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Page n° 1 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Le contrôle de gestion dans le Système dinformation Exemple de la mise en place de SAP dans un grand groupe.

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1 Page n° 1 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Le contrôle de gestion dans le Système dinformation Exemple de la mise en place de SAP dans un grand groupe français des Utilities

2 Page n° 2 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Le contexte –Profil du groupe –La transformation Financière : une nécessité pour latteinte des enjeux du Groupe SAP/R3: support de la Transformation Gestion Finance du Groupe –Une démarche générique et industrialisée –SAP : permettre une transformation profonde –Une solution intégrée –Enjeux fonctionnels –Une simplification du SIGF SAP : au service du Schéma de Gestion du Groupe, structuré autour de 5 axes danalyse –Les axes Natures comptables, Structures, Activités, Segments clients, Produits –Schéma dimputation de ces axes –Zoom sur les projets : le module PS –La clôture de Gestion La pérennité du système -Maintenance en condition opérationnelle -La maintenance du référentiel Quelques étapes clés dun projet SI –Le lancement, la solution de référence, les études décarts, les spécifications générales et détaillées, le paramétrage, les reprises initialisation, les recettes, le démarrage, laccompagnement, le post-démarrage…. Agenda proposé La traduction du Contrôle de gestion dans le SI GF

3 Page n° 3 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Le contexte –Profil du groupe –La transformation Financière : une nécessité pour latteinte des enjeux du Groupe SAP/R3: support de la Transformation Gestion Finance du Groupe –Une démarche générique et industrialisée –SAP : permettre une transformation profonde –Une solution intégrée –Enjeux fonctionnels –Une simplification du SIGF SAP : au service du Schéma de Gestion du Groupe, structuré autour de 5 axes danalyse –Les axes Natures comptables, Structures, Activités, Segments clients, Produits –Schéma dimputation de ces axes –Zoom sur les projets : le module PS –La clôture de Gestion La pérennité du système -Maintenance en condition opérationnelle -La maintenance du référentiel Quelques étapes clés dun projet SI –Le lancement, la solution de référence, les études décarts, les spécifications générales et détaillées, le paramétrage, les reprises initialisation, les recettes, le démarrage, laccompagnement, le post-démarrage…. Profil du groupe

4 Page n° 4 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Le contexte –Profil du groupe –La transformation Financière : une nécessité pour latteinte des enjeux du Groupe SAP/R3: support de la Transformation Gestion Finance du Groupe –Une démarche générique et industrialisée –SAP : permettre une transformation profonde –Une solution intégrée –Enjeux fonctionnels –Une simplification du SIGF SAP : au service du Schéma de Gestion du Groupe, structuré autour de 5 axes danalyse –Les axes Natures comptables, Structures, Activités, Segments clients, Produits –Schéma dimputation de ces axes –Zoom sur les projets : le module PS –La clôture de Gestion La pérennité du système -Maintenance en condition opérationnelle -La maintenance du référentiel Quelques étapes clés dun projet SI –Le lancement, la solution de référence, les études décarts, les spécifications générales et détaillées, le paramétrage, les reprises initialisation, les recettes, le démarrage, laccompagnement, le post-démarrage…. La transformation Financière : une nécessité pour latteinte des enjeux du Groupe

5 Page n° 5 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier 3 Dérégulation et fonctions du Système dinformation Pendant la dernière décennie, les acteurs de lénergie en Europe ont dû faire face à des évolutions majeures, principalement dues au processus de dérégulation. Les enjeux du Groupe et de la Transformation financière sont structurés autour de 3 dimensions : –Linternational –Louverture des marchés –La séparation du régulé et du non-régulé Le groupe a été particulièrement impacté par ces évolutions et a dû conduire de vastes programmes de transformation dans lesquels le Système dInformation joue un rôle prépondérant. La DTFG² a été créée en 2003, au sein de la Direction Financière. Les différents projets quelle coordonne impactent lensemble du Groupe, en particulier jusqu'en « La Transformation joue un rôle essentiel et transverse. En profondeur, elle permet de modifier les modèles économiques, les process, les Systèmes dinformation, la culture. Elle doit aussi travailler à normer le langage pour que les grandes notions nécessaires au pilotage aient le même sens à lintérieur du Groupe européen que nous devons construire » Daniel C. – Directeur Général Délégué Finances Les Rencontres de la Transformation – 15 décembre

6 Page n° 6 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Le contexte –Profil du groupe –La transformation Financière : une nécessité pour latteinte des enjeux du Groupe SAP/R3: support de la Transformation Gestion Finance du Groupe –Une démarche générique et industrialisée –SAP : permettre une transformation profonde –Une solution intégrée –Enjeux fonctionnels –Une simplification du SIGF SAP : au service du Schéma de Gestion du Groupe, structuré autour de 5 axes danalyse –Les axes Natures comptables, Structures, Activités, Segments clients, Produits –Schéma dimputation de ces axes –Zoom sur les projets : le module PS –La clôture de Gestion La pérennité du système -Maintenance en condition opérationnelle -La maintenance du référentiel Quelques étapes clés dun projet SI –Le lancement, la solution de référence, les études décarts, les spécifications générales et détaillées, le paramétrage, les reprises initialisation, les recettes, le démarrage, laccompagnement, le post-démarrage…. Une démarche générique et industrialisée

7 Page n° 7 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Une démarche générique industrialisée : Planning 01/ 03 04/03 07/03 01/04 02/ 04 05/04 06/ 04 Generation BranchCentral FunctionsDistribution BranchMarketing Branch 01/ EnerxxDS DIN/ DIPS DA DIRIM Central Functions R&D OTC, DVP DPN DCN PGI Phase 1 PGI Phase 2 ERD-E 1 ERD-E 2 Sales Branch 1 Sales Branch 2 ERD-E 3 Functional Extensions Budgets, analysis and pilot PGI Phase 3 DGxx SEI UCN EGD EGD 1 EGD 2 EGD 3 03/ 06 06/ 06 01/ 0703/ 07 As of today users users Phase 1 : IMP Transactions" deployed in all Branches Phase 2 : IMP Analysis and new Business Model and IMP Transactions in some areas Phase 3 : IMP transactions deployed for EGD and SEI Phase 1 : IMP Transactions" deployed in all Branches Phase 2 : IMP Analysis and new Business Model and IMP Transactions in some areas Phase 3 : IMP transactions deployed for EGD and SEI DOAAT

8 Page n° 8 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Une démarche générique industrialisée Démarche générique de mise en place dun projet SAP Pilotage et suivi de projet Plan dassurance qualité Spécifications générales et Spécifications détaillées Architecture technique Paramétrage et spécifiques Interfaces Formulaires – États Intégration Reprises Conduite du changement Pré- production Préparation à la mise en production Maintenance Support de second niveau corrective évolutive Nous reviendrons en détail sur plusieurs de ces étapes

9 Page n° 9 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Une démarche générique industrialisée. Le volet fonctionnel dun projet SAP : le processus de construction de la solution Référentiel (données) HR - GTA Solution Achats Solution de Référence Le cas PGI : de la Solution de Référence (SR) à la Solution Dédiée (SD) Déploiement Pilotage et suivi de projet Plan dassurance qualité Analyse décarts Déclinaison du paramétrage des flux SR (Structures Organisationnelles) Nouvelles Interfaces Nouveaux Formulaires – États Intégration Reprises Conduite du changement Pré- production Préparation à la mise en HR-GTA Solution Dédiée Branche Distribution Branche Productio n Branche Fonctions Centrales Branche Commerce Paramétrage ou spécifique des nouveaux flux

10 Page n° 10 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Le contexte –Profil du groupe –La transformation Financière : une nécessité pour latteinte des enjeux du Groupe SAP/R3: support de la Transformation Gestion Finance du Groupe –Une démarche générique et industrialisée –SAP : permettre une transformation profonde –Une solution intégrée –Enjeux fonctionnels –Une simplification du SIGF SAP : au service du Schéma de Gestion du Groupe, structuré autour de 5 axes danalyse –Les axes Natures comptables, Structures, Activités, Segments clients, Produits –Schéma dimputation de ces axes –Zoom sur les projets : le module PS –La clôture de Gestion La pérennité du système -Maintenance en condition opérationnelle -La maintenance du référentiel Quelques étapes clés dun projet SI –Le lancement, la solution de référence, les études décarts, les spécifications générales et détaillées, le paramétrage, les reprises initialisation, les recettes, le démarrage, laccompagnement, le post-démarrage…. SAP : permettre une transformation profonde

11 Page n° 11 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Pourquoi SAP ? IMP*/SAP : permettre une transformation profonde Objectifs SPECIFIQUES du groupe Support dun nouveau modèle de gestion Renfort de lexcellence financière Passage dune organisation verticale à une organisation basée sur la chaîne de valeur Passage à une organisation européenne. Objectifs standards Harmonisation des Process Un langage commun Un système unique Flexibilité Productivité IMP: Integrated Management Program

12 Page n° 12 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Le contexte –Profil du groupe –La transformation Financière : une nécessité pour latteinte des enjeux du Groupe SAP/R3: support de la Transformation Gestion Finance du Groupe –Une démarche générique et industrialisée –SAP : permettre une transformation profonde –Une solution intégrée –Enjeux fonctionnels –Une simplification du SIGF SAP : au service du Schéma de Gestion du Groupe, structuré autour de 5 axes danalyse –Les axes Natures comptables, Structures, Activités, Segments clients, Produits –Schéma dimputation de ces axes –Zoom sur les projets : le module PS –La clôture de Gestion La pérennité du système -Maintenance en condition opérationnelle -La maintenance du référentiel Quelques étapes clés dun projet SI –Le lancement, la solution de référence, les études décarts, les spécifications générales et détaillées, le paramétrage, les reprises initialisation, les recettes, le démarrage, laccompagnement, le post-démarrage…. Une solution intégrée

13 Page n° 13 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Un progiciel intégré SAP est un progiciel intégré : il couvre toutes les fonctions de lentreprise Une solution de base adaptable à lentreprise, Un processus traité au travers de plusieurs « modules », couvrant principalement une fonction (Achats, Contrôle de gestion, Stocks, …), Des liens entre modules induits par le système, Une saisie des données unique, Un reporting opérationnel intégré, Un traçage automatique de tous les gestes et une identification de leur origine.

14 Page n° 14 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Pourquoi SAP ? Une solution intégrée Notion de processus intégré : exemple du flux achat Demande dAchat Commande Réception Facture Imputation compte de charge Imputation compte fournisseur Réalisé Engagement Engagé Légende Saisie manuelle Génération automatique

15 Page n° 15 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Le contexte –Profil du groupe –La transformation Financière : une nécessité pour latteinte des enjeux du Groupe SAP/R3: support de la Transformation Gestion Finance du Groupe –Une démarche générique et industrialisée –SAP : permettre une transformation profonde –Une solution intégrée –Enjeux fonctionnels –Une simplification du SIGF SAP : au service du Schéma de Gestion du Groupe, structuré autour de 5 axes danalyse –Les axes Natures comptables, Structures, Activités, Segments clients, Produits –Schéma dimputation de ces axes –Zoom sur les projets : le module PS –La clôture de Gestion La pérennité du système -Maintenance en condition opérationnelle -La maintenance du référentiel Quelques étapes clés dun projet SI –Le lancement, la solution de référence, les études décarts, les spécifications générales et détaillées, le paramétrage, les reprises initialisation, les recettes, le démarrage, laccompagnement, le post-démarrage…. Enjeux fonctionnels

16 Page n° 16 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Ventes hors énergies Obtenir une meilleure traçabilité des étapes du processus ventes et faciliter le recouvrement des créances Garantir la sécurisation de ce processus et permettre doptimiser la gestion et le coût des stocks (enjeu financier supérieur à 1300 M à la DPN) Gestion des Stocks Achats/Approvisionnement Optimiser les dépenses dachat en mettant en place un SI Achat intégré qui sappuie sur des référentiels Achats communs (fournisseurs, articles, contrats) Comptabilité Améliorer la rapidité et la fiabilité de la production comptable, fournir des outils au contrôle de qualité et soutenir la réduction des coûts Offrir un outil unique, commun et convivial aux personnels de lentreprise, et garantir dans la durée la capacité de prendre en compte les démarches RH grâce à un outil évolutif Gestion des Temps et des Activités Enjeux par domaine fonctionnel de la mise en place de SAP/R3 Contrôle de Gestion Permettre au contrôle de gestion dassurer lanimation dun système de pilotage des résultats et de mesure de la performance métier au delà du simple contrôle budgétaire

17 Page n° 17 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Enjeux pour le contrôle de gestion Contrôle de Gestion - Disponibilité en temps réel des informations sur la majorité des coûts primaires (charges, produits) -Fiabilité des données facilitant lanalyse et le contrôle (accès à lensemble des flux dorigine) -Rôle accru des acteurs du Contrôle de gestion dans la qualité, lexhaustivité du contrôle (clôture mensuelle) Facilitation des tâches de consolidation et de reporting pour optimiser le suivi de lactivité de lentreprise et de ses ressources Stratégie Métier Contribution de PGI

18 Page n° 18 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Le contexte –Profil du groupe –La transformation Financière : une nécessité pour latteinte des enjeux du Groupe SAP/R3: support de la Transformation Gestion Finance du Groupe –Une démarche générique et industrialisée –SAP : permettre une transformation profonde –Une solution intégrée –Enjeux fonctionnels –Une simplification du SIGF SAP : au service du Schéma de Gestion du Groupe, structuré autour de 5 axes danalyse –Les axes Natures comptables, Structures, Activités, Segments clients, Produits –Schéma dimputation de ces axes –Zoom sur les projets : le module PS –La clôture de Gestion La pérennité du système -Maintenance en condition opérationnelle -La maintenance du référentiel Quelques étapes clés dun projet SI –Le lancement, la solution de référence, les études décarts, les spécifications générales et détaillées, le paramétrage, les reprises initialisation, les recettes, le démarrage, laccompagnement, le post-démarrage…. Une simplification du SIGF

19 Page n° 19 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Un système dinformation simplifié et inséré dans le SI de lentreprise Le périmètre PGI et les principaux systèmes connexes FI : Comptabilité CO-PS : Gestion/Projets MM : Achats - Stocks SD : Ventes HR-GTA : Temps GTA SI Métier Interfaçage Paie Applicatifs Autres systèmes (filiales, …) SI Direction Achats GSE / COE Paiement Centralisatrice comptable Conso Groupe Immobilisations... Légende XX : Module SAP Applications Intranets

20 Page n° 20 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Le domaine Gestion PGI traite des coûts et recettes à plat et doit fournir les éléments financiers pour les autres analyses de gestion Domaine « Gestion » Rentabilité Clients Outil délaboration budgétaire Rentabilité Produits Coûts complets par activité Programme PGI Tronc Commun PGI SAP Reporting Pilotis Coûts / Recettes à plat sur les différents axes de gestion Élaboration du coût unitaire produit Un système dinformation simplifié, malgré une couverture limitée

21 Page n° 21 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Un système dinformation simplifié SAP/R3 : à la base de la pyramide comptable et de pilotage Le projet Reporting-Consolidation Pilotage du Groupe instrumente le SIFG² de niveau groupe avec de nouveaux outils qui permettent notamment la consolidation des sous-groupes par paliers transparents. Le projet AEPR industrialise la construction budgétaire, le dialogue de gestion et lanalyse financière du réalisé et du prévisionnel, pour le périmètre de la maison mère. Le Transactionnel Finance Gestion est déployé pour lensemble de la maison-mère Unit é s, Divisions, Analyses é conomiques Transactions Reporting et consolidation Pilotis Réalisé, Budget & Plan Pays, Groupe Branches Analyses é conomiques Transactions Reporting et consolidation SI Métiers Branches Achats et Ventes dénergie, Acheminement, Gestion de la maintenance Autres SI Financiers et Support Immostrésorerie, échanges internes, paie,e-procurement, formation, immobilier,… Pilotis Réalisé, Budget & Plan Performance, Finance, Gestion Réalisé, Budget & Plan Élaboration budgétaire Réalisé, Budget & Plan Élaboration budgétaire PGI–Transactions Comptabilité, Gestion Achats, Ventes, Stocks, GTA Réalisé Branches Unit é s, Divisions, Analyses é conomiques Transactions Reporting et consolidation Pilotis Réalisé, Budget & Plan Pays, Groupe Branches Analyses é conomiques Transactions Reporting et consolidation SI Métiers Branches Achats et Ventes dénergie, Acheminement, Gestion de la maintenance Autres SI Financiers et Support Immostrésorerie, échanges internes, paie,e-procurement, formation, immobilier,… Pilotis Réalisé, Budget & Plan Performance, Finance, Gestion Réalisé, Budget & Plan Élaboration budgétaire Réalisé, Budget & Plan Élaboration budgétaire PGI–Transactions Comptabilité, Gestion Achats, Ventes, Stocks, GTA Réalisé Branches Transactionnel PGI/R3

22 Page n° 22 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Le contexte –Profil du groupe –La transformation Financière : une nécessité pour latteinte des enjeux du Groupe SAP/R3: support de la Transformation Gestion Finance du Groupe –Une démarche générique et industrialisée –SAP : permettre une transformation profonde –Une solution intégrée –Enjeux fonctionnels –Une simplification du SIGF SAP : au service du Schéma de Gestion du Groupe, structuré autour de 5 axes danalyse –Les axes Natures comptables, Structures, Activités, Segments clients, Produits –Schéma dimputation de ces axes –Zoom sur les projets : le module PS –La clôture de Gestion La pérennité du système -Maintenance en condition opérationnelle -La maintenance du référentiel Quelques étapes clés dun projet SI –Le lancement, la solution de référence, les études décarts, les spécifications générales et détaillées, le paramétrage, les reprises initialisation, les recettes, le démarrage, laccompagnement, le post-démarrage…. SAP au service du Schéma de Gestion Groupe

23 Page n° 23 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier 5 axes danalyse Structures Produits ( Électricité, Produits dérivés, Gaz) Activités Nature comptable (Frais de personnel, Achats…) Segments Axes dAnalyse Structures (Division, Entité managériale) Produits ( Électricité, Produits dérivés, Gaz) Activités (Produire, Commercialiser,..) Nature comptable (Frais de personnel, Achats…) Segments (Grands comptes, PME, particuliers…, Axes dAnalyse

24 Page n° 24 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Les objectifs de PGI ? Répondre aux besoins danalyses du groupe

25 Page n° 25 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Le contexte –Profil du groupe –La transformation Financière : une nécessité pour latteinte des enjeux du Groupe SAP/R3: support de la Transformation Gestion Finance du Groupe –Une démarche générique et industrialisée –SAP : permettre une transformation profonde –Une solution intégrée –Enjeux fonctionnels –Une simplification du SIGF SAP : au service du Schéma de Gestion du Groupe, structuré autour de 5 axes danalyse –Les axes Natures comptables, Structures, Activités, Segments clients, Produits –Schéma dimputation de ces axes –Zoom sur les projets : le module PS –La clôture de Gestion La pérennité du système -Maintenance en condition opérationnelle -La maintenance du référentiel Quelques étapes clés dun projet SI –Le lancement, la solution de référence, les études décarts, les spécifications générales et détaillées, le paramétrage, les reprises initialisation, les recettes, le démarrage, laccompagnement, le post-démarrage…. SAP au service du Schéma de Gestion Groupe

26 Page n° 26 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier 5 Axes danalyses Laxe Natures Comptables

27 Page n° 27 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Les objectifs de PGI ? Répondre aux besoins danalyses du groupe

28 Page n° 28 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Les natures comptables du compte de résultat sont regroupées sur six domaines de gestion, eux- mêmes liés aux rubriques de gestion de Pilotis Plan de Compte Général Comptes de bilan Comptes de résultat Domaines de gestion Charges de personnel Charges liées aux achats Charges liées aux dotations aux amortissements et aux provisions Impôts et taxes Charges financières et exceptionnelles Recettes Regroupement des comptes de résultat sur les domaines de gestion Rubriques de gestion Pilotis LAxe Nature Comptable

29 Page n° 29 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Laxe comptable est certes un axe stable, mais non figé ; ici par exemple, adaptation suite au passage aux normes IFRS.Dautres hiérarchies comptables ont été créées pour des besoins opérationnels des différents métiers. Plan de Compte Général Comptes de bilan Comptes de résultat Domaines de gestion Ventes Consommation de combustibles et dénergies Production immobilisée et stockée Achats dacheminement Autres consommations hors production immob/stockée et acheminement Charges de personnel Impôts et taxes Autres produits et charges opérationnels « APCO » Coûts des fonctions centrales et support de branche Dotations au x amortissements Autres produits et charges dexploitation (APCE) Produits et charges financiers et non opérationnels Rubriques de gestion Pilotis normes IFRS LAxe Nature Comptable - Révisé en janvier 2006

30 Page n° 30 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Comptes de classe 6 : Charges 6XXXXXX Comptes de classe 7 : Produits 7XXXXXX Comptes de bilan : Classe 1 à 5 1XXXXXX : Actif circulant 2XXXXXX : Immobilisations 3XXXXXX : Stocks matières 4XXXXXX : Comptes de tiers 5XXXXXX : Comptes bancaires Nature Comptable Primaire de dépense 6XXXXXX ex : Maintenance chaudronnerie ex : Agents statutaires Nature Comptable Primaire de recette 7XXXXXX Comptes de bilan : Classe 1 à 5 1XXXXXX 2XXXXXX 3XXXXXX 4XXXXXX 5XXXXXX Pas déquivalent financier Nature Comptable Secondaire ex : MRG1 main dœuvre (M) déversée par Répartition globale (RG) depuis les CCS vers les OI ou EOTP (flux 1) Comptabilité financière (Module FI)Comptabilité analytique (Module CO) COMPTES DE BILAN COMPTES DE RESULTAT AXE NATURE COMPTABLE NC et comptes financiers

31 Page n° 31 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier AXE NATURE COMPTABLE – dans SAP

32 Page n° 32 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier 5 Axes danalyses Laxe Structure

33 Page n° 33 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Les objectifs de PGI ? Répondre aux besoins danalyses du groupe

34 Page n° 34 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Représentation des quatre niveaux dagrégats dEntités Managériales caractéristiques dEDF Tête de Groupe Directions Divisions Unités (ENERTHY) Regroupements dEntités Managériales Entité Managériale LAxe Structure Exemple de la Direction Production et Ingénierie – Production Thermique et Hydraulique Attention! Le « centre de profit » est une notion du vocabulaire SAP. Elle na rien à voir avec un « centre de profit » dans le vocabulaire Gestion. Il en est de même pour les « centres de coûts » Sociéte dans SAP Centre de profit Périmètre analytique Structure SAPStructure Maison-Mère Groupe de centres de profit Groupe Direction Production Ingénierie DPNENERTHY UP Direction Commerce CPTCNPEGEH DS

35 Page n° 35 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier CP et CCS sont liés entre eux par leurs données de base : –Comme un service ou une section dépend dune seule EM, un Centre de Coûts de Structure est rattaché à un seul Centre de Profit. –De même, comme une Entité Managériale regroupe plusieurs services ou sections, un Centre de Profit regroupe plusieurs Centres de Coûts de Structure. Un Centre de Profit peut englober plusieurs CCS (et CCT) Un CCS ne peut être rattaché quà un Centre de Profit Cest grâce au lien des données de base que toutes les dépenses imputées à un centre de coûts de structure seront consolidées et consultables sur le centre de profit de rattachement. Un Centre de Profit peut englober plusieurs CCS (et CCT) Un CCS ne peut être rattaché quà un Centre de Profit Cest grâce au lien des données de base que toutes les dépenses imputées à un centre de coûts de structure seront consolidées et consultables sur le centre de profit de rattachement. Lien de 2 CCS avec 1 CP via les données de base Service ou Section Centre de Coûts de Structure dans PGI CNPE 1 Tertiaire RobinetterieChaudronnerie Maintenance Groupes de Centres de Coûts de Structure Centres de Coûts de Structure - CCS … DPN UNIPECNPE 1 Centres de Profit - CP Entité Managériale Centre de Profit dans PGI Groupe de Centres de Profit AXE STRUCTURE Relation entre objets de gestion dans PGI

36 Page n° 36 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier AXE STRUCTURE Codification Centre de Profit EM Entité Managériale XXXX N° actuel organisme comptable (OC) Pilotis Service Central DPNEM5002 CAPE - CENTRE APPUI PARC EN EXPLEM5007 UTO-UNITE TECHN. OPERATI.EM5700 GDL-GROUPE DS LABORATOIRESEM5710 UNIPE-UNITE NAT. ING. PARC EXPL.EM5740 CNPE CHOOZ B CNPE CIVAUX CNPE CREYS MALVILLE CNPE ST ALBAN CNPE BELLEVILLE CNPE GOLFECH CNPE NOGENT CNPE PENLY CNPE FLAMANVILLE CNPE CATTENOM CNPE PALUEL CNPE FESSENHEIM CNPE CRUAS-MEYSSE CNPE CHINON CNPE ST LAURENT DES EAUX CNPE BLAYAIS CNPE DAMPIERRE EN BURLY CNPE GRAVELINES CNPE TRICASTIN CNPE BUGEY UNITES NATIONALES OU CNPECode PGI EM5430 EM5420 EM5400 EM5380 EM5370 EM5360 EM5350 EM5340 EM5330 EM5320 EM5310 EM5190 EM5180 EM5170 EM5160 EM5150 EM5140 EM5130 EM5120 EM5110 Exemple Fiche UTO

37 Page n° 37 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier AXE STRUCTURE Codification Centre de Coûts K Centre de Coûts de Structure Exemple ENERTHY du lien entre les données de base dun centre de profit et dun centre de coûts YYY Codification libre à définir par les unités (ex: n°CRB) XXX N° PGI pour chaque entité managériale 262Service Central DPN 265CAPE - CENTRE APPUI PARC EN EXPL 260UTO-UNITE TECHN. OPERATI. 261GDL-GROUPE DS LABORATOIRES 264UNIPE-UNITE NAT. ING. PARC EXPL. CNPE CHOOZ B CNPE CIVAUX CNPE CREYS MALVILLE CNPE ST ALBAN CNPE BELLEVILLE CNPE GOLFECH CNPE NOGENT CNPE PENLY CNPE FLAMANVILLE CNPE CATTENOM CNPE PALUEL CNPE FESSENHEIM CNPE CRUAS-MEYSSE CNPE CHINON CNPE ST LAURENT DES EAUX CNPE BLAYAIS CNPE DAMPIERRE EN BURLY CNPE GRAVELINES CNPE TRICASTIN CNPE BUGEY UNITES NATIONALES OU CNPEN°PGI

38 Page n° 38 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier 5 Axes danalyses Laxe Activités

39 Page n° 39 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Les objectifs de PGI ? Répondre aux besoins danalyses du groupe Laxe activité répond à la fois à des besoins du groupe (P&L par destination) et des opérationnels (activités très fines, complétées par des attributs métiers)

40 Page n° 40 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier 7 PROCESSUS Produire Supporter et Piloter Distribuer Transporter MACRO- PROCESSUS Commercialiser piloter préparer lavenir communication interne assurer la compta assurer la gestion approvisionner se former Appui RH au management Expertise RH GCT recrutement - mobilité - redéploiement gestion de la formation social et syndical se former pilotage filière informatique Informatique de service - bureautique Exploit - maintenance des systèmes Exploit - maintenance des applicatifs Telecom et téléphonie Immobilier logements immobilier tertiaire occupation, sécurité et santé au travail autres supports ACTIVITES NATIONALES Axe Activités Prévoir les consommations Réaliser le bilan des ventes et des achats effectués Gérer les opérations avec les contreparties Gérer et contrôler les risques Concevoir et lancer les offres Gérer les offres existantes Elaborer et piloter le plan marketing Vendre sur terrain Télé-vendre (téléphone et internet) Vendre par canaux externes (partenaires) Assurer la promotion des produits (dont IC) Vendre les services 2 Gérer les contrats (y compris réclamations) Gérer interfaces avec les opérateurs de réseaux Réaliser les services daprès vente 3 1 : Précision sur « vendre » : laccueil client est à intégrer dans le processus Vendre 3 : DE services liés à la facturation (dématérialisation factures par exemple) 2 : Besoin DPP à sécuriser, pourrait aussi être une activité locale déclinée par canaux Ventes externes Ventes internes Rétrocessions Achats interne dénergie Achats externes dénergie Obligations dachat Acheminement transport Acheminement distribution Supporter la commercialisation Vendre 1 Marketing Gérer la Clientèle CA, sourcing, acheminement Optimiser les approvisionnements dénergie Exemple Commerce

41 Page n° 41 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Transpor ter Distribuer Commer cialiser MACRO- PROCESSUS Prestations Produire Supporter et piloter … Produire THF Produire HYD PROCESSUS … Prestation À lexterne Exploiter Maintenir le patrimoine Décons truire - Prestations tiers France Piloter Post- exploiter ACTIVITES NATIONALES ACTIVITES LOCALES ENERTHY Prestations tiers étranger Prestations transférées Affaire X Affaire Z Affaire Y Supporter la production Affaire SDM assurer la maintenance programmée et sur aléas de et hors loutil de production Manutentionner le combustible Conduire et contrôler les installations Traiter et valoriser les co- produits Traiter et valoriser les déchets Assurer la maintenance courante de loutil de production Assurer la maintenance courante non individualisée sur des matériels Activités SUPPORT Communication Contrôle de gestion Informatique et Télécom Approvisionner et stocker Gestion des RH Gestion de la formation Gérer les activités sociales et syndicales Développement local Assurer la qualité Autres supports Maintenance nationale du référentiel Définition dactivités locales par la Division Exemple Production Thermique … Axe Activités Les activités locales peuvent être structurées en groupes et sous-groupes. Chaque ligne dactivité locale est déclinée en fonction dattributs locaux qui sont multiplicateurs ou non multiplicateurs dobjets de gestion.

42 Page n° 42 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Les « ordres internes » possèdent des attributs afin de permettre le reporting et lagrégation des données sur ces activités. Attributs nationaux Activité nationale de gestion ( processus et macro-processus ) Code CAE (Compte Analytique dExploitation) Attributs locaux Numéro de tranche Code matériel Catégorie de maintenance Thermique Hydraulique Centrale hydraulique Groupement de centrales hydrauliques Catégorie de maintenance Code Enjeu Attributs des prestations Type de prestation Bénéficiaire Produit Activités pérennes et affaires non-pérennes Affaires de prestations Exemple ENERTHY pour les attributs locaux Dans SAP, trois objets sont utilisés pour porter les activités locales : Lordre interne et lEOTP sont utilisés si lactivité locale représente «laxe dimputation au plus loin ». Lordre interne peut être utilisé pour porter une activité locale pérenne ou non pérenne. Le processus de gestion est utilisé si laxe activité ne représente pas le porteur final des coûts et quun déversement vers un segment client, ou vers un autre axe, est à réaliser. Le processus de gestion ne supporte généralement que les coûts dune activité locale pérenne (car rattaché à une Activité nationale « technique »). Axe Activités : le niveau local est porté dans SAP par 3 types dobjets

43 Page n° 43 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier ACTIVITES « nationales » ACTIVITES « locale DPN » n Exercer la maintenance en arrêt (env. 240 activités grille darrêt déclinées avec attributs) Exploiter Appuyer production nucléaire (activités support de métier et activités fonctions dappui) Assurer la maintenance dexploitation Assurer la logistique dexploitation Maintenir le patrimoine Gérer les combustibles nucléaires Traiter les déchets Post- exploiter DéconstruirePiloter Extrait schéma de gestion CNPE Extrait grille arrêt de tranche CR22 (comparatif grille ancienne et nouvelle ) Ancienne grille Nouvelle grille Axe Activités Activités « arrêt de tranche » La grille nationale « arrêt de tranche » mise en place pour faciliter linter-comparaison des Centres de production Nucléaire a été intégrée au nouveau schéma de gestion des Centres de production Nucléaire. Exemple Production Nucléaire Uniquement présenté en séance

44 Page n° 44 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Axe Activités Interface Système métier SAP/R3 a été interfacé à de nombreuses applications métier (ex. facturation des clients ; SI doptimisation des achats/ventes de gros ; SI de maintenance …). Certaines évolutions ont donc eu lieu dans les SI métiers. Exemple : La mise en place dune interface entre SYGMA (SI de maintenance de la production nucléaire) et SAP/R3 a pour objectif de conserver le fonctionnement actuel de SYGMA. –Pour passer une commande ou sortir une pièce de rechange, tout dossier SYGMA (ordre dintervention) nécessite dindiquer un objet de gestion –Identification dans SYGMA et en automatique des objets de gestion (ordre interne) pour les activités de maintenance tranche en marche et arrêt de tranche

45 Page n° 45 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier 5 Axes danalyses Laxe Segments Clients

46 Page n° 46 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Les objectifs de PGI ? Répondre aux besoins danalyses du groupe

47 Page n° 47 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier 5 Axes danalyses Laxe Produits

48 Page n° 48 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Les objectifs de PGI ? Répondre aux besoins danalyses du groupe

49 Page n° 49 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Le contexte –Profil du groupe –La transformation Financière : une nécessité pour latteinte des enjeux du Groupe SAP/R3: support de la Transformation Gestion Finance du Groupe –Une démarche générique et industrialisée –SAP : permettre une transformation profonde –Une solution intégrée –Enjeux fonctionnels –Une simplification du SIGF SAP : au service du Schéma de Gestion du Groupe, structuré autour de 5 axes danalyse –Les axes Natures comptables, Structures, Activités, Segments clients, Produits –Schéma dalimentation de ces axes –Zoom sur les projets : le module PS –La clôture de Gestion La pérennité du sysytème -Maintenance en condition opérationnelle -La maintenance du référentiel Quelques étapes clés dun projet SI –Le lancement, la solution de référence, les études décarts, les spécifications générales et détaillées, le paramétrage, les reprises initialisation, les recettes, le démarrage, laccompagnement, le post-démarrage…. 2ème session – 26 janvier 2006

50 Page n° 50 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Reporting et Analyses Imputations des recettes Imputations de charges Contrôle de gestion Enregistrement engagements Alimentation du budget (annuelle) Maintenance des données de base Achats / Stocks Ventes Livraison Facturation RAPPEL : SAP/R3 est un outil intégré Consommation de stocks Demande dachats Commande dachats Réception marchandises Factures Activités et frais Validation et imputation Saisie des temps et frais Collecte des temps et frais GTA MM CO PS SD

51 Page n° 51 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Chaque événement économique se traduit par un mouvement en Gestion dans PGI. Ces mouvements sont générés automatiquement par le système et déclenchés par des acteurs en amont de la Gestion. Temps réel Réception Charges à payer Finance Commande réceptionnée Alimentation du SI Achats Annulation dengagement Réalisé Gestion Module Facture Annulation charges à payer Écritures dachats Règlement Finance Commande facturée Alimentation du SI Achats et Stocks Module Achats Réalisé Module Finance Module Gestion Exemple : IMPUTATION des ACHATS Impact automatique en gestion des flux amont Demande dachat Passation de la commande Achats Gestion Commande en cours Calcul de prévisions Engagement Module Pas dimpact Finance Module

52 Page n° 52 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Les objectifs de PGI ? Répondre aux besoins danalyses du groupe

53 Page n° 53 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Rappel : Macro schéma de gestion Imputation réelle Imputation statistique Légende (terminologie SAP) Charges de MO (Interface Sprint) Déversement dinterface 3 Achats directement affectés sur activité (+ recettes éventuellement) Achats directement affectés sur activité (+ recettes éventuellement) Imputation statistique Imputation réelle 1 Dotations aux Amortissement (Ex : Interface IRIS) Dotations aux Amortissement (Ex : Interface IRIS) 2 Schéma Entreprise Activités/Processus/ Macro-Processus Axes danalyse… Limputation sur les activités seffectue par déversement dinterfaces, par imputation dachats, par pointage technique et par cycles de déversement. Natures détaillées (comptes de comptabilité générale) 1, 2, 3 Imputation via natures comptables primaires 4 Imputation via natures comptables secondaires sur les 6 domaines XXX Plage de numéro par Entité managériale Activités (Ordres) Vision Structure organisationnelle Projets (EOTP) Kxxx…. CCS Zxxx…. CCT Axxx…. Exxx…. Cycles de déversement mensuel ou pointage ou valorisation du pointage par la GTA 4 Batch GTA 4

54 Page n° 54 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Ingénierie Schéma de gestion des unités de production Thermique Classique Activités gérées par affaires/projets Activités courantes CCS Répartition selon temps passé Saisie des charges dachats directs sur les CCS et sur leurs destinations finales (processus similaire pour les amortissements). Affectation directe. Activités nationales Produire THERMIQUE Pré-exploiter Exploiter Maintenir le patrimoine Post-exploiter Déconstruire Piloter Supporter la production thermique (charges) = X (coûts des CCS) = X (coûts des macro-processus) = X Production Maintenance État Major. Prestations vers le RTE / filiales… Maintenance programmée Maintenance courante Charges Autres MO Recettes Achats Directs Ressources Lien géré par attributs, Attributs supplémentaires des activités de maintenance Code matériel 2 CH Catégorie de maintenance N° affaire SDM (pour les affaires de maintenance programmée et sur aléas) (coûts des activités + affaires/ projets) = X Support et pilotage : logistique Produire Attributs de lactivité Entité managériale bénéficiaire (CPT ou autres E.M. dans le cas de prestations) Communs de site, Communs de tranche Tranche, Amortissements Maintenance sur aléas Exemple Production Thermique

55 Page n° 55 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Schémas de gestion de la Branche Commerce Exemple Commerce

56 Page n° 56 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Zoom : Natures comptables primaires et natures comptables secondaires dans PGI Module CO (Gestion) Module FI (Comptabilité) Comptes de bilan Comptes dexploitation (comptes 6 et 7) Comptes généraux xxx REPORTING PILOTIS (Balance des comptes généraux par EM) CC2000 (un seul organisme comptable pour lensemble ENERTHY) REPORTING DETAILLE GESTION CCS 1 Activité 2 Activité 1 641xxx 100 Natures comptables secondaires 20% 80% MRG1 100MRG1 20 MRG Duplication des comptes de comptabilité générale en contrôle de gestion Natures Comptables Primaires (duplication des comptes 6 et 7) Natures comptables primaires CCS 1 CCS x ………

57 Page n° 57 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier OBJETS DE GESTION ECRAN DIMPUTATION A SAISIR LORS DE LA DEMANDE DACHAT SORTIES DE STOCKS VENTES DEMANDE DACHAT Exemple concret dun écran de saisie lors dune demande dachat Centre de coûts de Structure Ordre interne K : Le Havre - Direction du CPT A : Le Havre - Communiquer à l'externe Toute Demande dachat doit être imputée simultanément sur les deux objets de Gestion suivants : Centre de coût de Structure (Axe Structure) Ordre interne, EOTP ou Processus (Axe Activité) …EOTP ou Processus AXE STRUCTURE AXE ACTIVITE AXE NATURE 57 Cas Général - Principe de limputation simultanée

58 Page n° 58 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Impact création Demande Achat sur Centre de Coûts et Axe Structure Impact création Demande Achat sur Ordre Interne et Axe Activité PRINCIPES DIMPUTATION ET DE DEVERSEMENT Impact en gestion de la création dune DA * Voir la page de commentaire pour des informations détaillées

59 Page n° 59 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier PRINCIPES DIMPUTATION ET DE DEVERSEMENT Impact en gestion dune réception dachat Impact saisie réception Achat sur Ordre Interne et Axe Activité Impact saisie réception Achat sur Centre de Coûts et Axe Structure * Voir la page de commentaire pour des informations détaillées

60 Page n° 60 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier PRINCIPES DIMPUTATION ET DE DEVERSEMENT Impact en gestion dune sortie de stocks * Voir la page de commentaire pour des informations détaillées Impact saisie sortie de stock sur Ordre Interne et Axe Activité Impact saisie sortie de stock sur Centre de Coûts et Axe Structure

61 Page n° 61 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Zoom : Affectation des charges de personnel Trois méthodes daffectation sont proposées aux entités pour imputer les charges de personnel sur les Activités / Affaires Trois méthodes daffectation sont proposées aux entités pour imputer les charges de personnel sur les Activités / Affaires Méthode A Coefficients de répartition Méthode C Pointage technique partiel puis répartition du reliquat sur activités Méthode B Pointage technique CCS Activité 1Activité 2 CCS Activité Affaire CCS Activité 1Affaire CoefA B Outil de saisie des temps Activité 2 12 Outil de saisie des temps

62 Page n° 62 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Exemple dun état de reporting dans SAP/R3 Responsable budgétaire : CCS Période (Mois) analysée (é(s)) Groupe de natures comptables (ex. YPILOTIS, YHDG) Ici : Tête de Branche (5009), de la B. Energies (E001) : périmètre analytique Budget autorisé Réceptionné Dès demande dachat Réalisé + Engagement Comptes (compta générale) ou groupes de natures comptables (suivant choix ex. YPILOTIS ou YHDG) Montants en euros Niveaux de consolidation possibles

63 Page n° 63 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Le contexte –Profil du groupe –La transformation Financière : une nécessité pour latteinte des enjeux du Groupe SAP/R3: support de la Transformation Gestion Finance du Groupe –Une démarche générique et industrialisée –SAP : permettre une transformation profonde –Une solution intégrée –Enjeux fonctionnels –Une simplification du SIGF SAP : au service du Schéma de Gestion du Groupe, structuré autour de 5 axes danalyse –Les axes Natures comptables, Structures, Activités, Segments clients, Produits –Schéma dalimentation de ces axes –Zoom sur les projets : le module PS –La clôture de Gestion La pérennité du système -Maintenance en condition opérationnelle -La maintenance du référentiel Quelques étapes clés dun projet SI –Le lancement, la solution de référence, les études décarts, les spécifications générales et détaillées, le paramétrage, les reprises initialisation, les recettes, le démarrage, laccompagnement, le post-démarrage…. Les projets dexploitation et dinvestissement : PS

64 Page n° 64 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Gestion des projets dexploitation

65 Page n° 65 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Affaire pluri-hydro E184/ GEH E184/001031/EGEH Définition de Projet Éléments DOTP DTG E184/001031/EDTG DIPSENERTHY Structure des projets dexploitation Exemple daffaire transverse : GEH Dauphiné : chasses sur la base Isère (N° Pluri-hydro : A062001DEP003) Exemple daffaires dexploitation transverses de lUP Alpes Commanditaire : GEH Dauphine Prestataire : DTG Un OTP est créé pour représenter le projet dont le GEH Dauphiné est commanditaire 2 EOTPs sont créés, un pour collecter les coûts du prestataire DTG, lautre pour collecter les coûts du GEH pour cette affaire dont il est le commanditaire.

66 Page n° 66 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Investissement : exemple de projet investi (EOTP) Présentation en tableau Présentation graphique Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Niveau 4 Niveaux de consolidation, non imputables Objets dimputation

67 Page n° 67 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier SAP/R3 décliné : Le gestion des immobilisations en cours corporelles et incorporelles est du ressort de PGI. Autre application : Gère les immobilisations mises à linventaire Conséquence : le référentiel est commun aux deux applications La solution SAP/R3 utilise deux modules de SAP pour couvrir son périmètre fonctionnel : Le module FI – AA (module comptable) Le module PS (gestion) Limputation des coûts liés aux IEC diffère selon quil sagit de biens dactif mobile ou hors-actif mobile. Couverture fonctionnelle générale de SAP/R3 décliné en ce qui concerne la gestion des investissements Immobilisation en cours SAP/R3 Centre de Coût Technique ZxxxINT pour lEMxxx Activités Emxxx Autre appli PSFI-AA Déclaration de mise en service Génération décritures de dotations aux amortissements Immobilisations mises à linventaire Imputation statistique Imputation réelle

68 Page n° 68 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Projet dInvestissement : dans PS Activité nationale Caractéristiques de la fiche immo.

69 Page n° 69 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Critères de cohérence entre fiche IEC et Elément dOTP Informations de lélément dOTP Informations de la fiche IEC Domaine dactivité Société SAP Famille Sous-famille Rubrique Sous-rubrique Le numéro de crédit (et EM) Les finalités de limmobilisation La responsabilité de linvestissement Le responsable technique Le responsable budgétaire Le type dopération Domaine dactivité Société SAP Famille Sous-famille Nature Régime juridique Métier Catégorie dimmobilisation Le numéro de crédit (et EM) LETI Toute la conception est portée par un référentiel unique ; seule différence : la codification : E : en-cours sur PGI C : mis à linventaire pour le SI immo La cohérence entre FI-AA et PS est obtenue par lassociation dune fiche IEC et dun EOTP, objets dimputation, à la lecture dinformations communes.

70 Page n° 70 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Principes dimputation Biens hors-actif mobile Limputation des dépenses se fait au niveau le plus fin ; les éléments dOTP non-imputables servant à la consolidation EOTP non imputable (études) EOTP non imputable (réalisations) Organigramme Technique de Projet (OTP) EOTP imputable (études XX) EOTP imputable (études ZZ) EOTP imputable (réalisation) Fiche IEC Déversement mensuel des coûts sur la fiche IEC (Immo en cours) Imputation des dépenses sur les EOTP imputables (saisie lors de la demande dachat ou sortie de stocks) (coûts externes et internes) Imputation simultanée sur le CCS

71 Page n° 71 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier LEOTP peut recevoir les coûts suivants : Achats, Prestations reçues, consommations de stocks, Main dœuvre. En fin de période (clôture mensuelle), il sera déchargé sur la fiche IEC avec des natures comptables particulières qui seront prises en compte pour le reporting Pilotis. Imputation des coûts directs internes et externes sur lEOTP Déversement sur la fiche IEC en fin de période (clôture mensuelle) Elément dOTPFiche IEC 611Achats Externes100 MRG1 MO Interne Conso stocks200 88xPrestations internes540 Coûts externes Coûts internes IEC Achats externes xIEC MO Interne xIEC Conso stocks xIEC Prestations internes xIEC1290 Principes dimputation – Bien hors-actif mobile

72 Page n° 72 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Principes dimputation – Bien dactif mobile Le principe de gestion de lactif mobile est différent de celui des investissements : –La fiche IEC est imputée directement (au fil de leau) sans déversement en fin de mois (imputation réelle) –LEOTP (et le CCS) est imputé de manière statistique afin de permettre le suivi budgétaire. Lors de la passation de la demande dachat, le demandeur devra préciser un numéro de fiche immobilisation (IEC) préalablement créée pour que les dépenses y soient imputées. Organigramme Technique de Projet (OTP) EOTP Non imputable (actif mobile) EOTP imputable (mobilier) Imputation des dépenses sur la fiche immos en cours (circuit DA, commande, réception, contrôle facture) Imputation simultanée Il convient, si un budget est réparti sur plusieurs Centres de Coûts de Structure (CCS), de créer autant dIEC (et dEOTPs) quil y a de CCS responsables du bien. Exemple : achat de matériel de bureau pour CCS1 et achat de matériel de bureau pour le CCS2 feront lobjet de deux fiches immo.) Imputation réelle sur le compte 23 Fiche immo (actif mobile) Imputation simultanée sur le CCS

73 Page n° 73 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Principes dimputation – Bien dactif mobile Dans la fiche Immo dactif mobile, on saisit lélément dOTP.. Contrairement aux biens hors-actif mobile, lenregistrement sur le compte 23 se fait au fil de leau. Lecture directe. Pas de déversement mensuel sur les comptes 23 (clôture). Dans le cadre de lactif mobile, lutilisation de lassociation Fiche IEC / EOTP permet dobtenir un suivi budgétaire. Fiche IECElément dOTP 2314x 500 Imputation directe sur lIEC à chaque réception (achat) Imputation simultanée « en temps réel » sur lEOTP rattaché à la fiche IEC, et sur le CCS CCS 2314x 500 Imputation simultanée

74 Page n° 74 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Principes dimputation – Bien dactif mobile Exemple bien individualisé ; crédit global Exemple dachat dune voiture ; prix > 800 euros, donc cest de lactif mobile individualisé au sens comptable. Dans tous les cas, à partir du moment où un bien est individualisé, on a une fiche immo pour ce bien. Les voitures peuvent être gérées par un crédit global ; un seul EOTP suffit donc. On impute en réel sur une fiche immo à chaque voiture achetée ; mais on utilise toujours le même EOTP comme imputation statistique. Organigramme Technique de Projet (OTP) EOTP Non imputable (actif mobile) EOTP imputable (voiture ; crédit global) Imputation des dépenses de chaque voiture sur les fiches immos en cours (circuit DA, commande, réception, contrôle facture) Imputation statistique Imputation réelle sur le compte 23 Fiche immo (actif mobile) Distinguer les actifs mobiles au sens crédits globaux et biens individualisés et non individualisés.

75 Page n° 75 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Principes dimputation – Bien dactif mobile Exemple bien individualisé ; crédit individualisé Exemple dachat dune voiture ; prix > 800 euros, donc cest de lactif mobile individualisé au sens comptable. Le choix de lentité est de gérer en crédit non global : on aura ainsi non seulement autant de fiches immo que de biens, mais aussi, autant dEOTP différents à imputer. Organigramme Technique de Projet (OTP) EOTP Non imputable (actif mobile) Imputation statistique Imputation réelle sur le compte 23 Fiche immo (actif mobile) Fiche immo (actif mobile) Distinguer les actifs mobiles au sens crédits globaux et biens individualisés et non individualisés. EOTP Non imputable (actif mobile) EOTP imputable (voiture ; crédit individualisé) EOTP imputable (voiture ; crédit individualisé) Imputation des dépenses de chaque voiture sur les fiches immos en cours (circuit DA, commande, réception, contrôle facture)

76 Page n° 76 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Principes dimputation – Bien dactif mobile Exemple bien non individualisé ; crédit global individualisé par projet Exemple dachat de chaises ; prix unitaire < 800 euros, donc ce nest pas de lactif individualisé au sens comptable. Ici, la gestion se fait en crédit global ; cependant, on peut imaginer que lentité managériale souhaite suivre ces charges logistiques sur ses différents projets (ou sur ces différents CCS). On aura ainsi non seulement autant de fiches immo que de lots de biens (de même nature ; regroupés car non individualisés), mais aussi, autant dEOTP différents à imputer. Organigramme Technique de Projet (OTP) EOTP Non imputable (actif mobile) Imputation statistique Imputation réelle sur le compte 23 Fiche immo (actif mobile) Fiche immo (actif mobile) Distinguer les actifs mobiles au sens crédits globaux et biens individualisés et non individualisés. EOTP Non imputable (actif mobile) EOTP imputable (mobilier ; crédit partiellement global ) EOTP imputable (mobilier ; crédit partiellement global ) Imputation des dépenses de mobilier sur les fiches immos en cours (circuit DA, commande, réception, contrôle facture) Organigramme Technique de Projet (OTP)

77 Page n° 77 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Aspects dorganisation : quels impacts? - Investissements : Biens hors-actif mobile - Biens dactif mobile

78 Page n° 78 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Dans le déroulement du flux de gestion des projets d'investissement, 4 acteurs doivent collaborer étroitement : Autorisé Approvisionneur (6) Imputation A ou I Contrôleur de gestion - (1) Définition de la structure du projet -(2) Enveloppe budgétaire ; validation des besoins / impatcs -(4) Envoi à la cellule fonctionnelle Acquisition dInvestissements (biens hors-actif mobile) / Actif mobile : les interlocuteurs Expression du besoin économique Doctrine : représentant vis à vis de lexterne (légal) Architecte du projet (contrôle budgétaire) Exemple : Les créations de la fiche IEC et de lEOTP étant très liées, il est nécessaire quil y ait une bonne communication au moment des créations entre : Contrôleur de gestion et demandeur (chargé daffaire) pour un bon partage du besoin Contrôleur de gestion et Comptable SRC concernant les éléments communs à la fiche IEC et à lEOTP. Contrôleur de gestion et cellule fontionnelle de gestion des référentiels pour une création optimisée des EOTP. Contrôleur de gestion et lapprovisionneur une fois lEOTP ou la fiche IEC créé pour une imputation correcte. Demandeur (Chargé d'affaire ; responsable du projet) (1) Définition de la structure du projet Comptable (3) Ouverture de la fiche IEC (après communication du numéro de crédit) Cellule fonctionnelle (5) Ouverture de lOTP / OTP Exemple

79 Page n° 79 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Le contexte –Profil du groupe –La transformation Financière : une nécessité pour latteinte des enjeux du Groupe SAP/R3: support de la Transformation Gestion Finance du Groupe –Une démarche générique et industrialisée –SAP : permettre une transformation profonde –Une solution intégrée –Enjeux fonctionnels –Une simplification du SIGF SAP : au service du Schéma de Gestion du Groupe, structuré autour de 5 axes danalyse –Les axes Natures comptables, Structures, Activités, Segments clients, Produits –Schéma dalimentation de ces axes –Zoom sur les projets : le module PS –La clôture de Gestion La pérennité du système -Maintenance en condition opérationnelle -La maintenance du référentiel Quelques étapes clés dun projet SI –Le lancement, la solution de référence, les études décarts, les spécifications générales et détaillées, le paramétrage, les reprises initialisation, les recettes, le démarrage, laccompagnement, le post-démarrage…. La clôture de gestion

80 Page n° 80 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Macro schéma de gestion – La clôture Charges de MO (Interface Sprint) Déversement dinterface 3 Achats directement affectés sur activité (+ recettes éventuellement) Achats directement affectés sur activité (+ recettes éventuellement) Imputation statistique Imputation réelle 1 Dotations aux Amortissement (Ex : Interface IRIS) Dotations aux Amortissement (Ex : Interface IRIS) 2 Schéma Entreprise Activités/Processus/ Macro-Processus Axes danalyse… Limputation sur les activités seffectue par déversement dinterfaces, par imputation dachats, par pointage technique et par cycles de déversement. Natures détaillées (comptes de comptabilité générale) Imputation réelle Imputation statistique Légende (terminologie SAP) 1, 2, 3 Imputation via natures comptables primaires 4 Imputation via natures comptables secondaires sur les 6 domaines XXX Plage de numéro par Entité managériale Activités (Ordres) Vision Structure organisationnelle Projets (EOTP) Kxxx…. CCS Zxxx…. CCT Axxx…. Exxx…. Cycles de déversement mensuel ou pointage ou valorisation du pointage par la GTA 4 Batch GTA 4 Immo

81 Page n° 81 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Les opérations de clôture Opérations et dates clés Contrôler le bon déversement des applications comptables : rapprochements et contrôles qualité et exhaustivité Vérifier que les heures ont été pointées et validées dans GTA (cas investissement) Vérifier les clés de répartition des cycles relatifs à la main dœuvre et les prix de cession (une fois par an) COMPTA Contrôle de Gestion Autres Une fois en début d année Blocage dans CO des opérations de gestion pour la période M Branche Vider CCS, CCT- Effectuer les remontées immobilisations Unités Division A préciser Unité Local + national Effectuer une dernière vérification des heures pointées et validées dans GTA Unité Clôturer les comptes auxiliaires de résultat Contrôler les écritures passées sur CCS (interfaces) et effectuer les redressements CO associés Unité Les interventions comptables ne sont représentées que dans la mesure où elles sont bloquantes pour les opérations gestion Division Le pointage technique doit avoir été effectué et validé avant J0 J0 Dernier jour ouvrable du mois M J1 Premier jour ouvrable du mois M +1 J3 Troisième jour ouvrable du mois M +1 J2 Deuxième jour ouvrable du mois M +1 Local + national

82 Page n° 82 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Le contexte –Profil du groupe –La transformation Financière : une nécessité pour latteinte des enjeux du Groupe SAP/R3: support de la Transformation Gestion Finance du Groupe –Une démarche générique et industrialisée –SAP : permettre une transformation profonde –Une solution intégrée –Enjeux fonctionnels –Une simplification du SIGF SAP : au service du Schéma de Gestion du Groupe, structuré autour de 5 axes danalyse –Les axes Natures comptables, Structures, Activités, Segments clients, Produits –Schéma dalimentation de ces axes –Zoom sur les projets : le module PS –La clôture de Gestion La pérennité du système -Maintenance en condition opérationnelle -La maintenance du référentiel Quelques étapes clés dun projet SI –Le lancement, la solution de référence, les études décarts, les spécifications générales et détaillées, le paramétrage, les reprises initialisation, les recettes, le démarrage, laccompagnement, le post-démarrage…. La pérennité du Système : MCO

83 Page n° 83 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Fonctionnement du circuit de demandes dévolution Remontée dun besoin Redescente dinformation Suivi du traitement et validation Évalue la pertinence, répond ou transmet à la Division Émet un besoin dévolution argumenté Assimile et utilise les nouvelles procédures / transactions Personnalise si nécessaire les supports / informations et les démultiplie Intègrent les décisions du Comité, participent aux réunions dappropriation, adaptent si nécessaire et diffusent les supports transmis par RC 3 Complètent si nécessaire létude dimpacts Valident la solution et la planification transmises par la RC Valident lavis de rejet ou dacceptation émis par la RC Participent si besoin au Comité de Régulation BC 2 Participent à des réunions régulières de suivi avec la RC (Relation clientèle) CORRESP. FILIERE BRANCHE CORRESP. FILIERE NATIONAL DIVISION CORRESP. FILIERE UNITE UTILISATEUR FINAL Évalue la pertinence, répond ou transmet à la Branche Valident le besoin et le priorisent, évaluent la transversalité, remplissent la demande dévolution en y joignant une étude dimpacts 1 3 correspondants nationaux pour la gestion

84 Page n° 84 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Processus daccompagnement : interface PGI-client UTILISATEURS FILIERES métiers CLIENT Direction Commerc e AREA NRF CCO Appui aux Areas Assister Communiquer Le Centre de Compétence Opérationnel (CCO) construira les éléments daccompagnement des versions PGI à partir de la 2006-V1A (janvier 2006) selon et les présentera aux filières sous le pilotage de la MECS.

85 Page n° 85 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Processus daccompagnement : projet dorganisation globale UTILISATEURS FILIERES CLIENT AREA CCO D F + C2S MECS (Mission évolution et cohérence du SI) Appui aux Areas Construire les éléments du plan daccompagnement Assister Communiquer Réunion à 3 (CCO,RC et DF) RC BàL RC Régulé par MECS Animer, Accompagner Pilotage général

86 Page n° 86 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Le suivi de la vie de PGI Le suivi des demandes dévolution formulées par la Branche Commerce Légende Demande clôturée Demande en-cours de traitement Demande abandonnée ou refusée

87 Page n° 87 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Le contexte –Profil du groupe –La transformation Financière : une nécessité pour latteinte des enjeux du Groupe SAP/R3: support de la Transformation Gestion Finance du Groupe –Une démarche générique et industrialisée –SAP : permettre une transformation profonde –Une solution intégrée –Enjeux fonctionnels –Une simplification du SIGF SAP : au service du Schéma de Gestion du Groupe, structuré autour de 5 axes danalyse –Les axes Natures comptables, Structures, Activités, Segments clients, Produits –Schéma dalimentation de ces axes –Zoom sur les projets : le module PS –La clôture de Gestion La pérennité du sysytème -Maintenance en condition opérationnelle -La maintenance du référentiel Quelques étapes clés dun projet SI –Le lancement, la solution de référence, les études décarts, les spécifications générales et détaillées, le paramétrage, les reprises initialisation, les recettes, le démarrage, laccompagnement, le post-démarrage…. La maintenance du référentiel

88 Page n° 88 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier La maintenance du référentiel gestion est assurée par une cellule centralisée qui aura 2 niveaux : –Niveau fonctionnel (interlocuteur principal) –Niveau administrateur Via un média à définir par la cellule fonctionnelle, les demandes de maintenance des données de référentiel seront faites sur des formulaires (ceux ou dautres proches de ceux qui ont permis dinitialiser les données de référentiel avant le démarrage). Ces formulaires devront être complétés pour être envoyés à la cellule centralisée qui traitera la demande ; la cellule niveau administrateur créera les objets de gestion dans le système. Référentiel gestion – Exemple dorganisation Exemple : maintenance des activités non- pérennes Formulaire Gestion Ordres

89 Page n° 89 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Dans cet exemple, il a été décidé que toute demande de maintenance dobjet devait impérativement passer par le Contrôle de Gestion Unité. Cest uniquement le Contrôle de gestion Unité qui peut communiquer avec la cellule centralisée fonctionnelle. Ici, on voit toutes les étapes à respecter pour sécuriser louverture/fermeture/ modification dun objet de gestion. Référentiel gestion – Exemple Exemple ENERTHY

90 Page n° 90 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Le contexte –Profil du groupe –La transformation Financière : une nécessité pour latteinte des enjeux du Groupe SAP/R3: support de la Transformation Gestion Finance du Groupe –Une démarche générique et industrialisée –SAP : permettre une transformation profonde –Une solution intégrée –Enjeux fonctionnels –Une simplification du SIGF SAP : au service du Schéma de Gestion du Groupe, structuré autour de 5 axes danalyse –Les axes Natures comptables, Structures, Activités, Segments clients, Produits –Schéma dalimentation de ces axes –Zoom sur les projets : le module PS –La clôture de Gestion La pérennité du sysytème -Maintenance en condition opérationnelle -La maintenance du référentiel Quelques étapes clés dun projet SI –Le lancement, la solution de référence, les études décarts, les spécifications générales et détaillées, le paramétrage, les reprises initialisation, les recettes, le démarrage, laccompagnement, le post-démarrage…. Quelques étapes clés dun projet SI

91 Page n° 91 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Macro-planning du déploiement Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet Août Etudes préalables Documentation/ paramétrage Intégration fonctionnelle et technique Habilitations Recette Bascule à blancBascule Etat des lieuxEtudes dimpacts Attribution des rôles Réalisation des actions daccompagnement Déclinaison de lorganisation cible Mobilisation des communicants Lancement unité Enquête perception1 Enquête perception2 Communication démarrage Estimation volumétrie Identification des acteurs Création/déclinaison supports Dispense aux utilisateurs relais et aux co- animateurs Formation des utilisateurs 15 Juillet 2006 DEMARRAGE

92 Page n° 92 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Le paramétrage

93 Page n° 93 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Le paramètrage Voir exemple de fiches de paramétrage

94 Page n° 94 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier La recette

95 Page n° 95 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Objectifs Dans le cadre de la démarche du déploiement de SAP dans une Direction, une recette est prévue pour valider la solution Attentes –Tester lensemble de scénarii métiers représentatifs de lactivité des unités en tenant compte des évolutions de processus liées aux choix de lentreprise / Branche / Division –Les travaux de recette de la solution sont exécutés à deux niveaux: Les tests unitaires par domaine exécutés par le programme Les tests « Métiers » exécutés avec les représentants de la Direction Les tests de « Simulation » permettant de tester les interfaces avec le SI métier –Lensemble des tests unitaires et métiers permettent de se prononcer sur la recette

96 Page n° 96 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Scénarii « Métiers » (1/2) Les scénarii « métiers » sont destinés à servir de support à la réception de la version PGI déclinée pour la Direction. Les scénarii sont proches des activités normales et doivent se dérouler avec des données issues de la réalité. Les scénarii sont proposés et testés par la Direction

97 Page n° 97 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Scénarii « Métier » (2/2) Un scénario Métier correspond à la mise en situation dune affaire représentative de lactivité dune unité: Outils de production: exploitation, maintenance, travaux neufs, … Hors outils de production: maintenance, travaux neufs, … Ventes Gestion du contrat de travail Un scénario Métier, plus ou moins complexe, comporte: Lenchaînement des différents flux de processus unitaires Tous les flux unitaires seront testés Les spécificités de la DPN La structure organisationnelle Le(s) société(s) impliquée(s) La(s) entité(s) managériale(s) Les données: Les éléments de gestion Les fournisseurs Les pièces Les données agents Les différents acteurs et les habilitations nécessaires Les résultats attendus

98 Page n° 98 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Exemple de planification des différentes étapes SeptembreOctobreNovembreDécembre Préparation des tests de recette Préparation des tests de simulation Gestion des anomalies Choix des scénarii Tests de recette PGI Simulation Interfaces autres SI 9 5,6,7 PV de recettePV de la simulation Gestion des anomalies , 16

99 Page n° 99 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Cahiers de recette Document Excel Onglet « Données dexécution »

100 Page n° 100 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Reprises Initialisation et Bascule

101 Page n° 101 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Bascule/Reprises/Inits Avant clôture Clôtures fonctionnelles: - arrêt des MàJ (transactions) - arrêt des interfaces - arrêt des batches - reste la consultation SI Existant Clôture PGI Mesure de Reprises/Init. statiques Init. statiques Init. dynamiques GO Bascule Plan de bascule Arrêt du SI existant Init. dynamiques (Contrôles) Aval (Contrôles) extraction infocentre Démarrage PGI Ecart constaté entre la première extraction et le moment où lon extrait définitivement

102 Page n° 102 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Organisation du Chantier R/I Phase Amont de traitement des Reprises/Initialisations Extractions Systèmes amont Stratégie Générique De Reprises Initialisations Stratégie de Reprises Initialisations déclinée pour la Division Traitement sélectif des données Préparation des Formulaires Données à Initialiser Envoi des formulaires et des modes opératoires aux unités Validation par la division de la Stratégie de R/I Actions programme Actions Division

103 Page n° 103 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Données préparées pour injection dans PGI Intégration au plan de bascule Collecte des données renvoyées par les unités Traitements et Contrôles des données Injections et Contrôles dans PGI Extractions Anciens systèmes Consolidation des formulaires et dernier envoi pour collecte définitive Production des états de rapprochement des données (envoyés aux unités) Compléments dInformation sur les données collectées Contrôles après injection des données de PGI Actions programme Actions Division Organisation du Chantier R/I Phase Aval de traitement des Reprises/Initialisations

104 Page n° 104 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier La conduite du changement

105 Page n° 105 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Doter le management dun système de pilotage intégrant de nouveaux schémas de gestion, mieux adaptés à ses nouveaux besoins (dissociation comptable, pression concurrentielle…) Schéma de Gestion Améliorer et homogénéiser les procédures en les confrontant aux « meilleures pratiques » (démarche incontournable compte tenu de la taille et des ambitions du groupe) Hommes Substituer à lensemble des Systèmes dInformation et de Gestion existants développés de façon éparse, un système cohérent, unique et transverse Système dinformation Réorganiser et moderniser les fonctions supports pour plus de performance et de réactivité Organisation ENJEUX - Changements portés par SAP/R3 (PGI) Un outil pour les ambitions de modernisation et compétitivité du Groupe

106 Page n° 106 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Rappel du contexte Les études dimpacts ont pour objectifs : - de comprendre lenvironnement actuel: organisation, métiers et profils, culture de lunité, attentes et craintes des utilisateurs - didentifier les principaux impacts générés par PGI et dévaluer les conséquences de ces changements sur lorganisation actuelle - didentifier des actions correctrices de changement à mettre en œuvre dans lunité Dans la pratique, les résultats obtenus permettront notamment: - de caractériser et de valoriser, par profil de métier et par unité les types de changement induits par PGI - doptimiser la politique de communication concernant PGI et de personnaliser laction des communicants en unité - dobtenir une répartition optimale des rôles et responsabilités de chacun - daffiner laccréditation des habilitations des acteurs - de faciliter la mise en œuvre dune assistance spécifique à lunité 2. Identif icatio n des action s correc trices à mener 3. Structu ration et planific ation des pistes de solutio ns 4. Mise en œuvre des action s dacco mpagn ement 5. RE X Études dimpacts 1. Identif icatio n des impac ts

107 Page n° 107 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Formalisation des impacts (1/3) Support type n°1 : Tableau des impacts Proposition de support permettant de lister et valoriser les différents impacts, préalablement à leur représentation visuelle Nature de limpact Description de limpactDegré de changement perçu Acteur impacté Outil Culturel Organisationnel Passage dune saisie papier à une saisie informatique - Difficulté à utiliser un nouvel outil. -Perte daction pour les assistantes -Responsabilisation du demandeur (pas de contrôle de lassistante avant saisie) -Plus de validation papier -le demandeur -Lassistante -Le manageur

108 Page n° 108 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Formalisation des impacts (2/3) Support type n°2 : Matrice OMOC Outil Organisation Métier Culture Le responsable de domaine et lappui local reportent ensuite la qualification et la valorisation des impacts quils ont évalués sur la matrice OMOC La matrice doit être remplie pour chaque profil. Si toutefois les disparités importantes étaient constatées entre les personnes dun même profil, mettre un commentaire le précisant

109 Page n° 109 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Formalisation des impacts (3/3) Le responsable de domaine et lappui local qualifient le degré dimpact en suivant les indications suivantes: Organisation : 1.Aucun changement 2.Changement limité à quelques procédures 3.Changement complet de procédures 4.Changement complet de procédures et de localisation Métier : 1.Évolution limité à un comportement et/ou compétence 2.Évolution de quelques compétences et/ou comportements (modification, apparition, disparition) 3.Remplacement dun domaine entier de compétences et/ou comportements 4.Changement de métier Outil : 1.Changement limité à quelques fonctionnalités et/ou ergonomie 2.Changement de plusieurs fonctionnalités ou changement complet dergonomie 3.Remplacement dun outil par un autre 4.Passage dun support papier à un support informatique Culture : 1.Simple changement de vocabulaire 2.Apparition dun nouveau concept 3.Nouvelles valeurs professionnelles (coopération, réactivité, …) 4.Bouleversement culturel

110 Page n° 110 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Catégorie daccompagnement Le plan daccompagnement permet de structurer les actions à mener et de les échelonner en fonction des moyens disponibles et des contraintes du planning Projet Les besoins daccompagnement identifiés peuvent être classés selon les 5 catégories ci-dessous: Actions daccompagnement Formation, documentation Communication Assistance Sponsorship Session de formation personnalisée ou générale, e-learning, auto- formation, documentation papier, e-documentation, aide en ligne Courrier électronique, réunion d'information, journaux internes, Intranet,Newsletter, affichage, vidéo, partenaires sociaux, journées portes ouvertes... Définition de fiches de postes fonction, recrutement, mobilité interne... Assistance sur le lieu de travail, compagnonnage, hot line, tutorat... Ressources Humaines Intervention du management en réunions de service, lettres dinformations envoyées par la Direction de lunité, du Programme…

111 Page n° 111 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Formalisation des pistes de solution Grille didentification des actions daccompagnement Nature de laction à mener Nature de limpact Degré de limpact ImpactsAction correctriceActeursDate FormationOutil4Passage dune saisie papier à une saisie informatique Mise en place de formations légères Identification de supers utilisateurs Mise en place dune assistance téléphonique après le démarrage Création daide-mémoire, manuel de formation, aide en ligne SFP Équipe centrale Co-animateurs et formateurs relais Pendant la formation CommunicationCommunication sur lergonomie, la simplicité, la convivialité de linterface Communicant Direction unité Avant et pendant la formation SponsorhipCulturel3Nouvelle valeur professionnelle Présentation par le management des messages sur la responsabilisation des agents ManagementAvant le démarrage CommunicationOrganisation2Perte de tempsCommunication sur le gain de temps provoqué par une décentralisation de la saisie des temps Communicant Direction de lunité Avant le démarrage SponsorhipIntervention du managementManagementAvant le démarrage

112 Page n° 112 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Exemple de la matrice OMOC OUTIL ORGANISATION METIER CULTURE Passage dune saisie papier à informatique Apparition de nouvelles valeurs professionnelles Changement limité à quelques procédures Évolution limitée à un comportement et/ou compétence OPTIONNEL

113 Page n° 113 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Définition et principes Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet Août Etat des lieux Etudes dimpacts Attribution des rôles Réalisation des actions daccompagnement Déclinaison de lorganisation cible Mobilisation des communicants Lancement unité Enquête perception1 Enquête perception2 Communication démarrage Organiser une Journée Portes Ouvertes Les résultats de ces études dimpacts permettent, pour rappel, dobtenir une répartition optimale des rôles et responsabilités de chacun, et daffainer laccréditation des habilitations des acteurs.

114 Page n° 114 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Les habilitations

115 Page n° 115 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Exemple : Profils Fonctionnels CO PS dans SAP 1.Gérer le référentiel centres de profit 2.Gérer le référentiel objets CO (hors CP) et variantes 3.Gérer le référentiel des natures comptables 4.Gérer le référentiel des types dactivités et ratios statistiques 5.Gérer les OTP 6.Gérer le référentiel des groupes de natures comptables 7.Saisir les consommations dunités dœuvre 8.Saisir les transferts en gestion 9.Lancer les cycles de clôture de gestion 10.Saisir le budget sur CP 11.Saisir le budget (Centres de Coûts, Ordres, OTP) 12.Créer le reporting CO/PS 13.Afficher les données de base et accéder aux Systèmes dInformation (y compris arbre de reporting) 14.Gérer la clôture de gestion (gestion des périodes) 15.Préparer la saisie du budget (versions de budget, schémas et profils) 16.Recopier les versions de budget CO 17.Recopier les versions de pré-budget PS 18.Gérer les tables 19.Réaliser larchivage CO 20.Réaliser larchivage PS 21.Consultation GTA Contrôle de Gestion 22.Consultation GTA Chargé d'affaires et Responsable CCS 24. Gestion du marieur (voir exemple de fichier dhabilitations)

116 Page n° 116 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Organiser le post - démarrage

117 Page n° 117 Cours SI CdG Dauphine – C Bidallier Fin du Projet La dernière action de la Conduite du changement est dorganiser une réunion de fin de projet, permettant le passage du mode projet en mode pérenne (dans lequel se met en place notamment la MCO).


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