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1 Établissement public : Réussir lexternalisation de sa consolidation Erwan Lirin, Associé Bellot Mullenbach et Associés (BMA), Consolidation et Reporting.

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1 1 Établissement public : Réussir lexternalisation de sa consolidation Erwan Lirin, Associé Bellot Mullenbach et Associés (BMA), Consolidation et Reporting Laurent Paumelle, Associé Bellot Mullenbach et Associés (BMA), Secteur Public Guides et méthodologies Formation Consolidation Secteur public

2 2 Synthèse Analyser et formaliser les besoins 1.Analyser les enjeux de la consolidation 2.Analyser le processus de la consolidation 3.Analyser linformation de synthèse Analyser lenvironnement de la consolidation Optimiser lorganisation actuelle en sappuyant sur lanalyse de lenvironnement de la consolidation 1.Sécuriser le processus 2.Définir les livrables 3.Définir le périmètre des travaux externalisés 4.Définir une architecture système Définir lorganisation cible Analyser lenvironnement de la consolidation et la définition de lorganisation cible permettant de déterminer un scénario dexternalisation 3 exemples de scénarios : 1.Externalisation totale 2.Externalisation partielle décentralisée 3.Externalisation partielle centralisée Élaborer le scénario dexternalisation Déploiement de lorganisation découlant du scénario retenu 1.Reprise des données historiques de consolidation 2.Formation des filiales et des équipes centrales 3.Déploiement du système 4.Définition et formalisation du scénario de réversibilité Mise en œuvre de lexternalisation Mode opératoire pour réussir lexternalisation de sa consolidation. -Identification des critères fonctionnels et techniques - Processus de remontée des informations -Répartition des tâches -Architecture système -Planification adaptée - Traitements de consolidation liés à lactivité - Plan de réversibilité -Formation -Coordination des travaux -Reprise des données historiques - Analyse des comptes Conditions du succès

3 3 « Les réformes identifiées permettent de mutualiser certaines tâches de support (le back office) et de développer lexternalisation sur des fonctions qui ne sont pas au cœur de métier de lEtat. » Eric Woerth, ministre du budget, des comptes publics et de la fonction publique, rapporteur général de la Révision Générale des Politiques Publiques. Rapport présenté au conseil de modernisation des politiques publiques le 4 avril 2008 Préambule Dans le prolongement des orientations fixées dans le cadre de la Revue Générale des Politiques Publiques (RGPP), les établissements publics sont de plus en plus nombreux à choisir de sous- traiter leur processus de consolidation comptable, selon un modèle désormais très répandu dans les entreprises. En effet, ce processus techniquement complexe réclame un investissement initial humain et technologique, difficile à rentabiliser pour les groupes ne consolidant quune seule fois dans lannée. Dans ce contexte, lexternalisation auprès dun expert peut être une solution efficiente. Encore faut-il réussir ce transfert en adoptant un scénario dexternalisation adapté aux contraintes de létablissement. Ce guide propose un mode opératoire pour réussir lexternalisation des comptes consolidés. Ce mode opératoire est issu de la méthodologie et de la pratique des équipes consolidation et reporting de BMA dans la conduite de tels projets. Il est présenté dans le cadre des formations consolidation de BMA Conseil et formation.

4 4 LA NECESSITE DUNE METHODOLOGIE ADAPTEE Analyser lenvironnement de consolidation Définir lorganisation cible Élaborer le scénario dexternalisation ETAPE 2 ETAPE 3 ETAPE 1 ETAPE 4 Accompagner la phase de transition et mettre en œuvre lexternalisation Le prestataire en charge de lexternalisation peut être choisi préalablement à ces travaux ou après avoir défini le scénario dexternalisation. Ce choix doit tenir compte de la capacité du prestataire à déployer, puis à faire évoluer un dispositif répondant aux besoins exprimés par létablissement public. Le projet dexternalisation des comptes consolidés doit être conduit en quatre étapes successives. Il débute par le diagnostic de lorganisation existante pour ensuite construire le dispositif cible. Ces deux premières étapes permettront délaborer le scénario dexternalisation. Le projet sachève par la mise en œuvre de lexternalisation. Le scénario dexternalisation retenu doit permettre à tout moment à létablissement public de ré-internaliser ses travaux de consolidation selon un mode opératoire prédéfini : le plan de réversibilité.

5 5 ETAPE 1 – ANALYSER LENVIRONNEMENT DE CONSOLIDATION Analyser lenvironnement de consolidation Définir lorganisation cible ETAPE 2 ETAPE 3 ETAPE 1 ETAPE 4 Accompagner la phase de transition et mettre en œuvre lexternalisation Le diagnostic de lexistant porte notamment sur : Les enjeux de la consolidation de létablissement; le processus de consolidation lui-même; linformation de synthèse délivrée. Il conduit aussi à confirmer les objectifs alloués à la fonction consolidation. Élaborer le scénario dexternalisation

6 6 ANALYSER LES ENJEUX DE LA CONSOLIDATION Besoin de ressources Besoin dexpertises Besoin de procédures, doutils et de formation Périodicité détablissement des comptes consolidés X Référentiel utilisé et exposition aux problématiques techniques XX Périmètre de consolidation et implantation de létablissement public XXX Objectifs alloués à linformation financière X 1. Décrire lenvironnement de consolidation existant Besoin dexpertise Certains établissements ont un besoin fort dapport en expertise consolidation tout en ayant un volume faible dinformation à traiter. Ce peut être le cas par exemple dun établissement public confronté à de nombreux retraitements : homogénéisation des pratiques comptables en vigueur dans ses filiales, avantages au personnel, variations de périmètre fréquentes, opérations en devises… Dans ce cas, lagent comptable aura besoin de conseil en management comptable et dexpertise technique en matière de consolidation. Besoin de ressources Certains établissements publics ont ponctuellement un besoin de ressources pour traiter un volume important dinformation, tout en ayant une exposition faible aux problématiques techniques. Lagent comptable souhaitera alors se décharger dun sujet non stratégique. Il aura des attentes plus fortes en termes dorganisation du processus, doptimisation des procédures de consolidation et de gestion du volume dinformation à traiter. Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4

7 7 ANALYSER LE PROCESSUS DE LA CONSOLIDATION 1. Décrire lenvironnement de consolidation existant Après avoir décrit lenvironnement de consolidation, il est nécessaire danalyser en détail lorganisation existante. Cette analyse a pour objectifs : de décrire le niveau de décentralisation des travaux, la contribution des différents intervenants ainsi que le niveau de validation des informations ; didentifier les zones de complexité et de mesurer leur maîtrise par les équipes en interne ; détablir les différentes sources dinformations : services juridiques, département fiscal, contrôle de gestion. Processus de consolidation IntervenantsNiveau de maîtrise du processus Équipes centrales FilialesAutres Calendrier et instructions de consolidation XX+++ Arrêté des comptes sociauxX+++ Réconciliation des opérations intragroupes X- Alimentation des liasses de consolidation X++ Retraitement des comptes aux normes XXX+ Travaux de consolidation (bouclage)X- Analyse des comptesX+ Rapprochement avec les données de gestion X+ Établissement du tableau des flux de trésorerie XX+ Établissement des états financiers consolidés X++ Dossier danalyseX++ Revue et contrôle des états financiersX++ Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4

8 8 ANALYSER LINFORMATION DE SYNTHESE Cette revue des états financiers consolidés offre aussi loccasion de comprendre les attentes des différents «clients» de la fonction consolidation (agent comptable, secrétaire général, direction financière, contrôle de gestion, ministères de tutelle…). En effet, linformation minimale délivrée par les états financiers consolidés et les notes aux états financiers est généralement complétée déléments danalyse indispensables à lappropriation des comptes par létablissement. Le dispositif final dexternalisation est conçu pour répondre à la diversité de ces besoins en information, quils soient imposés par la réglementation comptable ou destinés au management interne pour améliorer le pilotage de létablissement. Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4 Production des comptes consolidés Obligations légales et réglementaires Besoins en information de pilotage

9 9 ETAPE 2 – DEFINIR LORGANISATION CIBLE Analyser lenvironnement de consolidation Définir lorganisation cible ETAPE 2 ETAPE 3 ETAPE 1 ETAPE 4 Accompagner la phase de transition et mettre en œuvre lexternalisation La construction de lorganisation cible repose pour lessentiel sur les besoins en information et sur lautonomie que souhaite conserver létablissement en termes de processus et de systèmes dinformation. La définition de lorganisation cible porte successivement sur : la sécurisation des processus et la définition des livrables ; la définition du périmètre des travaux externalisés ; la définition de larchitecture système et le choix de loutil de consolidation. Élaborer le scénario dexternalisation

10 10 SECURISER LE PROCESSUS ET DEFINIR LES LIVRABLES Améliorer lexistant Les points de dysfonctionnement identifiés dans le cadre de la phase danalyse de lexistant peuvent conduire létablissement public et le prestataire à fiabiliser certaines étapes du processus. Ces travaux peuvent comprendre notamment : la mise en place doutils et de procédures complémentaires, des compléments de formation des intervenants ; loptimisation des processus comptables amont (par exemple : optimisation du processus darrêté des comptes sociaux). Compléter lexistant Le format des nouveaux livrables doit être défini : dossier danalyse, états financiers. Certains besoins spécifiques de létablissement public peuvent nécessiter des adaptations de paramétrage du logiciel de consolidation : création détats de restitution, création de comptes. Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4 Production des comptes consolidés Contrôle des informations délivrées Intégration des données des filiales Restitution des informations Traitement des opérations de consolidation

11 11 DEFINIR LE PERIMETRE DES TRAVAUX EXTERNALISES Le périmètre de lexternalisation dépend, entre autres : des sources dinformation ; de la complexité des retraitements opérés et du niveau de connaissance de lactivité quils nécessitent ; du degré de maîtrise technique de ces travaux en interne; de linvestissement nécessaire à lacquisition ou au maintien de compétences en interne ; de la valeur ajoutée attendue du prestataire. Après analyse, létablissement public peut souhaiter se désengager totalement des travaux de production tout en conservant un rôle de revue et de contrôle de linformation délivrée. Il peut à linverse décider de continuer à assumer en interne partiellement certains travaux dévaluation, de tests de valeurs nécessitant une maîtrise de lactivité de létablissement. Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4 Les compétences Les processusLes outils

12 12 DEFINIR UNE ARCHITECTURE SYSTEME Larchitecture système sera plus ou moins complexe en fonction du scénario retenu. Différents cas de figure peuvent être distingués : létablissement souhaite continuer à utiliser son système de consolidation actuel : dans ce cas le prestataire sintégrera dans cet environnement pour optimiser certains aspects du processus (schéma A) ; le prestataire met à disposition sa plateforme de consolidation pour partager avec létablissement lensemble de son savoir-faire technologique et prendre à sa charge tous les enjeux de maintenance et dévolution des systèmes (schéma B). Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4 Pare-feu Serveur applicatif Filiales Groupe Équipe BMA BMA https Serveur applicatif et de base de données Sauvegardes hors site Prestataire Pare-feu Serveur applicatif Serveur de secours Serveur de base de données Sauvegardes hors site Détection dintrusion FilialesGroupe Équipe dédiée Établissement Prestataire https Schéma A Schéma B

13 13 ETAPE 3 – ELABORER LE SCENARIO DEXTERNALISATION Analyser lenvironnement de consolidation Définir lorganisation cible Élaborer le scénario dexternalisation ETAPE 2 ETAPE 3 ETAPE 1 ETAPE 4 Accompagner la phase de transition et mettre en œuvre lexternalisation La description du processus de consolidation et le choix dorganisation permettent à létablissement public de déterminer en lien avec le prestataire un scénario dexternalisation. Ce scénario doit définir précisément la répartition des travaux entre les différents intervenants, les livrables, larchitecture système ainsi que le calendrier de réalisation. Quelque soit lorganisation retenue, létablissement désigne en interne une personne en charge de la coordination des opérations en lien avec les filiales et le prestataire. Trois exemples de scénarios sont présentés ici : Scénario A – Externalisation totale ; Scénario B – Externalisation partielle avec intervention des filiales ; Scénario C – Externalisation partielle avec intervention de létablissement public.

14 14 SCENARIO A – Externalisation totale Létablissement délègue ici la totalité du processus. Le prestataire réalise lensemble des tâches à commencer par létablissement des liasses de consolidation, à partir des comptes sociaux fournis par létablissement et ses filiales. Une architecture système simple peut être mise en œuvre puisque, dans cette hypothèse, létablissement ne souhaite pas avoir accès à loutil de consolidation. Une application en monoposte suffit au prestataire pour accomplir sa mission. Létablissement public a essentiellement un rôle de revue des états financiers. Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4 Processus de consolidation Scénario A : Externalisation totale EtabtFilialesPresta- taire Calendrier et instructions de consolidation X Arrêté des comptes sociaux X Réconciliation des opérations intragroupes XX Alimentation des liasses de consolidation X Retraitement des comptes aux normes CRC en tenant compte des options retenues X Traitement des travaux de consolidation (bouclage) X Analyse des comptes X Rapprochement avec les données de gestion X Établissement du tableau des flux de trésorerie X Établissement des états financiers consolidés X Dossier danalyseX Revue et contrôle des états financiersXX

15 15 Les filiales ont en charge létablissement des informations d «entrée» (liasses de consolidation, intragroupes,..). Le prestataire se focalise sur les travaux de production et danalyse des comptes consolidés. Dans ce scénario, une architecture système permettant à létablissement et au prestataire de travailler sur une plateforme commune est préférable. Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4 SCENARIO B – Externalisation partielle décentralisée Processus de consolidation Scénario B : Externalisation partielle décentralisée EtabtFilialesPresta- taire Calendrier et instructions de consolidation X Arrêté des comptes sociaux X Réconciliation des opérations intragroupes X Alimentation des liasses de consolidation X Retraitement des comptes aux normes CRC en tenant compte des options retenues X Traitement des travaux de consolidation (bouclage) X Analyse des comptes XX Rapprochement avec les données de gestion X Établissement du tableau des flux de trésorerie X Établissement des états financiers consolidés XX Dossier danalyseX Revue et contrôle des états financiersX

16 16 Létablissement conserve un rôle actif dans lévaluation de retraitements et lanalyse des comptes consolidés. Les filiales sont peu sollicitées. Une architecture système mixte peut être retenue afin de permettre notamment lalimentation en décentralisé des liasses de consolidation, par exemple en mettant en place des postes de saisie décentralisée. Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4 SCENARIO C – Externalisation partielle centralisée Processus de consolidation Scénario C : Externalisation partielle centralisée EtabtFilialesPresta- taire Calendrier et instructions de consolidation X Arrêté des comptes sociaux X Réconciliation des opérations intragroupes X Alimentation des liasses de consolidation X Retraitement des comptes aux normes CRC en tenant compte des options retenues X Traitement des travaux de consolidation (bouclage) X Analyse des comptes X Rapprochement avec les données de gestion X Établissement du tableau des flux de trésorerie X Établissement des états financiers consolidés X Dossier danalyseX Revue et contrôle des états financiersX

17 17 ETAPE 4 – MISE EN ŒUVRE DE LEXTERNALISATION Analyser lenvironnement de consolidation Définir lorganisation cible Élaborer le scénario dexternalisation ETAPE 2 ETAPE 3 ETAPE 1 ETAPE 4 Accompagner la phase de transition et mettre en œuvre lexternalisation La dernière étape conduit à déployer lorganisation précédemment définie dans le cadre de la configuration informatique retenue. Selon le scénario dexternalisation retenu, le déploiement intègre : la reprise des données historiques ; la formation des filiales ; la formation des équipes de létablissement. En tout état de cause, un plan de réversibilité doit être établi dès ce stade.

18 18 DEPLOIEMENT DE LORGANISATION La reprise des données historiques de consolidation : le périmètre des données reprises dans le nouvel outil doit être adapté aux besoins de létablissement public. Il doit tenir compte des besoins danalyse (exercice précédent, trimestres précédents). La reprise peut ainsi être réalisée en solde à la clôture de lexercice précédent ou en flux sur plusieurs périodes annuelles et intermédiaires. La formation des filiales à lutilisation de loutil de consolidation et à certaines étapes du processus : saisie des liasses, réconciliation des opérations intragroupes. La formation des équipes centrales : consultation des états consolidés, utilisation des fonctionnalités danalyse. Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4 Rythme de déploiement Le déploiement de lorganisation peut être opéré en une seule fois ou progressivement sur plusieurs arrêtés. Le choix pour lune ou lautre de ces solutions doit être opéré en fonction de la complexité du processus de consolidation et du calendrier imparti pour la mise en place de lexternalisation. Un travail permanent de fiabilisation et doptimisation de lorganisation déployée doit être réalisé notamment en fixant de nouveaux objectifs à chaque arrêté que ce soit en termes danalyse, de traitement des informations ou de «fluidité» des processus.

19 19 SCENARIO DE REVERSIBILITE Le scénario de réversibilité doit garantir à létablissement public la possibilité à tout moment de ré-internaliser ses travaux de consolidation. Il doit ainsi prévoir : les conditions de maintien de larchitecture système utilisée notamment dans le cadre dune plateforme commune ; les modalités de mise en place dun nouvel outil et de reprise des données de consolidation ; laccessibilité aux données historiques de consolidation. Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4

20 20 Les conditions du succès -La maîtrise initiale des enjeux du processus de consolidation (périmètre, critères fonctionnels et techniques -La formalisation détaillée du processus de remontée des informations -La définition précise de la répartition des tâches entre létablissement, ses filiales et le prestataire -Ladaptation de larchitecture système aux besoins de létablissement -La sécurisation dun processus devant répondre aux obligations réglementaires en matière de contrôle interne -La prise dengagements mutuels sur le planning -Lidentification en amont des traitements de consolidation liés à lactivité -La formation appropriée des différents intervenants -Limplication de létablissement public dans la coordination des travaux -Lappropriation des comptes par létablissement public -La mise en place dun processus auditable par les réviseurs internes et externes de létablissement -La sécurisation de lavenir garantie initialement dans un plan de réversibilité Analyser lenvironnement de consolidation Définir lorganisation cible Élaborer le scénario dexternalisation ETAPE 2 ETAPE 3 ETAPE 1 ETAPE 4 Accompagner la phase de transition et mettre en œuvre lexternalisation ETAPE 4 Accompagner la phase de transition et mettre en œuvre lexternalisation

21 21 11 rue de Laborde, PARIS Tel : BMA Conseil et Formation est l'organisme de formation agréé du cabinet Bellot Mullenbach & Associés. Il a pour vocation d'accompagner les acteurs économiques dans leur recherche de performance et dans les évolutions réglementaires qui encadrent leurs métiers. Son savoir-faire repose sur la complémentarité entre les « experts praticiens » du cabinet BMA - Bellot Mullenbach et Associés et l'équipe pédagogique de BMA Conseil et Formation.


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