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Communauté européenne Fonds social européen Ministère de lemploi du travail et de la cohésion sociale DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 1 Gestion des crédits.

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1 Communauté européenne Fonds social européen Ministère de lemploi du travail et de la cohésion sociale DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai Gestion des crédits du FSE Objectif 3 Présentation de la nouvelle circulaire de gestion 2004 Journées dinformation : 5, 6 et 13 mai 2004 Services gestionnaires régionaux et nationaux

2 Communauté européenne Fonds social européen Ministère de lemploi du travail et de la cohésion sociale DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai Programme de la présentation Pourquoi une nouvelle circulaire ? Contexte, objectifs et moyens Structure du texte Contenu détaillé Présentation et échanges

3 Communauté européenne Fonds social européen Ministère de lemploi du travail et de la cohésion sociale DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai Pourquoi une nouvelle circulaire ? Adapter les prescriptions des circulaires interministérielles 2002 Intégrer les enseignements à mi-parcours de lexécution du programme Intégrer les préconisations émises lors des audits nationaux et européens Contexte

4 Communauté européenne Fonds social européen Ministère de lemploi du travail et de la cohésion sociale DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai Pourquoi une nouvelle circulaire ? Maintenir et / ou renforcer la dynamique de programmation et de réalisation Garantir un meilleur respect des obligations communautaires et des recommandations de la CICC Objectifs « Dépenser, sans avoir à rembourser »

5 Communauté européenne Fonds social européen Ministère de lemploi du travail et de la cohésion sociale DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai Pourquoi une nouvelle circulaire ? Préciser et renforcer les délégations des fonctions de gestion et de paiement Extension à de nouveaux partenaires pour démultiplier les ressources et rapprocher la gestion des bénéficiaires Meilleure définition des responsabilités pour une meilleure exécution Moyens

6 Communauté européenne Fonds social européen Ministère de lemploi du travail et de la cohésion sociale DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai Pourquoi une nouvelle circulaire ? Assurer une meilleure « traçabilité » de la piste daudit Pour « fluidifier » les circuits administratifs et financiers Pour un maximum de transparence lors des audits Pour garantir la « bonne et saine gestion » financière de largent public : efficacité, efficience et régularité En précisant le contenu des déclarations de dépenses à chaque niveau de gestion En renforçant certaines étapes de la piste daudit jugées parfois insuffisantes lors des contrôles Moyens

7 Communauté européenne Fonds social européen Ministère de lemploi du travail et de la cohésion sociale DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai Structure de la circulaire 1. Préciser les délégations des fonctions de gestion et de paiement Autorité de gestion et de paiement du programme Délégations aux services centraux et déconcentrés Les autres acteurs de la piste daudit Tableau comparatif Subv. globale / conv. cadre Définition de la notion de « Bénéficiaire final » Délégation des fonctions dautorité de paiement Tableau récapitulatif du dispositif de gestion

8 Communauté européenne Fonds social européen Ministère de lemploi du travail et de la cohésion sociale DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai Structure de la circulaire 2.Garantir la « traçabilité » des crédits par une meilleure définition des relations entre les différents niveaux de gestion Assurer un pilotage efficace et régulier de la programmation et de lexécution des crédits Mettre en place les contrôles qualité gestion Accélérer les flux financiers Contenu et circuit des déclarations de dépenses (« remontées » des dépenses) selon le niveau de gestion Circuits financiers des crédits du FSE (« versements » des crédits)

9 Communauté européenne Fonds social européen Ministère de lemploi du travail et de la cohésion sociale DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai Structure de la circulaire 3. Renforcer la piste daudit des dossiers Garantir la cohérence des procédures de marché public avec la « piste daudit » FSE Renforcer lanimation pour améliorer la quantité et la qualité des dossiers déposés Mieux formaliser le travail dinstruction, de programmation et de conventionnement Renforcer le contrôle de service fait

10 Communauté européenne Fonds social européen Ministère de lemploi du travail et de la cohésion sociale DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai Renforcer les délégations de gestion

11 Communauté européenne Fonds social européen Ministère de lemploi du travail et de la cohésion sociale DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai Renforcer les délégations de gestion pour limiter les risques de double financement… … les autorités de gestion du volet national informent les autorités de gestion déléguées du volet régional des actions et dispositifs cofinancés relevant du volet national A noter

12 Communauté européenne Fonds social européen Ministère de lemploi du travail et de la cohésion sociale DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai Renforcer les délégations de gestion Autorités de gestion Gestionnaires de subv. globale Porteurs de projet Organismes intermédiaires action prestataire Modes dallocation

13 Communauté européenne Fonds social européen Ministère de lemploi du travail et de la cohésion sociale DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai Renforcer les délégations de gestion Toute entité publique, dotée dun comptable public si « répartiteur » daides du FSE et si nb actions sous-jacentes et montants le justifient Entités privées : ass. support de PLIE + OPCA Autres entités privées : autorisation préalable du METCS, visée du CF central / dossier : présentation de lorganisme et du dispositif concernés apporter assurance / solvabilité et capacité de la structure à redistribuer des aides communautaires Organismes intermédiaires

14 Communauté européenne Fonds social européen Ministère de lemploi du travail et de la cohésion sociale DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai Renforcer les délégations de gestion Inscription obligatoire dans le DOCUP Maîtrise de la programmation annuelle des crédits Maîtrise de la sélection des dispositifs éligibles Obligation dune séparation fonctionnelle stricte Remise de rapports dexécution annuels et final Responsabilité de lévaluation de la subvention globale Possibilité de réaliser les contrôles par sondage Obligation de réaliser des contrôles qualité gestion Bénéfice automatique de crédits dassistance technique Les « + » de la subvention globale / convention cadre

15 Communauté européenne Fonds social européen Ministère de lemploi du travail et de la cohésion sociale DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai Renforcer les délégations de gestion Art. 32 R1260/1999) : dépenses éligibles = bénéficiaires finals « dépenses effectivement payées, qui doivent correspondre à des paiements exécutés par les bénéficiaires finals et justifiés par des factures acquittées ou des pièces comptables de valeur probante équivalente » Définition du « bénéficiaire final »

16 Communauté européenne Fonds social européen Ministère de lemploi du travail et de la cohésion sociale DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai Renforcer les délégations de gestion Art. 9-l R1260/1999 : « bénéficiaires finals » = organismes et entreprises, publics ou privés, responsables de la commande des opérations si régimes d'aides […] et si octroi d'aides par des organismes désignés par les États membres = organismes qui octroient les aides Définition du « bénéficiaire final »

17 Communauté européenne Fonds social européen Ministère de lemploi du travail et de la cohésion sociale DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai Renforcer les délégations de gestion Circulaire : « bénéficiaires finals » = Règle générale entité juridique qui assure la réalisation des opérations cofinancées et lacquittement des dépenses correspondantes, retenues comme éligibles (rémunérations, prestations externes, fournitures, frais généraux, etc.) Définition du « bénéficiaire final »

18 Communauté européenne Fonds social européen Ministère de lemploi du travail et de la cohésion sociale DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai Renforcer les délégations de gestion Cas particulier : organismes qui octroient les aides Organismes intermédiaires - bénéficiaires finals : OPCA, communes et leurs groupements, étab. publics, organismes sous tutelle, ass. têtes de réseau national, … Organismes intermédiaires NON-bénéficiaires finals Conseils régionaux, conseils généraux et structures porteuses dun PLIE Définition du « bénéficiaire final »

19 Communauté européenne Fonds social européen Ministère de lemploi du travail et de la cohésion sociale DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai Renforcer les délégations de gestion Conséquence pour les déclarations de dépenses à la Commission les dépenses éligibles effectivement payées par les destinataires ultimes peuvent être considérées comme des « paiements effectués par le bénéficiaire final »… … si les participations publiques (y.c. FSE) liées aux dépenses déclarées ont été payées Définition du « bénéficiaire final »

20 Communauté européenne Fonds social européen Ministère de lemploi du travail et de la cohésion sociale DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai Garantir la « traçabilité »… Etats davancement financier réguliers à chaque réunion de linstance de programmation sur la base dun tableau type… … où montant programmé = aides FSE des projets agréés y.c. tranches futures + avancement financier général du rapport dexécution annuel Assurer actualité et fiabilité des saisies / « appli FSE » Pilotage de la programmation

21 Communauté européenne Fonds social européen Ministère de lemploi du travail et de la cohésion sociale DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai Garantir la « traçabilité »… Contrôles qualité Réaliser des contrôles qualité gestion Qui ? Autorités de gestion en titre et déléguées, gestionnaires de subvention globale Comment ? cf. circulaire du Premier ministre du et recommandation CICC du Quoi ? Qualité des procédures internes et « externes »

22 Communauté européenne Fonds social européen Ministère de lemploi du travail et de la cohésion sociale DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai Garantir la « traçabilité »… Contrôles qualité Réaliser des contrôles qualité certification Qui ? Autorités de paiement en titre et déléguées Comment ? cf. circulaire du Premier ministre du et recommandation CICC du Quoi ? Qualité des déclarations de dépenses et des circuits financiers

23 Communauté européenne Fonds social européen Ministère de lemploi du travail et de la cohésion sociale DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai Garantir la « traçabilité »… Déclaration de dépenses

24 Communauté européenne Fonds social européen Ministère de lemploi du travail et de la cohésion sociale DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai Garantir la « traçabilité »… Rappel : les coûts forfaitaires sont inéligibles dépenses à déclarer : uniquement si contrôlées délai de justification < 16 mois - bénéficiaires finals < 18 mois - org. Intermédiaires et gest. subv. globales « bilans » = mode de présentation des dépenses des gestionnaires pour leurs propres actions A noter

25 Communauté européenne Fonds social européen Ministère de lemploi du travail et de la cohésion sociale DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai Garantir la « traçabilité »… Chap : subventions et marchés publics Déconnexion engagement juridique / comptable si la décision attributive exclut tout crédit Etat si clause selon laquelle le paiement interviendra sous réserve de la disponibilité des crédits si présentation au TPG avant chaque CTS du tableau de suivi des disponibilités de crédits La procédure de déconnexion ne sapplique pas aux marchés publics des autorités de gestion, car… … risque de paiement dintérêts moratoires … imputation possible dune partie du marché sur chap. Etat. Versement des crédits

26 Communauté européenne Fonds social européen Ministère de lemploi du travail et de la cohésion sociale DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai Renforcer certains points de la piste daudit Respecter les 3 principes du CMP liberté daccès à la commande publique égalité de traitement entre les candidats transparence de la procédure Procédure allégée possible pour les services de formation et dinsertion professionnelle mais sagissant dactions cofinancées par le FSE, les directives européennes sappliquent donc assurer une publicité préalable adéquate Marchés publics

27 Communauté européenne Fonds social européen Ministère de lemploi du travail et de la cohésion sociale DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai Renforcer certains points de la piste daudit Définition des besoins / moyens disponibles Mention FSE / supports de mise en concurrence (cahier des charges fortement recommandé) Clauses spécifiques / acte dengagement conditions déligibilité et doctroi (unité quantitative de réf.) clause de réfaction, bases de liquidation du marché clause dinformation des publics en cours d'exécution clause de mise à disposition des pièces justifiant de la réalité « physique » de la prestation Liquidation du marché / après contrôle de service fait par un service distinct de celui en charge du marché FSE et marchés publics

28 Communauté européenne Fonds social européen Ministère de lemploi du travail et de la cohésion sociale DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai Renforcer certains points de la piste daudit Les marchés cofinancés par le FSE doivent respecter les étapes de la piste daudit la « Personne responsable du marché » (PRM) est bénéficiaire final elle constitue un dossier de présentation du projet définition des besoins cahier des charges instruction et sélection selon les procédures établies NB : si possible, attendre lagrément de lopération par linstance de programmation avant la mise en concurrence pour éviter tout risque de modification du marché la PRM établit des bilans intermédiaires et finals contrôle de service fait avant ou après paiement du marché FSE et marchés publics

29 Communauté européenne Fonds social européen Ministère de lemploi du travail et de la cohésion sociale DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai Renforcer certains points de la piste daudit Information et sensibilisation générale sur une des priorités stratégiques du programme mesure dintervention concernée (si éligible) communication et sensibilisation générale aux potentialités offertes en terme de financement assistance technique « hors plafond » Accompagnement opérationnel (montage de dossiers) si initiative individuelle du porteur de projet concerné qui sollicite lorganisme de son choix assiette éligible du projet si mission transversale pour une mesure, un axe, confiée par le gestionnaire à une structure ad hoc agréée à cet effet assistance technique « sous plafond » Animation : rappels techniques

30 Communauté européenne Fonds social européen Ministère de lemploi du travail et de la cohésion sociale DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai Renforcer certains points de la piste daudit « Traçabilité » des tâches effectuées système informatisé de suivi contenu du dossier archivé Formaliser les principales étapes de la piste daudit : fiche dinstruction : description, étapes de linstruction, questions posées et réponses apportées, … joindre les extraits des comptes-rendus des instances de sélection, la notification des décisions de programmation lacte contractuel (convention, arrêté, …) : comporte toutes les clauses obligatoires signé avant toute déclaration de dépenses le plus en amont possible de la réalisation du projet afin de respecter la logique de programmation des crédits Formaliser la piste daudit

31 Communauté européenne Fonds social européen Ministère de lemploi du travail et de la cohésion sociale DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai Renforcer certains points de la piste daudit Impératif : seules les dépenses ayant fait lobjet dun contrôle de service fait peuvent être déclarées Assuré par : autorités de gestion, gestionnaires de subvention globale et organismes intermédiaires externalisation possible Formalisé : certificat et fiche détaillée de contrôle de service fait vérifications effectuées dépenses et ressources retenues motifs déventuels rejets de dépenses déclarées méthode déchantillonnage, la liste des pièces contrôlées fiche de visite sur place Contrôle de service fait

32 Communauté européenne Fonds social européen Ministère de lemploi du travail et de la cohésion sociale DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai Renforcer certains points de la piste daudit Contrôle de cohérence sur bilan pour tous les dossiers cohérence des éléments quantitatifs, qualitatifs et financiers ; conformité avec la convention Contrôle sur pièces pour un nombre très significatif de dossiers réalité et conformité financière des dépenses et des ressources contrôle exhaustif des pièces : sinon échantillonnage Contrôle sur place pour un nombre significatif de dossiers réalité et conformité « physique » des dépenses Contrôle de service fait

33 Communauté européenne Fonds social européen Ministère de lemploi du travail et de la cohésion sociale DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai Gestion des crédits du FSE Objectif 3 Présentation de la nouvelle circulaire de gestion 2004 Journées dinformation : 5, 6 et 13 mai 2004 Services gestionnaires régionaux et nationaux Merci de votre attention


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