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Conduire & Animer une réunion Prendre la parole en public Anime r Écoute r Outils Tests Réunion s Public P.N.L. Vidéo A.T. Organisation personnelle du.

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1 Conduire & Animer une réunion Prendre la parole en public Anime r Écoute r Outils Tests Réunion s Public P.N.L. Vidéo A.T. Organisation personnelle du travail

2 Formation Conduire & Animer une Réunion

3 Introduction –La réunion : un événement maîtrisé –Mettre en œuvre une méthodologie adaptée à lobjectif de la réunion –La réunion : processus humain –Schéma et Outils

4 Ordre du jour Groupe Groupe –Valoriser la pertinence Réunion Réunion –Maîtriser le déroulement

5 Groupe & Expérience Introuvable ! –Mise en place du groupe spontanée … (Trop) Fréquent ! –Incapacité du groupe à produire Problèmes internes Problèmes relationnels Forte personnalité Faible écoute

6 Groupe & Conditions Générer lenvironnement propice à la production de groupe Clarifier les règles du jeu Léquipe « centre dintérêt » nen est pas moins transversale

7 Groupe & Synergie Équilibre interne - externe INTERNE 1.Constitution 2.Rôles 3.Communication 4.Gestion Fixer lOBJECTIF Gérer la PERCEPTION Gérer lINTERFACE Mesurer la PERFORMANCE

8 Équilibre interne du groupe Naissance –Formation initiale Enfance –Perturbation Adolescence –Restructuration Adulte –Maturité

9 Formation initiale du groupe Position prudente Envie de se valoriser Soit : –Tester –Ne pas réaliser –Pas dinitiative –Pas de suivi –Ne pas décider

10 Perturbation Imposer ses opinions avec vigueur Rupture du consensus initial Conflit de personnes Frustration de certains participants devant le manque de production

11 Restructuration : Normalisation Résolution des conflits par la connaissance des différents types de caractères Une nouvelle hiérarchie se met en place Les codes de comportement se constituent Des conflits (dintérêt) apparaissent

12 Maturité et performances Les rôles dans les équipes (ni les meilleurs ni les plus brillants) Léquipe doit se constituer de diversité Un leader (orientations – motivations – relations ) Un responsable de mission (objectifs) Un responsable de ressources (moyens – connaissances – compétences – créativité)

13 Maturité et communication Omniprésence du responsable de groupe Déséquilibre de communication Tous canaux ouverts Équipe auto-gérée Responsable Membre équipe

14 Équilibre de gestion: mission - entretien + entretien : introspectif, peu enclin au progrès % temps imparti : travail de groupe productif + mission : néglige la dynamique de groupe

15 Équilibre externe Fixer précisément lobjectif Gérer linterface Mesurer les performances Gérer la perception

16 Fixer lobjectif Définir lobjectif de mission Définir les objectifs de lentretien Vérifier la cohérence entre objectifs du groupe et contexte global Questionnement préalable recommandé: Attentes ? Changement ? Comment doit œuvrer léquipe ? Pièges et scénarios ? Lancement ? Pourquoi ?

17 Gérer linterface Commanditaire Équipe Parties prenantes Ressources de compétences (experts)

18 Mesurer les performances Mesure des écarts Objectifs – Réalisation Analyse des écarts Ajustements nécessaires Communication de la régulation

19 Gérer la perception

20 Résumé Travailler en équipe est gratifiant Le bon fonctionnement est issu de la convergence de personnalités différentes et compatibles La connaissance de la dynamique de groupe est nécessaire Temps et efficacité résultent dune maîtrise des équilibres internes et externes

21 Une réunionCest… Gérer de façon efficace des compétences dans des contextes fonctionnels et émotionnels Parvenir à des solutions supérieures à un travail isolé. CONSTAT Pas forcément nécessaire, la réunion est souvent mal préparée, conduite, clôturée.

22 AVANT la réunion Assurer vous que la réunion est nécessaire Fixer des objectifs réalistes et accessibles Préparer et diffusez un ordre du jour Invitez les personnes clés (pas un cercle damis)

23 PENDANT la réunion Commencez à lheure prévue Maintenez le groupe dans le déroulement initial et les objectifs Prenez des décisions, ne vous contentez pas de donner des points de vue Résumez et faites un compte rendu des décisions Maintenez limplication des participants en maîtrisant les fortes personnalités

24 APRES la réunion Adressez un compte rendu à chacun des participants Assurez le suivi des mesures retenues Parlez-en avec les personnes clés Taire ce qui sest dit ou fait « sans intérêt »

25 PRODUIT & PROCESSUS PROCESSUSPRODUIT Gérer les interactions personnelles Satisfaire « lego » des participants Sassurer dun accord actif Maîtriser les disgressions Quelles sont les infos nécessaires ? Par qui ? A quel coût ? Quand ? Que doit-on faire ?

26 Réunion = Processus Décisionnel Réunion considérée comme évènement: : Réunion considérée comme processus de décision: 10% PREPARATION 10% 30% SUIVI 30% REUNION30% 40% PREPARATION 40% REUNION80% 10% SUIVI 10%

27 Formation Prendre la parole en public

28 Sommaire Facteurs – clés de réussite –Soigner le visuel –Réalisation : étape par étape –Participation : les modes –Erreurs … à éviter

29 Concepts A.T. P.N.L. Communication verbale Communication non verbale Communication visuelle

30 Soigner le visuel Impact Apprentissage Débit vocal

31 Réalisation : étape par étape Préparation –Matérielle –Personnelle –Substantielle Déroulement –Communication (verbale – non verbale – visuelle)

32 Réalisation : Préparation Matérielle Environnement Équipement Modes dégradés Documents

33 Réalisation : Préparation Personnelle Physique Mentale

34 Réalisation : Préparation Substantielle Définition du contenu Temps de préparation Questions fondamentales Structure de la présentation Détails du scénario Exposé « improvisé »

35 Déroulement Introduction (quatre 20) Communication verbale Communication non-verbale Communication visuelle

36 Déroulement : Introduction Salutations Présentation Sujet Contexte Avantage pour lassistance Sommaire 20 secondes 20 cm visage 20 mots 20 gestes

37 Déroulement : Communication verbale Voix –Intonation, débit, puissance Mots –Choix, corrélation émission-réception Coordination –Visuelle & verbale

38 Déroulement : Communication non-verbale Transmission – contact Regard Observation de lauditoire Attitude et gestes Utilisation de lespace

39 Déroulement : Communication visuelle Choix des documents Formalisation – mise en page Impact des supports Utilisation des graphiques

40 Participation Adéquation de la présentation Débat Questions Erreurs Présentation en équipe

41 Erreurs … évitons les Manque de préparation Surcharge deffets Lecture Qualité des documents (photocopie, écriture) Orthographe Langage dinitié Anglicisme Humour


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