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1 Les aspects concrets du déploiement en BCA Séquoia / Module FOP « comprendre »

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Présentation au sujet: "1 Les aspects concrets du déploiement en BCA Séquoia / Module FOP « comprendre »"— Transcription de la présentation:

1 1 Les aspects concrets du déploiement en BCA Séquoia / Module FOP « comprendre »

2 2 Plan de la présentation Lorganisation du projet en BCA Zoom sur le chantier métier et organisation –Les étapes de la démarche –Les principaux choix organisationnels –Les principales évolutions par métier –La définition des nouveaux organigrammes sur les métiers de soutien Lorganisation des formations Conclusion Séquoia / Module FOP « comprendre »

3 3 1. Lorganisation du projet en BCA Un projet structuré en 10 chantiers 1. Pilotage général et coordination 2. Organisation et métiers 3. Communication 4a. Référentiel Forêts, parcelles, UG (RDF) 4b. Référentiel Articles, prestations, prescriptions 4c. OTP, barèmes et articles dachats 5. Formations et autorisations 6. Informatique : matériels et connexions 7. Procédures de bascules et de démarrage 8. Mise en place du mode courant

4 4 1. Lorganisation du projet en BCA Un pilotage à 3 niveaux 1. Le codir DT assure le pilotage général (point détape et arbitrages à tous les codir). 2. Léquipe de déploiement territoriale (formée des super-référents et responsables de chantiers et sous chantiers - 10 personnes) assure le pilotage opérationnel. 3. Léquipe de déploiement territoriale élargie (équipe restreinte ; référents-démultiplicateurs ; correspondants par secteur dactivité – 25 personnes) assure le suivi du déploiement et permet une appropriation et une imprégnation progressives du projet

5 5 2. Le chantier « métiers et organisation » – Les étapes ETAPESAvancement Structuration de la réflexion en 5 sous chantiersFait Analyse des processus-cibles nationaux et évaluation des scénarii dorganisation possibles en BCA En codir BCA, arbitrage sur les choix dorganisation et identification des évolutions qualitatives de métiers Fait (en cours pour 1 sous chantier) Codir des 15/12/09 et 2/03/10 Travaux préparatoires à la définition des nouveaux organigrammes : recensement des postes impactés, calibrage des nouveaux métiers de soutien, analyse de la situation dans chaque agence Recensement fait ; Calibrage fait Analyse agence faite Réunion dinformation des OS Consultation CTPT, info. CTE sur les principes généraux Finalisation des nouveaux organigrammes détaillés Échanges avec les personnels concernés Fait le 15/03 Fait fin avril En cours Consultation du CTPT sur les organigrammes fonctionnels Mise en place de la nouvelle organisation Programmé pour juillet Programmé pour oct-janvier

6 6 Pour les travaux patrimoniaux –Saisie des programmes et réception des chantiers par les agents patrimoniaux dans TECK depuis leur poste de travail ; atteinte en 2 ans de lorganisation-cible ; –Définition dans TECK des prescriptions (techniques, environnementales, ….) par lAP et des consignes par le CT –Validation du coût des programmes par les conducteurs de travaux; –Envoi par les services dappui travaux des programmes (au moins de façon transitoire) et des devis C ; –Professionnalisation de la démarche dachats de travaux et fournitures : –Saisie par les conducteurs de travaux dans TECK des données sur la réalisation des chantiers Pour mémoire : préparation possible des programmes de travaux par les AP sur la nouvelle interface TECK-CANOPEE 2. Le chantier « métiers et organisation » – Les choix organisationnels en BCA (1/3)

7 7 Pour la production de bois façonné –Intégration complète du flux TECK-SEQUOIA dans le flux de production ( de lintégration partielle actuelle) –Saisie du programme par les agents patrimoniaux dans TECK depuis leur poste de travail après décision dexploitation de la coupe par le service bois –Validations, organisation de la production par le Service bois (organisation à finaliser pour la facturation OET et ATDO exploitation forestière) –Professionnalisation de la démarche dachats de travaux comme pour les travaux patrimoniaux (achats centralisés par les services bois, voire la DT, les RTE devenant prescripteurs) –Saisie par les RTE des données sur la réalisation des chantiers (jusquà présent, préparation des CD9 par les RTE et saisie par opératrice DTF) Pour mémoire : ces choix dorganisation sinscrivent dans le cadre de lorganisation Bois façonnés décidée en CODIR DT en 2009, organisation qui sappuie sur la mise en place dun réseau dopérateurs spécialisés de RTE et cubeur-classeurs 2. Le chantier « métiers et organisation » – Les choix organisationnels en BCA (2/3)

8 8 2. Le chantier « métiers et organisation » – Les choix organisationnels en BCA (3/3) La professionnalisation des achats externes Travaux –Formalisation dun pilotage territorial Définition chaque année dune stratégie territoriale des achats en codir DT Mise en place dun réseau ACHATS TRAVAUX –Séparation des fonctions de prescripteurs, dapprovisionneurs et dacheteurs Le prescripteur (CT, RTE, chef de projet) formalise son besoin dans une demande dachat (NB : cohérente avec la commande interne issue du programme) ; Lapprovisionneur traite la demande (vérification de la disponibilité des crédits, recours à un marché ou accord de prix existant, organisation de lachat avec lacheteur, …), génère la commande dachat dans SAP, fait signer le BC ou le contrat à lordonnateur habilité ; Lacheteur décide de la méthode dachat, organise la consultation avec lappui de lapprovisionneur et conduit la négociation ; –Localisation des approvisionneurs-comptables au sein des structures de production (ATX et Services BOIS) –Limitation du nombre dacheteurs

9 9 2. Le chantier métier et organisation Les évolutions des métiers de terrain (1/3) POUR CHACUN : –Possibilité dune vision densemble et actualisée de son activité travaux POUR LES AGENTS PATRIMONIAUX : 1ère diffusion généralisée dune application métier fonctionnant dans un environnement réseau (accès au SI de lONF); TECK propose une solution intégrée se substituant à des outils disparates : –La saisie du programme dans TECK se substitue à la saisie du T0-T1 xls actuel –La réception dans TECK se substitue à lenvoi dun fichier ou dun mail –Le bloc-notes TECK-CANOPEE permet de préparer les programmes de travaux tout au long de lannée –Les prescriptions sont reprises automatiquement dans la fiche chantier Évolution à venir progressive vers lutilisation dautres applications en réseau : cf congés, mobilités, FOP, RECPREV…. Séquoia / Module FOP « comprendre »

10 10 POUR LES CONDUCTEURS DE TRAVAUX : Létape importante a été franchie en BCA avec le déploiement de TRAVAUX au niveau des CT en 2009 (saisie informatisée par les CT des CD7 et CD9) Lévolution la plus importante porte sur lorganisation des achats : –Les CT deviennent prescripteurs dachats, ceux-ci sont gérés par un approvisionneur spécialisé –Les besoins doivent être formalisés de façon précise POUR LES RTE : Comme pour les CT, les demandes dachats externes seront formalisées par les RTE et traitées par le SMOB Les RTE devront désormais enregistrer dans TECK la réception des travaux dexploitation et le suivi des quantités réalisées Séquoia / Module FOP « comprendre » 2. Le chantier métier et organisation Les évolutions des métiers de terrain (2/3)

11 11 POUR LES CHEFS DE PROJET (BET, PAN, ATE) : Toutes les opérations sont suivies en réalisation dans TECK par le chef de projet : –Formalisation des demandes dachats internes et externes Exemple : achat de temps SIG du BET à une ATE –Planification des opérations –Enregistrement des quantités réalisées –Enregistrement des temps PEF sur les projets NB : réflexion non encore aboutie en BCA Le chantier métier et organisation Les évolutions des métiers de terrain (3/3)

12 12 Le métier dassistant(e) spécialisé(e) travaux en ATE évolue ; il se recentre sur : –Le pilotage : Le suivi des programmes La gestion des engagements des travaux en FD Le passage des commandes internes à lATX –Laction commerciale : En 3-CP : vérification et édition des programmes et devis C ; facturation externe ; suivi des subventions aux communes En 3-CL : suivi des FEB, édition des devis, facturation, …. –Le contrôle de gestion « recettes » : tableaux de bord, … Des missions diminuent ou disparaissent : –La saisie des programmes D et C (restera une partie de contrôle) et des devis P –Les transferts TRAVAUX/DTF (programmes et devis) –La génération des factures internes et le transfert des suivis de chantier dans DTF 2. Le chantier métier et organisation Les évolutions des métiers de soutien (1/2)

13 13 Il apparaît un nouveau métier dapprovisionneur-comptable Travaux avec des fonctions : –Liées au processus achats : traitement des demandes dachats ; mise en œuvre des marchés territoriaux ou des accords de prix ; contacts avec les fournisseurs ; préparation des bons de commande ; appui à lacheteur pour la préparation des consultations, … –Liées au processus comptable : saisie de lengagement de dépense dans CEDRE ; transmission à lordonnateur pour signature du contrat ou du BC, contrôle et comptabilisation des la facture, … –Liées au contrôle de gestion « dépenses » : vérification de la disponibilité des crédits ; gestion et expression des besoins, suivi de la consommation des enveloppes, … Ce nouveau métier sera localisé dans les structures de production, notamment agence travaux et services mobilisation des bois –Les cellules appro-comptabilité des ATE nauront plus à traiter la majeure partie des factures liées aux travaux et aux études. 2. Le chantier métier et organisation Les évolutions des métiers de terrain (2/2)

14 14 Les étapes : –Quantification des tâches de soutien liées aux travaux –Détermination deffectif-cible par ATE pour lensemble des fonctions de soutien en ATE –Analyse prospective (perspective à 2 ans) par agence de la situation des postes et des personnes pour identifier un « itinéraire » possible vers lorganisation-cible à partir du recensement des : Postes non modifiés Postes non modifiés vacants ou avec départ prévisible Postes supprimés au départ (prévisible) de la personne Postes supprimés avec proposition identifiée au titualire Postes créés ou reconfigurés Postes transférés –Présentation prochaine en CTPT des effectifs-cible par service et des modifications dorganigramme à court-terme 2. Le chantier métier et organisation Le travail en cours sur les organigrammes (1/2)

15 15 Résultats –La situation actuelle : 152 postes de soutien (sur 727) pour 140 ETP environ ; Dont 20 en services dappui travaux ATE, 2 en ATX, 26 en appro-compta-logistique –La situation future envisagée : 140 postes environ pour 129 ETP des effectifs en SAT et cellules appro-compta ; des effectifs en SBOIS ; des effectifs de soutien ATX (avec du temps acheté) –L »itinéraire » 17 postes supprimés ou reconfigurés dans le schéma-cible dont 5 à court-terme 6 postes créés à terme, dont notamment des postes approvisionneurs-comptables ; 5 postes vacants ou vacants à CT ; 9 départs prévus dans les 2 ans (retraite ou mutation) Au moins une solution identifiée sur le même site géographique pour chaque personne concernée ; des besoins de recrutement complémentaires en personnel administratif, yc à court terme. 2. Le chantier métier et organisation Le travail en cours sur les organigrammes (2/2)

16 16 –Nécessité de re-situer les enjeux généraux et de rappeler des bases sur lactivité Travaux Importance des formations « comprendre » à faire en populations « mixées » –Importance de parcours de formation à lutilisation de loutil modulaires à adapter aux différents publics et à lorganisation propre à chaque DT cf notamment les différences de mission des AP selon les DT, et donc sans doute de durée des formation « réaliser » –Nécessité dintégrer dans la formation « réaliser » des agents des éléments connexes à lutilisation de loutil lui-même, par exemple : Bonne utilisation du catalogue des prestations et des prescriptions Qualité de la présentation des programmes Evolution de lorganisation du travail liée au bloc-note TECK-CANOPEE (pm) Formation à la réception des achats internes dès la T2 pour éviter de faire revenir les AP une 3ème fois ….. 3. Lorganisation des formations Quelques points dattention (1/2)

17 17 –Nécessité, en parallèle à la formation à loutil, de sassurer de la capacité des agents patrimoniaux à travailler dans un environnement réseau (pm) Généralisation des accès ADSL en 2 ans Enquête faite auprès des agents sur la perception de leur besoin dans ce domaine (+ repérage prévu des agents en difficultés pendant les FOP) ; Mise en place de formations de mise à niveau sur les fonctionnalités de base pour ceux qui se sentent peu à laise (dont certaines à distance) ; Sensibilisation prévue des RUT à laccompagnement des agents en réelle difficulté ; Module sur lutilisation de base de mesapplis et la prise en main à distance à prévoir en ouverture des formations « réaliser » (+ permanence hotline pendant les FOP). –Nécessité, en parallèle à la formation à loutil, de programmer les formations nécessaires liées à lémergence du métier dapprovisionneur-comptable Travaux Programmes de formations individualisées à prévoir selon lorigine des personnes : processus travaux ; comptabilité et utilisation des CEDRE ; code des marchés publics, …. 3. Lorganisation des formations Quelques points dattention (2/2)

18 18 Un module « Comprendre » de 1 journée –11 sessions de 40 à 60 personnes organisées entre le 17 et le 31 mai Les modules « Réaliser » de la T2 (début-fin de lété) –Un module principal « programme » de 2 jours (Présentation des flux ; familiarisation avec mesapplis ; manipulation de TECK et de SEQUOIA ; formation au bloc-note canopée) – Une trentaine de sessions –Un module T2 allégé pour les CT ; –Un module T2 complémentaire devis-restitutions notamment pour SAT, SMOB, BET Les modules « réaliser » de la T3 (novembre) –2 à 3 jours, principalement pour les CT, les RTE, les chefs de projets (BET, PAN, SAT) Des compléments « à la carte » (automne) –Pour les agents mal à laise avec linformatique ; –Pour les approvisionneurs-comptables travaux Séquoia / Module FOP « comprendre » 3. Lorganisation des formations Le programme en BCA

19 19 Le déploiement des accès ADSL et la recherche de solutions dans les zones blanches ; La préparation des habilitations ; La mise à niveau de tous les postes informatiques de terrain ; La préparation du catalogue de prestations, la définition des prescriptions et des critères, lharmonisation territoriale des rendements ; La définition dune méthode de calcul harmonisée pour les barèmes OF, matériels, …. Le recherche dune solution pour la reprise des données des programmes ouverts dans TRAVAUX et réalisés dans TECK ; Le chargement des données Forêts et parcelles dans le RDF, Lorganisation future du support ……… Séquoia / Module FOP « comprendre » Tout le reste ……

20 20 CONCLUSION Des enjeux qui dépassent largement le simple déploiement dune nouvelle application informatique. Au-delà des enjeux propres au projet déjà identifiés, le déploiement de SEQUOIA sert de catalyseur au traitement de sujets de fond structurants sur lévolution des métiers, des organisations, de la culture de lEtablissement.

21 21 Des chantiers de fond et structurants … …. Associés à des enjeux importants La diffusion jusquaux agents de terrain de linformatique en réseau Apporter un vrai « + » pour les AP et RUT (vision globale, lien avec CANOPEE) Ne laisser personne « en chemin » La professionnalisation des achats liés aux travaux Une organisation efficace pour maîtriser les charges externes et donc le coût des travaux Loptimisation des activités de soutien liées aux travaux et prestations Contribution à la rentabilité des ATX et à la satisfaction des clients internes et externes La formalisation et la standardisation des prestations et prescriptions (y compris les rendements et les critères associés) Disposer dun outil « vivant » pour : - structurer la démarche commerciale, assainir les relations ATE/ATX, mesurer lefficacité économique des ATX - mettre en œuvre les ITTS et les guides de sylviculture


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