1 PRESENTATION DU PROCESSUS D’AGREMENT A DUREE INDETERMINEE DES SERVICES DE SANTE MENTALE Cap-Nord le 11 juin 2013.

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1 1 PRESENTATION DU PROCESSUS D’AGREMENT A DUREE INDETERMINEE DES SERVICES DE SANTE MENTALE Cap-Nord le 11 juin 2013

2 Présentation de la matinée Introduction par Madame Karler, Cabinet d’Éliane Tillieux, Ministre de la Santé, de l’Action Sociale et de l’Égalité des Chances Réforme des modalités d’inspection par Madame Bouton – Inspectrice générale DGO5 Application au secteur de la santé mentale ambulatoire par Monsieur Bolen – Directeur f.f. DGO5 Présentation du formulaire par Madame Loos – Conseillère – DGO5 Pause – question(s) – réponse(s) 2

3 PARTIE 1 – REFORME DES MODALITES D’INSPECTION AU SEIN DE LA DGO5 Mme Brigitte BOUTON – Inspectrice générale 3

4 Pendant que les services de santé mentale … Mettent en œuvre leur nouveau décret … Définissent leur PSSM … Bénéficient d’un agrément provisoire … Reçoivent les premières inspections … Obtiennent les premiers agréments … Des événements se produisent, des évolutions se font jour, … en somme la vie continue mais à un rythme cadencé… qui va influencer la situation des SSM… 4

5 En effet … Décision du GW de moderniser son administration  Elaboration du Plan opérationnel de la DGO5 (2008) En ||, audit de la Cour des Comptes sur l’inspection (2009) (planification, gestion des risques, pas de vision globale, …) 18 secteurs = 18 formes d’inspection * nombre d’inspecteurs …. Et relations duales contrôleur - contrôlé Adoption du plan de Simplification administrative du GW (PSA) Renforcement des spécificités par le Code de l’action sociale et de la santé  Décision de réforme de l’inspection des maisons de repos et des hôpitaux généraux (2011-2012) (centré usager, procédures de retrait de fermeture, réduction des effectifs, émergence de l’accréditation, agrément à durée indéterminée)  Elaboration de la vision, définition des valeurs et adoption d’un modèle transversal 5

6 Les missions de l’inspection « Au sein de la DGO5, la Direction des Soins ambulatoires organise l’inspection des services de santé mentale, en vue de garantir le bien-être des patients. Cette mission de service public consiste à contrôler (vérifier le respect des normes), informer (fournir toute information utile de façon proactive et réactive), conseiller (soutenir à l’aide d’outils et de bonnes pratiques basées sur l’expertise du terrain) et accompagner (guider dans une logique d’amélioration continue) lesdits services. Elle réalise cette mission dans une dynamique : de collaboration et d’échange avec les pouvoirs organisateurs des services, de confiance réciproque et d’écoute de leurs attentes, d’écoute des travailleurs et des patients, en partenariat avec les autres acteurs du secteur, notamment les fédérations comme l’APOSSM, l’ATSMA et les associations d’usagers, et en coopération avec d’autres organes publics (par exemple, les autorités fédérales compétentes en matière de santé et les autres organes publics d’inspection). » 6

7 7 Les valeurs de l’inspection (extrait du rapport DELOITTE « Mission et valeurs »)

8 Les principes du modèle d’organisation de l’inspection Gouvernance : il s’agit d’accroître et d’améliorer la gouvernance de l’administration, des pouvoirs organisateurs et de l’autorité dans leurs prises de décision en leur donnant des outils d’appréciation de la situation. Pilotage : il s’agit de définir et de recourir à des outils (tableau de bord) permettant de piloter l’action de l’inspection et de l’administration pour soutenir la gouvernance. Amélioration continue : il s’agit de s’inscrire dans un processus d’amélioration continue des pratiques de l’administration et de l’inspection, de la qualité de la norme et de la qualité des services (Roue de Deming ou PDCA). 8

9 Mais aussi pour les services de santé mentale : Auto-évaluation : il s‘agit de développer l‘auto- évaluation des service et ainsi de développer des pratiques de management conformes au PSSM Appropriation de la norme : il s’agit de donner un outil d’acquisition de la norme par les services et qui vise également à la faire évoluer Amélioration du taux de respect de la norme : il s‘agit d’observer l’application de la norme qui est le minimum applicable à tous dans le cadre de la production d’un service à l’usager grâce à des indicateurs d’atteinte de la norme unanimement définis Atteinte de la qualité : il s’agit de dépasser la norme minimale et de rechercher la qualité (usager, personnel, organisation, capacité à s’améliorer) 9

10 La stratégie de l’inspection : approche transversale DGO5 NORMES QUESTIONNAIRE DECLARATIF TABLEAU DE BORD PROSPECTIF INDIVIDUEL  COLLECTIF REFUS ADMINISTRATION ESTIMATION OCTROI AGREMENT NORMES OBSERVATION MISE EN APPLICATION – FONCTIONNEMENT TABLEAU DE BORD INDIVIDUEL  COLLECTIF METHODOLOGIES DE CONTRÖLE + OUTILS SANCTION ADMINISTRATION ET INSPECTION REALITE MAINTIEN AGREMENT POINT DE VUE USAGER POINT DE VUE PERSONNEL POINT DE VUE ORGANISATION CAPACITE AMELIORATION INDIIVIDUEL INDICATEURS ACCOMPAGNEMENT INSPECTION QUALITE Gouvernance – Pilotage – Amélioration continue Contrôler – Informer – Conseiller - Accompagner Evaluation des risques Et Planification

11 Comment mettre en œuvre concrètement ce schéma ? Dans le cadre de l’agrément des services de santé mentale … 11

12 PARTIE 2 – APPLICATION AU SECTEUR DE LA SANTE MENTALE AMBULATOIRE Monsieur P-Y BOLEN – Directeur f.f. 12

13 1. Cadre global de réflexion Article 708 du Code wallon de l’Action sociale et de la Santé dispose que: « Art. 708. (…) §2. Dans l'attente de la décision relative à l'agrément, le service de santé mentale dispose d'un agrément provisoire durant la période au cours de laquelle il se met en conformité avec les présentes normes (…). Si (…) aucune décision n'est intervenue, les pouvoirs organisateurs concernés maintiennent leur droit aux subventions allouées pour les frais de personnel et de fonctionnement sur la base du décret du 4 avril 1996, indexées conformément au Chapitre 2 du Titre II du Livre VI, jusqu'à ce qu'il soit statué sur leur demande ».

14 1. Cadre global de réflexion Opportunité de concrétiser pour les SSM la réforme de l’inspection de la DGO5; Définition et mise en œuvre de 2 processus distincts: a) Agréments (articles 598 à 602 du Code): -Processus administratif pouvant se réaliser sans inspection participative (si service déjà couvert par un agrément); -Fondé sur l’existence d’un PSSM et le respect des normes (ou engagement). b) Inspection (articles 612 et 613 du Code)

15 1. Cadre global de réflexion Opportunité de concrétiser pour les SSM la réforme de l’inspection de la DGO5; Définition et mise en œuvre de 2 processus distincts: a) Agréments (articles 598 à 602 du Code) b) Inspection (articles 612 et 613 du Code): -Fondée sur une évaluation participative (équipe); -Examen du respect effectif des normes et de l’application effective du PSSM par le service.

16 2. Eléments constitutifs dossier agrément Documents nécessaires : a)Questionnaire relatif aux normes; b)D.H. du P.O. + engagement du P.O. (avec plan d’action à prévoir) pour normes non rencontrées; c)Avis de l’inspection sur les réponses formulées; d)La constitution d’une base de données permettant un étalonnage sectoriel ; e)Des arrêtés d’agrément à durée indéterminée.

17 3. En pratique 3 formulaires existent : -Service de santé mentale (et sièges); -Initiative spécifique ; -Club thérapeutique. Il faut remplir autant de formulaires qu’il y a de numéros d’agréments (ex. « Verviers Dinant » : 049/1 + 049/2 + 049/4 + 049/5 + 049/6 = 5 formulaires); Le numéro d’agrément est donc la base essentielle d’identification (au-delà du NNE) dans les échanges avec la DGO5 ; Rappel : XX/1 à 3 = siège ou CT et XX/4 à 6 = IS.

18 3. En pratique – la phase d’envoi/réception Les formulaires seront envoyés aux SSM par courriels (!!! vérifier les coordonnées sur la liste de présence !!!) sous format Excel; Analyse en réunion d’équipe avant réponse (uniquement par oui-non); Retour du formulaire vers la DGO5 par courriel en précisant bien les numéros d’agréments à l’adresse suivante: nathalie.molemans@spw.wallonie.be ;nathalie.molemans@spw.wallonie.be Envoi par courrier de la DH et de l’engagement à respecter les normes non-rencontrées (via un plan d’action); Aucun autre commentaire ne sera pris en compte.

19 3. En pratique – la phase d’analyse Chaque agrément sera analysé selon une triple approche: -La base de données sera le fondement de l’analyse: quelles normes sont majoritairement respectées (ou ne le sont pas) = étalonnage; -Quels risques par rapport au non-respect de ces normes; -Quelle connaissance du service par l’administration. Sur cette base un avis positif ou négatif sera envoyé au P.O. qui disposera d’un mois pour rendre des commentaires.

20 3. En pratique – la phase d’octroi Si avis positif: envoi à la Ministre de la Santé d’un arrêté d’agrément à D.I. pour signature; Si avis négatif: approfondissement des manquements via échanges ou inspection ciblée = accompagnement vers l’agrément à D.I. Les SSM qui disposent déjà d’un agrément à D.I. sont aussi concernés: -Répondre au questionnaire permet une auto-évaluation; -Les réponses s’intègrent dans la B.D. et donc l’étalonnage sectoriel en vue d’observer le respect de la norme et de faire évoluer la situation. Le directeur administratif est notre interlocuteur privilégié durant le processus.

21 4. Cadre budgétaire Contexte budgétaire toujours marqué par la nécessité de présenter des économies; Dans ce cadre, le passage à des agréments à D.I. ne peut se faire qu’à budget constant (pas d’extension de cadre, ni de reconnaissance d’IS/CT); Une seule exception: les IS assuétudes qui gèrent un « PST 3 » pourront en intégrer les montants en dépenses de personnel = pérennisation d’un budget facultatif existant.

22 PARTIE 3 – PRESENTATION DU FORMULAIRE Madame Cléomire LOOS – Conseillère 22

23 1. Base légale Code wallon de l’Action sociale et de la Santé (articles 539 à 617); Arrêté du Gouvernement wallon du 10 décembre 2009; Circulaire du 3 juin 2010. Les DA sont invités à bien reprendre connaissance de ces textes avant d’encoder les réponses. 23

24 2. Aspects pratiques - Forme Questionnaire informatisé adressé par courriel par l’administration; Rubriques (reprenant les 12 normes); Format excel avec menu déroulant pour choix réponse OUI/NON 24

25 2. Aspects pratiques - Consignes Répondre à toutes les questions pour la recevabilité (si non concerné ou objectif en cours de réalisation, répondre NON); Un formulaire par agrément (SSM, IS, CT); Tous les services y compris déjà à durée indéterminée; Renvoi par courriel du formulaire; Déclaration sur l’honneur cosignée à renvoyer par courrier ordinaire; Délai : 1 er août 2013. 25

26 2. Aspects pratiques – Traitement des données Examen des données réalisé sur la base du principe de confiance; Inspection sur place ultérieure si problème relevé lors de l’analyse du formulaire; Après octroi agrément à durée indéterminée, inspection sur place (évaluation participative, thématique ou globale); Organisation de la communication à partir de la base de données (tableau de bord) vers –L’autorité ministérielle, –les SSM, l’APOSSM et l’ATSMA. 26