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Les fonctions archivage sur jedeclare.com. 63ème Congrès CMSABanques Du portail télédéclaratif unique … Cabinet OGA URSSAF ASSEDIC DGI CRCCNAV DADSU EDI-TDFC.

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1 Les fonctions archivage sur jedeclare.com

2 63ème Congrès CMSABanques Du portail télédéclaratif unique … Cabinet OGA URSSAF ASSEDIC DGI CRCCNAV DADSU EDI-TDFC EDI-TVA DUCS EDI DRP-MSA DUE

3 63ème Congrès … à la plateforme dintermédiation globale Cabinet Télé déclarations Banques Archivage légal Factures électroniques

4 63ème Congrès Larchivage électronique de documents Quels documents ? Documents existant préalablement sous forme papier Documents numériques dès leur création (mails, factures électroniques… Archiver les documents sur supports informatiques comment faire ? que retrouvera-t-on dans dix ou vingt ans ? comment sassurer que les documents dématérialisés seront encore lisibles ? Que les supports ne seront pas endommagés et que leurs formats seront toujours connus ? les documents produits auront-ils la moindre valeur de preuve ?

5 63ème Congrès Distinguer Sauvegarde Copie de données d'un support sur un autre (backup) pour permettre la restauration en cas de panne matérielle ou logicielle Archivage recueillir, classer et conserver des documents à des fins de consultation ultérieure. implique de conserver les documents d'une manière fiable et de permettre leur restitution fidèle après plusieurs années Archivage légal ajoute des moyens supplémentaires qui permettront d'authentifier le document et son auteur afin qu'il possède une valeur de preuve sur un support adapté et sécurisé, pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales.

6 63ème Congrès Larchivage légal Type de documentsDur é e de conservation Factures clients / fournisseurs Bons de r é ception et de livraison Bons de commande Pi è ces justificatives de TVA Correspondance commerciale Contrats commerciaux Commandes clients Bulletins de paie Images ch è que March é s Publics Documents n é cessaire à la reconstitution de carri è re 10 ans (code du commerce) 10 ans (code du commerce) 10 ans (code du commerce) 10 ans (code du commerce) 10 ans (code du commerce) 30 ans (code civil) 30 ans (code civil) 5 ans (code du Travail et de la S é curit é sociale) 10 ans (code du commerce) 10 ans (code du commerce) Illimit é e (code du travail) Larchivage est une obligation légale quelle que soit la nature du document La durée de conservation : Indépendante du support (papier ou numérique) Liée à la nature du document En matière civile: jusquà 30 ans En matière fiscale: 6 ans En matière commerciale : de 1 à 10 ans

7 63ème Congrès De la preuve papier à la preuve électronique Loi du 13 mars 2000 (modifiant le code civil), un document électronique signé a la même valeur légale. Sous réserve dêtre : « Conservé dans des conditions de nature à en garantir lintégrité »

8 63ème Congrès Valeur juridique dun document électronique Un document électronique : un document natif électronique comportant ou pas une signature électronique un document électronique issu de la numérisation dun document papier. Dans ce cas, loriginal reste le document papier et constitue la preuve en cas de litige. Pour quun document électronique ait une valeur juridique, il doit : Être signé authentification de lauteur Être archivé dans des conditions garantissant son intégrité horodatage du document pérennité du support et du format Les cycles technologiques sont généralement largement inférieurs à la durée d'archivage légal des documents. restitution avec garantie que le document na pas été modifié.

9 63ème Congrès Votre solution darchivage Transmission du fichier à archiver Cabinet Avis de Dépôt Signé (ADS) Accusé de Contrôle Signé (ACS) Avis de Réception Signé (ARS) incluant lAccusé dArchivage Sécurisé (AAS)

10 63ème Congrès Transmettre le fichier à archiver Automatique à partir de votre logiciel Mail à Upload sur le site jedeclare.com

11 63ème Congrès Transmettre le fichier à archiver Caractéristiques du fichier transmis Pour archivage : un fichier.ZIP,.RAR, … limité à 4 Mo Possibilité déclatement Formats imposés pour archivage légal : Car une fois un document signé, il est impossible de le changer de format si ce dernier cesse par exemple dêtre supporté par son éditeur. format images TIFF. format PDF/A on conserve aussi la visionneuse

12 63ème Congrès Archiver un fichier par « upload »

13 63ème Congrès Suivi des flux archivage

14 63ème Congrès Classement et recherche « arborescente »

15 63ème Congrès Classement et recherche « arborescente »

16 63ème Congrès Des mots clés associés à chaque fichier La date du document Lexercice de rattachement Le numéro de dossier Le SIRET du client La référence du document dorigine Et des mots clés libres Par exemple contrat de travail, Dupont …

17 63ème Congrès Recherche multicritère sur mots clés

18 63ème Congrès A quel prix ? 100 pour 100 Mo archivés pendant 10 ans

19 63ème Congrès CDC Arkhinéo SAS de droit français créée en avril 2001 est filiale à 100% du Groupe caisse des dépôts Le rôle de consignation de la CDC constitue lune de ses missions historiques inscrite dans les textes fondateurs. La filiation de CDC Arkhinéo au Groupe CDC assure la pérennité de la structure et la sécurité du service Informatique CDC COFFRE-FORT ELECTRONIQUE ® CDC Arkhinéo La référence en matière de confiance…

20 63ème Congrès Tout sur jedeclare.com : p lateforme globale dintermédiation pour vous inscrire télécharger tous les formulaires connaître la liste des destinataires DUCS et DADS-U connaître la tarification et bien sûr lespace privé pour : créer vos comptes et dossiers envoyer et suivre vos télédéclarations mettre en œuvre les services jedeclare.com suivre votre consommation et votre facturation : l e site internet dédié à toutes les actualités jedeclare.com Les fiches rapides de mise en œuvre par téléprocédure Les guides complets pour une mise en œuvre pas à pas La presse pour retrouver en lignes les articles mensuels de SIC Les ing pour ne rien manquer des informations et nouveautés Les conférences pour télécharger les supports danimation témathique La vie du Club des utilisateurs jedeclare.com Lagenda des rencontres en région Le service assistance clients : Tél : Demande de rendez-vous commercial : Tél


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