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LES TABLEAUX DE BORD Vers une gestion anticipée Master 2. contrôle de gestion sociale.

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1 LES TABLEAUX DE BORD Vers une gestion anticipée Master 2. contrôle de gestion sociale

2 Définition « Un tableau de bord est un ensemble dinstruments mis à disposition de responsables, rassemblant et présentant linformation en vue de favoriser la décision » B. Martory 1 Master 2. contrôle de gestion sociale

3 « Lexistence de la mise en place de nouvelles formes dorganisation du travail, de nouveaux modes de gestion des Ressources Humaines conduit à ladaptation de systèmes dinformation adaptés aux contraintes spécifiques du pilotage socio économique » B. Martory Master 2. contrôle de gestion sociale 2

4 Principes daction (1) Les tableaux de bord sont des moyens et non une fin en soi… Master 2. contrôle de gestion sociale 6

5 Ils sélaborent toujours par rapport au contexte et au regard des finalités poursuivies Principes daction (2) Master 2. contrôle de gestion sociale 7

6 Le tableau de bord Un outil de pilotage Le pilotage offensif Mesurer la performance, optimiser les ressources, faire de la veille. Le pilotage défensif Maîtriser les évolutions, détecter les dysfonctionnements, gérer les données sociales. 8

7 Les questions que soulèvent les tableaux de bord Quest ce qui justifie la mise sous contrôle (le pourquoi ?) Comment mettre sous contrôle (le comment) ? Quelles données mettre sous contrôle (le quoi)? Quelles sont les conditions permettant de garantir le performance et la pérennité des tableaux de bord? Master 2. contrôle de gestion sociale 9

8 Le pilotage… a quelles fins Le pilotage de…quoi ? - La stratégie sociale, économique. - Les évolutions Le pilotage… pourquoi? - La production - Améliorer la performance des hommes - Optimiser les ressources - Décider « efficacement » - Communiquer pour impliquer Master 2. contrôle de gestion sociale 10

9 Les finalités Maîtriser les évolutions économiques, sociales Évolutions quantitatives : production, effectifs, masse salariale, temps de travail Évolutions qualitatives : emploi, climat social, relations sociales, qualité de service… Master 2. contrôle de gestion sociale 11

10 Une difficulté cependant, Lefficacité sociale se repère plus quelle ne se mesure Linformation sociale nest pas systématiquement chiffrée, le fait social quelle traduit nest pas toujours réductible à une donnée quantifiée. Aussi, il faut être prudent et distinguer le mesurable, du quantifiable, de lappréciable. Une prise en compte délicate des quatre dimensions de linformation sociale : le quantitatif, le qualitatif, lindividuel et le collectif Master 2. contrôle de gestion sociale 12

11 Les conditions permanentes dusage Fiabilité Lorigine des données est-elle incontestable? Permanence Les données sont-elles aléatoires ou constantes? Lisibilité Les tableaux de bord sont-ils lisibles par tous? Efficience Le coût de collecte et de traitement des données est-il à la mesure des gains escomtés? Efficacité Pourra-t-on agir sur ces données? Pertinence Les données permettent-elles des mesures significatives? Adaptée aux fonctions RH, Directions, managers et aux niveaux Master 2. contrôle de gestion sociale 13

12 Finalités des tableaux de bord du point de vue des acteurs ETAT DIRECTION GENERALE DIRECTION FONCTIONELLE HIERARCHIE ET SERVICES OPERATIONNELS SALARIES / AGENTS ET PARTENAIRES SOCIAUX DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES Tableau de bord GRH Master 2. contrôle de gestion sociale 14

13 Finalités des tableaux de bord en termes de problématiques Vérifier que les orientations politiques et les choix stratégiques définis en amont sont mis en œuvre ( choix stratégiques, budget …) Vérifier que les activités de la direction sont correctement réalisée (moyens mis en œuvre, prestations internes -externes, qualité de process… Vérifier que les variables daction produisent bien les effets escomptés (image + acquis; effets terrain) Gérer les risques RH… Tableaux de bord GRH Master 2. contrôle de gestion sociale 15

14 Les conditions préalables délaboration Accepter que la mise sous contrôle ait un coût (logique investissement) Préférer le « bien contrôler » au « tout contrôler » Formuler et expliciter des objectifs clairs pour chaque tableau de bord Sassurer dune compréhension partagée des tableaux de bord ( par un lexique commun par exemple) Distinguer les moments de contrôle des moments danalyse Intégrer, à toutes les étapes de lactivité GRH, lélaboration, la mise en œuvre et le suivi des tableaux de bord Master 2. contrôle de gestion sociale 16

15 Tableau de bord Les composantes - Une cible et des objectifs clairs - Des informations pertinentes - Un choix de critères hiérarchisés - Des indicateurs repérables - Des signaux dalarme positionnés Master 2. contrôle de gestion sociale 17

16 Les angles de vue des tableaux de bord La photo, ou létat à un instant T -Pour contrôler la situation au regard dun référent clair et « immobile » - donnés n Le film, ou lévolution dans le temps - Pour contrôler la tenue dun cap – données « échéançables » La comparaison, ou la superposition de deux photos - Pour contrôler des écarts dans le temps et/ou dans lespace – données comparables 18 Master 2. contrôle de gestion sociale

17 Indicateur « Variable dont certaines valeurs sont significatives (dun état…) V. Indice, clignotant » (Le Petit Robert) Taux dabsentéisme par catégorie de population, budget formation par domaine de compétences, taux de turn-over par métier… Lindicateur ne fait quindiquer; il alerte sur le degré de conformité (ou décart) mais ne sanctionne pas mécaniquement. Master 2. contrôle de gestion sociale 21

18 Système de captage « Mode de recueil des données qui nourriront les indicateurs » Le système de captage définit, pour chaque indicateur : la nature de linformation à recueillir : questionnaires dévaluation, base de données RH, enquêtes de motivation… le responsable du recueil : responsable RH, hiérarchie, … le moment du recueil : mensuel, trimestriel… les modalités du recueil : base de données, entretiens… Master 2. contrôle de gestion sociale 22

19 Processus délaboration des tableaux de bord Étape 1 : Quest-ce que je veux mettre sous contrôle ? - Que dois-je mesurer, évaluer, observer ( thématique, acteurs, angle de vue) Produit de sortie : les critères et problématiques du tableau de bord Master 2. contrôle de gestion sociale 24

20 Processus délaboration des tableaux de bord Étape 2 : Quels sont les indicateurs qui me renseigneront ? - Quelles sont les informations nécessaires, et donc le type de données à recueillir ? - Ces informations sont – elles significatives, représentatives de ce que je veux observer ? - Ces informations me permettront-elles de mieux piloter, rendre compte et/ou décider ? Produit de sortie : Les indicateurs associés à chaque problématique Master 2. contrôle de gestion sociale 25

21 Processus délaboration des tableaux de bord Étape 3 : Comment recueillir les informations ? - puis-je obtenir ces informations aisément, à un coût raisonnable en fonction de mes priorités et enjeux ? - comment obtenir ces données : auprès de qui, où, quand, comment ? Produit de sortie : définition du système de captage – Quoi ? Qui ? Où ? Comment Master 2. contrôle de gestion sociale 26

22 Processus délaboration des tableaux de bord Étape 4 (si distincte de létape 3) : comment traiter les données ? - Comment traiter les données ? - Par traitement informatique ou traitement manuel ? Qui ? Sur des supports déjà existants ou non ? - Les modalités de traitement me permettront-elles de nourrir les finalités poursuivies ? Produit de sortie : définition des modalités de traitement : Comment ? Qui ? Quand ? Master 2. contrôle de gestion sociale 27

23 Processus délaboration des tableaux de bord Étape 5 : Quelle forme définitive je donne aux tableaux de bord ? - Réaliser une maquette pour visualiser le tableau de bord et effectuer les modifications nécessaires, tout particulièrement si le tableau retenu est complexe. -Expliciter la finalité du tableau de bord, au besoin, la définition des termes. - Le soumettre aux interlocuteurs qui vont lalimenter, le traiter, lutiliser, vierge ou sur la base de données factices. Produit de sortie : Maquette validée du tableau de bord Master 2. contrôle de gestion sociale 28

24 Étape 6 : Comment je fais évoluer mes tableaux de bord ? - Veiller, dans les premiers temps notamment, à la maintenance du tableau de bord et à son adaptation au regard de lévolution des données. Produit de sortie : maintien, transformation, suppression du tableau de bord. Processus délaboration des tableaux de bord Master 2. contrôle de gestion sociale 29

25 Étape 7 : Comment jévalue mes tableaux de bord pour garantir leur efficacité ? - Performance : Toutes les informations sont-elles exportables et exploitées ? Donnent-elles lieu à des actions observables ? -Efficience : le recueil, la saisie, le traitement et lexploitation de données représentent-ils un coût inférieur aux gains obtenus, quels quen soit leur nature ? - Pertinence : Peut-on améliorer la nature des données recueillies au regard de ce que je souhaite mettre sous contrôle ? Produit de sortie : maintien, transformation, suppression du tableau de bord ou élaboration de nouveaux tableaux de bord. Processus délaboration des tableaux de bord Master 2. contrôle de gestion sociale 30


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