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ACADEMIE DE REIMS LA GESTION DES VOYAGES SCOLAIRES Lycée Les Lombards de Troyes 26 janvier 2009.

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1 ACADEMIE DE REIMS LA GESTION DES VOYAGES SCOLAIRES Lycée Les Lombards de Troyes 26 janvier 2009

2 LES PRINCIPAUX TEXTES

3 Article L du Code de lEducation Circulaire n° du 20 août 1976 relative aux sorties et voyages collectifs délèves Circulaire n° du 12 juin 1979 relative aux sorties et voyages collectifs délèves à caractère facultatif Circulaire n° du 22 octobre 1986 et circulaire n° du 6 octobre 1988 portant déconcentration de la délivrance des autorisations de sorties et voyages collectifs délèves

4 LES DIFFERENTES SORTES DE VOYAGES

5 LES SORTIESLES VOYAGES Déplacements dune journée effectués par un groupe délèves et son encadrement hors des locaux de létablissement scolaire Déplacements pédagogiques comportant au moins une nuitée effectués par un groupe délèves et son encadrement hors des locaux de létablissement scolaire Les voyages collectifs délèves ne doivent pas excéder 5 jours pris sur le temps scolaire

6 LES DIFFERENTES SORTES DE VOYAGES Les sorties obligatoires Une sortie est dite obligatoire si : Elle concerne la classe entière ou un niveau déterminé Elle sinscrit dans le cadre officiel des programmes ou du projet détablissement Elle sexécute sur le temps scolaire

7 LES DIFFERENTES SORTES DE VOYAGES Les sorties et voyages facultatifs (organisés par lEPLE) Une sortie est considérée comme facultative si : Elle concerne une ou plusieurs classes ou seulement quelques élèves Elle permet datteindre un objectif éducatif sans sinscrire dans les programmes officiels Elle se déroule en totalité ou en partie sur le temps scolaire ou pendant les vacances scolaires Les élèves ne participant pas à un telle activité restent dans létablissement (emploi du temps normal ou aménagé)

8 LES DIFFERENTES SORTES DE VOYAGES Les sorties et voyages facultatifs (organisés par une association) Relèvent de lintiative privée. Objet conforme aux missions que lassociation a définies dans ses statuts Sans lien avec létablissement, sont placées sous la responsabilité exclusive de leurs organisateurs Sont organisées et gérés par les membres et les instances de lassociation agissant en cette qualité en dehors du temps scolaire Le trésorier est chargé du maniement et de la détention des sommes destinées à financer lactivité

9 LES DIFFERENTES SORTES DE VOYAGES Les sorties obligatoiresLes sorties et voyages facultatifs Organisation par lEPLE Organisation par une association Sinscrivent dans le cadre des programmes officiels de lenseignement ou du projet détablissement Moyen datteindre un objectif pédagogique sans pour autant sinscrire dans un cadre imposé par les programmes Relèvent de linitiative privée. Objet conforme aux missions de lassociation Autorisées par le CE, après accord du CA. Responsabilité du CE Autorisés par le CE après accord du CA. Responsabilité du CE Sans lien avec lEPLE. Responsabilité exclusive des organisateurs Organisées, financées et gérées par lEPLE Organisés et gérés par lEPLEOrganisés et gérés par lassociation Pendant le temps scolaireEn totalité ou en partie pendant le temps scolaire ou les vacances scolaires En dehors du temps scolaire De courte duréeNe peuvent excéder 5 jours sur le temps scolaire Durée définie librement Gratuites pour élèves et accompagnateurs Participation financière des familles possible Voyage financé par les ressources de lassociation AC seul habilité à manier et détenir les fonds pour lactivité Trésorier chargé du maniement et de la gestion des sommes Source : Académie dAix-Marseille

10 LES DIFFERENTES SORTES DE VOYAGES Les voyages européens et internationaux 1. Voyages européens et internationaux en dehors du cadre déchanges (ne sont pas prioritaires sauf sil sagit de mettre en place un futur échange) 2. Voyages européens et internationaux dans le cadre déchanges ou dappariements (prioritaires) 3. Voyages organisés dans le cadre de partenariats européens type Comenius, Leonardo, Erasmus…(prioritaires) Notion de mobilités transnationales Différenciation à faire entre mobilités individuelles (cadres, enseignants ou élèves) et mobilités collectives. Critère déligibilité des voyages proposés (stratégie académique- projet détablissement): Notion de projet transversal- Thématique dintérêt commun- Production commune- Evaluation des impacts (implication ensemble communauté scolaire)- Plan de diffusion et communication.

11 1. Voyages européens et internationaux en dehors du cadre déchanges Texte de référence: Circulaire du 20/08/76 (critères pédagogiques, sélection des élèves, encadrement, ordre de service: circulaire du 16/09/74, responsabilité/loi du 5 avril 37: notion de faute de surveillance et transfert de responsabilité, ordonnance du 4/02/59) Texte de référence: Circulaire du 12/06/79 (5 jours pris sur le temps scolaire, allégement procédures envisagé) 2. Voyages européens et internationaux dans le cadre déchanges ou dappariements (réciprocité) Texte de référence: Circulaire du 19/10/76 (Subvention possible: circulaire 15/01/82: rôle recteur- Procédure dhomologation: circulaire 23/05/89- Durée possible- réciprocité) Texte de référence: lycées professionnels uniquement : circulaire du 8/11/78 (particularités: connaissances technologiques, thème de travail,visites dusines, PPLC/intervention de linguistes…)+ circulaire du 6/8/93 pour les échanges franco- allemands

12 3. Voyages organisés dans le cadre de partenariats européens type Comenius, Leonardo, Erasmus… Texte de référence: idem appariements/échanges (durée) Mobilités élèves: séjours détude ou stages en entreprise Texte de référence Circulaire du 23/05/1989: simplification procédure de 76/ procédure Recteur (site académique) Texte de référence Circulaire du 1/08/91:Envoi ambassade demande/ homologation du recteur après acceptation de lambassade

13 Textes de référence communs à tous types de voyages: a.Dans le temps scolaire: Texte de référence:Circulaire du 9/07/81(régime dérogatoire/autorisation collective de sortie territoire soumise au préfet pour authentification par le CE sur la base dune liste nominative après vérification des autorisations parentales/ 10 à 100 élèves/Modèles/ Existence et avantages du passeport collectif européen:accord du 16/12/61) Texte de référence: Circulaire du 22/10/86: autorisations délivrés par le CE- Consultation IA/ pour pays soumis à visa (Circulaire du 13/05/99: Info IA 30 jours avant +Lettre MAE)+ 6/10/88:Ordres de service-Avis de départ DAREIC- Gestion remplacement (Note 14/10/86) b. Hors du temps scolaire Texte de référence: Circulaire du 22/10/86: idem pour sorties hors temps scolaire

14 Texte de référence Circulaire du 16/10/96: Sortie du territoire délèves mineurs ressortissants de pays tiers à lUE (décision du conseil du 30/11/94):Création dun document collectif à la fois passeport collectif et visa dentrée -Service concerné: préfecture (liste alphabétique des élèves+photos,autorisation parentale, Nom enseignant accompagnateur) NB: Royaume-Uni continue dexiger un passeport individuel + élèves majeurs (titre de séjour+ document de voyage individuel) Texte de référence Circulaire du 23/09/99: Sorties des mineurs à létranger (autorisation parentale délivrée par le maire ou la préfecture+ pièce didentité (carte didentité, passeport après accord des parents, passeport périmé de moins de 5 ans avec autorisation parentale, passeport collectif européen) Toujours avoir en tête: -Continuité service public (temps pris sur le temps scolaire/protocole de remplacement du 1/1/06/Base volontariat- HSE maxi 60h) -Egalité de traitement -Gratuité(sorties obligatoires)/ participation des familles non discriminatoire (sorties facultatives)

15 Cas particuliers: a.Echanges individuels délèves: Texte de référence : Circulaire du 21/06/88 (convention entre EPLE;autorisation sortie du territoire pour mineurs; transfert autorité parentale, Carte dassurance Européenne maladie, assurance pour élèves en FP effectuant stages en entreprises) b. Mobilités individuelles enseignants ou cadres: Texte de référence: Circulaire du 17/01/77 2 cas: -sur instruction de ladministration centrale: ordre de mission ministre+ fiche de frais de mission - dans le cadre du service public de léducation: (19/10/76+ 20/08/76)- Autorisation recteur 1 mois avant départ- ordre de service: recteur

16 Responsabilités en cas daccident: loi n°84 du 11/01/84: victime du dommage: enseignant/accident de service (ordre de mission) Loi du 5 avril 37 (responsabilité civile). -Responsable du dommage: enseignant envers élèves étrangers à létranger (substitution de létat ne joue pas/ loi du lieu de laccident prime) / Mais en cas de faute non intentionnelle: substitution de létat joue. (article 11 loi du 11/01/84) -Victime: élèves/ En dehors de toute faute reconnue/ Assurance maladie de la SS prend en charge réparation des dommages (nécessité pour familles de souscrire une assurance individuelle accident+autorisation parentale sortie: circulaire 9/7/81) Note de service du 26/01/88: accidents dans une entreprise (demande du CE à la CPAM/ maintien droit/ Stages visés: article D sans rémunération

17 Gestion administrative des voyages à létranger/ Cycle dun projet Les démarches nécessaires A. Délais (article L et L du code de léducation: -30 jours à compter de la date de réception par les autorités d econtrôle (préfecture,collectivité,rectorat) pour les actes budgétaires - 15 jours: pour les actes de passation ou exécution de contrats et conventions (autorisation CA+signature CE) - 15 jours : pour les actes relatifs à laction éducatrice B. Les formulaires (Site académique: Aides aux établissements et formulaires): 1.Préparer le projet/ Constituer une équipe/ Trouver des partenaires Réunion dinformation/ réalisation dune charte interne 2. Demande dautorisation dorganisation de sortie pédagogique 30 jours Avant le CA 30/08/85 :Elaboration dun acte administratif pour le calendrier prévisionnel de toutes les sorties prévues dans lannée- Acte pour le principe de la sortie-Acte pour le budget) 3. Préparer le projet: budget prévisionnel (remis au gestionnaire 15 jours avant/régies davance)- projet pédagogique, implication élèves; remplacements +enseignants+cadres+parents; programme.

18 4. Avant le départ: liste délèves (pbms médicaux éventuels), chaîne téléphonique,consignes en cas durgence, assurances (enseignant pour lui-même) IA/DAREIC:avis de départ (un mois avant)+ordres de mission Engagement entreprise transport (registre préfectoral), pays soumis à visa, situation pays de destination (www.diplomatie.gouv.fr) Dossier élève: autorisations parentales, assurances élèves, carte européenne dassurance maladie, carte didentité ou passeport, autorisation soins médicaux, sorties nocturnes, n° police dassurance et responsabilité civile.

19 LES VOYAGES SCOLAIRES: Gestion financière La délibération relative au financement du voyage Le CA donne son accord sur la programmation et le financement des voyages scolaires (Décret 2005 du 9/9/05) NB: Trois devis demandés/ Ces appels doffres ne sont pas obligatoires.Ils le deviennent si le montant du voyage excède euros. Délibération relative au financement des voyages : acte transmis à lautorité chargée du contrôle de légalité pour devenir exécutoire

20 LES VOYAGES SCOLAIRES La participation des familles Dépend du caractère obligatoire ou facultatif du voyage (cf circulaire n° du 12 juin 1979) Les sorties obligatoires En vertu du principe de gratuité de lenseignement, aucune participation financière ne peut être demandée aux familles pour les sorties sinscrivant dans le cadre dune action éducative obligatoire, organisée pendant le temps scolaire. Ces sorties doivent donc être prises en charge par létablissement (ou dautres sources de financement)

21 LES VOYAGES SCOLAIRES Les sorties facultatives Il sagit de sorties dépassant le temps scolaire et qui, tout en permettant datteindre un objectif éducatif, ne sinscrivent pas nécessairement dans les programmes officiels denseignement. Ces sorties peuvent faire lobjet dune contribution financière des familles dont le montant doit rester raisonnable Circulaire du 20 août 1976 : « Le projet de voyage ou de sortie doit toujours être retenu au niveau de létablissement, en tenant compte du coût qui ne doit en aucun cas avoir pour conséquence une ségrégation des élèves en fonction des ressources financières de leurs familles »

22 LES VOYAGES SCOLAIRES Ne sapplique pas aux voyages faisant lobjet dune réglementation particulière : classes de nature, appariements Le coût des accompagnateurs Ce coût ne saurait être pris en charge ni par les familles ni par les intéressés eux-mêmes (directive de 97 réactivée en septembre 2005) (cf DAF A3 21 mai 2002) Différentes CRC ont estimé, quen vertu du principe de gratuité de lenseignement, lencadrement des voyages qui relèvent dune mission de service public ne doit pas être supporté par les familles des élèves.

23 LES VOYAGES SCOLAIRES Le coût du voyage des accompagnateurs ne doit donc pas être à la charge des familles. Les éventuelles subventions ou conditions avantageuses en matière de tarification doivent bénéficier à lensemble des participants, et non concerner la seule part propre aux accompagnateurs. Ne remet pas en cause la gratuité de ces voyages pour les accompagnateurs (quils soient enseignants ou bénévoles) Accompagnateurs : peuvent être des enseignants, des personnels ATOSS, des aides-éducateurs, des parents délèves, des anciens élèves… (ordres de mission établis par le CE)

24 LES VOYAGES SCOLAIRES Il faut donc prévoir sur le budget de létablissement les modalités du financement de ce coût (subventions Etat ou CT, ressources propres, partenariat privé, crédits européens, actions diverses menées par les parents délèves…) Précisions sur le montant de la participation des familles Le montant précis doit être fixé par le CA (interdiction dadopter un montant maximal ou une fourchette) Paragraphe circulaire du 28 mars 1988 : « Tout ordre de recette doit comporter les bases de la liquidation » de façon à permettre au comptable de procéder au contrôle qui lui incombe en vertu de larticle 12 du décret du 29 décembre 1962

25 LES VOYAGES SCOLAIRES Si le CA se borne à voter un montant maximal pour la participation des familles pour lensemble des voyages scolaires, il remettrait entre les mains de lordonnateur le pouvoir de fixer et dapprouver la recette correspondante Or, le décret du 30 août 1985 ne prévoit pas la possibilité pour le CA de déléguer ses compétences relatives à la détermination dune recette budgétaire Le comptable, dans ce cas de figure, ne disposerait pas de la pièce nécessaire (délibération du CA) pour exercer le contrôle qui lui incombe

26 Dans les établissements, les dépenses peuvent être imputées: 1.Sorties obligatoires: -entièrement sur le chapitre A1 « Activités pédagogiques et éducatives » Si la totalité de la dépense est financée par les ressources propres de létablissement. -ou/et sur les services spéciaux J1: enseignement technique; J3 projet détablissement J4: zone prioritaire; N85: subvention de la collectivité territoriale pour le développement des activités culturelles et péri-éducatives 2. Sorties facultatives: Sur le chapitre N3 « appariements, voyages, échanges » sil y a dautres participations. Les frais des voyages des accompagnateurs peuvent être imputés sur A1 ou N3

27 Projet européen: Conseil: Gestion subvention/Prévoir une subdivision du compte 401: Fournisseurs-projets européens (permet un rapprochement rapide recettes-dépenses) Frais de mission remboursés sur la base de la réglementation en vigueur Décret du 3/7/06) Avance sur frais de mission sur la base dun état de frais prévisionnel Garder justificatifs 5 ans/ Rapport final agence- bilan financier

28 Calendrier des dépenses: -Avant le voyage: 27/05/97: dérogation à la règle du paiement après service fait (cas du recours à une agence de voyages) -Pendant le voyage: Régie davances (pour éviter gestion de fait)/ Régisseur davances (arrêté du 10/09/98/ + 21/11/05: délai exécutoire de 15 jours)/ Comptabilité simplifiée à tenir

29 LES VOYAGES SCOLAIRES La participation du FSE La participation dune association à la mise en place dun voyage scolaire est possible, mais encadrée : Lassociation ne saurait se substituer à lEPLE La pratique consistant pour lassociation à faire lavance des frais et à se faire rembourser par lEPLE (qui va lui reverser la subvention quil a reçu pour le voyage concerné) est interdite : subdélégation de crédits proscrite (article 15 du D. du 02 mai 1938) 2 solutions : ou lEPLE gère les dépenses afférentes, ou il restitue la subvention à la collectivité qui pourra lattribuer à lassociation

30 LES VOYAGES SCOLAIRES Rappel : Si le voyage sinscrit dans le temps scolaire, la gestion doit être effectuée dans le budget de lEPLE et non par une association ad hoc (Ccomptes 1997 Gestion de fait) La passation dune convention de mandat par laquelle létablissement confie à lassociation la gestion dun voyage scolaire relevant en principe de sa responsabilité est une pratique condamnée par le juge des comptes Une association peut contribuer au financement dun voyage facultatif

31 LES VOYAGES SCOLAIRES Le FSE peut organiser certaines activités « commerciales » (tombola, ventes de cartes…) afin de reverser les bénéfices à lEPLE, si ces activités sont conformes aux buts fixés par les statuts de lassociation Il faut veiller à respecter la réglementation concernant la participation des élèves à des activités rémunérées (ex : législation du travail par rapport à lempaquetage de colis en magasin) Ces activités sont interdites au niveau de lEPLE, puisquelles contreviendraient au principe de spécialité régissant tout établissement public

32 LES VOYAGES SCOLAIRES LEPLE peut recevoir un don de lassociation (« Le CA autorise lacceptation de dons et legs »), mais à la condition que létablissement garde toujours la maîtrise de la gestion et de lorganisation du voyage concerné Le don effectué par lassociation péri-éducative ne saurait bénéficier uniquement à ses seuls membres car ce serait discriminatoire Lapplication de tarifs différenciés En principe, cette pratique est prohibée (DAF A3 du 24 mars 2003)

33 LES VOYAGES SCOLAIRES LEPLE se doit de respecter les principes qui régissent le service public de lenseignement, parmi lesquels se trouve le principe dégalité. Un établissement ne peut y porter atteinte quen se fondant sur des critères sociaux Il est possible dinstaurer une discrimination entre les élèves concernant le montant dun voyage scolaire, à condition de la justifier par la situation financière de la famille. Proposer un tarif préférentiel aux seuls adhérents dune association revient à établir un critère de discrimination qui nest pas admis dans lenseignement public du second degré

34 LES VOYAGES SCOLAIRES La possibilité dinstaurer des tarifs différenciés est prévue par larticle 147 de la loi du 29 juillet 1998 (loi dorientation relative à la lutte contre les exclusions) Les tarifs des services publics administratifs à caractère facultatif peuvent être fixés en fonction du niveau du revenu des usagers et du nombre de personnes vivant au foyer Les droits les plus élevés ainsi fixés ne peuvent être supérieurs au coût par usager de la prestation concernée

35 Les sources de financement: Un principe :envisager plusieurs sources / Aide DAREIC montage dossiers: -La globalisation des crédits -Les crédits échappant à la globalisation: 1.Actions denvergure à linitiative du rectorat 2.LOFAJ: pour le franco-allemand 3.LEurope= des subventions inégalées par toutes les autres sources de financement cumulées Europe-education-formation.fr 4. Collectivités territoriales 5. FSE ou associations loi 1901 (dons votés en AG)/ Actions diverses (arrêté préfectoral nécessaire Revue du droit scolaire 18/11-12/96/ accord CE) 6.Fonds propres de létablissement 7. Mécénats dentreprises 8. Familles (caractère non discriminatoire Article L du code de léducation)/ CA fixe montant Chèques vacances possibles (note de service n° du 30/11/2005- Agrément de lANCV) 9. Autres (fonds de lamitié France-Nouvelle-Zélande, British Council…) Cf. LE GUIDE DE LINTERNATIONAL (SITE ACADEMIQUE)

36 La régie de recettes et la régie davances -Arrêté du 21/11/05 paru au JO du 19/12/05 modifie larrêté du 11/10/93 habilitant les CE à instituer des régies -Nouvelles dispositions (articles 1er et 6): -Les décisions de création de régies de recettes et davances sont exécutoires dans un délai de 15 jours après leur transmission Au comptable supérieur du trésor territorialement compétent ou de lagent Comptable de létablissement siège en cas de regroupement -Régisseur=enseignant (peut encaisser participations familles/ autre procédure possible:Convention de mandat/procuration sur papier libre -Conseil: Carte bancaire provisoire pour la durée du projet

37 Annulation des voyages: Prévoir une assurance annulation voyage auprès du voyagiste Notification aux familles à prévoir Contrôles préalables auprès des entreprises de transport Application de la réglementation (arrêté du 2/7/82 relatif aux réglementations Sociales des transports+règlement CEE 3820/85 et 3821/5 du 20/12/85 relatif Au temps de conduite et de repos)

38 LES VOYAGES SCOLAIRES Le CA ne peut pas décider daffecter à un autre usage des recettes qui ont été versées par les familles pour un voyage scolaire précis La gestion des reliquats Impossible de conserver ces sommes pour un autre voyage, ou de les reverser à une caisse de solidarité 2 cas de figure (Article 21 LF 22 décembre 1966 modifié) Les reliquats sont supérieurs ou égaux à 8 : Ils doivent être obligatoirement reversés aux familles

39 LES VOYAGES SCOLAIRES Les reliquats sont inférieurs à 8 : Ils doivent faire lobjet dune notification auprès de chaque famille concernée qui disposera dun délai de 3 mois pour en demander le remboursement Si la famille ne répond pas dans le délai requis, le reliquat sera acquis par lEPLE, et le CA pourra alors valablement décider de son affectation


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