SUPERVISON TECHNIQUE PROJET SANTE & VIH/SIDA Atelier Régional VIH : Afrique & Asie du Sud Est Bujumbura 21 – 25 Février 2011 Dr Almouner TALIBO Coordinateur.

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1 SUPERVISON TECHNIQUE PROJET SANTE & VIH/SIDA Atelier Régional VIH : Afrique & Asie du Sud Est Bujumbura 21 – 25 Février 2011 Dr Almouner TALIBO Coordinateur Régional regional-vihsida@hi-sen.org regional-vihsida@hi-sen.org

2 SUPERVISON TECHNIQUE PROJET SANTE & VIH/SIDA Définition des Concepts -Mots / Concepts souvent utilisés avec abus -Confusion faite soit dans la définition ou dans la pratique avec dautres Fonctions : -Inspection, Contrôle, Coordination -Suivi, Évaluation

3 Définition (Suite) CONTRÔLE : dégage ce qui est réalisé, comparaison résultats et attentes (approbation ou non de résultats + mesures correctrices) INSPECTION : sassure du respect des normes

4 Définitions (Suite) EVALUATION : - Vérification du degré datteinte des objectifs fixés en lien avec les ressources disponibles - Jugement de valeur sur le degré de réalisation des Objectifs -Examen Ponctuel de changement dans les résultats visés (programme, projet) -Se fait avant, pendant (à parcourir) et en fin de projet COORDINATION : -Répartition Harmonieuse des Tâches pour une exécution EFFICACITE et EFFICIENTE -Evite qu1 ou Plusieurs Personnes exécutent la même tâche en même temps et au même lieu

5 Définitions (Suite) SUIVI : -Collecte continue dinformations ou Indicateurs relatifs aux ACTIVITES Exécutées -Analyse et Interprétation de leurs Résultats -Fréquence Fonction des Activités et du contexte : Trimestriel Conseillé On fait le suivi des activités = Suivi / monitorage

6 Définition (Suite) SUPERVISION : Processus continu visant à: - guider - former - soutenir - et encourager les initiatives / Activités du personnel - sur le site de travail pour lexécution du travail avec efficacité et conformément aux directives

7 On supervise du personnel et non pas des tâches Supervision Technique Superviser cest former. Formation Technique ==== Attention Ne pas se tromper de cible

8 Objectif de la SUPERVISON TECHNIQUE: - Améliorer les Performances de lAgent (« du supervisé ») afin de produire des services de Qualité

9 Complémentarité entre la Supervision et les autres Fonctions Lors des SUPERVISIONS Techniques Possible: -Utilisation des Résultats de lévaluation, du suivi, de linspection de la coordination et du contrôle - Pour mesure de ladéquation de la Prestation des Activités

10 STYLES DE SUPERVISION Différents styles de Supervision : -Autoritaire -Démocratique et Participatif -Laisser-faire

11 STYLES DE SUPERVISION (suite) Choix du style est fonction: - des circonstances - de la personnalité du Supervisé (agent) - du type ou nature de la Structure à superviser - Programme, Projet à superviser

12 AVANTAGES DE LA SUPERVISION 3 niveaux : 1. Supervisé 2. Service / Projet 3. Superviseur

13 1. Avantages pour le Supervisé -Possibilité déchanger ses Difficultés -Amélioration de ses connaissances -Valorisation, Responsabilisation -Stimulation, Estime de soi -Création et Maintien de dynamique dEquipe -Identification de ses points faibles (points à Améliorés) : Proposition de solutions, amélioration de ses pratiques pour qualité des services -Connaissance des directives/normes

14 2. Avantages pour le Projet ou Service -Correction des erreurs à temps -Augmentation de la qualité, lefficacité et efficience -Amélioration de lAccessibilité des services -Rationalisation des Activités et Utilisation des Moyens (RH, logistiques, Finances) -Et donc Meilleure Organisation sur le programme -Amélioration de la Communication -Climat : attente et bonne collaboration

15 2. Avantages pour le Superviseur -Prise de connaissance sur lExécution des Tâches (en général déléguées) -Identification des Problèmes dexécution des activités -Meilleure connaissance des conditions de Travail - Identification et Corrections des Faiblesses -Appréciation du Personnel, Révision des Profils de poste - Revue des recommandations des supervisions précédentes -Appréciation du niveau dexécution des tâches sans contraintes de Hiérarchie -Point sur les Besoins en Ressources Superviseur ! Tu nest Pas CONTROLEUR ou INSPECTEUR. TU ES FORMATEUR pour lamélioration des prestations.

16 ETAPES DE LA SUPERVISON 1.Phase Préparatoire: -Elaboration des Termes de références (en lien avec les équipes terrains) -Elaboration et diffusion du calendrier de Supervision -Lecture des rapports, note synthèse et autres documents du projets, indicateurs du projet -Prise de connaissance des instructions de la précédente supervision -Revues des profil de poste des agents à superviser -Définir la liste des points prioritaires -Sassurer de la disponibilité des Moyens et les outils

17 ETAPES DE LA SUPERVISON (Suite) 2. Phase Exécution : NB : Supervision = - processus damélioration de la performance de lagent - Intervention formatrice et NON évaluation contrôle Important : de Créer une Relation dempathie entre supervisé(e) et superviseur (e). Se mettre à sa Place pour mieux le/la comprendre

18 ETAPES DE LA SUPERVISON (Suite) 2. Phase Exécution : (suite) -Prendre connaissance des problèmes de lagent et/ou du personnel -Point sur létat davancement des recommandations de la supervision précédentes (par exemple: est ce les outils IEC en braille plastifiés sont fournis et de qualité? DVD en langage des signes?) -Observation de lexécution des Tâches à superviser -Mise en situation par exemple pour un conseil dépistage, consultation IST (si pas de clients) -Synthèse avec les agents à la fin de la supervision ou de lactivité supervisée (Points +/ -, solutions, recommandations, etc.) -Fixer la date de la prochaine supervision

19 ETAPES DE LA SUPERVISON (Suite) 3. Phase dExploitation -Exploitation Immédiate : Recommandations immédiates sont mieux comprises -Exploitation Différée Rétro information Compte-rendu de la supervision à dautres niveaux - Suivi et évaluation : suivi de la mise en œuvre des recommandations, identification des besoins de formation, auto évaluation de léquipe de superviseurs

20 PERIODICTE DE LA SUPERVISION -Planification doit être réaliste -Intégration dans le plan daction -Périodicité en Fonction du niveau: - tous 2 mois : Structure de Prise en charge, activités IEC (Animateurs), Pairs Educateurs - tous 3 mois : niveau district Sanitaire - tous les 6 mois : niveau province

21 Qui est Superviseur? -Toute Personne ayant sous sa responsabilité Hiérarchique une autre Personne à qui elle a déléguée des Activités/tâches Cas des Projets HI - Coordo Régional supervise Equipes/Chefs de projets - Coordo Santé Supervise chefs de projet de son volet -Chef de projet Supervise animateur, formateur, etc. (mais aussi dans les structures de PEC) -Animateur supervise partenaires chargés des activités IEC, Pair éducation, etc.

22 Qui est Superviseur Technique? (suite) Profil / Qualités dun Superviseur -Connaissances Supérieures à celles des Supervisés (aussi larges que possibles) 1.Compétences / Capacités -Techniques -Administratives, gestion -Conceptuelles -Communication / interpersonnelles -Capacité danalyse -Etc….

23 Qui est Superviseur? (suite) 2. Qualités -Bonne organisation et Méthodologie de travail -Qualité dEcoute et Communication -Respectueux -Impartialité -Tolérance et Courtoisie -Esprit dEquipe -Volonté de Réussir -Etc.

24 Qui est Superviseur? (suite) 3. Rôles -Aide à Faire mieux -Formation des supervisés et assistance technique -Formation Continue -Coordination des activités -Evaluation de la performation des supervisés -Gestion des Conflits, Motivation des supervisés -Appui à une meilleure compréhension des responsabilités -Prise en compte des doléances des agents et leurs problèmes -Liaison entre différents Niveaux -Aide à la Planification -Etc.