33 LE MANAGEMENT DE PROJET La Typologie des risques Clarté des objectifs, cahier des charges... Risques organisationnels Disponibilité des ressources, compétences, formation, motivation... Risques de type humain Offres de la concurrence, clients... Risques commerciaux et marketing Normalisation, cohérence des spécifications, documentation... Risques techniques Risques liés à la maîtrise de la sous-traitance Risques juridiquesRisques liés à la sécurité

34 10/01/2014/ GESTION DE PROJET34 LE MANAGEMENT DE PROJET Le suivi des coûts Il est nécessaire de faire un suivi des coûts à avancement donné – Nécessaire à la reprogrammation éventuelle du projet – Nécessaire à la connaissance du coût final prévisionnel Il est également nécessaire de faire un suivi des coûts à échéance donnée – Nécessaire aux financiers

35 10/01/2014/ GESTION DE PROJET35 LES OUTILS

36 10/01/2014/ GESTION DE PROJET36 LES OUTILS Des logiciels certes... Mais aussi... – Des règles de management – Des réunions préparées – Un fond documentaire solide – Un tableau de bord – Un dossier projet – Une communication adaptée

37 10/01/2014/ GESTION DE PROJET37 LES OUTILS La liste de préséance – Un tableau sur lequel, pour chaque tâche, sont portés, la durée, l'enchaînement logique, d'éventuelles contraintes tâchesnatureprédécesseursdurée en jours Aacceptation des plans par le propriétaire 4 Bpréparation du terrain 2 Ccommande des matériauxA1 Dcreusage des fondationsA, B1 Ecommande des portes et fenêtresA2 Flivraison des matériauxC2 Gcoulage des fondationsD, F2 Hlivraison des portes et fenêtresE8 Ipose des murs, de la charpente et du toitG4 Jmise en place des portes et fenêtresH, I1

38 10/01/2014/ GESTION DE PROJET38 LES OUTILS Le diagramme de Gantt Il offre une présentation très visuelle de l'étalement des tâches

39 10/01/2014/ GESTION DE PROJET39 LES OUTILS Le réseau PERT : Program Evaluation Review Technique – La durée et l'importance des tâches n'apparaît pas de façon visuelle – L'ordonnancement du projet est clairement représenté

40 10/01/2014/ GESTION DE PROJET40 LES OUTILS La méthode MPM (Méthode de potentiels mathématiques) Cest cette méthode qui est utilisée pour la représentation du graphe par divers logiciels de gestion de projet, comme Microsoft Project par exemple


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