Université de La Mannouba – ISCAE

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1 Université de La Mannouba – ISCAE 2014-15
Chapitre 3 Le Processus de Gestion 1. Planification 2. Organisation 3. Direction 4. Contrôle Université de La Mannouba – ISCAE

2 Introduction: le processus de gestion
Le processus de gestion est un ensemble séquentiel de fonctions interdépendantes; C’est un continuum d’étapes inséparables; Aucune fonction n’a de sens sans les autres: celles qui la précèdent et celles qui la suivent; Ce processuss est nécessaire et pertinent quel que soit le domaine dans lequel s’exerce la gestion: Finance, Marketing, Production, GRH, etc. A retenir ! Planification Organisation Direction Contrôle Université de La Mannouba – ISCAE

3 Introduction: la notion d’objectif
On ne peut parler de processus de gestion sans aborder la notion d’objectif qui en constitue la clé de voute, la colonne vertébrale et le fil conducteur! Qu’est ce qu’un objectif? Un résultat qu’on se propose d’atteindre! Un bon objectif doit être fixé et formulé de façon à être: Quantifiable Mesurable Equilibré Réalisable et optimiste à la fois Accepté Adhésion de tous les acteurs concernés Flexible Pouvant s’adapter aux circonstances A retenir ! L’objectif est le point de départ du processus de gestion: au cœur de la Planification, fil conducteur de l’Organisation et de la Direction et principal repère du Contrôle.

4 Introduction: la notion d’objectif
La notion d’objectif est fondamentale en gestion Les objectifs servent en effet de guides aux: Stratégies, aux politiques de gestion, aux plans opérationnels; Choix organisationnels (structures, hiérarchie, etc. ); Modes de direction (systèmes de motivation, communication); Outils de contrôle (base d’évaluation de la performance); Il y a différentes catégories ou hiérarchie d’objectifs Catégorie (nature) Hiérarchie (responsabilité) Horizon (terme de réalisation) Stratégique Direction Générale Long Terme : 5 ans et + Tactique Division, Directions, Services Moyen Terme: 1 à 5 ans Opérationnel Section, atelier, etc. Court Terme: 1 an et moins Université de La Mannouba – ISCAE

5 1- La planification: sa place dans le processus
Gaetan Morin 1- La planification: sa place dans le processus Selon vous qu’est-ce que suite à vos lecture vous pouvez dire du contrôle, de la direction, de l’organisation et de la planification. Comment ces éléments sont interreliés selon vous dans la dynamique de gestion? Explication sur le modèle….la gestionnaire au centre, etc……. On va commencer par la planification Université de La Mannouba – ISCAE

6 1- La planification: nature
Réponse à Quoi faire? Comment le faire? Quand le faire? C’est le processus par lequel le gestionnaire identifie et décide des objectifs à atteindre dans le futur et des moyens les plus adéquats à mettre en œuvre afin de les réaliser; La planification s’inscrit dans le cadre de la gestion prévisionnelle; Elle consiste à introduire l’avenir projeté de l’organisation dans les décisions du présent; C’est au cours de cette première étape clé que sont fixés les objectifs à atteindre à tous les niveaux de l’entreprise; A retenir ! Planifier c’est fixer un cap, formuler concrètement la vision que l’on a du futur espéré, du devenir de l’entreprise.

7 1- La planification: démarche
Planifier est un exercice difficile (il comporte une dimension prévisionnelle) et fondamental à la fois; C’est un équilibre subtil à trouver entre le possible et l’idéal; Pour y parvenir on s’appuie généralement sur l’analyse: Du chemin parcouru par l’entreprise; Des ressources dont elle dispose; De sa situation actuelle: forces et faiblesses; De son environnement: opportunités et menaces Voir document « SWOT » A retenir ! Planifier nécessite une lecture du passé, un diagnostic interne (forces, faiblesses) et externe (opportunités, menaces), une vision du futur (prévisions, scénarii, projections… )

8 1- La planification: utilité
La planification fixe… Ce qui détermine… Et sert à répond aux questions…. Objectifs stratégiques à Long Terme La mission de l’entreprise Quels sont nos champs d’activité, nos savoir-faire, notre vocation Objectifs à Moyen Terme Les stratégies de production et de commercialisation Comment produire? Comment et à qui vendre? Plans opérationnels et objectifs à court Terme Les critères de décision des gestionnaires; Les budgets prévisionnels ; La gestion des situations difficiles. Quelles décisions prendre au quotidien? De quelles ressources va-t-on avoir besoin (liquidités, personnel, achats, etc.)? Comment réagir en cas de problème? Etc.

9 1- La planification: facteurs clés
La planification est plus efficace et utile quand les conditions suivantes sont réunies: La structure de l’entreprise est décentralisée et participative; Les stratégies et les objectifs sont clairs et sont expliqués convenablement aux différents acteurs; Le processus de planification est accepté par tous comme un outil de communication, d’apprentissage et d’orientation; A retenir ! Une planification réussie est doit être décentralisée, participative, claire, expliquée et perçue comme une aide et non comme une contrainte imposée.

10 1- La planification: limites
Tout en étant nécessaire et reconnue, la planification est aussi l’objet de critiques du fait de certaines de ses limites: On ne peut pas tout prévoir! On ne peut pas toujours maîtriser les variables clés; La rigidité peut nuire à la créativité; La planification peut faire obstacle à la flexibilité; La planification fait régner l’analyse au détriment de l’intuition et l’exécution aux dépends de la réflexion et de l’initiative. Université de La Mannouba – ISCAE

11 1- La planification: outils
Les outils de planification sont nombreux, variés et spécialisés. Certains outils sont utiles pour l’analyse stratégique, il fournissent un cadre de réflexion, tels que: SWOT: Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats; QQOQCCP: Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Combien? Pourquoi? D’autres, plus classiques, servent à prévoir les activités : Budgets, arbres de décision, probabilités, check-list… D’autres outils, enfin, sont utiles pour la programmation ou l’ordonnancement. Les plus célèbres sont: Méthode PERT: Program Evaluation and Review Technique Diagramme de GANTT Université de La Mannouba – ISCAE

12 2- L’organisation: sa place dans le processus
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13 2- L’organisation: Définition
L’organisation dérive du mot organe, du latin organum; Ce qui signifie: instrument, outil, partie d’un ensemble, partie d’un corps vivant qui remplit une fonction utile; Définition: L'organisation est l'agencement de relations entre composants ou individus qui produit une unité complexe ou un système. Edgard MORIN L’organisation transforme donc des éléments isolés en composantes d’un tout, d’une entité homogène en leur attribuant des fonctions et des liens; Elle assure ainsi une cohérence, une solidarité et une solidité au système, une certaine possibilité de durer en dépit des perturbations; A retenir ! L’organisation c’est la mise en relation d’éléments, leur intégration dan une entité homogène par l’établissement de liens, de fonctions: elle transforme, produit et maintien!

14 2- L’organisation: Nature
Organiser répond aux question: Qui va faire quoi? Avec qui? La mission de la fonction organisation consiste à: Mettre en place une structure cohérente; Coordonner les tâches et les activités de chaque unité; Faire converger les efforts individuels vers l’objectif collectif Concrètement, organiser consiste à déterminer la composition des groupes de travail, la répartition des tâches et des responsabilités en leur sein ainsi que les liens qui les unissent; Cette fonction aide ainsi les individus et les groupes à savoir ce que l’on attend d’eux et comment travailler en harmonie pour réaliser des objectifs communs. A retenir ! L’organisation c’est donc l’agencement des moyens, des personnes et des rôles de manière cohérente afin d’optimiser le fonctionnement de l’ensemble et sa performance!

15 2- L’organisation: Critères
Les entreprises s’organisent en fonction de leur conception de l’efficacité de: La répartition de l’autorité; La division du travail, des fonctions, des tâches; Plusieurs autres facteurs influencent les modes d’organisation, dont: La taille de l’entreprise; La diversité de ses activités ; La répartition géographique de ses unités opérationnelles; Les stratégies et objectifs spécifiques qui sont poursuivis; A retenir ! L’organisation dépend de plusieurs facteurs liés aux caractéristiques de l’entreprise mais surtout à l’efficacité de la répartition de l’autorité, des fonctions et des tâches.

16 2- L’organisation: formes courantes
La structure fonctionnelle Direction Générale Direction Achats & Production Commerciale Financière & Comptable Ressources Humaines Service Magasin & Livraison Service Facturation Recouvrement Service Ventes Après Vente (!) Principe: Découpage par fonction. Coordination au sommet. (+) Avantages: Simple Responsabilité claire (-) Inconvénients: Rigide Pas de transversalité A retenir ! La structure fonctionnelle est la forme d’organisation la plus pratiquée car la plus simple. Elle convient aux PME et nécessite une bonne coordination. Les responsabilités y sont claires.

17 2- L’organisation: formes courantes
La structure divisionnaire (!) Principe: Découpage par activité (produit, marché ou région) puis par fonction. Direction Générale Division des Matériaux de construction Division Peinture Division Articles Sanitaires Service Commercial Service Financier Service Social Achats (+) Avantages: Spécialisation par activité Structure adaptable (-) Inconvénients: Ressource dispersée Pas d’économies d’échelle A retenir ! La structure divisionnaire est mieux adaptées aux grandes entreprises aux activités multiples et/ou dispersées. Elle est plus coûteuse mais aussi plus spécialisée.

18 2- L’organisation: 6 Principes de base
Définition d’objectifs: Chaque sous-structure a une mission à remplir, une raison d’être qui doit être définie avec précision; Spécialisation : Chaque unité de travail doit autant que possible se spécialiser dans un domaine particulier afin d’être compétente; Coordination: Chaque unité doit coordonner ses actions avec les unités reliées pour assurer cohérence et convergence à l’entité; Unicité de commandement : Chaque acteur de la structure doit avoir un seul supérieur hiérarchique; Equivalence autorité-responsabilité: Chaque responsable de fonction ou de mission doit avoir l’autorité nécessaire pour l’accomplir convenablement et être tenu de rendre des comptes; Eventail de subordination: Chaque responsable doit avoir un nombre connu et limité de personnes sous son autorité directe;

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Gaetan Morin 3- La direction Université de La Mannouba – ISCAE

20 3- La direction: définition
Processus par lequel on anime et oriente un groupe pour l’amener à contribuer volontairement à la réalisation d’un résultat. Diriger ≠ imposer sa volonté, exercer son autorité, obliger par la coercition, forcer; Diriger c’est créer un climat de travail favorable; Diriger c’est encadrer les autres, leur rappeler constamment le chemin à suivre, les tâches à effectuer, les objectifs à atteindre; La direction met en jeu les relations interpersonnelles. A retenir ! La direction est le moteur de l’entreprise et son âme. Elle consiste à mobiliser les hommes en stimulant leur rendement par un climat positif, une communication efficace et un bon leadership.

21 3- La direction: nature C’est la fonction du passage à l’action, de la mise en marche des équipes après la planification et l’organisation (fonctions conceptuelles) Concrètement, diriger revient à assumer 4 tâches essentielles: La motivation: stimuler les individus et les équipes, faire converger leurs objectifs personnels avec ceux de l’entreprise; La communication: écouter, informer, expliquer, convaincre; Le leadership: influencer les autres, obtenir d’eux qu’ils agissent volontairement dans un certain sens; La formation : permettre aux autres d’apprendre, d’acquérir des connaissances et des aptitudes de manière formelle et/ou informelle; A retenir ! La fonction direction répond à la question: « Comment amener chaque membre de l’organisation à contribuer au mieux à ses objectif? À donner le meilleur de lui-même? »

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Quelques axes de motivation La rémunération, sous toutes ses formes, est un facteur important de motivation des individus au travail mais il a été prouvé qu’elle est largement insuffisante; Pour bien diriger, mobiliser et donc motiver les employés, il est important de savoir que la motivation est personnelle et variable; Les salariés sont particulièrement motivés par les facteurs suivants (et donc démotivé par leur absence ou leur contraire ) L’équité de la rémunération La reconnaissance de leur travail, de leurs qualités La qualité des liens sociaux - le climat ou ambiance de travail Le rapport avec la hiérarchie - la participation aux décision Les conditions de travail Université de La Mannouba – ISCAE

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Gaetan Morin 4- Le contrôle Université de La Mannouba – ISCAE

24 4- Le contrôle: définition
C’est le processus par lequel les gestionnaires examinent la situation et s’assurent que les résultats obtenus sont conformes aux buts fixés. Cette étape permet aux gestionnaires d’apporter, au besoin, des changements et des corrections nécessaires pour réorienter l’entreprise vers ses objectifs si les buts n’ont pas été accomplis ou ne sont pas en voie de l’être. Contrôler = Mesurer Comparer Evaluer Comprendre Corriger A retenir ! La fonction contrôle correspond à l’étape-bilan, qui va donner un sens aux 3 étapes précédentes en confirmant ou infirmant le travail accompli et en proposant des correctifs.

25 que toutes les conditions de la réussite sont réunies
4- Le contrôle: typologie Contrairement aux idées reçues, le contrôle n’est pas une étape ultime, qui n’intervient qu’en bout de processus; Pour plus d’efficacité, 3 types de contrôle sont nécessaires: Type Contrôle Proactif Contrôle Concomitant Contrôle Rétroactif Quand? Avant l’action Pendant l’action Après l’action Pourquoi? S’assurer que toutes les conditions de la réussite sont réunies Vérifier régulièrement que le travail avance comme prévu et ajuster si besoin Evaluer le travail réalisé, identifier les insuffisances éventuelles, rectifier le tir Comment? Communiquer, clarifier les tâches, vérifier les ressources, vérifier les plans, les check-list… Mesurer régulièrement, identifier les blocages, corriger les objectifs, fournir des ressources en plus… Etablir un rapport d’activité, un bilan, comparer, évaluer, analyser les insuffisances, proposer des solutions futures…

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4- Le contrôle: utilité Le contrôle est nécessaire et utile à plusieurs égards: Fournit une mémoire écrite, un repère pour les dirigeants, qui consigne les expériences passées; Fournit un cadre structuré, périodique et objectif pour une réflexion collective sur la résolution des problèmes ou les améliorations à apporter; Permet d’affiner la planification, fournit un cadre à la direction, concrétise l’organisation; Puissant outil de motivation, de gestion participative et par objectif; Crée et renforce une culture de l’efficacité et de la responsabilité dans l’entreprise; Université de La Mannouba – ISCAE

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4- Le contrôle: conditions de succès Pour être efficace et produire tous ses effets, l’exercice de cette fonction doit remplir certaines conditions: Le contrôle ne doit jamais être appliqué et perçu comme un signe de méfiance ou un moyen de sanction; Les contrôles proactifs et concomitants ne doivent pas être négligés par rapport au contrôle rétroactif; Le contrôle doit être objectif, appuyé sur des critères clairs, connus à l’avance et admis par les acteurs concernés; Le contrôle doit être systématique et formalisé: intégré dans les procédures et le système d’information de l’entreprise; Université de La Mannouba – ISCAE