26135-Rap-02-B-Diagnostic-Synthèse Etude doptimisation de lorganisation de lexploitation et de lentretien des routes départementales Présentation de la.

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1 26135-Rap-02-B-Diagnostic-Synthèse Etude doptimisation de lorganisation de lexploitation et de lentretien des routes départementales Présentation de la conduite de létude Club exploitation et système – 5 avril 2011

2 - 2 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 Sommaire 1. Introduction et cadrage de la démarche 2. Le diagnostic 3. Létude benchmarking 4. Les propositions et leur mise en œuvre

3 - 3 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 Les points abordés 1. Introduction et cadrage de la démarche 1.1 Organisation territoriale et fonctionnelle du département des routes 1.2 Le contexte et les enjeux 2. Le diagnostic 3. Létude benchmarking 4. Les propositions et leur mise en œuvre

4 - 4 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 Organisation Territoriale du Département des routes

5 - 5 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 Organisation fonctionnelle du Département des routes

6 - 6 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 Le contexte du Département des Routes Les évolutions organisationnelles survenues Des évolutions partielles de lorganisation intervenues après le transfert des RNIL en 2006. Les ressources transférées on été fondues dans lorganisation existante du Département. La mise en place de Directeurs Territoriaux en charge de territoires calés sur le découpage géographique des territoires de projet dHérault Avenir. Une implantation territoriale identique depuis de nombreuses années (même nombre et périmètre des agences) alors que le réseau a pu évoluer. Un contexte budgétaire qui induit une recherche defficience Le Conseil général de lHérault, comme la grande majorité des collectivités départementales, se trouve confronté à une contrainte budgétaire importante. Pour le Département des Routes, on note : une diminution des budgets dinvestissement (-16%) et de fonctionnement (-11%) la nécessité de rationaliser les moyens quand cela est possible (questionnement sur loptimisation des moyens humains, rallongement du délai dexécution du PPI). Dimportants projets structurants en cours de mise en œuvre au sein du Département des Routes Plusieurs réflexions structurantes sont en cours pour rationaliser la conduite des missions dexploitation et dentretien : Refonte du PIVH Travail sur la hiérarchisation du réseau Détermination de niveaux de service associés Démarche de management durable des routes Le contexte géographique local influe sur lexploitation et lentretien Un réseau étendu qui comporte près de 5 000 km Une problématique VH présente sur une partie du territoire Une problématique de gestion de crises très présente : inondations, VH, accidents (charge importante du réseau) Un réseau qui présente toutes les typologies de voies Le réseau qui supporte des flux de déplacements denses et multipolaires avec certains axes surchargés Une démographie départementale très dynamique Un pic dactivité important lors des périodes estivales La présence des autoroutes A9 et A75, dont le trafic est dévié sur des routes départementales en cas fréquent dincident

7 - 7 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 Conséquences Le Département des Routes a en conséquence engagé une réflexion sur le périmètre de ses fonctions dexploitation et dentretien de son réseau afin de : Optimiser lorganisation territoriale des moyens de lexploitation et de lentretien Clarifier les périmètres de responsabilités entre les différentes entités Optimiser les moyens dans une logique de recherche de service efficient Tenir compte des changements majeurs intervenus au cours des dernières années (transferts, évolution des métiers de lexploitation, orientations politiques…) Prendre en compte à travers les métiers de lexploitation et de lentretien, la dimension Développement Durable Pour ce faire, il a été mené une étude sattachant à : Analyser lorganisation actuelle de la fonction exploitation et entretien et produire un diagnostic partagé avec lensemble des catégories dagents Rechercher des bonnes pratiques auprès dautres Départements Proposer des préconisations dévolution en relation avec les éléments observés et les demandes des élus et de lencadrement Interface avec laudit prospectif des effectifs 2010-2014 lancé à léchelle du CG34 Le Département des Routes a en conséquence engagé une réflexion sur le périmètre de ses fonctions dexploitation et dentretien de son réseau afin de : Optimiser lorganisation territoriale des moyens de lexploitation et de lentretien Clarifier les périmètres de responsabilités entre les différentes entités Optimiser les moyens dans une logique de recherche de service efficient Tenir compte des changements majeurs intervenus au cours des dernières années (transferts, évolution des métiers de lexploitation, orientations politiques…) Prendre en compte à travers les métiers de lexploitation et de lentretien, la dimension Développement Durable Pour ce faire, il a été mené une étude sattachant à : Analyser lorganisation actuelle de la fonction exploitation et entretien et produire un diagnostic partagé avec lensemble des catégories dagents Rechercher des bonnes pratiques auprès dautres Départements Proposer des préconisations dévolution en relation avec les éléments observés et les demandes des élus et de lencadrement Interface avec laudit prospectif des effectifs 2010-2014 lancé à léchelle du CG34

8 - 8 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 Pilotage mis en œuvre Bureau de consultant Groupe de coordination Pilotage opérationnel COPIL transversal Pilotage stratégique Valide oriente Soumet Contributeurs 5 Groupe de travail métiers Personnel de la direction des routes Communique au niveau des moments clés

9 - 9 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 Les points abordés 1. Introduction et cadrage de la démarche 2. Le diagnostic 2.1La méthodologie de réalisation 2.2 Les différents constats du diagnostic 2.3 La mise à plat et lanalyse des différentes missions dentretien et dexploitation 3. Létude benchmarking 4. Les propositions et leur mise en œuvre

10 - 10 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 Le diagnostic, première étape de létude doptimisation Objectif de cette étape Mettre à plat les missions dentretien et dexploitation conduites actuellement par les services du Département Etablir des constats sur lorganisation et le fonctionnement de ces missions Mettre en lumière ces constats au regard de bonnes pratiques et organisations « innovantes » observées au sein dautres Conseil généraux Formuler les premières pistes dévolution en matière de redéfinition des missions et de réorganisation Le parti pris de balayer lensemble des missions dexploitation et dentretien Le diagnostic sest attaché à proposer une analyse portant sur lensemble des missions dexploitation et dentretien ainsi que de lensemble des entités impliquées dans leur mise en œuvre. Ce document aborde également à la marge certaines autres fonctions telles que les missions de mise en œuvre des investissements ou encore les activités supports, dans la mesure ou celles-ci impactent la conduite des missions dentretien et dexploitation, cœur du sujet de la présente étude.

11 - 11 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 La méthodologie employée pour la conduite du diagnostic Les sources dinformations exploitées La réflexion sest basée sur : Lanalyse de sources documentaires (organisation générale du DR et de la collectivité : organigrammes, grandes caractéristiques du réseau, hiérarchisation du réseau, PIVH…) La conduite dentretiens : un panel large dinterlocuteurs de la collectivité a été rencontré. Ce panel a été constitué avec la volonté déchanger avec lensemble des niveaux hiérarchiques (agents, chefs déquipes, de centres, dagences, directeurs territoriaux, agents du siège) du siège comme des territoires. La mise à plat de problématiques jugées essentielles au travers de groupes de travail collectifs Létude comparative conduite auprès de 5 conseils généraux comparables. La conduite dentretiens individuels Ont ainsi été interviewés : Lencadrement supérieur de la collectivité et du département des routes : D. Villessot, DGA Aménagement Durable du Territoire J. Cros, DGA Ressources D. Jaumard, Directeur des Routes K. Soulé, Directrice adjointe des Routes O. Mathieu, DPTIC et Chef de service par intérim de lExploitation et de la Sécurité Routière Les responsables de service du siège F. Jauch, Chef du service Entretien B. Picot, Chef du Service Ouvrages dArt Monsieur Lalanne, Directeur DFCI Les acteurs des territoires Lensemble des Directeurs Territoriaux Lensemble des chefs dAgence 13 contrôleurs 11 chefs déquipe 18 agents 3 séances collectives de groupes de travail Une série dentretiens a été réalisée avec un panel important dacteurs de la collectivité, afin de mener une démarche largement participative. Ces entretiens ont été loccasion pour les personnes rencontrées dexprimer leurs visions sur les missions, lorganisation et le fonctionnement du Département et sur les améliorations qui leur apparaissent opportunes dengager.

12 - 12 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 Points analysés lors de cette étape de diagnostic Climat global et relations sièges/territoires Management Découpage géographique des entités Organisation opérationnelle du travail et gestion de la compétence et de lintégration des agents affectation des moyens Relation de la Direction des Routes avec son environnement Mise à plat des missions dentretien et dexploitation Fauchage Curage Élagage Glissières Signalisation horizontale Point à temps – petite réparation de chaussée Balayage-nettoyage Maçonnerie Signalisation verticale Mise en sécurité de la route suite à accident ou événement naturel Gestion de chantier Patrouillage Information usagers Viabilité hivernale Entretien des espaces verts Gestion du domaine public

13 - 13 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 2.1 Les constats du diagnostic Climat global et relations siège / territoires Un bon climat global et un ressenti positif de agents Un climat global satisfaisant au sein des équipes, une bonne collaboration entre les niveaux hiérarchiques. Un sentiment dappartenance des agents à la collectivité. Un attachement important des agents au réseau dont ils ont la charge. Cependant, une tendance naissante à la démotivation des agents face à la réduction des moyens. Quelques sujets dinquiétudes exprimés Lexternalisation de certaines missions dentretien, risque daffaiblissement progressif de leur technicité. Le risque de voir le cœur de métier des agents se déplacer vers plus de taches administratives. Le développement de mesures vécues comme du « flicage » : boites à clés, SARAH La diminution du temps de présence des agents (RTT et autres) qui ne permet plus dorganiser certains chantiers dentretien par manque de personnels La non existence de véritable astreinte en période VH Le non paiement dindemnités de paniers repas Les refus fréquents de travailler en horaires décalés Des marges de progrès concernant les relations siège-territoires Un déficit de réflexion et de formalisation dune politique routière sectorielle aux cotés des élus : lélément de diagnostic le plus cité par les interlocuteurs. … de fait, des priorités dactions différentes en fonction des Agences : la conséquence du manque de cadrage par le siège Une méthodologie de travail efficace et appréciée sur la question des ouvrages dart : outils et compétence du siège reconnue Un dispositif relativement récent de reporting chronophage, peu exploité et présentant quelques doublons Certaines informations qui peinent à être accessibles par les territoires : déficit dorganisation de loutil et densité trop forte de linformation sur intranet. La diffusion de linformation est optimisable. Un dialogue optimisable entre les travaux neufs et la fonction exploitation – entretien pour la prise en compte des contraintes dexploitation et dentretien lors de la conception des travaux neufs semble être optimisable.

14 - 14 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 2.1 Les constats du diagnostic Management Des hétérogénéités observées dans les organisations des Agences (notamment au niveau des contrôleurs) Léchelon « Directeur Territorial » : apprécié par les Responsables dAgence car procure davantage de proximité auprès du Directeur des Routes. … mais une fonction peu impliquée sur les questions dexploitation et dentretien. La valeur ajoutée attendue du DT sera à définir au cours de la phase de proposition de la présente étude. Management des Agences : des marges de manœuvre importantes laissées aux responsables dAD. Une liberté appréciée. … cependant, un positionnement potentiellement inconfortable des responsables dAD en labsence dune définition de politiques dentretien et dexploitation déterminant des niveaux de service validés au niveau départemental. Une pratique de lévaluation existante mais sans objectifs précisément définis sur les différents champs de lexploitation et de lentretien. Des réunions régulières entre les différents niveaux de cadres : une bonne circulation de linformation. Chefs de centres et agents de maitrise : des difficultés managériales vis-à-vis des agents. Un gisement de progrès important au regard de leur influence sur la performance des équipes

15 - 15 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 2.1 Les constats du diagnostic Découpage géographique des entités Un découpage territorial actuel globalement satisfaisant Organisation calée sur les cantons permet : Cohérence vis-à-vis des investissements ARS Etablissement dun lien fort entre agence et élu Les centres dexploitation sont généralement : implantés proche du centre de gravité des territoires quils sont supposés couvrir. relativement proches des axes de dégagement permettant aux équipes de rayonner sur le territoire Un maillage du territoire jugé comme suffisamment fin par les acteurs mais comparativement moins resserré que dans dautres Départements. Particularité : le territoire de lAgence de Béziers dont le maillage est particulièrement lâche. Pertinence de la création déquipes en charges ditinéraires spécifiques Pas ressenti comme un besoin par les acteurs Pas de justifications réelles : pas daxe qui justifierait Dévalorisation de lactivité des centres Rendement des chantiers moindre car augmentation des transferts Pas damélioration de la cohérence su service rendu du fait de la difficulté de traiter simultanément toute la longueur de laxe Il apparait cependant intéressant de sinterroger sur une gestion différenciée par axe (voies rapides par exemple).

16 - 16 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 2.1 Les constats du diagnostic Organisation opérationnelle du travail et gestion de la compétence et de lintégration des agents Des marges de progrès concernant lorganisation opérationnelle du travail De fortes marges de progrès sur le ratio temps de travail effectif / temps de travail total sur les chantiers dentretien en régie. Une perte de rendement évidente liée à la pause méridienne. Des marges doptimisation sur lorganisation opérationnelle de certains chantiers Problématique de la pause méridienne Circuits VH à 1 seul agent (salage et/ou neige) Chantiers de fauchage à 2 girobroyeurs tournant simultanément protégés par un seul véhicule Horaires décalés dintervention afin de travailler en journée continue (affranchissement des questions de pauses méridiennes) Une coordination entre centres satisfaisante concernant les programmes de renouvellement de chaussées et ponctuellement sur les travaux dexploitation et dentretien Une intégration des nouveaux agents perfectibles à plusieurs égards Compagnonnage pas systématique. Manque de tuilage lors des renouvellements. Formations initiales des nouveaux arrivants pas systématiquement mises en œuvre avec réactivité. La mobilité des agents : un paramètre qui tend à désorganiser laffectation des agents dans les centres (malgré un faible taux de renouvellement) Un déficit dans les formations proposées aux agents Loffre de formation proposée par le CNFPT à destination des métiers de la route est pour linstant assez défaillant dans lHérault. Le processus de construction des programmes de formation est satisfaisant.

17 - 17 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 2.1 Les constats du diagnostic Affectation des moyens Des marges de manœuvre pour optimiser laffectation des crédits de fonctionnement aux Agences A ce jour, celle-ci se fait essentiellement au prorata du linéaire de route géré par chaque Agence. Léchelon du Directeur Territorial nest pas impliqué dans laffectation des crédits. Pas de rôle dharmonisation au sein des Agences dune DT. La part de lhistorique est importante dans laffectation et peu de remise en question en fonction de létat des routes, des évolutions de trafic ou de contexte des réseaux des différentes Agences. Nécessité dévoluer vers une affectation des crédits sur des critères plus objectifs et justifiables dans une période où les moyens devraient être de plus en plus contraints. Un manque ressenti de règles objectives pour laffectation des hommes au sein des centres Une satisfaction exprimée par les interlocuteurs conscients que les budgets actuels restent important malgré les diminutions récentes Affectation des moyens matériels : un niveau déquipement plutôt satisfaisant Les matériels sont jugés relativement adaptés aux activités à conduire. Manque de pelles mécaniques regretté. Des stratégies dachat déquipements optimisables La conduite dun achat public performant gagnerait à être développée. La prise en compte de la dimension « pertinence économique » de lachat était parfois peu développée (comparaison achat / location par exemple) Le besoin dachat de matériel davantage polyvalent afin de développer les taux dutilisation Le processus dévaluation fournisseurs peine à exister Des marges doptimisation dans le processus de maintenance des véhicules, jugé trop long, notamment en ce qui concerne la maintenance curative.

18 - 18 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 2.1 Les constats du diagnostic Relation du DR avec son environnement Synergies avec les forestiers sapeurs : des actions déjà engagées et satisfaisantes (force dappui pour du curage de fossés, transport de matériaux, gestion de crise…) Des potentialités supplémentaires à étudier : soutien de la part du DMO vers le DR sur lactivité de fauchage des accotements. Une bonne collaboration entre le DR et le DMO, mais un déficit de prise en compte des expériences de terrain des agents du DR au cours du processus dachat déquipement La mutualisation de matériel inter-centre : des pratiques déjà mises en œuvre et à structurer Synergies avec dautres métiers de la collectivité : pas de réelles collaborations à ce jour. Pas de démarche de territorialisation englobant les autres grands métiers du Conseil général Manque de coordination avec les services de secours : les centres peinent à être suffisamment identifiés comme les gestionnaires de la route par les services de secours et les forces de lordre. Relations difficiles avec les gestionnaires de réseaux : Manque de réactivité des gestionnaires lorsquil sagit de les associer dans le cadre de travaux initiés par le Département, Non-respect par les concessionnaires des règles de conservation du domaine public Relations avec les communes et EPCI : une collaboration satisfaisante Pas de pression « anormale » de la part des élus des communes Les processus de déclassement progressif du domaine public départemental en faveur des communes et EPCI progresse de manière satisfaisante.

19 - 19 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 2.2 La mise à plat des missions Les missions dexploitation et dentretien De manière générale, le besoin de mettre à plat les grandes caractéristiques des missions afin de proposer des évolutions pertinentes Le travail de redéfinition et dajustement des missions dexploitation et dentretien, qui sera mené au cours de la seconde phase de la présente mission, devra se faire en intégrant les réponses aux 3 grandes questions suivantes : « Comment assumer le meilleur niveau de service tout en optimisant les moyens nécessaires ? » « Comment redéfinir et répartir les missions entre régie et privé afin den contenir les coûts ? » « Comment valoriser le travail de nos agents en interne ? » Ce travail de redéfinition des pratiques routières sera à interfacer avec les réflexions sur la prise en compte du développement durable dans les pratiques du DR qui fait actuellement lobjet dun chantier spécifique. Les pages suivantes présentent une réflexion mission par mission. Il sagit didentifier le potentiel stratégique de chacune au travers déléments factuels. Lobjet est de présenter de manière synthétique les différentes informations qui pourront permettre de faire des propositions dévolution sur la conduite de ces missions. Les pages suivantes présentent une réflexion mission par mission. Il sagit didentifier le potentiel stratégique de chacune au travers déléments factuels. Lobjet est de présenter de manière synthétique les différentes informations qui pourront permettre de faire des propositions dévolution sur la conduite de ces missions.

20 - 20 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 2.2 La mise à plat des missions Les missions dexploitation et dentretien FAUCHAGE Conclusions : Un volume dactivité qui devrait être stable, voire en baisse à moyen terme. Des pratiques en cours de mutation qui iront demain vers plus de prise en compte de lenvironnement. Des variations de qualité de service sur cette activité : de la surqualité dans certains centres dexploitation (en particulier dans les centres dimensionnés sur la VH) et au contraire, une incapacité à effectuer rapidement la passe de sécurité sur lensemble du réseau dans dautres centres (en particuliers près des grandes agglomérations). Lenjeu de sécurité lié à cette activité nexiste que pour certaines portions du réseau, le reste relevant davantage desthétique. Il pourra sagir de concentrer laction sur les zones portant ces enjeux de sécurité pour les usagers. Des marges de manœuvre doptimisation existent sur cette activité : - Supprimer au moins une, voire deux, des trois passes annuelles sur des zones ne portant pas denjeux de sécurité majeur - Développer lintervention en horaire décalé afin déconomiser le matériel et de gagner en rendement en travaillant en journée continue - Revoir lorganisation opérationnelles des équipes : développer le fonctionnement à 2 girobroyeurs simultanément + un seul véhicule daccompagnement - Concentrer sur les zones à enjeux les personnels (y compris dautres centres dexploitation) et le matériel (y compris dautres services du CG) - Mutualisation des matériels avec les forestiers sapeurs lors de la passe dété afin de réduire la part dexternalisation CURAGE Conclusions : Forte dimension de prévention sur cette activité : le curage régulier des fossés permet dassainir les couches inférieures des chaussées et donc de préserver plus longtemps son état. Activité qui dans une période de potentielle réduction des travaux de réfection des chaussées pourraient avoir une importance stratégique à développer (« le développement de cette activité permet de faire durer louvrage »). Activité aujourdhui réduite dans de nombreux centres dexploitation par leffet mécanique de la diminution des crédits de fonctionnement : réflexion à conduire sur lintérêt de réaliser une telle mission en régie (éventuellement en mobilisant le temps dégagé sur des activités de fauchage ? Dans ce cas, loptimisation du matériel devra être recherchée) Taille déquipe importante pour réaliser les chantiers en régie : introduit de la difficulté dans le développement en régie de cette activité, particulièrement dans les centres peu dotés en personnel. Problématique de la gestion des déchets de curage à laquelle il faut apporter des réponses structurées.

21 - 21 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 2.2 La mise à plat des missions Les missions dexploitation et dentretien ELAGAGE Conclusions : Activité très programmable donc ne nécessitant pas une réactivité importante. Gestion des déchets dactivité potentiellement problématique. Pas de surqualité ni de sous qualité identifiée. Volume dactivité stable à lavenir. Le statu-quo sur cette activité ne semble pas poser de difficultés. Le développement de la régie ne semble pas opportun. GLISSIERES Conclusions : Activité à fort enjeu de sécurité et de visibilité, avec un éventuel risque pénal pour la collectivité Besoin de réactivité sur les interventions consécutives à accidents qui soppose à la logique dexternalisation totale. Grande pénibilité de la tâche (accidents du travail fréquents, activité exigeante et bruyante). Une évolution de lactivité à moyen terme, tant en terme de charge de travail (la politique de réduction des points durs et la pose décrans motos devrait saccompagner dune augmentation de lactivité « pose de glissières ») quen termes de techniques associées (entrée en vigueur de la norme CE et écrans motos qui exigent de nouveaux savoir-faire). Activité spécifique et pas de complémentarité avec dautres missions dentretien. Pas de pertinence économique à créer de nouvelles équipes au sein des centres (et de surcroît faisabilité difficile). lensemble de ces éléments ne plaident pas, à priori, pour un développement de la régie sur ces activités. Cependant, pertinence à conserver un minimum de compétence en interne pour continuer à interagir avec le privé et à intervenir sur les urgences. SIGNALISATION HORIZONTALE Conclusions : Organisation jugée conforme à la nature de la tâche (équipes dédiées et motivées). Deux problématiques principales à gérer : Gestion des déchets de peinture Renouvellement du matériel hérité du Parc La conservation en régie dune partie de lactivité pourrait servir à mieux assurer le contrôle du coût de la part externalisée. Nécessité de faire intervenir les équipes en régie sur des chantiers à proximité de leurs lieux de rattachement.

22 - 22 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 2.2 La mise à plat des missions Les missions dexploitation et dentretien POINT A TEMPS - PETITE REPARATION DE CHAUSSEE Conclusions : Les agents jugent intéressant de réaliser le PAT en régie : - Une mission valorisante et visible - Une mission primordiale dans certaines agences pour maintenir en état le patrimoine, surtout en période de réduction de crédits - Une compétence à préserver, à minima pour pouvoir suivre les entreprises prestataires - Une insatisfaction des agents vis-à-vis de la qualité des réalisation du secteur privé local La réalisation du PAT en régie demande néanmoins des investissements lourds. Cest également une mission jugée pénible Si le basculement de lintégralité de cette mission en régie paraît impossible au regard des investissements nécessaires, il faudra explorer la piste dune meilleure répartition des missions réalisées en régie et externalisées. BALAYAGE – NETTOYAGE Conclusions : Une charge de travail qui tend à augmenter. Des missions de nettoyage peu valorisantes pour les agents. A linverse, le balayage par aspiratrice est une activité appréciée par les agents. Activité complémentaire dautres missions dentretien et dexploitation. Attention à la problématique des déchets, de plus en plus sensible : réflexion à approfondir en cas de développement de lactivité. MAÇONNERIE Conclusions : Volume dactivité faible et activité marginalement conduite en régie. Complémentarité avec les activités de signalisation. Pas de besoin de réactivité et enjeu vis-à-vis de la sécurité de lusager plutôt limité. Positionnement de cette activité aujourdhui à considérer davantage comme une activité dappoint pour compléter la charge de travail des agents durant les périodes hors VH. SIGNALISATION VERTICALE Conclusions : Enjeu de responsabilité pénale important Besoin de réactivité important (notamment suite à un sinistre et sur la signalisation de police), qui plaide pour un maintien en régie de la signalisation de police. La mise en place dun outil de planification et de suivi pour la signalisation directionnelle pourrait être encouragée.

23 - 23 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 2.2 La mise à plat des missions Les missions dexploitation et dentretien MISE EN SECURITE DE LA ROUTE SUITE A ACCIDENT OU EVENEMENT NATUREL Conclusions : Mission non externalisable présentant 2 enjeux principaux : - Le besoin de réactivité - La sécurité des intervenants Des marges de manœuvre sont liées à la complémentarité avec dautres missions, en particulier en prévention des accidents : - Patrouilles pour repérer les facteurs accidentogènes (présence dobjets sur la chaussée) - Information usagers pour réduire les comportements à risque À noter enfin quune grosse activité dans ce domaine perturbe celle de la gestion de travaux (mobilise les mêmes ressources) La possibilité de mobiliser les ressources de lunité dentretien en cas de besoin pourrait constituer une réponse au besoin de ressources important (cas dévènements naturels) Procédures de gestion de crise à formaliser, par exemple : - tableau de gestion des temps de repos en période de crise - identification de relais en cas de crise GESTION DE CHANTIER Conclusions : Mission qui concerne la gestion des chantiers pour le compte du Conseil général et pour le compte de tiers. Centralisation de linformation chantiers : le service exploitation doit jouer un rôle de centralisation de linformation pour coordonner les chantiers sur le même axe. La réalisation de cette mission peine à se faire aujourdhui, particulièrement lorsque laxe traverse plusieurs secteurs (donc plusieurs interlocuteurs). Il existe un déficit de coordination au service exploitation. Linformation des usagers nest pas optimale : le site internet existe mais nest pas actualisé (le service communication ne met pas les informations en ligne même lorsque celles-ci remontent du terrain). La signalisation de chantier nest pas optimale également, en particulier pour la gestion de chantiers effectués pour le compte de tiers. Or il existe un véritable risque juridique sur cet aspect. Le contrôle du service fait est satisfaisant, les contrôles sont réguliers et la culture du suivi terrain des réalisations est satisfaisante. Il semble exister une rigueur dans le contrôle de la bonne application par lentreprise des termes de la commande. En revanche, dans le cas des chantiers effectués par des entreprises privés pour le compte de tiers (gestionnaires de réseaux par exemple…) et ayant un impact sur louvrage départemental, les agents se trouvent dépourvus de moyens coercitifs pour contraindre les intervenants à remettre en état le chantier.

24 - 24 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 2.2 La mise à plat des missions Les missions dexploitation et dentretien PATROUILLAGE Conclusions : Responsabilité juridique de la collectivité liée au patrouillage. Nécessité de développer la traçabilité du patrouillage : pas optimale aujourdhui. Les marges de progrès résident dans : la mise en place déquipes de patrouillage à un seul agent sur les grands itinéraires, là ou la patrouille est exclusive de toute autre activité. Une professionnalisation et une spécialisation des équipes de patrouillage est nécessaire. Les équipes doivent être formées au patrouillage (notamment au remplissage de la fiche de patrouillage) Point de vigilance : nécessité danalyser limpact des futurs niveaux de service en patrouillage sur les temps passés. Risque de rogner sur les temps consacrés aux chantiers dentretien en régie. INFORMATION USAGERS Conclusions : Une cellule de crise peut être mobilisée, notamment suite à des évènements naturels impactant la circulation sur le réseau. Elle est composée de personnel du service exploitation du siège, voire dautres services. Elle comporte si nécessaire un standard. Des messages radio sur France Bleu Hérault et autres radios locales relaient les informations principales. Projet de site Internet sur ce thème : en cours de développement. Les principaux éléments de diagnostic, expliquant notamment que linformation ne remonte pas à cette cellule de crise : - le dispositif de remontée dinformations « nest pas dans les habitudes » - difficulté à tester la fiabilité de linformation remontée quand celle-ci parvient à la cellule - difficulté à sassurer de lexhaustivité des informations remontées - pas de centralisation de linformation au niveau des agences. Pas de correspondants identifiés dans toutes les agences. Cest à structurer davantage pour que les acteurs de terrains sapproprient le dispositif de gestion de crise. Le niveau de détail de linformation à donner nest par ailleurs pas défini. Deux besoins majeurs vis-à-vis de cette mission : - Définir un niveau de service à rendre à lusager (niveau de précision, vecteur de diffusion, fréquence de lactualisation…) - Formaliser le processus de remontée de linformation (identification de correspondants, circuit de linformation, nature de linformation…)

25 - 25 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 2.2 La mise à plat des missions Les missions dexploitation et dentretien VIABILITE HIVERNALE Conclusions : Activité sous fortes contraintes : - Réactivité - Dangerosité de la mission - Fort besoins en personnels qui doit néanmoins prendre en compte les contraintes réglementaires (temps de repos…) Un secteur privé jugé peu en mesure de jouer un rôle important. Cependant, des marges de manœuvres sont identifiées : - Passage à un seul agent par camion pour le salage ou sur les grands itinéraires moins dangereux (le nouveau PIVH pourra le prendre en compte). Une piste potentielle pourrait consister à distinguer : - le salage : 1 seul agent par camion - la neige : 2 agents par camion, voire un seul sur les axes larges, secteurs de plaine et secteurs correctement couverts par les réseaux GSM - Réflexion en cours avec le SDIS de mutualisation dhommes et de matériel. Le SDIS est favorable à lidée de prendre en charge certains circuits de VH. Une expérience va être conduite sur un secteur, dans une logique damélioration du niveau de service. GESTION DU DOMAINE PUBLIC Conclusions : Volume dactivité en augmentation : nécessité dêtre vigilant sur les charges de travail des agents en place. Nombreux outils existants (guide de procédures décrivant la répartition des responsabilités pour la production des différents documents…). Activité conduite aujourdhui de manière satisfaisante selon lensemble des parties prenantes. Un point principal à améliorer : la surveillance et le contrôle des travaux (grosse charge de travail, difficilement absorbable par les agents). Pas de possibilité dexternalisation pour aucune de ces missions. Nécessité de continuer à développer des outils et de maintenir la compétence actuelle, particulièrement puisque la conduite de ces missions est très déconcentrée au sein des territoires (risque potentiel : traitement non équitable des demandes dun territoire à lautre). ENTRETIEN DES ESPACES VERTS Conclusions : Une activité consommatrice de personnel. Un enjeu stratégique peu important en terme de sécurité de lusager. Une activité programmable qui ne nécessite pas de réactivité dintervention, apanage des équipes en régie. Une faible complémentarité avec dautres activités dentretien. De fait, un ensemble déléments qui pourrait faire pencher vers un déplacement vers lexternalisation, externalisation facilitée par lexistence dun tissu riche dentreprises privées sur ce marché. Des marges de manœuvre doptimisation : une meilleure prise en compte des contraintes dentretien lors de la conception des projets afin de limiter la charge de travail des équipes.

26 - 26 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 Les points abordés 1. Introduction et cadrage de la démarche 2. Le diagnostic 3. Létude benchmarking 3.1 Les participants 3.2 Lanalyse 4. Les propositions et leur mise en œuvre

27 - 27 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 3. Etude benchmarking Les collectivités participantes Conseil Général des Bouches du Rhône Daniel WIRTH : Directeur des Routes Adjoint Conseil Général du Gard Fabien POTIER : Directeur de lExploitation, de lEntretien et la Gestion du Réseau Conseil Général dIlle et Vilaine Joël SIRY : Directeur de la Gestion des Routes Départementales Conseil Général de lIsère Marie-Pierre FLECHON : Directrice des Routes Conseil Général de Loire Atlantique Catherine BUSNEL : Directrice des Infrastructures Conseil Général des Bouches du Rhône Daniel WIRTH : Directeur des Routes Adjoint Conseil Général du Gard Fabien POTIER : Directeur de lExploitation, de lEntretien et la Gestion du Réseau Conseil Général dIlle et Vilaine Joël SIRY : Directeur de la Gestion des Routes Départementales Conseil Général de lIsère Marie-Pierre FLECHON : Directrice des Routes Conseil Général de Loire Atlantique Catherine BUSNEL : Directrice des Infrastructures

28 - 28 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 3. Etude benchmarking Les données budgétaires Moyenne : 2 841 Moyenne : 11,29 Moyenne : 15 181 Moyenne : 59

29 - 29 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 3. Etude benchmarking Les données sur les effectifs Commentaires des participants sur les données : CG 38 : le CG 38 a complètement territorialisé ses services. Ainsi le département est découpé en 13 territoires qui regroupent toutes les politiques départementales. La direction des Routes est une direction centrale qui n'a aucune autorité sur les 13 directions territoriales. NDLR : leffectif global du CG38 a été complété par nos soins source : www.isere.fr CG 44 : les effectifs relevant de la direction des infrastructures intègrent également 6 techniciens Espaces Naturels Sensibles. Ils ne sont pas pris en compte dans les ratios affichés. CG 35 : Le pôle "construction" comporte 2 Directions routières. Les chiffres fournis cumulent les 2 Directions. (NDLR : voir organigramme). Les effectifs comptabilisés comme « au siège » regroupent la direction, le service exploitation sécurité et le service gestion de la route. CG 34 : les 537 agents de la directions des routes incluent 30 OPA mis à disposition du CG (transfert du parc de la DDE) Analyse : La part des effectifs départementaux dédiés aux routes varie de 10% à 14% (moyenne = 12%). LHérault se situe légèrement au-dessus de la moyenne. Le nombre moyen de Km de routes gérés par le Département rapporté aux nombre dagents varie de 4,87 à 13,5 Km, avec une moyenne sétablissant à 9,03Km/agent. Avec 9,35 Km/agent, lHérault sétablit au-dessus de cette moyenne. Moyenne : 9,03

30 - 30 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 3. Etude benchmarking Les données sur les effectifs Moyenne : 291 Moyenne : 175 Moyenne : 79 Moyenne : 19 Attention : données sur les effectifs territorialisés uniquement

31 - 31 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 3. Etude benchmarking Les données sur les effectifs Analyse : La maille territoriale retenue pour organiser la présence sur le territoire du département des routes est un enjeux majeur, objet dun véritable choix propre à chaque collectivité. En ce qui concerne lHérault, la maille retenue semble très large puisquun centre dexploitation couvre en moyenne 193 Km de route, contre 140 Km en moyenne. Moyenne : 140

32 - 32 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 Les points abordés 1. Introduction et cadrage de la démarche 2. Le diagnostic 3. Létude benchmarking 4. Les propositions et leur mise en œuvre

33 - 33 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 4.1 Méthodologie de la phase de proposition Objectifs : Saccorder sur des pistes dévolutions en réponse aux différents constats du diagnostic Dresser le cadre de la mise en œuvre en proposant un plan dactions échéancé (identification de chantiers de mise en œuvre) En termes de méthode, organisation de 5 groupes de travail pour co-construire les actions à mener: 1.Evolution des missions dexploitation et entretien : « sur la base du diagnostic par mission, quelles propositions concrètes ? » 2.Organisation opérationnelle du travail : « comment mettre en œuvre les pistes identifiées ? » 3.Synergies internes : « comment développer les collaborations entre le DR et ses partenaires (SDIS, DMO, autres) ? » 4.Organisation territoriale : « quels ajustements à mettre en œuvre ? » 5.Plan dactions : « quels chantiers de mise en œuvre et quelles articulations entre ceux-ci ? » Hiérarchisation dun plan daction pour validation par le comité de pilotage

34 - 34 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 4.2 Les axes de travail 1.Hiérarchisation / sélection des pistes dévolution a.Synthèse des pistes dévolution des missions dexploitation et dentretien a.Synthèse des pistes dajustement de lorganisation territoriale et opérationnelle du travail a.Synthèse des pistes de synergies DR – DMO a.Synthèse des pistes doptimisation du management et reporting 1.Déclinaison des pistes retenues en chantiers opérationnels 1.Définition macroscopique du planning de mise en œuvre

35 - 35 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 Axe 1 – Synthèse des propositions des missions dentretien (1/2) Curage Glissières Signalisation horizontaleFauchage 1 2

36 - 36 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 Balayage et nettoyage Signalisation verticale Espaces verts Maçonnerie Chaussées Axe 1 – Synthèse des propositions des missions dentretien (2/2)

37 - 37 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 Axe 1 – Hiérarchisation des propositions des missions dentretien facile difficile faible forte Propositions à mettre en œuvre prioritairement

38 - 38 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 Axe 1 – Synthèse des propositions des missions dexploitation Mise en sécurité Gestion des chantiers Gestion domaine public Viabilité hivernale Information usagers Patrouillage

39 - 39 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 Axe 1 – Hiérarchisation des propositions des missions dexploitation faible forte facile difficile Propositions à mettre en œuvre prioritairement

40 - 40 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 4.2 Les axes de travail 1.Hiérarchisation / sélection des pistes dévolution a.Synthèse des pistes dévolution des missions dexploitation et dentretien a.Synthèse des pistes dajustement de lorganisation territoriale et opérationnelle du travail a.Synthèse des pistes de synergies DR – DMO a.Synthèse des pistes doptimisation du management et reporting 1.Déclinaison des pistes retenues en chantiers opérationnels 1.Définition macroscopique du planning de mise en œuvre

41 - 41 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 Axe 2 – Synthèse des propositions dajustement de lorganisation territoriale (1/3) Les cantons de Roujan et de Servian sont éloignés du centre de Béziers LAgence de Béziers apparaît comme un territoire très peu maillé, pour lequel les temps de déplacements sont importants Densité de centres importante dans le secteur Sète, Mèze, Florensac, Pézenas 1 2 3

42 - 42 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 Axe 2 – Synthèse des propositions dajustement de lorganisation territoriale (2/3) Détachement du centre dexploitation de Lunel positionné sur le site de Montpellier le Millénaire Positionnement de points dappui et dépôts de sels / saumure afin de mailler davantage le territoire de lAD de Béziers (voire lensemble des AD) Centre de Lunel-Viel : positionnement qui pourrait être optimisé. 4 5 6

43 - 43 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 Axe 2 – Synthèse des propositions dajustement de lorganisation territoriale (3/3) RD986 (route de Ganges) : lAgence de Montpellier prend en charge les derniers Kms dune route quasiment entièrement prise en charge par Saint-Mathieu Le centre dOlonzac est excentré, notamment pour les interventions de VH dans le nord du territoire. La limite avec Saint Pons pourrait être revue afin dintégrer le Minervois Centre de Lunas / Bousquet dOrb – Agence de Bédarieux : le centre na pas un positionnement très central. Repositionnement géographique pourrait être intéressant 789 Dimensionnement humain des centres

44 - 44 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 Axe 2 – Hiérarchisation des propositions dajustement de lorganisation territoriale faible forte facile difficile Propositions à mettre en œuvre prioritairement

45 - 45 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 Axe 2 – Synthèse des propositions dajustement de lorganisation opérationnelle Pauses méridiennes sur chantier Viabilité hivernale à & agent Travail en journée continue Semaine de 4 jours Prêts/ mutualisation de matériel et déquipes entre centres Fauchage à 2 girobroyeurs de front

46 - 46 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 Axe 2 – Hiérarchisation des propositions dajustement de lorganisation opérationnelle faible forte facile difficile Propositions à mettre en œuvre prioritairement

47 - 47 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 4.2 Les axes de travail 1.Hiérarchisation / sélection des pistes dévolution a.Synthèse des pistes dévolution des missions dexploitation et dentretien a.Synthèse des pistes dajustement de lorganisation territoriale et opérationnelle du travail a.Synthèse des pistes de synergies DR – DMO a.Synthèse des pistes doptimisation du management et reporting 1.Déclinaison des pistes retenues en chantiers opérationnels 1.Définition macroscopique du planning de mise en œuvre

48 - 48 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 Axe 3 – Synthèse des propositions de synergies DR – DMO (1/3) Espaces verts Curage fossés Fauchage / débroussaillement Transport matériau- matériel

49 - 49 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 Axe 3 – Synthèse des propositions de synergies DR – DMO (2/3) Viabilité hivernale / salage PDIPR 1 2 3 Formation

50 - 50 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 Ravitaillement carburantEquipements radio et GPSGarage / atelier 1 2 Processus dachat de matériel Axe 3 – Synthèse des propositions de synergies DR – DMO (3/3)

51 - 51 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 Axe 3 – Hiérarchisation des propositions de synergies DR – DMO faible forte facile difficile Propositions à mettre en œuvre prioritairement

52 - 52 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 4.2 Les axes de travail 1.Hiérarchisation / sélection des pistes dévolution a.Synthèse des pistes dévolution des missions dexploitation et dentretien a.Synthèse des pistes dajustement de lorganisation territoriale et opérationnelle du travail a.Synthèse des pistes de synergies DR – DMO a.Synthèse des pistes doptimisation du management et reporting 1.Déclinaison des pistes retenues en chantiers opérationnels

53 - 53 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 Axe 4 – Synthèse des pistes doptimisation du management et reporting 1 2 3 Evolution directeur territorial 4 5 6 Optimisation des outils de reporting Management par objectifsOptimisation du processus RH Renforcer lémulation des responsables dAD par la mise en place dun management par objectif piloté par les DT, basé sur la politique routière nouvellement définie. Lévaluation mise en place par les DT est développée sur les aspects exploitation et entretien. Première coordination sur son territoire en ce qui concerne les chantiers en cours. Le DT devient le relais permettant didentifier lensemble des chantiers en cours sur les axes de son territoire et en informe le service exploitation qui réalise notamment linformation usager. Etablir du lien entre SGT et équipes dexploitation / entretien pour prise en compte des contraintes. Ce lien peut se matérialiser par des réunions organisées par le DT entre des représentants des 2 fonctions lors du démarrage de chaque opération Encouragement à la mise en place de chantiers inter-agences et inter-DT. Le DT analyse de la programmation des chantiers des AD de son territoire et propose des mutualisations de moyens sur certains chantiers. Instauration dune négociation tripartite entre les DT, les responsables dAD et le siège. Mise en œuvre dune péréquation dans les affectations de crédits au sein dune même DT. Mise en rapport des crédits dentretien par DT avec les objectifs de la politique routière Collecte et analyse des informations concernant lévaluation des fournisseurs et entreprises travaillant sur des prestations dentretien pour le DR. Les DT deviennent les points dentrée du DR sur ces questions

54 - 54 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 Axe 4 – Hiérarchisation des propositions doptimisation du management et reporting facile difficile faible forte Propositions à mettre en œuvre prioritairement

55 - 55 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 4.3 Définition en chantiers opérationnels 1.Hiérarchisation / sélection des pistes dévolution a.Synthèse des pistes dévolution des missions dexploitation et dentretien a.Synthèse des pistes dajustement de lorganisation territoriale et opérationnelle du travail a.Synthèse des pistes de synergies DR – DMO a.Synthèse des pistes doptimisation du management et reporting 1.Déclinaison des pistes retenues en chantiers opérationnels 1.Définition macroscopique du planning de mise en œuvre

56 - 56 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 Le principe de la fiche projet Une fiche projet est la feuille de route qui est donnée à chaque responsable daction La fiche énonce les objectifs à atteindre et la manière dy parvenir La fiche projet est renseignée au début de la démarche et reste en principe inchangée par la suite Son avancée doit être remplie périodiquement par le responsable de laction et communiquée au coordinateur général Des réunions périodiques sont organisées entre le coordinateur général et tous les responsables dactions afin de permettre à chaque participant davoir une vision plus large du déroulement des travaux

57 - 57 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 Les fiches projets prioritaires retenues

58 - 58 - Etude optimisation exploitation – CG34 – Club exploitation et système avril 2011 Exemple de fiche projet