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1 www.orizon.fr CNFPT Rhône-Alpes Lyon CNFPT Rhône-Alpes Lyon COT SDIS 69 Evaluation de l’activité Denis CHAUMAT – Cabinet Orizon

2 www.orizon.fr CNFPT Rhône-Alpes Lyon Evaluation de l’activité Objectifs Objectifs : Mesurer les enjeux de l’évaluation de l’activité et savoir les communiquer Connaître les cadres des outils d’évaluation d’activité (rapport d’activité ou tableau de bord de pilotage) Analyser et gérer le contexte dans lequel est mise en place la démarche d’évaluation Identifier ou sélectionner les informations à recueillir pour construire son outil d’évaluation de l’activité Adapter les méthodes et les outils de recueil aux informations recherchées Respecter les règles de mise en forme des informations recueillies et rendre l’outil d’évaluation attractif dans sa forme et son fond Partager ou/et diffuser l’outil d’évaluation de l’activité Extraire et communiquer une partie de l’outil d’évaluation de l’activité, en fonction des cibles (objectifs et acteurs)

3 www.orizon.fr CNFPT Rhône-Alpes Lyon CNFPT Rhône-Alpes Lyon COT SDIS 69 Evaluation de l’activité Introduction à l’évaluation

4 www.orizon.fr CNFPT Rhône-Alpes Lyon Définir l’évaluation Evaluer : Comparer d’une part, les niveaux des indicateurs de résultats obtenus avec les niveaux des indicateurs de résultats attendus et d’autre part, le niveau des indicateurs initiaux avec le niveau des indicateurs finaux et contextualiser le tout en tenant compte des variations de l’environnement

5 www.orizon.fr CNFPT Rhône-Alpes Lyon Principe d’un système de gestion Se mettre en capacité de mettre sous contrôle l’action : en sachant d’où l’on part (état des lieux) en sachant où l’on veut aller (objectifs) en étant en capacité de mesurer le chemin parcouru en étant en capacité de mesurer les écarts entre prévisions et réalisations Etat des lieux Objectifs Résultats Actions prévisionnelles Actions effectives Ecarts

6 www.orizon.fr CNFPT Rhône-Alpes Lyon Fonction de l’évaluation Evaluer pour mettre sous contrôle Sortir d’un management empirique pour aller vers un management piloté Evaluer pour faire évoluer Apprendre du passé (ne pas toujours reproduire les mêmes erreurs) Mieux appréhender l’avenir

7 www.orizon.fr CNFPT Rhône-Alpes Lyon Processus d’amélioration continue Prévoir Planifier Définir Spécifier Anticiper Mettre en oeuvre Evaluer Vérifier Mesurer Surveiller Evaluer Faire évoluer Corriger Améliorer Prévenir Note : en anglais, cycle PDCA (plan – do – check – act) Dynamique permanente d’amélioration de la qualité

8 www.orizon.fr CNFPT Rhône-Alpes Lyon L’environnement du processus d’évaluation Pour quoi ? (finalité de l’évaluation) Référentiel d’évaluation (Indicateurs) Pour qui ? (les acteurs) Evaluation Système d’évaluation Environnement Tout système d’évaluation fait référence à un référentiel d’évaluation préalablement établi. Tout système d’évaluation s’inscrit dans un contexte/un environnement et donc dans des jeux d’acteurs

9 www.orizon.fr CNFPT Rhône-Alpes Lyon Conclusion de l’introduction La difficulté dans l’évaluation n’est pas l’évaluation en elle-même, c’est, d’une part la construction du système d’évaluation et notamment l’identification préalable des indicateurs Et, d’autre part la définition de la finalité du système d’évaluation (pour qui ?/ pour quoi ?)

10 www.orizon.fr CNFPT Rhône-Alpes Lyon CNFPT Rhône-Alpes Lyon COT SDIS 69 Evaluation de l’activité De la donnée à l’information De l’information au système d’information

11 www.orizon.fr CNFPT Rhône-Alpes Lyon Pourquoi s’intéresser au système d’information ? Pour agir : Objectifs – Buts - Attentes Contraintes Opportunités Risques Travail cognitif Prise de décision Action

12 www.orizon.fr CNFPT Rhône-Alpes Lyon Pourquoi s’intéresser au système d’information ? La qualité de l’action découle de la qualité de la prise de décision, or : d’où la nécessité d’un système d’information de qualité Réactivité dans la prise de décision Pertinence de la prise de décision dépendent de l’information disponible de la capacité à la traiter

13 www.orizon.fr CNFPT Rhône-Alpes Lyon Qu’est-ce qu’une information ? Une information est une donnée extraite de l’environnement qui fait sens à son destinataire. Faire sens, c’est permettre de réfléchir, de décider, d’agir ou de réagir.

14 www.orizon.fr CNFPT Rhône-Alpes Lyon Genèse de l’information 1/ La collecte Pour que l’information existe, il faut que quelqu’un soit : en capacité d’identifier l’information Elle doit faire sens pour lui en capacité de recueillir cette information Il doit disposer d’un dispositif pour l’enregistrer Environnement Capacité à identifier l’information Capacité à recueillir l’information L’information n’existe pas Oui Non

15 www.orizon.fr CNFPT Rhône-Alpes Lyon Genèse de l’information 2/ La transmission Si une information est identifiée par un acteur de l’organisation, il doit pouvoir la transmettre à celui qui en a besoin pour agir : Le destinataire est identifié Le canal de transmission existe et il est connu Capacité à recueillir l’information Le destinataire est identifié Le canal de transmission existe, il est connu L’information est perdue Oui Non

16 www.orizon.fr CNFPT Rhône-Alpes Lyon Genèse de l’information 3/ La mise en forme L’information doit être transmise au destinataire dans une formulation pertinente pour lui, ce qui peut impliquer une traduction de l’information Le canal de transmission existe et il est connu L’information est pertinente pour le destinataire Réflexion, décision, action réaction possible L’information est inutilisable Oui Non

17 www.orizon.fr CNFPT Rhône-Alpes Lyon Le système d’information Le système d’information est l’ensemble des ‘’outils’’ qui permettent la collecte, la mise en forme et la transmission des informations au sein d’une organisation. Il s’articule sur des composantes humaines, organisationnelles et techniques.

18 www.orizon.fr CNFPT Rhône-Alpes Lyon Le système d’information Composantes humaines Les hommes sont les premières composantes d’un système d’information. La capacité des hommes à contribuer au système d’information de l’organisation relève de la compétence de ces hommes.

19 www.orizon.fr CNFPT Rhône-Alpes Lyon Le système d’information Composantes humaines La compétence peut se définir comme : ‘’la capacité avérée d’un individu ou d’une équipe à apporter une réponse pertinente à une situation professionnelle à laquelle il/elle est confrontée’’. La compétence repose sur 3 conditions : Savoir, Pouvoir, Vouloir (Guy Leboterf)

20 www.orizon.fr CNFPT Rhône-Alpes Lyon Le système d’information Composantes humaines La compétence est portée par l’individu, mais elle prend sa source entre l’individu et l’organisation : L’individu L’organisation La compétenceSavoir / Savoir faireVouloir Pouvoir Information Formation ‘’Motivation’’

21 www.orizon.fr CNFPT Rhône-Alpes Lyon Le système d’information Composantes organisationnelles La structuration de l’organisation Organigramme Description de poste ou de fonction Définition des délégations… La structuration des processus Formalisation des processus / procédures Formalisation des projets… Les instances Structures de mise en débat, concertation, participation, coordination… Structures de prise de décision, de régulation…

22 www.orizon.fr CNFPT Rhône-Alpes Lyon Le système d’information Composantes techniques Les outils techniques et technologiques Progiciels et matériels Tableaux de structuration de l’information (informatisés ou non) Enquêtes… Attention : Les technologies de l’information et de la communication sont à la fois des composantes organisationnelles et techniques.

23 www.orizon.fr CNFPT Rhône-Alpes Lyon Classification des éléments du système d’information Système d’information Outils de pilotage opérationnel  Court terme  Prise de décision rapide Outils de pilotage stratégique  Moyen / long terme  Prise de décision lente Tableau de bord de pilotage (TBP) Planning (Projet) Tableau de bord de pilotage des projets Outils de suivi Outils d’analyse Outils de synthèse

24 www.orizon.fr CNFPT Rhône-Alpes Lyon Classification des éléments du système d’information Outils d’analyse et de synthèseOutils d’action / de réaction Moyen / long termeCourt terme Disponibles après les évènements Disponibles avant / pendant les évènements Informations détaillées / exhaustives / précises / exactes Informations pertinentes Concourent à la construction et à l’évolution de la stratégie Concourent à la régulation de l’action – Réponse aux perturbations de l’environnement Participent à l’évolution de l’organisationParticipent à l’adaptation de l’organisation Prise de décision ‘’lente’’Prise de décision ‘’rapide’’ Etablis par un service particulier et/ou par ‘’reporting’’ Etablis au sein du centre de responsabilité Périmètre : ensemble de l’organisation / direction / fonctions Eventuellement, centre de responsabilité Périmètre : centre de responsabilité

25 www.orizon.fr CNFPT Rhône-Alpes Lyon Classification des éléments du système d’information Système d’information Outils de pilotage permanentsOutils de pilotage temporaires Tableau de bord de pilotage d’un service Outils de suivi et de synthèse Tableau de bord de gestion des projets Tableau de bord de pilotage d’un projet (planning) Outils d’analyse et de synthèse Rapports

26 www.orizon.fr CNFPT Rhône-Alpes Lyon Quels outils pour le système d’information ? Système d’information Support humain Support technique Synchrone Rapidité – Réactivité Auto-adaptation Simplicité Asynchrone ‘’Fiabilité’’ Permanence Traçabilité Oral Eventuellement écrit Ecrit Eventuellement informatisé

27 www.orizon.fr CNFPT Rhône-Alpes Lyon Construire son système d’information de management Une définition du management : ‘’Mobiliser, mettre en mouvement et piloter, dans un cadre donné, une communauté d’individus et les moyens techniques et financiers associés, au service d’un projet.’’ Finalité – Objet – Buts - Projets Moyens humains techniques financiers Décisions Environnement - Contexte ActionsÉvaluation

28 www.orizon.fr CNFPT Rhône-Alpes Lyon Construire son système d’information de management Définir le cadre de l’action De quelles informations a-t-on besoin ? Quelle est ma mission ? Qu’attendent les autres de moi ? Quels sont les opportunités, contraintes et risques liés à cette mission / à ces attentes ? Quels indicateurs caractérisent cette mission ? Quelles sont mes fonctions ? Quels sont les opportunités, contraintes et risques liés à ces fonctions ? Quels indicateurs caractérisent cette fonction ?

29 www.orizon.fr CNFPT Rhône-Alpes Lyon Construire son système d’information de management Des informations, pour quoi faire ? Finalité – Objet – Buts - Projets Moyens humains techniques financiers Décisions Environnement - Contexte ActionsÉvaluation Support d’évaluation Suivi et contrôle de l’action Aide à la prise de décisions opérationnelles Aide à la prise de décisions stratégiques Etat des lieux cartographie

30 www.orizon.fr CNFPT Rhône-Alpes Lyon Construire son système d’information de management Pour qui ? Pour soi-même Pour son travail propre Pour piloter le travail de son équipe Pour son équipe Pour un tiers Supérieur hiérarchique Elus Partenaires Autres services

31 www.orizon.fr CNFPT Rhône-Alpes Lyon Construire son système d’information de management Collecte des informations Quoi, qui, où, quand, comment, pourquoi ? Mise en forme des informations Quoi, qui, où, quand, comment, pourquoi ? Transmission des informations Quoi, qui, où, quand, comment, pourquoi ?

32 www.orizon.fr CNFPT Rhône-Alpes Lyon CNFPT Rhône-Alpes Lyon COT SDIS 69 Evaluation de l’activité Quoi, qui et pour quoi

33 www.orizon.fr CNFPT Rhône-Alpes Lyon Caractéristique de l’activité Niveau d’évaluation L’activité : Consomme des ressources Génère de l’action Génère des produits (bien ou service) Répond aux attentes des bénéficiaires Contribue aux objectifs (opérationnels/de performance/stratégiques) de l’unité organisationnelle à laquelle elle appartient.

34 www.orizon.fr CNFPT Rhône-Alpes Lyon Les différentes catégories d’objectifs Les objectifs stratégiques Ce sont des ‘’métas objectifs’’ ou des objectifs assignés au mandant/délégant, à partir desquels seront déclinés les objectifs de performance ou les objectifs opérationnels. Ils peuvent servir pour prioriser les objectifs de performance ou les objectifs opérationnels, voire à en préciser les modalités de mise en œuvre (enjeux).

35 www.orizon.fr CNFPT Rhône-Alpes Lyon Les différentes catégories d’objectifs Les objectifs de performance Ce sont des objectifs dont les indicateurs sont liés aux attentes des mandants / délégants, mais qui ne sont pas directement liés à l’action conduite. L’action à conduire est un choix du mandataire/délégataire, une traduction de l’objectif de performance à l’objectif opérationnel.

36 www.orizon.fr CNFPT Rhône-Alpes Lyon Les différentes catégories d’objectifs Les objectifs opérationnels Ce sont des objectifs d’action ; leur atteinte est directement liée à l’action conduite par le mandataire/délégataire ou par ses collaborateurs (partenaires…).

37 www.orizon.fr CNFPT Rhône-Alpes Lyon Utilité de l’évaluation de l’activité Utilité managériale interne : Donner du sens Donner corps à l’action Utilité gestionnaire : Evolution des consommations de ressources Calcul de coût Mise en perspective Utilité/Coût Utilité stratégique / politique