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1 Académie de CLERMONT-FERRAND Mars 2008 Sensibilisation des ordonnateurs et des gestionnaires au contrôle de gestion et au contrôle interne comptablecontrôle.

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1 1 Académie de CLERMONT-FERRAND Mars 2008 Sensibilisation des ordonnateurs et des gestionnaires au contrôle de gestion et au contrôle interne comptablecontrôle de gestion Présentation aux agents comptables de loutil ODICE

2 2 LE CONTRÔLE INTERNE COMPTABLE EN EPLE IDENTIFIER LES RISQUES POUR MIEUX PILOTER.

3 3 QUALITE FINANCIERE EN EPLE « La société a le droit de demander compte à tout agent public de son administration. » Art. 15 de la Déclaration des droits de lhomme et du citoyen du 26 août 1789

4 4 CONTRÔLE INTERNE COMPTABLE EN EPLE OUTIL DIAGNOSTIC INTERNE COMPTABLE EN EPLE

5 5 Plan de présentation La définition Le contexte Les objectifs La démarche L outil La mise en oeuvre

6 6 définition Le contrôle interne relève dune démarche qualité : Stratégie de prévention et de maîtrise des risques Risque : tout évènement qui ne permet pas datteindre lobjectif général de qualité Objectif : Comptes réguliers et sincères Image fidèle du patrimoine et de la situation financière

7 7 définition Un ensemble de procédures destinées à faire progresser la qualité et la sécurité des opérations financières Une démarche qui associe étroitement tous les personnels Un principe dassurance raisonnable (et non dassurance absolue)

8 8 Plan de présentation La définition Le contexte Les objectifs La démarche L outil La mise en oeuvre

9 9 contexte La gestion publique est en mutation - LOLF Laudit des procédures se substitue progressivement au contrôle des actes Les contrôles par sondages ciblés remplacent les contrôles exhaustifs La nécessité pour les autorités publiques de sassurer de la qualité des comptes - Certification

10 10 contexte Un déploiement récent mais rapide dans la sphère publique : Le MEN est engagé dans la démarche Les EPN et les Universités le sont également Ainsi que le réseau du Trésor Public Sous limpulsion de la Cour des Comptes

11 11 Plan de présentation La définition Le contexte Les objectifs La démarche L outil La mise en oeuvre

12 12 objectifs Un contrôle interne de qualité permet : détablir des comptes annuels fiables de sauvegarder le patrimoine d améliorer les performances

13 13 Plan de présentation La définition Le contexte Les objectifs La démarche L outil La mise en oeuvre

14 14 démarche Ces objectifs sont-ils tous atteints dans tous les EPLE ? La qualité administrative et financière est reconnue comme globalement satisfaisante

15 15 démarche Mais suite aux observations des corps de contrôle, la démarche de contrôle interne vise à : Améliorer la communication mutuelle entre ordonnateur, comptable et autorités de contrôle Eviter les enregistrements comptables irréguliers Réduire les dysfonctionnements

16 16 démarche Les zones à risques : Méconnaissance de la réglementation (marchés publics, voyages scolaires, ateliers, …) Insuffisance de formalisation des procédures, ou de respect des procédures formalisées Chèques et numéraire

17 17 démarche Les facteurs de risques : Confiance parfois excessive accordée aux agents dans la gestion des opérations Absence de séparation des tâches (et donc labsence de contrôles mutuels) Défaut de vérification

18 18 démarche La qualité comptable : une attente des corps de contrôle Auditeurs des trésoreries générales : laudit sappuie sur la description par elle-même de lentité auditée Chambres régionales et Cour des Comptes

19 19 démarche La qualité comptable concerne près de EPLE Donc ordonnateurs et gestionnaires Et comptables publics MEN et leurs équipes La maîtrise du risque est laffaire de tous les intervenants Donc pas seulement des « financiers » Car le CIC consiste à fiabiliser tout le processus débouchant sur une écriture comptable

20 20 Plan de présentation La définition Le contexte Les enjeux La démarche L outil : Présentation Exemples La mise en oeuvre

21 21 Initiative de lacadémie de Poitiers En collaboration étroite avec la TG de la Vienne Relayée et valorisée par lIGAENR Développée par un groupe de travail national En collaboration avec la MAEC du MINEFI Une version optimisée de loutil et des procédures est disponible suite à des tests dans 10 académies

22 22 A quoi sert ? Mesurer les risques sur la comptabilité budgétaire et générale par un auto diagnostic Ne pas confondre % de risque élevé et inefficacité du service Définir un plan dactions après analyse des risques Mettre en place les procédures permettant de maîtriser ces risques Cest un outil de management (organigramme fonctionnel) et danticipation des audits du Trésor public

23 23 De quoi se compose-t-il ? Dun guide méthodologique Dun questionnaire dauto diagnostic Dexemples dorganigramme fonctionnel et de plans dactions De fiches de procédures adaptables

24 24 Le questionnaire dauto diagnostic Tableur à 12 onglets qui correspondent :12 onglets aux cycles de lactivité comptable, à des procédures spécifiques aux EPLE à lorganigramme fonctionnel A lintérieur de chaque onglet les réponses à une liste ditem (certains pondérés) permettent dévaluer le risque lié au cycle considéré Tous les EPLE ne sont pas nécessairement concernés par tous les cycles ni par tous les items dun cycle. Cest donc un outil qui doit être adapté à chaque situation.

25 25 Le périmètre de lauto diagnostic RĖGIE RECOUVREMENT PATRIMOINE STOCKS MARCHĖS RĖMUNERATIONS AIDES FINANCIÈRES VOYAGES SCOLAIRES OBJETS CONFECTIONNĖS COMPTABILITE GENERALE CAISSE- TRESOR VALEURS CAISSE- TRESOR VALEURS

26 26 Pour quels utilisateurs ? Ordonnateurs et gestionnaires Comptables En liaison étroite avec leurs équipes

27 27 Un outil personnalisable Chaque équipe doit : se lapproprier ladapter à sa structure et à ses préoccupations le faire vivre dans la durée

28 28 A lissue de lauto diagnostic Les risques sont hiérarchisés La cartographie des risques est établie document de synthèse qui permet davoir une vision globale et consolidée des risques existantsdocument de synthèse De cette cartographie découlera le plan dactions

29 29 Plan de présentation La définition Le contexte Les enjeux La démarche L outil La mise en œuvre : Le plan dactions Les fiches de procédures

30 30 Plan dactions Décline lensemble des risques attachés à chaque processus Fixe les actions à mener pour les couvrir Arrête un calendrier de contrôle et un suivi des contrôles effectués Lapproche par les risques permet de déterminer les actions à entreprendre en fonction de : Leur gravité (impacts en termes denjeux financiers, humains, dimage…) Leur fréquence

31 31 Plan dactions Quelles questions se poser pour élaborer le plan dactions : La correction est-elle urgente ? De quels moyens dispose le service pour mener à bien cette action ? Les mesures sont-elles pertinentes et de nature à corriger les risques ? Est-il possible denvisager des étapes intermédiaires? Quel planning ? Quels agents sont impliqués dans cette action ? Quel suivi de la mise en place du dispositif est à réaliser ?

32 32 Plan dactions Deux exemples de plans dactions Un lycée dAmiens Un lycée de Poitiers

33 33 Fiches de procédures OBJECTIF : Améliorer le fonctionnement des services administratifs et financiers des EPLE Valoriser lexistant Formaliser les pratiques Identifier les contrôles courants Permettre une meilleure compréhension par les acteurs de leur rôle dans lorganisation Harmoniser les tâches au sein de léquipe

34 34 Fiches de procédures QUELLES QUESTIONS SE POSER POUR ELABORER UNE FICHE DE PROCEDURE ? Quel est le fait générateur ? Qui instruit ? Comment ? Quels délais ? Quels contrôles ? Quelles procédures en cas derreur ? Quels justificatifs à lappui ? Quel mode de conservation ? … Fiches de procédures disponibles sur lintranet de la DAF …à adapter à votre organisation Fiches de procédures

35 35 Fiches de procédures Quelques exemples : Lycée de Poitiers Lycée dAmiens

36 36 Conclusion Organiser Documenter Tracer Fiabiliser Sécuriser Maîtriser Le dispositif de contrôle interne comptable ne peut se limiter à un ensemble de manuels, de procédures et de documents Son organisation et sa mise en œuvre reposent sur la sensibilisation et limplication de tous

37 37 Conclusion A VOS QUESTIONS…


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