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Établissement public : Réussir l’externalisation de sa consolidation

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Présentation au sujet: "Établissement public : Réussir l’externalisation de sa consolidation"— Transcription de la présentation:

1 Établissement public : Réussir l’externalisation de sa consolidation
Formation Consolidation Secteur public Établissement public : Réussir l’externalisation de sa consolidation Erwan Lirin, Associé Bellot Mullenbach et Associés (BMA), Consolidation et Reporting Laurent Paumelle, Associé Bellot Mullenbach et Associés (BMA), Secteur Public Guides et méthodologies

2 Synthèse Mode opératoire pour réussir l’externalisation de sa consolidation. Conditions du succès Analyser l’environnement de la consolidation Analyser et formaliser les besoins Analyser les enjeux de la consolidation Analyser le processus de la consolidation Analyser l’information de synthèse Identification des critères fonctionnels et techniques - Processus de remontée des informations Répartition des tâches Architecture système Planification adaptée - Traitements de consolidation liés à l’activité - Plan de réversibilité Formation Coordination des travaux Reprise des données historiques - Analyse des comptes Définir l’organisation cible Optimiser l’organisation actuelle en s’appuyant sur l’analyse de l’environnement de la consolidation Sécuriser le processus Définir les livrables Définir le périmètre des travaux externalisés Définir une architecture système Élaborer le scénario d’externalisation Analyser l’environnement de la consolidation et la définition de l’organisation cible permettant de déterminer un scénario d’externalisation 3 exemples de scénarios : Externalisation totale Externalisation partielle décentralisée Externalisation partielle centralisée Mise en œuvre de l’externalisation Déploiement de l’organisation découlant du scénario retenu Reprise des données historiques de consolidation Formation des filiales et des équipes centrales Déploiement du système Définition et formalisation du scénario de réversibilité

3 Préambule Dans le prolongement des orientations fixées dans le cadre de la Revue Générale des Politiques Publiques (RGPP), les établissements publics sont de plus en plus nombreux à choisir de sous-traiter leur processus de consolidation comptable, selon un modèle désormais très répandu dans les entreprises. En effet, ce processus techniquement complexe réclame un investissement initial humain et technologique, difficile à rentabiliser pour les groupes ne consolidant qu’une seule fois dans l’année. Dans ce contexte, l’externalisation auprès d’un expert peut être une solution efficiente. Encore faut-il réussir ce transfert en adoptant un scénario d’externalisation adapté aux contraintes de l’établissement. Ce guide propose un mode opératoire pour réussir l’externalisation des comptes consolidés. Ce mode opératoire est issu de la méthodologie et de la pratique des équipes consolidation et reporting de BMA dans la conduite de tels projets. Il est présenté dans le cadre des formations consolidation de BMA Conseil et formation. «  Les réformes identifiées permettent de mutualiser certaines tâches de support (le back office) et de développer l’externalisation sur des fonctions qui ne sont pas au cœur de métier de l’Etat. » Eric Woerth, ministre du budget, des comptes publics et de la fonction publique, rapporteur général de la Révision Générale des Politiques Publiques. Rapport présenté au conseil de modernisation des politiques publiques le 4 avril 2008

4 LA NECESSITE D’UNE METHODOLOGIE ADAPTEE
Le prestataire en charge de l’externalisation peut être choisi préalablement à ces travaux ou après avoir défini le scénario d’externalisation. Ce choix doit tenir compte de la capacité du prestataire à déployer, puis à faire évoluer un dispositif répondant aux besoins exprimés par l’établissement public. Le projet d’externalisation des comptes consolidés doit être conduit en quatre étapes successives. Il débute par le diagnostic de l’organisation existante pour ensuite construire le dispositif cible. Ces deux premières étapes permettront d’élaborer le scénario d’externalisation. Le projet s’achève par la mise en œuvre de l’externalisation. Le scénario d’externalisation retenu doit permettre à tout moment à l’établissement public de ré-internaliser ses travaux de consolidation selon un mode opératoire prédéfini : le plan de réversibilité. ETAPE 1 Analyser l’environnement de consolidation  ETAPE 2 Définir l’organisation cible ETAPE 3 Élaborer le scénario d’externalisation ETAPE 4 Accompagner la phase de transition et mettre en œuvre l’externalisation

5 ETAPE 1 – ANALYSER L’ENVIRONNEMENT DE CONSOLIDATION
Le diagnostic de l’existant porte notamment sur : Les enjeux de la consolidation de l’établissement; le processus de consolidation lui-même; l’information de synthèse délivrée. Il conduit aussi à confirmer les objectifs alloués à la fonction consolidation. ETAPE 1 Analyser l’environnement de consolidation  ETAPE 2 Définir l’organisation cible ETAPE 3 Élaborer le scénario d’externalisation ETAPE 4 Accompagner la phase de transition et mettre en œuvre l’externalisation

6 Besoin de procédures, d’outils et de formation
Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4 ANALYSER LES ENJEUX DE LA CONSOLIDATION 1. Décrire l’environnement de consolidation existant Besoin d’expertise Certains établissements ont un besoin fort d’apport en expertise consolidation tout en ayant un volume faible d’information à traiter. Ce peut être le cas par exemple d’un établissement public confronté à de nombreux retraitements : homogénéisation des pratiques comptables en vigueur dans ses filiales, avantages au personnel, variations de périmètre fréquentes, opérations en devises… Dans ce cas, l’agent comptable aura besoin de conseil en management comptable et d’expertise technique en matière de consolidation. Besoin de ressources Certains établissements publics ont ponctuellement un besoin de ressources pour traiter un volume important d’information, tout en ayant une exposition faible aux problématiques techniques. L’agent comptable souhaitera alors se décharger d’un sujet non stratégique. Il aura des attentes plus fortes en termes d’organisation du processus, d’optimisation des procédures de consolidation et de gestion du volume d’information à traiter. Besoin de ressources Besoin d’expertises Besoin de procédures, d’outils et de formation Périodicité d’établissement des comptes consolidés X Référentiel utilisé et exposition aux problématiques techniques Périmètre de consolidation et implantation de l’établissement public Objectifs alloués à l’information financière

7 Processus de consolidation Niveau de maîtrise du processus
Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4 ANALYSER LE PROCESSUS DE LA CONSOLIDATION Processus de consolidation Intervenants Niveau de maîtrise du processus Équipes centrales Filiales Autres Calendrier et instructions de consolidation X +++ Arrêté des comptes sociaux Réconciliation des opérations intragroupes - Alimentation des liasses de consolidation ++ Retraitement des comptes aux normes 99-02 + Travaux de consolidation (bouclage) Analyse des comptes Rapprochement avec les données de gestion Établissement du tableau des flux de trésorerie Établissement des états financiers consolidés Dossier d’analyse Revue et contrôle des états financiers 1. Décrire l’environnement de consolidation existant Après avoir décrit l’environnement de consolidation, il est nécessaire d’analyser en détail l’organisation existante. Cette analyse a pour objectifs : de décrire le niveau de décentralisation des travaux, la contribution des différents intervenants ainsi que le niveau de validation des informations ; d’identifier les zones de complexité et de mesurer leur maîtrise par les équipes en interne ; d’établir les différentes sources d’informations : services juridiques, département fiscal, contrôle de gestion.

8 ANALYSER L’INFORMATION DE SYNTHESE
Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4 ANALYSER L’INFORMATION DE SYNTHESE Besoins en information de pilotage Cette revue des états financiers consolidés offre aussi l’occasion de comprendre les attentes des différents «clients» de la fonction consolidation (agent comptable, secrétaire général, direction financière, contrôle de gestion, ministères de tutelle…). En effet, l’information minimale délivrée par les états financiers consolidés et les notes aux états financiers est généralement complétée d’éléments d’analyse indispensables à l’appropriation des comptes par l’établissement. Le dispositif final d’externalisation est conçu pour répondre à la diversité de ces besoins en information, qu’ils soient imposés par la réglementation comptable ou destinés au management interne pour améliorer le pilotage de l’établissement. Obligations légales et réglementaires Production des comptes consolidés

9 ETAPE 2 – DEFINIR L’ORGANISATION CIBLE
La construction de l’organisation cible repose pour l’essentiel sur les besoins en information et sur l’autonomie que souhaite conserver l’établissement en termes de processus et de systèmes d’information. La définition de l’organisation cible porte successivement sur : la sécurisation des processus et la définition des livrables ; la définition du périmètre des travaux externalisés ; la définition de l’architecture système et le choix de l’outil de consolidation. Analyser l’environnement de consolidation  ETAPE 2 Définir l’organisation cible ETAPE 3 Élaborer le scénario d’externalisation ETAPE 4 Accompagner la phase de transition et mettre en œuvre l’externalisation

10 SECURISER LE PROCESSUS ET DEFINIR LES LIVRABLES
Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4 SECURISER LE PROCESSUS ET DEFINIR LES LIVRABLES Améliorer l’existant Les points de dysfonctionnement identifiés dans le cadre de la phase d’analyse de l’existant peuvent conduire l’établissement public et le prestataire à fiabiliser certaines étapes du processus. Ces travaux peuvent comprendre notamment : la mise en place d’outils et de procédures complémentaires, des compléments de formation des intervenants ; l’optimisation des processus comptables amont (par exemple : optimisation du processus d’arrêté des comptes sociaux). Compléter l’existant Le format des nouveaux livrables doit être défini : dossier d’analyse, états financiers. Certains besoins spécifiques de l’établissement public peuvent nécessiter des adaptations de paramétrage du logiciel de consolidation : création d’états de restitution, création de comptes. Intégration des données des filiales Production des comptes consolidés Traitement des opérations de consolidation Restitution des informations Contrôle des informations délivrées

11 DEFINIR LE PERIMETRE DES TRAVAUX EXTERNALISES
Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4 DEFINIR LE PERIMETRE DES TRAVAUX EXTERNALISES Le périmètre de l’externalisation dépend, entre autres : des sources d’information ; de la complexité des retraitements opérés et du niveau de connaissance de l’activité qu’ils nécessitent ; du degré de maîtrise technique de ces travaux en interne; de l’investissement nécessaire à l’acquisition ou au maintien de compétences en interne ; de la valeur ajoutée attendue du prestataire. Après analyse, l’établissement public peut souhaiter se désengager totalement des travaux de production tout en conservant un rôle de revue et de contrôle de l’information délivrée. Il peut à l’inverse décider de continuer à assumer en interne partiellement certains travaux d’évaluation, de tests de valeurs nécessitant une maîtrise de l’activité de l’établissement. Les compétences Les processus Les outils

12 Serveur de base de données
Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4 DEFINIR UNE ARCHITECTURE SYSTEME Schéma A BMA Filiales Groupe Équipe BMA https Prestataire L’architecture système sera plus ou moins complexe en fonction du scénario retenu. Différents cas de figure peuvent être distingués : l’établissement souhaite continuer à utiliser son système de consolidation actuel : dans ce cas le prestataire s’intégrera dans cet environnement pour optimiser certains aspects du processus (schéma A) ; le prestataire met à disposition sa plateforme de consolidation pour partager avec l’établissement l’ensemble de son savoir-faire technologique et prendre à sa charge tous les enjeux de maintenance et d’évolution des systèmes (schéma B). https https Serveur applicatif et de base de données Sauvegardes hors site Serveur applicatif Pare-feu Schéma B Établissement Prestataire Équipe dédiée Filiales Groupe https https Serveur applicatif Détection d’intrusion Pare-feu Serveur de secours Serveur de base de données Sauvegardes hors site

13 ETAPE 3 – ELABORER LE SCENARIO D’EXTERNALISATION
La description du processus de consolidation et le choix d’organisation permettent à l’établissement public de déterminer en lien avec le prestataire un scénario d’externalisation. Ce scénario doit définir précisément la répartition des travaux entre les différents intervenants, les livrables, l’architecture système ainsi que le calendrier de réalisation. Quelque soit l’organisation retenue, l’établissement désigne en interne une personne en charge de la coordination des opérations en lien avec les filiales et le prestataire. Trois exemples de scénarios sont présentés ici : Scénario A – Externalisation totale ; Scénario B – Externalisation partielle avec intervention des filiales ; Scénario C – Externalisation partielle avec intervention de l’établissement public. Analyser l’environnement de consolidation ETAPE 2 Définir l’organisation cible ETAPE 3 Élaborer le scénario d’externalisation ETAPE 4 Accompagner la phase de transition et mettre en œuvre l’externalisation

14 Externalisation totale
Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4 SCENARIO A – Externalisation totale Processus de consolidation Scénario A : Externalisation totale Etabt Filiales Presta-taire Calendrier et instructions de consolidation X Arrêté des comptes sociaux Réconciliation des opérations intragroupes Alimentation des liasses de consolidation Retraitement des comptes aux normes CRC en tenant compte des options retenues Traitement des travaux de consolidation (bouclage) Analyse des comptes Rapprochement avec les données de gestion Établissement du tableau des flux de trésorerie Établissement des états financiers consolidés Dossier d’analyse Revue et contrôle des états financiers L’établissement délègue ici la totalité du processus. Le prestataire réalise l’ensemble des tâches à commencer par l’établissement des liasses de consolidation, à partir des comptes sociaux fournis par l’établissement et ses filiales. Une architecture système simple peut être mise en œuvre puisque, dans cette hypothèse, l’établissement ne souhaite pas avoir accès à l’outil de consolidation. Une application en monoposte suffit au prestataire pour accomplir sa mission. L’établissement public a essentiellement un rôle de revue des états financiers.

15 Externalisation partielle décentralisée
Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4 SCENARIO B – Externalisation partielle décentralisée Processus de consolidation Scénario B : Externalisation partielle décentralisée Etabt Filiales Presta-taire Calendrier et instructions de consolidation X Arrêté des comptes sociaux Réconciliation des opérations intragroupes Alimentation des liasses de consolidation Retraitement des comptes aux normes CRC en tenant compte des options retenues Traitement des travaux de consolidation (bouclage) Analyse des comptes Rapprochement avec les données de gestion Établissement du tableau des flux de trésorerie Établissement des états financiers consolidés Dossier d’analyse Revue et contrôle des états financiers Les filiales ont en charge l’établissement des informations d’ «entrée» (liasses de consolidation, intragroupes,..). Le prestataire se focalise sur les travaux de production et d’analyse des comptes consolidés. Dans ce scénario, une architecture système permettant à l’établissement et au prestataire de travailler sur une plateforme commune est préférable.

16 Externalisation partielle centralisée
Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4 SCENARIO C – Externalisation partielle centralisée Processus de consolidation Scénario C : Externalisation partielle centralisée Etabt Filiales Presta-taire Calendrier et instructions de consolidation X Arrêté des comptes sociaux Réconciliation des opérations intragroupes Alimentation des liasses de consolidation Retraitement des comptes aux normes CRC en tenant compte des options retenues Traitement des travaux de consolidation (bouclage) Analyse des comptes Rapprochement avec les données de gestion Établissement du tableau des flux de trésorerie Établissement des états financiers consolidés Dossier d’analyse Revue et contrôle des états financiers L’établissement conserve un rôle actif dans l’évaluation de retraitements et l’analyse des comptes consolidés. Les filiales sont peu sollicitées. Une architecture système mixte peut être retenue afin de permettre notamment l’alimentation en décentralisé des liasses de consolidation, par exemple en mettant en place des postes de saisie décentralisée. 

17 ETAPE 4 – MISE EN ŒUVRE DE L’EXTERNALISATION
Analyser l’environnement de consolidation La dernière étape conduit à déployer l’organisation précédemment définie dans le cadre de la configuration informatique retenue. Selon le scénario d’externalisation retenu, le déploiement intègre : la reprise des données historiques ; la formation des filiales ; la formation des équipes de l’établissement. En tout état de cause, un plan de réversibilité doit être établi dès ce stade. ETAPE 2 Définir l’organisation cible ETAPE 3 Élaborer le scénario d’externalisation ETAPE 4 Accompagner la phase de transition et mettre en œuvre l’externalisation

18 DEPLOIEMENT DE L’ORGANISATION
Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4 DEPLOIEMENT DE L’ORGANISATION La reprise des données historiques de consolidation : le périmètre des données reprises dans le nouvel outil doit être adapté aux besoins de l’établissement public. Il doit tenir compte des besoins d’analyse (exercice précédent, trimestres précédents). La reprise peut ainsi être réalisée en solde à la clôture de l’exercice précédent ou en flux sur plusieurs périodes annuelles et intermédiaires. La formation des filiales à l’utilisation de l’outil de consolidation et à certaines étapes du processus : saisie des liasses, réconciliation des opérations intragroupes. La formation des équipes centrales : consultation des états consolidés, utilisation des fonctionnalités d’analyse. Rythme de déploiement Le déploiement de l’organisation peut être opéré en une seule fois ou progressivement sur plusieurs arrêtés. Le choix pour l’une ou l’autre de ces solutions doit être opéré en fonction de la complexité du processus de consolidation et du calendrier imparti pour la mise en place de l’externalisation. Un travail permanent de fiabilisation et d’optimisation de l’organisation déployée doit être réalisé notamment en fixant de nouveaux objectifs à chaque arrêté que ce soit en termes d’analyse, de traitement des informations ou de «fluidité» des processus.

19 SCENARIO DE REVERSIBILITE
Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4 SCENARIO DE REVERSIBILITE Le scénario de réversibilité doit garantir à l’établissement public la possibilité à tout moment de ré-internaliser ses travaux de consolidation. Il doit ainsi prévoir : les conditions de maintien de l’architecture système utilisée notamment dans le cadre d’une plateforme commune ; les modalités de mise en place d’un nouvel outil et de reprise des données de consolidation ; l’accessibilité aux données historiques de consolidation.

20 Les conditions du succès
La maîtrise initiale des enjeux du processus de consolidation (périmètre, critères fonctionnels et techniques La formalisation détaillée du processus de remontée des informations La définition précise de la répartition des tâches entre l’établissement, ses filiales et le prestataire L’adaptation de l’architecture système aux besoins de l’établissement La sécurisation d’un processus devant répondre aux obligations réglementaires en matière de contrôle interne La prise d’engagements mutuels sur le planning L’identification en amont des traitements de consolidation liés à l’activité La formation appropriée des différents intervenants L’implication de l’établissement public dans la coordination des travaux L’appropriation des comptes par l’établissement public La mise en place d’un processus auditable par les réviseurs internes et externes de l’établissement La sécurisation de l’avenir garantie initialement dans un plan de réversibilité ETAPE 1 Analyser l’environnement de consolidation  ETAPE 2 Définir l’organisation cible ETAPE 3 Élaborer le scénario d’externalisation ETAPE 4 ETAPE 4 Accompagner la phase de transition et mettre en œuvre l’externalisation Accompagner la phase de transition et mettre en œuvre l’externalisation

21 E-mail : formation@bmaformation.com
BMA Conseil et Formation est l'organisme de formation agréé du cabinet Bellot Mullenbach & Associés. Il a pour vocation d'accompagner les acteurs économiques dans leur recherche de performance et dans les évolutions réglementaires qui encadrent leurs métiers. Son savoir-faire repose sur la complémentarité entre les « experts praticiens » du cabinet BMA - Bellot Mullenbach et Associés et l'équipe pédagogique de BMA Conseil et Formation. 11 rue de Laborde, PARIS Tel :


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