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Gestion de projet Deuxième partie : Management 2005-2006.

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1 Gestion de projet Deuxième partie : Management

2 Plan du cours projet – Management  Le Management de projet  L’organisation projet La problématique Les structures projets « types »  La conduite de l’équipe projet Un projet = un contrat Les facteurs de réussite de l’équipe projet Les facteurs d’échec de l’équipe projet  La communication de projet

3 Le management de projet : définition  Le management de projet Informatique est le processus de planification, d’organisation, de choix des hommes, de surveillance, de contrôle et de conduite d’un projet Informatique (norme IEEE 1987a)  Le management de projet est l’application de connaissances, de savoirs-faires, d’outils et de techniques aux activités du projet, pour que celui-ci atteigne ou dépasse les exigences ou les espérances des mandants (PMI Standard Committee – 1996)

4 Le management de projet : 2 rôles 1) Rôle managérial  La direction de projet : décision et animation Savoir Anticiper Savoir Organiser Savoir Motiver Savoir Réagir Savoir Apprendre

5 Le management de projet : 2 rôles 2) Rôle de gestion  La gestion de projet : le support à la direction de projet Estimation des charges Planification du projet Suivi du budget : coutenance ou cost control Suivi de la qualité Suivi des risques Faire le bilan du projet Peut être pris en charge par un contrôleur de projet Fournit à la direction de projet les informations nécessaires à prise de décision

6 Organisation projet : la problématique  Comment intégrer le projet dans l’entreprise ?  Comment conduire le changement ?  Comment utiliser au mieux les ressources (humaines, financières, matérielles) ?  Comment traiter les différentes contraintes du projet ?

7 DSI ou EXT Service Origine ou EXT MOA DG MOE USERS CP Organisation projet Les équipes projet (1)

8 lDG é Sélectionne les projets / alloue le budget é Nomme un Chef de projet lLa MOA sous la responsabilité CP é Représente les utilisateurs é Définit les fonctions et contrôle l'avancement l La MOE sous la responsabilité CP é Fabrique l ’application informatique l Les utilisateurs é Participent à la définition fonctionnelle et aux tests é Utilisent Organisation projet Les équipes projet (2)

9 lComité de pilotage, ou comité directeur é Comprend les décideurs du projet (membres de la DG et autres directions fonctionnelles : DRH, DF, DP, DSI…) é Orientation du projet é Arbitrage en cas de difficultés - conflits é Expression de la vue hiérarchique de l’entreprise lComité de projet : MOA é Représente les utilisateurs é Définit les fonctions et contrôle l'avancement l Équipe projet : MOE é Mène l’étude et le développement é Réalise le produit / logiciel l Comité utilisateurs + Experts « métiers » é Participent à la définition fonctionnelle et aux tests Organisation projet Les équipes projet (3)

10 lFonctionnelle pure ou fonctionnelle par métier / par produit é S’appuie sur la hiérarchie de l’entreprise é La direction de projet est assurée par les responsables métiers, pour la partie les concernant é Coordination assurée par un chef de projet, sans réel pouvoir hiérarchique lFonctionnelle avec direction de projet é Idem précédent mais une direction de projet est mise en place, avec pouvoir hiérarchique sur les chefs de projets l Fonctionnelle par projet é L’ensemble des acteurs du projet dépendent hiérarchiquement de la direction de projet l Matricielle é Combinaison des structures fonctionnelles et par projet é Task – force (force de frappe) : « super matricielle » impliquant toutes les fonctions de l’entreprise (commercial, marketing, DRH, production…) Organisation projet Les structures de projet « types »

11 Organisation des projets D’après Pierre Bonnal, Université de Lausanne, mai 2005

12 Organisation des projets

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15 Les critères de choix  Taille et durée du projet  Pénurie des ressources humaines  Niveau d’implication de l’entreprise  Risques liés au projet  Style de management du chef de projet  Aspects relationnels  Difficultés liées au changement

16 l Quelles sont les responsabilités de chacun ? l Comment contrôler l'avancement et évaluer le produit réalisé ? l Quelle est la motivation de chaque acteur du projet ? l Qu ’est-ce que chacun va gagner dans le projet ? Conduite de l’équipe projet Un projet = un contrat

17  Un projet est une relation MOA / MOE qui se traduit par un contrat : Cahier de Charges Fonctionnel  Des conflits potentiels existent toujours entre les informaticiens / les fonctionnels / les utilisateurs  Le chef de projet assume la responsabilité de l ’ensemble Conduite de l’équipe projet Un projet = un contrat

18  Contrat à coût remboursé : REGIE Paiement au temps passé Obligation de moyen Exemple : contrat de salaire avec que du fixe  Contrat à Prix fixé : FORFAIT Paiement au résultat Obligation de résultat Exemple : contrat de salaire avec que du variable  Contrat Mixte Sur le temps passé + prime sur résultat Conduite de l’équipe projet Un projet = un contrat

19 Complexité Technique Forte Faible Complexité Fonctionnelle Acheter Faire / faire Contrat au FORFAIT Contrat en REGIE ? Effet sur : la motivation / le risque / l’opportunisme Conduite de l’équipe projet Un projet = un contrat

20  Identifier les acteurs du projets  Leur origine (interne / externe …)  Leurs compétences (techniques, fonctionnelles, projet, …)  Leurs intérêts et leurs motivations  Leurs responsabilités  Comprendre les relations entre les acteurs  Niveau hiérarchique  Qui prend les décisions  Quel type de contrat a été passé  Se préparer aux conflits !  Anticiper les divergences d'intérêts Conduite de l’équipe projet Un projet = un contrat

21 Facteurs de réussite de l’équipe projet  Mission claire, cohérente, parfaitement délimitée  Esprit d’équipe +++  Motivation +++  Communication  Visibilité sur la place du projet dans la stratégie de l’entreprise  Créativité, innovation  Petite taille (<10 personnes). En cas de gros projets, constituer plusieurs équipes  Perspectives de carrières attirantes

22 Facteurs d’échec de l’équipe projet  Mauvaise direction de projet Absence de visibilité sur la stratégie Indécision et inertie de la direction Absence de communication  Fonctions mal définies au sein de l’équipe Source de conflits entre acteurs Multiplication de la hiérarchie Augmentation des contraintes (reporting)  Décisions prises en dehors de l’acteur Absence de reconnaissance par la hiérarchie Déresponsabilisation  Démotivation Tâches intéressantes non déléguées Absence de formation Pénurie de matériel, conditions de travail pénibles

23 Management de projet La communication de projet et la conduite du changement

24 Pourquoi communiquer ?

25 Pour ne plus entendre…  « Je ne suis pas au courant… »  « On ne sait jamais qui fait quoi dans cette entreprise… »  « De toute façon, nous ne sommes jamais prévenus…»  « Tiens, ce projet - là est en cours ? Je ne savais même pas qu’il avait démarré…»  « On raconte que… »

26 Ne rien dire, c’est déjà communiquer !  Qu’on le veuille ou non, tout projet, ou toute action, communique malgré nous : par ses opposants, par les « on-dit », les rumeurs…  Il est vital de contrôler et d’anticiper la communication : Malgré le manque de temps et de moyens… Par l’élaboration d’une stratégie de communication qui détermine les objectifs à atteindre pour chaque projet. Au sein du cadre formé par une politique globale de communication, qui relève de la direction de l’établissement. Par la mise en œuvre d’outils tactiques et d’une méthodologie adaptée.

27 Construire sa communication en trois temps  Étape 1 : Analyse / Écoute  Étape 2 : Image et plan d’actions  Étape 3 : Pilotage / Évaluation

28 Étape 1 : analyse et écoute  Si possible : Faire un autodiagnostic de la communication dans l’établissement ; pour évaluer quel est le niveau d’expérience et de sensibilité de votre institution dans ce domaine  Mener des entretiens « terrain » ou des groupes de travail pour comprendre les attentes, les craintes et la perception du projet des différents professionnels  Préciser le problème posé en terme de communication : populations difficiles, nature du problème, moyens d’action…  Préciser les objectifs de communication : cibles prioritaires, résultats attendus…

29 Étape 2 : image et plan d’action  Pour les gros projets : Choisir un nom de projet Un logo ? Une charte graphique / identité visuelle  Élaborer le plan de communication

30 Élaborer un plan de communication  Construire l’image et le positionnement du projet  Choisir les types de communication les plus appropriées  Choisir les médias de communication  Choisir les moments où il faut communiquer  Élaborer les messages – clés Ayant du sens (pas de « langue de bois ») Attractifs ! Crédibles ! En fonction du public visé

31 Les types de communication

32 Choisir ses médias de communication…

33 … en fonction des objectifs visés

34 Étape 3 : Piloter et évaluer  Évaluer la compréhension des messages  Niveau de réponse des différents publics  Tableaux de bords de la communication  Outil d’évaluation fournis en annexe de la présentation

35 Quand communiquer ?  Poser des jalons dans la planification du projet  A l’occasion de la survenue d’étapes importantes du projet  Qui seront des moments privilégiés de communication

36 Trouver les jalons de communication durant le projet Préparation Fabrication Management Utilisation Temps Opportunité lancement estimations équipes … Jalons choisis durant la fabrication … Mise en œuvre Évaluation


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