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Historique du SIMS2AH Association des Paralysés de France.

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1 Historique du SIMS2AH Association des Paralysés de France

2 Le contexte législatif  La Loi de 1975  L’État providence, époque de créations +++ d’établissements  1988 « La santé n’a pas de prix, elle a un coût »  1989, Annexe 24: Nécessité de redéfinir les projets  1995, rationalisation des soins  Démarche qualité, les 35 heures…  Loi , Indicateurs d’activité…

3 Historique à l’APF  Volonté d’avoir une meilleure connaissance des usagers des structures (1990) –Dans chaque établissement –Au niveau national  Logiciel « Fiesta » ( )  Volonté d’aller plus loin –Démarche qualité –Meilleure gestion en interne  Des solutions à trouver… Audits Fiesta

4 Historique Fiesta Audits Fiesta Fiesta rendait de grands services à l ’association, mais moins aux structures, pour qui il représentait une grande charge de travail, et permettait une exploitation minimale… Service Informatique de l’APF devait entièrement reprendre le produit à zéro, et l ’étendre à toute l ’APF

5 Pourquoi un audit ?  Mieux comprendre le fonctionnement informatique des structures  Savoir si un outil de gestion des usagers leur rendrait service au quotidien

6 Comment ?  Détail de tout le processus qui va de l ’admission d ’un usager, à sa sortie, en passant par le fonctionnement au quotidien. –Flux d ’informations générés, –Problèmes rencontrés, –Outils internes développés, –...

7 Bilan des audits Une disparité... Première impression : Il doit exister autant d ’organisations que de structures… … et ceci car : 1. Les fonctionnements ne sont pas les mêmes selon la population accueillie et l ’activité de la structure, 2. Les attentes des tiers diffèrent d ’une région à une autre (contenu et forme des documents à fournir), 3. Chaque structure a mis en place une organisation qui lui est propre.

8 Bilan des audits  En prenant un peu de recul, on distingue trois phases communes : –Admission, –Fonctionnement, –Sortie. …plutôt apparente Une disparité... Gestion d ’une liste de demandes d ’admission, Gestion de rendez-vous, courriers, etc… « Dispatching » de l ’information dans la structure une fois l ’admission réalisée. Gestion d ’un dossier administratif, médical, social et d ’une fiche Fiesta Gestion d ’un historique, notamment sur les consultations Comptabilisation d ’un nombre de jours de présence pour la facturation Listes de renouvellements de dossiers par dates anniversaires Clôture du dossier

9 De l’information présente  Les structures manipulent souvent une grande quantité d ’informations…...Qu’elles saisissent sur une multitude de fichiers.

10 Demandes exprimées  Quantification des ressources déployées par usager Possibilité de mieux répartir la charge de travail, De mieux anticiper les incidences d ’un départ ou d ’une admission, D ’être plus précis lors des justifications de postes.

11 Demandes exprimées  Amélioration du travail d ’équipe Accès simplifié à l ’information : Chacun peut accéder de son poste au dossier d ’un résident (dans la limite de ses droits d ’accès). Si un rendez-vous a été pris, les autres intervenants sont automatiquement prévenus. Planning interactif usager/intervenant.

12 Demandes exprimées  Obtention de rapports Pouvoir accéder aux données via des exports vers Excel ou certaines bases de données (Access, Paradox...) et pouvoir faire des rapports réutilisables. Ne pas être dépendants de périodes figées (années…), pouvoir interroger la base sur une période paramétrable.

13 Demandes exprimées  Suivi des renouvellements De nombreux fichiers sous Excel ou Word sont mis à jour dans les structures pour suivre les renouvellements de Cotorep, ACTP, AAH… Il serait très pratique que le système puisse automatiquement rappeler chaque jour, les actions auxquelles il faut penser prochainement.

14 Demandes exprimées  Suivi de la présence des usagers Automatiser tous les traitements qui découlent de la présence ou de l ’absence d ’un usager : facturation, transport, nombre de repas, etc… Aujourd’hui, de nombreuses saisies sont nécessaires à tous ces traitements, alors qu’une saisie unique le matin (par exemple dans les IEM) devrait suffire.

15 Une volonté d’améliorer  Tous les directeurs rencontrés souhaitent améliorer la circulation de l ’information dans leur structure. Certains documents comme les rapports d ’activité sont fastidieux à élaborer, ils demandent de nombreux traitements, souvent sous Excel et Word, Ils ne sont pas dynamiques : il faudra tout refaire la prochaine fois...

16 Des solutions existent  Quelques sociétés proposent des logiciels clé-en-main –R2i Santé, –Stratégie Santé, –Logipep, –Troizaire (progiciel Nemo) –…

17 Bilan des solutions existantes  Coût élevé à l ’échelle de l ’association  Adaptabilité impossible à l ’ensemble des structures  Dépendance à la technologie utilisée par le prestataire

18 Vers une solution APF : SIMS2AH  Le service Informatique de l’APF a écrit cette solution adaptée à l ’APF  Développement modulaire, comprenant un tronc commun, et des modules annexes personnalisés

19 Caractéristiques générales 1. Concepteur unique 2. Unicité de l'information 3. Temps réel 4. Traçabilité des opérations 5. Traitements multi-domaines

20 Objectifs d u SIMS2AH n Rendre les structures plus performantes en améliorant leur gestion interne par : –> une plus grande fiabilité de l’information (unicité) –> une plus grande cohérence entre les fonctions au sein des structures : • éviter les ruptures lors du passage d’un système à l’autre • éviter les redondances (ressaisies, informations identiques mais exprimées sous des formes différentes…) –> une réduction des délais (fluidité de l’information) –> une réduction des coûts administratifs (meilleur suivi)

21 Améliorer la gestion des structures: –Automatisation des tâches –Améliorer l’organisation des structures et la performance des salariés: –Réduction des délais de traitement ou un meilleur échange d'information dans l‘établissement –Amélioration des processus –Accroissement de l'agilité de la structure : en faire plus avec moins (données qualifiées) –Rationalise l’activité et la performance individuelle

22 Comment faire pour améliorer la gestion des structures: –Stockage en un seul endroit des données utiles et qualifiées –Garantie de la qualité des informations –Partage d'informations au sein de l’établissement –Système d'informations en temps réel comme support aux décisions –Garantie de la qualité d'exécution des processus supportés par le logiciel

23 SIMS2AH et Conduite du changement  Pourquoi changer ? –Pour mieux maîtriser les informations –Un produit plus compétitif –Un pilotage global de la structure –Des processus métiers plus performants –Un choix stratégique pour une structure plus compétitive

24 SIMS2AH et Conduite du changement  Comment changer ? –Convaincre que le SIMS2AH, c'est l'avenir. Tout le monde y va. –Former au concept –Adapter l'organisation à l’outil –Adapter l’outil à l'organisation –Identifier et définir les processus clés –Construire le plan de changement

25 Les dangers du SIMS2AH  Déshumanisation : –Modification parfois radicale des processus de travail –Mode de fonctionnement toujours identique –Contraintes lourdes sur les données –Laisse peu de place à l’initiative de l’employé –Coût d’investissement élevé –Risques liés à la migration des données et aux interfaces

26 SIMS2AH et Conduite du changement Outil Comportements Habitudes Compétences Missions Pratiques Culture OrganisationMétier Procédures Coopérations La mise en place d’un nouveau système d'information entraîne des changements toujours plus profonds que la seule utilisation d'un nouvel outil

27 Pour l’adaptation des définitions de fonction, l’organisation des équipes et la mise en œuvre des nouvelles procédures en s’appuyant sur les fonctionnalités du nouveau système d'information. Organisation Communication Évolution des Processus Métier Évolution des Processus Métier Support technique Formation Homologation Les chantiers du changement Pour intensifier et suivre les niveaux de sensibilisation, d’implication, de motivation et d’adhésion de toutes les populations concernées. Pour un système bien testé et validé par les utilisateurs avec des données “ propres ”. Pour que chacun soit bien intégré dans la nouvelle organisation et maîtrise ses nouveaux outils dès le démarrage. Pour organiser l’aide à apporter aux utilisateurs dans les phases d’après formation et de démarrage.


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