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© Copyright, Joint Commission Resources Projet MEDREC (MEDication REConciliation) Linitiative High 5s Formation, 11 mai 2010 Fabienne Empereur, Sophie.

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1 © Copyright, Joint Commission Resources Projet MEDREC (MEDication REConciliation) Linitiative High 5s Formation, 11 mai 2010 Fabienne Empereur, Sophie Gendarme, Nathalie Thilly - EVALOR

2 © Copyright, Joint Commission Resources Le projet MEDREC Le SOP ( Standard Operating protocols ) Lévaluation ou processus du SOP MedRec MedRec / de conciliation

3 © Copyright, Joint Commission Resources Le projet MEDREC Le SOP ( Standard Operating protocols ) Lévaluation ou processus du SOP MedRec MedRec / de conciliation

4 © Copyright, Joint Commission Resources Stratégie dévaluation Le plan dévaluation comprend : 1.Un recueil de données démographiques 2.Une évaluation de la mise en oeuvre du SOP MedRec 3.Une évaluation de la performance 4.Une analyse des causes dévènements indésirables (EI) 5.Une évaluation de la culture de sécurité

5 © Copyright, Joint Commission Resources Stratégie dévaluation Le plan dévaluation comprend : 1.Un recueil de données démographiques 2.Une évaluation de la mise en oeuvre du SOP MedRec 3.Une évaluation de la performance 4.Une analyse des causes dévènements indésirables (EI) 5.Une évaluation de la culture de sécurité

6 © Copyright, Joint Commission Resources Les données démographiques Objectif : comparer les résultats entre établissements Outils : questionnaire de recueil des données démogra- phiques (annexe 5) –A renseigner initialement puis 1 fois / an –A adresser à EVALOR

7 © Copyright, Joint Commission Resources Stratégie dévaluation Le plan dévaluation comprend : 1.Un recueil de données démographiques 2.Une évaluation de la mise en oeuvre du SOP MedRec 3.Une évaluation de la performance 4.Une analyse des causes dévènements indésirables (EI) 5.Une évaluation de la culture de sécurité

8 © Copyright, Joint Commission Resources Evaluation de la mise en oeuvre du SOP Objectif : déterminer les conditions dimplantation du SOP (ressources, obstacles, impact perçu…) Outils : -Autoquestionnaire (annexe 6) : à renseigner 6 mois après le début de la mise en oeuvre ( 1 ère partie ) puis trimestriel- lement ( 2 ème partie ) puis au bout de 5 ans ( 3 ème partie ) -Autoquestionnaire à adresser à EVALOR -Interview (annexe 7) des principaux acteurs administratifs et cliniques par la HAS : 9 mois après le début de la mise en oeuvre puis annuellement dans 3 des 10 établissements participants

9 © Copyright, Joint Commission Resources Stratégie dévaluation Le plan dévaluation comprend : 1.Un recueil de données démographiques 2.Une évaluation de la mise en oeuvre du SOP MedRec 3.Une évaluation de la performance 4.Une analyse des causes dévènements indésirables (EI) 5.Une évaluation de la culture de sécurité

10 © Copyright, Joint Commission Resources Evaluation de la performance Objectif : évaluer le degré dimplantation du SOP et limpact sur les erreurs de médication Outils : recueil et suivi dindicateurs de performances -MR1 : % de patients éligibles ayant bénéficié dune conciliation dans les 24 heures -MR2 : (nb de divergences intentionnelles non documentées / nb de patients éligibles) x 100 -MR3 : (nb de divergences non intentionnelles / nb de patients éligibles) x 100 -MR4 : (nb de patients ayant au moins 1 divergence non intentionnelle / nb de patients éligibles) x 100

11 © Copyright, Joint Commission Resources Evaluation de la performance Données à recueillir pour le calcul des indicateurs : -nb de patients éligibles -nb de patients ayant eu une conciliation dans les 24h -nb de patients ayant eu une conciliation (qq que st le délai) -nb de divergence intentionnelles non documentées -nb de divergences non intentionnelles -nb de patients ayant au - 1 divergence non intentionnelle Outil : tableau de recueil des données (annexe 8) –Données à adresser 1 x / mois à EVALOR

12 © Copyright, Joint Commission Resources Stratégie dévaluation Le plan dévaluation comprend : 1.Un recueil de données démographiques 2.Une évaluation de la mise en oeuvre du SOP MedRec 3.Une évaluation de la performance 4.Une analyse des causes dévènements indésirables (EI) 5.Une évaluation de la culture de sécurité

13 © Copyright, Joint Commission Resources Analyse des causes dEI Objectif : identifier les éventuelles défaillances existantes au niveau du processus MedRec Les étapes : 1.Identification dun EI 2.Analyse préalable 3.Analyse des causes simplifiée ou exhaustive 4.Recueil des données minimum

14 © Copyright, Joint Commission Resources Analyse des causes dEI Identification dun EI 1.Déclaration spontanée des EI à la cellule de gestion des risques 2.Recherche active dEI déclencheurs par une revue rétrospective des dossiers médicaux Outils : liste des EI déclencheurs (prompts) - TAS de 20 dossiers patients sortis / mois - Identification des dossiers pour lesquels on retrouve 1 ou plusieurs EI déclencheur(s)

15 © Copyright, Joint Commission Resources Analyse des causes dEI Identification dun EI Les EI déclencheurs (annexe 9) : -AVC survenu en cours dhospitalisation (ischémique ou hémorragique) -Transfert inattendu dans une unité de soins plus intensif -INR > 6 -Glycémie < 0.5 g/L (2.77 mmol/L) -Décès inexpliqué ou inattendu

16 © Copyright, Joint Commission Resources Analyse des causes dEI Analyse préalable 1.LEI est-il lié à ladministration ou à lomission dun traitement ? 2.Si oui, lEI est-il lié au processus de prescription à ladmission ? 3.Le patient a-t-il subi un préjudice (incluant le décès) ? Outils : Fiche denregistrement de lanalyse des dossiers (annexe 11) Si oui aux questions 1, 2 et 3 : réalisez une analyse des causes

17 © Copyright, Joint Commission Resources Analyse des causes dEI Analyse des causes Lanalyse des causes peut être : -Simplifiée (si préjudice temporaire) -Exhaustive (si préjudice permanent ou décès) Analyse des causes dun EI par la méthode ALARM

18 © Copyright, Joint Commission Resources Analyse des causes dEI Recueil des données minimum Si analyse des causes de lEI simplifiée ou exhaustive Outils (annexe 12) : -Questionnaire EA-A : à renseigner quel que soit le SOP -Questionnaire EA-B : à renseigner si un dispositif médical est impliqué dans lEI -Questionnaire EA-D : à renseigner pour le SOP MedRec -A adresser à EVALOR dans les 3 mois suivant la survenue de lEI

19 © Copyright, Joint Commission Resources Nature et rythme des données recueillies Nature Rythme de recueil Données démographiques Avant, puis 1x / an Evaluation de la mise en oeuvre -Autoquestionnaire Au bt de 6ms ps ts les 3 ms -Interviews Au bt de 9ms ps 1x / an Evaluation de la performance = données permettant de calculer Régulièrement/1-5 jrs les 4 indicateurs Analyse des causes des événementsAu fur et à mesure

20 © Copyright, Joint Commission Resources Circuit des données Recueil des données Remplissage de questionnaires Contrôle qualité des données Traduction des données narratives Calcul des indicateurs de performance Anonymisation complète des données Hôpitaux Evalor Transmission des données HAS + collaborative center

21 © Copyright, Joint Commission Resources Gestion du projet MedRec au sein des établissements participants Laccompagnement par EVALOR Formation, 11 mai 2010 Fabienne Empereur, Sophie Gendarme, Nathalie Thilly - EVALOR

22 © Copyright, Joint Commission Resources Le contexte organisationnel –La structure régionale EVALOR et la HAS gèrent lensemble du projet MedRec –Au sein de chaque établissement participant, des groupes projets gèrent la mise en oeuvre et lévaluation du SOP MedRec –EVALOR accompagne les établissements pour faciliter la mise en œuvre du SOP, traiter les données dévaluation et les transmettre (HAS, centre collaborateur)

23 © Copyright, Joint Commission Resources Le principe organisationnel –Léquipe MedRec au sein dEVALOR est constituée de : 1. Un référent pour chaque établissement (FE ou NT) 2. Un chargé de projet (SG) 3. Une secrétaire (Noëlle Antoine) –Chaque établissement sera accompagné individuellement par un référent –Un contact téléphonique est possible à tout instant avec léquipe MedRec dEVALOR

24 © Copyright, Joint Commission Resources Les référents EVALOR par établissement La répartition des référents par établissement est la suivante : CHU de GrenobleNT CHU de NîmesNT CH de CompiègneFE CH de Mont de MarsanFE Association cliniques de la croix blanche (Moutier Rozeille)FE CH St MarcellinNT GH 3 BLMNT CHU de StrasbourgFE CH de LunévilleNT

25 © Copyright, Joint Commission Resources Les 3 phases du projet 1.La phase préparatoire : Création du groupe projet, établissement du plan de mise en œuvre, analyse préliminaire des risques, réunions de formation / information … 2. La phase pilote : Mise en œuvre du SOP MedRec dans un site pilote, données dévaluation recueillies mais non transmises au centre collaborateur 3. La phase réelle : Eventuelle extension du SOP à dautres sites, données dévaluation recueillies et transmises au centre collaborateur (entrée dans le projet au niveau international)

26 © Copyright, Joint Commission Resources –Envoi dun Carnet de Route au chef de projet de chaque établissement par EVALOR –1er contact téléphonique entre le référent EVALOR et le chef de projet de létablissement permettra dexpliciter ce carnet de route –Le carnet de route = sorte de chemin clinique du projet MedRec qui permet au chef de projet de létablissement didentifier clairement toutes les étapes et de les renseigner au fur et à mesure –Visite sur site pour formation initiale au projet, et à la méthode danalyse des causes –Mise à disposition de documents relatifs au projet Les 3 phases du projet 1. La phase préparatoire

27 © Copyright, Joint Commission Resources -Contact téléphonique programmé et hebdomadaire entre le chef de projet de létablissement et son référent EVALOR -Contact téléphonique avec EVALOR possible à tout moment -Communication possible par une boite mail MedRec -Visite sur site si difficulté, à la demande de létablissement Les 3 phases du projet 2. La phase pilote

28 © Copyright, Joint Commission Resources -Contact téléphonique programmé et mensuel entre le chef de projet de létablissement et son référent EVALOR -Contact téléphonique programmé et mensuel entre le chef de projet de létablissement et SG pour le recueil des données dévaluation -Contact téléphonique avec EVALOR possible à tout moment -Communication possible par une boite mail MedRec -Visite sur site si difficulté, à la demande de létablissement Les 3 phases du projet 3. La phase réelle

29 © Copyright, Joint Commission Resources Partage des responsabilités (1) Les établissements participants -Constituer un groupe projet qui assure la gestion du projet (mise en oeuvre et suivi) -Mettre en oeuvre le SOP MedRec au niveau dun site pilote puis létendre -Analyser les causes des EI liés au SOP survenus -Recueillir les données dévaluation : démographique, autoquestionnaire de mise en oeuvre, données de performance, questionnaires danalyse des EI (EA) -Transmettre les données dévaluation à EVALOR -Participer à la communauté dapprentissage on line

30 © Copyright, Joint Commission Resources Partage des responsabilités (2) EVALOR -Recruter les établissements participants -Organiser la formation des professionnels concernés -Assurer laccompagnement des établissements -Récupérer les données dévaluation -Assurer le contrôle qualité des données et la traduction des données narratives -Transmettre les données dévaluation anonymisées à la HAS et au centre collaborateur

31 © Copyright, Joint Commission Resources Partage des responsabilités HAS 1.Le choix des solutions et lorganisation 2.La construction de partenariats opérationnels avec les SRE et autres organisations concernées avec définition dun partage de charges-; collaboration HAS EVALOR étroite dans cette phase de démarrage : exemples –Elaboration de critères de sélection des établissements –Recrutement des établissements de santé –Suivi de la phase de pré-test : 3. Le pilotage national 4.La communication et promotion du projet, valorisation, partage dexpériences –Le retour périodique dinformation aux tutelles et autres partenaires concernés –Des actions de valorisation des établissements –Copilotage avec Evalor du comité par solution

32 © Copyright, Joint Commission Resources Partage des responsabilités HAS 5.Participation à la coordination internationale –Participation au Steering Committee et à ses 4 sous-comités « event analysis », évaluation, « collaborative learning »,communication –Collaboration avec Westat : questionnaire mesure de la culture de sécurité 6.Développement, gestion, animation de la plateforme nationale du site High 5 –Validation avant mis en ligne des CR de réunion, doutils développés par les ES, de dossiers documentaires…. –Fonctionnement en réseau (« online learning community ») 7.La centralisation des données au sein de la plateforme nationale, validation et envoi des données agrégées à la Joint Commission (Centre OMS)

33 © Copyright, Joint Commission Resources Le centre collaborateur OMS- Joint Commission –Ladministration et la coordination du projet –Le développement des outils pédagogiques –La formation des responsables des LTA –Le développement de boites à outils par solution –Le développement doutils et de soutien méthodologique pour le recueil des données –Le développement dune plateforme web High 5 –Le développement et le soutien dune communauté dapprentissage « online » –La gestion des données –Lanalyse des données et le retour dinformation aux trois mois aux établissements participants

34 © Copyright, Joint Commission Resources Recueil de données (indicateurs MR) Autoquestionnaire Questionnaires EA Questionnaire démographique Ponctuellement Partie 1 Partie 2


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