Procédure PR – Kick Off (27 septembre 2012)

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1 Procédure PR – Kick Off (27 septembre 2012)

2 Objectifs de la réunion de lancement
Introduction Objectifs de la réunion de lancement Partager sur les travaux réalisées au cours de ces 12 derniers mois Présenter les résultats obtenus Présenter le reste des actions à mener

3 La nouvelle procédure de demande PR REX du Guichet Accueil Clients
Agenda Contexte & Objectifs La nouvelle procédure de demande PR REX du Guichet Accueil Clients Déploiement de la nouvelle procédure PR Sujets restant à instruire

4 Rappel du contexte Les modifications, suppressions de PR impactent parfois gravement les systèmes jusqu'à un non fonctionnement des automatismes et de l’écart horaire dans la fenêtre de suivi. Des modifications de PR sont parfois réalisées directement dans les outils, sans vision des éventuels impacts dans le reste du SI et à la demande des émetteurs de besoin variés qui ne respectent pas de circuit de demande. Dans le cadre des actions lancées suite à la mise en place du plan directeur référentiel des données d’infrastructure, le projet de mise en place d’une procédure de gestion de PR a été lancé en juin 2011. L’objectif initial étant de traiter les points sensibles pour le Service Annuel 2012 et d’intégrer par la suite les contraintes identifiées dans la conception d'une procédure unifiée ayant pour but d’optimiser les Services Annuels à venir.

5 Objectifs de la nouvelle procédure
Amélioration de la gouvernance Mode d’organisation coordonnée Maîtrise des acteurs et des rôles Partage de la vision métier Gain en visibilité de manière transverse Support métier, accompagnent dans le traitement des demandes Gestion transparente de toute procédure de demande de codification associée (CI-base SACHEM) Amélioration du SI Nouvel orchestrateur de demande Vérification du formalisme, priorisation et suivi du traitement Maitrise des exigences de moyens associées à la prise en compte des demandes Identification des impacts SI en avance de phase, permettant de s’inscrire dans une évolutivité proactive du SI Information au plus tôt les acteurs impactés

6 La nouvelle procédure de demande PR REX du Guichet Accueil Clients
Agenda Contexte & Objectifs La nouvelle procédure de demande PR REX du Guichet Accueil Clients Déploiement de la nouvelle procédure PR Sujets restant à instruire

7 Planning Définition de la nouvelle procédure de demande PR
2011 2012 Juin Juil. Août Sept. Oct. Nov. Déc. Jan Fév Mars Avril Mai Juin Juil Août Sept. Oct. Nov. Déc. Définition de la nouvelle procédure de demande PR Test / Prototypage Déploiement de la procédure Juin 2011 Fév.2012 Sept.2012 Définition d’une nouvelle procédure Test des demandes du SA2013 et + Conduite de changement auprès des demandeurs et des intermédiaires Implication de tous les acteurs impactés REX février Formulation des recommandations, validées par toutes les parties REX septembre

8 La nouvelle procédure de demande PR Groupe de travail
Acteurs impliqués dans le groupe de travail pour définir la nouvelle procédure :  Entité Acteur DCF Bruno Pezeril RFF Patrice Letard DISCO Stephane Legeay DPS UP THOR Loic Fichou, Delphine Fischel, Jean-Michel Guibert Facturation Jean-Christophe Gaullier IGT SE Stephane Cogliatti ISI REF Frédérique Chassagne, Christine Climent, Thierry Philippe ISI CIR Caroline Johson DCF/DCF-SE Joseph Steinmetz RFF/DSI Alain Jeanmaire PRI-Lyon Dominique Veyrenc-Passot

9 La nouvelle procédure de demande PR Périmètre actuel pris en charge
Quels sont les « types » pris en compte dans cette nouvelle procédure ? Type d’objet Type de PR Type de mise à jour Le PR au sens du couple : code immuable, code chantier ( CI-CH) PR Horairisés PR Facturation PR Travaux Création Modification Suppression Quels sont les principaux usages du processus ? Hors programme Toutes les autres demandes Contrainte temporelle forte Programme : Dans le cadre de projets de développement du réseau impliquant la réalisation en phase projet, des programmes des automatismes et de la signalisation Quels sont les acteurs concernés ? SNCF/ INFRA RFF DCF GARE ET CONNEXIONS EF

10 La nouvelle procédure de demande PR Acteurs
Demandeurs EIC/BHR DPS (USS DISCO/UP THOR) EIC Pôles développement DCF EER SIM Métier Fiabilisation Régularité RFF/DPC G&C via RFF Contact Client EF via RFF Contact Client SNCF DPI P&C SNCF IG PRI PR Autre bureau d’études externes DIR Commerciale Facturation Guichet Accueil Clients SNCF ISI REF Groupe d’Analyse d’Impact ISI CIR Fiabilisation PRI PR/BE DPS USS (DISCO/UP THOR) Comité Métier PR (en cours de finalisation ) Métier Tarification Métier Planification Métier Exploitation Métier Facturation

11 La nouvelle procédure de demande PR Carte globale de la procédure
Les demandeurs remplissent le formulaire de demande de PR Le Guichet Accueil Clients réalise l’analyse de complétude en vérifiant que l’ensemble des informations nécessaires à l’instruction de la demande sont bien renseignées. Il identifie ensuite les entités impactées par la demande, qui constitueront le Groupe d’Analyse d’Impact. Le Groupe d’Analyse d’Impact réalise l’analyse d’impact à la suite d’une demande PR et formalise un avis de faisabilité Le guichet Accueil Clients recueille et consolide les différents avis des entités du Groupe d’Analyse d’Impact Si nécessaire, le Comité Métier arbitre et valide les demandes Le Guichet Accueil Clients déclenche les impacts sur le SI

12 La nouvelle procédure de demande PR Documents associés
Quels sont les documents actuels associés à la procédure ? Documents nécessaires pour la formalisation d’une demande Documents de support Documents de suivi 1/ Fiche de circulation demande PR 1/ Notice Fiche de circulation demande PR 1/ PR Chrono 2/ Fiche technique de demande PR 2/Mementos

13 La nouvelle procédure de demande PR Illustration de bout en bout
Estimation des délais pour une demande de création/mise à jour Attente retours « Groupe d’analyse d’impact » Traitement des retours « Guichet Accueil Clients » Arbitrage de la demande « Comité Métier PR » 5J 15J Demande « Pur Horairiste » Demande « Programme des automatisme » 1-3J Etape Optionnelle 1-3J Temps min. Demande « Pur Horairiste » : 6J ouvrés Temps min. Demande dans le cadre d’un «Programme d’automatisme  » : 16J ouvrés Temps max. Demande « Pur Horairiste » : 11J ouvrés Temps max. Demande dans le cadre d’un «Programme d’automatisme  » : 21J ouvrés

14 La nouvelle procédure de demande PR REX du Guichet Accueil Clients
Agenda Contexte & Objectifs La nouvelle procédure de demande PR REX du Guichet Accueil Clients Déploiement de la nouvelle procédure PR Sujets restant à instruire

15 Rex du Guichet Accueil Clients
Les types de demandes traitées par le Guichet Accueil Clients durant la phase de test : 2 demandes abandonnées après analyse 1 demande pour rectif 2012 24 demandes pour SA 2013 34 demandes acceptées et traitées 40 demandes pour SA 2014 par le Guichet Accueil Clients Demandes reçues 78 4 demandes acceptées (à traiter) 7 demandes pour SA 2015 1 demande pour SA 2016 38 demandes en cours d’analyse 5 demandes pour SA 2017 2 demandes ont nécessité le Comité d’arbitrage Métier

16 Rex du Guichet Accueil Clients
Quels sont les marges de progrès identifiés par le Guichet Accueil Clients ? Les délais de réponse ne sont pas respectés par certains acteurs du Groupe d’Analyse d’Impact Le séquencement des étapes n’est pas toujours respecté Des difficultés sont générées lorsque le programme des automatismes subit une modification alors que la demande a été émise et est en cours d’instruction Plusieurs fiches de circulation sont reçues pour une même demande Parfois les documents de la procédure ne sont pas complètement renseignés La majorité des demandes s’adressent nominativement à Dominique Berge au lieu du Guichet Accueil Clients

17 La nouvelle procédure de demande PR REX du Guichet Accueil Clients
Agenda Contexte & Objectifs La nouvelle procédure de demande PR REX du Guichet Accueil Clients Déploiement de la nouvelle procédure PR Sujets restant à instruire

18 Déploiement de la nouvelle procédure PR Conduite du changement
ETAPE 1 : Déploiement au sein des acteurs impliqués dans l’instruction de la demande DQRM Comité Métier PR Guichet Accueil Clients Groupe d’analyse d’impact Relais Relais ETAPE 2 : Déploiement au sein des demandeurs Horairistes EF G&C …

19 Déploiement de la nouvelle procédure PR Plan d’actions
Quels les actions à mener pour le déploiement N° Action Responsable Echéance 1 Réunion de lancement Patrice Letard 27/09/2012 2 Assurer la communication auprès de acteurs impliqués dans l’instruction des demandes 30/09/2012 3 Identifier la liste de TOUS les demandeurs potentiels pour chaque entité Tous les relais 31/10/2012 4 Assurer la communication et le support auprès des demandeurs 31/12/2012

20 La nouvelle procédure de demande PR REX du Guichet Accueil Clients
Agenda Contexte & Objectifs La nouvelle procédure de demande PR REX du Guichet Accueil Clients Déploiement de la nouvelle procédure PR Sujets restant à instruire

21 Sujets restant à instruire
Périmètre Extension du périmètre aux PR Etude THOR Extension du périmètre aux PR hors RFN … Gouvernance Ajout d’un nouveau cas d’arbitrage : Le groupe d’analyse d’impact émet un avis divergeant sur les délais de mise en place Ajout des métiers régularité et fiabilisation des circulations dans le « Groupe d’analyse d’impact » ? Documentation Ancrage de la nouvelle procédure PR dans la documentation IG « IN3939 » Encrage

22 Questions / Réponses