Gestion de projet Synthèses de supports de

Présentation au sujet: "Gestion de projet Synthèses de supports de"— Transcription de la présentation:

1 Gestion de projet Synthèses de supports de
l’UNIVERSITE LIBRE DE BRUXELLES et d’Yves DUCQ IMS - LAPS/GRAI – Université Bordeaux 1 Largement modifiés et complétés par Franck COMBE

2 Plan de l’exposé Définition Etapes d’un projet Diagramme de Gantt
Structure et organisation de l’équipe de projet Risque de friction et d’échec Conclusion

3 Partie 1 Définition

4 Qu’est qu’un projet ? Mise en place d’un service,
Organisation d’un salon, Construction d’un pont Organisation des vacances Trouver un cadeau d’anniversaire …

5 DEFINITION Un projet est un effort complexe
Pour atteindre un objectif spécifique En respectant des contraintes : échéancier, budget, disponibilité Qui franchit des frontières organisationnelles Est unique et en général non répétitif

6 Etapes de la vie du projet
Partie 2 Etapes de la vie du projet

7 Etapes de la vie du projet plan
Identification Formulation (définition) Conception Préparation Réalisation Mise en production ou en application Post-audit

8 Vie des projets Par hasard … EUREKA V I S I O N
identification EUREKA V I S I O N La phase d’identification est non formelle: des idées germent par hasard ou bien la direction demande de penser à un nouveau projet parce qu’il y a une opportunité de financement. Idée à préciser – étudier la faisabilité – mettre en perspective Rechercher un commanditaire ….

9 Vie des projets Aussi appelée définition… Préétude :
formulation identification Aussi appelée définition… Préétude : Destinataires (bénéficiaires, clients…) Commanditaires (ou persuasion) Faisabilité (technique et/ou circonstancielle) Opportunité Dans votre projet, qui sera le soutien, qui prendra la décision d’appuyer votre projet, qui peut éventuellement dégager les ressources (financières ou en personnes)? Quels seront les principaux bénéficiaires? (vous-même pour faciliter votre travail?, ou bien vos utilisateurs suite à l’amélioration du service?) Quels sont les bénéfices escomptés? Analyse initiale De quoi part-on? Où va-t-on?

10 Vie des projets Et le budget?…. A N A L Y S E Travail en profondeur
formulation conception identification A N A L Y S E Travail en profondeur Analyse des « besoins » Etude de l’existant : processus, ressources …. Projection dans le futur Et le budget?….

11 Vie des projets Ou design … Organisation: sélection des ressources?
formulation conception préparation identification Ou design … Organisation: sélection des ressources? choix des intervenants? préparation des lieux? recrutement? mise en place des ‘comités’ De quel soutien pourrez-vous disposer? Il est essentiel d’avoir un regard extérieur bienveillant. PLANIFICATION

12 Vie des projets Production… fabrication… Construction… formulation
conception préparation réalisation identification Production… fabrication… Construction…

13 Vie des projets Intégration du ‘produit’ dans son environnement
formulation conception préparation réalisation Mise en production identification Intégration du ‘produit’ dans son environnement Phases de test ou pas ? Expérimentations?

14 Vie des projets P O U R Q U O I ? …Pour apprendre
identification Post-audit Mise en production réalisation préparation conception formulation P O U R Q U O I ? …Pour apprendre Pour conserver traces de ce qui a été fait. Pour enrichir le know-how. Rassembler tous les documents, classer, synthétiser...

15 Vie du projet Rappel des étapes
Identification Formulation (définition) Conception Préparation Réalisation Mise en production ou en application Post-audit

16 Partie 3 DIAGRAMME DE GANTT

17 Les buts de la méthode de Gantt
Principalement utilisé comme outil de communication majeur entre les différents acteurs impliqués dans la réalisation d’un projet, le diagramme de Gantt permet de : Déterminer la durée du projet Visualiser l'enchaînement des différentes tâches et étapes du projet ; Calculer les marges des différentes tâches du projet Identifier les tâches Gérer au mieux l’utilisation des ressources ; Suivre au quotidien l'état d'avancement du projet ; Prévoir suffisamment à l'avance les actions correctives à entreprendre en cas de retard ou de dépassement des charges prévues.

18 Les conditions préalables à la construction du diagramme de Gantt
Avant d’exécuter la construction d’un graphe de Gantt, il est indispensable de passer par les étapes suivantes :   Ressortir l’ensemble des tâches ou opérations à réaliser et leur durée ; Analyser et définir précisément les liens d’interdépendance entre les tâches du projet ; (chronologie) Identifier les tâches pouvant être réalisées simultanément ; Identifier les tâches dépendantes (qui ne peuvent commencer que si les tâches précédentes sont entamée ou terminées) ; Enrichir la table des ressources en précisant les quantités disponibles ; Gérer l’affectation des ressources aux tâches ; .  

19 Tâches et activités Chaque tâche :
Un projet est constitué de tâches ou d’activités Chaque tâche : Est identifiée en tant que telle parce qu’elle a un rôle à jouer dans l’exécution du projet (sa non exécution compromet l’atteinte des objectifs du projet) Se caractérise par un début et une fin Consomme des ressources qui ont un coût et sont disponibles en quantité limitée Est reliée au moins à une autre tâche par une relation d’antériorité (séquencement des tâches)

20 Découpage d’un projet en tâche
tâche A tâche B tâche C tâche D tâche E tâche F 3 jours 2 jours 4 jours 5 jours 1 jour Exemple – tâches à réaliser B et D après A C après B E après D F après C et E

21 ETAPES de la Gestion du projet Découpe en tâches, sous-tâches ….

22 Planification Graphe de relations entre tâches

23 Gestion du projet Relevé des dates-pivots (contraintes)
30/09/2005 1/1/2005 1/10/2004

24 Gestion du projet Estimation des durées des tâches la taille du rectangle représente la durée de la tâche Il n’y a pas 40 semaines entre le 1 octobre et le 30 mars! Comment faire?

25 La construction d'un diagramme de Gantt
La première colonne du tableau contient les noms des tâches ; La seconde colonne du tableau contient la durée des tâches ; Chaque ligne du tableau ne contient qu’une seule tâche ; Chaque tâche est représentée dans la zone de planification par un rectangle épais dont la longueur est proportionnelle à sa durée d'exécution prévue ; L’intervalle correspondant aux dates de début et fin de ce rectangle représente les dates de début et de fin de la tâche concernée ;

26 La construction d'un diagramme de Gantt
Les liens de dépendance entre les tâches sont matérialisés par de simples flèches. (relations d'antécédence et de succession) ;

27 Chemin critique Le chemin critique est formé par la succession des tâches pour lesquelles le délai de réalisation est le plus long sur le graphe. Le moindre retard sur l’une de ces tâches affecte directement l’ensemble du projet. (en rouge : tâches critiques pour lesquelles on ne peut pas avoir de marge de retard)

28 Le mode plan ou le WBS

29 Planification dates au plus tôt
10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 B DEBUT A FIN J C I D H F E G

30 Planification dates au plus tard
10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 B DEBUT A FIN J C I D H F E G

31 Liste des ressources Dans la pratique, le diagramme de Gantt est souvent complété par un second tableau. Ce dernier contient la liste des ressources affectées à chacune des tâches ainsi que divers indicateurs de suivi.

32 Planification Relevé du personnel disponible et affectation de celui-ci aux tâches Recrutement (et formation) …..

33 Suivi Planification ==> ligne de base Enregistrement quotidien (?)
Analyse des divergences ==> replanification Analyse des divergences ==> révision des objectifs

34 Vocabulaire du diagramme de gantt
tâche récapitulative ou phase interdépendance tâche jalon

35 Exercice pratique à faire cas 0 construction d’un bateau
CAS 0 : CONTRUCTION D'UN BATEAU Tracer le diagramme de gantt à la main Coloriser en rouge les tâches critiques et en bleu les tâches non-critiques N° tâches tâches durée prédécesseurs lundi mardi mercredi jeudi vendredi samedi dimanche 1 Elaboration des plans 1 jour 2 Choix des matériaux 2 jours 3 Choix fournisseur 4 Validation des plans 1;2 5 Passage des commandes 6 Commande matières premières 3 jours 7 Commande équipement 8 Contrôle réception matières 9 Contrôle réception équipement 10 Tracé et découpe des morceaux 8;9 11 Fabrication morceaux coque 12 Assemblage coque 13 Pose de la quille 14 Retournement 15 Commande moteur 16 Contrôle réception moteur 17 Motorisation 18 Electricité 19 fin phase 1 18;14

36 Structure et organisation de l’équipe de projet
Partie 4 Structure et organisation de l’équipe de projet

37 Les acteurs internes du projet
Décide Directeur du projet Entreprise Chef de projet Prestataire extérieur Chef de projet Entreprise Responsable des différentes fonctions Propose Groupe de Pilotage Consultant Prestataire extérieur Analyste ou consultant interne Interview Autres acteurs de l’entreprise Groupe de Projet Informe

38 Organisation Acteurs Comité directeur (de pilotage) Chef de projet
Equipes de projet Equipes de support Documentaliste Les acteurs sont aussi des rôles, c’est-à-dire qu’une même personne peut remplir plusieurs fonctions. Pour votre projet, listez qui remplira ces différents rôles.

39 Qu’est-ce qu’une équipe de projet ?
Membres choisis en interne Compétences transversales Équipe de projet Vos notes Cadre temporel et budgétaire définis Plusieurs formes

40 Chef de projet Responsable du projet et de son bon aboutissement
répond devant le comité directeur interroge le comité directeur répartit les tâches; anime les groupes de projet gère les ressources (estimation / contrôle) vérifie la qualité du travail évalue les risques - remédie aux incidents

41 Les acteurs du projet Maître d ’ouvrage Maître d ’oeuvre Contractants
Représentant du client Promoteur du projet (il fixe les objectifs) Maître d ’ouvrage Coordinateur (il est responsable des résultats) Maître d ’oeuvre Contractants Réalisent une partie du projet correspondant à leur compétence Sous traitants Chargés de la réalisation de sous ensembles

42 Risque de friction et d’échec
Partie 5 Risque de friction et d’échec

43 STRUCTURE HIERARCHIQUE
L'organisation d'une entreprise est structurée pour répondre aux besoins et aux contraintes de la production, service, … Elle n'est pas adaptée à l'activité "Projet"

44 ORGANISATION PROJET Sous traitants Chef de projet Le groupe projet est une structure mise en place pour les besoins du projet Il fonctionne indépendamment de la structure hiérarchique Il est doté de ses propres règles de fonctionnement

45 Les problèmes d ’autorité
Chef hiérarchique Chef de projet AUTORITE FORMELLE Institutionnelle Autorité S ’exerce verticalement AUTORITE D ’INFLUENCE Mission ou délégation Enjeux du projet Compétence reconnue Recherche de la participation Situations négociées S ’exerce transversalement Risques d’ambiguïtés dans les rôles et les responsabilités vis à vis de commandement

46 PROJET REUSSI? Objectifs atteints Dans les délais Respect des budgets
Satisfaction de tous COMMANDITAIRE BENEFICIAIRES Quels sont les facteurs qui influencent favorablement la réussite d’un projet?

47 Risques d’échec? POURQUOI? METHODOLOGIE & Gestion de Projet
Objectif mal ou pas défini Mauvaise évaluation des ressources Personnel incompétent Changement de politique et de soutien Mauvaise gestion du projet METHODOLOGIE & Gestion de Projet Lister les événements et conditions qui peuvent compromettre la réussite d’une projet: début fin

48 Exemple échec : A 400 M Echec : 1ère livraison 2008 -> 2013
Coût 20 Milliards ->31 Milliards Projet a failli capoter en 2009 Raisons : - demandes complexes de 8 pays différents Partage industriel Délais irréaliste dans le projet Projet piloté initialement par casa d’eads puis par airbus military Problèmes techniques sous-évalués et cahiers des charges mal définis (surcharges de 12 tonnes, sièges, systèmes de navigation, …)

49 Risques d ’échec Pour approfondir vous pourrez aller chez vous dans le dossier cours et ouvrir le document risques échec

50 Partie 6 En guise de conclusion

51 Version informatique de la gestion de projet
Nous allons voir ensemble : MS project et Excel Mais Il existe aussi d’autres logiciels comme gannt project, open workbench, openproj, taskjuggler (logiciel libre de droit), Merlin sur Mac et Project Management sur Android / Iphone. Dans le dossier cours et ouvrir le document comparatif logiciel

52 Version simplifiée de la gestion de projet
Pour des projets simples La version papier ou l’utilisation d’excel est possible En faisant du Gantt simplifié

53 UTILISATION DE LA GESTION DE PROJET
A titre professionnel A titre personnel

54 Gestion de projet dans la réalité
Sauf si vous êtes un gestionnaire de projet, vous ne ferez pas tous les jours de la gestion de projet. Par contre la logique et la méthode sont intéressantes à retenir pour d’autres activités et la gestion.

55 La gestion de projet c’est avant tout du bon sens, de la rigueur et de l’organisation.

56 Pour approfondir Dans le dossier cours, vous avez :
Cours sur la méthode PERT ordonnancement pert-gant Gestion de projet mini-cours d’initiation de 28 pages ms project Manuel US Army project management fm5_412

57 Plan du cours sur MS Project / 1
Présentation de l’environnement de MS Project Initialisation du projet et des calendriers Planification par la durée Planification des ressources pour chaque tâche Mise à jour du projet Gestion des couts (?) Reporting de projet …….

58 Plan du cours sur MS Project / 2
Travaux pratiques sur le cas ELBACO (construction de maisons) sur MS Project Travaux pratiques sur le cas OCEANIC SA (construction d’un voilier) sur MS Project et Excel Travaux pratiques sur 7 cas

59 Evaluation du cours

60 Des questions ?