Séminaire conduite de projet Harpège

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1 Séminaire conduite de projet Harpège

2 Programme 1. Pilotage La conduite de projet 2. Organisation
3. Reprise de données 4. Formation 5. Technique L’accompagnement

3 Organisation Formation Pilotage Technique Reprise des données
La conduite de projet Les 5 axes principaux Organisation Formation Pilotage Technique Reprise des données

4 1- Le pilotage

5 1. Le pilotage Axe central du projet, il concerne : La stratégie
La mise en place de l’équipe La communication Le suivi du projet L’assistance La constitution du dossier CNIL

6 1-1. La stratégie 1. Objectifs généraux C o m m u n i c a t i o n
2. Diagnostic C o m m u n i c a t i o n 3. Déclinaison des objectifs 4. Identification des ressources

7 1-1-1. Les objectifs généraux
Ils doivent être : discutés hiérarchisés validés communiqués Exemples d’objectifs : Modifier l'organisation de la gestion du personnel Alléger à terme les charges administratives Moderniser les outils de gestion du personnel Posséder un système unique dans l'établissement Intégrer plus facilement les processus de déconcentration etc...

8 1-1-2. Le diagnostic Quelle est la situation actuelle ?
Faire un état des lieux des points concernés par le projet Mesurer l’écart entre l’état actuel et les objectifs à atteindre Commencer à évaluer les risques inhérents au changement

9 1-1-3. La stratégie Les éléments à formaliser : définir qui fera quoi,
réfléchir sur les priorités, les objectifs opérationnels mais aussi les contraintes, définir qui fera quoi, planifier, faire un calendrier des principales actions, avoir une vue d’ensemble, disposer d’un document de référence validé par l’ensemble des acteurs.

10 La stratégie 2 sous-projets à part entière, ayant pour objectif de se doter d’instruments propres à la conduite d’une politique de ressources humaines l’exploitation du module ‘Fonctions’ Décrire l’ensemble des activités de l’établissement Observer l’évolution des métiers Support aux opérations d’évaluation l’exploitation de l’univers Business Objects Construction des indicateurs Cellule pilotage

11 1-1-4. L’identification des ressources
Définir les ressources nécessaires aux niveaux : humain financier matériel pour mettre en œuvre la stratégie définie L’identification des ressources est facilitée par : un bon diagnostic une stratégie élaborée au plus fin

12 1-2. La mise en place de l’équipe
L’équipe projet est une structure opérationnelle. Les membres de cette équipe doivent : être disponibles avoir des fonctions identifiées et distribuées Chef de projet Porteur politique Responsable fonctionnel Responsable informatique Responsable(s) (binôme) reprise de données Responsable formation travailler en étroite collaboration

13 1-2. Profil de l’équipe Les tâches à accomplir supposent d’avoir ou d’acquérir : une bonne connaissance de l’établissement et de son fonctionnement de bonnes connaissances métier : réglementation et métier de gestion de personnel pour le fonctionnel UNIX, Oracle et compréhension du domaine de gestion de personnel pour le technique

14 Le chef de projet Le chef de projet est moteur dans l’avancement du projet : motivé par le projet d’implantation disponible pour pouvoir s’impliquer ayant un minimum de connaissances fonctionnelles et techniques

15 Le chef de projet Il coordonne et suit les actions liées aux 5 axes de la conduite de projet. Il définit avec son équipe : la circulation de l'information entre les membres de l’équipe (réunion, liste de diffusion...), la répartition des tâches de chacun par rapport aux fonctions définies, le calendrier de travail, les règles de suivi de l’avancement du projet etc...

16 1-2-2. Le comité de pilotage
C’est l’organe politique Définit les grandes orientations Donne les moyens Procède aux arbitrages L’implication des politiques fait la différence Définir et communiquer les objectifs généraux Aider le chef de projet dans la participation des personnels concernés Porter le projet au niveau de l ’établissement Faire descendre de l’information vers les acteurs

17 1-3. La communication Il conviendra de définir :
Les objectifs à atteindre (motiver ou rassurer le personnel, impliquer les politiques...). Les populations visées. Le contenu de la communication, en tenant compte de l’objectif à atteindre et de la population visée. Les moyens appropriés (démonstrations, réunions, journal d’information...). Le rythme de diffusion dans le cadre de la mise en place d’Harpège.

18 Gestion des ressources
1-4. Le suivi du projet Gestion des ressources Gestion des délais Gestion de la qualité

19 1-4. Le suivi du projet Quelques conditions à remplir :
Définition des objectifs : que veut-on suivre ? Définition des indicateurs : quels sont vos « instruments » de mesure ? Définition d’étapes : à quelles dates fait-on une « pause » pour étudier la situation ?

20 1-5. L’assistance Cellule d’assistance interne à l’établissement
Elle devra comprendre : des compétences techniques des compétences fonctionnelles Les membres de cette cellule : ont généralement suivi les formations et ont accès à tous les manuels et documentations. sont les interlocuteurs directs des utilisateurs au quotidien. Cette cellule est utile pendant mais surtout après la phase d’implantation du produit

21 1-6. Constitution du dossier CNIL
Déclaration individuelle et personnalisée à faire auprès de la CNIL : obligation de déclarer et d’obtenir l’accord de la CNIL pour toute nouvelle mise en œuvre de traitement portant sur des données nominatives devoir d’information des personnes concernées par la mise en œuvre de ces traitements et de leurs droits à ce sujet. obligation de révision de la déclaration dans les cas : d’élargissement du périmètre fonctionnel mettant en œuvre des données nominatives, de sortie du périmètre pris en compte dans le cadre de la norme simplifiée

22 2- L’organisation

23 2 – L’organisation Les différentes étapes :
définition des structures Harpège définition des implantations et des locaux définition des habilitations ou des accès élaboration du paramétrage

24 2.1 – Définition des structures
Leur définition dans Harpège est fonction : Existence juridique Choix politiques : Enjeux : pilotage, visibilité géographique, utilisation quotidienne, Spécificité : rapport à la réalité, aux besoins, aux fonctionnements déjà existants Niveau de détail : niveau fin ou global Logique de codification Statut Article 43 : Harpège mono-établissement Liens avec les habilitations : droits d’accès

25 2.1 – Définition des structures
Exemple de processus : Identifier les composantes, les services communs, etc., de l’établissement et mener une réflexion élargie sur les structures et implantations-locaux (secrétaire général, chef de projet, gestionnaires, informaticien) Préciser le degré de finesse de l’arborescence Élaborer l’arborescence : définir formellement les différents niveaux et libellés Définir une codification des éléments de structure Formalisation et proposition aux composantes. Arbitrage et validation politique finale sur l’arborescence des structures

26 2.2 – Définition des implantations/locaux
Les implantations/locaux permettent de décrire la réalité géographique de l’établissement : Implantation unique sur un immeuble contenant un grand nombre de locaux Implantations multiples, sur un même campus ou sur des campus distincts A chaque implantation sont liés: une adresse des locaux Les locaux sont ensuite associés à : une structure des agents

27 2.3 – Définition des habilitations
Réflexion sur l’organisation du travail de toutes les personnes concernées par la GRH (qui fait quoi, qui est responsable de quoi, à quel niveau...). Travail de collaboration entre politiques et utilisateurs afin de satisfaire l’ensemble des personnes concernées. Définition des différents profils d’utilisateurs (traitements et données). Affectation d’un profil à chaque utilisateur. Evolution dans le temps : élargies au début pour être de plus en plus affinées Nota : Les habilitations ne seront véritablement opérationnelles que lorsque les occupations/affectations seront toutes saisies.

28 2.4 – Élaboration du paramétrage
Le paramétrage d’Harpège est constitué de 7 éléments qui doivent être traités dans l’ordre suivant : Création de la structure mère (n1 de l’arborescence = établissement) Création des utilisateurs Saisie des profils d’habilitations Saisie des tables de nomenclatures locales (années universitaires, organismes de mission, organismes de recherche, téléphone) Saisie des implantations / locaux Saisie des composantes et autres structures (et liens avec les implantations / locaux) Paramétrage du niveau de gestion des arrêtés et saisie des visas Dans le module d’administration d’Harpège Dans Harpège

29 3- La reprise des données

30 3 – La reprise des données
Les différentes étapes : Enjeux, caractéristiques, initialisation et ordonnancement Diagnostic de l’existant Stratégie de reprise et éléments à prendre en compte Exemple de saisie d’historique de carrières Recommandations A faire au plus tôt

31 3.1 – Enjeux L’objectif est de disposer d’une base Harpège complète et fiable Une reprise qui s’est réalisée dans de bonnes conditions, dans des délais assez courts : est une marque de réussite du travail des gestionnaires et des informaticiens et devient un facteur motivant permet de s’assurer dans l’avenir du bon fonctionnement de l’application garantit la fiabilité des informations pour les échanges d’informations permet d’exploiter rapidement les données pour une GRH au quotidien

32 3.1 – Caractéristiques Il s’agit d’introduire au minimum toutes les données obligatoires dans Harpège avec pertinence et cohérence Données obligatoires : données minimales et nécessaires pour valider la saisie d’un écran données minimales et nécessaires pour activer des fonctionnalités transverses

33 3.1 – Caractéristiques Exemple : État civil Champs obligatoires :
Civilité Nom usuel Prénom Nom patronymique Date de naissance Pays de naissance Remarque : dans le cas d’une naissance en France, le département est une donnée obligatoire. La ville n’est pas une donnée obligatoire.

34 3.1 – Caractéristiques 2 types de reprise : manuelle
pas d’application existante l’état des données dans l’outil existant n’est pas fiable, pas entretenu ou incomplet informatique ou migration de données application(s) existantes données complètes et fiables pouvant être réutilisées dans Harpège mixité de toute reprise informatique : complétée par un travail de contrôle et de saisie applications locales : GPU, GRH, spécifiques applications nationales : AGORA, POPPEE ITARF, POPPEE Bibliothèque autres ? : Données de la TG…

35 3.1 – Initialisation d’Harpège
Pour commencer une reprise des données, aussi bien manuelle qu’automatique, les données minimum à saisir dans la base Harpège sont : Les structures, au moins le niveau 1 Les utilisateurs Les habilitations

36 3.1 – Ordonnancement de la reprise

37 3.2 – Le diagnostic de l’existant
Objectif : Faire un état des lieux des données de gestion de personnel par rapport à Harpège. Etapes à suivre : A partir du support de travail (dossier papier, applications informatiques…), faire le constat de l’état des données existantes (qualité, complétude...) pour chaque catégorie de personnels, par rapport aux contraintes d’Harpège : concepts, nomenclatures et champs obligatoires Etude des modèles de données d’Harpège et comparaison avec les modèles de données de l’application locale Etude des nomenclatures d’Harpège et comparaison avec celles utilisées dans l’application locale

38 3.2 – Le diagnostic de l’existant
Outils : Modèles de données d’Harpège Modèles de données des applications locales Liste des champs obligatoires d’Harpège Liste des nomenclatures utilisées dans Harpège Liste des nomenclatures utilisées dans les applications locales Dossiers des agents Emplois/postes : enquête COSMOS, délégations...

39 3.3 – La stratégie de reprise
Définition de la stratégie à partir : du diagnostic des choix de gestion, de pilotage de l’établissement - en fonction des besoins de chacun (direction, gestionnaires...) de la priorisation des actes de gestion (ex. : fonctionnalités d’Harpège : liste électorales et promouvabilités Itarf)

40 3.3 – La stratégie de reprise
A partir du diagnostic et des objectifs, il s’agit de : se donner des priorités et des échéances, faire le bon choix entre une reprise automatique ou manuelle, définir et formaliser les étapes à suivre et leur ordre en fonction du travail quotidien, de la logique de saisie imposée par Harpège... formaliser de façon précise quelles sont les informations à rentrer dans la base avec le niveau de détail souhaité

41 3.3 – La stratégie de reprise
Reprise manuelle : à partir du dossier de l’agent directement (gain de temps si réorganisation préalable des dossiers papier) à partir de grilles de saisie pré-remplies Reprise automatique : à partir des applications locales à partir des applications nationales

42 3.3 – La stratégie de reprise
Aix-Marseille 1 Amiens Clermont 1 et 2 INPG Reprise Limoges, AGORA Paris 10, Paris 11 Perpignan Rennes 2 Strasbourg 1 et 2 Nice Le Mans, UBS Montpellier 1 Lille 3, Lyon 2 Besançon Caen Reprise Dijon GPU Nancy 1 Paris 5 Strasbourg 1 et 2 St Etienne Reims Bordeaux 3 INPG Limoges Lille 1 Orléans Reprises Paris 3, Paris 6 diverses : Paris 7 Clio Paris 10 4D Perpignan multilog Rouen GDP Versailles ESPER Littoral Excel UTC Access INPL FileMakerPro Le Mans Grenoble 1 Bordeaux 4 Lyon 2 UBS Angers Avignon Bordeaux 2 Bordeaux 4 Clermont 1 Evry Reprise La Réunion Manuelle Montpellier 3 Paris 12 Paris 1 Paris 3 Rennes 2 Strasbourg 3 Toulouse 1 et 2 Troyes Montpellier 2 Amiens, Clermont 2, Reprise Lyon 1, GRH Rennes 1, Toulouse 3, INSA Toulouse Tours, Nantes Poitiers, Brest Le Mans Paris 1 Reprise Montpellier 1 POPEE Paris 11 Lille 3 UBS

43 3.3 – La stratégie de reprise
Dans le cas du choix d’une migration informatique, achever au plus vite la phase de migration afin d’éviter de « mélanger » phases automatiques et phases manuelles adapter l’organisation du travail, prévoir et ne pas sous-estimer le travail de vérification des données reprises, se donner les moyens du suivi (indicateurs, jalons, calendrier...),

44 3.3 – Éléments à prendre en compte
Limites de la reprise automatique : Pas de migration des structures avec les outils fournis par l’Agence Impossibilité de faire évoluer Harpège (patchs fonctionnels, versions supérieures) avant que les migrations informatiques ne soient achevées Étude fine des nomenclatures nationales et constitution des correspondances Importance du travail de collaboration entre l’informaticien et le gestionnaire Délai de vérification des données plus long par rapport à une reprise manuelle Complexité liée à la logique du shéma fonctionnel

45 3.3 – Éléments à prendre en compte
Cas particulier, la reprise d’AGORA et POPPEE : Populations IATOS et bibliothèque Fichier à demander au Rectorat et au Ministère Examen des fichiers Intérêt d’une telle reprise à estimer : rapporter le temps passé consacré à cette reprise à la richesse et la fiabilité des informations contenues dans les fichiers

46 3.3 – Éléments à prendre en compte
Pré-requis à l’utilisation des fonctionnalités de gestion collective : Promouvabilités ITARF absolus : que l’agent existe dans la base avec au minimum : son élément de carrière en cours (corps, grade, échelon ainsi que date d’effet et type d’accès) ; sa position statutaire en cours. non-absolus mais vivement recommandés : les historiques de carrière(s), de positions statutaires, de contrat(s) de congés

47 3.3 – Éléments à prendre en compte
Pré-requis à l’utilisation des fonctionnalités de gestion collective : Listes électorales Individus hébergés : Lien avec la structure de travail Diplômes, notamment Doctorat et HDR (Conseil scientifique) Agents avec contrat : Contrat en cours et antériorité des contrats dans l’établissement, au minimum dans la limite d’ancienneté requise Congés en cours et historique Affectation en cours.

48 3.3 – Éléments à prendre en compte
Pré-requis à l’utilisation des fonctionnalités de gestion collective : Listes électorales Agents avec carrière : Elément de carrière en cours Diplômes, notamment Doctorat et HDR (Conseil scientifique) Section CNU pour les enseignants chercheurs Positions statutaire en cours Congés en cours Affectation en cours

49 3.4 – Recommandations Ecueils à éviter :
Objectifs et stratégie incompris ou non communiqués auprès des gestionnaires et de l’informaticien Sous-estimer la charge de travail - manque de moyens et d’organisation Ne pas se donner de limite dans le temps ou se donner des échéances irréalistes Choix de la migration informatique sans réelle remise en question sous prétexte de la facilité liée à l’automatisme Manque de collaboration entre informaticiens et gestionnaires Ne pas prévoir la phase de vérification des données

50 3.4 – Recommandations Ressources à mettre en place : humaines
plusieurs gestionnaires, en cas de recrutements extérieurs, il est conseillé de les faire travailler sur d’autres actes courants afin de réserver les compétences internes pour la reprise, 1 à 2 informaticiens dans le cas d’une migration, chef de projet, chargé entre autres de la coordination des travaux matérielles cf. CCI Base de test

51 3.4 – Recommandations Outils à utiliser :
outils de contrôle des données d’Harpège Ces outils servent soit à contrôler certaines données dans la base, soit à extraire des données sur la base de critères. Ils permettent de tirer le meilleur parti possible des fonctionnalités d’Harpège, notamment celles dites de gestion collective telles que Listes électorales ou Promouvabilités ITARF. 

52 3.5 – A faire au plus tôt Réflexion et formalisation de la stratégie
Préparation de la reprise : Phase de diagnostic Manuelle organiser et/ou compléter les dossiers papier renseigner les éléments dans les grilles de saisie Informatique : compléter éventuellement la base existante avant la migration (ex. : date d’arrêté au niveau des carrières) faire correspondre les nomenclatures de la base existante avec celles présentes dans Harpège

53 3.5 – A faire au plus tôt 3. Travail sur les structures et implantations-locaux 4. Constitution des nomenclatures et du paramétrage local (Niveau de gestion des arrêtés, Organismes de recherche, Organismes de mission, Années Universitaires, Téléphones)

54 4- La formation

55 4 – La formation Dans le cadre de l’implantation, les formations à l’outil Harpège sont de 3 types : Formation au paramétrage : destinées à un binôme chef de projet/ informaticien, 1 jour à Paris – le 15 décembre 2008 Formations techniques Objectifs : formation à l’installation et à l’exploitation technique de la base de production et de la base de formation et préparation à la migration informatique des données Pré-requis : compétences sur UNIX, Oracle, niveau DBA Destinée à 1 ou 2 informaticiens Pas de reformation nécessaire 2 jours à Paris – les 16 et 17 décembre 2008

56 4 – La formation Formations fonctionnelles
Objectifs : Apprentissage de l’exploitation fonctionnelle d’Harpège Pré-requis : connaissance du métier, de la réglementation et de l’environnement Windows Gestion individuelle 3 modules d’une durée totale de 9 jours à Paris à compter de janvier 2009 – 4 personnes Formation de formateurs Gestion collective (promouvabilités ITARF, listes électorales) 2 modules de 2 jours 2 personnes/module - juin 2009 à Paris Formations de formateurs

57 4 – La formation A ces formations, s’ajoute une formation disponible au catalogue AMUE pour les sites en exploitation : Formations pilotage Objectifs : Utilisation de l’univers Business Objects pour Harpège Pré-requis : connaissance d’Harpège Utilisateur niveau 1 (débutant) 2,5 jours Utilisateur niveau 2 (perfectionnement) 2 jours Reformation à prévoir en fonction de la population concernée

58 4 – Les formations fonctionnelles
Formation des formateurs : Choisir les formateurs en fonction de leurs compétences métier et leurs capacités à reformer Prévoir les disponibilités en fonction de la durée des différentes sessions (nationales et locales) Prévoir un travail d’assimilation et de personnalisation des modules. Le plan de formation interne : Lister les utilisateurs à reformer et le type de formation à dispenser (gestionnaires utilisateurs ou en consultation uniquement), S’assurer de la disponibilité de la salle de formation, Etablir le calendrier de formation

59 4 – Les formations fonctionnelles
La redistribution des formations en interne : mettre en place la logistique (une salle de formation équipée : vidéoprojecteur, imprimante, postes ...) avoir un dimensionnement raisonnable des groupes (14 personnes maximum) avoir une base de formation installée et entretenue reproduire les manuels de formation et les mettre à disposition des participants

60 Séminaire Conduite de Projet Formation Paramétrage
4 – Calendrier du Projet Séminaire Conduite de Projet Travaux Constitution des équipes Réflexion sur les structures et la stratégie de reprise des données Préparation de la RD Formation Paramétrage Formation technique Installation Semaine S 43 S 44 S 45 S 46 S 47 S 48 S 49 S 50 S 51 S 52 Octobre Novembre Décembre 2008

61 4 – Calendrier du Projet Travaux 2009 Janvier Février Décembre
Reprise des données et paramétrage Travaux Formation fonctionnelle Réunion de mi-parcours Réunion de bilan avant mise en exploitation Démarrage Réunion de bilan d’implantation Semaine S 4 S 5 S 6 S 7 S 8 S 9 S 22 S 39 S 40 S 50 Janvier Février Décembre 2009

62 5- Technique

63 5 – Technique Vérifier la disponibilité des personnes et leurs compétences (Unix, Oracle...) Préparation de l’installation d’Harpège Version 10gAS (cf. le cahier des charges d’implantation) Administration (installation de la base de production, de formation, d’une base test, imprimantes, sauvegarde, rafraîchissement des bases, sécurité...) Exploitation des outils de migration informatique (reprise des données notamment)

64 Accompagnement

65 6- L’accompagnement L’établissement est responsable de la mise en œuvre du projet. L’AMUE l’accompagne dans sa réalisation : Un consultant produit est chargé d’aider et d’accompagner l’établissement tout au long des différentes phases du projet (implantation, mise en exploitation). En phase d’implantation, il est l’interlocuteur de l’équipe projet ; il est chargé en particulier d’assister le chef de projet de l’établissement. Il effectue régulièrement avec le chef de projet des points d’avancement.

66 6- L’accompagnement A l’issue de la phase d’implantation, le site passe en exploitation désignation de correspondants fonctionnels et techniques chargé de : l’assistance en lien avec l’AMUE la maintenance (livraisons versions) assistance à distance avec dépôt de fiches par le web (cf. charte assistance)

67 6- L’accompagnement L’équipe accompagnement Harpège
Sophie Andriam Bénédicte Guy Christine Vié-Delannoy

68 6- La documentation

69 6- La documentation livrée aujourd’hui
Champs obligatoires HARPEGE Classeur chef de projet Outil de pilotage et exemples de sites Liste des tâches à effectuer Constitution des équipes Les structures, avec quelques exemples d’anciens sites Harpège Locaux – implantations Organisation de la communication Exemple de calendrier d’implantation Guide des procédures Grilles de saisie Organisation des formations Pré-requis aux fonctionnalités des listes électorales et promouvabilités ITARF Présentation de la journée conduite de projet

70 6- La documentation livrée aux formations techniques
Manuel exploitation, Manuel installation, Document spécifique sur l’installation des bases de formation, Fichier des nomenclatures, Modèles de données : physique et logique, Paramétrage : dossier de paramétrage, Reprise de données : migration DPATE, migration Harpège.

71 6- Autres services AMUE Listes de diffusion : harpfonc, harptech
Liste de discussion : Web :