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Présentation Projet SDSI Schéma Directeur des Systèmes d’Information Information Systems Strategic Alignment (IS Master Plan) Préparation CA du 11/10/2011.

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1 Présentation Projet SDSI Schéma Directeur des Systèmes d’Information Information Systems Strategic Alignment (IS Master Plan) Préparation CA du 11/10/ septembre 2011 F. Danel – G. Bonnet – Bertrand Moriceau

2 Présentation SDSI Préparation CA – 11 octobre 2011 Pourquoi faire évoluer le SI ? -> Contexte Comment? -> Méthodologie D’où on part?-> Diagnostic Quoi?-> Objectifs Quand?-> Planning Combien?-> Aspects financiers 2 Préparation CA - 7/10/2011

3 Pourquoi un Schéma Directeur? Le SI actuel repose sur Agresso … –Couverture partielle des besoins pour le siège (Finance, RH et Log) –Utilisateurs peu satisfaits –Pas utilisé sur le terrain  Besoin d’aller + loin RH, Log, Finance. ….Et Excel pour le reste (APR, Kit log, Reporting…) Contexte : –Forte évolution des volumes (Missions, collecte, nb d’écritures…) –De + en + exigeant et complexe –Demandes des Tiers (transparence et traçabilité) –Des processus souvent inadaptés ou incomplets –Une stratégie ACF-IN 2015 ambitieuse, nécessitant d’être pilotée  Nécessité de bâtir un SI capable d’accompagner ACF pour les défis présents et à venir  2010: Demande du DG au DAFSI. 3 Bureau CA - 2 septembre 20113Préparation CA - 7/10/2011

4 Contexte – Organisation Contexte: –Dans le cadre de la mise en œuvre de la stratégie ACF-IN 2015, ACF-F a initié mi 2010 une démarche d’étude de ses Systèmes d’Information (SI) et de conception d’un Schéma Directeur des Systèmes d’Information (SDSI) –Le périmètre concerne ACF-F. Le réseau ACF-IN a été consulté, les travaux de ACF-E ont inspiré la démarche –Le projet SDSI est une étape préliminaire du projet de transformation du SI Organisation du projet SDSI 4 Préparation CA - 7/10/20114 ParticipantsRôlePoste François DanelSponsorDG ACF-F Gilles BonnetDirecteur de projetDAFSI Bertrand MoriceauChef de projet AMOA & MOEConsultant Juan-Francisco GomezMembre COPILResponsable SI Erland EgizianoMembre COPILDirecteur Logistique Vincent TaillandierMembre COPILDesk Olivier LonguéMembre COPILDG ACF-E

5 Comment ? Méthodologie Démarche: –Phase 1: diagnostic, analyse de l’état initial Août à déc –Phase 2: définition des orientations et priorités, SI cible 2015 Q –Phase 3: recommandations, Roadmap 2011–2015, méthodologieQ Périmètre: France + ouverture ACF Intl (Madrid) Entretiens –46 personnes rencontrées au siège –12 entretiens pays : Bengladesh Burkina Faso –Madrid : Déplacement les 16-17/11/2010, Londres (Fév. 2011), NY (Téléphone) Méthodologie –Analyse des process existants et de la pertinence SI actuel –Recueil des besoins pour SI Cible –Scénarios et arbitrage –Implication DG et COMDIR –Vision internationale portée par ACF-F 5 Préparation CA - 7/10/2011

6 Diagnostic – Ce qui va bien Le SI Communication Développement est mature Les matériels informatiques sont à niveau, au siège et sur le terrain pour les besoins actuels Le Kit Log est harmonisé et déployé au niveau ACF-IN « L’hébergement a permis de rattraper les meilleures pratiques actuelles » « Tous les portables en missions préparés depuis le siège sont sur le même standard, avec Kaspersky comme antivirus » « La version 4 du kit log sera forcément automatisée dans un logiciel unique » 6 Préparation CA - 7/10/2011

7 Diagnostic – Le SI est vieillissant et pas adaptable Le SI Finance ne permet pas un Reporting en temps réel (ré engineering complet) Les outils de partage de documents sont manquants (Intranet) Le SI RH est disparate suivant les personnels (siège, expat, local, vivier) Les opérations n’ont pas d’outil pour gérer les projets humanitaires (projet GESPROH) L’organisation informatique est en retard pour accompagner le développement du SI (gouvernance SI, méthode, ressources, expertise) « la clôture est biannuelle et fastidieuse, les imports sont manuels» «Les APR mensuels sont longs à envoyer. Consolider les modifications est une perte de temps» «Le matricule d’un même salarié n’est pas le même s’il est expat. ou au siège» « Il n’y a plus d’outil pour anticiper les dates de remises de rapports bailleurs» «Les formats des rapports financiers bailleurs sont de plus en plus compliqués» « Il faudrait un outil de suivi des recommandations des audits et recos bailleurs» « Seule la maintenance est assurée, nous n’avons pas les moyens de répondre aux demandes de développements » 7 Bureau CA - 2 septembre Préparation CA - 7/10/2011

8 Quoi ? OBJECTIFS & ENJEUX Objectif de transformation du SI L’innovation technologique comme levier de la performance dans la lutte contre la faim. Objectif du SDSI Réaliser un Schéma Directeur des Systèmes d’Information (SDSI) à horizon , afin d’ aligner le Système d’Information ACF-F sur les besoins des Opérations et des fonctions support, dans le cadre de la Stratégie Enjeux: –Stratégie: accompagner la mise en œuvre de la stratégie ACF-F 2015 –Efficacité : répondre aux besoins avec réactivité, améliorer la qualité des programmes pour les bénéficiaires, optimiser les process –Efficience : optimiser les capacités d’action, partager les bonnes pratiques, harmoniser et améliorer les processus, retour sur investissement –Traçabilité : informations, sécurité, redevabilité –Image : communiquer avec les donneurs et parties prenantes –Valeurs : Professionnalisme, transparence Préparation CA v0 - 6/10/2011 8

9 QUOI? VISION SI Cible 2015 Axe Stratégique: utiliser le SI pour communiquer on-line, en temps réel avec les parties prenantes, disposer d’un Reporting fiable selon des axes d’analyse définis, renforcer la qualité (automatiser le suivi des contrôles internes, tracer les incidents de sécurité, améliorer les performances des process). Axe Opérationnel: Mettre le SI au service du soutien aux bénéficiaires et renforcer la redevabilité pour les financeurs, maîtriser les BDD et statistiques pour contribuer à la recherche et au plaidoyer, automatiser la gestion des projets humanitaires, en prévisionnel, suivi harmonisé et reporting bénéficiaires, renforcer l’impact des programmes et améliorer la pertinence des actions et leur suivi qualité. Axe Support: contribuer à l’amélioration de la performance d’ACF par l’automatisation et l’intégration des process support Finance, Log, RH. Renforcer les compétences SI, pérenniser l’infrastructure ICT, mettre en place un help desk. Axe Transverse: mettre à disposition l’information on-line, de qualité et en temps réel, développer la capitalisation (Intranet, Record Management). Développer la gouvernance SI (bonnes pratiques SI, culture transverse), afin de préparer les conditions de réussite des projets de transformation SI. 9Bureau CA - 2 septembre Préparation CA - 7/10/2011

10 QUOI? Axes de transformation COMMUNICATION REPORTING QUALITE CONTROLE COMDEV GESTION PROJETS HUMANITAIRES RECHERCHE MARKETING GESTION CONTATS SI RHSI LOGERP FI SUPPORT SI INFRA. ICT GOUVERNANCE SI CAPITALISATION GESPROH BDD, Stat Intranet v2 Axe StratégiqueAxe Opérationnel Axe Support Axe Transverse Préparation CA - 7/10/

11 QUOI? 5 Projets phares SI Projet phare 1: CAPITALISATION: Intranet v1 (2011) à Internet v4 Support SI, Infrastructure et Gouvernance SI: pré-requis permanent pour accompagner la performance et la transformation SI Projet phare 2: GESPROH (gestion des projets humanitaires) Projets phares 3 à 5: Informatiser RH, LOG, ERP –ERP FIN: Réussir la transformation financière pour mieux piloter les activités –SI LOG: Automatisation nécessaire, projet trasnverse ACF-IN –RH: fortes attentes, y compris at ACF-IN level (recrutement et gestion du vivier) REPORTING: Définir les axes d’analyse et priorités, automatiser Autres projets SI: harmonisation, bonnes pratiques Préparation CA - 7/10/

12 QUAND? Planning SDSI Préparation CA - 7/10/

13 Approche financière Bureau CA - 2 septembre Benchmark PWC 2010 ACF-F dépense 1,5 M€ en 2010, soit 1.92 % du volume d’activité vs Référence Panel PWC: 3,08 % du volume activité en moyenne RECURRENT 1,5 M€ à 1,9 M€ à fonctionnalités constantes - Effet croissance de l’activité ACF-F (de 2011:96 M€ à 2015: 125 M€) - Ajouter l’impact des projets SI INVESTISSEMENT SDSI 7 M€ pour les projets SI sur 5 ans Impact sur le récurrent en: - Besoins en évolution d’infrastructures - Récurrent post projets (maintenance) COUT TOTAL du SI Effet rattrapage et développement SI 3,06 % des revenus en moyenne sur 5 ans FINANCEMENT de la transformation SI ROI des projets fonctionnels Réduction fraude Réduction réclamations bailleurs Développement image Recherche de financements: - Mécénat de compétence? - Bailleurs? 13 Préparation CA - 7/10/2011

14 Benchmark ONG 14 Préparation CA v0 - 6/10/2011 ONGACF-FACF-EACF-NYMSFCRFOXFAMCRICHIMDMUCPAIUCN Secteur MalnutritionMédicalMédical / diversFaimMédicalHandic ap Médic al LoisirConservati on nature Descript if 5 HQ dont 3 HQ OPE 30 à 100M€ 19 HQ dont 5 HQ OPE 90 à 130M€ France 1800 structures salariés bénévoles +- 1 MM€ 750 M£> 1 MM$Lyon + X pays Paris + X pays ?Genève + 75 pays 250 M€ SI Gestion AGRESSO S/T paie, com/dev SAGA EXCEL NAVIGAT OR SAGA EXCEL 5 ERP HQ/ Pays QUALIAC HYPERION + BO Paie PLEIADE (SOPRAH) PS (Oracle) NAVISI ON QUALI AC SAGA SAP? SI OPE ftpGESPRA 2 M€ /4 ans mécénat -Log: SAGE/ LBC Logiciels métier PS specific Projets SI SDSI 7 M€ / 4 ans Attente ACF-F Volonté d’ERP en capitales UNIFIELD Log+Fin / bases > 10 M€ New Intranet : JALIOS Etude d’un ERP SIGMAH international HELIOS Log+cash / Missions 5 M£ New ERP > 20 M€ SIGMAHNew NAVIGATOR 5 pays en 18 mois La tendance est générale dans le secteur des ONG de l’utilisation des technologies et systèmes d’information comme levier de performance, en vue d’améliorer le professionnalisme et la transparence, en particulier afin de répondre aux exigences des bailleurs.

15 SDSI: analyse des risques et solutions 15 Préparation CA v0 - 6/10/2011 Niveau de Prob. % Risque Facteur de risque Actions de diminution (couverture des risques) Responsable - Acteurs Nature du risque 15 % J Cadrage du périmètre fonctionnel Mettre en place un modèle de données centralisé avec un référent fort Appliquer les critères de priorité définis CA COMDIR Go / No Go 15 %J Cadrage du périmètre géographique Priorité Missions, avec test de déploiement SI terrain sur 1 à 2 projets à court terme Amélioration des processus HQ Missions Coordination avec ACFIN, harmonisation des données à consolider Sponsor DP Délai 10 %J Qualité de l’étude et du chiffrage Faire un projet pilote Mettre en place une méthodologie pragmatique Analyser les impacts si avènement des risques DP MOA Délai Coût Qualité 25%R Manque de moyens humains Rattraper le retard de staffing Développer la gouvernance SI CA / DG COMDIR/ DSI Délai Qualité 10 %J Choix de solution (ERP ou briques SI, type d’appli..) Analyse technique et applicative, Mise en place des meilleures pratiques: architecture SI et modèle de données fonctionnelles COMDIR ACF-IN DSI Coût 30%R Disponibilité des ressources Mobiliser les ressources, former les MOA dans chaque direction utilisatrice Analyser annuellement le suivi du projet et ajuster COMDIR DP / MOA DSI Délai Coût 20%O Rejet de la solution par les utilisateurs Mobiliser en amont, valoriser les attendus Accompagnement au changement, help desk Montrer l’exemple, faire simple pour initier le SI COMDIR DP MOA Délai Qualité


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