Lignes directrices du contrôle interne

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1 Lignes directrices du contrôle interne
1. Principes de contrôle interne 2. Zones de risques indentifiées à l’occasion des audits 3. Modalités de mise en œuvre du CI 4. Bénéfices attendus

2 1. PRINCIPES DE CONTRÔLE INTERNE

3 1. Principes de contrôle interne
1.1 Objectifs Maîtriser les risques inhérents à l ’activité d ’agent comptable Assurance raisonnable et non garantie absolue. Optimiser l ’utilisation des ressources Définition : ensemble de dispositifs formalisés permanents choisis par l’encadrement et mis en œuvre par les responsables de tous niveaux pour maîtriser le fonctionnement de leurs activités en vue de fournir une assurance raisonnable de la régularité, de la sincérité et de l’image fidèle des comptes

4 1. Principes de contrôle interne
1.1 Objectifs Régularité des opérations Qualité comptable (respect des principes comptables, fiabilité et exhaustivité de l ’information financière produite…) Sécurité financière

5 1. Principes de contrôle interne
1.2 Matérialisation Dispositif mis en œuvre pour identifier et hiérarchiser les risques inhérents à l ’activité. Mesures organisationnelles destinées à prévenir la transformation du risque en dysfonctionnement ou sinistre. Ensemble des procédures visant à faire progresser la qualité et la sécurité des transactions financières (ex : modernisation des procédure de paiement)

6 1.3 Principes d ’organisation
1. Principes de contrôle interne 1.3 Principes d ’organisation La confiance en un collaborateur ne peut être une garantie contre le risque d ’erreur. Séparation des tâches, rupture des chaînes de travail. Le dispositif de contrôle interne est sécurisant pour l ’AC mais aussi pour ses collaborateurs.

7 2. ZONES DE RISQUES IDENTIFIEES

8 2.1 Opérations en numéraire
2. Zones de risques identifiées 2.1 Opérations en numéraire Absence de plafond d ’encaisse Pas d ’arrêté de caisse quotidien Absence de formalisation des rapprochements caisse comptabilité (AC). - Pas systématiquement d ’arrêté comptable qotidien. Procédure d ’arrêté à définir avec contrôle de PJ. Formaliser la validation quotidienne. - Formalisation des contrôles sur VI (rapprochement GTI -compta, validation des écritures, justification des flux).

9 2. Zones de risques identifiées
2.2 Chèques Conservation, délais de transmission par les régisseurs. Célérité de comptabilisation et de remise à l’encaissement. Subsistance des chèques à encaissement différé. Paiement par chèque encore trop fréquent. Comptabilisation des chèques : - Utilisation des comptes de transit chèques remis à l ’encaissement et chèques à payer. Dans ce cas, le registre manuel de suivi du compte de dépôt n ’est plus utile. Comptabiliser au jour le jour dans GFC les débits et crédits attendus. Délai de remise : pas systématiquement le lendemain de leur encaissement, pas systématiquement dans les 8 jours. En paiement : privilégier le virement plus sécurisé. Rappeler le seuil de 750€ de paiement par chèque (sauf organismes de séc so).

10 2. Zones de risques identifiées
2.3 Opérations des régies Absence de suppléant, de fonds de caisse, cautionnement. Précision des arrêtés de création Reconstitution avance avant visa PJ Logiciel de régie non installé Absence de contrôle inopiné sur place Encaissement en régie de recettes non prévues par l ’arrêté de création (ex : voyage scol.)

11 2. Zones de risques identifiées
2.4 Comptes de tiers Justification des sommes en balance d ’entrée Délais d ’apurement des comptes Ressources affectées Tenue des états de développement des soldes (détail des opérations, périodicité des EDS). - Justif : Les comptes de tiers ne sont pas budgétaires, donc absence de validation de l ’ordonnateur. Transit d ’opérations, d ’ où risques de « jeu de piste ». Cavalerie par l ’utilisation des des comptes d ’imputation provisoire. Qualité de la justification des débits (ordre de paiement signé par l ’agent comptable et justifié par une pièce attestant de l ’origine de la somme et du caractère libératoire. Traçabilité du RIB, justif identité du bénéficiaire d ’un paiement par caisse. Ress. Aff. : Justification des budgets prévisionnels des actions. Anomalies de soldes des comptes 4682 et 4684 pas toujours expliquées sur les états de soldes. Ress aff pas toujours mis en œuvre. EDS Etablir mensuellement les états de développement des soldes ajustés avec la balance. Avoir, un suivi de la date d ’origine de l ’encaissement ou du paiement et une individualisation suffisante (millésime de la dotation par exemple). - Débit compte 4662, 4663, 4664… (indépendant de l ’exec. Budgétaire) avec OP non vérifié avant la fin de l ’année.

12 2.5 - Opérations de dépenses
2. Zones de risques identifiées 2.5 - Opérations de dépenses Délai global de paiement Respect du principe de séparation ordonnateur/comptable Ajustement comptabilité budgétaire et générale Rattachement des charges à l ’exercice (confusion charges à payer - restes à payer) DGP - Périodicité de transmission et de comptabilisation des dépenses des établissements concernés. - Fréquence de mandatement. Séparation O/C - Respect de la chaîne, mandatement par le gestionnaire, signature de l ’ordonnateur, visa des pièces de l ’AC avant prise en charge comptable sur informatique. Ne pas concentrer BC, certif service fait, mandatement et paiement. Etablir des délégations pour les BC. Ne pas abuser de la procédure des bordereaux de menues dépenses (seuil à définir dans les arrêtés de régie). Ajust budg. - Concordance entre cumul opérations budgétaires (bord mandats / OR) avec la compta géné. Non vérifiée. Conformité budget saisi dans l ’appli avec document voté non vérifié. Attention à ne pas intégrer les DM avant validation par le CA. CAP Fiabilisation des charges à payer, produits à recevoir, CCA, PCA.

13 2. Zones de risques identifiées
2.6 Recettes Respect du principe des droits constatés Délai d ’émission des ordres de recettes Suivi du recouvrement recettes spécifiques (voyages scolaires, taxe d ’apprentissage…) - Comptabilisation des subventions sur la base des notifications faites - Emission tardive des ordres de recettes. - Suivi des restes à recouvrer : tableau de bord des poursuites. - Bourses : veiller au respect de la séparation dossier administratif (secrétariat Proviseur) comptabilisation-paiement (comptable). -Les Justifications des remises de principes et remises d’ordre généralement bien suivies, mais peu supervisées.

14 2. Zones de risques identifiées
2. 7 Suivi patrimonial Non concordance de l’état de l ’actif avec le compte financier. Procédure d ’ajustement des stocks Inventaire : - Sorties d ’inventaire (PV CA) à constater et comptabiliser. - Suivi inégal ets Principal / ets rattachés, en terme d ’ajustement et en terme d ’inforamtisation (EGIMMO). - Pas de règles de mise à jour des inventaires. Écritures en fin d ’année et non au fil de l ’eau. - Durées d ’amortissement à rapprocher de la circ du 10/06/91 mais aussi à faire valider par le CA Stocks : - Ajustement Star / Stock physique. - Rapprochement sorties / menus arrêtés par la commission/ registres d ’appel - Limiter l ’accès au stock. Registre des sorties tenu par le magasinier. - Habilitation au logiciel de tenue des stocks : 1 accès 1 mot de passe (en pratique souvent pls personnes pour un même mot de passe. - Rapprochement périodique fiches de

15 2.8 Opérations particulières
2. Zones de risques identifiées 2.8 Opérations particulières Absence de procédure de validation définie pour les rectifications comptables Traçabilité perfectible (modalités d ’archivage des justificatifs à définir)

16 3. MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DUCONTROLE INTERNE

17 3. Mise en oeuvre Découpage de l ’activité par cycle.
3.1 Recensement et cotation des risques Découpage de l ’activité par cycle. Liste des procédures Détermination pour chaque procédure du niveau de risque inhérent et du dispositif de contrôle attendu pour maîtriser ce risque. = référentiel de contrôle interne Cycles : EPN - Capitaux propres - Immobilisations corporelles - Immobilisations fi - Trésorerie - Résultat - Créances - dettes - stocks EPLE : Comptabilité générale Patrimoine Dépenses Recouvrement Caisse- valeur - Trésor Régies Objets confectionnés.

18 3. Mise en oeuvre 3.1 Recensement et cotation des risques (exemple de référentiel Trésor) Organisation de la traçabilité : Date de comptabilisation du relevé.apposée. Ajustement bancaire mensuel formalisé, pour faciliter la supervision (situation du 512 dans GFC / dernier relevé ce compte DFT + explication des opérations non dénouées expliquant l ’éventuelle différence).

19 3. Mise en oeuvre 3.2 L ’organigramme fonctionnel
Le point d ’entrée est la procédure et non l ’agent (exemple d ’OF Trésor).

20 3. Mise en oeuvre 3.2 Autodiagnostic
Identifier, pour chaque cycle découpé en tâches, les écarts entre la pratique effective et le référentiel. Questionnaire, à étayer par des corroborations sur échantillon. Détermination sur chaque tâche, d ’un risque résiduel compte tenu du dispositif de contrôle mis en œuvre. Actions correctives à mettre en œuvre.

21 3. Mise en oeuvre 3.3 Plan d ’action
Organise le dispositif de CI (autocontrôle, contrôle réciproque, supervision) Prévoit la documentation des procédures Définit la traçabilité Doit être validé. Actualisation : suppose le suivi et l ’analyse des anomalies et des résultats des contrôles tracés. Actualisation annuelle ou suite à audit. - Organise en fonction du résultat de l ’autodiagnostic : Risque inhérent + risque de contrôle = risque global Les actions doivent être hiérarchisées. Une échéance de mise en œuvre doit être prévue - Documente : fiche de procédure = définition précise des contrôles à exercer sur une opération et des pièces à détenir. - Traçabilité (piste d ’audit) : l ’application du plan  d’action doit être certifiable. La date, l ’auteur et les points de contrôles doivent être tracés. Les documents supports archivés pour être en mesure à tout moment d ’attester de la permanence de la procédure de contrôle (contrôles sur rectifications, anomalies, soldes, historique d ’opération). L ’archivage des éditions comptables et des PJ doit être défini. - Validation : externe, à priori par le service centralisateur : Trésor : TPG pour PNC, DGCP pour PDCI. - Actualisation : enrichissement en fonction des évolutions des procédures de travail, des anomalies détectées, des résultats des contrôles internes pratiqués, des audits (recommandations émises) du comptable superieur du Trésor (articles 60, 61, 148 du décret du 29/12/1962) ou IGAENR. Le plan d ’action doit vivre.

22 3.4 - Contraintes à prendre en compte
3. Mise en oeuvre 3.4 - Contraintes à prendre en compte Cumul des fonctions gestionnaire -Agent comptable. Faiblesse de l ’effectif. - Cumul Gestio / AC : L ’organigramme fonctionnel doit faire ressortir les deux tâches distinctement sur chaque procédure. Il doit permettre de s ’assurer que les contrôle fondamentaux ordo-cple sont effectifs, entre AC et Gestio des établissements rattachés et au sein de l ’établissement de rattachement. - Faiblesse de l ’effectif : La traçabilité peut être garanties par de simples annotations sur les états exploités, un visa daté...

23 4. Bénéfices attendus

24 4. Bénéfices attendus Clarification de l ’organisation (cohérence organigramme - délégations - habilitations informatiques, séparation de tâches, développement de la polyvalence). Association des personnels. Sécurisation de leur environnement de travail. Traçabilité des erreurs et de leur rectification. Respect de régularité mais aussi amélioration des procédures (virements par internet, prélèvement automatique des demies pensions), - Clarification : - Association des personnels. Sécurisation de leur environnement de travail : - Traçabilité des erreurs et de leur rectification : L ’AC gagnera en réactivité grâce au suivi des anomalies. Pilotage renforcé. Des tableaux de bord constituent aussi des outils de contrôle interne (délais de paiement, suivi du recouvrement, délai de régularisation des chèques impayés…). - Respect de régularité mais aussi amélioration des procédures (virements par internet, prélèvement automatique des demies pensions),

25 4. Bénéfices attendus Pérenniser les bonnes pratiques en cas de rotation des personnels, faciliter la prise de fonction. Amélioration de l ’auditabilité de l ’agence comptable. Comptes plus facilement certifiables.