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Pôle 4 Gestion administrative des projets Proposition de définition AFNOR (ISO 10006) Un projet est un processus unique, qui consiste en un ensemble d'activités.

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1 Pôle 4 Gestion administrative des projets Proposition de définition AFNOR (ISO 10006) Un projet est un processus unique, qui consiste en un ensemble d'activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d'atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques telles que des contraintes de délais, de coûts et de ressources.

2 Pôle 4 : Gestion administrative des projets Accompagnement administratif des projets, dans tous types dorganisations Ancrage dans le réel : situations dorganisations, observées, réalisées, ou simulées en PFMP ou en centre de formation permettant de rencontrer tout ou partie des situations professionnelles du pôle 4

3 Référentiel de certification : Les activités constitutives du métier Pôle 4 : Gestion administrative des projets Classe 4.1 : Suivi opérationnel du projet Classe 4.2 : Évaluation du projet Diffusion descriptif du projet, bases documentaires + budgets + formalités + suivi de planning, de réunions + suivi logistique, + signalement des dysfonctionnements Participation à lélaboration des synthèses, des rapports dévaluation et de la clôture administrative du projet.

4 Processus de projet

5 Comparaison de situations de travail Pôle3 - GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE 4- GESTION ADMINISTRATIVE DES PROJETS Classe de situations 3.2 gestion des modes de travail 41 Suivi opérationnel du projet Situation de travail Organisation et suivi de réunion Suivi des réunions liées au projet Compétences Organiser la logistique administrative dune réunion Positionner une réunion dans le déroulement dun projet Critère dévaluation Efficacité dans lorganisation et le suivi de la réunion Adaptation des réunions aux étapes et objectifs du projet Résultats attendus La réunion se déroule dans les conditions attendues avec les supports demandés et les comptes rendus sont adressés Les réunions permettent datteindre les objectifs de travail formalisés dans le projet

6 Comparaison de situations de travail Pôle3 - GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE 4- GESTION ADMINISTRATIVE DES PROJETS Classe de situations 3.3 gestion des espaces de travail et des ressources 41 Suivi opérationnel du projet Situation de travail Participation au suivi du budget de fonctionnement du service Production détats budgétaires liés au projet Compétences Mettre à jour un état budgétaire et signaler les écarts Chiffrer et présenter des données budgétaires Critère dévaluation Rigueur du suivi de la situation budgétaire Fiabilité de létat budgétaire Résultats attendus Les éléments budgétaires du service sont actualisés Toutes les informations budgétaires relatives au projet sont collectées et reportées, les calculs sont réalisés.

7 Organisation pédagogique du pôle 4 Qui ? Les professeurs de gestion, administration, lettres sont partie prenante sur le pôle 4 Un travail en équipe est indispensable Quand ? Dès la classe de seconde (sans complexité ni aléa). En classes de 1ère et Terminale (projets plus élaborés) Intégration de la gestion administrative des projets dans le PPF et en fonction des opportunités

8 Méthodologie du suivi administratif (Obligation de moyen et non de résultat) 411 Mise en forme et diffusion du descriptif du projet 412 Organisation de la base documentaire 413 Production détats budgétaires liés au projet 414 Traitement des formalités et des autorisations 415 Suivi du planning de réalisation du projet 416 Mise en relation des acteurs du projet 417 Suivi des réunions liées au projet 418 Suivi logistique du projet 419 Signalement et suivi des dysfonctionnements du projet 421 Participation à lélaboration des documents de synthèse 422 Participation au rapport dévaluation 423 Clôture administrative du projet Gestion administrative de projets : Activité planifiée daccompagnement administratif

9 EXEMPLES DE PROJET Projet réalisé en classe en partenariat avec le CDI : Participation au salon du livre Projet réalisé au sein du lycée : Organisation de la remise des diplômes Projet réalisé en PFMP : Concours des maisons fleuries

10 PROJET EN PARTENARIAT AVEC LE CDI ET LASSOCIATION ANIMADOCS Temps forts du projet : Préparation des invitations, information aux membres de léquipe péd. Préparation de différents plannings Préparation des lieux Accueil des visiteurs Réalisation et exploitation de questionnaires de satisfaction Temps forts du projet : Préparation des invitations, information aux membres de léquipe péd. Préparation de différents plannings Préparation des lieux Accueil des visiteurs Réalisation et exploitation de questionnaires de satisfaction

11 Activités administratives Suivi opérationnel du projetRésultats attendus Mise en forme et diffusion du descriptif du projet Présentation du programme Conception de laffiche Envoi aux élus et aux chefs détablissement de la lettre dinvitation et daccompagnement du programme Le descriptif du projet, mis en forme dans le respect du modèle, est diffusé aux acteurs concernés Organisation de la base documentaire Centralisation et organisation des fichiers La base documentaire est structurée et mise à jour Production détats budgétaires liés au projet Réalisation dun tableau récapitulatif (recettes/dépenses) après transmission des pièces par la documentaliste Toutes les informations budgétaires relatives au projet sont collectées et reportées, les calculs sont réalisés.

12 Activités administratives Suivi opérationnel du projetRésultats attendus Traitement des formalités et des autorisations Demande dautorisation de sortie des classes Les formalités sont accomplies et les autorisations nécessaires au projet sont obtenues dans les délais Suivi du planning de réalisation du projet Préparation de la liste de contrôle (opérations à réaliser) Lavancement du projet est contrôlé Suivi logistique du projet Contact avec la Communauté de Communes et la Mairie pour la réservation de la salle et du matériel La logistique matérielle du projet est assurée.

13 Activités administratives Évaluation du projet Résultats attendus Participation à lélaboration des documents de synthèse Conception et présentation de questionnaires de satisfaction (intervenants, accompagnateurs) Dépouillement et synthèse des réponses collectées Les documents de synthèse, mis en forme, permettent lanalyse et lévaluation du projet

14 Activités administrativesSuivi opérationnel du projetRésultats attendus Mise en forme et diffusion du descriptif du projet Présentation et description du projet à ladministration et à la classe d'ARCU Le descriptif du projet, mis en forme dans le respect du modèle, est diffusé aux acteurs concernés Organisation de la base documentaire Récupération de la base de données élèves pour la gestion du publipostage La base documentaire est structurée et mise à jour Production détats budgétaires liés au projet Détermination du budget nécessaire pour la réception Toutes les informations budgétaires relatives au projet sont collectées et reportées, les calculs sont réalisés Traitement des formalités et des autorisations Demande dautorisation administrative d'utiliser la salle polyvalente pour accueillir les élèves Autorisation de diffusion des photos sur le site du lycée professionnel Les formalités sont accomplies et les autorisations nécessaires au projet sont obtenues dans les délais Préparation de la remise des diplômes Suivi de la participation Accueil des participants PROJET PROPOSÉ AU LYCÉE REMISE DES DIPLOMES en collaboration avec la seconde ARCU

15 4.1.5 Suivi du planning de réalisation du projet Programmation et planification des différentes actions Établir une liste des tâches. L'avancement du projet est contrôlé Mise en relation des acteurs du projet Transmission des informations aux acteurs (classe de seconde ARCU) Communication des informations au proviseur adjoint (courriels) Les échanges entre les acteurs du projet sont opérationnels et fiables Suivi des réunions liées au projet Positionnement des dates en fonction des contraintes des acteurs Les réunions permettent d'atteindre les objectifs de travail, formalisés dans le projet Suivi logistique du projet Contact avec ladministration pour la réservation des locaux, tables, chaises Commande de boissons et sucreries auprès des fournisseurs habituels La logistique matérielle du projet est assurée Signalement et suivi des dysfonctionnements du projet Analyse des dysfonctionnements dans l'organisation de la manifestation Mise en forme d'un compte-rendu Les dysfonctionnements sont identifiés et transmis aux acteurs concernés.

16 Activités administratives Évaluation du projetCompétences Participation à lélaboration des documents de synthèse Établissement de tableaux graphiques pour statistique sur la participation Les documents de synthèse, mis en forme, permettent lanalyse et lévaluation du projet Participation au rapport dévaluation Étude des dysfonctionnements Réactualisation de la liste de tâches Lévaluation du projet intègre des mesures correctives quant au suivi administratif du projet Clôture administrative du projet Préparation du bilan et intérêt de la manifestation Toutes les étapes administratives du projet sont vérifiées, achevées et le dossier est archivé.

17 PROJET RÉALISÉ EN PFMP Temps forts du projet : Préparation du concours (campagne de communication) Demande de lots, recherche de sponsors Suivi des inscriptions Promulgation des résultats Temps forts du projet : Préparation du concours (campagne de communication) Demande de lots, recherche de sponsors Suivi des inscriptions Promulgation des résultats

18 Activités administratives Suivi opérationnel du projetRésultats attendus Mise en forme et diffusion du descriptif du projet Préparation du cahier des charges et de la description du projet pour présentation à la réunion du conseil municipal Le descriptif du projet, mis en forme dans le respect du modèle, est diffusé aux acteurs concernés Organisation de la base documentaire Classement et organisation des fichiers dans larborescence Gestion électronique des documents La base documentaire est structurée et mise à jour Production détats budgétaires liés au projet Suivi du budget accordé par le conseil municipal : Réalisation de tableaux graphiques (recettes et des dépenses Toutes les informations budgétaires relatives au projet sont collectées et reportées, les calculs sont réalisés Traitement des formalités et des autorisations Formalités liées aux photos et films réalisés dans le cadre du concours : Réalisation dun imprimé : Autorisation de diffusion des photos et films sur le site de la mairie Les formalités sont accomplies et les autorisations nécessaires au projet sont obtenues dans les délais.

19 4.1.5 Suivi du planning de réalisation du projet Planification des temps forts du projet : Établissement dune check-list des activités à réaliser Lavancement du projet est contrôlé Mise en relation des acteurs du projet Affichage des informations liées au concours en mairie, Diffusion du programme du concours dans les boites aux lettres des habitants de la commune Diffusion des résultats – remise des prix Les échanges entre les acteurs du projet sont opérationnels et fiables Suivi des réunions liées au projet Positionnement des dates pour le vote du jury en fonction des contraintes des conseillers, membres du jury Les réunions permettent datteindre les objectifs de travail, formalisés dans le projet Suivi logistique du projet Préparation de la salle du conseil Récupération des lots Préparation de la salle pour la remise des lots La logistique matérielle du projet est assurée Signalement et suivi des dysfonctionne- ments du projet Étude des dysfonctionnements énoncés dans le compte rendu de la réunion du conseil municipal de lannée précédente Les dysfonctionnements sont identifiés et transmis aux acteurs concernés.

20 4.2.1 Participation à lélaboration des documents de synthèse Synthèse sur les participants – les lots obtenus – les résultats – la promulgation des résultats Préparation des listes Les documents de synthèse, mis en forme, permettent lanalyse et lévaluation du projet Participation au rapport dévaluation Étude des dysfonctionnements élaboration dun diagnostic réactualisation des check-lists Lévaluation du projet intègre des mesures correctives quant au suivi administratif du projet Clôture administrative du projet Préparation du bilan pour la prochaine réunion du conseil municipal Tableau – graphique taux de participation Intérêt pour la manifestation Toutes les étapes administratives du projet sont vérifiées, achevées et le dossier est archivé Activités administratives Évaluation du projet Résultats attendus


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