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Réunion dinformation du 25 mars 2014 Campus Talence Pessac HAmAC Horaires Aménagés en fonction de lARTT et des Congés.

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2 Réunion dinformation du 25 mars 2014 Campus Talence Pessac HAmAC Horaires Aménagés en fonction de lARTT et des Congés

3 Application HAMAC Brique RH Cocktail, en lien avec MANGUE Décompte des congés et horaires de travail en heures 3

4 Déploiement de lapplication 1 ère phase : à compter du 17 février 2014, à la demande et en partenariat avec ces services, déploiement pour le pôle PILPSE, le pôle RHDS, la direction des systèmes dinformations et la direction de la documentation. Retour des documents (droits, état nominatif des reliquats et congés) souhaité pour le 14 février ème phase : au fil de leau et en fonction de leur besoin, déploiement progressif pour toutes les autres structures. Retour des documents (droits, état nominatif des reliquats et congés) souhaité pour le 31 mars Objectif final : un déploiement global avant le 15 juillet 2014 pour lensemble des structures. 4

5 Réglementation Cette application sappuie, dans son fonctionnement, sur la réglementation en vigueur en matière de temps de travail. La note de service relative à la gestion des congés, horaires et absences est applicable, depuis le 1 er septembre 2013, à tout le personnel BIATSS de lUniversité de Bordeaux. HAmAC ne traitera cette année que de la période du 1 er janvier au 31 août 2014 mais lannée dans sa globalité. Rappel du régime général commun : 37h30 par semaine (5 jours) / 7h30 par jour / 50 jours de congés (25 j droit commun + 20 jours dARRT + 2 jours de fractionnement + 3 j dATT). 5

6 Quelques explications… Reliquat des congés annuels de lannée et jours congés de lannée déjà pris sont collationnés afin dalimenter dans les meilleures conditions lapplication tout en respectant les droits de lagent. Leffet rétroactif pour la période du 1 er janvier 2014 à la date douverture de lapplication selon la structure est effective (les congés ou absences déjà pris doivent être saisis). La note de service de mise en place de laccompagnement relatif au déploiement du 14 mars 2014 liste les diverses situations rencontrées au sein de luniversité. 6

7 Quelques explications… Reliquats = heures restantes de lannée N-1 ATT= aménagement du temps de travail, heures décidées en accord avec le chef de service en début dannée (valable jusquau 31 août de lannée suivante). Heures supplémentaires = demandées par le chef de service ( à prendre en congés compensateurs dans les 3 mois) Congés annuels = heures de droits à congés Décompte automatique avec prioritairement : Reliquats puis ATT puis Congés Annuels 7

8 Déploiement effectif de lapplication 8 Pôle RHDS : Saisie des reliquats et congés pris du 01/09/13 au 31/12/13 Visualisation de HAMAC par lagent dans lENT (ma carrière / congés) Agent : saisie du planning hebdomadaire et association du planning aux semaines de lannée Chef de service : validation du planning Agent : possibilité de saisir les congés 2014 Rythme régulier : saisie des congés envoi dun au chef de service validation

9 CHEF DE SERVICE / N+1AGENT Mise en œuvre opérationnelle de HAmAC DIRECTION DES SYSTEMES DINFORMATION Association du planning aux semaines 2014 ENT Visualisation de HAmAC Vérification du reliquat de congés Saisie du planning (horaires hebdomadaires) Saisie des reliquats de congés dans lapplication (date dobservation au 31/12/2013) Validation des plannings HAMAC Attribution des droits STRUCTURE POLE RHDS Saisie des congés pris et à prendre 2014 Validation des congés

10 Les référents désignés dans leur structure Les structures décident de leur organisation hiérarchique interne et la transmettent au pôle RHDS. Accompagnement des agents de la structure Organisation des formations en interne à la structure si besoin (gestion des congés en heures et non plus en jours) Support (fonctionnel et applicatif) Lien avec le pôle RHDS Autorisation (horaires spécifiques,….) Incidents (fonctionnels ou applicatifs), mise en place dun suivi des tickets via lENT 10

11 Formation des référents Des sessions de formation sont mises en place sur le mois de mars et davril afin daccompagner vos collaborateurs dans lappropriation de loutil HAmAC. Une première session sera réservée aux référents-métiers des structures et aux chefs de service le mardi 25 mars 2014 après-midi Campus Talence Bât. A5 salle de formation de la DSI. 11

12 Accompagnement des utilisateurs deux réunions dinformation se tiennent sur les campus Une plateforme dassistance GLPI, accessible via lENT Une page dédiée à Hamac et à la gestion des horaires et congés des personnels BIATSS sur le Portail des personnels 12


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