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Www.cemubac.org Évaluation des performances, daccord. Mais quelles performances évaluer au niveau intermédiaire ? Éléments de réflexion en RDC.

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1 Évaluation des performances, daccord. Mais quelles performances évaluer au niveau intermédiaire ? Éléments de réflexion en RDC

2 Plan de présentation Éléments significatifs du contexte ; –Le système –Les individus Les limites de la contractualisation pour le personnel, les cadres oeuvrant au niveau intermédiaire. Proposition dune solution testée dans 5 provinces –Objectifs de la grille ; –Contenu de la grille; –Les applications de la grille; –Des leçons préliminaires?

3 Division Provinciale de la Santé (DPS) SRSS (rôle DPS, intégration) Zone de santé (Revitalisation) Réforme Fonction Publique Financement (PBF, Procédures…) Éléments du contexte : le système

4 Éléments du contexte : les individus Le Médecin inspecteur provincial et son équipe –Responsabilité de lorganisation du système sanitaire pour 5 millions dhabitants; –Interaction permanente avec une multiplicité dacteurs : les agents de santé, les politiques, les bailleurs…; –Capacité de réaction aux changements de lenvironnement souvent imprévisibles malgré les multiples contraintes (théorie de la rationalité limitée).

5 Les limites de la contractualisation au niveau intermédiaire Risques globaux : –Focalisation sur les indicateurs choisis ; –Falsification des résultats. Limites des indicateurs basés sur les résultats : –Relations causales non linéaires (non directes entre actions DPS et résultats de prise en charge des populations) –Délai entre laction et le résultat. Limites des indicateurs de processus : –Rigidité des indicateurs par rapport aux changements de lenvironnement; –Risque de conflit entre lintérêt personnel (être payé) et lintérêt général (mener une action non prévue dans le contrat). Limites de la contractualisation par rapport à une « autorité »

6 Des éléments de solutions Sur le court-terme, pour lattribution des primes mensuelles : –Accepter des indicateurs de processus dans le cadre dun développement global; –Raccourcir le délai entre la négociation et lévaluation; –Prévoir des mécanismes dadaptation rapide aux changements. Sur le long-terme, pour lattribution dune prime exceptionnelle ? –Évaluation à posteriori des indicateurs de résultats au niveau de la population; –Évaluation des mesures mises en œuvre.

7 Des éléments de solutions Sur le court-terme, pour lattribution des primes mensuelles : –Accepter des indicateurs de processus dans le cadre dun développement global; –Raccourcir le délai entre la négociation et lévaluation; –Prévoir des mécanismes dadaptation rapide aux changements. Sur le long-terme, pour lattribution dune prime exceptionnelle : –Evaluation à postériori des indicateurs de résultats au niveau de la population; –Evaluation des mesures mises en œuvre.

8 Présentation de la démarche mise en œuvre pour le court-terme au NK Élaboration dune grille de fonctionnalité des DPS dont les objectifs sont de : –Soutenir le processus de renforcement du rôle de la DPS; –Impliquer davantage les cadres de la DPS dans ce processus; –Servir de référence pour le contrat de performances de la DPS.

9 Étapes délaboration de la grille Identification des fonctions clefs de la DPS (cohérence recherchée avec la SRSS, les besoins de revitalisation de la zone de santé (DS)); Identification des sous fonctions; Identification des paliers de progression (par fonction /sous fonction)

10 Contenu de la grille : quelles fonctions? N°FonctionsScore max. 1organisation et Coordination16 2Planification et évaluation12 3Formation12 4Supervision12 5Information sanitaire16 6Surveillance épidémiologique et riposte contre les épidémies 8 7Gestion des ressources12 8Logistique8

11 Contenu de la grille : paliers pour quelques fonctions Paramètres Description des critères Niveau I (côte 1)Niveau II (cote 2)Niveau III(cote 3)Niveau IV (cote 4) Equipe cadre Pas déquipe, réunions rares.Personnel sans job description, réunions irrégulières de léquipe, compte rendus par moments Equipe cadre avec job description peu cohérent et réunions hebdomadaires, compte rendus archivés. Equipe cadre avec job description cohérent et réunions hebdomadaires, compte rendus archivés, responsabilisation des cadres polyvalents par ZS Gestion du partenariat Aucune information formelle sur les partenaires ; actions des partenaires non aiguillées par lIPS. Existence dune ou plusieurs listes de partenaires, aucun partenaire conventionné avec lIPS Existence dune base des données des partenaires, budgets connus partiellement, quelques partenaires conventionnés Existence dune base des données des partenaires, assorti des budgets, relations avec lIPS formalisées sous forme de conventions Intégration programmes au niveau intermédiaire Coordinations des programmes opérant en parallèle. Echanges sporadiques avec les coordonnateurs des programmes ; supervisions et suivi non conjoints Réunions mensuelles ECP –programmes, informations sur les financements, supervisions et suivi conjoints Actions des programmes (supervision, suivi) réalisées par une ECP intégrée Leadership Aucune organisation structurée de concertation avec les partenaires. Existence des comités interagences pour les programmes spécialisés Existence dun embryon dun comité de pilotage provincial (COTE ou BTP) et des initiatives des groupes de travail et commissions axés sur des thèmes transversaux. Existence dun comité de pilotage de laction sanitaire et des commissions fonctionnels (au minimum 5 commissions ; participation des partenaires, échanges de qualité, décisions pertinentes et exécutées) Coordination / organisation : 16 points

12 Paramètres Description des critères Niveau I (côte 1)Niveau II (cote 2)Niveau III(cote 3)Niveau IV (cote 4) Elaboration des plans Existence de quelques plans occasionnels, peu cohérents. Existence des plans opérationnels, souvent élaborés au bureau, souvent non budgétisés. Existence des plans opérationnels de lIPS et des ZS, budgétisés, élaborés selon un processus ascendant. Existence dun plan de dévelopement sanitaire intégré, élaboré dans le cadre dun processus ascendant et budgetisé (assorti dun plan dinvestissement, plan de développement des RH, plan dintégration des programmes spécialisés) Suivi de la mise en œuvre Pas de suivi organiséSuivi occasionnel (sur incitation des partenaires notamment) Suivi réalisée de manière régulière, mais sans un tableau de bord systématisé Existence de tableau de bord de suivi à lIPS, alimenté par le SIS et les visites de supervision et suivi Evaluation mise en oeuvre Pas de revue annuelle, conseils dadministration rares (moins de la moitié de ZS) ni rapport annuel IPS Revues annuelles et conseils dadministration occasionnels (plus de la moitié des ZS). Revues annuelles et conseils dadministration non systématisés et production de rapport annuel à contenu peu cohérent Revues annuelles provinciales (1 par an) et réunions des conseils dadministration organisées (1/ZS/an) et production de rapport annuel à contenu cohérent Contenu de la grille : paliers pour quelques fonctions Planification / évaluation : 12 points

13 Paramètres Description des critères Niveau I (côte 1)Niveau II (cote 2)Niveau III(cote 3)Niveau IV (cote 4) Thématiques Supervisions réalisées sans identification formelle de thématiques de supervision Thématiques identifiés Supervisions en fonction du financement des partenaires Thématiques de supervisions identifiés en Commission sans lien avec linformation sanitaire Thématiques de supervision cohérents avec les déficiences identifiés et identifiés dans le cadre de la Commission Encadrement en lien avec linformation sanitaire Préparation supervision Aucune préparation formelle de la supervision Préparation mais non systématisée des supervisions Préparation formelle par certains superviseurs Préparation formelle des supervisions, basée sur lexploitation de linformation sanitaire, des rapports de supervisions précédentes et autres documents concernant la cible de la supervision Méthodologie supervision Méthodologie anarchiqueSupervisions avec approche résolution des problèmes mais focalisées sur les différents programmes spécialisées Méthodologie intégrant un peu une approche systémique et de résolution des problèmes Méthodologie de supervision dans une approche systémique et intégrant les approches formatives et de résolution des problèmes Suivi systématisé des recommandations Contenu de la grille : paliers pour quelques fonctions Supervision : 12 points

14 Utilisation de la grille : CO ou CP Diagnostic de départ au niveau de la DPS Contrat dobjectifs avec disposition de négociation dengagements trimestriels; Au début de chaque trimestre : –définition / négociation des engagements : Maintien du niveau atteint; Progression dans lune ou lautre fonction; –Identification des activités à intégrer dans le contrat (activités de maintien, activités de progression); –Définition des critères (indicateurs ou valeurs à atteindre). A la fin de chaque trimestre : –Évaluation létat davancement des activités.

15 Autres applications de la grille Évaluations annuelles du niveau de progression des DPS; Application dans lévaluation du potentiel démergence des futurs DPS (Province orientale); Diagnostic de départ au niveau des DPS soutenues dans le cadre du PARSS (projet financé par la BM en RDC); Référence pour négocier les engagements et évaluer les engagements trimestriels au niveau des DPS (DPS soutenus par le PS9FED et PARSS).

16 Quelques applications de la grille: évaluations des perf (Encadrement) N°N° RESULTATS ATTENDUSCRITERES DAPPRECIATIONCote Att. Cote obte nue Observations 1La coordination de lencadrement des zones de santé est assurée Données sur la supervision partagées, rapports de la commission faisant foi 54 2Lencadrement des zones de santé est assuré Minimum 75% de supervisions réalisées et problèmes identifiés au niveau des zones résolus à au moins 60% 10 Toutes les supervisions réalisées 3Des formations pertinentes sont réalisées en faveur des cadres des zones de santé Contenu des formations harmonisés, compétences renforcées et bénéficiaires satisfaits, 53Certaines formations échappent 4Les ordinogrammes sont actualisés Existence et diffusion effective des nouveaux ordinogrammes au niveau des zones de santé et partenaires 54Actualisation réalisée mais diffusion non encore amorcée

17 Quelques applications de la grille: évaluations des perf (illustration) Irrégularité des financements

18 Quelques applications de la grille: évaluations des perf (illustration) Irrégularité des financements Indicateurs PCA et PMA (Sem1) Utilisation services curatifs (NC/hab)0,410,460,51 Utilisation CPN (%)76,981,079,2103,1 Taux de couverture obstétricale (%)78,087,082,392,9 Taux daccouch surveillés Partor (%)76,076,577,084,8 Taux de césarienne5,66,6 7,8 décès maternels / Nv) décès maternels / Nv) (MS)146,0160,077,796,9 Taux couverture vaccinale DTC3 (%)78,392,69174,3 Taux dabandon DTC1/DTC3 (%)7,47,59,411,8 Taux dhospitalisation (%)2,32,42,73,7 Référés parmi les hospitalisés (%)17,414,027,015,7 Taux mortalité intra hospitalière (%)2,92,52,32,0 Taux infections post opératoires (%)1,11,40,6ND

19 Quelques applications de la grille: financement RubriquesMontants mensuels (euros) Observations Fonctionnement (bureaux et déplacements) Processus de passation de marché (procédures UE) Gestion par un EUP (FDSS) Primes au personnel Partie fixe: (Mensuelle) Partie mobile (liée à la performance): (32%) (trimestrielle) Autres financements de la DPS:matériel roulant, de bureau, frais de supervision, ateliers et formations,… PARSS: Enveloppe totale liée à la performance; Bonus accordé pour progression dun palier de fonction

20 Quelques leçons préliminaires? La grille – le CP: un outil de dialogue entre acteurs (régulateur, financeur, DPS); Centrée sur le processus damélioration de lexercice des fonctions (dont celles visant la revitalisation de la ZS et la régulation du secteur) – dimension structurante; Affinement des engagements et des activités dans le temps Éléments plus qualitatifs que quantitatifs

21 Dynamique globalement positive observée (autoévaluation et programmation trimestrielle); Opportunité daffinement des fonctions et des activités pertinentes au niveau de la DPS; Quelle pérennité ? –Irrégularité des financements; –Dépendance de laide extérieure; –Enveloppes réduites par rapport aux effectifs et coût de la vie; Dautres leçons ? dautres questionnements? Quelques leçons préliminaires?

22 Merci de votre aimable attention


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