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111 C. DEMARRAGE DU PROJET. 222 Démarrage du projet : PTBA Passations de marché au démarrage Caractéristiques souhaitées du PPM 1.Structure claire 2.Cohérence.

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1 111 C. DEMARRAGE DU PROJET

2 222 Démarrage du projet : PTBA Passations de marché au démarrage Caractéristiques souhaitées du PPM 1.Structure claire 2.Cohérence avec les objectifs et le PTBA 3.Estimations financières conformes au budget annuel et à laffectation générale des fonds 4.Méthodes de passation des marchés conformes au cadre réglementaire et aux directives du FIDA 5.Chronogramme réaliste du plan de passation des marchés

3 333 Structure idéale Plan sur 18 mois Montre pour chaque action dachat: (i) la catégorie, (ii) le taux de financement, (iii) la méthode dachat, (iv) les coûts estimés, (v) les quantités, (vi) lexigence de revue préalable et (vii) le chronogramme prévu pour la totalité du processus. Les marchés prévus sont présentés par composante et correctement identifiés et référencés. Les différents marchés sont groupés selon les catégories (biens/travaux/services) pour chaque composante. Dans chaque catégorie, les différents marchés sont groupés en lots ou paquets codés pour accroître la concurrence, lefficacité et avoir de meilleurs prix. Démarrage du projet : PTBA Revue du PPM (fiche de contrôle) - 1

4 444 Cohérence avec les objectifs & le plan de travail annuel du projet Les marchés prévus sont alignés avec les objectifs du projet. La nature & la quantité des biens/travaux/services sont conformes au rapport de pré-évaluation (coûts détaillés). La nature et la quantité de biens/travaux/services sont conformes aux activités figurant dans le PTBA. Prévisions financières en conformité avec le budget annuel et laffectation générale des fonds Les prévisions de coûts sont raisonnables. Les prévisions de coûts sont clairement reflétées dans le budget annuel. Les prévisions de coûts rentrent dans le cadre de laffectation générale des fonds du projet (par catégorie de dépenses). Démarrage du projet : PTBA Revue du PPM (fiche de contrôle) - 2

5 555 Méthodes de passation des marchés en adéquation avec le cadre réglementaire Conformité avec lAF Conformité avec les directives du FIDA et la réglementation nationale Chronogramme réaliste des activités de passation des marchés Le chronogramme prévu pour chaque marché (de la préparation des dossiers dappel doffres à la signature du contrat) est réaliste; Les dates de livraison des biens/travaux/services sont conformes aux cibles physiques conformément au PTBA Démarrage du projet : PTBA Revue du PPM - 3

6 666 Démarrage du projet : PTBA Introduction Après le démarrage et la mise en place des systèmes permettant une mise en œuvre efficiente, le projet met en œuvre son PTBA par… 1.Lachat des biens et des services et le recours aux services (passation des marchés)… 2.Lutilisation des ressources financières du don du FIDA, du gouvernement et des cofinanciers (gestion financière) 3.La supervision des activités sur le terrain (suivi et évaluation)

7 777 Les contraintes et les réussites sont des préoccupations partagées par tous les acteurs Approche de collaboration: Etablir des relations avec les acteurs et travailler en équipe pour: maximiser les synergies, les partenariats, la gestion des savoirs et linnovation (RB-COSOP) assurer la qualité de la mise en œuvre Premier rôle du projet: atteindre les objectifs & limpact du projet en assurant les responsabilités fiduciaires. Premier rôle du FIDA: assister et faciliter la mise en œuvre en assurant les responsabilités fiduciaires. Démarrage du projet : PTBA Principes généraux - 1

8 888 Suivre lévolution du projet par rapport aux cibles, aux objectifs de développement et aux indicateurs; Surveiller la passation des marchés et les décaissements effectués (en concertation avec lUnité dAppui à la Mise en Œuvre du Portefeuille du FIDA (unité basée au MEP)) Assurer lefficacité du système de gestion financière; Revoir la conformité aux clauses de lAF. Démarrage du projet : PTBA Principes généraux - 2

9 999 Démarrage du projet : PTBA Principes généraux - 3 Evaluer les risques et les contraintes afin de réussir la mise en œuvre, garantir la durabilité et offrir des solutions pratiques; Revoir la pertinence, dans le temps, du projet pour le pays, les bénéficiaires et les priorités de développement du FIDA; procéder à des modifications éventuelles; Procéder à des enquêtes de satisfaction régulières Evaluer la qualité de la mise en œuvre, garantir ladhésion et lIMPACT! Ne pas perdre de vue lIMPACT sur les populations rurales pauvres.

10 10 Démarrage du projet : PTBA Eléments complémentaires Eléments complémentaires à partir de la 2 ème année du projet Létat davancement physique constaté durant lannée précédente, notamment les données quantitatives; Létat davancement financier durant lannée précédente, notamment les couts sous-estimés & les économies réalisées, lanalyse des flux financiers provenant des bailleurs; La performance dans la passation des marchés; Les contraintes et les problèmes rencontrés durant lannée précédente et les recommandations pour les résoudre; Les leçons tirées et la justification des activités proposées.

11 11 Consolidation des plans de développement du village/de la communauté, dans le PTBA du projet Plus: Eléments concernant lUCP et lagence dexécution (investissement + récurrent) Coûts des contrats des prestataires de services Autres éléments spécifiques du projet Démarrage du projet : PTBA Eléments habituels à partir de la seconde année

12 12 Limportance dun PTBA efficace ne doit pas être sous-estimée – il ne sagit pas seulement de procédures ou de rapidité dexécution! => Le PTBA sert doutil de planification et de suivi commun, avec lensemble des acteurs => Il faut des critères et des règles claires dans lélaboration et le traitement dun PTBA Démarrage du projet : PTBA Conclusion


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