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Séminaire conduite de projet Harpège. S é m i n a i r e Programme La conduite de projet 1. Pilotage 2. Organisation 3. Reprise de données 4. Formation.

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1 Séminaire conduite de projet Harpège

2 S é m i n a i r e Programme La conduite de projet 1. Pilotage 2. Organisation 3. Reprise de données 4. Formation 5. Technique Laccompagnement

3 S é m i n a i r e La conduite de projet Organisation Formation Pilotage Technique Reprise des données Les 5 axes principaux

4 S é m i n a i r e 1- Le pilotage

5 S é m i n a i r e 1. Le pilotage Axe central du projet, il concerne : 1.La stratégie 2.La mise en place de léquipe 3.La communication 4.Le suivi du projet 5.Lassistance 6.La constitution du dossier CNIL

6 S é m i n a i r e 1-1. La stratégie 1. Objectifs généraux 2. Diagnostic 3. Déclinaison des objectifs 4. Identification des ressources CommunicationCommunication

7 S é m i n a i r e Les objectifs généraux Ils doivent être : discutés hiérarchisés validés communiqués Exemples dobjectifs : Modifier l'organisation de la gestion du personnel Alléger à terme les charges administratives Moderniser les outils de gestion du personnel Posséder un système unique dans l'établissement Intégrer plus facilement les processus de déconcentration etc...

8 S é m i n a i r e Le diagnostic Quelle est la situation actuelle ? Faire un état des lieux des points concernés par le projet Mesurer lécart entre létat actuel et les objectifs à atteindre Commencer à évaluer les risques inhérents au changement

9 S é m i n a i r e La stratégie Les éléments à formaliser : réfléchir sur les priorités, les objectifs opérationnels mais aussi les contraintes, définir qui fera quoi, planifier, faire un calendrier des principales actions, avoir une vue densemble, disposer dun document de référence validé par lensemble des acteurs.

10 S é m i n a i r e La stratégie 2 sous-projets à part entière, ayant pour objectif de se doter dinstruments propres à la conduite dune politique de ressources humaines lexploitation du module Fonctions Décrire lensemble des activités de létablissement Observer lévolution des métiers Support aux opérations dévaluation lexploitation de lunivers Business Objects Construction des indicateurs Cellule pilotage

11 S é m i n a i r e Lidentification des ressources Définir les ressources nécessaires aux niveaux : humain financier matériel pour mettre en œuvre la stratégie définie Lidentification des ressources est facilitée par : un bon diagnostic une stratégie élaborée au plus fin

12 S é m i n a i r e 1-2. La mise en place de léquipe Léquipe projet est une structure opérationnelle. Les membres de cette équipe doivent : être disponibles avoir des fonctions identifiées et distribuées Chef de projet Porteur politique Responsable fonctionnel Responsable informatique Responsable(s) (binôme) reprise de données Responsable formation travailler en étroite collaboration

13 S é m i n a i r e 1-2. Profil de léquipe Les tâches à accomplir supposent davoir ou dacquérir : une bonne connaissance de létablissement et de son fonctionnement de bonnes connaissances métier : réglementation et métier de gestion de personnel pour le fonctionnel UNIX, Oracle et compréhension du domaine de gestion de personnel pour le technique

14 S é m i n a i r e Le chef de projet Le chef de projet est moteur dans lavancement du projet : motivé par le projet dimplantation disponible pour pouvoir simpliquer ayant un minimum de connaissances fonctionnelles et techniques

15 S é m i n a i r e Le chef de projet Il coordonne et suit les actions liées aux 5 axes de la conduite de projet. Il définit avec son équipe : la circulation de l'information entre les membres de léquipe (réunion, liste de diffusion...), la répartition des tâches de chacun par rapport aux fonctions définies, le calendrier de travail, les règles de suivi de lavancement du projet etc...

16 S é m i n a i r e Le comité de pilotage Cest lorgane politique Définit les grandes orientations Donne les moyens Procède aux arbitrages Limplication des politiques fait la différence Définir et communiquer les objectifs généraux Aider le chef de projet dans la participation des personnels concernés Porter le projet au niveau de l établissement Faire descendre de linformation vers les acteurs

17 S é m i n a i r e 1-3. La communication Il conviendra de définir : Les objectifs à atteindre (motiver ou rassurer le personnel, impliquer les politiques...). Les populations visées. Le contenu de la communication, en tenant compte de lobjectif à atteindre et de la population visée. Les moyens appropriés (démonstrations, réunions, journal dinformation...). Le rythme de diffusion dans le cadre de la mise en place dHarpège.

18 S é m i n a i r e 1-4. Le suivi du projet Gestion des ressources Gestion des délais Gestion de la qualité

19 S é m i n a i r e 1-4. Le suivi du projet Quelques conditions à remplir : Définition des objectifs : que veut-on suivre ? Définition des indicateurs : quels sont vos « instruments » de mesure ? Définition détapes : à quelles dates fait-on une « pause » pour étudier la situation ?

20 S é m i n a i r e 1-5. Lassistance Cellule dassistance interne à létablissement Elle devra comprendre : des compétences techniques des compétences fonctionnelles Les membres de cette cellule : ont généralement suivi les formations et ont accès à tous les manuels et documentations. sont les interlocuteurs directs des utilisateurs au quotidien. Cette cellule est utile pendant mais surtout après la phase dimplantation du produit

21 S é m i n a i r e 1-6. Constitution du dossier CNIL Déclaration individuelle et personnalisée à faire auprès de la CNIL : obligation de déclarer et dobtenir laccord de la CNIL pour toute nouvelle mise en œuvre de traitement portant sur des données nominatives devoir dinformation des personnes concernées par la mise en œuvre de ces traitements et de leurs droits à ce sujet. obligation de révision de la déclaration dans les cas : délargissement du périmètre fonctionnel mettant en œuvre des données nominatives, de sortie du périmètre pris en compte dans le cadre de la norme simplifiée

22 S é m i n a i r e 2- Lorganisation

23 S é m i n a i r e Les différentes étapes : 1.définition des structures Harpège 1.définition des implantations et des locaux 1.définition des habilitations ou des accès 1.élaboration du paramétrage 2 – Lorganisation

24 S é m i n a i r e 2.1 – Définition des structures Leur définition dans Harpège est fonction : Existence juridique Choix politiques : Enjeux : pilotage, visibilité géographique, utilisation quotidienne, Spécificité : rapport à la réalité, aux besoins, aux fonctionnements déjà existants Niveau de détail : niveau fin ou global Logique de codification Statut Article 43 : Harpège mono-établissement Liens avec les habilitations : droits daccès

25 S é m i n a i r e 2.1 – Définition des structures Exemple de processus : Identifier les composantes, les services communs, etc., de létablissement et mener une réflexion élargie sur les structures et implantations-locaux (secrétaire général, chef de projet, gestionnaires, informaticien) Préciser le degré de finesse de larborescence Élaborer larborescence : définir formellement les différents niveaux et libellés Définir une codification des éléments de structure Formalisation et proposition aux composantes. Arbitrage et validation politique finale sur larborescence des structures

26 S é m i n a i r e 2.2 – Définition des implantations/locaux Les implantations/locaux permettent de décrire la réalité géographique de létablissement : Implantation unique sur un immeuble contenant un grand nombre de locaux Implantations multiples, sur un même campus ou sur des campus distincts A chaque implantation sont liés: une adresse des locaux Les locaux sont ensuite associés à : une structure des agents

27 S é m i n a i r e 2.3 – Définition des habilitations Réflexion sur lorganisation du travail de toutes les personnes concernées par la GRH (qui fait quoi, qui est responsable de quoi, à quel niveau...). Travail de collaboration entre politiques et utilisateurs afin de satisfaire lensemble des personnes concernées. Définition des différents profils dutilisateurs (traitements et données). Affectation dun profil à chaque utilisateur. Evolution dans le temps : élargies au début pour être de plus en plus affinées Nota : Les habilitations ne seront véritablement opérationnelles que lorsque les occupations/affectations seront toutes saisies.

28 S é m i n a i r e 2.4 – Élaboration du paramétrage Le paramétrage dHarpège est constitué de 7 éléments qui doivent être traités dans lordre suivant : 1.Création de la structure mère (n1 de larborescence = établissement) 2.Création des utilisateurs 3.Saisie des profils dhabilitations 4.Saisie des tables de nomenclatures locales (années universitaires, organismes de mission, organismes de recherche, téléphone) 5.Saisie des implantations / locaux 6.Saisie des composantes et autres structures (et liens avec les implantations / locaux) 7.Paramétrage du niveau de gestion des arrêtés et saisie des visas Dans le module dadministration dHarpège Dans Harpège

29 S é m i n a i r e 3- La reprise des données

30 S é m i n a i r e Les différentes étapes : 1.Enjeux, caractéristiques, initialisation et ordonnancement 2.Diagnostic de lexistant 3.Stratégie de reprise et éléments à prendre en compte 4.Exemple de saisie dhistorique de carrières 5.Recommandations 6.A faire au plus tôt 3 – La reprise des données

31 S é m i n a i r e Lobjectif est de disposer dune base Harpège complète et fiable Une reprise qui sest réalisée dans de bonnes conditions, dans des délais assez courts : est une marque de réussite du travail des gestionnaires et des informaticiens et devient un facteur motivant permet de sassurer dans lavenir du bon fonctionnement de lapplication garantit la fiabilité des informations pour les échanges dinformations permet dexploiter rapidement les données pour une GRH au quotidien 3.1 – Enjeux

32 S é m i n a i r e Il sagit dintroduire au minimum toutes les données obligatoires dans Harpège avec pertinence et cohérence Données obligatoires : données minimales et nécessaires pour valider la saisie dun écran données minimales et nécessaires pour activer des fonctionnalités transverses 3.1 – Caractéristiques

33 S é m i n a i r e 3.1 – Caractéristiques Exemple : État civil Champs obligatoires : Civilité Nom usuel Prénom Nom patronymique Date de naissance Pays de naissance Remarque : dans le cas dune naissance en France, le département est une donnée obligatoire. La ville nest pas une donnée obligatoire.

34 S é m i n a i r e 2 types de reprise : manuelle pas dapplication existante létat des données dans loutil existant nest pas fiable, pas entretenu ou incomplet informatique ou migration de données application(s) existantes données complètes et fiables pouvant être réutilisées dans Harpège mixité de toute reprise informatique : complétée par un travail de contrôle et de saisie applications locales : GPU, GRH, spécifiques applications nationales : AGORA, POPPEE ITARF, POPPEE Bibliothèque autres ? : Données de la TG… 3.1 – Caractéristiques

35 S é m i n a i r e Pour commencer une reprise des données, aussi bien manuelle quautomatique, les données minimum à saisir dans la base Harpège sont : Les structures, au moins le niveau 1 Les utilisateurs Les habilitations 3.1 – Initialisation dHarpège

36 S é m i n a i r e 3.1 – Ordonnancement de la reprise

37 S é m i n a i r e Objectif : Faire un état des lieux des données de gestion de personnel par rapport à Harpège. Etapes à suivre : A partir du support de travail (dossier papier, applications informatiques…), faire le constat de létat des données existantes (qualité, complétude...) pour chaque catégorie de personnels, par rapport aux contraintes dHarpège : concepts, nomenclatures et champs obligatoires Etude des modèles de données dHarpège et comparaison avec les modèles de données de lapplication locale Etude des nomenclatures dHarpège et comparaison avec celles utilisées dans lapplication locale 3.2 – Le diagnostic de lexistant

38 S é m i n a i r e Outils : Modèles de données dHarpège Modèles de données des applications locales Liste des champs obligatoires dHarpège Liste des nomenclatures utilisées dans Harpège Liste des nomenclatures utilisées dans les applications locales Dossiers des agents Emplois/postes : enquête COSMOS, délégations – Le diagnostic de lexistant

39 S é m i n a i r e Définition de la stratégie à partir : du diagnostic des choix de gestion, de pilotage de létablissement - en fonction des besoins de chacun (direction, gestionnaires...) de la priorisation des actes de gestion (ex. : fonctionnalités dHarpège : liste électorales et promouvabilités Itarf) 3.3 – La stratégie de reprise

40 S é m i n a i r e A partir du diagnostic et des objectifs, il sagit de : se donner des priorités et des échéances, faire le bon choix entre une reprise automatique ou manuelle, définir et formaliser les étapes à suivre et leur ordre en fonction du travail quotidien, de la logique de saisie imposée par Harpège... formaliser de façon précise quelles sont les informations à rentrer dans la base avec le niveau de détail souhaité 3.3 – La stratégie de reprise

41 S é m i n a i r e Reprise manuelle : à partir du dossier de lagent directement (gain de temps si réorganisation préalable des dossiers papier) à partir de grilles de saisie pré-remplies Reprise automatique : à partir des applications locales à partir des applications nationales 3.3 – La stratégie de reprise

42 S é m i n a i r e Besançon Caen RepriseDijon GPUNancy 1 Paris 5 Strasbourg 1 et 2 St Etienne Reims Amiens, Clermont 2, RepriseLyon 1, GRHRennes 1, Toulouse 3, INSA Toulouse Tours, Nantes Poitiers, Brest Bordeaux 3 INPG Limoges Lille 1 Orléans ReprisesParis 3, Paris 6 diverses :Paris 7 Clio Paris 10 4D Perpignan multilog Rouen GDP Versailles ESPER Littoral Excel UTC Access INPL FileMakerProLe Mans Grenoble 1 Bordeaux 4 Lyon 2 UBS Aix-Marseille 1 Amiens Clermont 1 et 2 INPG RepriseLimoges, AGORAParis 10, Paris 11 Perpignan Rennes 2 Strasbourg 1 et 2 Nice Le Mans, UBS Montpellier 1 Lille 3, Lyon 2 Angers Avignon Bordeaux 2 Bordeaux 4 Clermont 1 Evry RepriseLa Réunion ManuelleMontpellier 3 Paris 12 Paris 1 Paris 3 Rennes 2 Strasbourg 3 Toulouse 1 et 2 Troyes Montpellier 2 Le Mans Paris 1 RepriseMontpellier 1 POPEEParis 11 Lille 3 UBS 3.3 – La stratégie de reprise

43 S é m i n a i r e Dans le cas du choix dune migration informatique, achever au plus vite la phase de migration afin déviter de « mélanger » phases automatiques et phases manuelles adapter lorganisation du travail, prévoir et ne pas sous-estimer le travail de vérification des données reprises, se donner les moyens du suivi (indicateurs, jalons, calendrier...), 3.3 – La stratégie de reprise

44 S é m i n a i r e Limites de la reprise automatique : Pas de migration des structures avec les outils fournis par lAgence Impossibilité de faire évoluer Harpège (patchs fonctionnels, versions supérieures) avant que les migrations informatiques ne soient achevées Étude fine des nomenclatures nationales et constitution des correspondances Importance du travail de collaboration entre linformaticien et le gestionnaire Délai de vérification des données plus long par rapport à une reprise manuelle Complexité liée à la logique du shéma fonctionnel 3.3 – Éléments à prendre en compte

45 S é m i n a i r e Cas particulier, la reprise dAGORA et POPPEE : Populations IATOS et bibliothèque Fichier à demander au Rectorat et au Ministère Examen des fichiers Intérêt dune telle reprise à estimer : rapporter le temps passé consacré à cette reprise à la richesse et la fiabilité des informations contenues dans les fichiers 3.3 – Éléments à prendre en compte

46 S é m i n a i r e Pré-requis à lutilisation des fonctionnalités de gestion collective : Promouvabilités ITARF absolus : que lagent existe dans la base avec au minimum : son élément de carrière en cours (corps, grade, échelon ainsi que date deffet et type daccès) ; sa position statutaire en cours. non-absolus mais vivement recommandés : les historiques de carrière(s), de positions statutaires, de contrat(s) de congés 3.3 – Éléments à prendre en compte

47 S é m i n a i r e Pré-requis à lutilisation des fonctionnalités de gestion collective : Listes électorales Individus hébergés : Lien avec la structure de travail Diplômes, notamment Doctorat et HDR (Conseil scientifique) Agents avec contrat : Contrat en cours et antériorité des contrats dans létablissement, au minimum dans la limite dancienneté requise Diplômes, notamment Doctorat et HDR (Conseil scientifique) Congés en cours et historique Affectation en cours. 3.3 – Éléments à prendre en compte

48 S é m i n a i r e Pré-requis à lutilisation des fonctionnalités de gestion collective : Listes électorales Agents avec carrière : Elément de carrière en cours Diplômes, notamment Doctorat et HDR (Conseil scientifique) Section CNU pour les enseignants chercheurs Positions statutaire en cours Congés en cours Affectation en cours 3.3 – Éléments à prendre en compte

49 S é m i n a i r e Ecueils à éviter : Objectifs et stratégie incompris ou non communiqués auprès des gestionnaires et de linformaticien Sous-estimer la charge de travail - manque de moyens et dorganisation Ne pas se donner de limite dans le temps ou se donner des échéances irréalistes Choix de la migration informatique sans réelle remise en question sous prétexte de la facilité liée à lautomatisme Manque de collaboration entre informaticiens et gestionnaires Ne pas prévoir la phase de vérification des données 3.4 – Recommandations

50 S é m i n a i r e Ressources à mettre en place : humaines plusieurs gestionnaires, en cas de recrutements extérieurs, il est conseillé de les faire travailler sur dautres actes courants afin de réserver les compétences internes pour la reprise, 1 à 2 informaticiens dans le cas dune migration, chef de projet, chargé entre autres de la coordination des travaux matérielles cf. CCI Base de test 3.4 – Recommandations

51 S é m i n a i r e Outils à utiliser : outils de contrôle des données dHarpège Ces outils servent soit à contrôler certaines données dans la base, soit à extraire des données sur la base de critères. Ils permettent de tirer le meilleur parti possible des fonctionnalités dHarpège, notamment celles dites de gestion collective telles que Listes électorales ou Promouvabilités ITARF. 3.4 – Recommandations

52 S é m i n a i r e 1.Réflexion et formalisation de la stratégie 2.Préparation de la reprise : Phase de diagnostic Manuelle organiser et/ou compléter les dossiers papier renseigner les éléments dans les grilles de saisie Informatique : compléter éventuellement la base existante avant la migration (ex. : date darrêté au niveau des carrières) faire correspondre les nomenclatures de la base existante avec celles présentes dans Harpège 3.5 – A faire au plus tôt

53 S é m i n a i r e 3. Travail sur les structures et implantations-locaux 4. Constitution des nomenclatures et du paramétrage local (Niveau de gestion des arrêtés, Organismes de recherche, Organismes de mission, Années Universitaires, Téléphones) 3.5 – A faire au plus tôt

54 S é m i n a i r e 4- La formation

55 S é m i n a i r e Dans le cadre de limplantation, les formations à loutil Harpège sont de 3 types : Formation au paramétrage : destinées à un binôme chef de projet/ informaticien, 1 jour à Paris – le 15 décembre 2008 Formations techniques Objectifs : formation à linstallation et à lexploitation technique de la base de production et de la base de formation et préparation à la migration informatique des données Pré-requis : compétences sur UNIX, Oracle, niveau DBA Destinée à 1 ou 2 informaticiens Pas de reformation nécessaire 2 jours à Paris – les 16 et 17 décembre – La formation

56 S é m i n a i r e Formations fonctionnelles Objectifs : Apprentissage de lexploitation fonctionnelle dHarpège Pré-requis : connaissance du métier, de la réglementation et de lenvironnement Windows Gestion individuelle 3 modules dune durée totale de 9 jours à Paris à compter de janvier 2009 – 4 personnes Formation de formateurs Gestion collective (promouvabilités ITARF, listes électorales) 2 modules de 2 jours 2 personnes/module - juin 2009 à Paris Formations de formateurs 4 – La formation

57 S é m i n a i r e A ces formations, sajoute une formation disponible au catalogue AMUE pour les sites en exploitation : Formations pilotage Objectifs : Utilisation de lunivers Business Objects pour Harpège Pré-requis : connaissance dHarpège Utilisateur niveau 1 (débutant) 2,5 jours Utilisateur niveau 2 (perfectionnement) 2 jours Reformation à prévoir en fonction de la population concernée 4 – La formation

58 S é m i n a i r e Formation des formateurs : Choisir les formateurs en fonction de leurs compétences métier et leurs capacités à reformer Prévoir les disponibilités en fonction de la durée des différentes sessions (nationales et locales) Prévoir un travail dassimilation et de personnalisation des modules. Le plan de formation interne : Lister les utilisateurs à reformer et le type de formation à dispenser (gestionnaires utilisateurs ou en consultation uniquement), Sassurer de la disponibilité de la salle de formation, Etablir le calendrier de formation 4 – Les formations fonctionnelles

59 S é m i n a i r e La redistribution des formations en interne : mettre en place la logistique (une salle de formation équipée : vidéoprojecteur, imprimante, postes...) avoir un dimensionnement raisonnable des groupes (14 personnes maximum) avoir une base de formation installée et entretenue reproduire les manuels de formation et les mettre à disposition des participants 4 – Les formations fonctionnelles

60 S é m i n a i r e 4 – Calendrier du Projet Octobre TravauxTravaux 2008 S 43 Semaine Séminaire Conduite de Projet Constitution des équipes Réflexion sur les structures et la stratégie de reprise des données Préparation de la RD Formation technique S 49S 50S 51S 52S 48S 47S 44S 45S 46 Formation Paramétrage Installation NovembreDécembre

61 S é m i n a i r e 4 – Calendrier du Projet Janvier TravauxTravaux 2009 S 4 Semaine Reprise des données et paramétrage Formation fonctionnelle S 22S 39S 40S 50S 9S 8S 5S 6S 7 FévrierDécembre Réunion de mi- parcours Réunion de bilan avant mise en exploitation Démarrage Réunion de bilan dimplantation

62 S é m i n a i r e 5- Technique

63 S é m i n a i r e Vérifier la disponibilité des personnes et leurs compétences (Unix, Oracle...) Préparation de linstallation dHarpège Version 10gAS (cf. le cahier des charges dimplantation) Administration (installation de la base de production, de formation, dune base test, imprimantes, sauvegarde, rafraîchissement des bases, sécurité...) Exploitation des outils de migration informatique (reprise des données notamment) 5 – Technique

64 S é m i n a i r e Accompagnement

65 S é m i n a i r e 6- Laccompagnement Létablissement est responsable de la mise en œuvre du projet. LAMUE laccompagne dans sa réalisation : Un consultant produit est chargé daider et daccompagner létablissement tout au long des différentes phases du projet (implantation, mise en exploitation). En phase dimplantation, il est linterlocuteur de léquipe projet ; il est chargé en particulier dassister le chef de projet de létablissement. Il effectue régulièrement avec le chef de projet des points davancement.

66 S é m i n a i r e 6- Laccompagnement A lissue de la phase dimplantation, le site passe en exploitation désignation de correspondants fonctionnels et techniques chargé de : lassistance en lien avec lAMUE la maintenance (livraisons versions) assistance à distance avec dépôt de fiches par le web (cf. charte assistance)

67 S é m i n a i r e 6- Laccompagnement Léquipe accompagnement Harpège Sophie Andriam Bénédicte Christine Vié-Delannoy

68 S é m i n a i r e 6- La documentation

69 S é m i n a i r e 6- La documentation livrée aujourdhui Champs obligatoires HARPEGE Classeur chef de projet Outil de pilotage et exemples de sites Liste des tâches à effectuer Constitution des équipes Les structures, avec quelques exemples danciens sites Harpège Locaux – implantations Organisation de la communication Exemple de calendrier dimplantation Guide des procédures Grilles de saisie Organisation des formations Pré-requis aux fonctionnalités des listes électorales et promouvabilités ITARF Présentation de la journée conduite de projet

70 S é m i n a i r e 6- La documentation livrée aux formations techniques Manuel exploitation, Manuel installation, Document spécifique sur linstallation des bases de formation, Fichier des nomenclatures, Modèles de données : physique et logique, Paramétrage : dossier de paramétrage, Reprise de données : migration DPATE, migration Harpège.

71 S é m i n a i r e 6- Autres services AMUE Listes de diffusion : harpfonc, harptech Liste de discussion : Web :


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