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1 BIEN SE PREPARER A LEVALUATION EXTERNE ARS – CG 24 et 27 juin 2013 NB : version avec les commentaires qui complètent les diapositives.

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1 1 BIEN SE PREPARER A LEVALUATION EXTERNE ARS – CG 24 et 27 juin 2013 NB : version avec les commentaires qui complètent les diapositives.

2 Lévaluation, un processus formalisé mais pas totalement nouveau Les finalités de lévaluation : un processus de connaissance, danalyse et dappréciation pour améliorer le service rendu. Lévaluation renvoie à des pratiques multiples : Rapport dactivité ; Projet institutionnel, projet de vie ; Étude de situation… Des pratiques à articuler avec la commande publique issue de la loi Pierre Savignat ~Directions ~

3 3 I) Les quatre objectifs de lévaluation externe (décret du 15 mai 2007) BIEN SE PREPARER A LEVALUATION EXTERNE

4 4 Porter une appréciation globale ( Les quatre objectifs de lévaluation externe, ¼) Fournir des éléments synthétiques : Adéquation du projet aux missions ; Cohérence des objectifs ; Adaptation des moyens aux objectifs ; Efficience des actions et adaptation de lorganisation Pertinence des dispositifs de gestion et de suivi ; Atteinte des objectifs et effets sur les usagers ; Impact des pratiques des intervenants sur les effets observés ;

5 5 Missions Commande publique Objectifs Actions Activités et prestations Effets sur la situation des usagers PROJET Stratégie Organisation, fonctionnement, management, pratiques professionnelles

6 6 Suites réservées aux résultats de lévaluation interne ( Les quatre objectifs de lévaluation externe, 2/4) Quatre questions : Le déroulement de lévaluation interne ; Les modes dimplication des acteurs ; Les mesures damélioration mises en œuvre et leur suivi ; La dynamique générale damélioration continue.

7 7 Focus : la question de lévaluation interne dans les textes (1/2) Larticle : « Les résultats de l'évaluation sont communiqués tous les cinq ans à l'autorité ayant délivré l'autorisation. » ( Selon une périodicité fixée à 5 ans par le décret du 3 novembre 2010). Le décret du 3 novembre 2010 : Les évaluations reposent sur une démarche continue retracée chaque année dans le rapport dactivité des établissements et services concernés. Pour les établissements et services ayant conclu un contrat pluriannuel, les résultats de ces évaluations sont communiqués lors de la révision du contrat.

8 Focus : la question de lévaluation interne dans les textes (2/2) La circulaire du 21 octobre 2011 les ESSMS sont libres de choisir leurs outils dévaluation interne parmi ceux déjà existants, de les adapter ou même de les créer. Les domaines incontournables : la promotion de la qualité de vie, de lautonomie, de la santé et de la participation sociale ; la personnalisation de laccompagnement ; la garantie des droits et la participation des usagers ; la protection et la prévention des risques inhérents à la situation de vulnérabilité des usagers. Pierre Savignat ~Directions ~

9 9 Examiner certaines thématiques et registres spécifiques ( Les quatre objectifs de lévaluation externe, 3/4) Deux thèmes centraux : Droits des usagers et projet personnalisé ; Ouverture sur lenvironnement. 15 points spécifiques à examiner « en prenant en compte les particularités de la structure » : Missions, stratégie et objectifs; organisation, fonctionnement, actions ; Pratiques professionnelles collectives ; Réponses aux besoins et effets sur les usagers

10 10 Formuler des propositions et préconisations ( Les quatre objectifs de lévaluation externe, 4/4) Objectif : améliorer le service rendu : Plan damélioration visant une meilleur qualité de service ; Modification des modes dorganisation, de fonctionnement et de management ; Réactualisation du projet détablissement ; Continuer à bien faire ce qui fonctionne bien.

11 11 II) Mettre en oeuvre lévaluation externe (décret du 15 mai 2007) BIEN SE PREPARER A LEVALUATION EXTERNE

12 12 La préparation (les étapes de lévaluation externe ¼) Linitiative appartient à létablissement ou au service Le pré-diagnostic : Une nécessité : savoir doù lon part ; Des premières hypothèses, points forts, points de fragilité. Le document de mise en concurrence : Fixe le cadre général de lévaluation ; Fondement de la relation contractuelle avec lévaluateur externe. Linformation préalable aux parties prenantes

13 13 Focus : le document de mise en concurrence (cahier des charges) 1. Présentation de la structure ; 2. Projet, contrat, évaluation interne, démarches damélioration… ; 3. Premières hypothèses et questions évaluatives ; 4. Modalités de concertation initiales (parties prenantes) ; 5. Modalités de suivi (pilotage) ; 6. Le contexte et les éventuelles contraintes ; 7. Les conditions daccès à linformation ; 8. Les modalités délaboration et de rendu du rapport ; 9. Le temps nécessaire et le calendrier ; 10. Les modalités financières. NB : pour les établissements publics, procédure de marché adaptée (MAPA) si seuil inférieur à euros, sinon appel doffre.

14 14 Le choix de lévaluateur (les étapes de lévaluation externe 2/4) Quest ce que lhabilitation ? ; Une double procédure, écrite et orale. Les critères de choix : Un ou plusieurs ? Les compétences requises ; La capacité à comprendre les besoins de la structure ; La qualité des conseils méthodologiques. La contractualisation.

15 15 La phase opérationnelle (les étapes de lévaluation externe 3/4) Le projet évaluatif : Le questionnement évaluatif ; Les références mobilisées. La méthode de travail : Des modalités et des outils adaptés ; Limplication des parties prenantes ; Le mode de pilotage ; La temporalité.

16 16 Focus : un exemple de mode de pilotage, le comité de suivi Lobjectif: Favoriser lappropriation ; Garantir la transparence ; Valider les différentes étapes du processus. La composition: Direction ; Evaluateur(s) externe(s) ; Représentants du personnel ; Représentant des usagers ; Autres représentants.

17 Focus : la temporalité Importance du temps : Pour impliquer les parties prenantes, il faut des temps de respirations entre deux journées dintervention permettant des aller/retour et une appropriation à chaque étape ce que ne permet pas une évaluation concentrée sur deux ou trois jours. Exemple : Journées sur site (entre 4,5 et 5,5 j. réparties sur plusieurs semaines) : Bouclage du projet et présentation : ½ j Recueil de linformation : de 3 à 4 j. (par exemple une toutes les 3 ou 4 semaines)) ; Échanges sur le pré-rapport : de 2h à 1/2j; Finalisation : de 2h à 1/2j. Déroulement dune journée sur site : Matin : entretiens (usagers, bénévoles), visites… Après midi : groupe de travail, comité de suivi, rencontre des familles. Journées hors site (2 à 3 j.): Analyse documentaire, rapport… Durée totale : 6,5 à 8.5 jours sur 4 à 5 mois (répartis sur 2 exercices ?)

18 18 La finalisation (les étapes de lévaluation externe 4/4) De la collecte de linformation à la synthèse et à lanalyse : Le pré-rapport et sa mise en débat ; Le rapport final ; Labrégé ; La transmission et la propriété du rapport.

19 19 Lévaluation externe nest pas une évaluation extérieure (1/2) Le rôle du commanditaire ; Document de mise en concurrence ; Choix de lévaluateur ; Garant du bon déroulement du processus et du respect des textes ; Les responsabilités partagées commanditaire et évaluateur ; Le contrat ; Les principes méthodologiques ;

20 Lévaluation externe nest pas une évaluation extérieure (2/2) Les responsabilités propres de lévaluateur : Les méthodes ; La liberté daccès à linformation et de rencontres ; La rédaction du pré-rapport, du rapport et de labrégé Limplication des parties prenantes : Information ; Entretiens, groupes de travail, comité de suivi... Pierre Savignat ~Directions ~

21 21 En conclusion… Des enjeux au-delà du renouvellement de lautorisation : Renforcer les dynamiques internes ; Améliorer le service rendu ; Conforter le dialogue avec les pouvoirs publics. Un processus collectif qui sinscrit dans les pratiques…

22 Les textes de références Décret n° du 30 janvier 2012 relatif aux conditions de prise en compte de la certification dans le cadre de lévaluation externe des établissements et services sociaux et médico-sociaux Circulaire n° DGCS/SD5C/2011/398 du 21 octobre 2011 relative à lévaluation des activités et de la qualité des prestations délivrées dans les établissements et services sociaux et médicosociaux Décret n° du 3 novembre 2010 relatif aux calendriers des évaluations et aux modalités de restitution des résultats des évaluations des établissements sociaux et médico-sociaux Décret n° du 15 mai 2007 fixant le contenu du cahier des charges relatif aux évaluations externes Larticle L du CASF : "Établissements et services sociaux et médico-sociaux" ; L Larticle L du CASF : "Évaluation et systèmes dinformation" ; L Larticle L du CASF : renouvellement de lautorisation et résultats de lévaluation externeL Disponibles sur le site : (rubrique : outils/textes de références).www.anesm.sante.gouv.fr 22

23 PROJETCONTRÔLE AUDIT CERTIFICATION SUIVI Bilan dactivité DEMARCHE Q.EVALUATION Base Missions, histoire, culture Lois, règlements, normes Objectifs et réalisations Référentiel, objectifs, plan damélioration qualité Questionnement : Objectifs-actions effets Mode opératoire Réflexion et élaboration Inspection Vérification Analyse des écarts Analyse des écarts, relecture des objectifs Approche systémique Domaine InstitutionVariablePlans daction, activités, organisation, fonctionnement. Organisation, fonctionnement et pratiques professionnelles Processus structurants Résultat Stratégie, principes daction et objectifs Mise à jour des écarts, sanction Constat, mesure des écarts et actions correctrices Diagnostic, analyse, objectifs damélioration qualité Connaissance, analyse, appréciation et aide à la décision Mot clefConstruireVérifierCorrigerAméliorerComprendre


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