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Journée détude « Qualité comptable et soutenabilité budgétaire » – 7 octobre 2011 Accélération des délais de clôture en milieu universitaire : retours.

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1 Journée détude « Qualité comptable et soutenabilité budgétaire » – 7 octobre 2011 Accélération des délais de clôture en milieu universitaire : retours dexpérience et modalités pratiques Journée détude des agents comptables duniversités 7 octobre 2011

2 Journée détude « Qualité comptable et soutenabilité budgétaire – 7 octobre Sommaire Laccélération des délais de clôture : une opportunité damélioration du pilotage budgétaire et comptable Comment mener un projet de réduction des délais de clôture Exemples dactions permettant de réduire les délais de clôture

3 Journée détude « Qualité comptable et soutenabilité budgétaire » – 7 octobre 2011 Laccélération des délais de clôture : une opportunité damélioration du pilotage budgétaire et comptable

4 Journée détude « Qualité comptable et soutenabilité budgétaire – 7 octobre Une opportunité damélioration du pilotage budgétaire et comptable Enjeux stratégiques et de pilotage Répondre à une exigence de la Tutelle lui permettant daccélérer les délais de clôture et de fiabiliser les comptes de lEtat Améliorer le pilotage et accélérer la prise de décisions Une vision tournée vers le futur Enjeux opérationnels Améliorer le contrôle interne et le contrôle budgétaire durant la phase transitoire Accroître la fréquence de mise à jour des informations La contrainte de rapidité conduit à améliorer lefficacité des processus Enjeux de communication Accélérer la présentation de données financières utiles pour obtenir des financements Des réponses plus rapides aux attentes des parties prenantes

5 Journée détude « Qualité comptable et soutenabilité budgétaire – 7 octobre Les tendances observées dans le secteur privé Sociétés du CAC 40Sociétés moyennes et petitesEtat des lieux dans les universités -Publication en 30 jours -Publication des états financiers à J+90 -Clôture de la comptabilité générale en 2 jours -Publication des états financiers à J+120 -Clôture de la comptabilité générale à J+30 -Véritable programme de transformation -Logique de rupture -Vision prospective des chiffres -Adaptation des méthodes de clôture et des systèmes -Amélioration de la structure et de la qualité des données -Adaptation des systèmes dinformation -Priorité donnée à la qualité de la clôture

6 Journée détude « Qualité comptable et soutenabilité budgétaire » – 7 octobre 2011 Comment mener un projet de réduction des délais de clôture

7 Journée détude « Qualité comptable et soutenabilité budgétaire – 7 octobre Les facteurs clés de succès dun projet de réduction des délais de clôture Une impulsion de la direction générale et une implication de tous les acteurs Un pilotage en mode projet Des procédures de contrôle interne efficaces tout au long de lannée et un système dinformation adapté Une remise à plat des procédures darrêté des comptes dans un souci danticipation Une communication au fil de leau avec les commissaires aux comptes sur lévolution du projet

8 Journée détude « Qualité comptable et soutenabilité budgétaire – 7 octobre 2011 Un pilotage en mode projet 8 Une conduite de projet réussie repose sur les principes directeurs suivants : Une approche méthodologique définie, validée, partagée et déclinée Un calendrier défini et suivi Une organisation des responsabilités et de la coordination entre les différents acteurs contribuant au projet Une structure de pilotage efficace

9 Journée détude « Qualité comptable et soutenabilité budgétaire – 7 octobre Des procédures de contrôle interne efficaces tout au long de lannée et un système dinformation adapté Une démarche qui sappuie sur une évaluation du contrôle interne et la cartographie des risques La qualité du dispositif de contrôle interne comptable et financier influence directement la qualité comptable et le délai de révision de comptes Laccélération des délais de clôture nécessite de prioriser les différentes étapes de larrêté des comptes en fonction : des enjeux et des risques de chaque processus de la qualité du contrôle interne La cartographie du contrôle interne comptable et financier sera un outil précieux pour mener ce projet de manière pertinente Un diagnostic des systèmes dinformation Réaliser un état des lieux du niveau dautomatisation et dintégration des systèmes Identifier les leviers doptimisation des états de contrôle Sassurer quil permet darrêter les opérations comptables et financières en amont de la date de clôture

10 Journée détude « Qualité comptable et soutenabilité budgétaire – 7 octobre Une remise à plat des procédures darrêté 1. Identifier et formaliser dans un calendrier les différentes étapes de larrêté des comptes : Intervenants, tâches, dates de réalisation au plus tôt et durée de chaque tâche Partir de létape dalimentation des systèmes opérationnels amont jusqu'à la production des documents finaux (compte financier, annexes, rapport annuel de performance, etc.…) 2. Identifier les zones dinefficience : risque derreur, de surcoût, de non qualité, de non obtention de la donnée, de non respect des délais En lien avec la cartographie des risques En précisant pour chaque cause dinefficience Les sources potentielles doptimisation Leur difficulté et coûts de mise en œuvre Les gains en découlant En intégrant les constats résultant du diagnostic des SI 3. Identifier les leviers doptimisation pour y remédier

11 Journée détude « Qualité comptable et soutenabilité budgétaire – 7 octobre Une remise à plat des procédures darrêté : exemples de leviers doptimisation ThèmesEtapes de travailActeurs Utilisation destimations – Identifier les cycles pouvant faire lobjet destimations : provisions, passifs sociaux, … – Définir les méthodes destimation – Tester et documenter la méthode – La valider avec les CACs – DSF – Agence Comptable Anticipation du calcul de la paie – Définir une méthode darrêté anticipé de la paie – Adapter les outils et optimiser les interfaces – DRH, Service Paie – Agence Comptable – DSI Accélérer la comptabilisation des charges – Mise en place dun service facturier – Agence comptable – Composantes Refonte du processus de rapprochement des soldes avec les filiales – Cartographier les principaux types de flux – Définir un calendrier commun – Adapter les règles de facturation, règlement, déclaration et rapprochement – Utiliser le cas échéant un outil daide à la déclaration/rapprochement – Agence Comptable – Direction des Systèmes dInformation – Direction des filiales

12 Journée détude « Qualité comptable et soutenabilité budgétaire – 7 octobre Une remise à plat des procédures darrêté 4. Prioriser les leviers potentiels doptimisation en fonction des risques et contraintes 5. Intégrer les leviers retenus dans un plan dactions suivi EtapesSolutionsMise en œuvre RapideElimination des défauts évidentsFacile Moyen termeModification des méthodes de travailMoyenne Long termeRefonte structurelleDifficile

13 Journée détude « Qualité comptable et soutenabilité budgétaire – 7 octobre Exemple de calendrier de clôture cible dune société (jour J = 31/12) Principaux cyclesDate darrêté ImmobilisationsJ-30 Transactions avec les filialesJ-30 StocksJ-30 (selon activité) PaieJ-10 FournisseursJ-5 ClientsJ TrésorerieJ Ecritures dinventaireJ+1 Revue et validation de la balance généraleJ+2 Arrêté de la balance généraleJ+10 Dossier de révisionJ+15 Information financièreJ+30 Audit final des comptesJ+20 à J+30 Envoi des dossiers au CAJ+35 CAJ+40

14 Journée détude « Qualité comptable et soutenabilité budgétaire » – 7 octobre 2011 Exemples dactions permettant de réduire les délais de clôture

15 Journée détude « Qualité comptable et soutenabilité budgétaire – 7 octobre La réalisation dune clôture intermédiaire revue par les commissaires aux comptes Arrêté ou préparation des principales opérations comptables et financières en amont de la clôture (cf exemples ci après) Principaux bénéfices dune telle démarche : Anticipation des problématiques Maintien/ renforcement de la qualité Plus de temps consacré à des travaux à valeur ajoutée Renforcement du travail en équipe auquel toutes les composantes de lUniversité vont être amenées à contribuer Une clôture intermédiaire est donc réalisée en toute sérénité La garantie dune phase finale de laudit sans surprise Pour les universités, il pourrait être envisagé de positionner cette clôture intermédiaire au 31 octobre de chaque année

16 Journée détude « Qualité comptable et soutenabilité budgétaire – 7 octobre Exemples dopérations pouvant être réalisées en amont de la clôture (1/3) Les amortissements et les immobilisations Lancer le calcul des dotations et neutralisations Circulariser les composantes pour sassurer que toutes les sorties dimmobilisations ont été communiquées à lAgence Comptable Saisir toutes les fiches dimmobilisation collectées en attente Sassurer que tous les comptes techniques ont été affectés Les subventions dinvestissement Mettre à jour le tableau de suivi des subventions dinvestissement indiquant leur rattachement aux immobilisations financées Sassurer que toutes les subventions perçues ont été identifiées

17 Journée détude « Qualité comptable et soutenabilité budgétaire – 7 octobre Exemples dopérations pouvant être réalisées en amont de la clôture (2/3) Recettes Identifier les encaissements reçus parmi les recettes à classer Réaliser un maximum de titres de recettes (réactivité de lEtat et des Régions attendue et nécessaire sur le sujet) Pour les recettes étalées sur plusieurs exercices (type contrats de recherche pour les SAIC ou formations), établir un tableau de suivi des recettes en fonction de leur période de rattachement Les subventions gérées en ressources affectées Sassurer que les charges et produits sont correctement enregistrés sur la période comptable à partir dun tableau de suivi des subventions Les opérations avec les filiales Envoyer les états de rapprochement des comptes de produits, charges, dettes et créances aux filiales Analyser les éventuels écarts identifiés par les filiales

18 Journée détude « Qualité comptable et soutenabilité budgétaire – 7 octobre Exemples dopérations pouvant être réalisées en amont de la clôture (3/3) Les achats Sassurer quaucun retard na été accumulé sur les services faits : revue des commandes ouvertes et des engagements non soldés Lancer lécriture de comptabilisation des factures non parvenues Enregistrer et acter les DBM en amont de la clôture (idéalement avant le 30 septembre) Les provisions pour risques et charges Circulariser le service juridique et les autres services (DRH, …) afin de prendre connaissance de tous les litiges en cours La paie Réaliser des estimations sur les provisions relatives à la paie (heures complémentaires, congés payés, CET…) Présenter les méthodes dévaluation retenues aux commissaires aux comptes Sassurer que tous les mois de paie ont bien été comptabilisés


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